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INSTRUCTION

D’INTEGRATION D’UN
AUDITEUR QSE

Son objectif : faciliter l’apprentissage


des activités à réaliser et l’utilisation
du système d’information à un nouvel
auditeur qualité, sécurité et/ou
environnement

IT ICS 06 B – Instruction d’intégration d’un auditeur QSE


Réception du ou des kit(s) Auditeur

1- Kit de base

 Kit auditeur QSE Kit généraliste pour les audits ISO 9001, 14001 et
OHSAS 18001

2 - Kits sectoriels (liste non exhaustive)

 Kit ISO&FSSC 22000 Kit pour les auditeurs spécialistes des normes ISO 22000
et FSSC 22000 (sécurité alimentaire)

 Kit 9100 Kit pour les auditeurs spécialistes des normes de la


série EN 9100 – 9110 – 9120 (Aéronautique)

 Kit ISO TS Kit pour les auditeurs spécialistes de la norme ISO TS


16949 (Automobile)

 Kit Medical Devices Kit pour les auditeurs spécialistes de la norme ISO 13485
et de la directive 89/686/EEC (dispositifs médicaux)

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Les types de documents du kit auditeur QSE

 La procédure d’audits de systèmes de management QSE


 La procédure de formation, qualification et de suivi des
Auditeurs de systèmes de management
 Des instructions qui sont d’application obligatoire
 ex : Rédaction du rapport d’audit
 Des guides qui sont d’application recommandée
 ex : Guide d’audit d’un système d’information
 Des notes d’information qui informent ou qui rappellent une
règle ou s’appliquent de façon temporaire
 ex : Actions à mener lors du changement de version de la
norme ISO 9001
 Des formulaires
 ex : Rapport d’audit étape 2

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Création et mise à jour d’un kit auditeur

 Le kit auditeur doit être copié sur votre disque dur


 Lors de la réception ultérieure d’un nouveau document du kit,
l’enregistrer sur votre disque dur en respectant l’adresse
indiquée dans le mail d’envoi du document
 [dossier « Kit auditeur/ [……………..] / [……..] »]
 Lors de la réception ultérieure d’un document, supprimer
l’ancien et enregistrer le nouveau à la même adresse
 La mise à jour du kit est l’un des critères évalués lors des
audits de niveau 1 du parcours de qualification initial et pour
le maintien de la qualification

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Responsabilités du Responsable d’Audit

 Réaliser les 3 principales étapes de la réalisation d’un audit


 Préparer l’audit
 Recueillir des informations auprès de l’entreprise auditée et veiller à leur
transmission aux auditeurs
 Organiser l’audit de façon technique et logistique
 Communiquer avec l’entreprise auditée et l’équipe d’audit
 Réaliser l’audit sur site
 Rédiger le rapport

 Diriger l’équipe d’audit


 Répartir les rôles entre les membre de l’équipe d’audit
 Collecter les éléments et constats d’audit
 Gérer les éventuels conflits et dysfonctionnements en cours d’audit

 Etre le principal interlocuteur


 Du client, du back office et du comité de certification

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Revue d’aptitude à réception de l’ordre de mission

 Les Chargés de clientèle planifient les audits avec le client à


partir du planning de l’Auditeur ou d’une demande préalable de
disponibilité par mail.
 Après acceptation par le client, ils envoient un ordre de
mission par mail avec pour un audit de surveillance le
certificat en cours en pdf, le rapport d’audit, les DAC , la
matrice et s’il s’agit d’un multi-sites le tableau de calcul
 Et en plus pour un renouvellement les 3 rapports du cycle
 L’auditeur revoit son aptitude à réaliser l’audit.
 Cette étape préalable est essentielle car elle garantit son
impartialité (aucun lien de travail, familiale ou amical avec les
audités), sa qualification par rapport à la norme et sa
qualification par rapport au secteur ou au domaine
technique. Elle peut aussi porter sur d’autres aspects (ex :
aptitude médicale dans le secteur nucléaire)
 S’il est apte, l’auditeur accepte la mission et renvoit le mail
en y enregistrant son acceptation
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Rédaction du plan d’audit

 Plan d’Audit  GS0307

 Dans quel cas l’utiliser ?


 Avant chaque audit sur site

 Pourquoi faire ?
 Définir l’ordre dans lequel les éléments du système vont être audités
 Informer le client afin que le personnel se rende disponible

 Destinataires et délais ?
 Le client  7 jours calendaires au plus tard avant le début de
l’audit
 SGS  enregistrement dans le dossier d’audit

 L’instruction IT ICS 08 Rédaction du plan d’audit approfondit le sujet

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Organisation des voyages

 Pour les auditeurs salariés


 La réservation est passée par la société AMERICAN EXPRESS VOYAGE D’AFFAIRES

 Voyages simples (vol ou train aller-retour, location véhicule, hôtel)


 Site internet : https://w.mykds.com/aev
 Hotline en cas de problème ou pour annuler un billet : 01 72 03 99 42 de 8h30 à 18h30
 code imputation analytique : 9001

 Voyages complexes (avec un arrêt intermédiaire) ou avec un départ à moins de 6 heures ouvrées
 Site internet : team2519b.nation@aexp.fr
 Hotline en cas de problème ou pour annuler un billet : 01 72 03 99 42 de 8h30 à 18h30
 Code imputation analytique : 9001 si demandé par la hotline

 Tout déplacement à l’étranger doit faire l’objet d’une « autorisation de voyage à l’étranger »
(DRH/ 97.014) à demander à l’Assistante de direction et à faire approuver par le Directeur du
département

 Pour tous les auditeurs


 Déplacement en voiture
 Pour tout déplacement inférieur à 200 km, comprenant l’aller-retour par jour, le véhicule
personnel peut être utilisé.
 Tout voyage supérieur a cette distance devra faire l’objet d’une location

 Déplacement en Train en seconde classe obligatoire sauf en cas d’accord


préalable écrit du client pour une première classe

 Déplacement en avion en classe économique obligatoire sauf en cas d’accord


préalable écrit du client pour une première classe
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Cas particulier de la planification d’un audit multi-sites
(cf. Annexe 3 Point 4 Guide IAF MD1 2008)

 Méthode d’échantillonnage (début)

 L’échantillon de sites est réalisé à la fois de façon sélective et non sélective

 Au moins 25% de l’échantillon est sélectionné de manière aléatoire

 Le reste est sélectionné de sorte que les différences entre les sites sélectionnés
sur la période de validité du certificat soient aussi grandes que possible

 Exemples de critères de sélection des sites :


 Résultats des audits internes ou des audits de certification précédents
 Changements depuis le dernier audit de certification
 Réclamations clients
 Actions correctives et préventives
 Effectifs des sites
 Localisation des sites
 Écarts entre les procédures de travail

 Le siège est audité à chaque audit (initial, surveillance, renouvellement)

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Cas particulier de la planification d’un audit multi-sites
(cf. Annexe 3 Point 4 Guide IAF MD1 2008)

 Méthode d’échantillonnage (suite)


 Taille de l’échantillon en audit initial : √(nombre de sites) en arrondissant au nombre
entier supérieur

 Taille de l’échantillon en audit de surveillance = 0,6 √(nombre de sites) en


arrondissant au nombre entier supérieur

 Taille de l’échantillon en audit de renouvellement = 0,8 √(nombre de sites) en


arrondissant au nombre entier supérieur

 Exemple d’une entreprise organisée en bureaux nationaux, en bureaux régionaux et en


bureaux locaux, le modèle d’échantillonnage de l’audit initial s’applique à chaque niveau
hiérarchique :
 1 siège social : visité à chaque cycle d’audit (initial, surveillance, renouvellement)
 4 bureaux nationaux : échantillon = 2 : minimum 1 de manière aléatoire
 27 bureaux régionaux : échantillon = 6 : minimum 2 de manière aléatoire
 1700 bureaux locaux : échantillon = 42 : minimum 11 de manière aléatoire

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Les différents types d’audit

 Audit à blanc sur site

 Audit initial Étape 1 sur site pour SME et SMS – bureau pour SMQ

 Audit Initial Étape 2 sur site

 Audit de surveillance sur site tous les ans (parfois tous les 6 mois)

 Audit de renouvellement sur site tous les 3 ans + en cas d’évolution


importante du domaine d’application, du périmètre ou ajout d’une norme à
auditer avec étape 1 préalable

 Audit supplémentaire sur site (quand il y a trop de NC mineures)

 Audit complémentaire sur site (quand il y a au moins une NC Majeure)

 Audit intermédiaire 0,5 à 1 j sur site (quand audit renouvellement repoussé)


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Audit à Blanc

 Rapport d’Audit à Blanc  LS0302

 Dans quel cas l’utiliser ?


 Avant un audit initial ou, en cas de changement important, avant un
audit de renouvellement

 Pourquoi faire ?
 Évaluation préalable de la faisabilité de la certification du système de
management de l’entreprise

 Destinataires ?
 Le client  10 jours calendaires au plus tard après le dernier
jour d’audit
 SGS  Même délai dans le dossier d’audit

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Audit Etape 1

 Rapport « Étape 1 »  GS0303


 Dans quel cas l’utiliser ?
 Lors d’un audit initial
 En cas de modification importante du système lors d’un renouvellement

 Pourquoi faire ?
 Faire la recevabilité de l’audit (revue de direction, réalisation d’audits internes…)
 Confirmer le domaine d’application et le périmètre de certification
 Commencer à rédiger le document « Audit Planning Matrix »
 Préparer le Rapport d’Audit « Étape 2 »

 Destinataires et délais ?
 Le client  7 jours calendaires au plus tard après la fin de l’audit étape 1
 SGS  dans le dossier d’audit après réalisation de l’étape 2

 L’instruction de travail IT ICS 11 Rédaction du rapport d’audit approfondit le


sujet

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Réalisation d’un audit sur site

 Check-lists des réunions d’ouverture et de clôture  GR0301


 Ces documents définissent les sujets que l’auditeur doit aborder lors
de ces réunions.
 Dans quel cas les utiliser ?
 En début d’audit sur site
 En fin d’audit

 Des instructions de travail précisent certains sujets


 Ex : IT ICS 09 sur l’audit de la prise en compte de la réglementation et
des normes

 Port des chaussures de sécurité obligatoire pour tout audit sur


un site industriel
 Avoir ses chaussures de sécurité personnelles

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Réalisation d’un audit sur site

 Fiche d’ouverture et de clôture d’audit  LS0301

 Dans quel cas l’utiliser ?


 Au début et à la fin de chaque audit sur site, à l’exception de l’audit à blanc, supplémentaire ou
complémentaire
 Pourquoi faire ?
 Garder la trace des personnes présentes à la réunion de clôture
 Faire approuver par le représentant de l’entreprise les non-conformités (mineures et majeures) et les
observations identifiées lors de l’audit
 Destinataire ?
 Le client (photocopie laissée sur place à la fin de la réunion de clôture)
 SGS dans le dossier d’audit

 Certificat

 Dans quel cas l’utiliser ?


 En réunion de clôture d’un audit de surveillance ou de renouvellement en cas de modification d’une
information du certificat
 Pourquoi faire ?
 Faire approuver par le représentant de l’entreprise les modifications sur une copie du certificat
 Destinataire ?
 Le client (photocopie laissée sur place à la fin de la réunion de clôture)
 SGS dans le dossier d’audit

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Audit étape 2

 Rapport d’Audit Étape 2 et Demande d’Action Corrective (DAC) 


GS0304 et GS0401-fr
 Dans quel cas l’utiliser ?
 Rapport étape 2 : pour les audits initiaux, de surveillance, intermédiaire et
de renouvellement
 Demande d’action corrective (DAC) en cas de non-conformité

 Pourquoi faire ?
 Rapport : confirmer le domaine d’application et le périmètre et rendre compte
des constats d’audit et des conclusions de l’équipe d’audit sur la conformité du
système aux normes auditées (recommandation, non Conformités et
observations le cas échéant, points forts)
 DAC : Vérifier l’adéquation puis vérifier l’application et l’efficacité des actions
correctives menées par le client

 Destinataire ?
 Le client  7 jours calendaires au plus tard après le dernier jour d’audit
 SGS  Même délai dans le dossier d’audit s’il n’y a pas de NC. Le délai démarre
à la date de réception des actions correctives du client en cas de NC mineure. Il
démarre à compter de l’audit complémentaires en cas de NC majeure

 Les instructions de travail IT ICS 07 Rédaction du domaine d’application,


IT ICS 11 Rédaction du rapport d’audit et IT ICS 16 Rédaction d’une demande
d’action corrective approfondissent le sujet
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Types de non conformités

 NC mineure
 Non satisfaction à une exigence spécifiée qui mérite d’être
signalée mais ne diminue pas de façon significative la confiance
que l’on peut avoir dans le système de management, le produit ou le
service concerné.

 NC Majeure
 Non satisfaction à une exigence spécifiée qui diminue de façon
significative la confiance que l’on peut avoir dans le système,
le produit ou le service concerné
 L’instruction de travail IT ICS 10 Rédaction et évaluation d’une non-
conformité d’audit approfondit le sujet

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Suivi des non conformités

 NC mineure
 L’action corrective doit être planifiée sous 1 mois par le client
 Son adéquation est vérifiée sous 7 jours calendaires
 Son efficacité est vérifiée lors de l’audit de surveillance suivant

 NC Majeure
 L’action corrective doit être planifiée sous 1 mois par le client
 Son adéquation est vérifiée sous 1 mois
 Son application et son efficacité sont vérifiées sous 3 mois lors d’un
audit complémentaire
 Si l’action est appliqué et efficace, l’attribution, le maintien ou le
renouvellement selon le type d’audit est recommandé
 Si l’action n’est pas appliqué ou efficace, le refus d’attribution du certificat,
la suspension d’au maximum 6 mois (avec audit complémentaire à la fin) ou
le retrait définitif selon le cas est recommandé

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Non conformités d’un audit multi sites

 Annexe 3 Points 3.3.3 & 3.3.4 du Guide IAF MDA 2008

 Au moment de la décision de certification, si l’un des sites présente une


non-conformité majeure, la certification doit être refusée (initial),
maintenue avec audit complémentaire ou suspendue (surveillance &
renouvellement) pour l’ensemble des sites dans l’attente des actions
correctives satisfaisantes.

 En cas de présence d’une non-conformité sur un seul site, il ne peut


pas être admis que l’organisme cherche à exclure le site
problématique du domaine d’application.

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Observations

 Dans quels cas en établir ?


 Un constat ponctuel de défaillance qui ne remet pas en cause le
système de management
 Une situation à risque qui n’a pu être suffisamment auditée par
manque de temps
 Un axe de réflexion pour améliorer le système

 Suivi
 L’analyse et, si jugé nécessaire par l’organisme, la prise en compte
des observations sont suivies lors de l’audit suivant
 Suivre la mise en œuvre et l’amélioration des performances pour
chaque observation

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 20


Audit complémentaire et audit supplémentaire

 Rapport d’audit complémentaire ou supplémentaire  GS0308

 Dans quel cas l’utiliser ?


 Complémentaires : suite à au moins une non-conformité majeure.

 Supplémentaires : suites à de trop nombreuses non-conformités


mineures .

 Pourquoi faire ?
 Evaluation de l’efficacité des actions correctives mises en œuvre par l’entreprise
en réponse aux non-conformités identifiées lors du précédent audit
 Confirmation que le système de management fonctionne à nouveau de façon
efficace

 Destinataire ?
 Le client  7 jours calendaires au plus tard après le dernier jour d’audit
 SGS  Même délai dans le dossier d’audit que pour les rapports étape 2

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 21


Audit Complémentaire

 Il est réalisé sur site ou non en fonction de la nature des NC


 Il est réalisé dans les 3 mois après le dernier jour d’audit
au maximum
 Sa durée et ses modalités de clôture sont recommandées par le
Responsable d’Audit
 Un audit documentaire est recommandé en général s’il y a une
seule non-conformité majeure qui peut être vérifiée hors site
 La durée et les modalités de clôture sont décidées par les
Examinateurs Techniques et s’ils ne sont pas d’accord entre eux
par le comité de certification
 Le Responsable d’audit planifie l’audit en fonction de ses
contraintes
 Une fois la date convenue, il prévient le Chargé de clientèle qui
notifie l’audit au client et envoie l’ordre de mission au
Responsable d’audit

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Audit Complémentaire

 Si l’audit complémentaire ne peut se tenir dans le délai


de 3 mois ou si les NC Majeures ne peuvent être
clôturées ou déclassées en mineur :
 L’auditeur recommande la non attribution du certificat en
initial et il pourrait être nécessaire de procéder à nouveau à un audit
initial
 L’auditeur recommande la suspension d’au maximum 6 mois ou le
retrait en audit de surveillance ou de renouvellement

 Si la NC majeure est déclassée en mineure, la certification est


attribuée en initial ou maintenue en surveillance ou
renouvellement.
 Son efficacité est vérifiée lors de l’audit de surveillance suivant
 L’instruction de travail IT ICS 11 Rédaction du rapport d’audit
approfondit le sujet

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 23


Audit Supplémentaire

 Il n’empêche pas l’attribution de la certification et ne suspend


pas une certification existante.

 Il est réalisé dans les 6 mois suivant le dernier jour d’audit


s’il y a trop de NC mineures

 Durée recommandée par le Responsable d’Audit

 Durée validée par les Examinateurs techniques ou le comité

 L’instruction de travail IT ICS 11 Rédaction du rapport d’audit


approfondit le sujet

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Audit Intermédiaire

 Rapport d’audit étape 2  GS0304

 Dans quel cas l’utiliser ?


 Suite à la décision du Correspondant Qualité ou du Responsable Back Office
 Au maximum dans les 2 mois qui suivent la date d’expiration du
certificat

 Pourquoi faire ?
 Evaluation sur site de l’état de conformité des structures fondamentales du
système de management : revue de direction + audits internes + actions
correctives et préventives
 Il dure 0,5 à 1 jour sur site

 Destinataire ?
 Le client  7 jours calendaires au plus tard après l’audit
 SGS  Même délai dans le dossier d’audit

 L’instruction de travail IT ICS 11 Rédaction du rapport d’audit approfondit le sujet

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Rédaction de l’audit planning matrix

 Audit planning matrix  GS0305


 Dans quel cas l’utiliser ?
 Rédigée lors de l’Audit initial et lors d’un audit de renouvellement
 Mise à jour lors des audits de surveillance, complémentaires et supplémentaires
 Ce document n’est pas établi lors d’un audit à blanc

 Pourquoi faire ?
 Identifier les éléments du système qui ont été effectivement audités
 Identifier les non-conformités (NC) et les observations de chaque audit
 Identifier les éléments à auditer la fois suivante ce qui sera utile pour établir le plan
d’audit et ainsi auditer l’ensemble des éléments sur le cycle de certification (3
ans)

 Destinataire ?
 SGS dans le dossier d’audit
 Le client (si jugé utile par l’auditeur)

 L’instruction de travail IT ICS 12 Rédaction de l’audit planning matrix approfondit


le sujet

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 26


Dossiers d’audit

 Nomination des fichiers :


 « NOM ORGANISME » + site s’il y en a plusieurs + rapport en précisant le type de rapport s’il y en a
plusieurs

 Par exemple : DUSCHMOLL rapport (s’il y a un seul site)


 Par exemple : TARTEMPION Lyon rapport (s’il y a plusieurs sites)

 « NOM ORGANISME » + site si plusieurs + DAC + année d’ouverture

 Par exemple : TARTEMPION Lyon DAC 2012

 Il est important de préciser l’année car il pourra y avoir 2 fichiers de DAC dans un dossier : celui
de l’audit précédent et celui de l’audit en cours

 « NOM ORGANISME» + site si plusieurs + plan

 « NOM ORGANISME » + site si plusieurs+ matrice

 « NOM ORGANISME » + site si plusieurs + ouverture clôture

 « Nom ORGANISME » + site si plusieurs + certificat

 « NOM ORGANISME » + site si plusieurs + nom de tout autre document exigé dans un contrat client
spécifique
IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 27
Dossiers d’audit

 Envoi
 Copie à SGS du rapport envoyé au client en cas de NC majeure
 Dossier complet envoyé en une fois
 Par mail à fr.auditeurs@sgs.com en partant du mail de l’ordre de mission

 dans les 7 jours suivant le dernier jour d’audit s’il n’y a pas de NC ou
dans les 7 jours après réception des DAC complétées par le client (en partant
du mail de réception des DAC complétées par le client) ou dans les 7 jours
après l’audit complémentaire
 En cas de dossier incomplet ou d’information importante manquante dans un dossier, c’est la date
d’envoi du document manquant ou de l’information complétée qui est prise en compte

 Nommer l’objet du mail comme suit:


Trigramme du Chargé de clientèle/ Abréviation du type d’audit / NOM DE L’ORGANISME +site si
plusieurs/ N° dossier

 Les trigrammes des Chargés de clientèles sont établis en partant de la première lettre du prénom
et des 2 premières lettres du nom de famille
 RB pour Rapport d’audit à Blanc
 RI pour Rapport d’audit Initial
 RS pour Rapport d’audit de Surveillance
 RR pour Rapport d’audit de Renouvellement
 RC pour Rapport d’audit complémentaire ou supplémentaire ou intermédiaire
 Le n° dossier avec 6 chiffres uniquement pour les dossiers français FR-PAR
 Pour les dossiers réalisés à l’étranger où d’autres lettres que FR-PAR peuvent être utilisées, préciser ces lettres
avant les 6 chiffres
 Exemple : KAB/ RI/ TARTEMPION Lyon/ 216448
IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 28
Synthèse des documents du dossier
par type d’audit

Type d’audits Plan d’audit Rapport Rapport Rapport Demande Rapport d’audit Audit Fiche Certificat
GS0303 d’audit d’audit d’audit Action Complémentair Planning ouverture approuvé
à Blanc Etape 1 Etape 2 Corrective e Matrix et clôture par le
LS0302 GS 0303 GS0304 GS0401-fr supplémentaire GS0305 LS0301 client
GS0308

Blanc (1) & (2) (2) & (3)

Initial Etape 1 (1) & (2) (2) & (3)


si sur site

Initial Etape 2 (1) & (2) (2) & (3) (2) & (3) (2) & (4) (2)

Surveillance (1) & (2) (2) & (3) (2) & (3) (2) & (3) (2) & (4) (2) (2) & (5)
ou si fait en Si
renouvellement renouvelle mod
ment ifica
tion

Intermédiaire (1) & (2) (2) & (3) (2) & (3)

Complémentaire (2) & (3) (2) & (4)

Supplémentaire (1) & (2) (2) & (3) (2) & (4)

(1) : A envoyer au client au minimum 7 jours calendaires avant l’audit


(2) : A envoyer à fr.auditeurs@sgs.com dans les 7 jours calendaires après le dernier jour d’audit s’il n’y a pas de NC ou dans les 7 jours après la réception
des DAC complétées par l’organisme s’il y a eu des NC mineures ou dans les 7 jours après l’audit complémentaire s’il y a eu des NC majeures
(3) : A envoyer au client dans les 7jours calendaires après le dernier jour d’audit,
(4) : Envoi au client facultatif
(5) : A faire photocopier immédiatement ou à envoyer scanné ultérieurement au client

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 29


Remontées d’information suite aux audits

 En cas de demande d’information de nature organisationnelle ou


technique ou d’insatisfaction du client identifiée en cours d’audit
 Envoyer un mail à fr.sys.remontee-information@sgs.com
 Il sera traité par le Correspondant Qualité

 En cas de besoin d’extension de la certification ou de toute demande


d’information de nature commerciale

 Envoyer un mail à fr.certification@sgs.com


 Il sera traité par un Commercial

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 30


Notes de frais

 A établir dans les 7 jours calendaires suivant le dernier


jour d’audit
 Un salarié doit justifier tout délai supérieur à 14 jours par mail à
l’Assistante de direction
 Coller, scotcher ou agrafer les justificatifs sur une ou plusieurs
pages en indiquant le nom du client, le numéro de dossier et
le nom de l’auditeur.
 Les scanner et les attacher dans Iexpense
 Les envoyer par courrier à l’Assistante de direction avec
l’impression du rapport de dépense (expense report) associé.
 Compléter les informations demandées par le logiciel en
s’aidant du Guide « Faire une note de frais avec Iexpense en
quelques clics »

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 31


Qualification des auditeurs

 Un Auditeur stagiaire QSE est qualifié sur une norme au minimum


après 4 audits satisfaisants
 Un Responsable d’audit stagiaire est qualifié sur une norme au
minimum après 3 audits satisfaisants
 Durant la phase de qualification, l’auditeur stagiaire ou le
Responsable d’audit stagiaire audite une partie de l’audit en étant
observé par un Auditeur qualifié qui l’évalue et complète sa
formation si nécessaire
 Un auditeur doit réaliser en 3 ans au minimum 5 audits pour rester
qualifié
 Un auditeur fait l’objet d’un audit niveau 1 pour maintenir sa
qualification au minimum tous les 5 ans
 Des évaluations annuelles sont réalisées sur l’atteinte des objectifs
individuels annuels des auditeurs

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 32


Dossier de présentation

 Les CV sont rédigés dans les langues de travail de l’auditeur


(français & anglais normalement)

 Ils respectent la charte graphique

 Ils sont mis à jours tous les ans (en juillet/ août)

 Le TAQF (Technical Area Qualification Form) est complété sur le


formulaire prévu sur la question pour ISO 9001 et ISO 14001 afin
de garantir les connaissances et compétences liées à des domaines
techniques.

 Il est mis à jour tous les ans à la même période

 Les documents sont à envoyer au Responsable Gestion


Administrative des Auditeurs

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 33


Comment compléter le TAQF ISO 9001

 TAQF ISO 9001

 Le formulaire GP3012 est découpé en 97 codes QM

 QM pour « Quality Management»

 Ils sont plus précis que les codes NACE afin d’assurer les connaissances et
compétences des Auditeurs de façon plus fine et ainsi mieux garantir
leur pertinence et leur efficacité lors des audits

 Lire l’exemple mis dans le kit à la rubrique « Autres documents »

 Ne pas oublier de préciser le nombre de jours pour les expériences d’audit,


de conseil et pour les formations suivies

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 34


Comment compléter le TAQF ISO 14001 (page 1/ 3)

 TAQF ISO 14001

 Un Responsable d’audit ISO 14001 est automatiquement qualifié sur le code


EM 45 (Environment Management) qui est un domaine technique de
complexité limitée

 Par exemples : informatique, organisme de formation

 Le formulaire GP3109 permet d’être qualifié sur le code EM 1 qui est un


domaine technique de complexité faible

 Par exemples : fabrication de produits à base de plastique, fabrication de matériels


électriques
 Lecture de la note de synthèse du domaine QMS si l’Auditeur n’a pas ce domaine

 Le formulaire GP3108 permet d’être qualifié sur les codes EM 2 à EM 44 qui


sont des domaines techniques de complexité moyenne à élevée

 Moyenne, par exemples : fabrication de vêtements (sans tannage), fabrication de


métaux avec traitement de surface

 Elevée, par exemples : chimie, tannage du cuir, de textiles et de vêtements

 Cas spéciaux. Ils ont des impacts variables sur l’environnement en fonction du
domaine d’application . La qualification est basée sur une complexité élevée
 Par exemple EM 39 Services publics entre l’armée et un service administratif
IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 35
Comment compléter le TAQF ISO 14001 (page 2/ 3)

 TAQF ISO 14001 (suite)

 Lire les 2 exemples mis dans le kit à la rubrique « autres documents »

 Lire le guide pour renseigner les TAQF ISO 14001 (GP3110-fr)

 Décrire vos connaissances et compétences pour garantir votre capacité à


comprendre les mesures de maîtrise opérationnelles, les mesures de surveillance,
les techniques de mesure et la réglementation en utilisant au minimum 2
méthodes sur les 4 prévues par aspect environnemental et par code demandé:

 Formation : organisme + dates + nombre de jours + titre + si le titre est trop général par
rapport à l’aspect environnemental cours pertinents suivis

 Expérience professionnelle (hors conseil et audit) : employeur + dates + fonction +


connaissances et compétences acquises

 Expérience de conseil : client + dates + nombre de jours + connaissances et compétences


acquises ou transmises

 Expérience d’audit : client + dates + nombre de jours + domaine d’application+


connaissances et compétences acquises (minimum 10 jours pour une complexité moyenne
et 15 jours pour une complexité élevée)

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 36


Comment compléter le TAQF ISO 14001 (page 3/ 3)

 TAQF ISO 14001 (suite)

 Commencer par les 4 codes qui permettent d’obtenir les autres codes du même
groupe (ceux-ci sont définis dans la dernière colonne du GP3106)

 EM 15 Chimie permet de faire un renvoi à ce code dans les codes EM7, EM11, EM20,
EM30, EM36, EM37 et EM44

 EM 19 Production primaire de métaux permet de faire un renvoi à ce code dans les codes
EM18, EM21 et EM22

 EM41 Traitement des déchets dangereux et non dangereux permet de faire un renvoi à ce
code dans les codes EM 23 et 42

 EM 9 Fabrication de pulpe à papier permet de faire un renvoi à ce code dans le code EM10

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 37


Evaluation d’un auditeur

 En cas de demande d’évaluer un autre auditeur dans l’ordre de mission,


établir un rapport d’audit niveau 1 (GS0801-fr)

 Réaliser un débriefing préalable entre l’Auditeur Evaluateur et l’Auditeur


évalué
 Nommer le fichier de la façon suivante
Année + mois + Ev Q S et/ou E + EACxx + code EMS (environnement) + Client
+ (nom évaluateur) »
Exemple : 2012 09 EvE EAC15 EM17 SAINT GOBAIN Cavaillon (P ROUME)

 Envoyer le rapport à fr.evaluations@sgs.com


 Mettre en copie l’Auditeur évalué
 Laisser le fichier en word car le Référent produit fait une synthèse avant son
enregistrement en pdf dans la base de donnée
 Nommer l’objet du mail comme suit :
« année + mois + Ev nom évalué par nom évaluateur »
Exemple : 2012 09 Ev Agnès BERGER par P ROUME

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 38


Outils complémentaires à la disposition des auditeurs

 Accès aux éditions législatives


 Pour les auditeurs ISO 14001 ou OHSAS 18001

 Accès à d’autres bases de veille réglementaire pour


certaines normes
 Par exemple : Alexia pour ISO & FSSC 22000

IT ICS 06 B - Instruction d’intégration d’un auditeur QSE Page 39