PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN

CONTROL DE DOCUMENTOS
Código: P-CORP-01 Versión: 01
Fecha de elaboración: 10/05/2016 Página 1 de 12

1.0 OBJETIVO
Establecer los criterios para controlar los documentos en su elaboración, identificación,
actualización, revisión, aprobación, distribución, ubicación y disposición de aquellos que son
obsoletos.
2.0 ALCANCE
Se aplica a los documentos internos y externos que se encuentren asociados al Sistema de Gestión
de Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad, y otros sistemas de gestión que la
organización considere conveniente.
3.0 DEFINICIONES
- Actualización documentaria
Cualquier modificación que se realice en un documento.
- Archivo central
Lugar físico donde se guarda la documentación controlada.
- Control documentario
Gestión formal de los elementos de soporte del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional, Ambiente y Calidad.
- Documento
Información y su medio de soporte. Cualquier elemento que pueda transmitir información.
- Documento maestro
Documento original.
- Documento Controlado
Copia del documento maestro, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la
versión debe ser actualizada.
- Documento No controlado
Cualquier documento en circulación.
- Documento externo
Todo documento cuyo origen es ajeno al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional,
Ambiente y Calidad, y puede ser usado como referencia para la gestión interna.
- Documento Obsoleto
Documento fuera de circulación de versiones anteriores al vigente.
Los documentos obsoletos se mantendrán tanto en copia electrónica como en copia física en el
archivo central con el sello “OBSOLETO”, el cual deberá ubicarse en la parte central de todas las
hojas del documento.
Los documentos no controlados, deberán llevar el siguiente pie de página: “COPIA NO
CONTROLADA, SÓLO PARA USO INTERNO” en todas las hojas del documento.
- Instructivo
Documento que contiene información muy precisa de una tarea.
- Medio de soporte
Papel, archivos electrónicos, fotografía, video, o una combinación de estos, entre otros.
- Registro
Tipo de documento que evidencia la ejecución de una actividad o resultado.
- Lista de distribución
Relación de personal que recibirá documentos controlados del Sistema de Gestión de
Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad.
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- Lista maestra de documentos

Relación de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y
Calidad, internos (I) y externos (E) que estarán registrados en el formato “Lista maestra de
documentos”
4.0 RESPONSABILIDADES
- Gerente de Operaciones
Hacer cumplir este procedimiento en la Unidad.
- Superintendente o Jefe de área
Asegurar que se utilice documentación actualizada para la gestión del Sistema de Gestión de
Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad. Asegurar que se cumplan los tiempos de
retención de documentos.
- Supervisor
Utiliza sólo documentación actualizada y vigente del sistema.
- Gerente de Seguridad
Mantener actualizado el archivo central y la lista maestra de documentos.
Registrar la distribución de documentos.
Verifica el cumplimiento del presente procedimiento.
5.0 PROCEDIMIENTO
Aspectos Generales
- Todo trabajador puede sugerir cambios a los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad.
- Todo cambio puede tener su origen en:
 La matriz de evaluación de riesgos.
 Gestión del cambio.
 Acuerdos realizados por las Gerencias y/o Jefaturas.
 Comités
 Resultado de reuniones del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional,
Ambiente y Calidad, o Planeamiento operacional.
 Requisitos Legales y/o compromisos suscritos.
 Investigaciones de Incidentes o Accidentes.
 Cambios en la estructura organizacional de la Empresa.
 Otros.
Procedimiento de cambio
- Se registrará utilizando el formato del Anexo 1: “Solicitud de revisión del documento”, que
será solicitado y entregado al Supervisor inmediato superior.
- El Supervisor, entregará la “Solicitud de revisión del documento” al Superintendente/Jefe de
área quien en un plazo no mayor a 72 horas decidirá si el cambio solicitado es pertinente.
- EL supervisor le comunicará a la persona que propuso el cambio el resultado de su solicitud.
- Los registros son un tipo especial de documento que se gestionan de acuerdo al procedimiento
de “Control de Registros”.
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Estructura de documentos:
Encabezado
- Procedimientos de Gestión y estándares corporativos:

PROCEDIMIENTO O ESTANDAR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O ESTANDAR
Código: Versión: 0X
Fecha de elaboración: dd/mm/aa Página x de y

- Estándares de Unidades o Proyectos:

ESTANDAR UNIDAD O
NOMBRE DEL ESTANDAR PROYECTO
Código: Versión: 0X
Fecha de elaboración: dd/mm/aa Página x de y
MINERO

- PETS de Unidades o Proyectos:

PETS UNIDAD O
NOMBRE DEL PETS PROYECTO
Código: Versión: 0X
Fecha de elaboración: dd/mm/aa Página x de y
MINERO

- Instructivo de Trabajo de Unidades o Proyectos:

INSTRUCTIVO DE TRABAJO UNIDAD O

NOMBRE DEL INSTRUCTIVO PROYECTO
Código: Versión: 0X
Fecha de elaboración: dd/mm/aa Página x de y
MINERO

Pie de página
- Procedimientos de Gestión

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre(s) Apellidos Nombre(s) Apellidos Nombre(s) Apellidos

Función o Cargo Función o Cargo Función o Cargo
Fecha: Fecha: Fecha:
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- Estándares Corporativos

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre(s) Apellidos Nombre(s) Apellidos Nombre(s) Apellidos

Función o Cargo Gerente de Seguridad Gerente de General
Fecha de elaboración: Fecha de elaboración: Fecha de elaboración:
dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa

- Estándares, PETS e Instructivos de Trabajo de Unidades o Proyectos

Preparado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre(s) Apellidos
Nombre(s) Apellidos Nombre(s) Apellidos
Gerente del Programa Nombre(s) Apellidos
Supervisor del área y Superintendente del
de Seguridad y Salud Gerente de Operaciones
Trabajadores Área
Ocupacional
Fecha de elaboración: Fecha de elaboración: Fecha de elaboración: Fecha de elaboración:
dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa dd/mm/aa

Estructura para un Procedimiento Corporativo

- 1.0 Objetivo: Detalla la finalidad del procedimiento.
- 2.0 Alcance: Describe el ámbito de aplicación.
- 3.0 Definiciones
- 4.0 Responsables: cargos de los que intervienen en el cumplimiento del procedimiento y sus
respectivas responsabilidades.
- 5.0 Procedimiento: Pasos para ejecutar la actividad.
- 6.0 Registros: Formatos para evidenciar la ejecución del procedimiento.
- 7.0 Anexos: Tablas u otra descripción que apoyan la aplicación del procedimiento.
- 8.0 Documentos de Referencia: Normas o documentos legales que sustentan el procedimiento.
Estructura para un Estándar:
- 1.0 Objetivo: Detalla la finalidad del estándar.
- 2.0 Alcance: Describe el ámbito de aplicación o los procesos que abarca.
- 3.0 Referencias legales y otras normas: Instrumentos legales que sustentan el estándar.
- 4.0 Especificaciones del estándar: Criterios operacionales de cumplimiento obligatorio.
- 5.0 Responsables: Cargos de los que intervienen en el cumplimiento del estándar y sus
respectivas responsabilidades.
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- 6.0 Registros, controles y documentación: formatos para evidenciar la ejecución del estándar
- 7.0 Frecuencia de inspecciones
- 8.0 Equipo de trabajo.
- 9.0 Revisión y mejoramiento continuo.
Estructura para un Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS):
- 1.0 Personal
- 2.0 Equipos de Protección personal
- 3.0 Equipo/Herramientas/Materiales
- 4.0 Procedimiento
- 5.0 Restricciones
Estructura para un instructivo de trabajo (IT)
- 1.0 Objetivo
- 2.0 Pasos

Control de cambios; Comunicación, Distribución y Ubicación

- La versión se modificará de acuerdo a lo que corresponda a la inmediata superior.
- Los cambios serán registrados en el formato del Anexo 2: “Cambios en los documentos” y
comunicados mediante correos electrónicos, copias físicas, capacitaciones, entrenamientos u
otros.
- Las versiones vigentes de los documentos se mantendrán en el archivo central.
- El nombre del archivo electrónico será el mismo que el nombre del documento.
- Los documentos de origen externo serán distribuidos usando el formato del Anexo 4: “Registro
de distribución de documentos”.
- A los documentos que vayan a ser distribuidos con fines de capacitación como: Política, Misión,
Visión y copias electrónicas de los documentos maestros se les deberá colocar en la parte
inferior central: “COPIA NO CONTROLADA, SOLO PARA USO INTERNO”
6.0 REGISTROS
- FP-CORP-01-01 Solicitud de Revisión de Documento.
- FP-CORP-01-02 Cambios en los Documentos.
- FP-CORP-01-03 Registro de Distribución de Documentos.
- FP-CORP-01-04 Lista Maestra de Documentos.
7.0 ANEXOS
- Anexo 1: Solicitud de Revisión del Documento
- Anexo 2: Cambios en los Documentos.
- Anexo 3: Codificación de Documentos.
- Anexo 4: Registro de Distribución de Documentos.
- Anexo 5: Lista Maestra de Documentos.
- Anexo 6: Flujograma
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8.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DS 055-2010, Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en Minería
Ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo y su Reglamento Decreto Supremo 005-2012-TR
OHSAS 18001:2007, Sistema de Gestión de Seguridad y en el trabajo.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Vicente Luis Magro Rivera

Ing. Giancarlo Pierre Soria Villanueva Gerente de Seguridad, Salud Ing. Víctor Celso Torres Nuñuvero
Jefe de Seguridad Ocupacional y Ambiente Gerente General
Fecha: 10/05/2016 Fecha: Fecha:
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Código: P-CORP-01 Versión: 01
Fecha de elaboración: 10/05/2016 Página 7 de 12

ANEXO 1

SOLICITUD DE REVISIÓN DE DOCUMENTOS

SOLICITUD DE REVISIÓN DE DOCUMENTO

V-01
FP-CORP-01-01

DATOS DEL DOCUMENTO A SER REVISADO

Tipo:
Título:
Código: Fecha:
Área:

Propuesta de Cambio
1
2
3
Evaluación realizada
1
2
3
Datos del Solicitante Datos del Revisor
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Área: Área:
Fecha: Fecha:
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Fecha de elaboración: 10/05/2016 Página 8 de 12

ANEXO 2

CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

V-01
FP-CORP-01-02

Nueva Versión
Código Documento Texto Actual Texto Modificado
del documento
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Fecha de elaboración: 10/05/2016 Página 9 de 12

ANEXO 3

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. Tipo de documento

TIPO DE DOCUMENTO ABREV.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN P
ESTÁNDAR E
PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DE TRABAJO SEGURO PETS
INSTRUCTIVO DE TRABAJO IT
ANÁLISIS DE TRABAJO SEGURO ATS
PROGRAMA DE GESTIÓN PG
PLAN PL
FORMATO DE PROCEDIMIENTO FP
FORMATO DE ESTÁNDAR FE

2. Código de Origen

NOMBRE ABREV.

LIMA CORP

HERALDOS NEGROS HN

SOLITARIA SOL
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3. Código de área

NOMBRE ABREV.
ADMINISTRACIÓN AD
GEOLOGÍA GE
UNIDAD MÉDICA UM
LABORATORIO LAB
LOGÍSTICA LG
MANTENIMIENTO GENERAL MG
MEDIO AMBIENTE MA
MINA MIN
PLANTA CONCENTRADORA PC
PLANEAMIENTO PLAN
PROYECTOS PR
BIENESTAR SOCIAL BS
RELACIONES COMUNITARIAS RC
SEGURIDAD SEG
CAPACITACIÓN CAP
RECURSOS HUMANOS RH
CONTABILIDAD CON
EXPLORACIONES EXP
LEGAL LEG
SISTEMAS SIS

Estructura

TIPO-ORIGEN-ÁREA-CORRELATIVO-CORRELATIVO DEL FORMATO

E-HN-MIN-01 Primer estándar generado en la Unidad Heraldos Negros, en el área de Mina.

FE-HN-MIN-01-01 Formato del primer estándar generado en la Unidad Heraldos Negros, en el área de Mina.
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ANEXO 4

REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

V-01
FP-CORP-01-03

Fecha de Destinatarios
Código y título de documento Versión Área
entrega Nombre Firma

ANEXO 5

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS V-01

FP-CORP-01-04
Área:
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN I/E
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ANEXO 6

FLUJOGRAMA

INICIO

Identifica la necesidad de elaborar un

documento o modificar uno existente

Comunicar al jefe inmediato superior la

necesidad de elaborar o modificar un
documento

Evaluar la necesidad de elaborar o modificar

un documento

NO
¿Solicitud Comunicar al solicitante
FIN
aprobada? la decisión tomada

SI

Elaborar o modificar el documento de

acuerdo al procedimiento P-CORP--01
Control de documentos

Revisar / Aprobar el documento

NO
Documento Revisar observaciones
aprobado posibles en el docuemnto

SI

Colocar el sello de "OBSOLETO" a la versión

anterior

Retirar los documentos obsoletos y

cambiarlos por la versión actual

Conservar los documentos de acuerdo al

procedimiento P-CORP-01 Control de
Documentos

FIN