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IV ) Collecte et saisie de l’information :

A) Collecte de l’information :
La collecte de l’information est une opération permettant la réunion d’information interne ou externe à l’entreprise.
Exemples : * regroupement des documents tels que : factures, chèques, LC, bulletin de paie…
* enquête auprès des consommateurs potentiels d’un nouveau produit.
B) Saisie manuelle de l’information sur les supports papier :
Malgré l’importance de l’informatisation des entreprises, les supports papiers restent toujours indispensable pour certains
travaux (notes, factures, chèques, compte rendu…). Donc, l’imprimé est un support prévu pour l’enregistrement écrit
d’une information en vue d’un traitement ultérieur. Il constitut un moyen de preuve (permet de conserver les
informations et donc d’effectuer des contrôles), et c’est également un véhicule de l’information (permet de transmettre les
informations aux personnes chargées d’effectuer des traitements).
1) Les caractéristiques du support papier :
a) Format :
L’association française de normalisation (AFNOR) a adapté en 1967, les formats internationaux recommandées par
l’organisation internationale de normalisation (ISO) :
Le format Ao est une feuille de 1m² (118,9 cm x 84,1 cm). Par division successive des plus grands côtés par 2, on obtient les
formats A1, A2, A3, A4 et A5.

b) Le sens d’utilisation :(Vertical ou horizontal)


Le choix du sens d’utilisation dépend de la largeur et du nombre de lignes d’écriture.
Portrait ou à la
Paysage ou à l’italienne française

c) La couleur du papier :
Pour distinguer les couleurs des différents services au sein de l’entreprise, on associé aux documents de chaque service des
couleurs différentes.
d) La qualité du papier :
Elle dépend de la qualité du bois utilisé dans sa fabrication, on distingue :
- papier journal, (qualité moyenne),
- papier destiné à la photocopie (qualité courante),
- papier pour imprimantes laser ou à jet d’encre (qualité supérieure),
- papier destiné à l’impression d’ouvrages littéraires (très haute qualité).
2) Classification des imprimés :
a) Document de liaison :
C’est un document qui permet de transmettre les informations d’un service à un autre ou d’une personne à une autre.
A la fin du processus, l’imprimé de liaison est rarement consulté et éventuellement, il peut être détruit.
Exemples : Demende d’ouverture d’un compte bancaire ou postal, demande de congé de matérnité.
b) Documents de position :
Pour conserver les informations nécessaires à un traitement ultérieur, l’entreprise doit élaborer des documents de position.
Un imprimé de position est un document permettant l’enregistrement des informations nécessaires à
l’accomplissement des tâches d’un service. Il est donc conservé dans les services et plus fréquement consulté
Exemples : fiche client, fiche fournisseur, fiche élève…
3) La présentation des imprimés :
Imprimé en lignes Imprimé à cases Imprimé à colonnes

…….. ……. …….


Nom……………… …… ……. …….
…………………… …… ……. …….
…. …… …….
Adresse…………..
…………………… …. …… …….
……………………. ….

Le texte est écrit sur des lignes … … … Chaque colonne porte un titre et regroupe
continues à la mains ou à la machine … … … les informations de même nature
Exemple : chèque Exemple : Facture
……...
Chaque case correspond à une donnée
Exemple : Questionnaire

4) Saisie et stockage automatisés de l’information :


Le volume des informations a traité est de plus en plus important. Le traitement manuel graçe aux supports classiques
présente l’inconvénient d’être relativement long et entraine des erreurs, c’est pour celà, on a cherché à automatiser le
traitement grâçe à des machines performantes : les ordinateurs.
Les supports de stockage informatique ont beaucoup évolué ces dernières années (disquettes CD-ROM USB),
mais suivant la quantité de données que vous voulez stocker, le type de fichier, s’il s’agit d’un simple transfert ou d’un
archivage, vous choisirez alors des supports différents :
a) Supports magnétiques :
Les supports magnétiques sont rémanents (ils conservent de façon permanente les informations enregistrées), effaçables et
réutilisables.
✓ Disquettes (ou disque souple) : la disquette est un disque souple en matière plastique recouvert d’oxyde magnétique,
protéger dans une pochette carrée. La disquette est un support amovible et adressable.

✓ Disque dur : c’est une mémoire de masse magnétique, c’est un support rigide adressable qui permet le stockage
d’informations contenus dans l’unité centrale d’un ordinateur ou rattaché à elle.

b) Supports optiques :
Reposent sur la projection des rayons laser et le système numérique

CD-ROM Vidéo disque DON DVD Carte mémoire


(Compact Disk Read Disque optique Dégital Vidéo
Only Memory) numérique Disque
Comparaison des différents types de supports de stockage, pour le traitement automatique des informations
Supports Capacité Temps Points faibles Points forts Utilisations Capacité
d’accès
Supports - Fragilité : - Stockage d’informations
magnétiques détérioration à la - Facilité de vivantes.
chaleur, à la poussière. transmission : envoiStockage d’archives.
Détérioration en raison par la poste par - Utilisation sur micro-
* Disquettes * Direct d’erreurs de exemple. ordinateurs et machines de
** manipulations : traces traitement de texte : * 3 ‘’1/2
de doigts, pliage. enregistrement des fichiers, (de 1,44 Mo à
-Pertes d’informations - Faible coût du programmes et logiciels. 750 Mo selon
possibles par caractère stocké. Support de sauvegarde. les supports)
effacement accidentel Support d’archives.
(aimant) ou volontaire. - Sur mini et gros ordinateurs,
Usure due à - Support effaçable, support d’échanges
l’utilisation répétée du réutilisable. d’informations entre ordinateurs.
support : nécessité - Supports pour fichiers
d’une sauvegarde. permanents de petite envergure.
- Encombrement - Sur mini et gros ordinateurs,
** Séquentiel Points faibles réduit pour un sauvegarde des fichiers et Selon les
* identiques à ceux de la volume important programmes, support d’échanges formats :
disquette. d’informations d’informations entre ordinateurs. * DAT
stockées. - Stockage d’archives. (Digital Audio
* Bande
- Faible coût du - A la rigueur, supports pour les Tape)
magnétique
caractère stocké. fichiers mouvements dans le cas * DLT (Digital
- Support effaçable, d’adjonction d’informations Linear Tape) :
réutilisable. cumulatives. 200 Go
- Usure due à - Fiabilité accrue du - Stockage des informations
*** Direct l’utilisation répétée du disque fixe par vivantes et semi vivantes. Fixe : 2 Go à
*** support. rapport au disque - Support de plus en plus utilisé 120 Go après
- Coût du caractère amovible, car il ne sur micro, mini et gros formatage.
* Disque stocké plus élevé que subit pas de ordinateurs pour
(fixe ou pour la bande manipulation l’enregistrement des fichiers
magnétique comme ce dernier. permanents et de mouvement,
amovible)
- rapidité d’accès. des programmes et logiciels.
- Très grande - Support utilisé obligatoirement
capacité de stockage en cas de bases de données.
Disques - Support non effaçable - restitution - Support utilisé dans les
optiques dans l’état actuel de la parfaitement fidèle traitements qui nécessitent une
technologie. de l’image et du manipulation des éléments
*Disque **** Direct Il est utilisé pour les son. constituant l’image (conception
optique **** gros systèmes - Fiabilité des assistée par ordinateur).
numérique informatiques. informations - Stockage des archives
(D.O.N) Exemple : Clichés enregistrées volumineuses et cumulatives -
radiographiques sont Utilisation dans les centres de
enregistrés sur ce disque documentation.
(graphiques, - Points faibles - Stockage des archives 4,7 Go (simple
Schémas, identiques à celui du volumineuses et cumulatives. densité, simple
photos, Direct disque optique. Fiabilité identique à - Vidéo grand public et face).
signature…) **** **** - Enregistrement en celle du disque enseignement assisté. 18,8 Go
usine par des optique. double densité,
spécialistes. double face)
*Vidéodisque Utilisé pour la diffusion des
(Textes, Direct Non effaçable Facilité de commerces, des banques de
images, sons) transmission données, encyclopédies
- En lecteur, aussi rapide que les 8 à 12 Go
Disque effaçable et disques magnétiques. (diamètre 12
* CD-ROM réinscriptible - En écriture, plus lent cm)
* M.O
(Magnétique
Optique)
* Le plus faible et le plus lent. **** Le plus performant

V) La diffusion de l’information :
Les techniques employées permettant aux utilisateurs d’échanger des informations écrites ou orales au moyen d’un réseau de
communication.
✓ Soit en dialoguant (téléphone, téléconférence, interphone…) ;
✓ Soit d’une manière différée : les communications ne sont pas simultanées : il s’écoule un certain temps, qui peut
être très court, entre la demande et la réponse (télex, télécopie, messagerie électronique…)
Ainsi, la transmission de l’information nécessite l’existence de 4 éléments :
✓ L’origine de l’information : Emetteur ;
✓ Celui qui reçoit l’information : Récepteur ;
✓ Système de codage : texte, image…
✓ Système de transmission (canal) : moyen de circulation de l’information.

A) Transmission de l’écrit :
La transmission du support papier (lettre, note, demande…) se fait par l’intermédiaire des outils de communication tels :
1) Télécopieur :
Appareil électronique qui convertit l’image de document en impulsions électroniques pour les transmettre à un destinataire.
2) Télex :
C’est un réseau de communication permettant la transmission de données textuelles.
3) Messagerie électronique.

B) Transmission de messages oraux :


La transmission de messages oraux se fait essentiellement par :
1) Téléphone : (fixe ou mobile)
2) Répondeur :
Appareil qui, en liaison avec un téléphone, permet grâce à un message enregistré, de répondre aux appels téléphoniques et
d’enregistrer les communications correspondantes.
3) Audioconférence :
Réunion organisée entre les interlocuteurs éloignés (les personnes peuvent écouter et participer à la conversation) par le biais
du téléphone et de la télécopie.
C’est une technique simple, efficace et rapide.

C) Transmission de l’information visuelle :


La transmission visuelle est faite par :
1) Visiophone :
Appareil téléphonique muni d’une petite caméra et d’un écran vidéo (transmis le son et l’image).
2) Visioconférence (Vidéoconférence) :
Transmission d’images animées et de son entre plusieurs personnes par l’intermédiaire d’un visiophone.
3) Vidéo transmission :
Outil de communication mobile audio et vidéo. Il permet de :
✓ Discuter à distance avec une autre personne.
✓ Transmettre en continue les images.

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