CODIGO: SST-PR-007

FECHA: FECHA DE
FORMALIZACIÓN POR
PROCEDIMIENTO DE PARTE DE LA ALTA
ACCIONES CORRECTIVAS, DIRECCIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA VERSIÓN: LA
CORRESPONDIENTE
PÁGINA: 1 DE 5

1. DEFINICIONES

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y

obligatoria.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No

Conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no

conformidad o problema potencial, con el objetivo de evitar su ocurrencia.

Acción de Mejora: Acción tomada para aumentar la capacidad de los

procesos para alcanzar los resultados esperados.

Corrección: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada.

Una corrección puede realizarse junto con una Acción Correctiva. Una
acción puede ser por ejemplo un proceso o una reclasificación.

Causa Raíz: Motivo o razón por la cual se presenta una No Conformidad.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados. La medición de la eficacia se denomina
en la Ley 872/03 como una medición de resultado.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de modificación:

 CODIGO: SST-PR-007
FECHA: FECHA DE
FORMALIZACIÓN POR
PROCEDIMIENTO DE PARTE DE LA ALTA
ACCIONES CORRECTIVAS, DIRECCIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA VERSIÓN: LA
CORRESPONDIENTE
PÁGINA: 2 DE 5

Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los

resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.

Hallazgo: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante

en la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los
criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que

interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de
entrada en resultados.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión,
para alcanzar unos objetivos establecidos.

Reformular: Definir una(s) nueva(s) acción(es) para resolver las causas del
hallazgo, de manera que sustituya la(s) inicialmente prevista(s), la
reformulación puede ser resultado de un nuevo análisis de causas.
Reprogramar: Determinar un nuevo plazo para la ejecución de la actividad.

Verificar: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de

que se han cumplido los requisitos especificados.

2. RESPONSABLES

- Alta Dirección: Garantizar los recursos para la implementación.

Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de modificación:

 CODIGO: SST-PR-007
FECHA: FECHA DE
FORMALIZACIÓN POR
PROCEDIMIENTO DE PARTE DE LA ALTA
ACCIONES CORRECTIVAS, DIRECCIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA VERSIÓN: LA
CORRESPONDIENTE
PÁGINA: 3 DE 5

- Responsable de SST: El análisis de las no conformidades o riesgos

potenciales reportados; y La asignación de las acciones preventivas y
correctivas, así como la elaboración y actualización del estado de dichas
acciones y presentarlas a la Alta Dirección mensualmente para su
revisión.

3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ÍTEMM ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Identificar las oportunidades para el levantamiento Cualquier
de una ACPM. (Revisión y análisis de las acciones correctivas, trabajador de la
preventivas o de mejora) Organización
Cualquier funcionario de la compañía puede
identificar o tomar la información suministrada
respecto a una No Conformidad o un problema
potencial que genere una acción correctiva ó
preventiva, o un aspecto a mejorar y diligenciar
las Partes UNO y DOS del FORMATO DE
ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORA registrar su nombre, firma y
remitirlo al Responsable de SST.

Las fuentes de Solicitud de ACPM pueden ser:

- Auditorías Internas y externas
- Seguimiento al desempeño del proceso
- Programas de promoción y prevención
- Acciones propuestas en Comités
- Revisión por la dirección
- Resultado de medición de indicadores
- Investigación de incidentes y/o accidentes
de trabajo
- Intervención de peligros y riesgos
- Resultado de realimentación por parte de
Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de modificación:
 CODIGO: SST-PR-007
FECHA: FECHA DE
FORMALIZACIÓN POR
PROCEDIMIENTO DE PARTE DE LA ALTA
ACCIONES CORRECTIVAS, DIRECCIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA VERSIÓN: LA
CORRESPONDIENTE
PÁGINA: 4 DE 5

los trabajadores
- Resultado de seguimiento a contratistas y
subcontratistas
- Cambios en legislación
- Condiciones ambientales y de salud de
los trabajadores
- Acciones anteriores ineficaces
- Otras
Analisis de la pertinencia de la ACPM.
v
¿Procede la solicitud?
No: Notifique al Responsable del Área que
detectó la No Conformidad o presentó la Acción
de Mejora, la causa del rechazo y registre en el
archivo electrónico o físico con la anotación Responsable de
2
correspondiente. SST
Sí: Libere la solicitud asignándole un número de
folio consecutivo de referencia, el cual anota en el
archivo electrónico correspondiente, regresa una
copia del archivo al solicitante y registra la solicitud
en la MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE ACPM.

Integración del equipo de mejora

El Responsable de SST debe determinar de acuerdo
con la naturaleza del problema real o potencial,
quienes son las personas indicadas para integrar el Responsable de
3
equipo de mejora, asignando un Líder del Equipo SST
que deber reunirse con el personal involucrado en
un plazo máximo de 5 días hábiles para preparar
identificar causas y elaborar el plan de acción.
4 Análisis de causas y plan de mejora Líder de equipo
Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de modificación:
 CODIGO: SST-PR-007
FECHA: FECHA DE
FORMALIZACIÓN POR
PROCEDIMIENTO DE PARTE DE LA ALTA
ACCIONES CORRECTIVAS, DIRECCIÓN
PREVENTIVAS Y DE MEJORA VERSIÓN: LA
CORRESPONDIENTE
PÁGINA: 5 DE 5

El líder del equipo de mejora hará el respectivo

análisis en el FORMATO DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA siguiendo las indicaciones dadas en
de mejora
el INSTRUCTIVO PARA ANALISIS DE
CAUSAS Y GENERACIÓN DE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA (ACPM)
Seguimiento
Una vez terminado el plan de mejora, el líder del
equipo de mejoramiento lo entrega al Responsable
de SST quién verifica su pertinencia y solicita o Responsable de
5
realiza los ajustes que apliquen. Luego diligencia la SST
información en la MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE
ACPM, para tener control y hacer seguimiento al
cumplimiento de los respectivos planes de acción

Elaboró: Revisó: Aprobó: Fecha de modificación: