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01/05/2020 Comparer et consolider deux tableaux Excel

Comparer et consolider deux tableaux Excel

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Comparer et consolider deux tableaux Excel

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Sujets et forma ons similaires :

Comparer et consolider deux tableaux Excel


Dans ce e forma on, nous proposons de regrouper des connaissances acquises au
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travers de différents supports afin de résoudre un cas d'entreprise spécifique mais
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courant La société gère un parc automobile conséquent Chaque véhicule est fort
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courant. La société gère un parc automobile conséquent. Chaque véhicule est fort
logiquement iden fié par son immatricula on, soit un iden fiant unique.

Les services et prestataires sont nombreux expliquant les dissonances qui existent
entre certaines bases de données réalisant le suivi des véhicules.

Sources de données et probléma que


Les manipula ons et techniques que nous proposons pourront facilement s'appliquer à
n'importe quel type de données, pour toute entreprise donc. Nous devons commencer
par récupérer ces données.

Télécharger l'archive comparer-consolider-excel.rar en cliquant sur son lien,


La décompresser dans le dossier de votre choix,

La décompression conduit à deux fichiers. Le classeur Excel comparer-consolider-


excel.xlsm est l'ou l de suivi et de ges on de l'entreprise, dans lequel figure la source
de données officielle. Le fichier externe.txt quant à lui, résulte d'une extrac on réalisée
depuis une base de données u lisée par les prestataires. Bien entendu, ces deux
sources devront être réunies dans le même classeur pour que l'étude compara ve
puisse être réalisée.

Double cliquer sur le fichier comparer-consolider-excel.xlsm pour l'ouvrir dans


Excel,
Si nécessaire, cliquer sur les boutons Ac ver la modifica on et Ac ver le contenu
des rubans de sécurité,

L'extension de ce fichier (xlsm) permet de gérer les macros et le code Visual Basic qui
leur
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cookies associé. Ce votre
améliorer classeur est cons
expérience navigatué
on. de deux feuilles. La feuille Interne propose un Ok Non
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tableau recensant les véhicules du parc automobiles. Il s'agit de la source de données
officielle qui a volontairement été restreinte. Comme l'illustre la capture ci-dessus, trois
champs perme ent de décrire ces véhicules. Le dernier champ (Corr.) est conçu pour
ini er les travaux de comparaison. La feuille externe est vide quant à elle. Comme son
nom l'indique, elle est prévue pour accueillir les données issues des ges onnaires de
bases externes.

Nous proposons donc d'importer la source de données externe à par r de laquelle il


s'agira de comparer et si possible de consolider les données. Excel propose des
fonc onnalités perme ant de regrouper les enregistrements afin de combler les
références manquantes. Mais ici, l'objec f est d'automa ser ces manipula ons à
l'issue, afin de faciliter tous les futurs traitements.

Importer des données CSV


Le format csv retranscrit les informa ons de champs séquencées par des séparateurs
de listes, comme le point-virgule, pour tous les enregistrements. Il permet une
communica on universelle entre tous les logiciels manipulant des bases de données.

Cliquer sur l'onglet externe en bas de la fenêtre Excel pour ac ver sa feuille,
Sélec onner la cellule A1 pour désigner le point de départ de l'importa on,
Cliquer sur l'onglet données en haut de la fenêtre Excel pour ac ver son ruban,
Tout à fait à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Données externes,
Dans la liste, choisir Fichier texte,
Double cliquer sur le fichier externe.txt précédemment téléchargé,
Dans la boîte de dialogue qui suit, conserver cochée la case Délimité et cliquer
sur Suivant,
Dans l'étape qui suit, décocher la case Tabula on puis cocher la case Point-
virgule,

Nous indiquons ainsi comment Excel doit reconstruire les colonnes depuis ce e source.
Vous remarquez d'ailleurs que l'aperçu en bas de la boîte de dialogue se met
instantanément à jour. Désormais, les informa ons de champs semblent explicitement
iden fiées et séparées.

Cliquer de nouveau sur Suivant puis sur Terminer,


Dans la dernière étape, confirmer la cellule A1 pour l'importa on en validant
par Ok,

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Comme vous le constatez, les données sont parfaitement importées et recons tuées
dans trois colonnes correspondant aux trois champs iden ques à ceux de la source
d'origine. Néanmoins, les noms des champs sont manquants en entête du tableau.
Nous proposons donc de les ajouter et de réaliser une rapide mise en forme.

Ac ver la feuille Interne,


Sélec onner les trois premières cellules de tre, soit la plage A1:C1,
Les copier à l'aide du raccourci clavier CTRL + C par exemple,
Revenir sur la feuille Externe et cliquer avec le bouton droit sur l'é que e de
ligne 1,
Dans le menu contextuel, choisir Insérer les cellules copiées,
Dans la boîte de dialogue qui suit, cocher la case Décaler les cellules vers le bas,
Puis, valider par Ok,

Nous récupérons ainsi les tres du tableau source pour y voir plus clair.

Cliquer dans l'une des cellules de tre pour désigner le tableau, par exemple B1,
Dans la sec on Styles du ruban Accueil, cliquer sur le bouton Me re sous forme
de tableau,
Dans les visuels proposés, choisir un style moyen orangé par exemple,
Dans la boîte de dialogue qui suit, valider la sélec on proposée en cliquant sur
Ok,
Puis, confirmer le message rela f aux données externes en cliquant sur Oui,
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Les données sont plus joliment présentées et de fait semblent mieux structurées. Ce e
mise en forme automa que est très pra que pour me re en valeur des tableaux de
bases de données. En revanche, les références des cellules sont transformées en plages
nommées. Or, pour les besoins des calculs de comparaison, nous préférons manipuler
ces plages avec leurs références d'origine. Pour ce faire, nous pouvons exploiter les
op ons du ruban Créa on Contextuel qui est visible lorsque l'une des cellules du
tableau est ac ve.

Sélec onner l'une des cellules du tableau, par exemple B2,


Cliquer sur l'onglet Créa on en haut de la fenêtre Excel pour ac ver son ruban,
Dans la sec on Ou ls, cliquer sur le bouton Conver r en plages et valider le
message qui suit,

Nous retrouvons un tableau normal tout en conservant les a ributs de mise en forme
automa que qui ont été répliqués. Vous remarquez que les flèches des filtres
automa ques ont disparu.

Nous obtenons donc deux tableaux de structures iden ques mais d'origines
différentes. Celui de la feuille interne représente le tableau officiel. Celui de la feuille
externe représente le tableau des données à compléter.

Comparaison de tableaux - Afficher les non


correspondances
La forma on Excel sur la factura on automa sée nous avait appris à exploiter une
fonc on de recherche très puissante, la fonc on RechercheV. Elle permet d'extraire
des données d'un tableau en fonc on d'un élément recherché. Sa syntaxe est la
suivante :

=RechercheV(element_cherché ; tableau_de_recherche ; colonne_de_retour ; Faux)

L'élément de recherche est l'immatricula on du véhicule. Le tableau de recherche est


celui de la feuille externe. La colonne de retour est le numéro de la rangée par rapport
à la sélec on, dans laquelle se trouve l'élément correspondant à extraire. Comme nous
souhaitons simplement confirmer que le véhicule existe, nous nous contenterons de
récupérer l'immatricula on elle-même, soit la colonne 1. Le booléen Faux en dernier
paramètre force la fonc on à réaliser une recherche selon une correspondance exacte.

Depuis la colonne Corr. (D) de la feuille interne donc, nous allons récupérer
l'immatricula on recherchée si elle existe dans le tableau de la feuille interne et
afficher un message textuel le cas échéant. Lorsque la fonc on RechercheV ne trouve
aucune correspondance, elle retourne un message d'erreur. Pour gérer ce e erreur et
la remplacer par un texte, nous allons l'imbriquer dans une fonc on SiErreur.

Cliquer sur l'onglet Interne en bas de la fenêtre Excel pour ac ver sa feuille,
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Sélec onner la cellule D2 et taper le symbole = pour débuter le calcul,
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Sélec onner la cellule et taper le symbole pour débuter le calcul,
Saisir le nom de la fonc on d'erreur suivi d'une parenthèse, soit SiErreur(,
Saisir le nom de la fonc on de recherche suivi d'une parenthèse, soit
RechercheV(,
Cliquer la cellule A2 pour désigner l'élément cherché, soit l'immatricula on,
Taper un point-virgule (;) pour passer à l'argument suivant de la fonc on,
Cliquer sur l'onglet Externe en bas de la fenêtre Excel pour ac ver sa feuille,
Supprimer le préfixe Externe! inscrit automa quement par Excel dans la
formule,

En effet, pour que la recherche des non correspondances puisse s'adapter aux futures
sources de données, nous ne pouvons pas nous contenter de désigner un tableau aux
bornes fixes. Nous allons exploiter la fonc on Excel Decaler comme nous l'avait appris
la forma on Excel pour créer des listes déroulantes dynamiques et évolu ves. Ce e
dernière associée à la fonc on NbVal pour comptabiliser les cellules non vides,
perme ra de décaler la borne inférieure du tableau, jusqu'à intégrer la dernière saisie,
quelle que soit la taille du tableau importé.

Saisir le nom de la fonc on suivi d'une parenthèse, soit Decaler(,


Cliquer dans la cellule de référence pour la colonne de recherche, soit A1,
Enfoncer la touche F4 du clavier pour figer ce e cellule,

Notez qu'Excel replace aussitôt le préfixe de la feuille devant la référence figée ($A$1)
de la cellule désignée. Les deux arguments suivants pour la fonc on Decaler,
perme ent de définir les décalages de départ en ligne et en colonne. Nous n'en
voulons pas, puisqu'il s'agit de considérer la recherche dès la première immatricula on.

En conséquence, saisir ;0;0; à la suite,


Puis taper le nom de la fonc on de dénombrement suivi d'une parenthèse, soit
NbVal(,
Cliquer sur l'é que e de la colonne A pour la désigner, ce qui donne
Externe!A:A,
Fermer la parenthèse de la fonc on NbVal,
Fermer la parenthèse de la fonc on Decaler pour revenir dans la fonc on
RechercheV,
Taper un point-virgule (;) pour passer à l'argument du numéro de colonne,
Saisir le chiffre 1 suivi d'un point-virgule (;) pour passer au dernier argument de
la fonc on RechercheV,
Taper le texte Faux pour une correspondance exacte,
Fermer la parenthèse de la rechercheV pour revenir dans la fonc on SiErreur,
Taper un point-virgule et saisir le texte nok entre guillemets, soit 'nok',

Donc si une erreur est générée du fait que la fonc on RechercheV ne trouve aucune
correspondance, nous indiquons à la fonc on SiErreur d'inscrire l'informa on nok en
lieu et place dans la cellule du résultat.

Fermer la parenthèse de la fonc on SiErreur,


Puis, valider le calcul par le raccourci CTRL + Entrée pour conserver la cellule
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Double cliquer sur la poignée de la cellule pour répliquer le calcul sur la hauteur
du tableau,

La formule complète que nous venons de bâ r est la suivante :

=SIERREUR(RECHERCHEV(A2; DECALER(Externe!$A$1; 0; 0; NBVAL(Externe!A:A)); 1;


FAUX); 'nok')

Comme vous le constatez, la densité des messages nok en retour est importante. Elle
traduit les nombreuses discordances entre les deux sources de données et notamment
le manque de fiabilité de la source externe.

Me re en évidence les non correspondances


Le résultat offert par l'extrac on de la rechercheV est efficace. Cependant, il reste
assez complexe de réaliser une synthèse rapide dans la mesure où les données qui nous
intéressent, sont éparpillées sur toute la hauteur du tableau. Nous souhaitons
appliquer un format condi onnel sur toutes les immatricula ons qui ne sont pas
trouvées dans la première source de données. Ainsi, elles ressor ront en couleur et ces
couleurs s'adapteront aux données des futures extrac ons.

Sélec onner la plage de cellules A2:C89,


Dans le ruban Accueil, cliquer sur le bouton Mise en forme condi onnelle,
Dans la liste, choisir Nouvelle règle,
Dans les types de la boîte de dialogue qui suit, sélec onner le dernier, soit
U liser une formule pour déterminer...,
Cliquer dans la zone de saisie située juste en dessous pour l'ac ver,
Cliquer la première cellule du calcul précédent pour la désigner, soit D2,
Enfoncer deux fois la touche F4 du clavier pour la défiger en ligne,
Taper le symbole = suivi du terme nok entre guillemets, soit ='nok',

Concrètement, nous sommes en train de définir la condi on selon laquelle la ligne


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toute en ère doit être mise en valeur. C'est pourquoi nous devons personnaliser les Ok Non

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paramètres de mise en forme dans la foulée.

Cliquer sur le bouton Format situé juste en dessous,


Dans la boîte de dialogue qui suit, ac ver l'onglet Remplissage,
Choisir un violet clair pour le fond des cellules correspondant au critère,
Valider par Ok pour revenir aux réglages de la mise en forme condi onnelle,
Valider de nouveau par Ok pour confirmer la règle dynamique,
De retour sur la feuille, cliquer droit sur l'é que e de la colonne D,
Dans le menu contextuel qui apparaît, choisir Masquer (ou Cacher selon la
version),

Regrouper les données non correspondantes


Grâce aux réglages de la mise en forme condi onnelle, la propor on des données
discordantes est plus flagrante. Les couleurs a rent l'oeil instantanément et rendent
compte de l'importance des données à me re à jour. Néanmoins, elles sont toujours
éparpillées sur la hauteur du tableau. Nous proposons d'offrir à l'u lisateur la
possibilité de les regrouper par simple clic. Comme nous l'avait appris la forma on
Excel sur les équa ons à plusieurs inconnues, il est possible d'exclure facilement de la
sélec on, toutes les données ne correspondant pas au code couleur du format
dynamique.

Sélec onner l'une des cellules du tableau, B2 par exemple,


Tout à fait à droite dans le ruban Accueil, cliquer sur le bouton Trier et filtrer,
Dans la liste, choisir Filtrer,
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Ce e ac on a pour effet de faire apparaître les flèches de filtres automa ques sur la
ligne d'entête du tableau.

Cliquer sur la flèche de la colonne Immat. (Colonne A),


Dans la liste, pointer sur Filtrer par couleur puis cliquer sur l'icône de la couleur,

Instantanément, toutes les données correspondant à la mise en valeur dynamique du


format condi onnel sont regroupées. En d'autres termes, tous les véhicules dont
l'immatricula on du tableau interne n'est pas trouvée dans le tableau externe, sont
réunies. Il est ainsi plus simple de traiter les non correspondances issues de la
comparaison des deux tableaux. D'ailleurs la barre d'état en bas de la fenêtre Excel
renseigne sur la propor on, puisqu'elle indique que 33 enregistrements non
correspondants ont été extraits.

Justement, associé à ce résultat visuel, il pourrait être précieux de combiner un résultat


de synthèse, dans une cellule située en dessous du tableau. A chaque filtre
automa que, son objec f est d'afficher clairement le nombre d'enregistrements et
donc de véhicules correspondant aux critères. Souvenez, la forma on Excel des calculs
sur les données filtrées nous avait appris à exploiter la fonc on Sous.Total. Ce e
fonc on a la capacité de s'adapter au contexte en excluant du calcul les lignes filtrées,
donc masquées.

Cliquer de nouveau sur la flèche du filtre de la colonne Immat.,


Dans la liste, choisir Effacer le filtre de Immat.,

Ainsi, tous les enregistrements réapparaissent.

Réaliser le raccourci clavier CTRL + Fin pour a eindre la dernière cellule ac ve de


la feuille,
Sélec onner la cellule C91 et taper le symbole = pour débuter le calcul,
Taper le nom de la fonc on de synthèse suivi d'une parenthèse, soit sous.total(,
Saisir le chiffre 3 pour demander le décompte des cellules non vides,
Ce site u lise les cookiesTaper un point-virgule
pour améliorer (;) pour
votre expérience navigapasser
on. à l'argument de la plage de cellules, Ok Non
Sélec onner la plage de cellules C2:C89 soit toute la colonne du tableau
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Sélec onner la plage de cellules C2:C89, soit toute la colonne du tableau,
Fermer la parenthèse de la fonc on Sous.Total et valider le calcul,

La fonc on retourne le nombre 88 pour désigner les 88 véhicules recensés par défaut
dans ce e pe te base de données, volontairement compactée.

Réaliser le raccourci clavier CTRL + Home (Flèche orientée Nord-Ouest) pour


revenir tout en haut de la feuille,
Cliquer de nouveau sur la flèche de filtre de la colonne Immat.,
Dans la liste, pointer sur Filtrer par couleur puis cliquer sur l'icône de couleur,
Et réaliser le raccourci CTRL + Fin pour a eindre la synthèse,

La fonc on Sous.Total s'est en effet adaptée aux lignes masquées par le filtre et
corrobore l'informa on de la barre d'état. Pour éviter de naviguer entre les extrémités
de la feuille, nous aurions aussi pu choisir de placer ce résultat de synthèse sur les
lignes du dessus, dans des colonnes situées à droite du tableau.

Extraire et consolider les non correspondances


Comme nous l'avait appris la forma on Excel pour filtrer les bases de données, les
filtres avancés, tout en offrant des critères plus puissants, proposent d'extraire les
données correspondantes plutôt que de les filtrer sur place. Pour les exploiter, nous
devons prévoir une zone de critères ainsi qu'une zone d'extrac on répliquant les
mêmes noms de champs que la source de données. Et pour ce faire, nous devons
commencer par couper les filtres automa ques.

Cliquer sur l'onglet Données en haut de la fenêtre Excel pour ac ver son ruban,
Cliquer sur le bouton Filtrer pour les désac ver,

Les flèches de filtres automa ques disparaissent en effet, et si ce n'était pas déjà le cas,
toutes les données du tableau réapparaissent.

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Nous devons maintenant créer une zone de critère en colonne H ainsi qu'une zone
d'extrac on entre les colonnes I et K, comme l'illustre la capture ci-dessus. Ces noms de
champs doivent être strictement iden ques à ceux de la source de données. Pour
éviter toute erreur, il est préférable de les copier.

Copier (CTRL + V) la cellule D1 en H1 (CTRL + V),


Saisir l'informa on : nok en D2,
Copier la plage de cellules A1:C1 en I1,
Cliquer dans le tableau source, par exemple B2, pour le désigner,
Dans la sec on Trier et filtrer du ruban Données, cliquer sur le bouton Avancé,
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, conserver la zone Plages telle qu'elle est
proposée,
Cliquer dans la zone de critères et remplacer son contenu en sélec onnant la
plage H1:H2,
Cocher la case Copier vers un autre emplacement,
Puis, remplacer le contenu de la zone Copier dans en sélec onnant la plage
I1:K1,
Valider par Ok pour extraire les résultats correspondant au critère,

Comme vous pouvez le voir, tous les véhicules manquants dans la source externe sont
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parfaitement extraits sous les champs de la zone d'extrac on
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parfaitement extraits sous les champs de la zone d extrac on.

Automa ser la consolida on


Puisque la mise en forme condi onnelle et le calcul de non correspondance sont en
place, nous pourrions proposer un bouton de macro à l'u lisateur. Au clic, nous
produirions ainsi l'extrac on des données non correspondantes ainsi que leur
consolida on dans le tableau de la feuille externe. Mais pour que les ac ons de macros
puissent s'adapter quelle que soit la longueur du tableau, nous allons devoir les simuler
à l'aide de raccourcis claviers, notamment pour les posi onnements. Si le ruban
Développeur n'est pas présent dans vos onglets, vous pouvez vous référer à la
forma on pour débuter la programma on en Visual Basic Excel.

Cliquer sur l'onglet Développeur en haut de la fenêtre Excel, pour ac ver son
ruban,
Dans la sec on Code, à gauche du ruban, cliquer sur le bouton Enregistrer une
macro,
Dans la zone Nom de la macro de la boîte de dialogue qui suit, taper : extraire,
Cliquer sur le bouton Ok pour débuter l'enregistrement,
Sélec onner l'une des cellules du tableau, par exemple B4,
Dans le ruban Données, cliquer sur le bouton Avancé,
Conserver la plage proposée par défaut pour la détec on des bornes du tableau,
Dans la zone de critères, spécifier la plage de cellules H1:H2,
Cocher la case Copier vers un autre emplacement,
Dans la zone Copier dans, spécifier de nouveau la plage I1:K1,
Cliquer sur Ok pour réaliser l'extrac on,
Sélec onner la première cellule des données extraites, soit I2,
Réaliser le raccourci clavier CTRL + MAJ + Fin pour englober toutes les données
extraites,
Les copier (CTRL + C) puis cliquer sur l'onglet Externe en bas de la fenêtre pour
ac ver sa feuille,
Réaliser le raccourci CTRL + Fin pour a eindre la toute dernière cellule de ce e
feuille,
Descendre d'une ligne avec la flèche orientée vers le bas du pavé direc onnel,
Enfoncer la touche Home (Flèche orientée Nord-Ouest) pour ac ver la première
cellule de ce e dernière ligne,
Réaliser le raccourci CTRL + V pour coller les données extraites,
U liser éventuellement la balise ac ve pour coller sans mise en forme,
Dans le ruban Développeur, cliquer sur le bouton Arrêter l'enregistrement,
Supprimer les données consolidées par la simula on de la macro,
Revenir sur la feuille Interne,
Dans la sec on Contrôles du ruban Développeur, cliquer sur le bouton Insérer,
Le tracer entre le tableau source et la zone d'extrac on, entre les lignes 2 et 3,
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélec onner la macro extraire pour faire
le lien,
Puis cliquer sur ce bouton de macros,

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Comme vous le remarquez, les ac ons s'enchainent automa quement. Les données
non correspondantes sont parfaitement extraites dans un premier temps. Ensuite, elles
sont copiées tout en bas de la feuille externe afin de consolider ce e seconde source
de données. Désormais donc, à chaque importa on d'une nouvelle source de données,
l'u lisateur n'a plu qu'à cliquer sur le bouton pour la me re à jour automa quement. A
l'issue il ne restera qu'à l'extraire pour la livrer.

★ Le saviez-vous ? La zone Cci des messages Outlook signifie Copie Carbone Invisible.

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