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"Le records management : les normes organisationnelles" Thibault Ribba, maître de conférences associé

au Cnam.

-Bonjour à tous, je suis Thibault Ribba, consultant en dématérialisation, gestion de la valeur probatoire et
archivage électronique, chez Xdemat, et maître de conférences associé à l'INTD.

Aujourd'hui, on va parler de records management.


Dans une autre séquence, on est revenu sur une introduction au records management, pour brosser les
grandes thématiques le composant.

Aujourd'hui, on va aller un peu plus loin et parler des normes organisationnelles qui permettent de
définir le records management.

Avant de rentrer dans le détail stricto sensu du records management, il faut savoir qu'une longue
évolution nous a amenés aujourd'hui sur le records management, en termes de gestion organisationnelle
de la documentation et des archives.

Il faut savoir qu'une autre théorie, une autre orientation méthodologique a été pendant longtemps...
Et elle l'est toujours.

On n'oppose pas les théories. Elles se complètent, plutô t.

Autour de la gestion archivistique et des documents, c'est ce qu'on appelle la théorie des trois âges.

Qu'est ce que c'est ?

C'est le fait de séparer la documentation en trois â ges chronologiques différents.

- Dans un premier temps, l'âge courant, pour les archives courantes : ce sont tous les documents
que vous avez et que vous utilisez au quotidien. Ils sont sur le coin de votre bureau, à disposition
dans vos tiroirs, ce sont les documents vivants, que vous avez avec vous que vous utilisez au
quotidien, et pour lesquels vous avez une nécessité de consultation récurrente.

- Deuxième â ge des documents : ce qu'on appelle les archives intermédiaires. Ce sont des
documents pour lesquels je n'ai plus d'utilité au quotidien, que je ne consulte plus, je n'ai plus la
nécessité de les avoir sur le coin de mon bureau, mais que je garde comme preuves. On a tous
cette logique : une facture, je la garde 10 ans car on peut avoir des réclamations, des logiques de
valeur probatoire, pendant 10 ans, sur cette documentation comptable, de manière générale. Mais
je ne la consulte pas au quotidien. Ces documents sont plutô t dans l'armoire, derrière, au fond
d'un tiroir ou dans un local d'archivage.

- Dernier â ge des archives : les archives définitives ou historiques. Ce sont les documents qui ne
sont plus utiles au quotidien, que je n'ai plus la nécessité de garder pour une logique de preuve
mais que je garde pour des logiques historiques. On retrouve souvent ces documents aux
archives municipales, départementales, nationales, etc., plutô t dans des logiques publiques.

Face à ça, notamment au début des années 2000, la norme ISO 15489 a été promulguée.
Elle revient sur une organisation qui essaye de ne plus agir selon cette logique des trois â ges, mais en
séparant ce qui relève de documents dits "records", les documents engageants, on y reviendra, et ce qui
n'en est pas.

Elle donne une définition du records management : "le champ de l'organisation et de la gestion en charge
d'un contrôle efficace et systématique de la création, la réception, la conservation, l'utilisation, du
sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de
l'information liées à la forme du document."
Une définition qu'on a déjà vue dans la séquence d'introduction.
Mais c'est important de le rappeler.

Cette norme ISO 15489, fondatrice du records management, se divise en différentes "sous-normes" :
l'ISO 15489-1 et surtout, la 2, celle qui nous intéresse aujourd'hui.

Ce deuxième "tome" de l'ISO 15489 sur le records management est un vrai guide pratique de définition
d'une méthodologie de mise en œuvre du records management.

Dès lors qu'on va vouloir mettre une organisation documentaire orientée selon la logique de records
management, ce guide-là est très intéressant.

Il revient sur les différentes étapes pour mettre en place une organisation conforme au records
management.

D'abord, ce qu'on appelle l'enquête préliminaire.


L'enquête préliminaire, c'est plutô t l'étude des besoins, savoir comment on va orienter notre gestion
documentaire, quel est notre existant, qu'avons-nous, chez nous.
Cette logique d'étude préliminaire est très importante.

Elle s'associe très bien avec l'analyse des activités, qui est plutô t une analyse des processus, un des
fondamentaux en termes de méthodologie du records management.
Bien savoir comment on travaille, dans quelle organisation on est impliqué pour savoir comment on va
traiter la documentation au sein de cette structure.

L'étude des process va permettre d'identifier les exigences.


Un exemple : si dans mon process, j'ai du mal à retrouver des documents alors, je vais avoir une exigence
qui va être de pouvoir retrouver beaucoup plus facilement mon information.
On va parler de moteur de recherche, de système de classement efficace, etc.

C'est là que les systèmes pré-existants sont importants car, justement, la réponse du records management
se base sur des logiques préexistantes.
Je retrouve mal mon document, alors, je vais mettre en place des mécanismes pour mieux le retrouver.

C'est ce qu'est la conception des stratégies pour répondre à ces exigences.

Donc, ce tome 2 de l'ISO 15489, je vous conseille de vous y reporter, dès lors que vous voulez vous lancer
dans une logique plus managériale de la gestion de l'information.
À cô té de cette norme ISO 15489, datant de 2000 et mise à jour en 2016, on trouve une autre norme, l'ISO
30300, et la suite des ISO 30300.
On a la 1, la 2, la 3, etc.

Cette norme, plutô t d'origine française, a pour objectif de créer ce qu'on appelle un SGDA, un système de
gestion des documents d'activité.

Ça veut bien dire ce que ça veut dire.


On va mettre en place un système de gestion pour gérer les documents d'activité, du quotidien, gérer la
valeur probatoire de cette documentation, etc.

Cette norme est bien car, au lieu de remplacer l'ISO 15489, elle la complète sur beaucoup de points,
notamment sur des aspects méthodologiques concrets de mise en œuvre.

Et elle édite un certain nombre de règles de bonne pratique pour bien mettre une organisation selon le
records management.
Je pense à quelques petites choses.
L'approche par processus, qu'on a vue.
L'ISO 15489 revient dessus.
L'auditabilité aussi.
Mais quelque chose d'important, que met en avant cette norme, c'est la notion de leadership.
L'organisation documentaire...
Il y a un mot que je dis depuis tout à l'heure, c'est l'organisation managériale de la documentation.
Ce terme n'est pas dit au hasard.

Quand on parle de records management, on parle de normes organisationnelles, de normes managériales,


de normes très proches de la qualité de l'information.

On a une norme qualité, l'ISO 9001, des normes qualité environnementale, la suite des normes ISO 14000.
On a des normes sur la sécurité, la suite des normes ISO 27000.
Donc, les normes ISO 30300 se basent aussi sur cette logique de qualité de l'information et de logique
managériale pour traiter de l'information.
Et dans ce cadre-là , avoir un sponsor, un leadership, le fait que ce genre de projet ne soit pas un projet
d'archivistes, ne soit pas un projet d'informaticiens, pour la documentation électronique, ne soit pas un
projet de qualiticiens...
C'est un projet de structure, d'entreprise, publique ou privée, un projet de collectivité...
Le records management est une toute nouvelle organisation de la gestion de l'information dans les
structures.

Cette norme revient sur d'autres choses.

Je pense notamment au management de systèmes d'information.


C'est important.
Quand on travaille sur la dématérialisation, par exemple, l'existant, en termes de système d'information, et
l'urbanisation du système d'information, le fait de bien organiser les briques informatiques les unes par
rapport aux autres, c'est très important dans le records management.

La suite des normes ISO 30300 revient sur cette chose-là .


C'est quelque chose de vraiment important, à la fois ce leadership et ce management par l'information.
C'est intéressant car...
Je le disais plus tô t : ça ne remplace pas mais ça complète très bien, et notamment sur la méthode.
Là où le records management, selon l'ISO 15489, décrit quelles sont les grandes étapes à suivre, là,
on est sur un processus de mise en œuvre plus précis, avec des étapes concrètes, presque comme
une check-list.

 Description de la structure qui nous permettra de comprendre les normes, les règles et les
lois par rapport à cette structure.

 Identifier les processus et les hiérarchiser.


L'ISO 15489 dit la même chose.
Là , on ajoute une logique de hiérarchisation.

 Identifier les exigences archivistiques.


Ai-je besoin ou non, à un moment donné, de monter un service d'archives ?

 Évaluation des systèmes existants.


On a une redite.
La partie auditabilité, également, de l'ISO 15489, etc.
Pour arriver à la mise en œuvre du système de gestion des données d'activité.

Cette norme ISO 30300 est vraiment un très bon complément à l'ISO 15489.

En plus de ces deux normes qui constituent le fondement, la base du records management, on pourrait
mettre un certain nombre d'autres normes qui s'adossent très bien aux logiques méthodologiques du
records management.

J'en mets en avant deux.


On pourrait en mettre en avant beaucoup plus.
Une norme autour de l'analyse des processus(ISO 26122), puisqu'analyser les processus fait partie
intégrante d'une méthodologie de records management, et qui donne une orientation pour analyser ces
processus correctement.
Notamment par l'étude des responsabilités de la structure, qui nous donne aussi une méthodologie
d'analyse et qui permet de définir les workflows, les droits, etc.
Cette norme est très intéressante pour bien comprendre comment analyser les processus.

Deuxième logique, c'est l'ISO 18128 qui revient sur une autre méthodologie du records management, qui
est l'étude des risques liés à notre documentation.

Elle établit à la fois des secteurs d'analyses sur ces risques, mais elle gère aussi l'impact et la probabilité.
Un risque n'est évaluable que si on arrive à identifier une probabilité que ce risque se réalise, et un impact
sur ce risque.

Quelque chose qui est peu probable mais très grave est probablement du même niveau que quelque chose
qui n'est pas grave mais fortement probable et réalisable.
Cette norme nous donne des orientations pour réduire ou éviter ce risque.

Pour finir, je voudrais revenir...


Et là , je mets plutô t cette logique en ouverture, pour vous amener des pistes de réflexion.

Une norme, ou plutô t un modèle, qui s'appelle ICA-Req, "International Council of Archives".
"Req" pour "Requirements".

"Au plus près du records management ?"

Je me pose cette question car ce texte, ce modèle, ces exigences partent du principe que l'archivage, la
gestion de la valeur probatoire, doit se faire au plus près de la création du document.
Selon moi, cette norme, sans en porter le nom, est vraiment ce qui respecte le records management, au
plus près.

L'idée, c'est d'archiver à la source.

Dans une logique de gestion de processus, on va prendre le document à la source pour essayer de
l'archiver le plus rapidement possible.
Et si on est dans une application métier de création de documentaires, on va essayer de porter une logique
de valeur probatoire et d'archivage directement dans l'application.
Finalement, on trouve un petit aboutissement par rapport à ça, c'est le logiciel VITAM.
Une autre séquence est dédiée à tous les outils de systèmes d'archivage électronique.
Je l'introduis ici.
VITAM est un système d'archivage électronique construit comme un back-office.
Donc, quelque chose qui peut se connecter à des applications métiers d'une manière transparente, et qui
permet de gérer cet archivage à la source.
Voilà pour moi, pour cette logique de normes organisationnelles autour du records management.
J'espère que ça vous a permis d'aller plus loin, d'ouvrir votre réflexion.
Bon courage pour la suite, à bientô t.

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