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Chapitre 1 : Vue d'ensemble de l'approvisionnement

CHAPITRE 1 : VUE D'ENSEMBLE


DE L'APPROVISIONNEMENT
Objectifs
Les objectifs de ce chapitre sont les suivants :

 Passer en revue les principaux concepts relatifs aux


approvisionnements dans Microsoft Dynamics® AX 2012.
 Passer en revue les fonctions disponibles dans Enterprise Portal
pour l'approvisionnement.
 Répertorier les points d'intégration aux autres modules Microsoft
Dynamics AX et au module d'approvisionnement.
 Passer en revue un scénario de processus d'approvisionnement.

Introduction
La vue d'ensemble présente les fonctions d'approvisionnement dans Microsoft
Dynamics AX 2012.

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À propos de l'approvisionnement
Le module Approvisionnement permet de créer des stratégies d'achat pour
contrôler le processus d'achat. Il permet d'identifier les fournisseurs, d'intégrer
les nouveaux fournisseurs, de mettre à jour les informations fournisseur,
de créer des accords avec vos fournisseurs, de commander des articles et des
services, de mettre à jour les commandes fournisseur et de confirmer la réception
des produits. Lorsque les transactions fournisseur sont traitées via les Achats,
vous pouvez également analyser les dépenses et les performances fournisseur.

Le flux de processus suivant illustre le processus entreprise Approvisionnement.

FIGURE 1.1 PROCESSUS ENTREPRISE APPROVISIONNEMENT

Gestion et recherche des fournisseurs


Vous pouvez souhaiter sélectionner un groupe de fournisseurs ou rechercher un
fournisseur spécifique dans la liste des fournisseurs agréés par votre organisation.
Par exemple, vous créez une demande de devis et vous voulez contacter tous
les fournisseurs agréés qui se situent dans une zone géographique spécifique.
Comme votre organisation dispose de nombreux fournisseurs, localiser tous
ceux qui vous intéressent peut prendre du temps. Cependant, vous pouvez
rechercher un fournisseur ou un groupe de fournisseurs en définissant des
critères, tels qu'une zone géographique, dans l'écran Recherche fournisseur.

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Les employés de votre entreprise souhaitent peut-être travailler


avec un fournisseur particulier. Si le fournisseur n'est pas actuellement
un fournisseur approuvé par votre entreprise, l'employé peut soumettre une
demande d'ajout de ce fournisseur. L'employé remplit et soumet la nouvelle
demande fournisseur dans le portail Services d'employés de Enterprise Portal.
La demande inclut des informations de contact pour le fournisseur et une
justification de la demande. La demande apparaît dans la liste Demandes
fournisseur de Microsoft Dynamics AX.

Si vous êtes un administrateur Microsoft Dynamics AX, vous pouvez configurer


les champs obligatoires et facultatifs qui figurent dans les pages de demande
d'un nouveau fournisseur dans Enterprise Portal. Vous pouvez définir une
comparaison automatisée entre la demande de nouveau fournisseur et le
fournisseur existant ainsi que les enregistrements employé. Les noms,
adresses et informations de contact figurant dans une demande sont vérifiées
afin de déterminer si le fournisseur est éventuellement en conflit d'intérêt
avec votre entreprise, si ce fournisseur est un doublon possible, ou s'il
s'agit d'un fournisseur interdit.

Le diagramme suivant illustre le processus de base pour ajouter un nouveau


fournisseur, passer en revue les demandes de fournisseur potentiel, et approuver
ou rejeter les fournisseurs potentiels.

FIGURE 1.2 PROCESSUS DE DEMANDE D'UN FOURNISSEUR

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Gestion d'informations sur les produits


Le cycle d'approvisionnement démarre avec les produits et les fournisseurs
auprès desquels vous achetez ces produits. Vous pouvez utiliser le module
Gestion des informations sur les produits pour définir et créer des produits
et des variantes de produit. Après avoir défini et créé des produits, vous pouvez
autoriser leur utilisation en les lançant auprès d'entités juridiques individuelles.

La gestion des informations produit est le processus de gestion des informations


relatives aux produits. Ces informations ou données sont nécessaires pour
acheter, vendre et gérer le produit.

Les informations sur les produits sont gérées de manière centralisée dans
Microsoft Dynamics AX 2012. Elles sont donc cohérentes et précises, et peuvent
être utilisées par plusieurs canaux de distribution.

Après avoir défini un produit générique dans le module Gestion des informations
sur les produits, vous pouvez créer des variantes de produit manuellement
ou encore utiliser les technologies de configuration (telles que le Configurateur
et le Configurateur de produits) afin de configurer les variantes de produit.

La figure suivante illustre le processus de gestion des informations


sur les produits.

FIGURE 1.3 PROCESSUS DE GESTION DES INFORMATIONS


SUR LES PRODUITS

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Création et gestion des catalogues


Une fois que vous avez créé les produits, vous pouvez créer des catalogues
d'approvisionnement de façon à regrouper les produits que les utilisateurs
internes sont autorisés à acheter. Pour configurer un catalogue et le rendre
accessible aux employés, vous devez :

 Déterminer le mode de navigation dont se serviront les utilisateurs


pour parcourir le site d'approvisionnement.
 Sélectionner les produits qui pourront être affichés et commandés
par les utilisateurs.
 Ajouter un accès aux sites Web des fournisseurs, si les utilisateurs
sont autorisés à commander directement auprès d'un fournisseur,
pour la commande de fournitures bureau par exemple.
 Activer ou désactiver le catalogue afin que les utilisateurs puissent
l'afficher sur le site d'approvisionnement.
 Mettre à jour le catalogue avec les changements de produits
ou de catalogue et ajouter des images de produit au catalogue.

La figure suivante illustre le processus de catalogue d'approvisionnement.

FIGURE 1.4 PROCESSUS DU CATALOGUE D'APPROVISIONNEMENT

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Création et envoi d'une demande de devis


Vous pouvez envoyer une demande de devis à des fournisseurs pour obtenir
des informations sur les prix et délais de livraison de leurs produits.

Une organisation émet une demande de devis lorsqu'elle souhaite acheter


des articles ou des services et comparer les offres de plusieurs fournisseurs.
Dans une demande de devis, vous demandez aux fournisseurs d'indiquer les prix
et les délais de livraison en fonction des quantités de produits que vous avez
spécifiées. Vous pouvez également demander aux fournisseurs de spécifier
si des frais accessoires peuvent être facturés, tels que des frais de livraison.
Vous pouvez chercher à savoir si le fournisseur applique des remises en
cas de commande importante ou de paiement anticipé de la facture.

Le processus de demande de devis couvre les actions suivantes :

 création et envoi d'une demande de devis à un ou plusieurs


fournisseurs ;
 réception et enregistrement des réponses à la demande de devis ;
 transfert des réponses acceptées pour une demande de devis dans
une commande fournisseur.

L'illustration suivante présente une vue d'ensemble du processus de demande


de devis.

FIGURE 1.5 PROCESSUS DE DEMANDE DE DEVIS

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Utilisation des demandes d'achat


Si votre organisation demande des articles indirects (articles qui ne sont
pas demandés par la planification), vous pouvez soumettre des demandes
d'achat pour ces articles. Une demande d'achat est un document qui autorise
le département Achats à acheter des articles. Le département Achats peut
utiliser les demandes d'achat pour générer les commandes d'achat pour
les articles. Les demandes d'achat sont des documents internes, alors
que les commandes fournisseur équivalent aux documents externes que
le département Achats soumet aux fournisseurs.

Les demandes d'achat permettent d'envoyer une demande d'articles


ou de services nécessaires à l'exécution de votre travail. Les demandes
d'achat vous permettent de :

 Commander des articles et des services d'un catalogue


d'approvisionnement hébergé ou d'un catalogue fournisseur
hébergé sur le site Web d'un fournisseur approuvé.
 Soumettre une demande pour un article hors catalogue,
si cette action est prise en charge par les politiques d'achat.
 Crée une demande au nom de quelqu'un d'autre, si vous avez
obtenu les autorisations appropriées pour votre rôle utilisateur.

Les demandes d'achat nécessitent que vous définissiez un workflow de demande


d'achat. Ce workflow contrôle le processus d'approbation d'une demande d'achat
du moment où elle est soumise au workflow jusqu'à ce qu'elle soit approuvée,
après quoi les commandes fournisseur sont créées et soumises aux fournisseurs.

Vous pouvez créer des demandes d'achat dans Enterprise Portal et dans le client
Microsoft Dynamics AX.

Création et gestion des commandes fournisseur


Une commande fournisseur est un document qui est généré par un acheteur
et qui autorise l'achat de produits. Lorsque ce document est accepté par le
fournisseur (ou vendeur ou produits), il devient un contrat qui lie les deux parties.

Une commande fournisseur définit les descriptions, les quantités, les prix,
les remises, les conditions de paiement, la date d'exécution ou d'expédition,
d'autres conditions associés, et elle identifie un vendeur spécifique.

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De nombreux rôles et utilisateurs différents peuvent utiliser les commandes


fournisseur pour mettre à jour et effectuer le suivi du statut des commandes.
Par exemple, l'acheteur utilise les commandes fournisseur pour créer une liste
des produits qui doivent être achetés auprès d'un fournisseur spécifique.
Les informations, telles que le prix, les informations de livraison et les articles,
sont enregistrées dans la commande fournisseur. En outre, l'acheteur génère
un document de confirmation de commande fournisseur, lequel constitue
un document externe envoyé au fournisseur pour lui notifier l'achat.

Utilisation des contrats d'achat


Un contrat d'achat engage une organisation à acheter un produit dans une certaine
quantité ou pour un certain montant au cours d'une période, en bénéficiant de prix
spéciaux et/ou de remises. Les prix et les remises du contrat d'achat remplacent
les prix et rabais indiqués dans les accords commerciaux existants.

Un contrat d'achat a une durée de validité qui est définie par la personne qui
l'a créé. La date de livraison d'un achat doit être comprise dans la période de
validité. En outre, un contrat d'achat est en attente par défaut. Vous pouvez
uniquement passer une commande à partir d'un contrat d'achat défini sur Effectif.

Les contrats d'achat sont une fonction facultative qui peut être ajoutée dans
le processus d'approvisionnement. Les contrats d'achat peuvent être liés à une
demande d'achat et à des demandes de devis. Lorsqu'un contrat d'achat est lié
à un document, ce lien est copié dans d'autres transactions et documents qui
sont créés pour le document. Par exemple, si un accord est lié à une demande
d'achat, lorsque la demande d'achat est approuvée et que la commande
fournisseur est créée, la commande fournisseur comporte automatiquement
un lien vers le contrat d'achat.

Fonctions d'Enterprise Portal


Microsoft Dynamics AX fournit un ensemble de sites Web qui vous
permettent d'accéder aux données. Vous pouvez également participer
aux processus entreprise à l'aide d'écrans Web. Ces sites sont collectivement
appelés Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX.

Enterprise Portal peut être configuré pour afficher des pages d'accueil spécifiques
aux rôles appelées Aperçus interactifs. Les Aperçus interactifs offrent une
vue d'ensemble des informations relatives à la fonction de tâche d'un utilisateur
dans l'entreprise ou l'organisation. Ces informations incluent les données
de transaction, les alertes, les liens et les tâches courantes associées au rôle
de l'utilisateur dans la société. Les Aperçus interactifs incluent également
les états générés par Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) ou
Microsoft SQL Server Analysis Services (SSAS). Microsoft Dynamics AX 2012
propose une vingtaine d'Aperçus interactifs prédéfinis auxquels les utilisateurs
peuvent accéder à partir d'Enterprise Portal ou du client Microsoft Dynamics AX.

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Il existe trois sites Web dans Enterprise Portal qui sont conçus spécialement
pour la gestion des différentes parties du processus d'approvisionnement :

 Site Commande d'approvisionnement


 Sire Commande de produits du Services d'employés
 Site du portail fournisseur

Site Commande d'approvisionnement


Le site Commande d'approvisionnement est une page Web qui permet aux
travailleurs de votre organisation de créer des demandes d'achat, rechercher
des produits, afficher et créer des commandes fournisseur, ainsi que d'afficher
et traiter des factures fournisseur.

Ce site Web peut s'avérer utile lorsque la plupart des travailleurs de


votre organisation n'ont pas besoin d'accéder régulièrement à Microsoft
Dynamics AX. Vous pouvez activer les utilisateurs de façon à autoriser l'accès
à Enterprise Portal uniquement pour les tâches qu'ils doivent effectuer. Cela peut
également s'avérer utile lorsque votre personnel est réparti sur différents sites.

Sire Commande de produits du Services d'employés


Sur le site Services d'employés, la page Produits de la commande permet
de rechercher et de commander des articles et des services que vous utilisez
pour effectuer vos activités de travail quotidiennes. Vous pouvez exécuter
les tâches suivantes dans la page Produits de la commande :

 Afficher le catalogue d'approvisionnement disponible pour l'entité


juridique et la section auxquelles vous êtes affecté.
 Rechercher dans le catalogue d'approvisionnement des articles
et services par catégorie ou mot clé.
 Afficher les détails sur un service ou article sélectionné et l'ajouter
à votre chariot.
 Créer une commande par catégorie ou fournisseur pour des articles
ne figurant pas dans un catalogue.
 Accéder au catalogue du fournisseur si votre organisation
vous permet de commander directement des produits à partir
d'un fournisseur.
 Vérifier le contenu de votre chariot, extraire, créer et soumettre
une demande d'achat pour les articles et services sélectionnés.
 Afficher les commandes en cours et celles qui sont clôturées.

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Portail des fournisseurs


Vous pouvez utiliser le portail des fournisseurs pour approuver des fournisseurs
de manière à ce qu'ils puissent interagir avec vous. Dans le portail des
fournisseurs, chaque fournisseur peut mettre à jour les informations de son
profil et traiter des transactions avec votre organisation.

Les tâches qu'un employé de l'organisation de votre fournisseur peut réaliser


sur le portail fournisseur dépendent du rôle utilisateur affecté à cet utilisateur.
Les rôles d'utilisateur sont affectés lorsque les utilisateurs sont autorisés
à accéder au site Web. Dans le portail des fournisseurs, un fournisseur
approuvé peut effectuer les tâches suivantes :

 Consulter et mettre à jour les informations du profil fournisseur.


Ce profil comprend les noms des contacts de l'organisation du
fournisseur qui sont autorisés à interagir avec votre organisation.
 Mettre à jour les catalogues de produits disponibles pour votre
organisation si le fournisseur est autorisé à importer des catalogues.
 Demander l'ajouter de travailleurs en tant qu'utilisateurs
au portail fournisseur.
 Demander à être ajouté à d'autres catégories
d'approvisionnement client.
 Répondre aux questionnaires de votre organisation.
 Consulter les notifications de votre organisation.
 Répondre à de nouvelles demandes de devis.
 Afficher le statut de commandes fournisseur et d'accusés réception
de marchandises.
 Créer et soumettre des factures au client.
 Afficher les rapports sur les performances d'un fournisseur.

Intégration
Le module d'approvisionnement peut être intégré aux modules
et aux programmes Microsoft suivants :

 Gestion des entrepôts et des stocks


 Gestion d'informations sur les produits
 Planification générale
 Achats
 Comptabilité
 Configuration des fonctionnalités à l'échelle du produit
 Microsoft SQL Server Reporting Services
 Microsoft Excel
 Services Internet (IIS)

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Scénario complet
De nombreux flux et processus possibles peuvent être inclus ou exclus dans
le processus d'approvisionnement. Le scénario suivant présente un processus
possible pour l'approvisionnement indirect.

FIGURE 1.6 EXEMPLE DE SCENARIO D'APPROVISIONNEMENT INDIRECT

Scénario : Approvisionnement indirect


Cinq étapes de base sont passées en revue dans ce scénario :

1. Création et traitement d'une demande d'achat.


2. Création et traitement d'une demande de fournisseur.
3. Création et traitement d'une demande de devis.
4. Création et traitement d'une commande fournisseur.
5. Réception et facturation de produits à partir d'une
commande fournisseur.

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Demande d'achat

Contoso se développe rapidement et doit acheter de nouveaux serveurs


pour son service informatique. Tim, Responsable informatique, a recherché
dans le catalogue d'approvisionnement du site Services d'employés un
nouveau serveur de la taille requise.

Tim a pu trouver plusieurs serveurs qui répondent à certaines exigences


mais pas à toutes. Il décide donc de créer une demande d'achat pour le nouveau
serveur en tant que nouveau produit qui ne figure pas actuellement dans le
catalogue. Tim entre les détails et les spécifications sur le serveur. Il connaît
également un site Web qui propose exactement le produit qu'il recherche ; il entre
donc l'URL dans la demande d'achat. Il ajoute également quelques accessoires
supplémentaires pour le serveur dans les lignes du bon de commande.

Ensuite, Tim proposé un fournisseur préféré, Alpine Electronics,


pour l'achat. Toutefois, Alpine Electronics a un historique qui indique
qu'il ne respecte pas les dates de livraison. Il propose donc également
un nouveau fournisseur, Trey Electronics, dans la demande d'achat,
puise envoie celle-ci pour approbation.

Demande de fournisseur

Conformément à la politique de Contoso, toutes les demandes de nouveau


fournisseur doivent être soumises via le site Services d'employés. Lorsqu'Alicia,
Acheteur, reçoit une notification de workflow sur la demande d'achat de Tim,
elle l'examine et remarque qu'il n'existe aucun demande de fournisseur pour
Trey Electronics et demande des informations supplémentaires à Tim.

Lorsque Tim reçoit la demande d'informations supplémentaires, il se connecte


au site Services d'employés et crée une nouvelle demande de fournisseur pour
Trey Electronics. Il entre toutes les informations dont il dispose dans la demande
puis la soumet pour approbation.

Inga, Responsable des achats, est chargée d'approuver les nouvelles demandes
de fournisseur ; elle reçoit donc une notification concernant la nouvelle demande
de fournisseur pour Trey Electronics. Elle lit la justification de la demande pour
le nouveau fournisseur, et décide d'approuver le nouveau fournisseur. Toutefois,
elle doit tout d'abord contacter le fournisseur et recueillir quelques informations
supplémentaires.

Une fois tous les détails sur le nouveau fournisseur collectés et entrés rassemblés
et entrée dans Microsoft Dynamics AX, Inga approuve le fournisseur. Tim reçoit
une notification dans sa messagerie qui lui indique que Trey Electronics a été
approuvé ; il ajoute donc cette note à la demande d'achat puis la renvoie.

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Demande de devis

Lorsqu'Alicia reçoit la nouvelle notification sur la demande d'achat, elle


examine toutes les informations concernant cette demande d'achat et décide
de créer une demande de devis. Cela permettra au fournisseur préféré
et au nouveau fournisseur de faire une offre sur le nouveau serveur.

Alpine Electronics est configuré pour utiliser le portail fournisseur et le


responsable des ventes reçoit une notification pour lui indiquer qu'il doit
répondre à une nouvelle demande de devis. Par conséquent, le responsable
des ventes chez Alpine Electronics se connecte au portail fournisseur et
complète les champs relatifs à la tarification et aux dates de livraison pour
le nouveau serveur et les accessoires. Lorsque le responsable des ventes
a terminé, il envoie les informations.

Entre temps, Trey Electronics reçoit une télécopie d'Alicia concernant


la demande de devis car ce fournisseur n'a pas accès au portail fournisseur.
Le responsable des ventes chez Trey Electronics complète les informations
nécessaires et faxe une copie à April.

Lorsqu'Alicia reçoit la télécopie de Trey Electronics, elle doit entrer


les informations manuellement dans la réponse de la demande de devis.
Lorsqu'elle a terminé d'entrer les détails de la réponse de Trey Electronics,
elle compare la réponse de Trey Electronics à la réponse de Alpine Electronics.
Après vérification, Alicia décide de confirmer le devis de Trey Electronics.

Commande fournisseur

Alicia confirme ensuite la réponse à la demande de devis et le système


crée automatiquement une commande fournisseur. Elle ouvre la commande
fournisseur, passe en revue les informations, puis soumet la commande.

Contoso souhaite que tous les achats d'approvisionnement indirect soient


transférées au service de comptabilité afin que les dimensions financières
puissent être validées et réparties. En outre, le responsable du budget doit pour
effectuer un contrôle budgétaire et approuver tous les achats informatiques.

April, coordinatrice Achats, reçoit une notification pour passer en revue


la commande fournisseur soumise par Alicia. Par conséquent, April examine
les commandes fournisseur et affecte les dimensions financières appropriées
aux lignes de commande et répartit les montants de manière uniforme entre
tous les services d'entreprise. Lorsqu'elle a terminé, elle soumet la commande
et Alex, Gestionnaire du budget, reçoit une notification pour approuver la
commande fournisseur.

Alex ouvre la commande fournisseur et effectue un contrôle budgétaire. Étant


donné que le contrôle budgétaire a été effectué, elle approuve les commandes
fournisseur et le système notifie à Alicia que la commande fournisseur est
approuvée. Par conséquent, Alicia confirme la commande fournisseur et envoie
une copie de la confirmation à Trey Electronics.

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Réception et facturation

Trey Electronics reçoit la notification et livrer les produits quelques temps


plus tard. Le serveur est livré à l'entrepôt car il est trop volumineux pour
être reçu dans le bureau de Tim. Les accessoires sont livrés directement
au bureau de Tim.

Lorsque le serveur arrive à l'entrepôt, Sammy, service Expédition et réception,


s'occupe de réception produit pour le serveur et déplace le serveur vers un
emplacement spéciale de l'entrepôt utilisé pour les achats de la réception.
Entre temps, Tim reçoit les accessoires du serveur dans son bureau.

Tim a reçu un courrier électronique comportant un lien pour lui permettre


de confirmer la réception des produits ; il se connecte donc au système
et confirme la réception des accessoires.

Un peu plus tard, Annie, la comptable, reçoit et traite la facture pour


la commande fournisseur. Plus tard dans la semaine, April, Coordinatrice
Achats, crée une proposition de paiement et un chèque est imprimé pour
Trey Electronics.

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Résumé
Le module Vue d'ensemble offre une présentation rapide de l'approvisionnement.
Il présente les fonctionnalités de Microsoft Dynamics AX 2012 qui les prennent
en charge. Voici quelques domaines principaux qui ont été présentés :

 Gestion des fournisseurs.


 Gestion d'informations sur les produits.
 Processus de demande d'achat.
 Processus de demande de devis.
 Processus de commande fournisseur.
 Fonctions d'Enterprise Portal.

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Révision rapide : Retours d'expériences


Inscrivez ci-dessous les trois éléments clés que vous avez appris dans ce chapitre

1.

2.

3.

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