Université libanaise

Faculté de pédagogie
Bibliothèque - 2008

L’informatique et l’internet au service des bibliothèques: l’informatisation des bibliothèqu es

Objectifs de l’informatisation :
- Libérer le personnel de tâches répétitives et fastidieuses ( saisies des données bibliographiques, rappels,
commandes, classement des notices) afin qu’il se consacre davantage à l’accueil, à l’information et à
l’animation.
- Faciliter l’accés à l’information ( suivant une approche multi critère ) afin de saisir les besoins de tous
ses lecteurs, et en accélerer la diffusion.
- Permettre l’accés immédiat aux données dès leur encodage.
- Gérer aux mieux la circulation de tous les documents ( livres, périodiques, cédéroms, cassettes, videos ),
leur localisation et leur disponibilité.
- Permettre une gestion optimale des budgets alloués à la bibliothèques ( gestion des recettes et des
dépenses ).
- Fournir des renseignements statistiques légaux.
- Assurer la confidentialité sur l’identité des lecteurs et sur les emprunts des documents.
- Sauvegarder automatique des données ( back up)

Un système informatique de qualité doit présenter les qualités suivantes :

- rapidité (temps de réponse ).

- Convivialité ( facilité d’emploi )
- Efficacité ( réponses aux besoins des bibliothécaires et des lecteurs )
- Évolutivité ( c’est à dire en mesure de suivre le développement des collections et être modulable et
paramétrable selon les besoins des utilisateurs).
- Sécurité ( par rapport à l’accés à certains fichiers confidentialité, sauvegarde ).
- Fiabilité de fonctionnement ( lecture des codes-barres, sécurité des autorités )
- Garantie de sérieux de la firme et garantie d’un service de maintenance performant ( rapidité du
dépannage, service d’aide en ligne )

Méthodologie

L’informatisation d’une bibliothèque est une opération qui nécessite une grande rigueur méthodologique. Elle
nécessite le passage par plusieurs étapes )

Analyse

L’informatisation ne consiste pas à une simple transposition du “ parcours du livre “ . le livre ne suit pas un
parcours linéaire . l’informatique amène des changements fondamentaux dans l’organisation du travail. Il est
important de cadrer l’organisation du travail existante pour déterminer la nouvelle organisation et sa gestion
( notamment humaine).
La décision d’informatiser une bibliothèque doit être consécutive à une prise de conscience des apports
potentiels des TIC dans une bibliothèque
- amélioration des opérations de prêts ( rapidité et qualité)
- maîtrise des coûts ( habituellement, une bibliothèque méconnaît le coût unitaire d’opérations telles que
le prêt , la catalographie, l’indexation).
- Apport des services nouveaux ( internet ).
La décision d’informatisation de la bibliothèque doit intégrer une réflexion :
- les modifications des procedures de travail
- le changement des plans de classement
- la reorganisation du travail au sein du personnel ( réaffectation, travail en équipe, temps de formation).
L’informatique est un outil . elle ne peut pallier une mauvaise organisation.

Etude

L’informatisation ou réinformatisation d’une bibliothèque :

- les objectifs à long termes ( constitution d’une banque de données, prêt simultané sur plusieurs postes,
connexion à un réseau…)
- les moyens à disposition ( locaux, budget, modes de subventionnement, modes d’achat, frais
d’acquisition et de fonctionnement
- la planification générale avec les étapes de l’information ( échelonnement des opérations et des coûts ).
- Le calcul du coût :
1- le coût de conception du projet en cas d’appel à un consultant ou service extérieur.
2- L’achat du matériel ( serveur, terminaux, PC, inmprimantes, modem )
3- L’achat des logiciels ( système d’exploitation, système de gestion intégrée de bibliothèque, logiciels de
bureautique )
4- Le coût de la préparation du site ( alimentation électrique , câblage en réseaux, protection contre le vol,
postes de travail pour bibliothécaires et espaces de consultation informatique pour les lecteurs avec
mobilier, éclairage…)
5- Le coût de la conversion / migration de la base de données.
6- L’achat des données pour la catalographie retrospective.
7- Les frais de fonctionnement soit les coûts opérationnels (fournitures, consommables) de maintenance
8- La formation du personnel

Appels d’offres :

L’appel d’offres est une obligation légale de mise en concurrence de fournisseurs. Cet appel d’offres
doit faire l’objet d’une publication officielle et le choix définitive d’un fournisseur doit faire l’objet d’une
adjudication administrative.
Le cahier des charges exposant les besoins, demandes, contraintes de la bibliothèque
- des informations descriptives et quantitatives sur les collections, le bâtiment, le public cible, le
personnel, le volume des transactions, la structure du réseau et la structure de la base de données de la
bibliothèque.
- Des précisions sur les fonctionnalités informatiques que devra remplir le système pour le traitement des
données et sur ces possibilities
Les différentes soumissionnaires doivent fournir une description. Détaillée de la configuration informatique
proposée avec ses potentiels d’évolution et un exposé précis des modalités de paiement, des garanties, des frais
de maintenance. Des descriptifs techniques précis doivent être fournis en annexe.
Ce cahier de charges est contraignant pour la bibliothèque comme pour le fournisseur. Ainsi la bibliothèque
ne pourra réclamer si elle n’a pas fourni toutes les informations necessaries ou a fourni des informations
erronées. Par contre, elle pourra se retourner contre le fournisseur si le logiciel ne remplit pas les conditions
imposées

Avant d’opérer un choix sur la base des réponses des fournisseurs au cahier des charges, il est conseillé de
demander des démonstrations qui peuvent d’évaluer l’aspect qualitatif des potentialities, la convivialité du
système… il est préférable que cette démonstrations ait lieu, non chez le fournisseurs, mais en situation réelle
dans une bibliothèque de même taille que celle à equipper. Il est toujours intéressant d’entrer en contact avecdes
utilisateurs des solutions envisages.
Le choix definitif doit prendre en compte les aspects financiers , quantitatifs et qualitatifs des systèmes en
concurrence.
Ambassade de France au Liban
Mission Culturelle

Les bibliothécaires
Fiche de transfert

Domaines Système français Système Libanais

Ordinateur Ordinateurs
1- accessible en grand nombre Nombre limité
aux étudiants pour l’accés Selon chaque faculté
internet, dans les salles
spécialisées ou dans les
différentes sections de la
bibliothèques
2- accessible aux étudiants
pour avoir accés seulement
au catalogue de la
bibliothèques : recherché et
localisation des livres et
périodiques
T.V. et Appareil video T.V.
Equipement informatique et Accessibles aux étudiants pour la
multimedia consultation sur place des films
dans la vidéothèques

Pour handicaps
Loupes éléctroniques, tablette en
Braille, imprimante en Braille

Photocopieuse et imprimante Photocopieuse

Service payé

Système informatique et Intégré local Horizons

catalogue ALEPH En cours
SUDOC
Catalogue collectif propose la
localisation des documents décrits
par les bibliothèques universitaires
française et autre établissements…
(catalogue le livre et le diffuse)
Mission :
Partager le temps de travail
Localiser les documents
 Prêt entre bibliothèques
Recherche des thèses
Domaines Système français Système Libanais
Bibliothèques comme diffuseur Les thèses sont parfois mis en ligne
(éditeur)
On ne pense plus qu’est ce qu’on
va acheter mais combien d’accés
internet on veux ouvrir aux usagers
On n’achète plus des revues on
signe des contrats pour avoir accés
Mode d’achat
à la revue électronique
C’est prioritaire d’ouvrir des points
d’accés numérique
(+ que la moitié du budget et ça
augmente)
Interne entre les employés Non informatisé
communication (annonce)
Externe avec l’université
Crée en 2006 – projeter la
Portail documentaire bibliothèque ou va le lecteur
(google)
CD-ROM distribute aux étudiants
enregistré à l’université :
Présentation de la bibliothèque
Comprendre une notice
Formations des utilisateurs
Méthode de recherché
Addresse du livre sur les rayons
Former sur différentes choses
présentes sur les sites
Chaque étudiant a un login et un Accés internet
mot de passe pour entrer sur Revue éléctronique
différentes utiles informations
recherche offerte par l’université
Développement des services en
lignes
Accés aux resources électroniques
Prêt entre bibliothèques
Prêt aux étudiants empêchés par
prêt
correspondance : courier – tel –
message (inscription)
Prévoit l’accés internet aux docs
audiovisuels de qualité, qui à terme
vidéothèque
moyen seront diffusés sans support
matériel.
 Comment se fait le transfert
Votre plan d’action

domaine A court terme A long terme

Equipement informatique Equipement en cours ( ordinateurs
– TV – médiathèque)
Système Horizons programmes plus
developpés ( en cours )
Mode d’achat Achat – maison d’édition par Accés internet ouvert aux usagers
internet sans l’intermédiaire des Accés numériques
fournisseurs
Achat des DVD – CD – V.C.
Formations des utilisateurs Preparation d’une formation On rêve avoir une vraie
annuelle pour les étudiants qui bibliothèque
fréquentent la bibliothèque
Recherche Recherche sur service
documentaire ( fiable, pertinent et
ciblé)
Comment utiliser les moteurs de
recherché
Prêt Créer un système de prêt entre
bibliothèque au moins de la même
faculté
Vidéothèque En cours d’installation