Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Instructora:
Olga yanet manta padilla
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial
de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función delas actividades que ésta realiza.
Archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas. Cualidades de
los archivos Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a
la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son
características de los documentos que componen un archivo:
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Los archivos se clasifican según su uso y organización
Según su uso Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dadas la relevancia
de la información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.}
Archivo semiactivos
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elijan el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar
el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio
archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá
organizar, crear y mantener en resguarda los documentos que cree y modifique
siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está
centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse en el archivo central.
BIBLIOGRAFIA
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be https://w
ww.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20archivos?
page=1