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SOCIETE BENINOISE DES MANUEL DES PROCEDURES DE GESTION

HYDROCARBURES (administratives, comptables et financières,)


(SOBEH)
Titre : 13 PROCEDURES FINANCIERES
Module : M Exécution, Suivi et contrôle du Page : 1/5
Budget

PROCEDURE D’EXECUTION, DE SUIVI ET DE CONTROLE DU


BUDGET
1. CONTEXTE ET OBJECTIFS
La SOBEH se doit de faire des suivis périodiques par rapport à ses réalisations et par
rapport à ses activités. Ces suivis nécessitent l’existence de procédures adéquates
indispensables pour leur réalisation.
La SOBEH a un programme d’activités pluriannuel financé sur la base de ses revenus
et les PTF. Ce programme d’activités est exécuté par la Direction Générale.
Pour chaque année, il faut donc établir un suivi budgétaire exhaustif qui est la
représentation comparative chiffrée de son programme pour douze (12) mois.

2. REGLES DE GESTION
Le budget de l’année « n » est élaboré à partir de l’année « n-1 » et le rapport
d’auto-évaluation de l’année « n -1 ».
La phase de suivi, d’exécution et de contrôle du budget annuel de la SOBEH obéit
aux principes et règles de gestion des Finances Publiques qui s’imposent à tout
démembrement de l’Etat, à savoir :
- l’annualité ;
- l’équilibre ;
- l’universalité ;
- l’unité :
- la spécialisation des crédits.

3. PROCEDURES
3.1. L’exécution budgétaire :
Le budget est mis en place au début du mois de janvier de chaque année. Toutefois,
le budget de l’année dernière comporte une période complémentaire d’exécution qui
permet de liquider les dépenses engagées avant la fin de l’année dont le montant
n’était pas définitivement arrêté. Le respect des principes d’annualité et de
séparation des exercices est d’application dans les cas d’espèce. De plus, il convient
de noter que la procédure d’exécution budgétaire est identique à celle de la
liquidation des dépenses (voir procédure d’acquisition de biens et services).

3.2. Suivi et contrôle budgétaire


Les différents critères de suivi budgétaire sont définis par la direction administrative
et financière en tenant compte du système comptable en place.
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Le budget approuvé et mis en place au début de l’année est saisi dans le système
comptable. La saisie des dépenses et des engagements en comptabilité engendre
automatiquement un déversement dans le système de suivi budgétaire.

A tout moment de l’année, au vu de l’évolution de la situation de l’exécution du


budget ou suite à un événement majeur (évolution préoccupante des dépenses
constatées dans le suivi du budget, mesures macro-économiques majeures, etc…), le
DFC peut proposer au Directeur Général de procéder à une révision budgétaire. Les
procédures d’exécution, du suivi et du contrôle budgétaire suivent les étapes
suivantes :

ACTEURS PROCEDURES SUPPORT DELAI

a) EXECUTION DU BUDGET
DFC  Notifier à chaque Direction, les crédits ouverts au Budget 1j
titre de l’année ;
 Engager les crédits sur une base mensuelle
ou trimestrielle ;
 Suivre les consommations de crédits par bon de Bon de
commande, marché etc. comman
 Tenir à jour les registres de 1j

b) SUIVI BUDGETAIRE
 Suivi quotidien
SCB  Etablir les fiches d’engagement périodique pour
SCB chaque ligne budgétaire ;
 Tenir le registre des engagements ;
DFC  Vérifier la disponibilité des crédits avant toute
DFC commande ;
 Eviter les dépenses sans crédit disponible.

 Suivi mensuel
SCB
 Elaborer les tableaux de bord budgétaires
mensuels permettant de suivre de façon fiable PTA Mois
l'exécution des budgets pour chaque catégorie de
dépenses ;

SCB  Soumettre le tableau de bord au Directeur


Administratif et Financier, qui présente l'état PTA
d'exécution du budget pour le mois écoulé ainsi
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SCB que les dépenses cumulées depuis début de


l'année ;

DFC  Convoquer une réunion mensuelle avec les


principaux responsables de Direction ou de
services pour commenter le niveau d'exécution PTA Mois
du budget et recommander des actions correctives
s'il y a lieu.

Suivi trimestriel

SCB  Editer les tableaux de bord trimestriels pour le Tableau Trimes


suivi analytique et budgétaire par catégorie de de bord tre
dépenses et de recettes à soumettre au DFC;
SCB  Faire un rapprochement avec la comptabilité ;
SCB  Présenter au DFC un rapport financier trimestriel
intégrant les tableaux de bord ;
DG  Convoquer une réunion trimestrielle avec les
principaux responsables de Direction et de
services pour commenter le niveau d'exécution
du budget et recommander des actions correctives
s'il y a lieu.

c) CONTROLE BUDGETAIRE

SCB  Détecter les écarts entre les prévisions et les Tableau Trimes
réalisations effectives ; de bord triel
SCB  Analyser les écarts en écart sur quantité et écart
sur prix ;
SCB  Rechercher l’efficacité : la recherche des
exceptions doit aboutir soit à la constatation
d'erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie
dans l'exécution dont il faut déceler les causes ;
SCB  Obtenir la rapidité dans la constatation des
écarts afin de ne pas aggraver la dérive si les
mesures correctives ne sont pas prises à
temps ;
DFC  Faire des contrôles rapprochés : les vérifications Tableau Trimes
opérées par le biais du contrôle budgétaire de bord triel
doivent être plus nombreuses et plus
rapprochées que celles émanant de la
comptabilité.
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d) REDACTION DES RAPPORTS


SCB  Décrire de façon succincte les objectifs visés ; Rapport Trimes
 Analyser globalement la situation financière et les triel
performances par rapport aux objectifs visés ;
 Faire de façon détaillée le point d’exécution des
budgets (Ressources/Emplois) ;
ST  Présenter la situation de trésorerie.

3.3. Révision budgétaire


Une fois la révision décidée, le DFC établit le plan de mise en œuvre de la révision
budgétaire.
Ce plan qui tient compte de la date à laquelle le Conseil d’Administration doit se
réunir pour adopter le budget révisé, doit s’étaler sur une période maximale de trois
(03) semaines :
 Durant la première semaine les différentes directions procèdent
unilatéralement aux remaniements de leurs budgets respectifs ;
 Durant la deuxième et la troisième semaine, le budget révisé est soumis au
Directeur Général pour être analysé et éventuellement corrigé puis diffusé.

3.4. Révision
A la date de la révision, la comptabilité produit un état complet de la situation
d’exécution budgétaire de chaque Programme, qu’il transmet aux différents
Responsables.
Sur la base de son dernier commentaire de la situation d’exécution budgétaire,
chaque entité (direction ou gestionnaire de programme) entame la réflexion sur la
révision des rubriques budgétaires. Pour chaque rubrique, il estime l’augmentation
nette ou la diminution nette à apporter aux montants initiaux en tenant compte de
plusieurs facteurs :

 la situation actuelle des dépenses et des financements disponibles ;


 la tendance pressentie pour le reste de l’année budgétaire ;
 ses propres analyses trimestrielles de suivi budgétaire ;
 les commentaires du service planification, etc.
Sur le plan pratique, la révision est matérialisée en renseignant une fiche budgétaire
vierge (voir annexe) des augmentations ou diminutions nettes sur les montants
initialement budgétisés pour chaque rubrique.
Les fiches budgétaires remplies sont retournées à la DFC au plus tard à la fin de la
première semaine du plan de mise en œuvre de la révision budgétaire.
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3.5. Discussions et arbitrages


Le DFC produit un nouveau budget révisé et le service comptable produit un état de
suivi budgétaire avec les révisions incluses.
Au début de la deuxième semaine du plan de mise en œuvre, le DG convoque une
réunion du Conseil de Direction. Au cours de cette réunion, il est procédé à l’examen
des révisions envisagées par les différentes directions.
Une fois le budget révisé et validé, le DFC prépare une note exposant les motifs et
l’incidence financière de la révision. Il transmet cette note, accompagnée du budget
révisé, au Directeur Général, en vue de sa présentation au Conseil d’Administration.

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