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Groupe de travail Audit Diagnostic Organisationnel

TERMES DE RÉFÉRENCE POUR LE


RECRUTEMENT D’UN CABINET
CHARGE DE LA REALISATION
D’UN DIAGNOSTIC DU SYSTEME
D’INFORMATION DE LA
« CLINIQUE URGENCE CARDIO »

Novembre 2019

TDR Recrutement d’un cabinet pour le Diagnostic du Système d’Information de la Clinique Urgence 1
Cardio
Groupe de travail Audit Diagnostic Organisationnel

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION

Certifiée ISO 9001 depuis 2013 pour l’ensemble de ses services, la Clinque Urgence
Cardio pour se hisser au niveau des exigences les plus élevés en matière de norme de
management, s’est engagée en 2016 dans une démarche de certification sécurité et
environnement qui a aboutie en 2018 à la certification OHSAS 18001 et ISO 14001 pour
l’ensemble de ses services.

Fort de ce succès, notre structure se fixe pour objectif d’améliorer sans cesse la qualité
de vie des patients, et le confort de leur séjour mais également d’alléger les interactions du
personnel médical et paramédical dans une optique d’amélioration continue de la Clinique.

Cependant, malgré toute notre volonté d’assumer pleinement nos responsabilités, notre
clinique a des soucis sur sa fonction du Système d’Information : faiblesses dans la formalisation
et la communication des procédures de travail, harmonisation dans l’exécution des tâches et la
fourniture d’une meilleure qualité de service ; une prise en compte et un traitement plus efficace
des informations et retours d’information de sa patientèle.

C’est fort de ce constat que notre Clinique lance une consultation pour le choix du cabinet
chargé de réaliser cette prestation.

II. PRESENTATION DE LA CLINIQUE URGENCE CARDIO

La Clinique Urgence Cardio est une clinique privée, agréée et conventionnée. Il s’agit
également de la seule clinique au Sénégal et en Afrique de l’Ouest qui soit spécialisée en
cardiologie, diabétologie et en endocrinologie. La Clinique Urgence Cardio serait donc là plus
à même de prodiguer les meilleurs soins chez les diabétiques et chez des patients souffrant
d’une autre maladie liée au système endocrinien, et cardiologiques.

La clinique a été créée en janvier 2010 par le Dr Cheikh Tidiane FALL, diabétologue et
endocrinologue diplômé de la Faculté de Médecine de l’Université René DESCARTES à Paris.
Le Dr FALL est membre de la Société Française de Diabétologie, membre de la Société
Française d’Endocrinologie et inscrite au tableau de l’Ordre des Médecins de France.

Le Dr FALL a créé la Clinique Urgence Cardio dans le but de pouvoir fournir une
médecine de qualité dans un environnement confortable, agréable et sécurisé. La Clinique est

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un centre de référence au Sénégal pour la prise en charge globale des maladies liées au diabète,
à la thyroïde, au cœur et aux autres maladies des glandes endocrines. Clinique est également
une excellente référence dans plusieurs spécialités médicales, telles que :

 La médecine générale

 La gynécologie

 L’ORL

 La pneumologie

 La Cardiologie

 La diététique

 L’ostéopathie

 La psychiatrie

 La néphrologie

III. OBJECTIF

L’objectif de la prestation est de réaliser un diagnostic du Système d’Information


aboutissant à une formulation de recommandations pertinentes pour la réalisation de ses
objectifs.

IV. METHODOLOGIE

Le cabinet sélectionné devra exposer clairement la méthodologie qu’il compte déployer


pour atteindre les objectifs de la mission. Il peut accéder à tous les sites, tous les documents et
toutes personnes.

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V. PERIMETRE DE LA MISSION

La mission concerne uniquement la fonction Système d’Information qui est sise à Dakar.

VI. RESULTATS ATTENDUS

Au terme de la prestation, le cabinet devra fournir un rapport qui comprend :

 La nature des investigations effectuées ;


 Les dysfonctionnements relevés ;
 Toutes les recommandations utiles au bon fonctionnement de l’entreprise.

VII. CANDIDATURE

Le cabinet soumissionnaire doit présenter un dossier de candidatures comprenant :

a) Une proposition technique succincte présentant :

 Les CV des experts appelés à réaliser la mission


 Les Diplômes et certifications des experts
 Les références du Cabinet
 Les attestations de bonne exécution des prestations de diagnostic délivrées par les
entités avec qui le cabinet a eu à contracter.
 La méthodologie à adopter pour atteindre les objectifs de la mission
 Le chronogramme de réalisation de la prestation.

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b) L’offre financière libellée en hors TVA, les délais de réalisation et les conditions
de paiement

VIII. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

Des renseignements complémentaires peuvent être demandés à :

Clinique Urgence Cardio

BP : 3216-Dakar-Sénégal

Km 4.5 Boulevard du Centenaire de la commune de Dakar

Téléphone (221) 33 889 79 54/ 77 534 21 26

Email : urgencecardio@clinique.Sn

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CABINET ATLANTIC
CONSULTING GROUP

RAPPORT DIAGNOSTIC DU SYSTEME


D’INFORMATION DE LA CLINIQUE URGENCE
CARDIO

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IX. INTRODUCTION

La Clinique URGENCE CARDIO est une Société à Responsabilité Limitée (SARL)


créée en Avril 2010 qui se positionne comme un centre de référence au Sénégal pour la prise
en charge globale des maladies cardiovasclaires et liées au diabète, à la thyroïde, au cœur et
aux autres maladies des glandes endocrines.
La clinique s’est ainsi rapidement bâti une renommée et une grande notoriété dans le métier.
Le Système de Management de la clinique est porté par le Directeur Général qui a une
bonne connaissance du secteur d’activités au niveau national et international.

La société ne fonctionne pas sur la base d’un budget établi du fait de la spécificité de
l’activité médicale. Le suivi de tous les contrats ou commandes est assuré par le Responsable
administratif et financier sous la supervision du Directeur Général.

Un système de reporting est mis en place pour le suivi et la traçabilité des activités
administratives et de l’exploitation. Le management souffre d’un déficit de formalisation et
d’un système d’information encore primaire.

X. DIAGNOSTIC DU SYSTEME D’INFORMATION

Le diagnostic du système d’information de la clinique vise 2 objectifs :

o Réaliser le diagnostic du SI

 Analyse de l’existant et des besoins identifiés

 Principaux constats

 Forces et faiblesses

o Proposer des recommandations

La gestion du SI est assurée par un prestataire de service qui a un contrat avec la clinique. Les
principales missions du système d’information peuvent être résumées ainsi :

o Gestion du réseau

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o Maintenance des équipements, installations et câblage


o Suivi du bon fonctionnement des logiciels SAARI et Hôpital web
o Gestion des lignes et terminaux téléphoniques (deux lignes internet et une ligne fixe
pour la centrale de communication, dispatching des numéros internes)
o Assistance aux utilisateurs

L’organisation actuelle est plutôt axée sur l’entretien des équipements et la gestion du
réseau. Il existe un réseau dans lequel tous les postes de travail sont identifiés dans le serveur
d’application avec une authentification pour l’accès aux applications.

Les niveaux d’accès autorisés sont définis, selon les départements concernés, en lecture
seule, lecture et écriture, accès total. Il existe des logiciels et applications :

o L’antivirus Kaspersky avec licence, installé pour la protection des postes de travail,

o L’application SAARI SAGE version 16 pour la gestion de la comptabilité et les


immobilisations,

o Les logiciels 1.2.3 Santé et Hôpital web qui est faiblement utilisé pour la gestion et
le suivi des patients,

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XI. CONCLUSION

FORCES FAIBLESSES

Système d’information Système d’information


- Protection du SI (Serveurs et postes de - Faible intégration des logiciels :
travail) par firewall, Kaspersky et des SAARI, Hôpital Web, File Maker Pro
codes d’accès utilisateurs, - Absence de planification pour la
- Existence de logiciels métiers réalisation de tests de restauration
- Sauvegarde périodique des données : - Pas d’enregistrement des interventions
hebdomadaire pour tous les postes de et opérations de maintenance effectuées
travail et quotidienne pour les données - Utilisation non optimisée du logiciel
financières Hôpital web
- Planification de la maintenance
- Installation d’onduleur de 10 KVA pour
assurer la continuité en cas de coupure
-

OPPORTUNITES MENACES

Management - NEANT
- Renforcer l’organisation et le savoir-
faire maîtrisé de la clinique

XII. Recommandations

• Mettre en place un dispositif pour l’enregistrement des opérations de maintenance,

• Voir la possibilité d’optimiser l’utilisation des logiciels,

• Mise en place d’un planning de test de restauration et de sauvegarde,

• Renforcer la compétence du personnel en charge du système d’information.

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RÉPONSES AUX TERMES DE


RÉFÉRENCE : DIAGNOSTIC DU
SYSTEME D’INFORMATION DE LA
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OFFRE TECHNIQUE ET
FINANCIERE

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XIII. INTRODUCTION

La Clinique Urgence Cardio est une clinique privée, agréée et conventionnée. Il s’agit
également de la seule clinique au Sénégal et en Afrique de l’Ouest qui soit spécialisée en
diabétologie et en endocrinologie.
La Clinique serait donc la plus à même de prodiguer les meilleurs soins chez les
diabétiques et chez des patients souffrant d’une autre maladie liée au système endocrinien et les
pathologies cardiovasculaires.
L’un de ses principaux objectifs est d’améliorer sans cesse la qualité de ses prestations
et le confort de ses patients.
La Clinique Urgence Cardio, dans un souci de renforcer son positionnement de leader
dans son domaine d’expertise, engage une mission de diagnostic du système d’Information afin
de corriger les imperfections de sa fonction système d’information.

XIV. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION

Certifiée ISO 9001 depuis 2013 pour l’’ensemble de ses services, la Clinque Urgence
Cardio pour se hisser au niveau des exigences les plus élevés en matière de norme de
management, s’est engagée en 2016 dans une démarche de certification sécurité et
environnement qui a aboutie en 2018 à la certification 18001 et ISO 14001 pour l’ensemble de
ses services.
Fort de ce succès, la structure se fixe pour objectif d’améliorer sans cesse la qualité de
vie des patients, et le confort de leur séjour mais également d’alléger les interactions du
personnel médical et paramédical dans une optique d’amélioration continue de la Clinique.

Cependant, malgré toute notre volonté d’assumer pleinement nos responsabilité, cette
clinique est confrontée à des contraintes sur sa fonction Système d’Information : faiblesses dans
la formalisation et la communication des procédures de travail, harmonisation dans l’exécution
des tâches et la fourniture d’une meilleure qualité de service ; une prise en compte et un
traitement plus efficace des informations et retours d’information de sa patientèle…).

XV. FINALITE ET OBJECTIF

Ce diagnostic permettra à la Clinique de corriger les dysfonctionnements de son SI, et ainsi de


renforcer sa maîtrise opérationnelle pour son personnel médical et paramédical ; d’assurer la
pérennité de l’organisation…

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XVI. APPROCHE METHODOLOGIE

La démarche proposée par le Cabinet Atlantic Consulting group s’articulera autour de 5


étapes :
 Cadrage de la mission
 Etude documentaire
 Réalisations des investigations (entretiens)
 Rédaction du rapport
 Atelier de validation et remise rapport final

XVII. CALENDRIER D’INTERVENTION

Phases /Semaines S1 S2 S3 S4 S5
Etape 1 Cadrage de la mission

Etape 2 Etude documentaire

Etape 3 Réalisations des


investigations (entretiens)

Etape, atelier de validation et


remise rapport final

XVIII. EQUIPE D’INTERVENTION

La conduite de cette mission est sous la responsabilité d’un chef de mission chargé de la
coordination des différentes interventions :

 M. Mohamed HAALIDE-TRAORE expert en Organisation et la mise en place de


Système d’Information. Il pilote l’équipe suivante :

 M. Ibrahima NIANG très grosse expertise dans le Management des Systèmes


d’Information, Consultant en Organisation, ayant participé à plusieurs missions de
Diagnostic de la Fonction SI.

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 Mme Marylène-Adnette MIGAN experte en Management Organisationnel et


consultante en Organisation

 Van’ess JOHNSON expert en Audit Organisationnel et enseignant chercheur à


l’Université Cheikh Anta Diop

 Hugues NAGNONHOU expert en Diagnostic Organisationnel et Docteur en


Management des système d’information

XIX. BUDGET D’INTERVENTION

Le montant de la mission s’élève à 6 667 000 Francs CFA TTC (six millions six cent
soixante-sept mille toutes taxes comprises) pour 37 jours.

Rubriques Base Coût unitaire Montant de la mission


Détail des honoraires
Honoraires expert locaux 37.00 150 000 5 550 000
Frais de transport 100 000
Montant global HT de la mission 5 650 000
Montant de la TVA 18% 1 017 000
Montant global de la mission (en FCFA) 6 667 000
TTC

XX. CV DES CONSULTANTS

(CV en annexe)

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