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Cahier des Charges GMAO

Table des matières

1. Introduction ................................................................................................................ 2
2. Description de notre besoin de GMAO ....................................................................... 2
3. Fonctionnalités recherchées ....................................................................................... 3
3.1. La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs..................................... 3
3.2. La gestion des interventions ................................................................................ 4
3.3. La gestion des contrats de maintenance ............................................................. 5
3.4. La gestion de la facturation ................................................................................. 6
3.5. La gestion des devis ............................................................................................ 7
3.6. La gestion du matériel et des stocks.................................................................... 7
3.7. La gestion des utilisateurs ................................................................................... 8
3.8. KPI & Statistiques................................................................................................ 8
4. Prérequis techniques .................................................................................................. 9
5. Méthodologie du projet ............................................................................................. 10
6. Définition de l’offre financière ................................................................................... 10
1. Introduction

Dans votre introduction, insérez un rapide rappel concernant l’entreprise, son organisation,
l’étendue de la fonction maintenance, ses objectifs généraux, et bien sûr, présentez votre
projet de GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur].

Quelques pistes :
Analyse de l’existant : décrivez votre mode de fonctionnement actuel ? S’agit-il du
remplacement d’une GMAO existante et qui ne vous apporte pas satisfaction ou d’un
nouveau projet de digitalisation de votre service technique ?
Attentes : quels sont les principaux objectifs de votre projet de GMAO ?
Territoire : quel est le périmètre géographique couvert par votre entreprise
Taille : quelle est la taille de votre lorganisation : nombre de managers, de techniciens,
départements concernés ?
Cas d’usage : vous pouvez par exemple décrire un ou plusieurs workflows que vous
souhaitez faire évoluer

2. Description de notre besoin de GMAO

Cette partie permet de définir vos besoins et les principaux bénéfices attendus du nouveau
système de GMAO.

Ce cahier des charges a pour objet la sélection d’une solution de GMAO / gestion des
interventions de maintenance, sa mise en œuvre et sa maintenance.

Le besoin d’une GMAO au sein de notre structure s’articule autour de deux axes principaux :
un meilleur suivi des actions de nos techniciens en mobilité et une gestion facilitée du
patrimoine et des équipements dont nous avons la charge.

Actuellement, l’information en provenance des techniciens est extrêmement dispersée :


remise d’un rapport à leur manager, des feuilles de temps au service RH, manque
d’informations concernant le suivi des stocks, sans compter les nombreux emails et appels
chaque jour pour transmettre des informations complémentaires sur les interventions
prévues pour la journée. Beaucoup de re-saisies chronophages sont également nécessaires
afin de construire le rapport à envoyer au client, la facture et pouvoir sauvegarder ces
documents de manière sécurisée.

Concernant la gestion des équipements, il devient indispensable pour nos techniciens sur le
terrain d’avoir accès à l’historique de l’équipement, les réparations précédemment
effectuées aidant grandement à la pose du diagnostic. Pour assurer leur sécurité et le
respect des normes en vigueur, nous devons également pouvoir leur fournir notices
techniques, plans, consignes de sécurité au format digital.

Enfin, il y a un enjeu fort à parvenir à optimiser nos interventions de maintenance préventive.


Premièrement, afin d’optimiser le cycle de vie des installations dont nous sommes
responsables mais également pour garantir une meilleure qualité de service à nos clients,
en anticipant les futures échéances et récurrence des interventions de maintenance.

L’entreprise souhaite donc se doter d’un outil capable de moderniser sa gestion des
demandes d’interventions de l’ensemble des clients présents sur les différents sites, afin de
gagner en efficience.

La solution de GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur] devra faciliter :


● La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs
● La gestion des interventions (planification, compte-rendu, clôture)
● La gestion des contrats associés à chaque site (contrôles périodiques, entretiens)
● La gestion des devis et des factures
● La gestion du matériel et des stocks
● La gestion des profils (administrateur, manager et utilisateur terrain)
● Un module statistiques et tableaux de bords, extraction de données.

L’objectif est donc de trouver un outil intégré, ergonomique, évolutif et collaboratif.

Les principales attentes vis-à-vis de cette GMAO sont :


● Un gain de temps
● L’accès facilité aux informations collectées sur le terrain
● Le suivi « live » des interventions
● La réduction des temps de saisie (suppression des re-saisies)
● Plus d’autonomie pour les techniciens sur le terrain
● Plus d’outils d’analyse pour les managers

3. Fonctionnalités recherchées

Dresser la liste des fonctionnalités recherchées à un double intérêt : cela facilite la lecture du
projet par l’éditeur de logiciel mais cela permet également de trier et de prioriser les
fonctionnalités indispensables, importantes et optionnelles.

3.1. La gestion du patrimoine, des équipements et des actifs

Gestion des clients


La GMAO devra permettre de mémoriser les principales informations relatives aux clients :
nom , N° TVA, adresse, téléphone, adresses mail, site internet, sites concernés, effectifs,
etc.

Les différents contacts d’un client seront définis dans le système avec leur rôle (contact
technique, facturation, etc).
Gestion des équipements
Il sera nécessaire de pouvoir rattacher à un site / bâtiment un ou plusieurs équipements
nécessitant une opération de maintenance spécifique (Chaudière, ascenseur, porte
automatique, contrôle d'accès, VMC, Chauffe-eau, Désenfumage, BAES, Extincteur,
Système de Sécurité Incendie, Colonne Sèche, Plans techniques...).

Cet équipement pourra être référencé directement dans l'outil GMAO et mis à jour
régulièrement : rattachement de documents tels que plans, fiches d'entretien, photos,
nomenclatures, etc. Le but étant de faciliter la construction du carnet d’entretien digital des
équipements.

3.2. La gestion des interventions

La GMAO disposera d’un module de planification pour visualiser l’ensemble des


interventions, contrôles et chantiers gérés par l’entreprise.

Module planification de la GMAO (au bureau)

Le planning doit afficher sur un même écran toutes les interventions des techniciens sur une
période d’au moins une semaine. Les congés et les absences doivent y figurer. Il doit
disposer de fonction drag & drop permettant de passer directement une intervention d’un
technicien à un autre, il doit se rafraichir automatiquement.

● Planification (interventions multi-passages et multi-techniciens)


● Affectation des techniciens en fonction de leurs disponibilités, de la durée prévue de
l’intervention avec prise en compte des absences
● Regroupements géographiques souhaités afin d'optimiser les déplacements
● Enregistrement du matériel à prévoir pour l’intervention
● Possibilité d’envoyer des SMS et emails aux clients pour confirmer la planification

Données à transmettre au technicien (en mobilité)


● Coordonnées du demandeur (nom, téléphone)
● Navigation GPS directe vers le lieu d’intervention
● Descriptif détaillé de l'intervention à réaliser
● Possibilité d’ajouter des documents techniques (notices, fiches d’instruction, etc)
● Les techniciens doivent pouvoir consulter leurs plannings quotidiens et
hebdomadaires depuis leur smartphone
● Possibilité pour les techniciens de se créer eux-mêmes des interventions
● Alertes en temps réel de nouvelles informations/interventions pour tous les
techniciens
● Accès en mode « off-line », l’application fonctionne de manière autonome, la
connexion n’étant requise que pour l’échange de données
● Synchronisation en background sans blocage de l’utilisation de l’application
Déroulement d’une intervention sur le terrain
● Démarrage de l’intervention, avec calcul du temps de trajet
● Fin d’intervention, avec calcul du temps passé
● Plusieurs intervenants possible sur un même chantier et sur plusieurs jours
● Lecture des fiches et pièces jointes rattachées
● Accès à l’historique des interventions réalisées sur un équipement
● Saisie (vocale ou texte) du compte rendu d'intervention
● Ajout de photos
● Ajout des articles / matériels utilisés
● Ajout d’un formulaire réglementaire (CERFA, attestation d’entretien, de TVA …)
● Signature du client
● Validation de la fin de l’intervention, planification éventuelle d’un nouveau passage
● Après validation, envoi du compte rendu d’intervention au client par email

Traitement des interventions terminées


● Analyse et vérification des interventions réalisées par le manager
● Envoi du rapport d’intervention au client
● Réaffectation si besoin (nouveau passage, attente de pièces)
● Vérification des temps de travail
● Contrôle et consolidation des stocks
● Archivage de la fiche d’intervention
● Génération de la facture pour envoi au client

3.3. La gestion des contrats de maintenance

La GMAO devra permettre la gestion des contrats de maintenance et d’entretien, ainsi que
la réalisation des audits et contrôles réglementaires.

Ces maintenances préventives devront être intégrées au planning avec la création de


rappels automatiques afin d’avertir des échéances de réalisation des maintenances.

Plans de maintenance
Des gammes de maintenance sont définies pour décrire les principales interventions
à réaliser durant la vie de l’équipement à une fréquence donnée. Elles intègrent les tâches
et opérations à réaliser, l’estimation du temps nécessaire, ainsi que le matériel nécessaire.

La GMAO permettra le déclenchement des actions de maintenance préventive en fonction


du temps ou du nombre d’heure d’utilisation de l’équipement. La réalisation de la gamme de
maintenance donnera lieu à une fiche d’intervention complétée, qui pourra être archivée et
reliée à l’équipement concerné.
3.4. La gestion de la facturation

4 flux de facturation doivent être possibles :

● Facturation des interventions


● Facturation des contrats
● Facturation des devis/commandes
● Facturation ponctuelle

Facturation des interventions

La GMAO doit permettre l’automatisation de la facturation des interventions avec notamment


les fonctionnalités suivantes :

● Indication si l’intervention est à facturer ou non : ceci peut être défini soit à la création
de l’intervention, à sa clôture ou encore a posteriori de l’intervention
● Calcul automatique des temps de main d’oeuvre et valorisation en fonction des coûts
horaires
● Calcul automatique des forfaits de déplacement
● Valorisation directe des pièces détachées et consommables utilisés au cours de
l’intervention
● Différents états des interventions : à facturer, facturées, sous contrat, sous garantie,
etc.
● Les factures doivent pouvoir être établies émises directement en mobilité
● Ou elles doivent pouvoir être validées par le manager avant envoi
● Envoi des factures par mail avec traçabilité de la distribution et de l’ouverture par le
client et notification
● Emission de notes de crédit / avoir

Facturation des contrats

L’exécution des contrats de maintenance donne lieu à une facturation périodique qui devra
être géré par la GMAO. Le logiciel pourra également modéliser les revalorisations
financières et l’échéancier en fonction des termes définis au contrat. Les dates
opérationnelles et de facturation pourront être distinguées.

Facturation des devis/commandes

● Commandes facturables en une ou plusieurs factures


● Création de la facture correspondant au devis accepté
● Facturation d’acompte
● Facturation par situation de chantier
● Possibilité d’afficher le détail de la commande ou un simple récapitulatif
● Envoi des factures par mail avec traçabilité de la distribution et de l’ouverture par le
client et notification
Facturation ponctuelle

Possibilité de facturer les clients indépendamment d’une intervention, d’un contrat ou d’une
commande.

3.5. La gestion des devis

Gestion des devis


● Rédaction du devis selon des modèles pré-définis
● Liste des pièces détachées nécessaires
● Création d’ouvrages détaillés ou non
● Catégorisation des lignes du devis (garantie, contrat, au taux horaire, à la prestation,
etc)
● Ajout d’options facultatives
● Gestion des différents taux de TVA en vigueur
● Insertion de sous-totaux
● Calcul automatique de la marge
● Déduction des remises
● L’acceptation d’un devis entraîne la création de l’intervention associée
● Suivi des devis : En attente de rédaction, Rédaction en cours, Envoyé au client,
Accepté, Facturé
● Envoi direct par email du devis au format PDF avec traçabilité de la distribution et de
l’ouverture par le client et notification

3.6. La gestion du matériel et des stocks

La fonction gestion des stocks de la GMAO devra permettre d'assurer la disponibilité des
matières et matériels nécessaires au fonctionnement de l'entreprise tout en maintenant leur
stock à des niveaux optimums.

La GMAO doit :

● Permettre l’import d’articles, de matériels et de pièces détachées en provenance de


multiples fournisseurs
● Gérer les niveaux de stocks et les niveaux de stocks minimums
● Lier les quantités des pièces utilisées des rapports d'intervention avec le suivi de ces
stocks afin d'actualiser les quantités au fur et à mesure
● Gérer les emplacements de stockage
● Gérer les mouvements de stocks
● Permettre l’ajout du matériel nécessaire à une intervention dès la planification
● Créer une liste de pièces à commander en fonction des interventions planifiées
● Ajouter les pièces utilisées en mobilité et pouvoir éditer les quantités réelles vs
planifiées
● Gérer les stocks par technicien / stocks camionnettes
● Définir d'une quantité minimale critique pour chaque item des stocks afin de générer
des alarmes "besoin de commander"
● Gérer le suivi des commandes
● Permettre l’extrait des données pour réaliser l’inventaire

3.7. La gestion des utilisateurs

Les profils utilisateurs de la GMAO sont les suivants :

- Les administrateurs : ils ont accès à tous les paramètres, peuvent choisir les options de
personnalisation, gérer les équipes.

- Les managers : ils peuvent gérer et assigner les interventions, le planning, la facturation et
les devis, les contrats. Il est possible de restreindre l’accès à certaines fonctionnalités (profil
planificateur, deviseur …)

- Les techniciens : ils ont accès aux interventions qui leur ont été assignées ainsi qu’à leur
planning personnel.

La GMAO doit également permettre de faciliter la tâche aux fonctions RH avec notamment
la récupération des feuilles de temps, suivant les interventions effectuées par les
techniciens.

3.8. KPI & Statistiques

A partir de données collectées, la GMAO doit pouvoir offrir des tableaux de bord et
statistiques afin de mesurer la performance de la maintenance. Liste des indicateurs qui
devront être mis à disposition par la solution retenue :

● Ratio préventif/curatif : taux de maintenance préventive vs curative


● Délai entre pannes : le temps moyen écoulé entre 2 pannes d'un équipement
● Délai d’intervention : le temps entre l'arrêt de l’équipement et l'arrivée du technicien
de maintenance
● Délai de réparation : le temps écoulé entre le moment où l’équipement tombe en
panne et celui où il est remis en en marche
● Délai de remise en service : le temps entre le moment où l'ordre de travail est émis
et la résolution du problème / remise en fonctionnement de l’équipement
● Délai de déplacement : le temps écoulé entre l'émission de l'ordre de travail et
l'arrivée du technicien de maintenance
● Taux d’activité des techniciens : le nombre d’heures en intervention / temps total
travaillé - nombre total d’interventions réalisées
● Précision de la planification : écart entre le temps d’intervention réel et le temps
planifié

Ces indicateurs doivent pouvoir être obtenus pour une période sélectionnée, un site, un
équipement, une équipe, un technicien.

Les tableaux de bord sont une référence pour la fixation des objectifs à atteindre et la
mesure des performances au sein de notre entreprise. Ils devront être restitués sous forme
de tableaux et de graphiques.

4. Prérequis techniques

Cette partie va permettre de détailler les contraintes techniques relatives à la mise en place
de la GMAO et les impératifs d’intégration au sein de notre système d’information existant.

Y seront évoquées :
● Les contraintes techniques relatives à la mise en place du logiciel : configuration
serveur ou cloud
● Le taux de disponibilité doit être supérieur à 99,99 %
● Les interfaçages et échanges de données nécessaires entre la GMAO et le Système
d’information déjà en place au sein de l’entreprise
● La stratégie de reprise de données
● Les possibilités de récupération des données : export et fin de contrat
● Les mesures spécifiques liées à la confidentialité et la sécurité
● Les possibilités de paramétrages et de personnalisations de la GMAO ne nécessitant
pas d’intervention de la part de l’équipe de développement de l’éditeur

Les besoins généraux et clés attendus sont les suivants :

● la GMAO doit être accessible via un browser web


● L’application mobile doit disposer d’un mode off-line avec synchronisation
automatique en arrière-plan
● la solution doit être accessible à travers une architecture SaaS : Software as a
Service
● la plateforme est accessible sur le Cloud avec des accès nominatifs sécurisés par
utilisateur

L’éditeur de la GMAO décrira sa politique de sécurité : démarches, normes appliquées,


conséquences des violations de la politique de sécurité, RGPD, communication, etc., et
précisera l’infrastructure et l’architecture mise en œuvre afin de garantir les exigences de
disponibilité, de confidentialité, d’intégrité.

La GMAO doit permettre la migration de données (Import / Export) via des fichiers au format
ouvert (Excel notamment) afin de garantir la récupération des données de notre base
informatique. L’export des données doit être garanti à tout moment.
5. Méthodologie du projet

La configuration de la GMAO reposera sur des cycles itératifs permettant la parfaite prise en
main de l’outil par nos équipes.

Parmi les étapes clés du projet, nous pouvons citer :


● L’étude préalable
● Les développements spécifiques pour une adaptation parfaite au cahier des charges
● Les tests unitaires
● La recette utilisateur : tests en collaboration avec les demandeurs afin de vérifier la
bonne adéquation des fonctionnalités et des besoins
● La reprise des données
● Les procédures de livraison et mise en production
● La formation des utilisateurs

L'éditeur du logiciel nous communiquera les éléments suivants :


● Les activités qui devront être prises en charge par notre structure
● Les activités qui seront prises en charge par l'éditeur
● L’estimation de la charge de travail en jours/homme
● Le profil et les connaissances requises pour la configuration et l’utilisation de la
GMAO

Formation

Deux formations distinctes seront à prévoir, une formation technique pour les personnes en
back office et une formation utilisateurs pour les techniciens utilisateurs sur le terrain.

La formation inclura une assistance technique accessible chaque jour ouvrable pendant les
heures de bureau par téléphone et par email. Tous supports de formation web (vidéos
explicatives, forum, e-learning) seront également appréciés.

6. Définition de l’offre financière

L’éditeur fournira un devis précis sur les éléments financiers constitutifs de son offre. A
savoir :

● Coût des licences / redevance mensuelle ou annuelle


● Coût de gestion et accompagnement projet intégrant les coûts de reprise de données
● Coût des développements de personnalisation spécifiques
● Coût de développement des interfaces inter-applicatifs
● Coût de la formation
Au nombre des Licences, sont repris :

[XX] utilisateurs sur le terrain (techniciens)


[XX] personnes en back office (managers / administrateurs)

Les licences incluront également le droit aux déploiements de mises à jour, nouvelles
versions, correctifs et amélioration continue.

Le délai de livraison de la GMAO est fixé à maximum [XX] mois. Il prend cours le jour où le
bon de commande est communiqué à l’éditeur.