MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Establecer las directrices para asegurar el flujo de la información tanto interna como externa entre lo
OBJETIVO:
interesadas, en temas relativos a

ALCANCE: Aplica para el flujo de la información tanto interna como externa, r

COMUNICACIÓN VERTICAL DESCEND

INFORMACIÓN A FORMA DE
EMISOR RECEPTOR
TRANSMITIR COMUNICACIÓN

Compromiso y
Gerencia General Todas las áreas Verbal
liderazgo gerencial

Verbal

Política y objetivos
del Sistema de Gerencia General Todas las áreas
Gestión Integrado
Escrito

Peligros y riesgos Coordinador HSEQ Todas las áreas Escrito

Aspectos
Ambientales Coordinador HSEQ Todas las áreas Escrito

Verbal

Requisitos legales
Coordinador HSEQ Todas las áreas
aplicables

Escrito
 Aprobación de
designación de Financiera Administrativa Todas las áreas Escrito
recursos

Verbal

Programas Coordinador HSEQ Todas las áreas

establecidos

Escrito

Requisitos del cliente Gerencia General Gerente Legal y Contratos Escrito

Funciones y Coordinador HSEQ/ Todas las áreas Escrito

responsabilidades Recursos Humanos

Escrito
Controles a realizar Coordinador HSEQ Todas las áreas
sobre las actividades
Verbal

Verbal
Plan de emergencias Coordinador HSEQ Todas las áreas

Escrito

Estado de
cumplimiento de
Gerencia General Líderes de procesos Escrito
planificación
estratégica

Tendencias de
causalidad de
generación de no Gerencia General Líderes de procesos Escrito
conformidades y de
accidentes

COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDE

INFORMACIÓN A FORMA DE
EMISOR RECEPTOR
TRANSMITIR COMUNICACIÓN

Estado de
cumplimiento de Responsable de cada Gerencia General,
Escrito
planificación proceso Coordinador HSEQ
estratégica
 Actos y condiciones
subestandar, Todas las áreas Gerencia General, Escrito
Coordinador HSEQ
accidentes de trabajo

Competencias del Coordinador HSEQ/

Gerente General Escrito
personal Recursos Humanos

Resultado de las
auditorías e Coordinador HSEQ Gerencia General Escrito
inspecciones

Acciones correctivas Responsable de cada Gerencia General,

Escrito
y preventivas proceso Coordinador HSEQ

Responsable de cada
Solicitud de recursos Financiera Administrativa Escrito
proceso
Gestión del Vigía Coordinadores de Linea y
Representante Escrito
Ocupacional Coordinador HSEQ

Proceso Gestión Gerencia General

Servicio no conforme Escrito
Operaciones

COMUNICACIÓN HORIZONTAL
INFORMACIÓN A EMISOR RECEPTOR FORMA DE
TRANSMITIR COMUNICACIÓN

Resultados de la Gerencia General,

satisfacción del Coordinador HSEQ Operaciones y Escrito
cliente Coordiandor HSEQ HSEQ

Gerencia General,
Control presupuestal Gerencia Financiera
Operaciones y Escrito
de cada proyecto Administrativa
Coordiandor HSEQ HSEQ

Procedimientos y
Responsable del proceso Equipo de trabajo Verbal
documentados

Temas tratados por

Vigía Todas las áreas Escrito
el Vigía Ocupacional

No conformidad Auditor Todas las áreas Escrito

Legislación aplicable Todas las áreas Coordinador HSEQ Escrito

Plan de emergencias Brigadistas Todas las áreas Verbal

COMUNICACIÓN EXTERNA
INFORMACIÓN A FORMA DE
EMISOR RECEPTOR
TRANSMITIR COMUNICACIÓN

Sugerencias, quejas o Responsable de cada Gerencia General

Escrito
reclamos proceso Coordinador HSEQ

Requerimientos de Entes de control

Gerencia General Verbal o Escrito
información Cliente
Requisitos legales Gerencia General Entes de control Escrito
aplicables
Información de
situaciones de Gerencia General Entes de control Verbal
emergencia

Controles de HSE
Coordinador HSEQ Contratistas Verbal
sobre los contratistas

Gerencia General
Controles de calidad
Coordinación de Contratistas Escrito
sobre los contratistas
operaciones de líneas
RIZ DE COMUNICACIÓN

to interna como externa entre los diferentes niveles y funciones de la organización, los contratistas, los visitantes y demás partes
eresadas, en temas relativos al Sistema de Gestión Integrado.

ón tanto interna como externa, relacionada con las actividades desarrolladas por Sotipet S.A.S.

AL DESCENDENTE
MEDIO TRANSMISOR FRECUENCIA

Divulgación del Manual

del Sistema de Gestión Anual
Integrado

*Inducción
Anual
*Charlas de 5 minutos

Via email
Folletos Semestral
Cartelera informativa

Folletos
Inducción Semestral
Capacitación

Folleto
Inducción Semestral
Capacitación

Inducción
Constante
Capacitación

Correo electrónico Semestral

 *Presupuesto
*Programación de pagos Mensual
*Solicitud de anticipo

Inducción
Constante
Capacitación

Plegable
Constante
Avisos alusivos

Cuando se apruebe un
Orden de servicio
contrato.

Capacitación Anual

Documentos del Sistema

Constante
de Gestión Integrado

Capacitación Constante

Capacitación
Anual
Entrenamiento

Correo electronico Constante

Revisión gerencial Semestral

Revisión gerencial Semestral

AL ASCENDENTE
MEDIO TRANSMISOR FRECUENCIA

Informes Trimestral
 Procedimiento de
Investigación de Al detectarse
incidentes, Targetas Stop

Indicador de desempeño
Anual
del personal

Informes de auditorías Semestral

Acciones correctivas y
Al detectarse
preventiva

Presupuesto Anual

Acta de Reunión Mensual

Correo electronico Mensual

NTAL
MEDIO TRANSMISOR FRECUENCIA

Correo, reunión Semestral

Presupuesto Por cada proyecto

Capacitación y
Constante
entrenamiento

Correo electrónico Mensual

De acuerdo a
Acciones de mejora,
programación de
correctivas y preventiva
auditorías
 Al detectarse algo nuevo
Correo electrónico
que aplique

Capacitación y
Anual
entrenamiento

A
MEDIO TRANSMISOR FRECUENCIA

Registro de manifestación
del cliente Al detectarse
Buzón de sugerencias

Correo, correspondencia De acuerdo a necesidad

Comunicado De acuerdo a
requerimiento

Comunicación directa y De acuerdo a la magnitud

personalizada de la emergencia

Inducción Anual

De acuerdo a las
Correo actividades planteadas
por proyecto
 CODIGO: MA-HSEQ-027
VERSION: 002

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nciones de la organización, los contratistas, los visitantes y demás partes

egrado.

idades desarrolladas por Sotipet S.A.S.

MODO DE ASEGURAR QUE EL MENSAJE HA SIDO ENTENDIDO

*Registro de asistencia a divulgación del Manual del Sistema

de Gestión Integrado

*Registro de asistencia a inducción.

*Evaluación de entendimiento de la inducción.
*Reconocimiento y entendimiento de los elementos
constituyentes de la política y la forma de aplicarla desde las
funciones realizadas.
*Reconocimiento de los objetivos aplicables de acuerdo a las
funciones ejecutadas.
*Reporte de indicadores de estado de cumplimiento de los
objetivos del sistema.

*Disminución de actos y condiciones subestandar.

*Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de Peligros y
Evaluación y Control de Riesgos.
*Reporte de actos y condiciones subestandar

*Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de Aspectos y

Evaluación y Control de Impactos Ambientales.
*Cumplimiento de los objetivos planteados.

*Evaluación de Inducción
*Evaluación de la capacitación.
*Registro de asistencia a la capacitación.
*Cumplimiento y mejora en el desempeño ambiental y en
salud ocupacional y seguridad industrial.

*Confirmación de lectura del correo electrónico.

*Disminución de hallazgos durante la ejecución de auditorías e
inspecciones.
*Aplicación de acciones de control y la eficacia de las mismas.
*Seguimiento de la ejecución presupuestal.
*Facturas de legalización de gastos.

*Evaluación de Inducción
*Evaluación de la capacitación.
*Registro de asistencia a la capacitación.
*Cumplimiento y mejora en el desempeño ambiental y en
salud ocupacional y seguridad industrial.

*Disminución de los hallazgos presentados durante las

inspecciones.
*Cumplimiento del cronograma de actividades.
*Cumplimiento de los objetivos de cada programa de gestión
establecido.
*Planteamiento de cronograma de actividades
*Plan de gestión integral que incluya lo solicitado por el
cliente.
*Buenos resultados en la evaluación de desempeño.

*Disminución en las no conformidaddes encontradas durante

la ejecución de inspecciones y auditorías.
*Registro de asistencia.
*Evaluación de la eficacia de la capacitación.
*Resultados de análisis de los simulacros ejecutados.
*Evaluación de la eficacia de las capacitaciones y
entrenamientos.
*Confirmación de lectura del correo electrónico, programando
simulacros.

*Establecimiento y ejecución de acciones de mejora de

acuerdo al resultado de los indicadores.

*Establecimiento y ejecución de acciones de mejora de

acuerdo al resultado de los indicadores.
*Ajustes en los criterios de la planificación estratégica.
*Cumplimiento de objetivos y metas planteadas.

MODO DE ASEGURAR QUE EL MENSAJE HA SIDO ENTENDIDO

*Reporte de los indicadores

*Generación y entrega del Reporte de Investigación de
incidentes.
*Reporte de Incidentes
*Tarjetas Stop
*Disminución de causalidad en los casi accidentes y
accidentes.

*Implementación de acciones para mejorar el desempeño del

personal.

*Análisis de la información durante la ejecución de las

revisiones gerenciales.

*Generación de Acciones correctivas y preventiva

*Registro de la eficacia de las acciones planteadas.

*Seguimiento de la ejecución presupuestal.

*Acta de Reunión
*Lectura y generación de seguimiento a acciones.
*Confirmación de lectura del correo electrónico
*Generación de correcciones y acciones correctivas para el
tratamiento del servicio no conforme detectado.

MODO DE ASEGURAR QUE EL MENSAJE HA SIDO ENTENDIDO

*Generación de Accion correctiva y preventiva

*Registro de la eficacia de las acciones planteadas.

*Consolidadción de los datos por cada proyecto, análisis de

rentabilidad.

*Disminución de reprocesos.
*Disminución en el número de no conformidades detectadas
en el proceso.

*Seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión.

*Aceptación de la no conformidad.
*Generación de Acciones de mejora, correctivas y preventiva
*Inclusión en Normograma del Sistema de gestión.
*Generación de planes de acción que aseguren el
cumplimiento de nuevos requisitos legales aplicables.

*Mejora en los resultados obtenidos de la ejecución de un

simulacro.

MODO DE ASEGURAR QUE EL MENSAJE HA SIDO ENTENDIDO

*Generación y entrega del Registro de manifestación del

cliente.

*Seguimiento y generación de respuesta de acuerdo a lo

requerido.
*Aceptación de la respuesta por parte de la entidad
controladora.

*Conocimiento de la situación por parte de la entidad de

apoyo y control.

*Evaluación de la eficacia de la inducción.

*Entregables generados de cada proyecto.

*Informe de las actividades ejecutadas relacionando los
registros usados de acuerdo a las instrucciones recibidas.