LIOS: jersion 3.0 Qualios 9s! ” _SGSQ@ialios’ Qualios Manager V3.0 1- GESTION DYNAMIQUE DES ENREGISTREMENTS wrnoninmnennsninmnnnenmnnneninannas 3 2-2 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT, 3 1-2 _ ENVIRONNEMENT UTILISATEUR. 4 1-2-1 Saisie dun enregistrement. 5 1-2-2 Consultation des enregistrements archives. 6 1-2-3 Test des formulaires. 6 1-3 _ ENVIRONNEMENT REDACTEUR / ADMINISTRATEUR 6 1-3-1 Rédaction du formulaire. 7 1-3-2. Programmation des niveaux de workflow. 9 1-3-3 Création des tris personnalisés 9 2- LES TABLEAUX DE BORD. 2-4 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT. 10 2-2. ENVIRONNEMENT UTILISATEUR n 3- LE MODULE D’IMPORT / EXPORT. 3-41 IMPORTATION DANS LA BASE DU LOGICIEL. 2 3-2. EXPORTATION VERS UNE BASE RECEPTRICE. 2 4+ CONCLUSION : LES AVANTAGES DE QUALIOS . vont quails. comRAIS 5s hanze V3.0 Le module « Manager » de Qualios assure la gestion en temps réel des enregistrements, des tableaux de bord, des alertes et des indicateurs de entreprise. Son générateur de formulaires permet de mettre a disposition des utilisateurs, sur Intranet ou Extranet, les différents formulaires de Ventreprise suivant les circuits de traitement définis au préalable, Tl est composé de trois parties » Gestion dynamique des enregistrements » Tableaux de bord » Module de connexion qui permet d'intégrer dynamiquement en ODBC (Windows) ‘ou JDBC (Java) des données dautres bases de données (Oracle, SQL Serveur, DB2 etc...) et/ou en import sous forme de fichier en format texte, Selon les droits d'accés, 'utiisateur dispose ainsi des formulaires et, & tout moment, d'une visibilité sur 'état du traitement des enregistrements quil a généré. Lialimentation de l2 base de données, allée aux automatismes mis en place, permet au décideur d'avoir une visibilité et une tracabilité en temps réel de son systéme de management au méme titre que sa trésorerie ou ses stocks. Principe de fonctionnement ‘Nouvel on ogistremen? > Utilisation du formulaire Prom om ve | get x v segs mize en forme | Lontoonment Spoons teu Création du“. v. Modélede | a sonnetwe Tableau de bord | Tableaux de bord ad — 3 uniques comwalios’ 1- Gestion dynamique des enregistrements v3.0 Un enregistrement est la trace formelle qu'une activité a été effectude ou que des résultats ont été obtenus ; clest un formulaire complété. Les circuits de remplissage par divers acteurs sont gérés et suivis automatiquement en fonction de l'automatisation des taches (workflow) déterminé dans la construction du formulaire, ce qui permet de faire intervenir tous les services nécessaires de votre entreprise ou établissement. Exemples de formulaires + Traitement des non-conformités Fiche de Signalement d'un événement indésirable Suivi des audits Suivi des appareils de mesure Enquéte de satisfaction client Formulaires administratifs (demande de congé, notes de frais, etc...) Photo d'écran un formulaire Een teri Se OERARDE DAMEORATION SUR ULOGIIE QUALIGE Feber | 1-1 Principe de fonctionnement & Cycle de vie du formulaire Les formulaires ont un cycle de vie semblable aux autres types de documents. En effet, ils subissent un cycle de validation, une mise en activité et une étape d’archivage. IIs sont done traités par le module Gestion Documentaire de Qualios qui respecte vos différents circuits de validation et les, met & disposition des utilisateurs. Les formulaires sont entiérement paramétrables par les rédacteurs ; en aucun cas, Qualios nlimpose des formulaires pré-formatés. II respecte vos formulaires personnalisés. & Gestion des droits d’accas aux formul 3 vont quails. comwalios’ Laccés aux formulaires est paramétré par I'administrateur. Lutilisateur pourra ainsi compléter les formulaires auxquels il a accés, v3.0 Les droits d’accés de chacun des niveaux sont également limités et paramétrés par administrateur. Cest par 'intermédiaire d'une notification électronique proposant un lien vers le formulaire que les utilisateurs sont informés de lexistence d'un enregistrement quils doivent compléter. & Saisie d'un enregistrement Lutiisateur voulant remplir un formulaire, se connecte sur Qualios par 'intermédiaire du navigateur Web. De par son identifiant et mot de passe, Qualios lui propose un panel de formulaires. En ouvrant le formulaire souhaité, il peut saisir les informations demandées dans le niveau 1 du workflow puis, par simple clic sur le bouton « faire suivre », transmettre le document au niveau supérieur. Une notification de remplissage par messagerie électronique, comprenant un lien vers le document, est alors envoyée & la personne désignée dans le niveau 2, qui peut alors le compléter. En aucun cas, une personne non autorisée ne peut compléter un niveau de workflow. Le document est complété de niveau en niveau. Llutlisateur du dernier niveau de workflow peut alors archiver lenregistrement. Il est également possible de transmettre pour information Ienregistrement & une ou plusieurs personnes. Un systéme de couleur permet a l'utilisateur de savoir, en un seul coup d'ceil, sil doit saisir Un niveau ou seulement prendre connaissance de lenregistrement. & systime dynamique Qualios permet de rendre le systéme qualité dynamique par I'intermédiaire de déclencheurs. Ces demniers vous permettent de contréler le délai de remplissage d'un niveau. Quand le délai de saisie n'est pas respecté, Qualios envoie un message électronique d’alarme, & Environnement de travail Comme le module Qualios Doc, Qualios Manager posséde deux environnements adaptés aux deux types diacteurs : + Les utiisateurs + Les rédacteurs : concepteurs du (des) formulaire(s) 1-2 Environnement utilisateur Clest la méme interface utilisateur que celui du module Qualios Doc : convivial, ouvert et simple, utilisant un navigateur Web. Lutilisateur peu + Saisir un enregistrement (8 partir d'un formulaire actif ou archivé) + Consulter un enregistrement archivé (8 partir d'un formulaire actif ou archivé) Le rédacteur peut, en plus de ce qui préc&de * Tester les nouveaux formulaires ou les nouvelles versions de formulaires existant, La recherche du formulaire se réalise de la méme manié portail, recherche « plein texte », favoris de l'utilisateur). que celle des documents (liens sur le 4 vont quails. comwalios’ 1-2-4 Saisie d’un enregistrement v3.0 De par son identifiant et mot de passe lors de sa connexion, 'stiisateur ne pourra saisir que les enregistrements auxquels il a acces. La saisie se fait trés simplement. En fonction des droits donnés par le rédacteur, plusieurs possibilités soffrent a lui & chaque niveau : Enregistrer le document: dans le cas oi il n’aurait pas toutes les données pour remplir entlérement son niveau, il peut remettre la suite de la saisie @ une date ultérieure, Ex: dans le méme niveau, il doit donner la date prévisionnelle dune action corrective et la date réelle de réalisation. & Archiver lenregistrement : dans le cas oi il ne souhaiterait pas donner suite au document, il peut archiver et ainsi stopper le circuit de remplissage. ex: refus dune demande de congé par le responsable de service : il archive our que la demande ne soit pas transmise au service comptabil Faire suivre Venregistrement : i\ valide son niveau et transmet Venregistrement au niveau supérieur. % Faire précédent: dans le cas oli le niveau précédent ne serait pas complété correctement, 'utlsateur peut faire remonter lenregistrement & un niveau précédent pour correction. Le rédacteur peut également prévoir un « workflow conditionnel » imposant un circuit en fonction d'éléments saisis dans les champs du formulaire (exemples : envoi imposé & un destinataire si une réclamation client dépasse un certain seuil, possibilité de « sauter » un ou plusieurs niveaux de workflow ete.) vont quails. comwalios’ 1-2-2 Consultation des enregistrements archivés v3.0 Selon les droits daaccés, lutllisateur dispose, & tout moment, dune visibilté sur état du traitement des enregistrements quil a généré. II peut consulter les enregistrements archivés (3 parti d'un formulaire actif) mais en aucun cas, il ne peut les compléter ou les modifier; ils peuvent étre simplement consultés. 1-2-3 Test des formulaires ‘Avant d'envoyer le formulaire dans le circuit de validation, le rédacteur peut le tester et verifier son bon fonctionnement. Pour cela, dans environnement utiisateur, il poss8de une rubrique spécifique qui lui permet de créer des enregistrements qui disparaitront lors de la mise en activité du formulaire. Tout au long de leurs tests, les formulzires sont entiérement modifiables. 1-3. Environnement rédacteur / administrateur Lenvironnement rédacteur / administrateur est le méme que celui du module Qualios Doc. La création des formulaires va done se passer de facon identique & celle des autres documents décrits dans le module de gestion documentaire Qualios Dec. 6 vont quails. com@va os Qualios Manager 1-3-4 Rédaction du formulaire v3.0 La rédaction diun formulaire s‘effectue par « cliquer- glisser > de composants, qui deviennent, pour les utlisateurs, des champs & remplir. Voici la liste des composants proposés dans Qualios : Permet ce recuallir du texte, une date, es chifes. ‘Sélection / déslecton d'une cntion Edltewr de texte Permet de choi un élément dans une liste venant d'un formulaire source ou une autre base de données (Uaison (ODBCIIDBC), Résutat d'un calcul sur un tableau, lune date, une donnée systeme, une fonction javascript ou données pparaissant an fonction dine réponse 3 un champ de type « ste » ou « Iste ‘medfile » Insetion de fichiers joints (photos, rapports etc.) Permet ce choisi un ou plusieurs destinataires (en cople ou pour la saisie) pour le niveau de workflow supériaur ou infériour ermet de « découper » le formulae de facon & ce que Futisateur ne vot (que son niveau et es niveau Intériours Permet de viualier un document attaché au formulaire ermet de viualizer un tableeu de bord (données etjou graphs ST a | L- | ——* | —~ K CCholsr une occurrence dun ‘groupe ceptions Permet ce chosir un éliment dans une iste venant dun formulaire source ou dune autre base de données ‘Slonature électronique obigatoire pour valde la Pesmet de créer des tableaux cdynamiques (exemple : salsie journalére dun formulaire de ote de frais) Permet de dévelapper des| cakuls ou autres fenctionnalts par proarammetion en ‘avertssaur (par mall) en terme de « date limite » sur Fenregistrement Permet de géndrer un ‘nouveau formulaire avec une recople des données du formulaire source Peet de se connecter directement 8 une adresse url Dermat de placer des boutons pour treter enregistrement. Cas boutons sont de 4 types cenregister aie sure, prévédent, archiver. Is sont paramétrables (couleur, langue, caractéres et conton(s))| wm qualies.comQval os Qualios Manager V3.0 Iis sont tous paramétrables par le rédacteur grace & un tableau de propriétés qui s'affiche pour chaque installation de composants dans le formulaire. Sur chaque champ, le rédacteur peut imposer que Tutiisateur saisisse des données avant de valider son niveau. Photo d'écran du formulaire en cours de rédaction (inise en place d'un champ « groupe doptions ») oe ei fae Ree Coen oe De acl tam Boite & outils des composants —_— eee eg oF eeorGoo: lal Feuille de propriété des composants, Le logigramme associé au formulaire (voir ci-aprés) est généré automatiquement avec une fonction dingénierie inverse, clest-a-dire de génération et/ou de mise & jour du formulaire & partir du logigramme. Photo d’écran du logigramme associé au formulaire 8 wm qualies.comRAIS 5s hanze v3.0 Certains composants permettent d'avoir des champs qui se saisissent automatiquement : nom de l'utilisateur, son e-mail, son service, la date de connexion. Test également possible de récupérer des données d'un enregistrement issu d'un autre formulaire ou dune autre base de données par une liaison dynamique ODBC ou JDBC, comme par exemple, dans une fiche d/action corrective faisant suite @ une non-conformité, récupérer automatiquement des données concernant cette non-conformité. Avant dlenvoyer le formulaire dans le circuit de validation, le rédacteur peut le tester et vérifier son bon fonctionnement (description c-dessus) 1-3 - 2 Programmation des niveaux de workflow Un formulaire peut contenir un nombre illimits de niveaux de workflow. Crest lors de la rédaction du document que le rédacteur définit chaque niveau. La programmation s‘effectue de la fagon suivante : 1) Dans le tableau des propriétés de chaque composant, le rédacteur définit le niveau pour lequel le champ devra étre rempli 2) Des droits d'accés pour la saisie du document sont donnés au niveaux suivants seront automatiquement gérés par le formulaire, au 1. Ceux des 1-3-3 Création des tris personnalisés Pour chaque formulaire, il est possible de créer vos propres tris personnalisés permettant de rechercher plus facilement des enregistrements. Exemple : Tris par client, par fournisseur, par date... Tous les enregistrements concernant le client seront classés sous le tri Cent. SS — Tal Tri personnalisé — 08 9 vont quails. comQ@ialios’ Qualios Manager V3.0 2- Les tableaux de bord Le module Qualios Manager permet de suivre l’évolution des indicateurs de performance en temps réel sous forme de tableaux de bord. 2-1 Principe de fonctionnement Creation du modale de Tableau de Bord Base des Enregistrements dvertiszeur Avortizemant par rapport a une cS soolatlnsn \ Ss \ lalttion du see t Nevigsteur ¥ gq ‘% Un formulaire peut générer un ou plusieurs tableaux de bord. % Ils sont réalisables sur tous les enregistrements a partir de requétes simples & définir. \ Tout est entigrement paramétrable. Lutilsateur peut également affiner ses requétes pour obtenir les indicateurs quill désire, Pour un pilotage en temps réel du processus, Qualios permet de mettre en place des avertisseurs. A partir d'une valeur seuil programmée par le rédacteur, le logiciel envoie un mail dilarme, Exemple : Avertisseur pour 5 non-conformités déclarées. Le logiciel propose également d’exporter ces données vers Excel afin de mettre en place facilement des graphes et obtenir des statistiques. 10 vont quails. comRAIS 5s hanze 2-2 Environnement utilisateur v3.0 Lutiisateur peut, & tout moment, consulter les tableaux de bord générés par ses enregistrements. Ainsi, il découvre l'état des indicateurs de performance en temps réel. La sélection du tableau de bord s‘effectue par titre. Trois possibilités soffrent alors » Visionner les tableaux par simple double clic pour avoir une vision globale. Exemple de tableau de bord Be 04 eee some OF 3 a), ‘Anatyan par type action Resta ee sctons » Affiner sa recherche en sélectionnant Iui-méme les indicateurs quil souhaite, Ainsi, l'utilisateur peut avoir des tableaux de bord concernant un service spécifique, un client donné ou ceux du mois en cours, ete. eee - eb GP 608 Cr erere ener reenoroeeret : » Exporter les données en fichier texte (.csv) et/ou sur Excel. il vont gules. comRAIS 5s hanze V3.0 3- Le module d’import / export Cette fonetionnalité ne conceme que les formulaires actifs ou en rédaction et ne permet dimporter que les données de niveau 1, méme si le formulaire posséde plusieurs niveaux d'activit. SGBD Quatios a Logs erreurs ‘SGBD Applicatif Noe oem Ss y teat de sortie: & 1 | ¢ | & ie Format I d’écharge 3-1 Importation dans la base du logiciel Lors de cette importation, les données vont transiter d‘une base de données source vers la base de données du logiciel via un fichier texte dimport. La premiére étape a réaliser, lorsque l'administrateur veut importer des enregistrements dans la base QUALIOS, consiste créer un formulaire compatible avec les données importées. Ladministrateur doit ensuite générer le descriptif de fichier d’import relatif 8 ce nouveau formulaire ; ceci de maniére a connaitre quelle doit étre la structure du fichier texte qui contiendra les données a importer. Ce descriptif rassemble l'ensemble des caractéristiques de chaque composant du formulaire. Aprés la génération du fichier texte d’import, importation dans QUALIOS est effectuée, 3-2 Exportation vers une base réceptrice Lors de exportation, les données vont transiter de la base de données Qualios vers une base de données réceptrice quelconque via un fichier texte d’export. ‘Aprés avoir donné le nom du fichier ol seront exportés les enregistrements, ‘utilisateur va devoir choisir un certain nombre de caractéristiques dexportation afin de créer le fichier texte dexportation. YD vont quails. comQ@ialios’ Qualios Manager v3.0 4- Conclusion : les avantages de Qualios cea & Pour les managers Maitrise : Création et paramétrage simplifiés de vos formulaires, tableaux de bord, indicateurs et circuits de traitement. Pilotage: Vos tableaux de bord, indicateurs, alertes & la demande selon vos critéres. & Pour les utilisateurs Simplicité ; Saisie par 'utilisateur des formulaires « on line », acheminement automatique vers les destinataires. Suivi et visibilité par l'utilisateur de ses enregistrements en temps réel. Tragabi 3 vont quails. com