PROCEDIMIENTO CODIGO: SSO-PR-06

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CONTENIDO

1. PROPOSITO....................................................................................................................... 3

2. ALCANCE........................................................................................................................... 3

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD................................................................................3

4. REFERENCIAS.................................................................................................................. 3

5. DEFINICIONES...................................................................................................................3

5.1. Documento...................................................................................................................3

5.2. Documento Externo......................................................................................................4

5.3. Documento Obsoleto....................................................................................................4

5.4. Copia Controlada......................................................................................................... 4

5.5. Procedimiento.............................................................................................................. 4

5.6. Registro........................................................................................................................ 4

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES....................................................................................4

6.1. Elaboracion de Documentos........................................................................................4

6.1.1. Formato de Documentación..................................................................................5

6.2. Codificacion de la Documentacion del Sistema de Gestion..........................................6

6.3. Contenido de documentos............................................................................................6

6.3.1. Proposito................................................................¡Error! Marcador no definido.

6.3.2. Alcance.................................................................................................................. 7

6.3.3. Responsabilidad y Autoridad.................................................................................7

6.3.4. Referencias...........................................................................................................7

6.3.5. Definiciones............................................................................................................7

6.3.6. Descripcion de las actividades y diagrama funcional.............................................7

6.3.7. Registros...............................................................................................................7

6.3.8. Anexos..................................................................................................................8
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6.3.9. Revisión, Aprobación y Actualización....................................................................8

6.3.10. Identificacion de los cambios.................................................................................8

6.4. Revision y aprobación..................................................................................................9

6.5. Control y distribución de Documentos........................................................................10

6.6. Modificaciones de documentos del Sistema de Gestion de SySO.............................10

6.7. Control de Documentos Externos...............................................................................11

7. DIAGRAMA FUNCIONAL.................................................................................................11

8. REGISTROS..................................................................................................................... 13

9. ANEXOS........................................................................................................................... 14

9.1. Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestion de SySO................................14

9.2. Formulario / Registro de Documentos Entregados y Retirados...................................15

9.3. Lista de Documentos Externos del Sistema de Gestión de SySO..............................15

10. REVISION, APROBACION Y ACTUALIZACION............................................................15

11. IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS............................................................................16

1. PROPOSITO

Establecerla responsabilidad, autoridad, oportunidad y metodología que debe utilizarse para

la generación, aprobación, difusión, publicación y modificación, que se aplica en el control de
documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Organización.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica en la realización de las siguientes actividades:

 Control de manuales, procedimientos e instructivos, a través delas cuales se

describen y documentan las operaciones que la organización realiza en el sistema de
Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
 Control de todo documento elaborado y externo, dentro del marco del Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

 Gerencia: Es el responsable de cumplir este procedimiento, aprobando los

documentos elaborados y revisados.
 Jefe de SySO: Es el responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento,
mediante la elaboración de documentos del sistema de gestión, gestionar su
aprobación, enlistarlos y gestionar la modificación de los mismos.
 Comité Mixto: Son los responsables de cumplir y hacer cumplir este procedimiento,
revisando los documentos elaborados, previa aprobación.

4. REFERENCIAS

 Norma Boliviana NB/OHSAS 18001:2008

 Guía Elaboración de documentos- IBNORCA
 Procedimiento Control de Registro SSO-PR-16

5. DEFINICIONES

5.1. Documento

Información y su medio de soporte (el medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de estos)
5.2. Documento Externo

Documentos necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión de SySO,

que ha sido emitido por un organismo no perteneciente a la empresa “METALCI”, tales como
Legislación Boliviana (Leyes, decretos, resoluciones ministeriales, Etc.), Normas Bolivianas e
internacionales de SySO y otros.

5.3. Documento Obsoleto

Es aquella documentación que ha sido reemplazada por una nueva versión y debe ser
destruida.

5.4. Copia Controlada

Copias oficiales de un documento original del Sistema de Gestión, las cuales se identifican
por llevar un timbre (marca de agua) de “Copia Controlada “y estar sometidos a actualización
y control de distribución.

5.5. Procedimiento

Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso (los procedimientos pueden
estar documentados o no.)

5.6. Registro

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades

desempeñadas.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1. Elaboración de Documentos

El sistema de Gestión de SySO genera información con formas diversas.

 Manuales.
 Procedimientos.
 Instructivos.
 Formularios, listas y otros.

Deben hacerse cumpliendo con los siguientes parámetros:

 Papel: carta
 Márgenes
o Sentido Vertical: 2,3 Cm; Inferior: 2,5 Cm; Izquierdo: 3 Cm; Derecho 2,5 Cm.
 o Sentido Horizontal: Superior: 3 Cm; Inferior: 2,5 Cm; Izquierdo: 2,5 Cm;
Derecho: 2,5Cm
 Característica: Impresión de una página por hoja.
 Clase de Documento y Título: Negrita, fuente Arial, tamaño 11
 Subtítulos: Negrita, fuente Arial, Tamaño 11.
 Texto: Tamaño 11, Interlineado1, 5.

6.1.1. Formato de Documentación

Los documentos poseen un formato predefinido y un código de identificación único

(documentación propia).

En el encabezado de los documentos debe tener para su identificación:

e
b

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a c d
f g

a) Logotipo: Se debe colocar el logotipo de METALCI al lado Izquierdo.

b) Clase de Documento: Especificar la clase de documento, por ejemplo si es un
procedimiento, Formulario, Registro.
c) Título del Documento: Según la información a relacionar se coloca el título del
documento, por ejemplo “Auditoria Interna” y “Determinación de Controles”
d) Código del Documento: El código se encuentra relacionado con la clase de
documento y proceso al que hace parte.
e) Versión: Esta identifica las actualizaciones o el grado de actualización del
documento.
f) Fecha de Vigencia: Es la fecha en la cual empieza a utilizarse el documento
teniendo en cuenta la versión.
g) Paginación: Se tiene que relacionar el número de la página que se está consultando
y el número total de páginas que tiene el documento; esta información aplica a todo el
documento
6.2. Codificación de la Documentación del Sistema de Gestión

Los documentos se identifican por un código y un título, dicho código se crea de la siguiente
forma.

Z1Z2 - X1X2 - N1N1

Proceso Clase de Secuencia según la clase

Documento de documento y proceso

Z1Z2: Son
las dos primeras iniciales que identifican el proceso en el cual se utilizara el documento o con
el cual se tiene vínculo directo. Para el caso, el siguiente:

 SSO: Seguridad y Salud Ocupacional

X1X2: Es la letra que identifica la clase de documento. Esta se establece según:

 MN: Manual de Seguridad.

 PR: Procedimiento.
 IT: Instructivo.
 GI: Guía
 FR: Formulario.
 Ll: Lista.
 DE: Documento Externo.

N1N2: El último componente de la codificación se refiere a consecutivo de acuerdo con la

clase de documento.

6.3. Contenido de documentos

Para los procedimientos, la estructura es la siguiente:

6.3.1. Propósito

¿Qué pretendemos mejorar?

Que facilite conocer el propósito, finalidad o lo que se obtiene con el procedimiento.

6.3.2. Alcance
Describir las fronteras de utilización del documento, como áreas, actividades o personal que
se ve involucrado en la aplicación del documento.

6.3.3. Responsabilidad y Autoridad

Se deberán identificar la responsabilidad y autoridad del personal y/o las funciones

organizacionales, así como sus interrelaciones asociadas con los procesos y actividades
descritas en el procedimiento. Estas se pueden describir en el procedimiento en forma de
diagramas de flujo y textos descriptivos, como sea apropiado para dar claridad.

6.3.4. Referencias

Siempre que sea apropiado, y para limitar el tamaño de la documentación, deberían incluirse
referencias a norma de seguridad existentes reconocidas o a documentos disponibles para el
usuario del documento.

6.3.5. Definiciones

Incluir y describir la terminología usada en el documento, que otras personas no puedan

entender.

6.3.6. Descripción de las actividades y diagrama funcional

El nivel de detalle puede variar, dependiendo de la complejidad de actividades, debería

considerarse: descripción de los procesos mediante texto y/o diagrama de flujo relacionado
con las actividades requeridas. Responsabilidades de las funciones o actividades y del
personal así como los registros generados.

6.3.7. Registros.

Los registros relacionados con las actividades mencionadas en los procedimientos

documentados se deberían definir en esta sección del procedimiento documentado o en
otra(a) sección(es) relacionada(s). Los formularios que se utilicen para estos registros se
deberían identificar cuando sea aplicable, y se debería indicar la metodología de
identificación, el responsable, almacenamiento, protección, tiempo de retención y
disposición.

NOTA: para más detalle sobre los registros, ver remitirse al procedimiento Control de
Registros (SSO-PR-16)
6.3.8. Anexos

Pueden incluirse apéndices que contengan información de apoyo al procedimiento

documentado, tales como tablas, gráficos, diagramas de flujo y formularios.

6.3.9. Revisión, Aprobación y Actualización

Debería indicarse la responsabilidad respecto a la revisión y aprobación, estado y fecha de la

actualización del proceso documentado.

6.3.10. Identificación de los cambios

Se registra el número de modificaciones del documento, la fecha y la descripción de la

modificación.

Cuando sea factible, la naturaleza del cambio se debería identificar en el documento o en los
anexos apropiados.

La estructura para los instructivos es la siguiente:

 Propósito.
 Alcance
 Marco Legal: Indicar el justificativo legal que aplica el instructivo
 Responsabilidad y Autoridad
 Definiciones
 Descripción de Actividades.
 Referencias
 Registros.
 Revisión, aprobación y actualización
 Identificación de los cambios.

La estructura para los manuales de SySO es la siguiente:

 Propósito.
 Alcance
 Marco Legal: Indicar el justificativo legal que aplica el instructivo
 Responsabilidad y Autoridad
 Definiciones
 Contenido
 Anexos
  Referencias
 Revisión, Aprobación y Actualización
 Identificación de los cambios.

6.4. Revisión y aprobación

Todos los documentos emitidos para el Sistema de Gestión de SySO están sujetos a revisión
y aprobación, como se muestra a continuación:

PARCIALEMTE EN BLANCO

Documento Elabora Revisa Aprueba

Jefe de SySO
Comité Mixto de
Política de SySO Jefe de Área Gerencia General
Seguridad
Gerencia
Jefe de SySO
Objetivos y Comité Mixto de
Jefe de Área Gerencia General
Programas de SySO Seguridad
Gerencia
Procedimiento del
Comité Mixto de
Sistema de Gestión Jefe de SySO Gerencia General
Seguridad
de SySO
Procedimientos,
Instructivos y otros Comité Mixto de
Jefe de SySO Gerencia General
de Control Seguridad
Operacional

Solo si existen observaciones al documento revisado, este es devuelto al jefe de SySO para
la corrección de las mimas, caso contrario, el documento puede ser aprobado

6.5. Control y distribución de Documentos

Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de SySO, son aquello documentos
originales debidamente revisados y firmados, los que fueron elaborados conforme a lo
establecido en el presente documento. Estos se encontraran incorporados en la lista maestra
de Documentos del Sistema de Gestión de SySO SSO-Ll-01, y se encontraran en el poder
del jefe de SySO o en su defecto con el representante de la gerencia (encargado de la
aprobación de los documentos). Ver lista en Anexo 9.1

El jefe de SySO debe identificar las áreas a las cuales se les debe distribuir una copia física
controlada del documento elaborado o modificado.

Entregar copias físicas controladas del documento a los representantes de cada área.

De ser necesario, coordinar una reunión de discusión y explicación del documento con el
encargado de área.

A su vez, se debe verificar el retirado de las versiones anteriores de los documentos

denominados obsoletos, los cuales deberán ser sellados con la leyenda “Documento
Obsoleto”, o destruidos

Las copias no controladas, emitidas por el Sistema de Gestión de SySO, estarán disponibles
en forma digital (pdf), para su uso como referencia o impresión por parte del personal de
METALCI en el Intranet.

6.6. Modificaciones de documentos del Sistema de Gestión de SySO

Cualquier Jefe de área o colaborador de las áreas podrá proponer modificaciones, estas
deberán ser evaluadas por el responsable de las Áreas, una vez revisadas estas serán
enviadas al jefe de SySO, quien es el responsable de coordinar la modificación de los
documentos e informar a la Gerencia, para posterior revisión y aprobación.

Una vez aprobadas las modificaciones (las que quedaran registradas en la tabla control de
cambios de cada documento), es el jefe de SySO, quien deberá gestionar las modificaciones
de los documentos originales y su posterior distribución con su nueva versión vigente

Al actualizarse un documento original se deberá actualizar la lista maestra de documentos

SSO-Ll-01, y gestionar la entrega y retiro de las “COPIA CONTROLADA”, mediante el uso
del Formulario SSO-FR_11 (documentos Entregados / Retirados) del Anexo 9.2

A su vez, se debe verificar el retirado de las versiones anteriores de los documentos,

denominados obsoletos, los cuales deberán ser sellados con la leyenda ”Documento
Obsoleto o destruido”

6.7. Control de Documentos Externos.

El jefe de SySO relaciona los documentos externos necesarios para la planificación y

operación del Sistema de Gestión de SySO, tales como Legislación Boliviana (leyes,
decretos, resoluciones ministeriales, etc.) Normas Bolivianas e Internacionales de SySO y
otros, en la lista de documentos externos SSO-Ll-02 (Anexo 9.3). Así se tendrá actualizado y
disponible un índice de referencia de los documentos externos.

7. DIAGRAMA FUNCIONAL

INICIO

Elaboración de
Documentos

Revision

SI
¿El Documento
resisado, tiene
observaciones?

NO
3

Aprobacion

4
Documentos
Control y Districucion
Externos

Modificación de
Documentos

FIN
8. REGISTROS

Tiempo
# Identificación Responsable Almacenamiento Protección Disposición
De
retención
SSO-Ll-01
Lista Maestra
de Oficina Jefe de
Documentos Jefe de SySO Carpeta 2 Años Destrucción
SySO
del Sistema
de Gestión de
SySO
SSO-F-11
Formulario
Registro de Oficina Jefe de
Jefe de SySO Carpeta 2 Años Destrucción
Documentos SySO
Entregados y
Retirados
SSO-Ll-02
Lista de
Documentos Oficina Jefe de
Externos del Jefe de SySO Carpeta 2 Años Destrucción
SySO
Sistema de
Gestión de
SySO

PARCIALMENTE EN BLANCO
9. ANEXOS

9.1. Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión de SySO

Código Titulo Versión Fecha Ultima Revisión

Documentos del Sistema de Gestión de SySO
       
       
       
       
       
       
       
Procedimientos del Sistema de Gestión de SySO
       
       
       
Manuales del Sistema de Gestión de SySO
       
       
       
Instructivos del Sistema de Gestión de SySO
       
       
       
Lista del Sistema de Gestión de SySO
       
       
       
Programas del Sistema de Gestión de SySO
       
       
       

9.2. Formulario / Registro de Documentos Entregados y Retirados

Entregado por:
Área:
 Nombre Código de Rev. Copia
Nº Fecha Entregado Retirado Firma
Documento Documento Nº Nº
1                
2                
3                
4                
5                
6                

Recibí Conforme:   Fecha:  

Firma:  

9.3. Lista de Documentos Externos del Sistema de Gestión de SySO

Fecha Medio de
Descripción del Documento Origen Lugar de Archivo
Análisis Archivo
         
         
         
         

10. REVISION, APROBACION Y ACTUALIZACION

 La revisión del procedimiento es de carácter anual y es responsabilidad del Comité

Mixto de Seguridad
 La revisión de modificaciones al procedimiento es responsabilidad del jefe de SySO.
 La aprobación de las modificaciones a los procedimientos es responsabilidad de la
Gerencia General.
 La actualización del documento se genera cada vez que se realice una modificación y
es de responsabilidad del jefe de SySO.

11. IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS

Revisión Descripción del Cambio Fecha de Aprobación

0.0 Versión Inicial
PARCIALMENTE EN BLANCO