ESPECIALIZACION EN GERENCIA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MODULO Nº 2

LOGISTICA INTEGRAL

Dr. JUAN DIEGO ALZATE GÓMEZ

MODELO LOGISTICO UT-TECNET- TECNA COC

YILMER MAURICIO SERNA FORERO

PROMOCIÓN Nº 30 – BARRANCABERMEJA

UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA

 1. INTRODUCCION

Gracias a los avances tecnológicos que han permitido la comunicación, la integración social,
cultural, económica y de los pueblos se ha desarrollado a la par una interdependencia de
transformaciones sociales, políticas y económicas que se reflejan en un creciente
intercambio de sus mercados. Este gran intercambio de productos, bienes y mercancías
exige de una atenta y eficaz actuación logística como pieza clave de la competitividad y
perdurabilidad de las empresas.

Hoy las empresas son conscientes que con un diseño y prácticas adecuadas de los
principales procesos logísticos permitirán que las mismas aumenten la productividad y la
calidad de los servicios ofrecidos al cliente.

2. OBJETIVO

El objeto del presente documento es identificar cuáles son los elementos de la cadena
logística (Suministro, inventarios, almacenamiento, transporte, distribución, servicio) que se
presentan en nuestra empresa e identificar las herramientas que puedan agregar valor.

3. DESARROLLO

UT-TECNET- TECNA, es una compañía que presta servicios de ingeniería y construcción.

Actualmente ejecuta varios contratos para el departamento de Proyectos de la Gerencia
Refinería de Barrancabermeja de Ecopetrol. Dentro de los cuales se destaca el Proyecto
COC (Cuarto de Control Centralizado), el cual consiste en la Ejecución de los trabajos de
Integración, Actualización y Migración de los Sistemas de Control Principales y Subsistemas
existentes en los Cuartos de Control Local, de las Plantas de Proceso de la refinería
Barrancabermeja hacia el Nuevo Edificio de Control Central (ECC).

Dentro de este esquema, UT-TECNET- TECNA hace la Gestión de Compras de todos los
materiales y/o equipos necesarios para el desarrollo del proyecto rigiéndose para ello del
Plan de Compras de la Dirección de Abastecimiento de bienes y servicios de Ecopetrol
(DABS).

3.1 EQUIPOS OBJETO DE COMPRA.

TIPO DE DESTINO
ITEM PROVEEDOR ORIGEN
MATERIAL EMBARQUE
 Switches, racks,
1 ABB Wickliffe- Ohio Miami, Vía Aérea
otros
Kingston- Rhode- New-York Vía
2 APC Gabinetes -racks
Island Marítima
Sistema contra-
3 AW Houston, TX Miami, Vía Aérea
incendio
Lancaster-
4 BOSCH Camaras Miami, Vía Aérea
Pensylvania
CCC (Controles Controles
5 Desmoines- Iowa Miami, Vía Aérea
Velocidad) Velocidad
CISCO (Switchs San José -
6 Switchs RDO Miami, Vía Aérea
RDO) California
EIM
Conectores
7 CONTROLS Missouri- Texas Miami, Vía Aérea
Estaciones
(Movs)
Calgary, Alberta Calgary, Canadá, Vía
8 EVANS Consolas muebles
Canada Marítima
GAITRONICS Mohnton-
9 Intercom Miami, Vía Aérea
(Intercom) Pensylvania

10 GE Vibración Bently Minden-Nevada Miami, Vía Aérea

Hamburgo-Alemania,
11 HIMA IPS Bruhl-Alemania
Vía Marítima

12 HONEYWELL IPS, DCS Phoenix- Arizona Miami, Vía Aérea

Carol Strean-
13 INVENSYS IPS, DCS Miami, Vía Aérea
Illinois
LCD (Pantallas Mayorista de
14 Por definir Miami, Vía Aérea
20") Miami
 3.2 PLANEACION DE LA ADQUISICION.

Con base en las especificaciones técnicas derivadas del proceso de ingeniería y las MR`s
(Materials Requisition), se define el proceso de compra específico que en la mayoría de los
casos son procesos de selección directa, dada la complejidad de los equipos y la
especificidad de las compras.
En términos generales se procede de la siguiente manera:

De acuerdo con la ingeniería se define el proveedor, los requisitos y requerimientos

necesarios del bien o servicio requerido, incluyendo los métodos de inspección,
aceptación, ensayos a realizar en fábrica y en sitio, los certificados y registros de
calidad necesarios, así como los métodos de entrega y embalaje que garanticen su
preservación.

se definen los términos INCOTERMS y la forma de pago que más se adecue a los
intereses de ECOPETROL.

Se Definen los términos, condiciones e instrucciones de facturación (No de Orden de

Compra, No de factura, Lugar y fecha completa de expedición, Cantidad y descripción
del bien, Valor unitario en número e importe total consignado en número y letra y
precios iguales a los de la orden de compra)

Definidos los temas anteriores (MR, vendor list, proceso de compra y Términos de
referencia), se procederá a conseguir el aval de ECOPETROL para solicitar las
respectivas cotizaciones a los proveedores.

3.3 PROCEDIMIENTO DE COMPRA Y ADJUDICACION.

Este punto reúne los siguientes sub-procesos:

Una vez recibidas las cotizaciones se procede a efectuar la evaluación de las ofertas y
seguidamente se elabora la recomendación de Adjudicación.
Esta Recomendación pasa por una aprobación del Comité de Compras y logística
(UT-TECNET- TECNA ).
Acto seguido, pasará a aprobación del Comité de Compras de Ecopetrol, siempre y
cuando el valor de la oferta sea superior a 5.000 SMLMV (Salarios mínimos legales
mensuales vigentes).

Una vez aprobado por Ecopetrol se cargará en SAP la información de la Orden de

Compra para liberación de recursos, luego el funcionario Autorizado de Ecopetrol
aprueba (o “libera”) la Orden de Compra.

El último paso será el envío de la Orden de Compra al proveedor y su aceptación
de esta adjudicación.

4. SEGUIMIENTO A FABRICANTE.

Después de aceptada la Orden de Compra por parte del proveedor, el operador logístico
encargado (TISAT) es el encargado de hacer el seguimiento al fabricante a efecto de
asegurar el cumplimiento de la promesa de entrega por parte del proveedor; de manera
simultánea, UT-TECNET- TECNA como gestoría tiene la responsabilidad de hacer el
seguimiento y coordinación a fin de que el fabricante efectúe las pruebas técnicas y cumpla
con los requisitos de calidad y niveles de inspección de los equipos adjudicados.

5. EXPEDITING

el operador logístico de ECOPETROL (TISAT), es el responsable de efectuar el seguimiento

y “expediting” de las órdenes de compra, desde el momento de adjudicación, y el encargado
de hacer los sub-procesos de transporte de fábrica a puerto de embarque, de transporte
internacional, nacionalización con exención de arancel y de transporte hasta las bodegas de
UT-TECNET- TECNA en Bogotá. Este es el punto de traslado de responsabilidad, es decir,
UT-TECNET- TECNA vuelve a asumir la responsabilidad del proceso en el momento de
recibo de los equipos nacionalizados en sus bodegas en Bogotá.

6. INVENTARIO Y ENTREGA.
Este punto lo hemos segregado en los siguientes sub-procesos:

Recibo y custodia de los equipos en Bodega de de UT-TECNET- TECNA en

Bogotá, incluyendo los registros y certificados de calidad.

Pruebas de aceptación en fabrica de los equipos - FAT (Factory Aceptance Test)

Proceso de configuración de equipos.

Asignación de numero de inventario al equipo.

Catalogación de los equipos nuevos.

Despacho de equipos nuevos a refinería de Barrancabermeja.


Categorización de repuestos (inclusión en sistema Ellipse de ECOPETROL)

Proceso para dar de baja equipos antiguos y/o obsoletos (logística inversa).

Pruebas SAT y puesta en marcha de los equipos nuevos.

Entrega formal a ECOPETROL de: equipos probados, documentación y registros

de ensayos. Los equipos se entregaran con número de inventario y los
repuestos catalogados en Ellipse.

Ellipse que es un software de administración que le permite a Ecopetrol centralizar la

información y que proporciona una solución ideal para el entorno de la gestión integral de
activos, permitiendo aumentar la productividad de la empresa al gestionar y suministrar la
información necesaria para la toma de decisiones adecuada en el momento oportuno,
anticipando así los requerimientos y minimizando el impacto de los riesgos inherentes a la
actividad con beneficios como:

• Simplificación del inventario

• Mayor disponibilidad de equipos
• Reducción del costo operativo (modelo de costo)
• Generación de Ordenes de trabajo y Ahorros en horas hombre para inspecciones de
planta en el área de materiales
• Integración de operaciones y mantenimiento, y fortalecimiento del trabajo en equipo.

El modelo de transporte que utilizaremos se puede observar en la figura siguiente, en la cual

tenemos una bodega de recepción y distribución en la ciudad de Bogotá (Toberin), Luego de
superar las pruebas de chequeo de energizacion y comunicación se integran de acuerdo a
las arquitecturas de proceso y se consolidan los envíos para las diferentes plantas (12) que
hacen parte del proyecto.
Figura 1. Extraída de la información suministrada en clase de logística Integral.
7. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO A FABRICANTE.
8. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE LOGISTICA.
Para la consecución de este contrato EPC (Engineering, Purchase and construction), el
proyecto debe realizar unas compras que superan los 18 millones de dólares. Ya se han
adelantado las pruebas de fábrica del 40 % de los equipos, luego de lo cual se inicia el
proceso de embalaje y embarque la mayoría de las compras tendrán su llegada en el
segundo semestre del presente año.

Para lo cual estamos debemos dar inicio en los próximos meses a la ejecución del diseño
descrito anteriormente para el almacenamiento, distribución y manejo de inventarios. Eñl
servicio logística que tenemos está encargado de realizar todas las gestiones del proceso
de compras que permita garantizar todas las etapas y gestiones la Gestión de planeación,
elaboración de las ordenes y seguimiento de las Compras del Proyecto de acuerdo con
los Lineamientos y normatividades vigentes haciendo que los procesos sean eficientes,
competitivos y sostenibles en un mercado que como el sector petrolero cambia
continuamente.

La empresa UT-TECNET- TECNA elaboró un plan para buscar un mejor factor de

importación dado el volumen de compras, buscando con ello encontrar las mejores
condiciones de costo para Ecopetrol lo que significa buscar una ventaja competitiva de
costo, adicionalmente está realizando gestiones para obtener beneficios tributarios.

9. Dificultades y oportunidades de Mejora.

Dentro de los errores que se nos han presentado puedo señalar la lección aprendida.
Durante el proceso de compra de Un sistema de control distribuido DCS, al hacer la
respectiva entrada en el sistema SAP, se detectó que el pedido fue ingresado con un
indicador de IVA del 16 %, no obstante se desconocía que por la naturaleza de la
compra, cuando se trata de importaciones el IVA no hace parte de la misma.

Esta situación obligo a realizar la modificación en el sistema SAP faltando solo un día
para el cierre contable, poniendo en riesgo el compromiso de causación del proyecto.
10. FORMATO DE COMPRA
En este formato indicamos algunas condiciones como el lugar de entrega que para
este ejemplo es ExWorks.