Curso: CURSO VIRTUAL GESTIÓN PROYECTOS ESTUDIANTILES, Tema: UNIDAD 1: LOS PROYECTOS Y SUS GENERALIDADES 2/03/20, 9(42 p. m.

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Capacitación en formulación de proyectos estudiantiles del Programa de Gestión de Proyectos

UNIDAD 1: LOS PROYECTOS Y SUS GENERALIDADES

UNIDAD 2: TÉCNICAS DE IDEACIÓN UNIDAD 3: FORMULACIÓN DE OBJETIVOS

UNIDAD 4: DISEÑO DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO

UNIDAD 5: CÁLCULO DE RECURSOS UNIDAD 6: INDICADORES

UNIDAD 7: ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DE INFORME FINAL Certificado

Su progreso?

1.1. Introducción

En el diario vivir los seres humanos están

constantemente expuestos a una generación de ideas
y de nuevos retos en todos los niveles. Muchas de estas
ideas son llevadas a feliz término y algunas otras sólo
se quedan la cabeza de sus creadores, sin llegar a ser
una realidad. En el mundo actual, existen muchas
razones por las que estas ideas no se ejecutan,
ejemplo, por falta de tiempo, de dinero o de espacios
adecuados, pero si se realiza mira detalladamente la
realidad es que estas ideas no se traducen en hechos
porque para muchos de sus creadores no es claro cómo
poder trasladarlas de la cabeza a la acción y mucho
menos cómo lograr que sean finalmente un éxito es su
implementación.

Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, es

importante que desde tempranas etapas de la
educación se genere la posibilidad de acceder a
técnicas y herramientas que puedan entrenar a los
interesados en poner en marcha sus ideas de manera
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interesados en poner en marcha sus ideas de manera

exitosa. En este sentido, la formación en formulación y
gestión de proyectos es una herramienta que puede
ser de gran utilidad. Siendo la formulación el primer
paso, esta unidad se encargará de mostrar algunos
aspectos fundamentales para iniciar el proceso que
lleva a transformar una idea en realidad.

1.2. Objetivo

Reconocer los elementos básicos relacionados con la

definición de lo que es un proyecto, identificando la
diferencia entre una idea y un proyecto, sus
características y el ciclo de vida.

1.3. Competencias

Al finalizar la unidad:

• Reconocerán la diferencia entre una idea y un

proyecto.
• Conocerán las características de un proyecto y sus
etapas.

1.4. Estructura de contenido

a ¿Qué es un proyecto?
b Características de un proyecto.
c Ciclo de vida de un proyecto.

Referencias

• Project Management Institute. (2017) Fundamentos

para la dirección de proyectos (Guía del Pmbok®).
(Sexta Edición) Newtown Square: Project
Management Institute.
• Real Academia Española (2018) Diccionario de la
lengua Española. Edición tricentenario.
Actualización 2017. España: Real Academia
Española. http://www.rae.es/.
• Definicion.DE (2018) Definicion.DE.
https://definicion.de/proyecto.

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Contenido

a ¿Qué es un proyecto?

En el mundo es posible encontrar varias definiciones,

así:

Proyecto: primer esquema o plan de cualquier trabajo

que se hace a veces como prueba antes de darle la
forma definitiva. (Real Academia Española, 2018.
Tomado de http://www.rae.es/).

Proyecto: Conjunto de las actividades que desarrolla

una persona o una entidad para alcanzar un
determinado objetivo. Estas actividades se encuentran
interrelacionadas y se desarrollan de manera
coordinada. (Definicion.DE, 2018. Tomado de
https://definicion.de/proyecto).

Para el ejercicio académico aquí propuesto se tendrá

como referencia la guía generada por el Project
Management Institute (PMI) en su PMBOK®Guide
Sexta Edición, en donde se define:

“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a

cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
La naturaleza temporal de los proyectos indica un
principio y un final definidos. El final se alcanza
cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando
se termina el proyecto porque sus objetivos no se
cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no
existe la necesidad que dio origen al proyecto.
Temporal no necesariamente significa de corta
duración. (Guía de los fundamentos para la dirección
de proyectos” (Guía del PMBOK®, Capitulo 1)5.

Teniendo en cuenta la anterior definición es posible

concluir que un proyecto puede tener como resultado:

• Un producto, como por ejemplo una bebida, un libro,

una prenda de vestir.
• Un servicio, como por ejemplo asesorías fiscales,
servicios médicos, servicios financieros, una
estrategia de marketing digital.
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estrategia de marketing digital.

• Un resultado único como un edificio, un
monumento, una ley.

Es importante aclarar que, a pesar que el proyecto

tiene la característica de temporalidad (es decir, tiene
un principio y un fin) sus resultados pueden ser
permanentes en el tiempo. Un ejemplo claro de esto es
cuándo una empresa constructora inicia un proyecto
de vivienda. Esta empresa genera un proyecto al
interior de la misma, donde asigna unos recursos
(tiempo, dinero, personas, terrenos, etc.) y establece
unos objetivos. El proyecto es finalizado al entregar las
viviendas a los compradores y los edificios
permanecerán indefinidamente construidos, pero el
grupo que gestionó el proyecto se ocupará de un
proyecto nuevo y diferente.

Muchas veces se confunde un proyecto con una idea. Es

importante entender que la idea según René Descartes
es “representaciones de la realidad en nuestro
pensamiento” y que, por lo tanto, las ideas son solo la
parte inicial de un proyecto.

A manera de ejemplo, una idea es:

• Ayudar a los perros en condición de abandono.

• Educar a las madres cabezas de hogar de una
comunidad.
• Incluir una mejora en el producto de la empresa.
• Facilitar los trámites legales a los emprendedores en
Colombia.

5 Project Management Institute. (2017) Fundamentos

para la dirección de proyectos (Guía del Pmbok®).
(Sexta Edición) Newtown Square: Project Management
Institute.

Una idea, transformada en un proyecto sería:

• Programar jornadas de vacunación y alimentación

en los perros de la calle de la localidad de Chapinero
por cada semestre en los próximos dos años.
• Diseñar e implementar un curso de conocimientos
en creación y formalización de empresa para madres
cabezas de hogar de Usme.
• Aumentar la capacidad de almacenamiento de los
dispositivos móviles de la marca Samsung.
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dispositivos móviles de la marca Samsung.

• Disminuir en 20% el tiempo y costo de la
formalización de empresa en Colombia y
estandarizarlo con un proyecto de ley.

Otra confusión muy común en la elaboración de

proyectos es la temporalidad. Según el PMBOK®, los
proyectos no son infinitos y tienen un objetivo claro y
enmarcado en el tiempo. Cuando la actividad que
realiza un grupo de personas se vuelve permanente,
repetitiva, las tareas se ejecutan de la misma forma y
son las mismas o se siguen procedimientos
establecidos, con los mismos objetivos, los mismos
indicadores de desempeño esta actividad no es un
proyecto. Este concepto es fundamental en el sentido
que permite entender que un proyecto busca
solucionar una necesidad que será satisfecha con un
producto, servicio o resultado único y que, al ser
finalizado, esta necesidad será cubierta, si el proyecto
ha sido exitoso. Cuando la necesidad no haya sido
satisfecha, se entiende que el proyecto implementado
no ha sido exitoso y, por lo tanto, los resultados del
proyecto deben evidenciar el no logro de los objetivos
y, los aprendizajes que generaron este fracaso, deberán
ser tenidos en cuenta para el desarrollo del nuevo
proyecto en caso que la organización o el ente inversor
decida volver a asignar unos recursos para su
implementación.

Por último, y no por ello menos importante, es clave el

carácter de unicidad que tienen los proyectos. Cada
proyecto tiene un alcance establecido en los objetivos y
unos recursos específicos asignados para ese objetivo.
Con el fin de poner esto más claro, preste atención al
siguiente caso:

Un grupo de estudiantes de la Universidad Nacional se

ha reunido para desarrollar un proyecto deportivo. El
proyecto tiene como objetivo “Mejorar el bienestar de
los estudiantes de la Universidad, mediante la
realización de un campeonato de fútbol en junio de
2017”. Estos estudiantes han presentado el proyecto
con sus respectivas actividades, presupuesto,
cronograma e indicadores a al Consejo de la Facultad y
se ha aprobado el proyecto. El proyecto es iniciado en
febrero de 2017 y el campeonato se realiza
exitosamente en la fecha acordada. De los indicadores
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exitosamente en la fecha acordada. De los indicadores

establecidos por el proyecto se cumplieron tres (3). El
proyecto, en líneas generales, se declara como exitoso.
Teniendo en cuenta esto, la Dirección de Bienestar
decide institucionalizar el campeonato y destinar los
recursos anualmente para su realización. En enero de
2018, un grupo de estudiantes de la Universidad
presenta de nuevo un proyecto con el siguiente
objetivo “Mejorar el bienestar de los estudiantes de la
Universidad, mediante la realización de un
campeonato de futbol en junio de 2018”. El Consejo de
Facultad les responden que no se aprobará, teniendo
en cuenta que:

• No satisface una necesidad, teniendo en cuenta que

la Universidad ya institucionalizó esta actividad y la
necesidad ya no existe
• Los recursos fueron asignados a la actividad ya
institucionalizada
• El alcance ya fue cubierto, teniendo en cuenta que,
en el 2017, cuando el primer proyecto fue
presentado, la Universidad lo acogió y lo estableció
como una actividad propia.

Con base en el caso expuesto, reflexione sobre lo

siguiente: ¿En términos de los aspectos acá
presentados en el literal a), considera usted que el
proyecto presentado por los estudiantes en enero de
2018 fue correctamente rechazado? Si, no. ¿Por qué? De
ser posible, discuta con sus compañeros de grupo.

b Características de un proyecto

Según el PMBOK® un proyecto tiene las siguientes

características:

• Temporalidad: Un proyecto tiene un principio y un

fin. Desde la etapa de ideación los proyectos definen
cuál será su punto de partida y de llegada y esto se
pone en evidencia al momento de construir el
objetivo, definir las actividades que se planean para
llevarlo a cabo, elaborar el presupuesto estimado y
finalmente en los indicadores de desempeño donde
el cumplimiento del tiempo pactado será uno de los
ítems a evaluar. Un proyecto, dadas situaciones de
fuerza mayor, puede ser terminado si así el grupo
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fuerza mayor, puede ser terminado si así el grupo

gestor lo decide o puede ser sujeto a ajustes en
términos de (tiempo, personas, dinero, etc.).
Aspirantes Estudiantes Egresados Docentes Administrativos A _ _ _ _
• Tiene como
Cursosobjetivo
Ayudala generación
$ # deLuis unEsteban
producto,
Acero Caicedo ∠
de un servicio o un resultado único: Los proyectos Búsqueda personalizada
buscan satisfacer una necesidad, por lo tanto, cada
uno de ellos al final debe tener como resultado un
producto, un servicio o un resultado único.
• Es único: Tiene un alcance definido desde el proceso
de ideación y los recursos determinados para la
realización del mismo son específicos.

c Ciclo de vida de un proyecto

Un proyecto normalmente se compone de, al menos,

cuatro fases que facilitan su planeación, ejecución y
seguimiento. Según el PMBOOK®, estas fases son:

a Inicio. Las actividades a desarrollar en esta fase

son:

• Conformar el grupo de personas interesadas en

desarrollar un proyecto (en el caso de las
empresas normalmente estos grupos son
conformados multidisciplinariamente).
• Definir la necesidad que se desea superar
(preferiblemente haciendo uso de técnicas de
ideación).
• Identificar las partes interesadas (a quiénes
involucra o afecta el proyecto).
• Definir el líder del proyecto.
• Definir los objetivos y el alcance del proyecto.

b Organización y preparación. Las actividades de

esta fase son:

• Determinar los requisitos de la necesidad de

manera detallada.
• Realizar el listado de actividades.
• Identificar los recursos necesarios (financieros,
humanos, físicos, etc.).
• Estimar tiempos y costos.
• Establecer cronograma de actividades.
• Establecer el presupuesto.
• Determinar indicadores y definir los puntos de
control donde se hará seguimiento al proyecto
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control donde se hará seguimiento al proyecto

(tener en cuenta el listado de requisitos).
• Definir roles y responsabilidades.
• Identificar riesgos que tenga el proyecto,
analizar el impacto que produce en el proyecto
que este riesgo suceda, generar acciones para
evitarlo y crear planes de contingencia en caso
de suceder.

c Ejecución del trabajo. Para esta fase las

actividades más importantes son:

• Realizar las actividades según el cronograma.

• Realizar el seguimiento en los puntos de
control definidos con ayuda de los indicadores
propuestos (seguimiento en ejecución y en
presupuesto). Si al realizar el seguimiento, no
se están cumpliendo las expectativas, generar
las acciones correctivas necesarias.
• Registrar la información acerca de la ejecución
de las actividades (toma de videos, listas de
asistencia a eventos realizados, creación de
documentos, etc.).

d Cierre. Las actividades de esta fase son:

• Entregar el producto, el servicio o el resultado

único establecido en el objetivo.
• Medir el desempeño total del proyecto con los
indicadores establecidos.
• Analizar y evaluar las métricas calculadas.
• Realizar los informes necesarios para las partes
interesadas.
• Solicitar retroalimentación a las partes
interesadas acerca del desempeño del proyecto.
• Determinar los aprendizajes generados por el
proyecto.

Cuestionario u1

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