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Rapport du Comité d’audit

2014
REVISION

Version Auteur Date Action

0.1 Mathieu VARELA 03/02/2015 Création

Professeur Agnès BUZYN


0.2 Monsieur Thierry BRETON
04/03/2015 Relectures

0.3 Comité d’audit 10/03/2015 Validation

Rapport 2014 du Comité d’audit 2/10


SOMMAIRE
I. Examen du plan d’audit annuel et les réalisations 2014 ................................................... 4
A. Suivi des audits 2014 ....................................................................................................... 5
1. Les audits de subventions ........................................................................................ 5
2. Les audits internes ................................................................................................... 5
B. Approbation du plan d’audit 2015 .................................................................................. 6
II. Examen des travaux liés au contrôle interne ..................................................................... 7
1. Validation d’une charte de contrôle interne et maîtrise des risques ...................... 7
2. MIs en œuvre du plan d’action de contrôle interne................................................ 8
3. Présentation de la feuille de route 2015 ................................................................. 8
III. Examen des comptes financiers 2013 ................................................................................ 9
A. Synthèse des conclusions du Commissaire aux comptes 2013 ...................................... 9
B. Le rapport des comptes financiers .................................................................................. 9
IV. Examen l’EPRD 2015......................................................................................................... 10

Rapport 2014 du Comité d’audit 3/10


Les travaux du Comité d’audit en 2014 ont été menés conformément aux missions qui lui ont
été confiées dans le cadre du règlement intérieur de l’INCa (extrait de la version entrée en
vigueur le 18 décembre 2014) :
1- examiner les projets de budgets et de comptes annuels de l’INCa ;
2- contribuer à la définition des normes comptables et financières et s’assurer de
la pertinence et de l’efficacité de ces normes ;
3- s’assurer de la mise en place des procédures de contrôle interne et de gestion
des risques, et réaliser le suivi de leur pertinence et de leur efficacité avec le
concours des commissaires aux comptes et de l’audit interne ;
4- examiner le programme annuel des travaux de l’audit interne et en suivre la
réalisation ;
5- donner son avis sur les modalités de désignation des commissaires aux
comptes, dont il est informé du programme de vérification et de son
exécution ;
6- examiner les conclusions des rapports d’audit et de contrôle internes et
externes, donner son avis sur les suites qui leurs sont données ainsi que sur les
suites données aux observations des commissaires aux comptes.

Le comité d’audit s’est réuni les 4 mars et 25 novembre 2014 et ses travaux ont globalement
porté sur :
 la présentation du plan cancer 2014-2019 (mars 2014);
 l’examen du plan d’audit 2014 et ses réalisations (mars 2014) et la présentation du
plan d’audit 2015 (novembre 2014);
 l’examen des travaux liés au contrôle interne et à la maitrise des risques (mars et
novembre 2014);
 la présentation des comptes financiers 2013 de l’INCa (mars 2014) ;
 l’examen de l’EPRD 2015 (novembre 2014).

Au cours du Comité d’audit de novembre 2014, son Président, Monsieur Noel RENAUDIN, a
proposé d’élargir le comité de trois à quatre membres. Le règlement intérieur de l’INCa a
donc été modifié par le Conseil d’Administration du 18 décembre 2014 qui a élu, membre
du comité d’audit de l’INCa, à l’unanimité et pour la durée de son mandat restant à courir,
la Fédération Hospitalière de France.

I. Examen du plan d’audit annuel et les réalisations 2014


Rappel : Le cabinet Equation titulaire du marché N° 12-007, a en charge depuis 2012, la
réalisation des audits financiers pour le contrôle de l’usage des subventions versées par
l’INCa (CCP N° 25DAFPMA11).

Lors du comité d’audit du 4 mars 2014 le cabinet à fait un retour d’expérience sur les audits
réalisés en 2013. Cette année, 15 conventions ont été auditées pour un montant de
financement de 5,1 M€.

La piste d’amélioration la plus fréquemment proposé porte sur la traçabilité comptable


des dépenses déclarées. Des constats spécifiques ont également parfois été relevés tels que
des reversements de fond par l’organisme gestionnaire au-delà des délais contractuels

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autorisés (ex : Cancéropôle IDF, avec une mise en place tardive de la convention de
reversement), ou des écarts entre les montants déclarés et les justificatifs produits (ex :
Equipe INSERM Grand Est).

A. Suivi des audits 2014


1. Les audits de subventions
Le plan d’audit 2014 a identifié 15 conventions signées entre 2008 et 2011. Les missions
d’audits financiers ont concerné des projets portés par 3 CHU (Caen, Dijon, Rouen), 5
associations (IFTC, Arcades, ODLC, Cap Santé 49 et le Comité National contre le Tabac), 3
établissements publics (le CNRS, l’AP-HM, l’EPHE), 1 GIP (le Cancéropôle IDF), 2 universités
(Lille 2 et Strasbourg 1) et 1 ESPIC –Établissement de soins privé d’intérêt public (Centre
Léon BERARD).

Le montant des subventions dans l’année est de 5,2 M€ pour un total des versements de
subventions effectuées dans l’année de 59,8 M€, soit un indicateur COP1 à 8,7%.

2. Les audits internes


Les audits internes suivants ont été réalisés en 2013-2014 et présentés au Comité d’audit.

 L’audit du processus de règlement des frais de mission a porté sur la gestion des
déplacements du personnel INCa et des intervenants extérieurs pour les années 2012
et 2013.

L’audit n’a pas décelé d’anomalie majeure : l’ensemble du processus est mis en œuvre de
façon satisfaisante.
 19 recommandations ont été formulées :
- 9 visent à consolider les points de contrôle;
- 6 visent à améliorer la procédure;
- 3 visent à améliorer l’efficience du processus;
- 1 propose de renforcer le pilotage.

 L’audit du processus d’indemnisation des experts a examiné le traitement du


processus d’indemnisation de tous les experts aussi bien français qu’étrangers, pour
les années 2012 et 2013.

L’audit n’a pas décelé d’anomalie majeure : dans l’ensemble le processus est mis en
œuvre de façon satisfaisante.
 14 recommandations ont été formulées:
- 10 visent à consolider les points de contrôle;
- 1 vise à renforcer le pilotage;

1
L’indicateur COP est la part des subventions de l'INCa ayant fait l'objet d'un audit (en montant) ; Le mode
de calcul est celui du montant des subventions auditées dans l’année / total des versements de
subventions effectués dans l’année (quelle que soit la date de la convention) ; L’indicateur cible prévu est
inférieur ou égal à 5 %.

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- 1 vise à améliorer la procédure;
- 1 vise à améliorer l’efficience;
- 1 vise à faire évoluer la réglementation interne (délibération du CA).

Les deux premiers audits ont débuté en 2013. Les phases contradictoires sont achevées et
sont maintenant entrées dans les phases de mise en œuvre et de suivi des
recommandations. Un bilan de la mise en œuvre sera présenté au Comité d’audit de
novembre 2015.

 L’audit du processus Intervention, réalisé par le cabinet Tuillet a porté sur la globalité
du processus d’instruction, de financement et de suivi des projets. Celui-ci a
concerné principalement la Plateforme Appels à projets et les services Convention,
juridique, financiers et l’Agence comptable.

L’audit n’a pas décelé de dysfonctionnement majeur. Toutefois l’audit a conclu que le
dispositif de contrôle interne présent au sein du processus Intervention était d’un niveau
perfectible.
 37 recommandations ont été formulées:
- 15 tendent à consolider les points de contrôle;
- 13 visent à améliorer la procédure;
- 8 proposent d’améliorer l’organisation du processus et le pilotage;
- 1 tend à consolider le respect de la réglementation.

Les conclusions de l’audit sur le processus intervention seront prises en compte dans le
chantier « feuille de route 2015 ».

 Audit du processus des achats hors marché a porté sur le processus des achats hors
marchés existants, (identification des besoins d’achat et computation, sélection du
prestataire et formalisation de l’achat) pour les années 2012 et 2014.

La phase contradictoire s’est achevée à la fin du mois de février 2015 et le rapport définitif
produit.
L’audit n’a pas décelé de dysfonctionnement majeur.
 16 recommandations ont été formulées:
- 5 tendent à consolider les points de contrôle;
- 4 visent à améliorer la procédure;
- 7 proposent d’améliorer l’organisation du processus et le pilotage;

B. Approbation du plan d’audit 2015


Le plan d’audit 2015 comprend une sélection de 19 conventions pour un montant alloué de
6 195 737€ (9 conventions pour le pôle Recherche et Innovation et 10 conventions pour le
pôle Santé publique et Soins).

La sélection comprend:
• 7 associations (IFM du Myélome, LCC 82, Cepière formation, Association Aurore,
Association la clé, Les droits des non-fumeurs, Hôpital d’enfants Margency);

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• 2 GIP (KPOLE IDF, RRC Oncora); 10 établissements publics dont: Inserm (Lyon,
Toulouse), CHU (Nîmes, Bordeaux, Dijon), AP-HP, Hospice civil de Lyon.

Le montant des engagements prévu en 2015 s’établit à 66,6 M€ ; le ratio COP prévisionnel
pour 2015 est de 9%.

• 1 audit portant sur un contrat Recherche et développement passé avec l’Université


Paris Descartes a été intégré au plan d’audit, pour un montant de 1,9 M€.

Le comité d’audit, après examen de la nature des organismes gestionnaires sélectionnés,


du montant des subventions auditées et de la faisabilité des plans d’audit dans l’exercice
des années concernées (2014 et 2015), s’est assuré que les indicateurs COP étaient
respectivement atteints (cible supérieure ou égale à 5%). Le comité d’audit a alors
approuvé le plan d’audit financier 2014 lors du comité de mars 2014 et le plan d’audit
financier 2015 en novembre 2014.
Dans le cadre des audits internes, le comité d’audit, a constaté la réalisation des audits des
processus de frais de mission, indemnisation des experts, « intervention » et achats hors
marché existants ; il a été informé des conclusions émises pour chaque audit et a obtenu
des précisions sur les périmètres couverts et les objectifs respectifs.

II. Examen des travaux liés au contrôle interne


Les travaux en matière de contrôle interne, réalisés et présentés au Comité d’audit ont porté
sur la rédaction et la validation d’une charte de contrôle interne et maîtrise des risques, au
traitement des risques issus de la cartographie des risques transversaux à travers un plan
d’action validé au comité d’audit du 4 mars 2014.
Par ailleurs une feuille de route 2015, articulée autour de trois axes (Système d’information,
simplification des processus clés et contrôle interne) a été présentée au comité d’audit du 25
novembre 2014.

1. Validation d’une charte de contrôle interne et maîtrise des risques


La charte actuelle a été établie en janvier 2009 et ne concerne que la seule cartographie des
risques comptables et financiers.

La nouvelle charte propose d’élargir la mission de contrôle interne et de maîtrise des risques
à l’ensemble des risques. Elle a pour vocation d’identifier les objectifs en matière de contrôle
interne, de maîtrise des risques et de qualité et de définir le rôle du Comité de Contrôle
Interne et de Maîtrise des Risques, de ses membres, mais aussi des autres instance de
gouvernance de l’INCa et de l’organisation générale du contrôle interne.

Les différents travaux du Comité d’audit de fin 2013 à 2014, ont abouti à sa validation en
novembre 2014. La charte prévoit que toute révision soit systématiquement soumise à
l’approbation du Comité d’audit.

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2. MIs en œuvre du plan d’action de contrôle interne

Le plan d’action de contrôle interne 2014 a été défini dans un document unique, basé sur la
cartographie des risques de l’INCa. La cartographie identifie 19 risques dont 8 ont été inscrits
et traités au plan d’action 2014.
La prise en charge et le suivi des risques ont été répartis entre le comité de contrôle interne
et de maîtrise des risques (CCIMR) et le CODIR, selon la dimension stratégique ou non du
risque.
Une définition du risque stratégique a été donnée par le CODIR pour cette répartition :
« Risque touchant à la valeur ajoutée, à la pertinence des actions et à la crédibilité de
l'Inca ».

La mise en œuvre du plan d’action a été initiée et présentée au comité d’audit de


novembre 2014. Un bilan sera proposé au comité d’audit de novembre 2015.

3. Présentation de la feuille de route 2015


La feuille de route 2015 proposée par la Direction Générale, est articulée autour de 3 axes :
1- Développer et déployer un système d’information intégré (GIPSI) et un nouvel outil
comptable :
 GIPSI est une solution intégrée et globale de gestion des projets
subventionnés (programme d’appels à projets et processus associés,
soumission des projets par les candidats et évaluation) ou suivis
administratifs, scientifiques et opérationnels des projets par l’INCa ;
 L’objectif du nouvel outil comptable est de mettre en place un outil de
pilotage, d’anticipation et d’analyse pour mener à bien les projets et activités
de l’organisme ; contribuer à la soutenabilité budgétaire.

2- Simplifier et optimiser le processus de financement des projets : En modélisant les


activités liées au processus AAP / HAP, en « accélérant » le processus par la réduction
des temps sans valeur ajoutée ;

3- Consolider l’environnement de contrôle interne : En déployant un dispositif de


contrôle interne permanent opérationnel.

Le comité d’audit a suivi et porté plusieurs recommandations dans la rédaction de la Charte


de contrôle interne. Il a notamment proposé, au-delà de la présentation de la démarche
contrôle interne, de contextualiser la charte au regard de l’avancée des travaux.
Le comité d’audit s’est également assuré que les rôles et les responsabilités de chaque
acteur étaient bien définis.
Enfin, le comité d’audit a été informé d’un projet de consolidation du contrôle interne
d’optimisation des processus en lien avec GBCP et GIPSI présenté dans la feuille de route
2015.

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III. Examen des comptes financiers 2013
A. Synthèse des conclusions du Commissaire aux comptes 2013
La synthèse portant sur l’intervention intermédiaire, consacrée à la clôture des comptes
2013 de l’INCa, rapporte au Comité d’audit les faits significatifs suivants :
1- Lancement du 3e Plan cancer ;
2- Réorganisation de la fonction financière de juillet 2013 ;
3- Evolution réglementaire récente notamment du nouveau décret GBCP du
07/12/2012 relatifs aux nouvelles règles de gestion budgétaires et comptable.

Les commissaires aux comptes ont effectué des revues de processus et émis les remarques
principales suivantes :
 La revue a été satisfaisante concernant les points suivants :
- Le traitement des frais de mission et d’expertise ;
- Les dépenses de communication : Cependant il est recommandé un contrôle
systématique des bons de commande émis avant mise en validation (en
particulier au niveau des codes action et codes marché) ;
- L’exécution de la dépense (Achats – Marchés) : Cependant il est recommandé
de mettre à jour les procédures de passation de commandes publiques sur
marchés (C101), de réalisation d’un achat dans cadre d’un marché et hors
marché (C102), la nomenclature des pièces justificatives, et l’organigramme
fonctionnel nominatif ;
- La paie ;
- La clôture des comptes.

 La revue a proposé des points d’amélioration concernant les points suivants:


- Le système d’information : Formaliser les procédures (demande de nouveau
projet SI non prévue au schéma directeur, sécurisation des SI, processus de
plan de continuité et de reprise informatique) ;
- Contrôle interne : Actualiser les procédures afin qu’elles soient conformes à la
nouvelle organisation ; Mettre en place les procédures non existantes
(Système d’Information par exemple) ; Mettre en place un référentiel chez
l’ordonnateur.

Les recommandations concernant le contrôle interne ont été intégrées dans le projet de
consolidation du contrôle interne et d’optimisation des processus à démarrer en 2015 et une
remise à plat des processus de validation des engagements juridiques est envisagée dans les
cadres du changement de l’outil comptable. Des ajustements ont cependant d’ores et déjà
été demandés. De plus, le plan de continuité et de reprise informatique est en cours de
rédaction par le département des systèmes d’information.

B. Le rapport des comptes financiers


Le rapport des comptes financiers 2013 a été présenté et discuté au Comité d’audit du 4
mars 2014 en vue de sa soumission au Conseil d’Administration du 28 mars 2014. Il a fait
état d’un montant de recettes sur l’exercice 2013 de 101,2 M€, soit une baisse de 2,8 M€
par rapport à l’EPRD (écart expliqué par un montant de reversement de subventions

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inférieur à celui budgété initialement). Le montant des dépenses de l’INCa (charges et
investissement) s’est établi à 94 M€.

IV. Examen l’EPRD 2015


L’EPRD 2015 a été présenté et discuté au Comité d’audit de novembre 2014.

Les points clés de l’EPRD :


1- Le compte financier anticipé 2014:
La principale évolution a concerné une 2e annulation de crédits de 4,6 M€ au titre du
programme 204. Ce compte financier anticipé fait également apparaître un prélèvement
prévisionnel du fonds de roulement de 3,7 M€ en 2014.

2- Equilibre général 2015 en recettes et dépenses :


Les recettes 2015 : 95, 6 M€ dont subventions DGS de 50, 4 M€ (application de la réserve de
précaution) et subvention ANR de 38 M€ (non notifié à date).
Les dépenses 2015 : 100,3 M€ dont 66,6 M€ au titre de l’Intervention (35,7 M€
d’engagements nouveaux sur l’année), soit une forte augmentation par rapport à 2014.
Les charges de personnel progressent légèrement à 14,33 M€ pour l’année 2015; 19,3M€ au
titre des autres charges, en augmentation par rapport à 2014 (14,9M€).

Afin de maintenir l’équilibre de l’EPRD 2015, un prélèvement de 4,7 M€ a été effectué sur le
fonds de roulement. Ce prélèvement laisse un FDR permettant à l‘institut de faire face à ses
besoins de trésorerie. En termes de projection pluriannuelle, un pic d’engagement sera à
noter en 2015, correspondant notamment au renouvellement de la labellisation des
cancéropôles, suivi d’un retour à un niveau plus habituel en 2016 et 2017 dans la logique de
la montée en puissance du plan Cancer. A noter également un taux de couverture des
engagements pluriannuels par le fonds de roulement de 40% en moyenne sur les années
2015 à 2017.

Le comité d’audit s’est montré favorable au budget initial présenté pour l’exercice 2015.
Ce budget ayant été construit avec un prélèvement sur le fond de roulement, le comité
d’audit a souligné la nécessité de préserver le fonds de roulement et de ne pas en faire une
source de financement régulière.

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