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LE PLAN

DE
COMMUNICATION
Ce document a été réalisé par la Commission
des droits de la personne et des droits de la jeunesse

Conception, recherche et rédaction :


Judith Decelles
Julie Pontbriand
Lucie Poulin
Monik Audet
Direct i
ondespr ogr
ammesd’accèsàl ’
égali

Production technique :
Josée Dubeau

Sous la direction de :
Louise Caron-Hardy,
Dir
ect ri
cedespr ogrammesd’
accèsàl
’égal
it
é

Novembre 2001
TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

La communication : un atout ............................................... 3

LE PLAN DE COMMUNICATION

Un changement à planifier................................................... 4

Les grandes composantes ................................................... 5

Les objectifs ............................................................ 6

Les publics cibles à rejoindre ..................................... 7

Les contenus à transmettre


et les modes de communication ................................. 9

Le calendrier des activités ........................................13

Les personnes responsables,


les ressources matérielles et budgétaires....................14

Lepr
ocessusd’
ident
ifi
cat
ion...............................................15

CONCLUSION

Nepascommuni
quer
,c’
estencor
ecommuni
quer..................16

ANNEXE .....................................................................................17

2
LA COMMUNICATION : UN ATOUT INTRODUCTION

L

inf
ormat
ion t
ransmi
se à l
’ensembl
e du per
sonnels’
inscr
it
parmi les conditions essentielles de réussite d'un programme
d'
accèsà l
'égal
it
é.L’
out
ilquenousvouspr
ésent
onsa ét
é conçu
afin de vous aider à élaborer un plan de communication adapté
aux obj
ect
ifs et aux par
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ogr
amme. I
l
s’
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ticul
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gani
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’i
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ati
on des
communi
cat
ionsà l
’ensembl
e desact
ivi
tésde vot
re pr
ogr
amme
d’
accèsàl
’égal
it
é.

3
LE PLAN DE COMMUNICATION
UN CHANGEMENT À PLANIFIER

Un pr
ogr
amme d’
accès à l
’égal
it
é i
mpl
ique un changement
organisationnel important dont tous les éléments doivent être planifiés.
Parmi ceux-ci, on doit porter une attention particulière aux activités du
pl
an de communi
cat
ion. Ment
ionnons qu’
une communi
cat
ion bi
en
orchestrée favor
iser
al’
accept
ati
on gr
aduel
le du changementà chacune
des étapes du programme par chacun des membres du personnel. Les
activités de communication occuperont une place importante lors de
l
’él
abor
ati
onetdel
’i
mpl
ant
ati
ondupr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
é.

Au momentd’
élabor
erl
e pl
an de communi
cat
ion,i
lfaudr
a consi
dér
er
certains aspects qui influenceront nécessairement la stratégie de
communi
cat
ion etl
’appr
oche à adopt
er.Qu’
on pense,parexempl
e,à
l
’exi
stence ou non d’
une pl
ani
fi
cat
ion st
rat
égi
que, à la structure
organisationnelle et aux processus de prise de décision. Les
r
esponsabl
esde l
a mi
se en œuvr
e du pl
an de communi
cat
ion devr
ont
également tenir compte du contexte socio-économique, du rôle
stratégique de l'organisation dans son milieu et de l
'i
mage qu’
ell
e
souhaite projeter.

4
LES GRANDES COMPOSANTES LE PLAN DE COMMUNICATION

Un plan de communication est un outil qui doit permettre de renseigner


l
e per
sonnelsur l
e but d’
un pr
ogr
amme d’
accès à l
’égal
it
é,sur l
es
moyensmi
senœuvr
epourl
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iser
,surl
’évol
uti
ondupr
ogr
amme de
mêmequesurl
’at
tei
ntedesobj
ect
ifs.

Lesper
sonnesr
esponsabl
esdu pr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
édevr
aient
tracer le plan de communication dès le début du programme, en prévoir
l
ami
seen œuvr
edansl
esmei
ll
eur
sdél
aisetsechar
gerd’
en f
air
eune
mi
se à j
ourpér
iodi
que.S’
ilexi
ste un comi
té d’
accès à l
’égal
it
é dans
votre organisation, il pourrait lui être soumis afin d'être validé et
enrichi. De plus, la haute direction devrait soutenir et approuver le plan
de communication pour ainsi accroître sa crédibilité.

Un plan de communication se compose essentiellement des


éléments suivants : les objectifs du plan de communication, les
publics cibles à rejoindre, les contenus à transmettre, les modes
de communication, le calendrier des activités, les personnes
responsables et les ressources matérielles et budgétaires requises.
Vous trouverez en annexe un exemple de plan de communication.

5
LES OBJECTIFS LE PLAN DE COMMUNICATION

Le choix et la formulation des objectifs du plan de communication


constituent des activités de première importance dont nous retrouvons
des exemples dans le tableau suivant.

OBJECTIFS

Inf
ormer l’ensemble du personnel concer
nant l
’engagement de l
a
1
haute di
rectiondanslaréal
isati
ondupr ogrammed’ accèsàl
’égal
it
é.

S'assurer que les gestionnaires connaissent les notions de base et


2
l
eur sresponsabili
tésàl ’égarddupr ogr
ammed’ accèsàl ’égal
it
é.

Sensi bil
iserl ’ensembl e du per
sonnelquantaux di
ff
érent
es f
ormeset
3
effets de la discrimination.

Sensi
bil
iserl
’ensemble du per sonnel quant aux préjugés subis par les
4
membres des groupes visés en milieu de travail.

S'assurer que le personnel sera en mesure de comprendre les


5 princi
pes et l es poli
ti
ques d’ égali
té en emploi et d’
accuei
ll
ir
favorablement les membres des groupes visés.

S'assurer que l e quest ionnai r


e d’
ident
ifi
cat
ion ser
a compri
s et
6 compl été par l ’ensembl e du per sonnel et admini
str
é dans l
es
meilleures conditions possibles.

Obtenir un taux de participation de 100% lors de l'administration du


7 questionnaire d'identification et recueillir des données qui soient
significatives.

Tout en définissant les objectifs, il serait pertinent d'identifier les


éléments qui pourraient entraver le déroulement du plan de
communication afin d'apporter des ajustements rapidement.

6
LES PUBLICS CIBLES À REJOINDRE LE PLAN DE COMMUNICATION

Lechoi
xdespubl
icsci
blesdépendr
a d’
abor
d du degr
éder
ayonnement
désiré et de certains facteurs stratégiques. Pour chacun des publics
cibles, il faudra déterminer l'approche, le style et le contenu des
communications. La connaissance des caractéristiques de chacun
d’
ent
re eux estsouhai
tabl
e af
in d'
att
eindr
elesr
ésul
tat
srecher
chés.À
cet égard, il faudrait se questionner sur les points suivants :

 leurs préoccupations

 leur identité culturelle

 leurs façons de communiquer

 leurs niveaux de connaissance

 leurs fonctions et leur rôle en regard du programme


d’
accèsàl
’égal
ité

Les publ
ics i
nter
nes à l
’or
gani
sat
ion et
, pl
us par
ticul
ièr
ement
,les
personnes et les groupes qui auront un rôle déterminant à jouer dans
le programme, devraient être les premiers informés. La collaboration
des publ
ics capabl
es d’
agi
rcomme agent
s mul
ti
pli
cat
eur
s aupr
ès des
r
éseaux f
ormel
s et i
nfor
mel
s de l
’or
gani
sat
ion ser
a un f
act
eur
suppl
ément
air
edesuccès. Enf
in,i
lser
aoppor
tund’
ident
ifi
ervosal
li
és
ainsi que l
es publ
ics suscept
ibl
es d’
êtr
e moi
ns f
avor
abl
es au
programme.

7
LES PUBLICS CIBLES À REJOINDRE LE PLAN DE COMMUNICATION

À titre d'exemple, les syndicats pourraient être régulièrement informés


du pr
ocessusquis’
amor
ce etêt
re consul
tésaux différentes étapes du
pr
ogr
amme. En t
antqu’
int
erl
ocuteurs dans la démarche, ils pourraient
devenir à leur tour des diffuseurs du programme, favorisant ainsi une
véritable concertation.

À l'interne, nous pouvons regrouper les publics cibles de la façon


suivante :

 l
econsei
ld’
admi
nist
rat
ion
 la haute direction, les gestionnaires et les cadres
 le personnel
 les membres des groupes visés
 l
essyndi
cat
sou l
esassoci
ati
onsd’
empl
oyées
etd’
empl
oyés
 les différents comités

À l'externe, il est pertinent de considérer les publics cibles suivant :

 les clients
 les représentants des différents groupes visés
et les groupes communautaires
 les représentants des médias écrits et électroniques
 les associations professionnelles
 les sources de recrutement externe

8
ET LES MODES DE COMMUNICATION LE PLAN DE COMMUNICATION

Les différents objectifs du plan de communication détermineront en


LES CONTENUS À TRANSMETTRE

grande partie les contenus ou les messages clés à transmettre, les


modes de communication à privilégier de même que les résultats
escompt
ésetat
tei
nts.Toutens’
art
icul
antsel
onl
espubl
icsci
bles,nous
traiterons, entre autres, des aspects suivants.

 L’
engagement de la haute direction; par exemple, afin de
concr
éti
ser cet engagement
,envoyer une l
ett
reàl
’ensembl
e du
per
sonneletf
air
elel
ancementof
fi
cieldu pr
ogr
amme l
ors d’
une
rencontre réunissant tout leper
sonneldel
’or
gani
sat
ion.

 Les objectifs r
eli
ésau pr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
é,au pr
ocessus
d’
ident
ifi
cat
ion et à l
’anal
yse des ef
fect
ifs; par exempl
e,af
in de
s’
assur
erde l
a col
labor
ati
on du per
sonnel
,rappel
erl
esobj
ect
ifsdu
programme.

 Les politiques et les directives concernant le respect du droit à


l
’égal
it
ésansdi
scr
imi
nat
ion;parexempl
e,af
inquel
esgest
ionnai
res
maîtrisent les notions de base et connaissent leurs responsabilités
respectives, concevoir un programme de formation à leur intention.

9
LE PLAN DE COMMUNICATION

ET LES MODES DE COMMUNICATION

 L’
accuei
let l
’int
égr
ati
on des membres des groupes visés; par
LES CONTENUS À TRANSMETTRE

exemple, afin de favoriser une intégration harmonieuse des


membres des groupes visés, adopter et diffuser une politique contre
le harcèlement.

 La mi
se en œuvr
e du pl
an d’
act
ion; par exemple, afin de faciliter
le recrutement des membres des groupes cibles, faire connaître
l
’exi
stence du pr
ogr
amme aux i
nst
itut
ions d’
ensei
gnement
, aux
or
gani
smes spéci
ali
sés dans l
e pl
acement et
, s’
ily a l
ieu, aux
médi
asd’
inf
ormat
ion.

 La pr
omot
ion du pr
ogr
amme d’
accès à l
’égal
ité; par exemple,
vous pour
rez mai
nteni
r et st
imul
er l
’i
ntér
êt de vos publ
ics en
utilisant des événements, tels que la Journée internationale des
femmes et la Semaine interculturelle, etc.

Les contenus ou messages clés devraient être cohérents et


transparents. La rigueur manifestée lors de la conception des messages
destinés à chacun des publics cibles et lors de la sélection des médias
d'information contribuera à véhiculer une image positive du programme
d’
accèsàl
’égal
it
éetdesgr
oupesvi
sés.

10
LE PLAN DE COMMUNICATION
ET LES MODES DE COMMUNICATION

Lesmodesdecommuni
cat
ionsontaussivar
iésqu’
ilyad’
organi
sat
ions.
LES CONTENUS À TRANSMETTRE

Cer
tai
nes pr
ivi
légi
eront l
es communi
cat
ions écr
ites, d’
aut
res l
es
contacts directs. Les modes utilisés seront tributaires de plusieurs
facteurs tels le budget, le nombre de personnes à rejoindre,
l'échéancier de réalisation, etc. La personne responsable du programme
d'accès à l'égalité devra également privilégier des modes de
communication qui tiendront compte de la culture organisationnelle et
des conditions d'accès aux différents modes.

Des exemples sont énumérés dans le tableau suivant.

AUTRES MODES DE
CONTACTS DIRECTS
COMMUNICATION
 Événements de lancement  Information sur le site Intranet
et Internet

 Rencontresd’ informat i
on,  Courrier électronique
de formation et de sensibilisation

 Conférences  Distribution de feuillets


publicitaires

 Causeries, plénières  Documentation générale


 Comi
téd’
accèsàl
’égal
ité  Affiches
 Réunions  Vidéos et films
 Réunions syndicales  Notes de service et lettres
 Assemblées annuelles  Articles dans le bulletin ou le
journal du personnel
 Service téléphonique destiné  Articles dans le bulletin ou le
au programme journal syndical

 Personnes ressources  Messages joints au relevé


de paye
 Conférences téléphoniques  Sondages, rapports et comptes
rendus

11
ET LES MODES DE COMMUNICATION LE PLAN DE COMMUNICATION

En met
tantl
’emphase surl
escont
act
sdi
rect
sen débutde pr
ogr
amme
LES CONTENUS À TRANSMETTRE

ou lors de son lancement (ex : au moment de compléter le question-


nai
re d'
ident
ifi
cat
ion)
, cel
a f
avor
iser
a l
’adhési
on de l
’ensemble du
per
sonnelaupr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
é. Lescont
act
sdi
rect
sser
ont
par
ticul
ièr
ementef
fi
caces l
orsqu’
ils’
agi
ra de sol
li
cit
erou d’
encour
ager
l
a par
tici
pat
ion des empl
oyés à l
a démar
che d’
ident
ifi
cat
ion ou de
sensibiliser les gestionnaires à l
’i
mpor
tance de l
eurr
ôle dans l
e cadr
e
dupr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
é.

En utilisant les contacts directs à titre de moyen de communication, les


r
esponsabl
es de l
’appl
icat
ion du pr
ogr
amme pr
ofi
ter
ont d’
une
r
étr
oact
ion i
mmédi
ate per
met
tant d’
ident
ifi
er les principales
préoccupations des publics cibles. Ce type de contact sera également
pertinent dans le cas où les communications écrites seront susceptibles
d'être ignorées ou moins accessibles aux publics cibles.

Dans toute organisation, il serait souhaitable d'utiliser plus


d'un mode de communication afin de s'assurer que toutes les
informations reliées au programme d'accès à l'égalité soient
connues et comprises par tous les membres du personnel.

12
LE CALENDRIER DES ACTIVITÉS LE PLAN DE COMMUNICATION

Le cal
endr
ierdes act
ivi
tés d’
inf
ormation ou de formation devrait être
r
eli
é aux di
ff
érent
es ét
apes du pr
ogr
amme d’
accès à l
’égal
it
é. La
communication étant un processus continu, le calendrier des activités
devrait être révisé périodiquement et être suffisamment souple pour
permettre de s’
adapt
erencasd’
impr
évus.I
lfaudr
acer
nerl
esmoment
s
propices pour accroître les bénéfices de vos communications et être
prudent lors de changements importants, tels que les restructurations
ou les fusions.

Au début de chacune des étapes, vous aurez à effectuer une mise à


jour du plan de communication tout en tenant compte des nouveaux
objectifs et des résultats atteints au cours des étapes antérieures.

En prévoyant des mécanismes de rétroaction pour chaque activité


(ex : compléter une évaluation après une session de formation,
effectuer un sondage via le journal interne, etc.) vous pourrez évaluer
si vos objectifs ont été atteints et, au besoin, réajuster votre stratégie
de communication.

Le rythme et la diversité des activités de communication sont des


aspect
s qu’
ilf
audr
a égal
ement consi
dér
er.La r
éussi
te d’
un pl
an de
communication réside en partie dans le dosage. La fréquence et la
régularité sont des facteurs qui permettront de stimuler et de maintenir
l
’i
ntér
êt.

Votre plan de communication devrait prévoir, dans le temps, le


déroulement des diverses activités de communication relatives au
programme.

13
LE PLAN DE COMMUNICATION
LES RESPONSABLES, LES RESSOURCES

La responsabilité de chaque activité de communication devra être


conf
iéeàuneper
sonnechar
géed’
encoor
donnerl
edér
oul
ement
.
MATÉRIELLES ET BUDGÉTAIRES

Les coûts des ressources affectées aux activités peuvent varier


considérablement. Certaines organisations feront appel à des firmes
spécialisées en communication alors que d'autres disposeront de
r
essour
cesà l
’i
nter
ne.Cer
tai
nesact
ivi
téspeu coût
eusespour
ront avoir
un large rayonnement (ex: affiches, rencontres avec les membres du
personnel, etc.).

14
IDENTIFICATION LE PLAN DE COMMUNICATION

La première étape du programme d'accès à l'égalité consiste à remplir


le questionnaire d'identification. Cette étape qui précède l'analyse des
effectifs est déterminante car elle vous donnera le portrait de vos
effectifs, ce qui permettra de déterminer s'il y a ou non sous-
représentation des différents groupes visés. Afin d'assurer la réussite
de ce processus, il est primordial que la distribution du questionnaire
soit accompagnée d'informations qui traiteront des points suivants :
LE PROCESSUS D’

 l
esobj
ect
ifsduquest
ionnai
red’
ident
ifi
cat
ion

 le rôle du questionnaire

 la collaboration de tous les membres du personnel dans la démarche


d’
ident
ifi
cat
ion

 la mention àl
’ef
fetquel
equest
ionnai
red’
ident
ifi
cat
ionestconf
orme
à la Charte des droits et libertés de la personne aux f
ins d’
un
pr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
é

 l
’assur
ance que l
es r
ensei
gnement
srecuei
ll
is ser
ont st
rict
ement
confidentiels et ne seront connus que des personnes responsables
del
’anal
ysedesef
fect
ifs

 les directives sur le retour du questionnaire (de préférence sous


envel
oppe scel
lée) à l
a per
sonne dési
gnée ai
nsique l
’i
nfor
mat
ion
sur le délai de retour

 le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne


r
esponsabl
edupr
ocessusd’
ident
ifi
cat
ion

 une invitation à formuler des commentaires ou des suggestions


dansl
’espacepr
évuàcet
tef
insurl
equest
ionnai
re

15
CONCLUSION
EST ENCORE COMMUNIQUER
NE PAS COMMUNIQUER,

V
ous anticipez des résistances au changement lors de
l
’i
ntégr
ati
on de membres des groupes visés dans
l
’or
gani
sat
ion ou l
orsde l
a modi
fi
cat
ion de cer
tai
nesr
ègl
es
etpr
ati
ques de vot
re syst
ème d’
empl
oi? Quel
les que soi
entl
es
circonstances ou la manière dont ces résistances se
manifesteront, vous pouvez certainement les atténuer en
pr
ivi
légi
antune at
tit
ude posi
ti
ve,ouver
te ett
ranspar
ent
e.C’
est
pourquoi il est important de consulter les membres du personnel
C’

et ses r
epr
ésent
ant
s etde t
ransmet
trel
’i
nfor
mat
ion adéquat
e
concernant les diverses composantes, les modalités prévues et
l
es r
ésul
tat
s at
tei
nts dans l
e cadr
e du pr
ogr
amme d’
accès à
l
’égal
it
é.

Si votre organisation choisissait de développer son programme


en vase clos ou de transmettre au personnel une information
minimale, elle véhiculerait implicitement le message qu’
ell
e n’
a
pas vr
aimentl
’i
ntent
ion d’
int
égr
erà l
aréal
it
é de l
’or
gani
sat
ion
l
esobj
ect
ifsetl
esmesur
esdu pr
ogr
ammed’
accèsàl
’égal
it
é.En
privilégiant la communication, au contraire, votre organisation
s’
inscr
itdansl
avoi
edel
’ouver
tur
eauchangement.

16
ANNEXE

PLAN DE COMMUNICATION
UNE DÉMARCHE EN 7 ÉTAPES

1 2 3 4 5 6 7

Fixer un Identifier les


Définir les
Définir les échéancier personnes
ressources
objectifs Identifier les Identifier les afin de réaliser responsables
Définir les matérielles et budgétaires
visés par le publics cibles modes de tous les de la mise en
contenus nécessaires à la réalisation
plan de à rejoindre communication objectifs inclus œuvr edu
du plan de communication
communication utilisés dans le plan de plan de
communication communication
Matérielles Budgétaires

 Gestionnaires  Information  28 novembre  J. Latreille  Salle de  Photocopies


 S'assurer que  Transmission
sur le PAE   L. Lemieux conférence $25
les gestionnaires d'une lettre du
  
connaissent directeur
 Leur rôle et  Rétroprojecteur
leurs général
responsabilités
responsabi li
tés…
  Documentation
 Administration  Rencontre par générale
du questionnaire groupe de 10 
d'identification gestionnaires

ILESTIMPORTANTD’
ASSURER UN SUIVIRÉGULIER AFIN D’
OPTIMISER LES MODES DECOMMUNICATION

17