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Aunque no haya habido aumento en el número de usuarios ni dispositivos ni se utilizan nuevos productos dentro del EA durante el
año natural, está obligado a remitir el Informe de Actualización (que también se conoce como “declaración de cero unidades”),
firmado por un apoderado de la organización con capacidad para ello.
EL CALENDARIO DE REVISIÓN
Revise sus compras de Contacte con su distribuidor Su distribuidor o responsable Su distribuidor o su El equipo de Cuentas de
software, hardware y o responsable de Cuentas de de Cuentas de Microsoft responsable de Cuentas de Microsoft procesará su
servicios online. ¿Cuántas Microsoft para revisar los rellenará un pedido Microsoft revisarán el pedido pedido de revisión True-Up y
licencias se han añadido? Su cambios detectados en el normalizado de revisión True-Up final y lo enviarán a registrará los cambios en el
distribuidor o su responsable número de licencias. Ambos True-Up indicando las Microsoft en el periodo de 30 número de licencias de
de Cuentas de Microsoft pueden ponerse en contacto variaciones que se han a 60 días previos a la fecha Microsoft consignados.
pueden contactar con usted con usted para analizar qué producido en su EA y se lo de aniversario del EA Como siempre, usted puede
para colaborar en el proceso nuevos productos y servicios entregará para que lo revise y ver su información de
de revisión. pueden ser convenientes en apruebe. licencias actualizada desde el
su organización. portal VLSC (Volume
Licensing Service Center) de
Microsoft.
El proceso de revisión “True-Up” es una manera sencilla y muy eficaz de controlar y administrar cualquier variación en el número de
licencias de productos cubiertos por el contrato y le ayuda a asegurarse de que su organización cumple en todo momento con sus
obligaciones de licenciamiento de forma precisa. Le recomendamos que responda a las siguientes preguntas para que pueda
identificar posibles ámbitos de crecimiento y cambio:
¿Han migrado a usuarios hacia/desde licencias on-premise a/desde licencias de suscripción a Online Services?
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¿Han reservado licencias de suscripción a Online Services antes de empezar a utilizarlas?
¿Se han destinado servidores activos para recuperación ante desastres (en modo “warm DR” o “hot DR”)?
¿Han puesto en producción aplicaciones o productos que estaban antes en fase piloto?
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La Reserva de Licencia es un proceso al que se pueden acoger los clientes de EA, por el cual tienen a su disposición licencias de Online Services sin
tener que proceder con el método formal de pedido de compra. En cada aniversario, el cliente informa de todas las reservas de licencia realizadas en
el periodo anterior de vigencia del contrato y envía un pedido de compra dentro del proceso de revisión True-Up
lugar en los doce meses anteriores. Además deberá adquirir las CALs (Licencias de Acceso de Cliente) que sean necesarias para
acceder a las Suites de Servidor de Infraestructuras Básicas.
El EAP dura tres años, pero a diferencia de los contratos Enterprise Enrollment y Enrollment for Core Infrastructure, el EAP permite
hacer, además de una revisión anual True-Up, una revisión única a los tres años, antes de la fecha de renovación del contrato.
Aunque se exige a los clientes que realicen un inventario anual (o trienal) de revisión True-Up, el proceso se orienta principalmente
a determinar el número de procesadores, servidores y licencias de acceso de cliente (CALs) adquiridas o utilizadas.
Productos Enterprise: Es la familia principal de productos dentro del Enterprise Enrollment, y se licencian según el número total de
usuarios o dispositivos cualificados dentro de la organización.
Para preparar su pedido de Revisión, cuente el número real de usuarios y dispositivos cualificados en toda su organización,
incluyendo las subsidiarias y empresas filiales.
Determine qué licencias necesitan los nuevos usuarios y dispositivos basándose en la opción de Plataforma elegida y
teniendo en cuenta los usuarios y dispositivos cubiertos por Enterprise Online Services tal y como se describen en Online
Services (consulte los detalles de su Contrato EA para calcular el número de licencias necesarias).
Ejemplo: Productos Enterprise. En este ejemplo, la organización dispone de cobertura para la Plataforma de Desktop Profesional y no
incluye a ningún nuevo usuario de Enterprise Online Services:
El último informe True-Up daba cuenta de 950 dispositivos y usuarios cualificados, por lo que hay un aumento de 50.
El pedido de revisión True-Up debe hacerse por 50 licencias de Office Pro Plus, 50 Core CAL y 50 licencias de actualización del
S.O. Windows para cubrir a los nuevos usuarios de la Plataforma de Desktop Profesional.
Productos de Plataforma de Aplicación: en los contratos Enrollment for Application Platform (EAP), los calendarios obligatorios de
inventario dependen de la opción elegida para la revisión True-Up. Deberán contabilizarse todas las licencias necesarias para
cualquier producto de la Plataforma de Aplicación que haya sido instalado o utilizado desde la última revisión, tanto en la empresa
como en todas sus filiales integradas en el contrato Enterprise. Envíe el pedido por la diferencia entre el número actualizado y el
indicado en la última revisión. En este informe se incluyen licencias para productos utilizados o instalados en cualquier momento
posterior a la última revisión, aun en el caso de que dichas licencias ya no estén activas en el momento de proceder a la
contabilización para el True-Up.
Productos de Infraestructuras Básicas: hay disponibles tres suites de producto de Infraestructuras Básicas en el marco de los
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contratos Enrollment for Core Infrastructure (ECI), que son la de Windows Server , System Center y Microsoft Forefront Client
Security. En este caso habrá que contabilizar el número de procesadores físicos en cada servidor donde se ejecuten productos de
Infraestructuras Básicas o cualquier componente de Infraestructuras Básicas en el momento de realizar el pedido de revisión True-
Up, tanto en la empresa como en las filiales integradas en el contrato Enterprise. Envíe el pedido por la diferencia de unidades entre
el último informe remitido y el número actual.
Online Services: en el caso de los Online Services que se adscriben al proceso de revisión True-Up (consulte la Lista de Productos de
Microsoft), deben contabilizarse todas las Reservas de Licencia que no se hayan reconciliado en un pedido de True-Up anterior
(puede confirmar sus reconciliaciones anteriores desde el portal de Volume Licensing Service Center, VLSC de Microsoft). Se
incluyen los Enterprise Online Services que complementan a los productos Enterprise de Microsoft y una parte de los Productos
Adicionales de Online Services que admiten la modalidad de revisión True-Up.
Ejemplo: Enterprise Online Services. En este ejemplo su organización tiene 100 usuarios y dispositivos cualificados nuevos que se
contabilizan dentro de la Plataforma de Desktop Profesional (donde se incluye Office Professional Plus)
Durante el año se han realizado Reservas de Licencia para 60 nuevas licencias en el VLSC para el Plan E3 de Office 365 y se
han aprovisionado a estos usuarios con el Servicio Online
Se restan los 60 usuarios nuevos del Plan E3 de Office 365 del total de 100 usuarios nuevos, lo que deja 40 licencias de Office
Professional Plus y 40 licencias de Core CAL pendientes de revisión.
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Se añaden 60 SKUs de Puente de Core CAL para cubrir a todos los usuarios de Office 365.
Debe incluir los 100 nuevos dispositivos en la cuenta de actualizaciones del S.O. Windows
El pedido de revisión True-Up sería por 100 licencias de Actualización del S.O. Windows, 40 de cliente de Office Professional
Plus, 40 licencias Core CAL, 60 de Office 365 (Plan E3) y 60 licencias de Puente de Core CAL
Productos adicionales: se incluyen aquí todos los demás productos que no se incluyen dentro de las familias Enterprise, Enterprise
Online Services, Plataforma de Aplicación e Infraestructuras Básicas que se decidan licenciar bajo el contrato de EA. Los requisitos
de licencia de los productos varían de unos a otros. En el caso de licencias de productos adicionales no incluidos en Online Services,
deberán contabilizarse todas las licencias necesarias para cualquier producto instalado/utilizado desde la última revisión. Envíe el
pedido por la diferencia entre el número de unidades instaladas/utilizadas y el número indicado en el último informe. Deben
incluirse las licencias para los productos que hayan sido utilizados o instalados en cualquier momento posterior a la última revisión
True-Up, o en cualquier momento a lo largo de los doce meses anteriores, aun en el caso de que dichas licencias ya no estén en uso
en el momento de proceder a la revisión actual.
Transiciones desde Licencia + SA a Licencias de Suscripción: dentro del proceso de revisión True-Up, deberá contabilizar cualquier
transición de licencia (por ejemplo migración a Online Services). Estos cambios deben reconciliarse en forma de licencias de Periodo
Transitorio para el periodo anterior al aniversario. Recuerde que las licencias de Periodo Transitorio serán sustituidas por licencias
normales desde la fecha de aniversario hasta la finalización del plazo de vigencia del contrato.
El número de licencias afectadas por la migración se deduce en el aniversario del Contrato. Usted podrá ver reflejado este cambio
en forma de una reducción cuantitativa en el nuevo pedido de compra de cara a los siguientes años de cobertura. Las facturas
anuales asociadas a este pedido de compra se ajustarán en base al tiempo restante de vigencia del contrato. En la revisión True-Up
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Los SKUs de Puente de Suite CAL son una novedad que le permite mantener la cobertura de sus licencias para los componentes de las Core CAL y Enterprise CAL que
no tienen equivalentes en forma de servicios en la nube. Cuando migre sus licencias desde licencias on-premises a servicios online, esta opción le permitirá “dividir” sus
Suites de CALs para ajustarse a los requisitos de licencia de los servicios online.
final, deberá informar únicamente de las licencias de Periodo Transitorio. Las reducciones asociadas a las licencias objeto de
migración se tendrán en cuenta a la hora de tramitar el pedido de renovación.
En este ejemplo tenemos a 30 usuarios (con 30 dispositivos) que se migran desde un despliegue de Office Professional Plus y
licencias Core CAL in situ a un Plan E3 de Office 365 en el primer año de vigencia del contrato. Durante este año ha realizado
Reservas de Licencia para estos 30 usuarios en el portal VLSC para el Plan E3 de Office 365 y ha aprovisionado a estos
usuarios con el Servicio Online.
En el momento de proceder a la revisión True-Up, deberá informar de la transición contabilizando 30 licencias de Periodo de
Transición de Office 365 (Plan E3) con cobertura hasta la fecha de aniversario del contrato en este mismo año.
Para el periodo de tiempo posterior a la fecha de aniversario, el pedido deberá incluir 30 licencias de Office 365 (Plan E3),
sustitución de 30 licencias de Core CAL por Licencias de Puente de Core CAL y una reducción de 30 licencias de Office
Professional Plus con respecto al pedido anterior.
Nota: si vuelve a migrar desde una licencia de Suscripción a una licencia normal con SA, su Responsable de Cuentas deberá
ayudarle con el proceso de transición, puesto que la validación de las licencias subyacentes con SA es uno de los pasos que incluye
el proceso.
Reducción en el número de licencias: en el caso de las licencias para las que se admite una reducción en su número, puede
informar de este hecho dentro del proceso de revisión anual. Estas reducciones se verán reflejadas como un menor número de
unidades con respecto al pedido de compra anterior y reducirán la cuantía de las facturas anuales asociadas al pedido de compra
durante el periodo restante de vigencia del contrato.
Contratos de Suscripción: en estos contratos se efectúa un Pedido Anual, en lugar de la revisión True-Up. En el Pedido Anual se
informa del número de cuentas de licencia totales en ese momento. Bajo los Contratos de Suscripción, los Productos Adicionales se
contabilizan y deben reportarse como pedido adicional dentro del plazo de 30 días a partir del momento de instalación/utilización y
no se admite retrasar esta información hasta el siguiente Pedido Anual excepto en el caso de los Online Services admitidos para
procesos True-Up, en los cuales las Reservas de Licencia se pueden reconciliar dentro del Pedido Anual (vea el apartado de Online
Services anterior).
Se han añadido 200 nuevos usuarios y dispositivos cualificados a los 3.300 que ya mantenía en la suscripción. Estos 3.300 se
contabilizaron en el último Pedido Anual para la Plataforma de Desktop Profesional
Ahora deberá pedir 3.500 licencias de suscripción para Office Pro Plus, 3.500 Core CALs y 3.500 Licencias de Actualización de
S.O. Windows con SA para el año de suscripción actual.
Conviene insistir en que la reconciliación debe resolver las diferencias de todas estas categorías en todo el ámbito de su
organización. Debido a las distintas maneras en que se licencian los productos, puede darse el caso de que en la organización haya
aumentado el uso de Productos Adicionales, incluso en un año en el que se ha mantenido sin cambios el número de usuarios y
dispositivos. Tener un conocimiento exacto de los activos de software en la organización es una gran ayuda a la hora de mantener
bajo control el cumplimiento de licencias y también contribuye a hacer un uso óptimo de los recursos en favor de su estrategia de
TI. A pesar de las complejidades inherentes a la gestión del software dentro de las grandes organizaciones, aquí le ofrecemos
algunos métodos probados que permiten establecer una estructura coherente de inventario de sus licencias dentro del marco de
los contratos Enterprise Agreement de Microsoft.
Microsoft contabiliza sus reservas de licencia para Microsoft Online Services admisibles dentro del proceso
de revisión True-Up y le hace llegar esta información a través del portal de VLSC (Volume Licensing Service
Center). Para las demás licencias, el modelo de inventario corporativo dependerá de las características de
sus sistemas de TI.
Contacte con un partner de Microsoft experto en SAM para que le ayude a evaluar su entorno de software.
Estos profesionales le ayudarán a establecer un proceso interno con el que podrá efectuar sus revisiones
True-Up de manera rápida, precisa y repetible. Los partners de SAM de Microsoft son expertos en proceso
de Gestión de Activos de Software, herramientas de descubrimiento y licenciamiento de productos de
Microsoft. Un contrato de servicios SAM le aporta toda la información necesaria para realizar sus revisiones
True-Up y le ofrece un plan personalizado para la gestión de sus activos de software de cara a futuras
revisiones True-Up.
Su equipo de Cuentas de Microsoft le puede ayudar a contactar con un partner de SAM, si necesita ayuda
Solicite ayuda a un partner de SAM para su próximo proceso de revisión.
Puede que ya utilice alguna herramienta de inventario de software que le ayude a administrar sus activos de
software, y esta herramienta será muy útil durante el proceso de revisión. Un partner de SAM puede trabajar
con sus herramientas actuales o ayudarle a implementar otras nuevas a fin de facilitar el inventario previo al
proceso de revisión.
Microsoft System Center Configuration Manager incluye capacidades de inventario e inteligencia de activos
de software, con las cuales los administradores de TI tienen visibilidad permanente sobre sus elementos de
hardware y software y el uso que se hace de ellos. Configuration Manager realiza el inventario de hardware
y software de servidores, clientes y dispositivos móviles, y después traduce estos datos a informes muy
Use herramientas y procesos
completos que sirven de base a las decisiones de compra de licencias, planes de actualización e informes de
automáticos
cumplimiento.
La herramienta MAP (Microsoft Assessment Planning Toolkit) incluye la funcionalidad Software Usage
Tracker, que sirve para elaborar informes de utilización de los productos de servidor Microsoft Windows
Server, Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server, Microsoft SharePoint Server y Microsoft System
Center Configuration Manager. Puede consultar más información sobre MAP Toolkit en la web
http://www.microsoft.com/map .
Su distribuidor o el equipo de Cuentas de Microsoft pueden colaborar con usted para revisar los resultados
de su informe de inventario y ajustar las licencias de EA según estos datos. Debe tener en cuenta tanto sus
compras de hardware como el uso general de licencias a lo largo del periodo de revisión.
Dispositivos, incluyendo todos los servidores, ordenadores (equipos de sobremesa, portátiles y terminales) y dispositivos
móviles que utilicen software de Microsoft cubierto con licencia. Debe indicarse el número de dispositivos y la fecha de
entrada en servicio.
El número de licencias de sistema operativo cualificadas en dispositivos, indicando el tipo de S.O. y fecha de entrada en
servicio.
Todo el software de aplicación de Microsoft. La lista de productos actualizada se puede consultar en la web
http://www.microsoft.com/licensing/about-licensing/product-licensing.aspx#tab=2.
El número de CALs de usuario y dispositivo en su organización. Una CAL de usuario permite el uso a un usuario de
cualquier dispositivo para acceder al software correspondiente en cualquier servidor licenciado de su red. Una CAL de
dispositivo permite el acceso desde ese dispositivo a los servidores licenciados correspondientes (por ejemplo, dispositivos
móviles como los smartphones, que a menudo pueden acceder a varios servidores, como Exchange, Windows y SQL), y
también permite que varios usuarios utilicen un mismo dispositivo (por ejemplo, en turnos de trabajo).
Las Reservas de Licencia. En el caso de los Online Services que admiten Reservas de Licencia y activación del servicio antes
de realizar el pedido, necesitará contabilizar la cantidad y las fechas de las reservas, así como los dispositivos o usuarios
asociados adicionales que correspondan al software on-premises sujeto a revisión True-Up.
La revisión anual True-Up es un momento ideal para realizar una auditoría de Gestión de Activos de Software (SAM). SAM es un
conjunto de buenas prácticas del sector que le ayudarán a controlar sus gastos, mejorar el nivel de cumplimiento y seguridad y
anticipar sus necesidades futuras de software a medida que crezca su compañía. Visite la web www.microsoft.com/sam donde
encontrará consejos para realizar un buen inventario de software.
Además, existen cientos de partners de Microsoft acreditados en SAM que le pueden ofrecer ayuda con sus revisiones True-Up. Si
desea conocer los partners de SAM de su zona, visite www.microsoft.com/sam y pulse en la pestaña Partner.
Una vez terminado el proceso de revisión True-Up, debe mantener una copia del inventario para utilizarla en el futuro. Esta copia es
especialmente importante si el proceso se realiza de forma manual. También le recomendamos que proceda a realizar inventarios
parciales trimestralmente de su infraestructura de TI licenciada para reducir el tiempo necesario para efectuar la revisión True-Up
cada año. Una estrategia sólida de SAM puede optimizar este proceso.
Si desea formular preguntas sobre el portal de Microsoft VLSC (Volume Licensing Service Center) o sobre los beneficios de Software
Assurance, contacte con su distribuidor o con el equipo de Cuentas de Microsoft, o bien llame al teléfono de soporte de Volume
Licensing Service Center que corresponde a su zona, que puede encontrar en
www.microsoft.com/licensing/servicecenter/Help/Contact.aspx .
Si necesita más información sobre SAM (Software Asset Management), visite la web www.microsoft.com/sam para descargar el
Kit de Optimización de SAM o encontrar un Partner de Microsoft acreditado en SAM.
¿Necesita ayuda?
Contacte con su distribuidor o con el equipo de Cuentas de Microsoft. También puede visitar el portal de Servicios de Licencias por
Volumen de Microsoft (VLSC), en www.microsoft.com/licensing .
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de Licencia por Volumen de Microsoft. El software de Microsoft se licencia, no se vende. El valor y el beneficio obtenidos gracias al uso del
software y los servicios de Microsoft dependen de cada cliente. Los clientes que tengan dudas sobre discrepancias entre este documento y sus
contratos deben ponerse en contacto con su distribuidor o con su responsable de cuentas de Microsoft.