AUDITS POUR DES FILIALES SGS ETRANGERES révision C

IT.ICS05.

AUDITS POUR DES FILIALES SGS ETRANGERES

SOMMAIRE

SOMMAIRE ........................................................................................................................................... 1

1 OBJET ............................................................................................................................................. 2

2 REGLES SPECIFIQUES DE RAPPORTAGE .......................................................................... 2

2.1 DOCUMENTS SUPPLEMENTAIRES PAR RAPPORT AU KIT AUDITEUR QSE FRANÇAIS ............... 2
2.2 SPECIFICITES DES DOCUMENTS EN ANGLAIS PAR RAPPORT AUX DOCUMENTS FRANÇAIS ...... 2

3 ORGANISATION EN CAS D’ABSENCE DE TEMPS DE PREPARATION ET DE

RAPPORT HORS SITE ....................................................................................................................... 3

4 ENREGISTREMENTS ................................................................................................................... 3

5 DIFFUSION ..................................................................................................................................... 3

Révision Date Désignation des AUTEUR VERIFICATEURS APPROBATEUR

principales modifications Nom – Nom – fonction - Nom – fonction -
Fonction - visa vise
visa

C 12/ Modification des spécificités du

Armelle Sandrine Etienne
2012 stage 2 audit report CARIOU RIPOCHE ANTOINE
Référent Correspondant Responsable
Modification des spécificités Produit QSE Qualité des Auditeurs
des CARs

Ajout du formulaire
« completion audit record »

Ajout du chapitre 3 en cas

d’absence de temps de Date
préparation et de rapportage d’application :
hors site 3 décembre
2012

(*) Document conforme à l’original signé

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1 OBJET

SGS est un organisme certificateur global détenteur de plusieurs accréditations dans le monde.

En tant que partie intégrante du Groupe SGS, SGS ICS France peut donc opérer des audits de
certification pour le compte de filiales SGS étrangères.

Les règles française en relation avec le COFRAC étant légèrement différentes, dans ce cas de figure
ce ne sont plus les procédures françaises qu’il convient d’appliquer mais les procédures « Globales »
du groupe ainsi que les formulaires s’y rapportant.

2 REGLES SPECIFIQUES DE RAPPORTAGE

Les formulaires à utiliser sont ceux mis à votre disposition dans le « kit auditeur QSE version
anglaise »,

2.1 Documents supplémentaires par rapport au kit auditeur QSE Français

- Le « Certification History Review » GS0301 est à remplir par le Responsable d’audit de

l’audit de surveillance à 24 mois à partir des rapports d’audit du cycle et de l’audit planning
matrix. Il est ensuite à compléter par le Responsable de l’audit de renouvellement lors de la
préparation de l’audit en ce qui concerne les éventuelles réclamations des parties intéressées
(organisme certifié, clients de cet organisme…) reçues pendant le cycle. En cas de
réclamation, la nature et l’efficacité des actions correctives doivent être vérifiées au chapitre
6. Pour cela, le Chargé de clientèle demande à la filiale SGS tiers, avant l’audit de
surveillance à 24 mois, les 2 rapports du cycle et l’audit planning matrix. Il demande avant
l’audit de renouvellement les 3 rapports du cycle, la matrice, la certification history review et
s’il y a eu des réclamations des parties intéressées pendant le cycle, leur nature et l’analyse
de celles-ci. Il transmet ces documents au Responsable d’audit.

Le « Contract Data Information Return Form » GS0309 est à compléter, en mettant en

évidence les modifications par rapport à l’ordre de mission afin de permettre au service
administratif de l’affilié de mettre à jour leur base de données

2.2 Spécificités des documents en anglais par rapport aux documents français

- Le « Stage 1 audit report » GS0303 est à compléter comme le rapport étape 1 français en
ajoutant la liste des sites certifiés en cas d’audit multi-sites dès cette étape

- Le « Stage 2 audit report » GS0304 est à compléter comme le rapport étape 2 français sauf
en ce qui concerne :

le cochage NC dès détection d’une NC mineure au chapitre 5 ;

Présenter les preuves de conformité aux principales exigences de chaque norme auditée
par processus ou par service au chapitre 6c) ;

Faire un renvoi aux Demandes d’action corrective pour la vérification de leur adéquation
au chapitre 7 ;

Faire un renvoi à l’« audit completion record » (fiche d’ouverture et de clôture d’audit en
anglais) au chapitre 9.

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 Ne pas recommander d’audit supplémentaire car ce type d’audit n’est pas prévu dans les
procédures globale du groupe

- Les « Corrective Action Requests » (CAR) GS 0401 sont complétées sans pouvoir faire de
copié collé car le stage 2 report n’est pas compatible avec la CAR. La rubrique « corrective
action taken » doit commencer par l’identification des causes puis continuer par la
planification de l’action corrective. La rubrique « Acceptance of corrective action » est à
dupliquer : le premier copié collé est utilisé pour enregistrer la vérification de l’adéquation de
l’action corrective et le second copié collé est utilisé pour enregistrer à l’audit suivant les
vérifications d’application et d’efficacité des actions correctives. La rubrique « response
required » est à compléter en mois.

- L’audit planning Matrix GS0305 est à compléter comme pour la matrice française avec
comme différence de cocher par un X ce qui a été audité dans chaque processus ou service
de la colonne de l’audit concerné et par un O ce qu’il est prévu d’auditer dans la colonne de
l’audit suivant. De plus il est seulement demandé d’identifier les NC dans la matrice (pas les
observations).

- La fiche d’ouverture et de clôture GS0310. Elle prévoit de compléter la date dans les deux
colonnes de droite. En bas de page, le numéro de visite correspond au numéro du cycle après
l’audit initial ou de renouvellement

3 ORGANISATION EN CAS D’ABSENCE DE TEMPS DE PREPARATION ET DE

RAPPORT HORS SITE

En cas d’absence de temps de préparation et de rapport, il est autorisé de prévoir du temps pour la
préparation et le rapport sur site. Ce temps ne doit pas dépasser 20% du temps total. Ceci est
applicable par jour ou en cumulé.
Par exemples
- pour un audit d’1 jour, ce temps ne peut dépasser 1h30
- pour un audit de 3 jours, ce temps peut être réalisé chaque jour ou le dernier jour (4h30).

Cette logique est applicable aussi en cas de temps de préparation hors site hors site très courte (par
exemple 2 heures pour un audit de 5 jours). La condition est que le cumul des temps de préparation/
rapport hors site et in situ ne dépasse pas 20% du temps total.

4 ENREGISTREMENTS

GS0301 Certification history review form GS0307 Audit plan

GS0303 Stage 1 audit report GS0308 Follow up activity report
GS0304 Stage 2 audit report GS0309 Contract Data Information Return Form
GS0305 Audit planning matrix GS0310 Audit completion record
LS0302eng Blank audit report GS0401 Corrective Action Request

5 DIFFUSION

Auditeurs QSE – EN 9100 – ISO/TS – Medical Responsable Formation

devices
Responsable des Auditeurs Responsable Back Office
Responsable RP&TPM Supports office (Afrique)

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