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Chapitre 3 ■ Gestion des compétences

Mission *1^
MISE EN PLACE D'UN INTRANET RH

Afin de faciliter la communication interne, l’entreprise souhaite lancer la mise en place


d’un intranet RH. Celui-ci doit permettre de communiquer les informations utiles aux salariés
(postes à pourvoir, forum d’échanges, accès aux congés payés et bulletins de salaires). A
terme, ce nouvel outil doit devenir le pilier de la GRH digitale avec la centralisation des offres
de postes à pourvoir et une plateforme de formation en e-learning (Chat, Forum).
La gestion de ce projet est confiée à la société innov-learn en collaboration avec la
personne recrutée nouvellement à la communication, qui nomme un chef de projet, Charles
Dumont. Une équipe de développeurs est dédiée au développement du produit. Il s’agit de
Laurent Laballe, Sandrine Leclerc et Daphné Legendre. Le devis qui vous a été remis
mentionne la somme de 56 750 euros HT. Compte tenu du budget important consacré au
projet et aux enjeux, la direction définit en amont avec soin ses besoins et lance une enquête
pour connaître les attentes des salariés. Il y a donc l’envoi d’un questionnaire, transmis par
mail, qui va permettre de déterminer les priorités.
Corrigé
Les acteurs du projet au sein de l’entreprise seront : le service RH, la direction générale, le
Questions
Quels sont les objectifs d'un tel projet ? Que contiendra cet outil ?
Quels éléments devront figurer dans le cahier des charges ?

responsable communication lorsqu’il aura été recruté, un groupe de travail composé de


salariés, tous volontaires.
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En termes de contenu, il faut prévoir des évolutions rapides liées à la croissance de


l’entreprise. Il faut donc concevoir un outil souple, adaptable à l’entreprise.
Exemples de contenus : postes à pourvoir, annuaire, organigramme, les nouveaux arrivants,
naissances, mariages, suivi du plan de formation, suivi des congés, règlement intérieur,
notes de service, catalogue formation, consignes sécurité, procédures qualité, convention
collective, forum.

Les objectifs du projet :


• L’intranet a une vocation managériale : faire circuler l’information et enrichir la base
de données de l’entreprise.

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Gestion des compétences ■ Chapitre 3

• L’intranet permet une gestion de la documentation : sa qualité réside dans un


référencement efficace des documents et dans l’offre de modes de recherches mul-
tiples offerts aux utilisateurs. L’utilisateur disposera d’un ensemble de moyens
d’accès (recherche guidée, en texte intégral ou multicritères). L’ambition de l’intranet
documentaire peut s’étendre à la gestion de l’ensemble du cycle documentaire et à la
mise en œuvre d’un système GED (Gestion Électronique des documents) complet.
• L’intranet est un outil collaboratif et regroupe toutes les applications pouvant être
déployées sur intranet pour répondre à des besoins de groupware, de workflow,
d’accès à une base de données, de formulaires, d’automatisation de procédures
manuelles.
• L’intranet permet de centraliser l’information : il réunit divers services et
applications dans un soucis d’harmonisation et de facilité d’accès.
• L’intranet est un outil de groupware et de workflow.
• L’intranet est un outil diffusé dans l’organisation pour permettre à ses membres
d’échanger librement, indépendamment de toute contrainte de contrôle.
Il est essentiel de comprendre lors de ce projet d’intranet RH que la mise en place
d’une bonne communication interne doit devenir une véritable stratégie d’entreprise.
En effet, pour la cohérence de l’entreprise, il est important que les salariés s’y sentent
considérés comme partie prenante. Cela renforce le sens collectif, et apporte au chef
d’entreprise le soutien de ses employés. Ils manifesteront à leur tour plus d’intérêt pour
l’entreprise. Les salariés étant les vecteurs de l’image de l’entreprise...
est un délit.

La direction générale et le service RH doivent garder la maîtrise des messages


institutionnels, notamment via l’intranet. En effet, en cas de mauvaise communication le
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risque est de voir arriver des « bruits de couloir », rumeurs souvent dévastatrices. Cela peut se
autorisée

révéler dangereux et créer une mauvaise dynamique de groupe. Une bonne communication
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engagée par la direction générale et le service RH permet de stopper toutes les rumeurs.
non

Elle peut prendre différentes formes :


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• Communication sur les réseaux sociaux avec des pages dédiées à l’entreprise.
• La création d’un journal d’entreprise/blog/newsletter.
• La mise en œuvre d’un intranet.
• L’organisation de pots d’arrivée et de départ.
• Mise en place d’une boîte à idées sur internet.
• Organisation d’événements de « Teambuilding », etc.
Cet intranet va donc finalement permettre :
• Un accroissement de la transparence et de la visibilité des informations et des actions
entreprises par le service RH et la direction générale.
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Chapitre 3 ■ Gestion des compétences

• Un impact sur l’organisation entre les services, sur les rôles des acteurs et sur les
pratiques.
• Un raccourcissement des « temps » de gestion administrative (dans le cadre d’une
exigence accrue des salariés ou d’une politique d’amélioration continue).
• Une diminution des flux papiers circulant dans l’entreprise.
En se lançant dans un projet de développement d’un intranet, il s’agit aussi de mettre
en œuvre un outil collaboratif RH : le service RH en développement et le service
informatique partagent la responsabilité du projet dont elles doivent conjointement
rendre compte auprès de la direction.
Le service RH veillera à bien étudier le Système d’information de l’entreprise et le
respect du cahier des charges par le prestataire. : Il faut tout d’abord effectuer une étude
de faisabilité afin de voir ce qu’il y a à paramétrer et ce qui existe déjà par défaut dans
l’entreprise.
Voici les éléments clés qui devront figurer dans le cahier des charges :
• Budget (fourchette envisagée).
• Responsabilités du donneur d’ordre et responsabilités du prestataire (faire vérifier
cette clause essentielle par un juriste).
• Délai maximum et pénalités éventuelles de retard.
• Planning et étapes de réalisation.
• Fonctionnalités souhaitées.
• État de l’existant.
• Modalités de sauvegarde et d’archivage des données.
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• Garanties du prestataire.
Les contraintes seront de trois types :
• Le budget : coût du logiciel et coût du temps passé par l’équipe projet
• Le délai ce projet nécessite des étapes de validation et des allers retours entre
spécifications techniques et fonctionnelles
• Le management de l’équipe dédiée.

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