Cher(e) participant(e), le collectif d’organisation du salon est heureux de vous communiquer le règlement intérieur du salon Bien-être et Santé au Naturel de Die et la demande de participation pour être exposant(e). Notre collectif, réuni en association à but non lucratif, est complètement bénévole. Pour faciliter l’organisation en amont et pour que la manifestation soit un moment convivial et propice aux échanges humains, ce présent règlement intérieur s’applique à tous les exposants du salon.
Règlement intérieur CONDITIONS D'ADMISSION L’organisateur reçoit les demandes de participation et statue dans la limite des places disponibles, sur les demandes, en tenant compte de la date de candidature et des produits ou services présentés avec les impératifs d’homogénéité, d’équilibre et de cohérence du salon. L’organisateur se réserve le droit de limiter le nombre d’exposants dans chaque catégorie d’activité. L’organisateur n’est nullement tenu de motiver sa décision et le rejet d’une demande d’admission ne donne lieu à aucune indemnisation, ni dommages et intérêts. L’organisateur s’engage à donner une réponse à toute demande de participation au plus tard le 31 mai 2020. Sont admises à participer les personnes morales (sociétés, associations, groupements…) et les personnes physiques (thérapeutes, travailleurs indépendants ou producteurs…) présentant des produits, des informations et des services dans les domaines du bien-être, des produits locaux, de la production artisanale.
ACCEPTATION DES MODALITÉS DU RÈGLEMENT
La signature du présent règlement vaut acceptation par le demandeur, sans réserve, de son contenu.
PARTICIPATION Chaque exposant devra joindre à sa demande les pièces citées dans la demande de participation. Elles sont indispensables à l'inscription. Tout dossier incomplet pourra justifier le rejet automatique de la demande. La date limite d’inscription est arrêtée au 30 avril 2020. Passée cette date, les demandes seront reçues et traitées dans la limite des stands disponibles. Le salon se tiendra sur 2 jours, les samedi 3 et dimanche 4 octobre 2020. Il est recommandé de participer aux deux jours, cependant il existe la possibilité de ne participer qu’à une seule de ces journées uniquement sous réserve que l’organisateur puisse compléter le stand par un autre participant. L’organisateur se réserve donc le droit de refuser cette demande s’il ne trouve personne pour participer le 2ème jour.
FRAIS D'INSCRIPTION ET DE PARTICIPATION
Le montant des stands est fixé par l’organisateur et est indiqué sur la demande de participation jointe. Les tarifs figurant sur les demandes de participation seront applicables à tout exposant, quelle que soit sa qualité, quel que soit son emplacement. Aucune majoration, aucune réduction de tarif ne peut être appliquée à titre individuel ou collectif. Le tarif comprend la location de la salle, le travail d'une info-graphiste, les impressions, les outils de communication, la location de grilles et d'éléments de décoration. Le détail des dépenses est visible et partagé avec clarté.
MODALITÉS DE RÈGLEMENT Votre règlement doit nous parvenir en même temps que votre demande de participation, avant le 30 avril. Toute annulation par l'exposant autorisera l’organisateur à garder à titre de dédommagement le montant versé. En cas de désistement dûment justifié de la part de l’exposant et notifié, au plus tard 60 jours avant l’ouverture du salon, le paiement pourra être remboursé. Par contre, si le désistement survient à moins de 60 jours avant l’ouverture du salon, l’organisateur se réserve le droit de conserver la totalité des sommes versées par l’exposant, sans qu’aucune réclamation ne puisse avoir lieu.
1/4 Dans le cas où pour une raison quelconque et pour des motifs entièrement indépendants de la volonté de l’organisateur, le salon ne peut avoir lieu, les demandes de participation seront annulées. Les fonds versés seront remboursés à concurrence des frais engagés par l’organisateur, sans intérêts, et, sans que les exposants, puissent exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l’organisateur. DESCRIPTION DES STANDS Chaque stand est, par défaut, proposé vide, avec 2 chaises, et grilles de séparation. Une nappe aux couleurs du salon sera distribuée. Nous demandons aux participants de respecter ce code couleur. Il n’y a pas d’électricité sur les stands. Si vous en avez besoin, il faut apporter votre électricité sur batterie ou pile. Attribution des emplacements L’organisateur établit le plan des emplacements et attribue les emplacements aux exposants par tirage au sort.
Aménagement des stands
Les exposants peuvent aménager leur emplacement suivant leur goût, en accord avec l’organisateur, à la condition de ne pas nuire à leurs voisins, ni à l’ensemble de la décoration générale. Il convient d’éviter toute surcharge de panneaux publicitaires sur les stands, ou en travers des allées, pour ne pas gêner le visuel du salon. L’exposant ne peut présenter sur son emplacement que les matériels, produits ou services liés à son secteur d’activité et déclaré à l’inscription. Tenue des stands Les exposants devront laisser les stands dans l’état où ils les trouveront. Toute détérioration causée par leurs installations ou leurs marchandises, soit au matériel, soit enfin au sol occupé, sera évaluée et mise à leur charge. Présence sur les stands Tous les exposants – sans distinction – sont tenus d’être présents à leur stand de l’ouverture à la fermeture du salon (9h30-18h). Il est interdit de laisser les produits couverts pendant les heures d’ouverture du salon. Aucune toile couvrant les objets exposés ou débris d’emballage pouvant nuire à l’aspect d’ensemble de l’exposition ne sera autorisée durant les heures d’ouverture. Le nettoyage de chaque stand doit être fait chaque jour par les soins de l’exposant et être achevé pour l’ouverture de la manifestation. Il est interdit de procéder au démontage d’un stand avant l’heure de clôture du dernier jour du salon. Chaque exposant devra avoir débarrassé son emplacement le jour même de la clôture de la manifestation. Passé ce délai, l’organisateur se dégage de toute responsabilité. PUBLICITÉ ET COMMUNICATION AVEC LE PUBLIC L’organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte du salon. Toute publicité en dehors des emplacements loués ou des stands est interdite, à l’exception de la table à l’entrée du salon sur laquelle les exposants et non exposants peuvent déposer des flyers et cartes de visite. Toute pratique sonore doit être modérée et respectueuse de l’ensemble du salon. Sur son stand, l’exposant ne peut faire de publicité sous quelque forme que ce soit pour des personnes ou organisations non exposantes. SÉCURITÉ Les exposants sont tenus de respecter les prescriptions de réglementation en vigueur, et notamment celles concernant la sécurité et l’hygiène. Les bougies et autres appareils type diffuseur ou encens sont strictement interdits sur les stands.
ASSURANCES Outre l’assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais, une assurance couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent ou font courir à des tiers. L’organisateur décline toute responsabilité à cet égard, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques, à l’intérieur du bâtiment ou sur les emplacements extérieurs et notamment les parkings. Toute détérioration des infrastructures ou perte de matériel de location est facturée en valeur de remplacement. CONTACT Si besoin d’éclaircissement avant ou après avoir envoyé votre demande de participation, nous vous invitons à nous contacter par email : salon.sante.naturelle@gmail.com ou par téléphone : 06 74 95 40 94.
2/4 Salon Bien-être et Santé au Naturel 2ème édition, 3 & 4 octobre 2020 Salle polyvalente de Die, de 9h30 à 18 heures
Demande de participation DOCUMENTS OBLIGATOIRES A NOUS ENVOYER AVANT LE 30 AVRIL 2020 - Votre assurance ou responsabilité civile professionnelle - La présente demande de participation (2 pages) signée, contenant mon engagement à participer aux installations et à l’organisation. - Un chèque, du montant total de votre participation, à l’ordre de : Salon du bien-être diois L’adresse où envoyer votre demande : Emmanuelle Chaptinel, 9 Rue Léon Archimbaud, 26150 Die.
RENSEIGNEMENTS (Merci de renseigner vos réponses de façon précise)
Nom et Prénom du responsable…………………………………………………………………… Nom de la l’activité……..………………………....………………………....…………………… Numéro de téléphone ……………………….... Courriel (une adresse mail valide est indispensable pour recevoir la réponse à votre candidature) Merci de faire attention à son exactitude……………………………………………………….... Adresse postale complète………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Votre activité ? (Descriptif des produits vendus ou de votre métier/Activité) ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Forme juridique (Ex : SARL, Autoentrepreneur, etc…)…………………………………………… Numéro de SIRET 14 chiffres………………………………………………………………............
RÉSERVATION DE STAND Les stands sont proposés pour la plupart en 2 mètres linéaires de façade et 2 m de profondeur (taille standard pour les stands de thérapeutes) ou pour quelques uns en 4 mètres (environ) de linéaire et de 2 mètres de profondeur, pour les collectifs ou thérapeutes avec table de massage. Les stands seront attribués par la commission organisation en fonction des dossiers retenus. Les emplacements ne peuvent être réservés à l'avance.
Tarifs des stands :
Stand de 2m x 2m (environ) 1 jour : 30 € 2 jours : 50 € Stand de 4m x 2m (environ) 2 jours : 60 € Je souhaite dans la mesure du possible un stand (entourer l’option choisie) : - Les 2 jours (le samedi et le dimanche) - Le samedi uniquement - Le dimanche uniquement J’ai bien noté que ce choix pourra être respecté sous réserve de possibilité de remplissage des stands, et que la réservation de 2 jours est conseillée afin de faciliter l’organisation.
3/4 RÉSERVATION D’UN ESPACE D’EXPRESSION Le salon du bien-être propose un espace d'expression pour des initiations, des démonstrations, des conférences ou des ateliers. Les interventions dans la salle d’expression sont limitées en durée à 45 minutes (une heure en tout avec la préparation et ou la mise en place de l’intervenant, ainsi que le rangement). Nous demandons aux intervenants de respecter scrupuleusement les horaires, par respect pour les interventions suivantes ainsi que du bon déroulé du programme, et du public. Nous vous informons que l’organisation effectuera un tirage au sort de l’ordre de passage des interventions, ainsi que pour départager les éventuels surplus de proposition d’interventions. Les personnes tenant un stand sont prioritaires pour proposer une conférence ou un atelier. Type d'intervention souhaitée (entourer l’option choisie) :
Titre exact de l'intervention (pour l’édition du programme) Attention à choisir un titre court. …………………………………………………………………………………………………………… Présentation de l'intervention (utilisée pour la communication) …………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………. Tarif de réservation pour une personne ou une organisation n’étant pas exposante : 25 € Type d'espace nécessaire pour votre intervention (entourer l’option choisie) :
- modulable chaises ou vide jusqu’à 20 personnes - table de réunion fixe pour 20 personnes assises
- autre (préciser) : …………………………………………………………………………………………….
DROIT A L’IMAGE J’accepte OUI NON (entourer l’option choisie) que des photos de mon stand soient diffusées dans le cadre de la communication de ce salon. PARTICIPATION AU COLLECTIF Pour que le salon continue à être abordable par son prix, nous comptons sur la participation de tous à sa préparation et son bon déroulement. L’organisateur prévoit 2 réunions de rencontre entre tous les exposants qui le souhaitent, l’une au début de l’été et l’autre en septembre pour se connaître et s'organiser. Quelques bénévoles nous accompagneront pour renseigner les visiteurs du salon. En remerciement de leur engagement, quelque soins de nos pratiques leur seront offerts après le salon. JE M’ENGAGE A (cocher au moins deux propositions)
- Aider à l’installation de la salle polyvalente le vendredi à partir de 14 heures
- Aider au démontage et au ménage de la salle polyvalente le dimanche à la fin du salon
- Distribuer des flyers et affiches puis les retirer le lendemain de la manifestation, en coordination avec la commission communication
- Offrir un soin de ma pratique à l’un des bénévoles du salon, nom du soin : ……….………. ………. ……….
Je précise comment et par qui j’ai connu ce salon :
………………………………………………………………………………………………………………………… J'atteste avoir pris connaissance du règlement intérieur et en accepter les conditions. Je joins au présent document signé mon assurance ou responsabilité civile professionnelle et mon chèque. Fait à : le : Signature :
