Manuel de politique & procédures de la Direction

de la Trésorerie

Décembre 2018

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Introduction
➢ Objectifs du manuel de politique et Procedure de la Direction de la Trésorerie

L’objectif du Manuel est d’établir un cadre de gestion pour l’ensemble des activités de la
Direction de la Trésorerie du Groupe et de ses filiales:

• Mettre en place un cadre cohérent de pilotage des activités de la Direction de la trésorerie;

• Préciser les rôles et les responsabilités des différentes parties prenantes aux activités de la direction de la
Trésorerie ;
• Promouvoir des standards et des pratiques uniformes dans le traitement des activités de trésorerie au sein du
Groupe, des filiales et des succursales ;
• Et assurer que les activités de trésorerie du Groupe et des filiales soient exercées dans le respect des normes
réglementaires et des normes de gestion.

Le manuel s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la Direction Trésorerie de la holding

Oragroup S.A, de ses filiales et de ses succursales

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Introduction (suite)
➢ Contenu du Manuel
• Introduction ( objectifs, champs d’application, approbation…)
• Organisation et Gouvernance de la Direction de la Trésorerie
• Principes fondamentaux de la Direction de la Trésorerie.
• Gestion du risque et des limites
• Procédures locales et description des principaux workflows.

➢ Approbations et exceptions à la politique

• Le présent manuel est approuvé par le Conseil d’Administration du Groupe après avis du Comité d’Audit Groupe.
• Au niveau de chaque filiale, il est également approuvé par le Conseil d’Administration des filiales, après avis du
Comité d’Audit de ladite filiale.
• En cas de nécessité, l’approbation des exceptions doit être documentée et soumise au Comité d’Audit Groupe,
après avis favorable de la Direction de trésorerie du Groupe.

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Organisation et Gouvernance de la Direction de la Trésorerie
La Direction de la trésorerie au niveau du groupe et des filiales est composée de trois activités principales:
ventes de produits de trésorerie, Gestion Actif-Passif, Trading & correspondance bancaire

Direction Générale
ORAGROUP
DG et DGA

Directeur Exécutif
Groupe

Responsable
Responsable
Responsable
Directeur
Responsable
Trésorerie
Groupe_
ALM
Groupe_Trading
Trésorerie
Groupe
Orabank
Groupe_"Sales"
CI
Holding
& & CB &
Optimisation
Succursales des
processus

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Organisation et Gouvernance de la Direction de la Trésorerie
➢ L’équipe de la trésorerie dans chaque filiale ou succursale
Composé d’un directeur de la Trésorerie (Trésorier) et de collaborateurs chargés soit :
• De la vente des produits de trésorerie,
• De la gestion actif- passif & Correspondent Banking
• Du Trading (uniquement à la Salle Des Marchés à Orabank Togo ou dans toute autre Filiale identifiée comme backup de la Salle Des Marchés)
Les Trésoriers des filiales et succursales reportent géographiquement/hiérarchiquement aux DGs/DGAs de leurs
filiales/succursales, et fonctionnellement au Directeur de la Trésorerie du Groupe.

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Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie
➢ Principes généraux :
1. Séparation des tâches
• Le Front Office doit être clairement séparé du Back Office et des fonctions de monitoring des limites et du contrôle
• Toute opération engagée au Front Office doit avoir un « Initiateur » et un approbateur ou« Authorizer » distincts.
• Toute opération saisie au Back Office doit avoir à minima un « Initiateur » et un « Authorizer » distincts.
2. Personnes autorisées
• Le Directeur Général de la filiale/succursale approuve les personnes autorisées(« dealers ») à conclure les transactions de trésorerie au nom de la banque .
• Les « dealers » sont autorisés à conclure des transactions dans le respect des limites de monitoring des risques de marché et des limites par contrepartie
préalablement approuvée.

3. Accès physique à la trésorerie et à la salle de marché

• L’accès à la trésorerie/salle des marchés est restreint au personnel de la direction de la trésorerie, au Directeur Générale, aux agents désignés du contrôle permanent, de l’audit interne
et de la Direction des opérations, grâce à l’utilisation des cartes d’accès magnétiques.
• L’accès de toute autre personne est interdite en absence du personnel de la trésorerie.

4. Transactions hors locaux

• Les transactions conclues lorsque le « dealer » est physiquement hors des locaux de la banque sont formellement interdites.

5. Heure d’ouverture du dealing room :

• Les dealers sont tenus d’effectuer les transactions entre 7h30 et 16h30. Toutes les transactions concluent dans cet intervalle devront être impérativement saisie par le Back Office le
jour même dans le « core banking system ».
• En tout état de cause, toutes les opérations de Trésorerie doivent être saisies dans le « core banking system » le jour de leur conclusion.

6. Téléphones cellulaires
• L’utilisation des téléphones cellulaires n’est pas autorisée pour conclure des transactions. En cas de situation de crise, l’utilisation des téléphones cellulaires peut être
exceptionnellement approuvée par le Directeur Générale ou le Trésorier. Le « dealer » devra régulariser la transaction un fois le retour à la normale.

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Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie
7. Appels téléphoniques enregistrés :
• Les conversations menant à la conclusion de transactions avec les contreparties doivent être enregistrées. Les appels enregistrés pourront être consultés par le trésorier en cas
de dispute.
• L’envoi d’email pourra servir d’alternative dans le cas où l’enregistrement des conversations ne serait pas possible pour des raisons techniques.

8. Utilisation de la messagerie électronique et des services internet.

• Oragroup et le réseau de banques Orabank détient tous les droits relatifs au contenu de tous les emails provenant ou reçu à travers son réseau (orabank.net, etc.).
Tous les employés de la direction de la trésorerie sont tenus de se conformer à la charte de l’utilisateur du manuel de politique de sécurité des systèmes d’information
du Groupe.

9. Habitudes transactionnelles des clients et autres contreparties

• Il incombe au « dealer » d’être au fait des habitudes transactionnelles et des produits qu’utilise chaque client ou contrepartie. L’équipe de Trésorerie a la responsabilité
collective de s’assurer que les institutions avec lesquelles nous travaillons agissent de manière appropriée. Lorsqu’un changement injustifié survient dans les
habitudes d’un client ou d’une contrepartie, le « dealer » doit en informer le trésorier qui, après analyse de la situation, pourra autoriser ou non le deal.

10. Congés Obligatoires:

• Pour mitiger le risque de fraude, les employés de la direction de la trésorerie devront s’absenter de leur poste durant certaines périodes recommandées chaque année afin de prévenir
l’occurrence de fraudes et de transactions non permises. La période d’absence généralement admise est de deux semaines consécutive (10 jours ouvrables).
• Le terme les congés obligatoires inclus mais n’est pas restreint aux congés annuels, congés maladies, congés maternité, etc.
• Au moment de l’approbation des congés, l’employé devra clairement faire savoir à son superviseur hiérarchique qu’il s’agit de ses congés obligatoires.
• Durant les deux semaines, l’employé ne devra participer à aucune activité de la Direction de la Trésorerie ; entre autres être présent physiquement dans la salle des marchés, se
connecter au réseau internet, répondre à des emails (sauf pour l’organisation logistique d’une mission prochaine), etc.

11. Instruments financiers approuvés

• L’ensemble des acteurs des Trésoreries Groupe et filiales ne doivent utiliser que des instruments financiers approuvés. Lorsqu'un nouvel instrument est requis, il doit
faire l’objet d’une approbation avant exécution/utilisation.

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Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie
12. Contreparties approuvées
• Les transactions ne doivent être conclues qu’avec des contreparties approuvées conformément au dispositif d’entrée en relation avec les contreparties.
• Aucune transaction ne saurait être entreprise avec une contrepartie qui n’est pas un client de la banque.

13. Code de conduite & standards éthiques

• Les valeurs d’étiques que promeut Oragroup nous engagent à respecter les intérêts de tous nos partenaires, les règles de fonctionnement des marchés, et à veiller à la transparence
de nos pratiques, dans un esprit de concurrence loyale.
• Les employés de la Direction de la trésorerie sont tenus de faire montre des plus hauts standards en matière d’honnêteté et d’éthique dans leurs interactions avec les clients, les
collègues et les partenaires des autres institutions financières. Ils devront toujours faire preuve de professionnalisme.

14. Protection des données confidentielles

• Les employés ont l’obligation de protéger les informations confidentielles d’Oragroup et du réseau de banques Orabank. L’information confidentielle ne peut être utilisée que pour
effectuer les tâches assignées.
• Les employés sont tenus de respecter le code de déontologie des agents du Groupe Orabank, notamment en ce qui concerne le respect du secret professionnel et la circulation et la
protection des données confidentielles.

15. Respect des lois et des règlements

• Les membres de la direction de la trésorerie doivent se conformer aux lois et règlementations applicables dans leurs différentes juridictions.

16. Respect des politiques et procédures d’Oragroup et du réseau de banques Orabank

• Les membres de la direction de la trésorerie doivent être familiers avec toute les politiques et procédures du Groupe, en particulier celles liées à l’activité de la
trésorerie. Ces politiques incluent mais ne se limitent pas à la politique de gestion du risque de crédit, la politique de gestion des risques de marché, la politique de
gestion des risques opérationnels, le code de déontologie, le règlement intérieur, la politique de sécurité du système d’information, etc.

17. Rumeurs
• Les employés de la direction de la trésorerie ne doivent en aucun cas colporter des rumeurs car ces dernières peuvent ébranler les marchés et la réputation de la banque.
• Une attention particulière doit être exercée en période de volatilité du marché car des informations non vérifiées peuvent être distribuées dans le but de perturber les marchés et de
miner la confiance du marché.

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Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie
18. Mots de passe
• Chaque employé de la direction de la trésorerie doit avoir et utiliser exclusivement son propre identifiant et mot de passe pour accéder aux systèmes et applications
protégés par mot de passe. Les mots de passe ne doivent en aucun cas être partagés.

19. Délai de saisie des transactions

• Une saisie et une autorisation dans un délai court des différents systèmes de « front office » n’est pas seulement une bonne pratique, mais également primordial dans le report
approprié du risque de crédit et du risque de prix (« price risk »).
• Toute transaction devrait être saisie et autorisée dans les systèmes de « front office » un délai prescris de 30mn.

20. Erreur de saisie

• Les erreurs de saisie peuvent entrainer des coûts considérables et de l’embarras pour la banque. Les détails relatifs aux transactions doivent être correctement
renseignés dans le « deal slip » idéalement immédiatement après que la transaction ait été validée avec le client ou la contrepartie. Toute extourne ou reprise
d’écriture doit être documenté (description de l’erreur, cause, plan/action pour éviter l’occurrence de l’erreur dans le future) et soumise pour approbation au trésorier ou
au directeur des opérations en l’absence de ce dernier.

21. Suivi quotidien des pertes et profits exceptionnels

• La direction de la trésorerie, dans un souci de respect des normes déontologiques et éthique ne souhaite pas conclure de transactions avec ses clients et autres contreparties à
des taux hors marché.
• Le rapport quotidien de suivi du « P&L »/profit permet de détecter les transactions avec des taux hors marché. Le rapport envoyé tous les jours à l’équipe de la direction de
trésorerie de chaque pays liste toutes les transactions avec des revenues ou coûts supérieurs à la limite prédéfinie pour chaque filiale/succursale. Le dealer devra expliquer les
exceptions.

22. Heure limite d’acceptation des ordres par les opérations

• La direction de la trésorerie doit respecter l’heure limite d’acceptation des ordres prédéterminée avec la direction des opérations. Chaque pays devra, d’un commun
avec la direction des opérations, fixer cette limite mais pas plus tard que l’heure de fermeture de la salle des marchés. La direction de la trésorerie devra avertir la
direction des opérations au préalable si un « deal » doit être transmis après l’heure limite.

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Principes fondamentaux de la Direction de la trésorerie
23. Respect des limites
• Les limites de trading, de position et de contrepartie doivent être scrupuleusement respectées. C’est la responsabilité du dealer de s’assurer de la
disponibilité des lignes avant de conclure un deal.
24. Continuité de l ’activité
• Les employés du département de la trésorerie doivent protéger les intérêts de la banque et de ses clients dans les conditions normales de conduite de l’activité et dans
les conditions de crise (incluant toute circonstance inattendue et imprévue).
• Un plan de continuité d’activité est mis en place par la banque afin de garantir une exploitation sans interruption et de limiter les pertes en cas de perturbation
grave de l’activité. Tous les employés de la direction de la trésorerie sont tenus d’avoir une bonne compréhension du plan de continuité de l’activité de la banque ainsi que
de ses procédures.
• Le trésorier est responsable de la liquidité du bilan de la banque en situation de crise. Le trésorier doit s’assurer que les aspects liés à la liquidité de la banque dans le
plan de continuité sont revus, actualisés et testés au moins une fois par an ou plus fréquemment si les circonstances l’exigent.
25. Cadeau de la clientèle
• Pour éviter tous conflits d’intérêt, les employés de la Direction de la Trésorerie ne doivent pas accepter de cadeau provenant de la clientèle. Cependant
quand le refus est impossible, ils doivent déclarer le cadeau (nature et prix) à leur superviseur hiérarchique ainsi qu’à la direction de la conformité. En
tout état de cause, les agents de la Trésorerie doivent respecter la politique des cadeaux du Groupe Orabank.

➢ Action pour non-conformité (sanction)

Selon la nature et la gravité de la non-conformité aux standards, le non-respect à cette politique peut déclencher une procédure
disciplinaire en accord avec les règles du Groupe.

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Gestion des risques et des limites
➢ Risque de liquidité et « price risk »
• Cadre de gestion
• A Orabank, la liquidité est « monitorée » et gérée aux niveaux du Groupe (consolidé), de la holding et des entités pays (Filiales et Succursales).
• Les entités pays doivent être contrôlés et gérés à un niveau répondant à deux critères : la fongibilité et la responsabilité.
• Le critère de la fongibilité exige qu'il n'y ait aucun obstacle juridique ou réglementaire, existant ou probable, à la libre circulation des fonds de
l’entité juridique, indépendamment des événements de marché ou particuliers/endogènes. Lorsqu'il existe des restrictions de fongibilité, le
trésorier et la direction des risques doivent convenir de la manière dont ces restrictions sont reflétées dans l'analyse de la liquidité.
• Le critère de responsabilité exige la présence d'un trésorier, de gestionnaires de risques et d'un comité de gestion actifs-passifs (ALCO) pour la
gestion de la liquidité des entités pays. Les trésoriers, les gestionnaires de risques et les Comités ALCO peuvent couvrir plusieurs entités pays.

• Gouvernance

• Orabank a un système centralisé de gestion du risque de liquidité où le bilan consolidé est géré par la direction de la trésorerie du groupe à
travers son réseau de trésoriers pays.

• La gestion quotidienne du risque de liquidité est déléguée aux trésoreries pays sous la supervision du trésorier groupe.

• Le Comité ALCO Groupe assure la supervision de cette gestion, dans son ensemble. Le Comité ALCO pays de chaque entité assure la
supervision de cette gestion au niveau pays.

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Gestion des risques et des limites
• Processus de gestion
• Tous les employés de la Direction de la Trésorerie sont tenus d’avoir une très bonne compréhension des facteurs qui peuvent
influer sur le risque de prix, sur la structure de la liquidité de la banque ; et sur les effets qu’un changement de ces facteurs peut avoir
sur les positions et le « P&L » /compte de résultat de la banque.
• Ils doivent comprendre les implications entre les différentes activités de la trésorerie et l’utilisation des limites déterminées par la
direction des risques.
• Il n’est pas permis de dépasser les limites sans accord préalable de la direction de la trésorerie groupe, de la direction des risques du
Groupe et du Comité de Second Niveau (CSN) du Groupe, conformément à la politique de gestion des risques de marché du
Groupe.
Ci-dessous les principaux outils de gestion de la liquidité et du risque de prix :
• Le plan de liquidité et de financement
• Les limites de positions :
• Les ratios de liquidité et de concentration
• Le Gap de liquidité :
• Les stress tests :
• Plan de Financement d’Urgence

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Gestion des risques et des limites
➢ Risque de contrepartie
• Les dealers doivent être au fait des politiques et procédures lié au risque de crédit en tout temps et s’y conformer.
• Les transactions ne devront être conclues qu’avec des contreparties pour lesquelles des limites ont été définies et les contreparties approuvées
conformément au dispositif d’entrée en relation avec les contreparties.
• Ils se rapprocheront du la Direction des risques pour obtenir les limites et niveau d’exposition sur chaque contrepartie.
• Les dealers devront obtenir les approbations préalables pour toute exception.

• Le « settlement risk »
• Le » settlement risk » survient lorsque nous échangeons simultanément des valeurs avec une contrepartie à une date donnée et que nous n’avons la
possibilité de confirmer que nous avons reçu notre partie du paiement que lorsque nous avons déjà payé ou effectué notre partie de la transaction. Le risque
provient du fait nous pouvons ne jamais recevoir ce qui nous est dû. Dans ce cas, la totalité du montant de la transaction est à risque.
• Des limites sont déterminées par contreparties pour mitiger ce risque.

• « Pre-settlement risk »
• Le « pre-settlement risk » est le risque que la contrepartie avec laquelle nous avons conclu une transaction soit en cessation de paiement avant
l’échéance du contrat qui nous lie et nous mettent dans l’obligation de contracter une nouvelle opération avec de nouvelles conditions de marché.
• Les limites de « pre-settlement risk » permettent de gérer et contrôler ce risque.

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Procédures locales et description des principaux workflows
Les principaux produits (activités) utilisés (effectuées) par la Direction de la trésorerie sont:
• Transfert en devises de la clientèle
• La Trésorerie a en charge le pilotage commercial de l’activité FX / change de la banque. La Trésorerie est responsable de la gestion « intraday » du risque de
change induit ou non par cette l’activité FX.
• La trésorerie n’est pas en charge de la réception, de la vérification de la documentation et du processus d’exécution des ordres de transfert en devise des clients. Cela
relève des responsabilités de la direction des opérations.
• La trésorerie à la responsabilité de fournir les taux de change et les commissions de transfert à appliquer à ces transactions.
• FX Spot et Forward (change à terme) avec la clientèle

• Ces transactions sont soumises à la mise en place préalable de ligne de « settlement risk » et de « pre-settlement risk » avec la contrepartie concernée. Les opérations
de forward devront être adossés à des transactions commerciale ou financières dont la preuve sera fournie par le client.
• Pensions livrées (reverse repo)

• Les pensions livrées sont régies par un Product Programme dûment approuvé pour chaque filiale souhaitant utiliser ce produit.
• Placements interbancaires à blanc

• Des lignes de placements interbancaires doivent être préalablement validées par la direction des risques, le CPN (Comité de Premier Niveau) et le CSN (Comité de
Second Niveau) pour chaque contrepartie. Le dealer doit s’assurer de vérifier l’encours de la ligne avant de conclure toutes transactions.
• Le portefeuille de titres

• Le dealer devra s’assurer que les limites de portefeuille et de contreparties sont respectées avant de procéder à un achat. P our tout achat ou toute vente, une demande
d’approbation est envoyée au CPN / CSN ou au Trésorier Groupe / Directeur des Risques Groupe, conformément à la polit ique du groupe régissant les
investissements/placements en titres.
• La politique d’investissement en titres sera respectée.
• Les transactions entre filiales et succursales

• Les dealers sont tenus de respecter les limites d’exposition sur les filiales du groupe telles qu’établies par la politique d e gestion des risques de marché et/ou toute
procédure opérationnelle interne sur le sujet.
Interne confidentiel
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Merci pour votre
attention

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