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Pour écrire cet e-mail formel, vous devez faire attention à cinq éléments clés :

1. L’objet qui présente l’objectif de l’e-mail.


2. La formule d’appel qui permet la prise de contact avec le destinataire.
3. Le contenu organisé en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou thème
différent.
4. La formule de politesse choisie en fonction de votre lien d’intimité avec le destinataire.
5. La signature qui comprend votre nom complet et vos informations de contact.

1. L’objet ou sujet de l’e-mail formel

L’objet est un élément indispensable car il présente l’objectif de votre e-mail en quelques mots.

D’une part, c’est la première chose que votre destinataire va lire : c’est la ligne qu’il voit quand il
lit sa messagerie. D’autre part, pour être lu, retrouvé ou mémorisé par votre destinataire, il faut
que cet objet soit efficace et clair.
Vous devez donc faire attention à sa rédaction.
Il doit être court, simple, explicite et montrer l’objectif de votre e-mail (informer, aviser, inviter,
inciter le destinataire à agir). Le destinataire doit tout de suite comprendre ce dont votre courriel
va parler.

EX: Voici quelques exemples précis en fonction de l’objectif de votre e-mail :

Postuler à un emploi: Candidature pour le poste d’informaticien


Demander un rendez-vous: Demande de rendez-vous
Faire un compte-rendu: Compte-rendu 20 janvier
Souhaiter quelque chose à quelqu’un: Bonnes vacances ! /Bonne Année ! /Bon
rétablissement!
Inviter quelqu’un à une cérémonie: Invitation à une cérémonie
Parler d’un problème: Réclamation facture du mois de juin
Fixer une date pour un réunion: Date prochaine réunion
Annulation d’un événement: Annulation du cours de français / Annulation réunion 17 février

2. La formule d’appel

La formule d’appel est également très importante, car ce sont les premiers mots du courriel,
ceux qui permettent la prise de contact avec le destinataire.
Vous devez choisir la formule d’appel en fonction de la situation de communication : Est-elle
formelle (échange professionnel, administratif…) ou informelle (amical…) ?

En contexte formel
● Vous connaissez le titre de la personne: Monsieur le Maire, / Madame la Présidente, /
Monsieur le Directeur,
● Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration…)
mais vous savez s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, / Monsieur,
● Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas et vous ne savez pas s’il
s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, Monsieur,
● Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un collaborateur,
un propriétaire…) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour Madame Grosjean
● Vous écrivez à un groupe de personnes: Mesdames, / Messieurs / Mesdames,
Messieurs,
En contexte informel
● Vous écrivez à une personne que vous connaissez mais qui n’est pas proche de vous :
Bonjour,
● Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Bonjour Sophie, / Coucou, / Salut,
● Vous écrivez à un groupe : Chers collègues, / Chers collaborateurs, / Bonjour, / Bonjour
à tous,

3. Le contenu

Un e-mail est beaucoup plus direct qu’une lettre. Il faut aller directement aux faits. Si le contenu
de votre message est confus et trop long, votre destinataire ne le lira pas entièrement.
Pour être clair et efficace, vous devez donc organiser le contenu de votre e-mail en
paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou un thème différent.

Voici les étapes à suivre pour structurer le contenu de votre e-mail formel:

a. Rappel de l’objet du courriel (+ identité personnelle ou professionnelle)

Après la formule d’appel, il est important de commencer votre e-mail par une première phrase
qui doit rappeler l’objet de votre e-mail : problème, proposition, demande d’informations ou
d’actions, candidature…

Voici quelques formules que vous pouvez utiliser :

1. Si vous écrivez pour la première fois à votre destinataire

Je vous prie de bien vouloir …


Je souhaite recevoir des informations …
Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation* ….
Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …

2. Si vous avez déjà écrit à votre destinataire

À la suite de notre conversation téléphonique, …


Comme convenu lors de notre rencontre, …
Pour faire suite à notre entretien, …
Lors de nos derniers échanges, …

b. Explication ou justification de l’objet de votre courriel

Après avoir rappelé l’objet de votre e-mail, il est nécessaire de justifier, d’expliquer plus en
détail l’objectif de votre e-mail :

● apporter des justifications à votre demande: A ce sujet, j’aimerais quelques informations


complémentaires ? …
● expliquer le problème auquel vous êtes confronté: J’ai égaré la notice, je voulais savoir
si vous pouviez m’en envoyer une autre? …
● informer votre destinataire de vos actions: Je me permettrai de vous appeler d’ici
quelques jours pour convenir d’un entretien. …

c. Répercussions de votre demande, conséquences d’un problème


Dans un troisième paragraphe, vous pouvez évoquer les répercussions de votre demande, les
conséquences d’un problème, d’une situation.
Mentionner les conséquences: En conséquence de quoi, je vous demande le remboursement
du prix du billet ainsi qu’un geste commercial au titre du préjudice subi. …
Ce paragraphe n’est pas obligatoire, il dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez.
Dans notre exemple, cette partie est inutile.

d. Nouvelle information ou demande

Dans un quatrième paragraphe, vous pouvez ajouter une nouvelle information, une nouvelle
demande.
Apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires et je reste
à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

e. Remerciements, reprise ultérieure de contact, demande de réponse…

Vous devez terminer votre e-mail en fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez :
remerciements, excuses, reprise ultérieur de contact…

● Remercier :
En vous remerciant, par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande.
Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.
Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé et vous prie de croire, Madame,
Monsieur, en l’assurance de mes cordiales salutations.

● Reprise ultérieure de contact:


Au plaisir de vous revoir.
Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
Sans réponse de votre part je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.

● Demande de réponse:

Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur,
l’expression de mes sincères salutations.
Comptant sur votre coopération, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de
mes salutations distinguées.
J’espère obtenir rapidement satisfaction.
Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.

4. La formule de politesse
Vous devez impérativement terminer votre courriel par une formule de politesse. Celle-ci doit
être brève. Vous devez choisir cette formule en fonction de votre niveau d’intimité avec le
destinataire.

Si vous écrivez dans un contexte formel, voici les formules à utiliser :

● Vous connaissez le titre de la personne (supérieur hiérarchique, personne haut


placée…) : Respectueusement. / Salutations respectueuses.
● Vous ne connaissez pas la personne (institution, administration…) : Respectueusement.
/ Salutations respectueuses.
● Vous écrivez dans le cadre de votre travail à une personne dont vous connaissez le
nom (un client, un collaborateur…) : Salutations distinguées. (pour un premier échange
de mail)/ Sincères salutations. / Cordiales salutations. (ce n’est pas votre premier
échange de mail)

Si vous écrivez dans un contexte formel, voici les formules à utiliser:

Vous écrivez à une personne qui n’est pas proche de vous (relation informelle): Cordialement.
Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche: Cordialement. / Bien cordialement. / Très
cordialement. / Amicalement. / Bien à toi. (si vous connaissez bien le destinataire)
Vous écrivez à un groupe: Cordialement

5. La signature

Et enfin, vous ne devez pas oublier de signer votre e-mail avec votre nom complet et vos
informations de contact.
Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et
ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.
Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site
internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message.