Introducción

El proceso tiene aplicación universal, se utiliza cuando las personas trabajan en

conjunto para llegar a sus objetivos.
El proceso administrativo está integrado por dos fases la mecánica que incluye la
planeación y la organización, y una fase dinámica en la que se maneja la dirección
y el control.
Nos enfocaremos en la fase mecánica ya que para empezar se necesita tener una
buena planeación y organización dentro de un proyecto determinado, para saber
qué cosas se quieren realizar y como es que se van a llevar a cabo.

Proceso administrativo

En general un proceso es un conjunto de pasos que llevan a cabo una actividad y

tiene como fin llegar a un objetivo antes deseado.
El proceso administrativo es el conjunto de fases sucesivas en los cuales se
efectúa la administración. Se compone por dos fases: mecánica en la que se
establecen objetivos, estrategias, políticas, presupuesto, programas, los
procedimientos y a su vez se organiza y divide el trabajo y la coordinación.

Planeación

Es importante establecer desde un principio las metas a las que se quiere llegar y
para eso los supervisores o el administrador deben recurrir a la fijación de sus
propósitos, objetivos y así mismo investigar sobre todos los factores que puedan
perjudicar o alterar lo deseado, se apoyan de diferentes estrategias para llevar una
mejor administración de los recursos empleados. En esta etapa las políticas se
convierten en guías para orientar las acciones y se representan con programas,
entendidos como esquemas en los que se muestra la secuencia de actividades
necesarias para llevar cabo el objetivo, el presupuesto hace alusión a la forma en la
que un grupo social establece sus actividades económicamente y el
procedimiento establece el orden cronológica a seguir y la secuencia de
actividades.

Los planes estratégicos a largo plazo (filosofía de gestión), a mediano plazo

(planes estratégicos funcionales) y a corto plazo (se refieren a los planes
operativos).
Se entiendo como estrategias a la determinación de los objetivos y propósitos
que se quieren llevar a cabo, y la forma en la que se logra. La matriz FODA
(fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas) conduce al desarrollo de estos
cuatro tipos de estrategias.
Los objetivos son otra parte importante dentro de la planeación, ya que estos
permiten que se tenga una visión mas clara de lo que se quiere lograr. Dentro de la
organización se definen dos tipos de objetivos: organizacionales (incluyen a todo el
grupo) y los individuales (metas a nivel personal). Se clasifican en tiempo: corto
plazo hasta un año, media plazo de uno a cinco años y a largo plazo después de
cinco años
Las políticas son una serie de lineamientos que regulan el comportamiento y
generan el logro delas metas requeridas.

Programas
Se relacionan con las operaciones y el como se manejan los recursos. Los
procedimientos son planes para la realización de las actividades.
Presupuestos
Que es un presupuesto: Es el plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro
de responsabilidad de la organización. Las funciones primordiales de los
presupuestos se relacionan con el control financiero de la organización. El control
presupuestario es el proceso de descubrir que es lo que se está haciendo,
comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientemente
para verificar los logros o remediar diferencias. La importancia de los presupuestos
son muy útiles en la mayoría de las organizaciones, por lo tanto los presupuestos
son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de
la empresa en unos límites razonables y de esta forma cuantificar en términos
financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Los objetivos de los presupuestos es planear, integrar y
sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un
periodo determinado y de esta forma controlar y medir los resultados cuantitativos,
cualitativos y fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa
para lograr el cumplimiento de las metas previstas y por último, las finalidades de
los presupuestos sirven para planear los resultados de la organización en dinero y
volúmenes, controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa para así
coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Los presupuestos se clasifican de esta forma:
Según flexibilidad: pueden ser rígidos, estáticos, fijos o asignados y estos difieren
al sector público.
El periodo de tiempo que cubran: A corto plazo o a largo plazo
El campo de aplicación de la empresa: Tienen en cuenta la planeación detallada de
las actividades que se desarrollaran.
El sector en el cual se utilicen: Son los que involucran los planes, políticas,
programas, proyectos, estrategias y objetivos del estado.

Principios de la presupuestación
Principio de previsión: Productibilidad, Determinación y objeto
Principios de Planeación: Precisión, costeabilidad, flexibilidad, unidad, confianza,
participación, oportunidad, contabilidad por áreas de responsabilidad.
Principios de Organización: Orden y comunicación. Principio de dirección: Autoridad
y coordinación.
Principios de control: Reconocimiento, excepción, normas, conciencia de costos.
Toda organización al formular sus planes deberán delimitar específicamente
las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe
actuar sin temor o extralimitarse ni lesionarse ni lesionar los derechos de las demás
personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben medir
cuentas de cada fase sobre la marcha.
Se utilizan como técnicas de planeación las gráficas de Gantt: Es un
esquema que representa el tiempo requerido para la realización de una tarea, este
grafico consta de 6 etapas que se debe llevar a cabo: Listado de actividades, Orden
cronológico de las actividades, Determinación de los tiempos, Elaboración del
esquema, Colocación de barras en el esquema, Determinación de tiempos totales.

Organización
Es la función administrativa que consiste en definir las actividades laborales
ordenándolas jerárquicamente para alcanzar las metas establecidas. Es un método
de la distribución de la autoridad y de la responsabilidad, sirve para establecer
canales de comunicación entre los grupos.
La importancia de ella es detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para
alcanzar las metas de la organización. Dividir la carga total de trabajo en actividades
que pueden ser ejecutados en forma lógica y cómoda una organización totalmente
formal a una totalmente informal.

Teoría Clásica de Organización.

Para asegurar la cooperación en el logro de las metas, los miembros debían ser
supervisados estrechamente. La administración era fuerza integradora primaria y la
jerarquía formal el mecanismo para lograr la coordinación. La mayoría de los
primeros técnicos de la administración creían que era la estructura ideal de la
organización, según él la burocracia tiene: Una jerarquía de autoridad bien definida,
Un reglamento que abarca y deberes de las personas que llaman los puestos, Una
división del trabajo basada en especialización funcional, Un sistema de
 procedimientos para hacer frente a la situación laboral, Impersonalidad en las
relaciones interpersonales, Selección para empleo y promoción a base de
competencias técnica.

División del trabajo.

Se refiere al grado en que las necesarias tareas se subdividen y se asignan a
distintos individuos especializados. Las ideas de división del trabajo y
especialización son inseparables. En 1776 Adam Smith concluye que la división del
trabajo incrementa la productividad. Los principios de esta división del trabajo es la
estabilidad y volumen son principios para el éxito de la especialización, woodward
encontró que la especialización tiende a ser mas alta en el intervalo medio de la
escala tecnológica, donde la producción es estable y de gran volumen, y sus
propósitos fundamentales son el aumento de habilidad de cada trabajador en
particular la economía de tiempo que generalmente se pierde un pasar de una
especie de trabajo a otra, invento de un gran numero de maquinas que facilitan y
acortan el trabajo y permiten a un hombre realizar el de mucho, la industrialización.
La coordinación que se utiliza tiene relación directa con la estabilidad, y para
esto es necesario contar con una autoridad que sea la encargada de ejercer poder
en el grupo. De igual manera establecen las responsabilidades que el personal
debe cumplir.
Tipos de autoridad: Lineal; representada por la cadena de mando: Staff o funcional;
asesorías y servicios a los miembros del grupo.
Se cuentan con tres conceptos importantes para entender la toma de decisiones
con respecto a la autoridad:
Centralización: donde reside la autoridad
Descentralización: las decisiones se delegan a niveles mas bajo
Desconcentración: la autoridad es delegada, se cuenta con una amplia
discreción en la toma de decisiones

Organigramas
Son importantes porque muestran la estructura organizacional de la empresa.
El organigrama debe contener:
1. Titulo o descripción concentrada de las actividades
2. Nombre de quien elaboro el organigrama
3. Lugar y fecha de elaboración

Tipos de estructuras organizacionales:

A) DIVICIONAL
Es en escena diseñada para el apoyo de actividades autosuficientes.
B) MATRICIAL
 Combina las ventajas de la especialización funcional con la concentración y
confiabilidad que da la departamentalización por producto. Crea una cadena dual
de mando.
C) SECTORIAL
Crea entidades industriales por medio del agrupamiento de divisiones en
clasificaciones industriales comunes bajo la dirección de un gerente sectorial.
D) CONGLOMERADO
Se compone de un conjunto diverso de compañías que son enteramente
independientes, excepto por la comunidad de recursos.

Manual de organización
Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura de funciones y
departamentos de una organización, así como las tareas específicas y la autoridad
asignada a cada miembro del organismo.
Puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el área de
aplicación, el contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido, etc.

Contenido del manual

El contenido varía de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea
detallar, las variantes para manuales mas específicos son:
• identificación
• índice
• introducción
• directorio
• antecedentes
• base legal
• organigrama
• estructura funcional

METODOLOGIA PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

1. PLANEACION DEL ESTUDIO
Tendrá que planear el estudio auxiliándose con la sección de antecedentes y
métodos de la empresa.
A) Estudio preliminar
Contenido del estudio preliminar.
-información documental
-información sobre el campo de trabajo
-entrevistas previa
B) Definición del área que van a investigar
Toda empresa, o bien un departamento o una sección.
 C) Determinación de los detalles del estudio.
Es un instrumento bien definido para la continua evaluación de los métodos y el
desempeño de todos los procedimientos de la empresa.
2. RECOPILACION DE FORMATOS, INFORMES Y DOCUMENTOS
Se deben investigar y recopilar informes, documentos, estados financieros,
manuales de políticas y procedimientos y los memorándums.
La recopilación se efectúa por medio de un inventario que debe realizarse con cada
elemento. Estos elementos son:
1. Formas
2. Informes
3. Archivos
4. Equipo de oficina
5. Personal
6. Espacio
7. Actividades
3. INFORMACION PARA LA TOMA DE DESICIONES Y EL ANALISIS Y DISEÑO
DE INFORMES
La información establece las bases para desarrollar opciones para el problema que
se estudia, con el fin de introducir medidas de mejoramiento administrativo.
4. ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS
A) Generalidades
La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas
contribuyen a impulsar la revolución industrial.
B) CONCEPTO
Es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos o para uso
repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.
C) Importancia
D) Situación actual en el uso de formatos
La realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las
empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el
procesamiento en maquinas y poco económicas para imprimir.

E) Objetivos del análisis.

-Evaluación de la necesidad de la información.
-Determinar cual es l método más eficiente de obtener la información necesaria.
-Especificaciones de la secuencia del procesamiento.

F) Propósito. La razón básica de la existencia de este es proporcionar un medio

para llevar información exacta, oportuna y significativa para la toma de decisiones.

G) Requisitos elementales para el diseño de una forma.

1) Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con esa forma.
2) Debe proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos del contenido.
3) Debe ayudar a reducir la tendencia al error.

H) Simplificación del papeleo.

Existen 2 métodos básicos para este. E l primero consiste en prescindir de toda la
organización y sistemas actuales y determinar esta vez solo la información exacta
que se necesite para participar en los negocios, llamado “Revolución del trabajo”.
El segundo consiste en analizar los procedimientos existentes, eliminar los pasos
innecesarios y mejorar las operaciones pertinentes, así como la afluencia de trabajo.
Llamado simplificación del trabajo.

I) Protección de la información (Conocido como registro de vitales).

Debe ejercerse cuidando que la información de mayor importancia se registre con
la mejor tinta que se pueda disponer y en el papel de mejor calidad que se tenga.
Ningún sistema de protección por bueno que sea, retendrá la información que se
haya escrito en papel de baja calidad y tinta que se decolore fácilmente.

Registros y archivos.
Por medio del inventario de archivos se descubre que existe gran variedad de
gavetas individuales, carpetas, tarjetas de referencia, etc.
A) Objetivo de un programa de administración de registros y archivos: A cumular
documentos sueltos dándole un orden, de manera que los documentos puedan ser
utilizados fácil y rápidamente.
B) Que cuenten con un mayor ciclo de vida.
C) Que cuenten con mayor resistencia al cambio.
D) Establecimiento y evaluación de un sistema de registros y archivos.

Reingeniería de procesos.
La reingeniería es el análisis fundamental y rediseño radical de los procedimientos
de negocios, para lograr mejoras dramáticas en la ejecución de los mismos.
-Pasos generales para la reingeniería de procesos:
1) Conocer la empresa bajo estudio.
2) Definir el modelo actual de operación.
3) Definir el nuevo modelo.
- Metodología para la reingeniería de procesos.
Organización, Comprensión del proceso, Visión de negocios, Modernización.

Manuales de procedimiento.
A) Conceptos y objetivos:
Los manuales de procedimiento son instrumentos de información en los que se
consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad administrativa.
a) Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
b) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
c) Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

B) Clasificación según su área.

Puede ser por: Historia, organización, políticas y/o procedimientos de la empresa,
etc.
C) Contenido.
Índice, Introducción, organigrama, graficas, estructura procedimental, formas,
políticas de la organización.

E) Etapas para su elaboración.

Recopilación de la información, análisis de datos, elaboración del proyecto,
autorización, tipografía, disposición del material, distribución e implantación y
revisión-modificación.

Tipos de diagrama de proceso (instituto americano de estudios nacionales).

1) Diagramas que indican la sucesión de los hechos.
2) Diagramas con escala de tiempo.
3) Diagramas que indican movimiento.
4) Por su presentación, formato y propósito.