REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMON RODRIGUEZ

NUCLEO BARCELONA

Curso: Técnicas de Análisis y Evaluación de Cargos

Tema 1

Manual de cargos
Análisis de cargo

FACILITADOR: PARTICIPANTE:
Glenys Natera
MSc. Morella Castañeda
C.I.: 20.633.823

Sección “B”
 INTRODUCCIÓN

Contratar no siempre es una tarea fácil. Preparar entrevistas, descartar

candidatos y completar el papeleo puede ser un proceso largo y aburrido, sobre
todo cuando los candidatos que pretenden cumplir la vacante no encajan con las
necesidades de la empresa.

Antes de comenzar a entrevistar, es fundamental contar con una buena

descripción del trabajo para cada puesto único. A todos los empleados les gusta
saber qué se espera de ellos y cómo serán evaluados por eso, estas
descripciones también pueden ser de gran valor para los empleadores. La
creación de una descripción del trabajo a menudo da como resultado un proceso
de reflexión que ayuda a determinar cuán importante es el trabajo, cómo este
trabajo en particular se relaciona con los demás e identifica las características que
necesita un nuevo empleado para desempeñar el puesto.

Para conocer el contenido de un puesto es necesario describirlo. Su

descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades
que lo conforman y lo hacen distinto a todos los demás puestos que existen en la
organización. Asimismo, su descripción es la relación de las responsabilidades o
tareas del puesto (que hace el ocupante), la periodicidad de su realización
(cuándo lo hace), los métodos que se emplean para el cumplimiento de esas
responsabilidades o tareas (cómo lo hace), los objetivos (por qué lo hace). Una
vez hecha la descripción, sigue el análisis de puestos. En otras palabras, una vez
identificado el contenido (aspectos intrínsecos), se analiza el puesto en relación
con los aspectos extrínsecos, es decir, en relación con los requisitos que el puesto
impone a su ocupante. Aunque íntimamente relacionados en sus propósitos y en
los procesos de obtención de información, la descripción de puestos y el análisis
de puestos son dos técnicas perfectamente distintas. Mientras la descripción se
preocupa por el contenido del puesto (qué es lo que el ocupante hace, cómo lo
hace, cuándo y por qué lo hace), el análisis pretende estudiar y determinar los
requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado
desempeño. Por medio del análisis los puestos posteriormente se valoran y se
clasifican para efectos de comparación.
Técnicas

Es el conjunto de procedimientos o recursos que se usan en un arte, en una

ciencia o en una actividad determinada, en especial cuando se adquieren por
medio de su práctica y requieren habilidad.

Análisis

Examen detallado de una cosa para conocer sus características o

cualidades, o su estado, y extraer conclusiones, que se realiza separando o
considerando por separado las partes que la constituyen.

Evaluación

Es la atribución o determinación del valor de algo o de alguien. Es la

valoración de conocimientos, actitud y rendimiento de una persona o de un
servicio

Cargo

Es el conjunto de actividades que están directamente asociadas con el

comportamiento que se esperan de los individuos que ocupan determinados
posiciones dentro de la organización. Estas funciones pueden ser conocidas por el
individuo debido a la información que tiene del proceso técnico y de las tareas, o
se le dan a conocer mediante manuales que la organización elabora con tal fin y
así poder cumplir con las expectativas que de él se tienen .De tal manera que
cargo es “el conjunto de funciones relacionadas con algunas tareas específicas
previamente determinadas, ligadas a unas responsabilidades, que ocupan una
posición dentro de la estructura organizacional y responden a unas necesidades
objetivas”

Puesto

Un puesto de trabajo es aquel espacio en el que un individuo desarrolla su

actividad labor, también se le conoce como estación o lugar de trabajo.
Importancia de los cargos

El análisis y descripción de los cargos de trabajo son una herramienta

básica para la Administración de Recursos Humanos. Permite aclarar los
cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga
laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las
decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

Es importante el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y

colocación del empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del
análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las
funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones,
como:

 Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.

 Como una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal
 Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo
 Como base para posteriores estudios de calificación de méritos
 Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos
 Como parte integrante de manuales de organización
 Para determinar montes de fianzas y seguros
 Para efectos de planeación de recursos humanos
 Para efectos organizacionales
 Para efectos de supervisión
 Como valioso instrumento de auditorías administrativas
 Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.

Manual de cargos

El Manual de cargos es un instrumento normativo de gestión institucional

que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos
contenidos en el cuadro de asignación de personal, formula los requisitos
esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.
 El Manual de Cargos es un documento que constituye la oficialización de
las prácticas administrativas, lo deben realizar todos los empleados de la
organización para el buen funcionamiento de las empresas e instituciones.
Además, facilita el acceso a la información de manera organizada, sistemática y
con criterio.

El análisis de cargos nos suministra el perfil que debería tener el empleado,

las características generales, las funciones específicas, los requisitos mínimos
exigidos, conocimientos, habilidades, los recursos que maneja, su superior
inmediato y los subordinados a su cargo, proporcionando al nuevo funcionario la
orientación adecuada para que logre integrase fácilmente a la Institución.

Ventajas y desventajas del MC

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera

detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su
estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de
determinado departamento.

Ventajas:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan
general y sus propios papeles y relaciones pendientes.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
 Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del
personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
 La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la
evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada
quien.
 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
 Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.

Desventajas:

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
 Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un
manual y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Análisis de cargo

El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir,
con los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Pretende estudiar y
determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las
condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada.

Analizar un cargo significa detallar que exige el cargo del ocupante en

términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlo de
manera adecuada. El análisis se realiza a partir de la descripción del cargo.
Aunque la descripción y el análisis del cargo estén estrechamente relacionados, la
diferencia radica mientras en que mientras la descripción de cargos se concentra
en el contenido (que hace el ocupante, cuando lo hace y por qué lo hace) en
análisis de cargo buscar determinar cuáles son los requisitos físicos e
intelectuales que debe cumplir el ocupante, las responsabilidades que el cargo le
impone y las condiciones en que debe realizar el trabajo.

Importancia del Análisis de cargo

El Análisis de cargo es una fuente de información básica para toda la

planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el
adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

En selección de personal: Facilita el proceso de entrevistas, ya que el

entrevistador compara la experiencia del candidato con las tareas y
responsabilidades que figuran en la descripción y/o manual de funciones. Además,
es una ayuda en la búsqueda de personas calificadas.

En el reclutamiento: Es útil para elaborar anuncios publicitarios ya que es solo

sintetizar la descripción del cargo. También, sirve para preseleccionar hojas de
vida y crear el banco de recursos de personal.

En capacitación: La descripción del cargo se emplea en el diagnóstico de

necesidades de capacitación, en la planeación de los programas propiamente
dichos, en el diseño de carrera administrativa, en las evaluaciones de potencial y
en el entrenamiento de las personas en su puesto de trabajo.

En Administración del desempeño: Es una herramienta necesaria para determinar

cuáles son las metas que se pueden exigir, definir las normas de rendimiento y
establecer si el empleado cumple o no con todas sus obligaciones. Además, se
emplea para diseñar el programa de análisis de desempeño para su empresa.

En sueldos y salarios: Ayuda a definir la curva salarial. En rediseños de cargos. Se

podría utilizar como punto de partida para implementar los cambios pertinentes y
hacer el trabajo de una manera más eficiente. Esto puede dar lugar a que se
adicionen, omitan o se hagan de modo diferente las tareas y responsabilidades de
una descripción a la siguiente.
Responsabilidad del Análisis de cargo

La responsabilidad por el desarrollo del programa, el procesamiento de la

información, la medición y el seguimiento del desempeño humano es atribuida a
diferentes órganos dentro de la empresa, de acuerdo con las políticas de personal
desarrolladas.

El ente central en este proceso es sin duda alguna el departamento de

Recursos Humanos, como órgano asesor de la administración en materia
relacionada al capital humano. No obstante, el desarrollo de un programa de esta
naturaleza exige el involucramiento de todos los niveles de la organización,
iniciando por la alta dirección, la cual nombra una comisión que es coordinada por
el responsable de recursos humanos.

La descripción y el análisis de cargos son responsabilidades de línea y

función de staff, es decir, las responsabilidades por las informaciones que se dan
es de línea únicamente, en tanto que la prestación de servicios de obtención y
manejo de información es responsabilidad de staff (analista de cargos). El analista
de cargos puede ser un funcionario especializado del staff, como el jefe de
departamento en el que está localizado el cargo que va a describirse y a
analizarse, como también puede ser el propio ocupante del cargo.

Estructura del Análisis de Cargo

El análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican

a cualquier tipo o nivel de puesto:

1. Requisitos intelectuales.
2. Requisitos físicos.
3. Responsabilidades que adquiere.
4. Condiciones de trabajo.

Requisitos intelectuales: Comprenden las exigencias del puesto por lo que se

refiere a los requisitos intelectuales que debe tener el ocupante para poder
desempeñar adecuadamente el puesto. Entre los requisitos intelectuales están los
siguientes Factores de análisis:

1. Escolaridad indispensable.
2. Experiencia indispensable.
3. Adaptabilidad al puesto.
4. Iniciativa requerida

Requisitos físicos: Comprenden la cantidad y la continuidad de la energía y del

esfuerzo físico e intelectual que se requieren y la fatiga que ocasionan. Entre los
requisitos físicos se encuentran los siguientes factores de análisis:

1. Esfuerzo físico requerido.

2. Concentración visual.
3. Destrezas o habilidades.
4. Complexión física requerida.

Responsabilidades adquiridas: Consideran las responsabilidades que, además del

desempeño normal de sus atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relación
con la supervisión directa de sus subordinados:

1. Supervisión del personal.

2. Material, herramientas o equipo.
3. Dinero, títulos o documentos.
4. Relaciones internas o externas.
5. Información confidencial.

Condiciones de trabajo: Comprenden las condiciones del ambiente y los

alrededores en que se realiza el trabajo:

1. Ambiente de trabajo.
2. Riesgos de trabajo.
3. Accidentes de trabajo.
4. Enfermedades profesionales.
Descripción de cargos

La descripción de Cargos es un documento que consiste en definir los

objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la
organización.

Permite a la Gestión de Talento Humano establecer políticas y estrategias

dentro de los diferentes sub sistemas del recurso humano, tales como en
selección, adiestramiento, desarrollo, evaluación, entre otros. Es de gran utilidad
porque permite establecer la forma de estructura organizacional requerida para la
organización. Proporciona gran cantidad de información sobre los cargos de la
organización y de esta manera los procesos reduce los niveles de incertidumbre,
por lo tanto el riesgo a errores son menores.

Pasos para realizar Análisis de Cargo

Los pasos para realizar un buen análisis de puestos son los siguientes:

Paso 1: Determinar el uso de la información en el análisis de puesto

Identificar el uso que se dará a la información, ya que esto determinara el tipo de

datos que se debe reunir y la técnica de recolección de información que se debe
aplicar, tal vez es conveniente una observación directa, una entrevista con
cuestionarios o el registro y medición de tareas.

Paso 2: Reunir información previa

Es necesario revisar información previa disponible, como organigramas,

diagramas de flujos o de proceso y descripción de puestos. En los organigramas
se indica la denominación del puesto, la ubicación en la organización, sus
relaciones con los otros puestos y otros datos. El diagrama de procesos muestra
de manera detallada el flujo de trabajo, y el flujo de datos de entrada y datos de
salida del puesto estudiado. El conocer previamente esto facilita la recopilación de
la información.

Paso 3: Seleccionar puestos representativos para estudiarlos

Esto es necesario cuando existen muchos puestos similares por analizar, la
elección de los puestos más representativos ayuda a simplificar el trabajo, ya que
evita el analizar todos los puestos, representando economía de tiempo y trabajo.

Paso 4: Reunir y analizar la información recopilada

El siguiente paso es analizar realmente el puesto en base a los datos obtenidos

sobre las actividades que ejecuta las condiciones de trabajo, las relaciones de
coordinación que tiene, la autoridad ejercida y recibida, así como los
requerimientos académicos y la experiencia deseada para el cargo.

Paso 5: Revisar la información con los participantes

El análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del

puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo ejecuta y un
superior inmediato. Revisar la información ayudara a determinar si es correcta, si
está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados. Este paso de
revisión puede dar la oportunidad para precisar algunos datos o modificar la
descripción de las tareas.

Paso 6: Elaborar la descripción y la especificación del puesto

En la mayoría de los casos una descripción y especificación de un puesto son dos

resultados concretos del análisis del cargo. La descripción del puesto es una
relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto,
asi como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y los
riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades
personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar
el trabajo y podría ser un documento separado o parte de la misma descripción del
puesto.

Métodos de Análisis de Cargo

Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de cargos son:

1.- Observación Directa

Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su
eficiencia. Su aplicación resulta muy eficaz cuando se consideran estudios de
micromovimientos, de tiempos y de métodos. El análisis del cargo se efectúa
mediante la observación directa y dinámica del ocupante del cargo, en pleno
ejercicio de sus funciones, en tanto que el analista de cargos anota los puntos
claves de su observación en la hoja de análisis de cargos. Como no siempre
responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general la
observación va acompañada de entrevista y discusión con el ocupante o con su
supervisor.

Características

a.- El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la

observación de las actividades que realiza el ocupante.

b.- La participación del analista de cargos en la recolección de la información es

activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas

Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente y al
hecho de que esto sea ajeno a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

a.- No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores.

b.- Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos de correspondencia

adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.

Desventajas

a.- Costo elevado, pues para que el método sea completo el analista de cargos
requiere invertir bastante tiempo.

b.- La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante, no

permite obtener datos realmente importantes para el análisis.

c.- No se recomienda que se aplique en cargos que no sean simples o repetitivos.

2.- Cuestionario

El análisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el

cargo que será analizado o sus jefes o supervisores) que llene un cuestionario de
análisis de cargos, o que responda a las preguntas relacionadas con todas las
indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características.

Características

a.- La recolección de datos se efectúa mediante un cuestionario de análisis del

cargo que llena el ocupante o su supervisor.

b.- La participación del analista de cargos en la recolección es pasiva (recibe el

cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Ventajas

a.- Proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características,

además de que participan varias dependencias de la empresa.

b.- Este método es el más económico para el análisis de cargos.

c.- Es el que más abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los
ocupantes de cargos, y devuelto con relativa rapidez tan pronto como lo hayan
respondido. Esto no ocurre con los otros métodos.

d.- Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.

Desventajas

a.- No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel en el que el ocupante

tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

b.- Exige que se planee y se elabore con cuidado.

c.- Tiende a ser superficial o distorsionado, en lo que se refiere a la calidad de las

respuestas escritas.
3.- Entrevista Directa

Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual

permite la eliminación de dudas y desconfianzas. Se basa totalmente en el
contacto y en los mecanismos de colaboración y de participación.

Características

a.- La recolección de datos se hace mediante una entrevista del analista con el
ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.

b.- La participación del analista y del ocupante es activa.

Ventajas

a.- Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen

mejor.

b.- Hay posibilidad de dialogar y aclarar todas las dudas.

c.- Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en

el análisis, debido a la manera racional como se obtienen los datos.

d.- Puede aplicarse a cualquier tipo de cargos.

Desventajas

a.- Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal reaccione
negativamente, lo que resulta en falta de comprensión y no aceptación de sus
objetivos.

b.- Puede generar confusión entre opiniones y hechos.

c.- Si el analista no se preparó bien para realizarla, se pierde demasiado tiempo.

d.- Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de
hacer su trabajo.

4.- Métodos Mixtos

Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las
ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos. Éstos son combinaciones
eclécticas de dos o más métodos de análisis. Los más utilizados son:

a.- Cuestionario y entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y

después se hace una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.

b.- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y

aclarar los datos obtenidos.

c.- Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

d.- Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior.

e.- Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante.

f.- Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante, etc.

La elección de estas combinaciones se hará según las particularidades de cada

empresa, tiempo, objetivos del análisis y descripción de cargos.
 CONCLUSIÓN

El análisis de cargos y la Descripción de Cargos son muy similares por lo tanto

debemos tener en cuenta que el análisis es más como una especie de listado de
las finalidades y actividades de los cargos, en cambio la Descripción de cargos es
mucho más completa y con mayor información, la cual es redactada de una
manera armónica y establece un fin en los procesos de la organización.