INFORME FINAL EMPRESA MARKET TEAM S.

INFORME DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

TEMA

RECOLECCION DE LA INFROMACION RETAIL

AÑO 2020

INFMKT-01

Fecha 19- 05 2020

Ente auditado

Empresa: Market Team S.A

Gerente General/Representante legal: Juan Mario Quiñones Iriarte

AUDITANDO S.A

“Dedicados al estudio de sus procedimiento, para la

mejoría interna y externa de las compañía”

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Gerente de Campo: Jaime Mauricio Machado Rodriguez

Coordinador Nacional Área Retal: Fabio Andrés Prieto Espitia

Auditores:

Equipo de auditores:

 Líder de Auditoría: Laura Helena Garzon Bermúdez

 Integrantes del Equipo Auditor: Laura Cabrera Garzon, Sergio

Esteban Ávila Munevar

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“Dedicados al estudio de sus procedimiento, para la

mejoría interna y externa de las compañía”

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Tabla de Contenido del Informe

Página

1. ANTECEDENTES.
2. CARTA DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS.
2.1. Objetivo General y Específicos.
2.2. Enfoque y Alcance.
2.3. Metodología
2.4. Limitaciones
2.5. Concepto sobre el desempeño.
2.6. Evaluación de Riesgos y Mecanismos de Control.
2.7. Relación de Hallazgos y Beneficios.
2.8. Plan de Mejoramiento.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA.
3.1 Objetivos específicos.
3.1.1. Preguntas, Sub-preguntas o hipótesis de auditoría.
Hallazgos de auditoría.
4. CONCLUSIONES.
5. BENEFICIOS DEL PROCESO AUDITOR.
6. APÉNDICES Y ANEXOS.
Detalle de Fuentes, Criterio y Metodología y su relación con las preguntas

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1. ANTECEDENTES

Market Team S.A, representa 24 años de investigación de mercados

confiable. Hoy desarrolla consultoría especializada en Estrategia de
Marcas, Entendimiento de Shoppers y Consumidores, Experiencia del
Cliente, Desarrollo de Puntos de Venta, y Estrategia de Portafolio y Precios.
Expertos en temas específicos, queriendo ser socios de negocios de sus
clientes ofreciendo consultoría basada en investigación, usando tecnología
de punta para empoderar la operación, el análisis y el uso de nuestros
servicios, por tal razón la empresa Auditando S.A. apoyara en la revisión del
procedimiento de recolección de la información Retail, la cual es una
operación de campo primordial, pues el desarrollo de esta actividad genera
la mayoría de ingresos de la compañía.

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2. CARTA DE PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

Doctor

Juan Mario Quiñones Iriarte

Gerente General

Bogotá D. C.

La empresa Auditando S.A bajo el decreto 2630 que Otorga la Contraloría General
de la Nación, practicó Auditoría de Desempeño a el procedimiento de recolección
de la información Retail de la Compañía Market Team S.A a través de la
evaluación de los principio(s) de la gestión fiscal como son la economía, eficiencia
y eficacia, con que fueron administrados los recursos, así como los resultados de
las gestión adelantada por el administrador en las áreas, actividades o procesos
examinados.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información

suministrada por la entidad y analizada por la empresa Auditando S.A. La
responsabilidad de la empresa Auditando S.A consiste en producir un informe
integral que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental

colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría –
(NIA), las Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores
(ISSAI) (la ISSAI 100 Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público y
la ISSAI 300 Principios Fundamentales de la Auditoría de Desempeño), y con
políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la
República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para
obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe.

2.1. Objetivo General y Específicos

Se fijó como objetivo general de la auditoría: Verificar y analizar cómo se están

llevando acabo los procedimientos propuestos y la recolección de información
retail por la empresa, para optimizar y tener mejora continua de sus
procedimientos anuales y así afirmar que los procesos internos son suficientes
para alcanzar la eficiencia y eficacia.

Con el fin de desarrollar este objetivo se formularon los siguientes objetivos

específicos:

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 Estudiar a fondo las necesidades que poseen la empresa y cómo afronta
tales necesidades mediante la recolección de información retail.
 Determinar según la información encontrada que tipo de control le conviene
más a la empresa para llegar a cumplir sus objetivos, teniendo en cuenta
los riesgos que pueden correr y el resultado positivo que se obtendrán.
 Tomar nota de errores técnicos que se estén llevando a cabo.
 Comprobar si el procedimiento de trabajo de la empresa esté siendo eficaz
y eficiente.
 Tener un diagnostico fiable con los resultados de la auditoria.

2.2. Enfoque y Alcance.

Debido a los estudios de mercadeo encargados en la empresa, el alcance se limita

a la recolección de información retail ya que como se mencionó antes es uno de
los procesos más importantes de la empresa por lo que se dedica a esto.

Con los reglamentos que tiene la empresa, la auditoria se basará en integridad,

confiabilidad, y relevancia ya que cada uno de los procesos nos menciona: Nos
permite una evaluación razonablemente consistente, los criterios se encuentran
completos cuando no se omiten factores relevantes ya que la relevancia nos
permite en la ayuda de toma de decisiones de la empresa. Cada uno de estos
criterios está basados en el código de ética manejado por la empresa.

La auditoría incluyó la verificación de las políticas organizacionales encontradas

en el

La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Al área

de Campo, información de la recolección retail del año 2020.

2.3. Metodología.

Se emplearon los dos métodos, tanto el cualitativo en el momento de la

observación al momento que se están aplicando las pruebas en encuestas reales
y así poder pasar al análisis cuantitativo para obtener datos completos, correctos y
consistentes en cuanto a que errores están cometiendo y que se puede mejorar
para optimizar resultados.

2.4. Limitaciones
Como solo se está abarcando la recolección de información retail vamos a
limitarnos a estudiar que estrategias metodológicas se están implementando en
las encuestas, que acceso tienen los empleados a la información y que nos podría
a nosotros como auditores limitar dicha información y con qué calidad están
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manejando los directivos la información de cada uno de los clientes y de las
encuestas realizadas.

2.5. Concepto sobre el desempeño

La empresa Auditando S.A. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa

que el procesos de las auditado u organizaciones, operan a conformidad con los
principios establecidos en el procedimiento de recolección de la información retail
pero con aspectos a mejorar que optimizaran la eficiencia de tanto de la operación
como los resultados a entregar al cliente.

2.6. Evaluación de Riesgos y Mecanismos de Control.

1. Riego: La fijación de precios después del tercer día no sea el idóneo.

Control: Controlar los tiempo de auditoria y productos a comprar que no

distorsione económicamente la presentación y elaboración de las
encuestas.

2. Riego: El material de trabajo no sea el ideal para el brief

Control: Verificar con el cliente el material del estudio para evitar entregas
que no cumplan con el brief ni deseos de cliente

3. Riego: No lectura adecuada de la Guía Entrenamiento Recolección Retail.

Control: Lectura obligatoria del material, y guía de entrenamiento por parte

del auditor. Mecanismo firma obligatoria en caso de algún fraude o mal
recolección de la información tener evidencia de que el proceso ya había
sido leído por parte del empleado.

4. Riego: La mal entrega de la información al ser 3000 auditorías por ser un

alto volumen el supervisor no revise adecuadamente cada una.

Control: Verificación por parte del coordinador con el apoyo con más
coordinares en disposición.

5. Riego: No diligenciamiento de las encuestas que no cumplen con los

objetivos de calidad y cuales no continúan prestando sus servicios a Market
Team, ni de los auditores que incumplen con esta gestión

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Control: Tomar muestra alterna por parte de validación.

6. Riego: El procedimiento no dice como se verifica la calidad del producto

subcontratado, tener en cuenta que de la muestra puede ser fiable o no.

Control: Crear guía o procedimiento que evalué la calidad del resultado

obtenido para la muestra del campo tercerizado

7. Beneficio: Mensualmente, y con base en lo registrado en el formato

“FRRI030 – Registro de Errores Retail.xls”, diligenciado por los
Coordinadores Regional, Jefes de Zona y los supervisores Nacionales:

8. Beneficio: Contar con guías que apoyan el proceso y enseñan el

mecanismo de la recolección, como tomar imágenes, como diligenciar
formatos de encuestas.

2.7. Relación de Hallazgos y Beneficios

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 6 hallazgos en el

procedimiento y un total de 2 beneficios.

2.8. Plan de Mejoramiento

La entidad debe suscribir un Plan de Mejoramiento, con las acciones y metas que
permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que
se describen en este informe. El Plan de Mejoramiento debe ser presentado a
equipo de trabajo para mejorar la eficiencia de la recolección de la información y
resultados al cliente para optimizar la imagen de la compañía

Bogotá, D. C,

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Laura Helena Garzón Bermúdez

Auditor Senior

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

La auditoría dio cumplimiento a lo planteado tanto como en los objetivos y en el

alcance, se verifico arduamente la información recolectada en funcionamiento de
los procesos que indicaba son para el cumplimiento de la actividad, dando a
conocer resultados de suma confianza.

3.1. Objetivos Específicos

 (Estudiar a fondo las necesidades que poseen la empresa y cómo afronta
tales necesidades mediante la recolección de información retail.
 Determinar según la información encontrada que tipo de control le conviene
más a la empresa para llegar a cumplir sus objetivos, teniendo en cuenta
los riesgos que pueden correr y el resultado positivo que se obtendrán.
 Tomar nota de errores técnicos que se estén llevando a cabo.
 Comprobar si el procedimiento de trabajo de la empresa esté siendo eficaz
y eficiente.
 Tener un diagnostico fiable con los resultados de la auditoria.

3.1.1. Preguntas o hipótesis de auditoría

Preguntas:

¿Los tiempos de medición del proyecto son los ideales para medir un precio al
cliente?
¿Los encuestadores le es clara la información para desarrollar la auditoria?
¿La encuesta es acorde con el brief que requiere el cliente cumplo?
¿La empresa cuenta con el personal suficiente para verificar los errores o fraudes
de lo encuestado?
¿La muestra que toman es la ideal y da cumplimiento a lo querido por el cliente?
Hipótesis: Las empresas que apoyan con la subcontratación del proceso, cuentan
con que su resultado sea fiable.

Hallazgos de auditoría.

Se evidencio varios aspectos:

 La empresa debe extender su tiempo de dar una propuesta del valor de la

ejecución del proyecto, para minimizar posible pérdida económica, para
probar en campo de 3 a 5 días,

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 Las guías para toma de auditoria, tomar imágenes y manejo de dispositivos
móviles ser supervisadas y firmar la lectura de estas por medio de un
documento de la compañía que soporte el conocimiento de las guías.
 Un solo coordinador no es suficiente para la verificación de las encuestas
por tema en que cada proyecto puede varias de 100 a 5000 o más si al
requiere y cada regional solo cuenta con uno, cuando esta requiere más
atención suministrar más personal como jefes de zona para la verificación
de este proceso
 La subcontratación de mediciones a otras empresas, el procedimiento no
dice si esta posee una verificación o prueba de calidad de la muestra en
que se requiere apoyo.
 El brief solo dice que el material de trabajo es solo socializado con entes de
la empresa, pero no con el cliente. Contar con la opinión de este, crece más
la efectividad del resultado.

4. Conclusiones

(El principal propósito de esta sección del informe es proporcionar respuestas claras (conclusiones) a las
preguntas de auditoría o comprobación de hipótesis. Cabe precisar que las conclusiones están basadas en
los hallazgos y no son sólo un resumen de los resultados).

5. Beneficios del proceso auditor

(En caso de que los beneficios se generen durante la auditoría, se debe dejar evidencia de estos en el
informe, de conformidad con lo establecido en el documento de Principios, Fundamentos y Aspectos
Generales de Auditorías de la CGR).

6. Apéndices y anexos

 Identificación de aspectos de la compañía

 Como se realizar la auditoria
 Riesgos por proceso
 Anexo guías de la compañía, Guía (Manual Entrenamiento Básico Estudios
Retail, Recolección de Información Retail, Manual Registro de Fotos)

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