Universidad del Magdalena

Vicerrectoría Académica
Formato Microdiseño

1 IDENTIFICACION
1.1 Código 1.2 Nombre 1.3 Pre-Requisito 1.4 Co-Requisito

Gestión Documental N/A N/A

No. Créditos HADD HTI Proporción HADD:HTI

3 48 96 1:2

Obligatorio Optativo Libre

Teórico Practico Teórico/Practico
1.5 Unidad Académica Responsable del Curso
Programa Técnico Profesional en Procesos de Gestión Pública Territorial
1.6 Área de Formación
Profesional
1.7 Componente No aplica
Gestión Pública Territorial

1.8 Objetivo General

Desarrollar y ejecutar los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de
correspondencia, asegurando el cumplimiento de los programas de gestión documental, para la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

1.9 Objetivos Específico

 Conocer la importancia que tienen los documentos de archivo generados en las Instituciones,
dentro del cumplimiento de sus funciones.

 Aplicar el correcto manejo de un sistema de información electrónica, basados en las pautas

estipuladas la normatividad vigente.

 Conocer y aplicar los lineamientos establecidos en las tablas de retención documental, sobre
la permanencia mínima de documentos en el archivo central, con el fin de asegurar su control
objetivo, efectivo y ordenado.

Código: DO-F03 Aprobado: 25/02/2015 Página 1 de 6

Versión: 03
Vicerrectoría Académica
Microdiseño

2 Justificación (Max 600 palabras).

Toda entidad pública y las privadas que cumplan funciones públicas, debe velar por el cumplir con los
programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.

La administración documental de archivos es un pilar fundamental para todas las organizaciones

públicas y las privadas que ejercen funciones públicas, ya que de ésta depende la capacidad de
respuesta a requerimientos de tipo legal, particular entre otros, que deba atender la organización; al
finalizar el curso el tecnólogo dominará las habilidades para desempeñarse en cargos referentes a la
gestión documental.

En la Asignatura se hace énfasis en los elementos básicos de la gestión documental estudiando

paso a paso las técnicas y conocimientos que requiere un funcionario para actuar eficientemente en
esta área, y por ende obtener el logro de los objetivos de la organización.

3 Competencias a Desarrollar

3.1 Competencias Genéricas

Solución de problemas concretos, capacidad de trabajar en equipo, comunicación oral y escrita,

liderazgo, capacidad de integración de conocimientos, toma de decisiones responsable, capacidad de
participación y diálogo, comprensión de lectura.

3.2 Competencias Específicas

 Entender la importancia de la gestión documental, sus características como sistema y su
relación con el funcionamiento en las organizaciones territoriales.

 Comprender las diferentes etapas, que desde un punto de vista técnico, deben seguirse para
administración de archivos acorde a la fase en que se encuentre la documentación. Así mismo
estará en capacidad de explicar las actividades necesarias para llevar un adecuado manejo de
la documentación institucional.

 Identificar los aspectos fundamentales de las diversas formas de la vinculación con la

Administración Pública estableciendo claramente las diferencias entre comunicación oficial y
correspondencia.

 Asegurar la respuesta oportuna de las consultas perentorias a través del seguimiento a este
tipo de comunicaciones.

Código: DO-F03 Aprobado: 25/02/2015 Página 2 de 6

Versión: 03
Vicerrectoría Académica
Microdiseño

4 Contenido y Créditos Académicos

Tiempos
N Unidades /Capítulos N Temas HADD HTI
Total
T P T P
1.1 Origen de la Gestión Documental. 4 8 12

1.2 Conceptos Básicos 4 8 12

1.3 Objetivos de la Gestión Documental. 4 8 12

GENERALIDADES/ CICLO
1
VITAL DEL DOCUMENTO 1.4 Importancia de la Gestión Documental. 4 8 12

1.5 Archivos de gestión 4 8 12

1.6 Archivo Central 4 8 12
1.7 Archivo Histórico 4 8 12
2.1 Recepción de documentación 2 4 6

FUNDAMENTOS PARA 2.2 Trámite de comunicaciones oficiales 2 4 6

DESARROLLO DE 2.3 Consulta 2 4 6
2
PROGRAMAS GESTIÓN 2.4 Retención 2 4 6
DOCUMENTAL
Archivo por ciclo de vida del
2.5 3 6 9
documento
3.1 Términos Archivísticos 1 2 3

3.2 Fondos Acumulados 1 2 3

COMPLEMENTOS DEL 3.3 Valoración Documental 1 2 3
PROGRAMA DE GESTIÓN
3 3.4 Tablas de Retención Documental 3 6 9
DOCUMENTAL
Sistemas Electrónicos de Gestión
3.5 2 4 6
Documental
Alertas Tempranas de Seguimiento
3.6 1 2 3
para Documentos Perentorios
Total 48 96 144
Créditos Académicos 3

5 Prácticas Académicas (Laboratorios y Salida de Campo)

Temática Actividad Tema Recursos Tiempo (h) Semana

Código: DO-F03 Aprobado: 25/02/2015 Página 3 de 6

Versión: 03
Vicerrectoría Académica
Microdiseño

6 Metodología (máximo 600 palabras)

El Curso de Gestión Documental se presenta en el escenario de la oferta virtual del programa Técnico
Profesional en Procesos de Gestión Pública Territorial, el cual convoca estudiantes de la sociedad
colombiana y la región caribe en especial, que deseen desarrollar su potencial profesional en esta
área. Como se encuentra vinculado a los programas por ciclos propedéuticos es atractivo para una
extensa, variada y diversa población de estudiantes porque además el perfil profesional permite la
inserción del egresado-a en el sector productivo en cualquiera de sus subsectores empresariales. A
partir de la compleja descripción y la evidente característica de virtualidad, que implica el uso de las
TIC, atendiendo a la capacidad de red del IDEA y su objetivo de garantizar una oferta de calidad en la
educación a sus estudiantes. La virtualidad exige que sigamos el camino de un método analógico
comparativo, donde las experiencias personales como datos particulares en comparación con las
experiencias del grupo y la selección de los contenidos programáticos se desarrollan a través de un
dialogo de saberes que permite el aprendizaje. Este aprendizaje a su vez tendrá la caracterización de
ubicuidad, es decir un aprendizaje ubicuo (Cope & Kalantzis, 2009) el cual se puede llevar a cabo en
todo tiempo y lugar. Respondiendo a unos principios psicopedagógicos básicos en la siguiente
metodología; El constructivismo entendido, según Santoveña (2004)
Un proceso activo y no en una mera recepción-memorización pasiva de datos: el aprender implica un proceso de reconstrucción
de la información, donde la información nueva es integrada y relacionada con la que alguno ya posee. El docente adquiere un
papel de facilitador del aprendizaje y desarrollo académico y personal.

El entorno virtual de aprendizaje, afirma nuestra autora, caracteriza la metodología educativa como
flexible, intuitiva y amigable, así los y las estudiantes aprenderán, compartirán experiencias y
conocimientos con el resto de la comunidad virtual usando las distintas herramientas de
comunicación, contenido, evaluación y estudio que el IDEA les ofrece. Para garantizar la calidad en la
trasmisión del conocimiento se adecuaron los medios tecnológicos a las necesidades del curso de
Gestión Documental, a sus estudiantes y los y las docentes, la organización, coherencia e
integración del material seleccionado es correspondiente con los objetivos, propósitos y metas del
curso, del IDEA, la Universidad del Magdalena y las necesidades de los y las estudiantes.

El aprendizaje colaborativo y los aprendizajes significativos hacen parte de la metodología del curso
de Gestión Documental, asumidas como estrategias de aprendizaje, compartimos la concepción de
Gutiert y Giménez (2000) sobre el ACAV, quienes lo definen en los términos siguientes:

El ACAV se concibe como el espacio virtual en donde interactúan dos o más sujetos para construir aprendizaje por medio de la
discusión, reflexión y toma de decisiones; los recursos informativos actúan como mediadores psicológicos y eliminan las barreras
espacio-tiempo; abren la posibilidad de la educación individualizada a un contexto de amplia interacción social. "Es un proceso en
el que cada individuo aprende más de lo que aprendería por sí solo, fruto de la interacción de los integrantes del equipo" (P. 114).

El aprendizaje colaborativo en ambientes virtuales permitirá que los estudiantes del IDEA, en el curso
de Gestión Documental interactúen como una comunidad virtual que se apropia del conocimiento y es
consciente de ello, los recursos tecnológicos son mediadores que facilitan oportunidades en la
sociedad actual y permiten el desarrollo de su ser humano personal al entrar en interacción con otros
individuos distantes de forma sincrónica y asincrónica, cobra especial importancia su entorno
personal al ser analizado desde el curso con otros entornos, sobre todo a tendiendo a las
particularidades, lo que da un sentido especial y un aprendizaje significativo, sintiendo deseos de
aprender por una motivación intrínseca.

Todo lo anterior se integra y articula coherentemente a través de las actividades siguientes:

Foros: Espacios para el análisis y reflexión de tópicos particulares y generales. Contaran con un foro
social, para la presentación personal, la exposición de las metas y sueños de una forma estratégica y
Código: DO-F03 Aprobado: 25/02/2015 Página 4 de 6
Versión: 03
Vicerrectoría Académica
Microdiseño
prospectiva a fin que el grupo se conozca. Así mismo participaran en foros temáticos, para el
desarrollo de competencias y aprendizaje cooperativo.

Talleres Interactivos: Evalúa de manera activa el proceso de enseñanza aprendizaje, así como el
pensamiento crítico, resolución de problemas, toma de perspectiva. Se desarrollarán talleres por
cada unidad didáctica.

Exámenes virtuales: Son parte integral del proceso de evaluación y procuran determinar el nivel de
desempeño de los y las estudiantes, su estructura está diseñada para encontrar respuestas por
competencias. Se cuenta con; Una prueba diagnóstica, 2 pruebas para el desarrollo de contenidos,
una por cada unidad didáctica y una prueba final diseñada para preparase para las pruebas saber
Pro.

Proyecto: Busca el desarrollo de competencias genéricas y específicas a través de un trabajo de

indagación investigativa y transferencia social contextualizada en la realidad cercana a los y las
estudiantes donde sus conocimientos, actitudes, valores y competencias coadyuven en la selección,
planteamiento y solución de problemáticas.

7 Evaluación (máximo 800 palabras)

EVALUACIÓN CUALITATIVA:

Entrega y desarrollo de guías de ejercicios y talleres para que los estudiantes al trabajarlos
individualmente o en grupo, desarrollen capacidad de trabajo, estrategias de solución de problemas,
hábitos y técnicas de estudio propias de las disciplinas matemáticas.
Proyectos de Aplicación sobre núcleos temáticos.

EVALUACIÓN CUANTITATIVA: Tipos de prueba: Se establecen dos exámenes parciales y un

examen final,
Los valores correspondientes a las pruebas escritas son:
Primer Examen Parcial 100-------- otras pruebas 50 ----- 30% de la nota definitiva. (150 Puntos)
Segundo Examen Parcial 100 -------- otras pruebas 50 -----30% de la nota definitiva. (150
Puntos)
Examen Final 140----- otras pruebas 60 ----- 40% de la nota definitiva. (200 Puntos)
Los valores de las otras pruebas serán divididos en común acuerdo con los estudiantes, mediante
foros, talleres, control de lectura, participación y proyectos de aplicación.

8 Recursos Educativos
N Nombre Justificación Hora (h)
1 https://bb.idea.edu.co/ Plataforma virtual 20
2 Blackboard Learn en mi móvil Aprendizaje ubicuo o invisible 10
3 Video tutoriales Blackboard para usuarios Manejo de plataforma virtual 5
4 http://biblioteca.unimagdalena.edu.co/Home/InfoBD Base de datos 5
5 Correo electrónico (Blackboard y personal) Comunicación 2
6 Curso virtual (Herramientas) Contenidos 5
7 Internet (blogs, wikis, etc.) Apoyo 3

Código: DO-F03 Aprobado: 25/02/2015 Página 5 de 6

Versión: 03
Vicerrectoría Académica
Microdiseño

9 Referencias Bibliográficas
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN). Manual implementación de un
Programa de Gestión documental PGD. Bogotá D.C., 2014.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y
se dictan otras disposiciones
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y
del Derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

10 Recursos Educativos

Director de Programa Decano Facultad Bibliográficas

Código: DO-F03 Aprobado: 25/02/2015 Página 6 de 6

Versión: 03