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Formation Microsoft 
Office 
Word, Excel et Outlook 
 

Winner Software
Informatique
Sommaire
Introduction ...............................................................................................................4
Définitions.................................................................................................................4
Word: La présentation ...............................................................................................5
Introduction ...........................................................................................................5
La présentation du texte .........................................................................................6
La justification ou l'alignement des lignes ..............................................................8
Les tabulations .......................................................................................................9
Bordure et trame .................................................................................................. 12
Ajouter la bordure aux cellules ............................................................................ 14
Ajouter une trame de fond aux cellules ................................................................ 15
Word: Autres options............................................................................................... 16
Introduction ......................................................................................................... 16
Changer l'interligne.............................................................................................. 16
Saut de page ........................................................................................................ 17
Recherche et remplace ......................................................................................... 18
Note de bas de page ............................................................................................. 20
Note de fin de document ...................................................................................... 21
En-tête et pied de page ......................................................................................... 22
Les colonnes ........................................................................................................ 23
Numérotation des pages ....................................................................................... 24
Les sauts de section .............................................................................................26
Formation Excel .......................................................................................................... 30
Introduction ............................................................................................................. 30
Définitions............................................................................................................... 30
Le menu principal d'Excel .......................................................................................31
Les éléments qui composent l'écran d'Excel. ............................................................ 31
Excel: Opérations de base ........................................................................................ 33
Introduction ......................................................................................................... 33
Déplacement ........................................................................................................ 34
Les blocs ............................................................................................................. 34
Excel: La présentation du classeur ........................................................................... 35
Introduction ......................................................................................................... 35
Améliorer la présentation du classeur ...................................................................... 35
Barre d'outils mise en forme ................................................................................ 35
Format de la cellule ............................................................................................. 37
Changer la largeur d'une colonne ......................................................................... 44
Copier le format de présentation .......................................................................... 46
Mise en forme automatique .................................................................................. 47
Mise en forme conditionnelle ............................................................................... 48
Excel: Les fonctions ................................................................................................ 50
Introduction ......................................................................................................... 51
Fonctions s'appliquant à des chiffres ....................................................................51
Somme automatique ...................................................................................... 52
=Moyenne(étendu) .............................................................................................. 54
=Min(étendu) ....................................................................................................... 54
=Max(étendu) ...................................................................................................... 54
=Alea() ................................................................................................................ 55

1
=Abs(cellule) ....................................................................................................... 55
=Arrondi(cellule;nombre de décimales) ............................................................... 55
=Arrondi.sup(cellule;nombre de décimales) ......................................................... 56
=Arrondi.inf(cellule;nombre de décimales) .......................................................... 56
=Ent(cellule) ........................................................................................................ 56
=fact(valeur) ........................................................................................................ 56
=mod(valeur;diviseur) ......................................................................................... 56
=nb(étendu) ......................................................................................................... 56
=nbval(étentdu) ................................................................................................... 56
=nb.si(étendu;critère) ........................................................................................... 57
=somme.si(étendu;critère) ................................................................................... 58
=nb.vide(étendu).................................................................................................. 58
=pair(valeur) ........................................................................................................ 58
=impair(valeur).................................................................................................... 58
=racine(valeur) .................................................................................................... 58
=signe(valeur)...................................................................................................... 59
=tronque(valeur;nombre de décimales) ................................................................ 59
Fonctions s'appliquant à du texte.......................................................................... 59
=droite(texte;nombre de caractères) ..................................................................... 59
=gauche(texte;nombre de caractères) ................................................................... 59
=concatener(première cellule;seconde cellule) ..................................................... 59
=nbcar(cellule ou texte) ....................................................................................... 59
=romain(chiffre) .................................................................................................. 60
=texte(chiffre;format texte) .................................................................................. 60
Fonctions s'appliquant sur des dates .....................................................................60
=maintenant() ......................................................................................................60
=date() ................................................................................................................. 60
=année(cellule ayant une date) ............................................................................. 60
=mois(cellule ayant une date) .............................................................................. 60
=jour(cellule ayant une date)................................................................................ 60
=joursem(cellule ayant une date) ......................................................................... 60
=heure() ............................................................................................................... 60
=minute()............................................................................................................. 61
=seconde() ........................................................................................................... 61
Insérer une fonction ............................................................................................. 61
=Si() .................................................................................................................... 64
=ET() et =OU().................................................................................................... 66
= RechercheV(), =RechercheH() .......................................................................... 68
La quatrième paramètre optionel de Recherchev() ............................................... 71
Formation Outlook ...................................................................................................... 73
Définir Microsoft Outlook comme application par défaut pour les messages
électroniques, les contacts et le calendrier .................................................................... 73
Désactiver des sons ..................................................................................................... 73
À propos du volet de navigation .................................................................................. 73
Modifier l'apparence du volet de navigation ................................................................ 73
Afficher ou masquer le volet de navigation .................................................................. 74
Ajouter un dossier au volet Dossiers favoris ................................................................ 74
Modifier l'ordre des dossiers dans le volet Dossiers favoris.......................................... 74
Supprimer un dossier du volet Dossiers favoris ........................................................... 74
Renvoyer un message .................................................................................................. 75

2
Notifier l'arrivée de messages ...................................................................................... 75
Spécifier l'emplacement de livraison des nouveaux messages ...................................... 75
Envoyer un message sans que le nom du destinataire apparaisse .................................. 76
À propos de Cc et Cci.................................................................................................. 76
Cc............................................................................................................................ 76
Cci........................................................................................................................... 76
Créer un message ........................................................................................................ 76
Créer un message à partir d'un contact ......................................................................... 78
À propos des listes de distribution ............................................................................... 78
Créer une liste de distribution ...................................................................................... 79
Ajouter ou supprimer un nom dans une liste de distribution .........................................79
Envoyer un message à une partie d'une liste de distribution ......................................... 80
Envoyer une liste de distribution .................................................................................80
Envoyer une demande de réunion à une partie d'une liste de distribution .....................80
Afficher les noms d'une liste de distribution ................................................................ 81
Mettre à jour une liste de distribution avec de nouvelles adresses de messagerie .......... 81
Suivre la remise ou la lecture des messages envoyés.................................................... 81
Rappeler ou remplacer un message déjà envoyé .......................................................... 82
Modifier la réponse automatique aux confirmations de lecture..................................... 82
Recevoir une notification lors de la remise ou de la lecture des messages envoyés ....... 83
Répondre automatiquement aux messages entrants en cas d'absence du bureau............ 83
Répondre à un message ou un transfert ........................................................................ 84
Désigner une autre personne comme destinataire des réponses à votre message ........... 84
Marquer un message comme privé, personnel ou confidentiel ..................................... 85
Ajouter un rappel à un message ou un contact .............................................................85
Ajouter des boutons de vote à un message ................................................................... 85
Restaurer des éléments archivés .................................................................................. 86

3
Formation Word

Introduction
Un traitement de texte sert à rédiger des documents. Il est aussi plus facile de corriger
ou de changer le contenu d'un document en utilisant un traitement de texte qu'en
utilisant une machine à écrire. En plus du texte, ces documents peuvent aussi inclure des
images, des graphiques, des tableaux et plusieurs autres possibilités. Les prochaines
pages expliquent comment utiliser ces options et plusieurs autres.

Définitions
Mot: Word reconnaît un mot par l'espace entre chacun de ceux-ci.
Phrase: Word reconnaît la fin d'une phrase lorsque vous utilisez ".", "!" ou "?".
Paragraphe: Word reconnaît la fin d'un paragraphe lorsque vous appuyez sur
la touche Entrée. Vous ne devez pas appuyer sur la touche Entrée à la fin de
chaque ligne. Word va automatiquement placer un mot qui est trop long pour la
ligne sur la prochaine ligne.

4
Word: La présentation
Introduction
La présentation du texte
La justification ou l'alignement des lignes
Les tabulations
Bordure et trame de fond

Introduction

Bien que le contenu du document soit le plus important, Word vous offre plusieurs
options pour améliorer la présentation du texte. Cette page va vous montrer les options
de présentation les plus utilisées. Que se soit pour mettre du texte en gras, en italique ou
pour les souligner, pour changer la police de caractère, pour aligner du texte, pour
centrer un titre ou changer la couleur de fond de la page, vous allez toutes les voir sur
cette page.

Il y a deux moments ou vous pouvez changer la présentation du texte: durant ou après la


rédaction du texte. Il vous est toujours possible d'activer ou de désactiver une option de
présentation durant la rédaction du texte. Par exemple, il suffit d'appuyer sur le bouton
pour activer le gras. Écrivez le texte de votre choix et appuyez une seconde fois sur
le bouton pour désactiver l'option. Le texte qui suivra sera écrit normalement.

Pendant la période de révision, il est encore possible d'améliorer la


présentation du texte. Il faut cependant faire un bloc, ou sélectionner, la partie
du texte dont vous voulez changer la présentation. Pour changer la
présentation de tout votre texte, il est plus facile d'utiliser l'option Sélectionner
tout du menu Édition. Une fois sélectionnée, activez ou désactivez l'option de
présentation de votre choix.

5
La présentation du texte

Cette partie de la page est pour expliquer les possibilités pour améliorer la
présentation de votre document. Vous pouvez utiliser la barre d'outils "mise en
forme" ou les options pour les polices de caractères que vous retrouverez sous
le menu Format.

La barre d'outils "mise en forme" ci-dessous, vous permet d'accéder aux


options les plus fréquemment utilisées.

La première option de la barre est pour coller un style de présentation. Vous


pouvez l'utiliser pour démarquer les parties, les chapitres ou les thèmes de
votre document. Vous pouvez aussi les utiliser pour créer et mettre à jour
automatiquement une table des matières.

Windows vous offre, en plus dans toutes les applications, accès à plusieurs
polices de caractères. Chaque police est un style de présentation pour les
caractères de votre texte. Certains sont conçus pour des lettres formelles,
d'autres pour mettre de l'intérêt sur un titre et d'autres sont simplement conçus
pour la fantaisie. Voici un petit exemple.

La case suivante affiche le nom de la police de caractère qui est présentement


disponible. Pour voir la liste des polices, appuyez sur le petit triangle pointant
vers le bas à la droite du nom de la police. Une liste similaire va apparaître.

Il est aussi possible de contrôler la taille des lettres. Elles peuvent être aussi
grandes ou aussi petites que vous le désirez. La taille des caractères est
calculée en "points", soit 1/72 de pouce. Plus le chiffre est grand, plus le
caractère l'est aussi. Vous pouvez choisir la taille d'une police de 1 à 1638
points.

6
Il est aussi facile d'activer et de désactiver les options pour le gras , l'italique
et le soulignement du texte de votre document.

Les quatre prochains boutons contrôlent l'alignement des lignes de texte par
rapport aux marges de votre document.

Il est même possible de changer la couleur du texte grâce à un bouton qui se


retrouve sur la barre d'outils "dessin". Le bouton permet d'appliquer ou de
changer la couleur du texte.

Faites un bloc avec un mot du texte.


Appuyez sur le triangle pointant vers le bas à la droite de la lettre A.
De la liste des possibilités, sélectionnez l'option autres couleurs.

Sélectionnez la couleur de votre choix.


Appuyez sur le bouton OK pour terminer l'opération.

Il y a deux moments ou vous pouvez changer l'une des options du texte:


pendant ou après l'écriture du texte.

Pendant l'écriture, vous pouvez activer ou désactiver l'une des options avant
d'écrire le texte. Tout le texte qui sera écrit après le changement utilisera les
nouvelles options. Par exemple, pour écrire le texte en gras, il suffit ...

Appuyez sur le bouton pour activer l'option.


Écrivez ensuite le texte de votre choix.
Appuyez une seconde fois sur le bouton pour désactiver l'option.

Même après la rédaction du texte, il est possible de changer les options de


présentations. Il faut cependant faire un bloc avec le texte à modifier avant de
changer les options.

Placez le curseur ou le point d'insertion devant le mot à modifier.


En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez celle-ci pour
sélectionner tout le texte à modifier.

Ce bloc peut autant être une lettre, un mot, une phrase, un paragraphe ou
même plusieurs pages. Pour changer la présentation de tout votre document
d'un seul coup, utilisez le menu Édition et l'option Sélectionner tout.

Changez l'option de présentation de votre choix.

Les barres d'outils vous offrent les options les plus souvent utilisées, mais pas
toutes les options.

Du menu Format, sélectionnez l'option Police.

7
Cette boîte de dialogue vous offre toutes les options pour manipuler la
présentation de votre texte. Puisqu'il y a trop d'options pour les afficher toutes
en même temps, elles sont réparties en trois catégories: "Polices, styles et
attributs", "Espacement" et "Animation". La plupart des options que vous allez
choisir se retrouvent sous le premier onglet: "Police, style et attributs".

Il est possible de changer la police de caractère, la taille et plusieurs autres


attributs tels que le soulignement, ajouter un ombre, mettre en indice (bas de la
ligne) ou en exposant (haut de la ligne) etc. Dans le coin inférieur, vous avez un
aperçu du résultat avant de l'appliquer au texte de votre document.

Il est aussi possible de contrôler l'espace entre les caractères. Vous pouvez
l'agrandir ou le réduire à votre choix. Ceci peut être pratique pour des mots tels
que main d'oeuvre ou les lettres "oe" sont généralement collées. Ceci peut être
aussi pratique pour agrandir l'espace entre les lettres d'un titre.

Le dernier onglet est pour mettre un peu de fantaisie dans votre document.
Vous pouvez activer de l'animation sur les caractères de votre choix. Word
vous offre quelques possibilités pour l'animation. Ils ne sont cependant pas
pratiques pour un document à remettre sur papier.

La justification ou l'alignement des lignes

À la droite des trois boutons pour le gras, l'italique et le souligné, il y a quatre


boutons pour la justification des lignes. Ou plutôt, comment une ligne sera
alignée par rapport aux marges de la page.

L'alignement à gauche est l'option à laquelle que nous sommes la plus


habituée. Le texte du paragraphe est collé sur la marge gauche de la page mais
pas celle de droite.

L'alignement centré centre le texte de la ligne parfaitement entre la marge de


gauche et de droite de la page.

L'alignement droit colle le texte sur la marge droite de la page. Ceci est pratique
pour placer une date d'une lettre officielle sur la bordure droite de la page.

Ce que Word appelle "justifier", consiste à la justification ou alignement gauche


droit, le texte est aligné sur la marge de gauche ainsi que la marge de droite.
Ceci est très souvent utilisé pour une lettre formelle. Il y a cependant un petit
piège. En justifiant, vous donner le droit à Word d'agrandir un peu les espaces
entre les mots pour s'assurer que le dernier mot de la ligne colle sur la marge
droite de la page. Cela laisse des espaces un peu plus gros qu'à l'habitude.

Voici un exemple des quatre alignements possibles selon l'ordre des boutons,
soit gauche, centré, droit et justifié.

8
Pour changer l'alignement ou la justification d'une ligne.

Placez le curseur sur la ligne en question.


Appuyez sur l'un des quatre boutons d'alignement qui répond à vos besoins.

Pour aligner un paragraphe, une page ou une partie de votre document.

Faites un bloc avec les lignes de texte dont vous voulez changer l'alignement.
Appuyez sur l'un des quatre boutons d'alignement qui répond à vos besoins.

Les tabulations

Une tabulation sert à aligner des mots sur quelques lignes de texte. C'est très
pratique pour aligner des mots pour une liste ou pour un C.V. par exemple.

Nom Prénom Occupation


Lepage Roger Gérant
Lambert Denis Vendeur
Lavigueur Denise Vendeur

ou

Gérant S'occupe de la gestion du personnel.


Gère le budget du bureau ou de son département
Communique avec les autres départements ...

Pourquoi faut-il utiliser des tabulations ?

Auparavant, pour une dactylo, il était facile d'aligner du texte. Il suffisait de


mettre le nombre d'espaces nécessaires pour aligner le texte. Ceci n'est plus
vrai pour les ordinateurs et surtout les traitements de texte. Sous Windows, il
existe deux genres de polices de caractères; ceux de taille fixe et ceux de taille
flexible.

Les caractères de taille fixe prennent tous le même espace. Donc un "i" prend
autant d'espace qu'un "w". Voici deux exemples avec les mots "piano" et
"wagon". Tous deux sont composés de cinq lettres. De plus, trois des lettres se
retrouvent dans les deux mots.

Pour une police de caractère de taille fixe telle que Courrier New à une taille de
10 points (1/72 de pouce), les deux mots prennent autant d'espace.

9
Mais, pour une police de caractère de taille flexible tel que Times New Roman à
10 points, le mot "wagon" prend plus d'espace.

Il est presque impossible d'aligner parfaitement du texte qui utilise des polices
de caractères de taille flexible. Pourtant, la majorité des polices qui se
retrouvent dans Windows sont de cette catégorie. C'est pour cette raison qu'il
faut oublier l'utilisation de l'espace pour aligner du texte. Utilisez seulement des
tabulations pour aligner du texte.

Sur le clavier, à la gauche de la lettre "Q", vous retrouverez la touche des


tabulations. Normalement, il y a sur la touche deux flèches horizontales pointant
en direction opposée. Vous pouvez utiliser les tabulations "normales" qui se
placent tous les 1,25 cm. Mais il est aussi possible de placer les tabulations de
son choix sur la règle à l'endroit où elle serait utile.

À la gauche de la règle, il y a un bouton qui permet de choisir parmi les quatre


types de tabulations possibles. Il suffit d'appuyer sur bouton pour passer d'un
type de tabulation à un autre.

Note:
Word 2000 possède 5 tabulations ( tabulation barre en plus ) et les retraits.

Tabulation gauche La tabulation va permettre d'écrire du texte à gauche de celle-


ci.
Tabulation centrée Le texte va être centré sur la tabulation au lieu du centre de la
page.
Tabulation droite La tabulation va permettre d'écrire du texte à la droite de
celle-ci.
Tabulation La tabulation va permettre d'aligner des chiffres sur la
décimale décimale.

Une fois que vous avez choisi le type de tabulation que vous avez besoin, il
suffit que de cliquer à l'endroit de votre choix. Vous pouvez aussi insérer des
tabulations à partir du menu de Word.

Du menu Format, sélectionnez l'option Tabulations ...

10
L'écran suivant va apparaître.

Cette fenêtre indique qu'il y a des tabulations à tous les 1,25 ainsi qu'à la
position 3,5 cm et 5,5 cm à partir de la marge gauche de votre document. Il
vous est possible en tout temps de changer le type de tabulations ( 5 types),
leur emplacement et s'ils doivent avoir des points de suite. Vous pouvez ajouter
ou retirer autant de tabulations que vous avez besoin.

Exercice de tabulation

Placez une tabulation centrée à 5 cm et une tabulation décimale à 12 cm.


Écrivez Patates et appuyez sur la touche tabulation.
Écrivez 2,99 $ et appuyez sur la touche Entrée.

Votre curseur est maintenant sur la prochaine ligne. Mais les tabulations que
vous venez de mettre vont aussi s'appliquer à cette nouvelle ligne. Vous
remarquerez aussi que le texte patates est centré sur la tabulation.

Écrivez Diamants et appuyez sur la touche tabulation.


Écrivez 1 000 000 $ et appuyez sur la touche Entrée.

La liste est terminée. Il faut maintenant retirer les tabulations. Bien qu'il soit
possible de les retirer à partir du menu Format, Tabulation, il est aussi possible
de les retirer à partir de la règle

Pour retirer une tabulation à partir de la règle:

Placez le pointeur sur la tabulation à retirer.


En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur, et
la tabulation qu'il retient, à l'extérieur de la règle.
Relâchez le bouton de la souris.

11
Bordure et trame

Du menu Format, sélectionnez l'option Bordure et trame.

Sélectionnez l'onglet Bordure de page.

12
Sélectionnez l'onglet Trame de fond.

13
Ajouter la bordure aux cellules

Il y a deux manières d ajouter des lignes de votre choix au tableau : en utilisant


option Bordure et trame du menu Format ou en utilisant la barre d outils
Bordures. En utilisant l une ou l autre de ces techniques, vous pouvez non
seulement ajouter des lignes à un tableau, mais aussi ajouter une bordure à du
texte dans votre document.

Pour le prochain exercice, nous allons utiliser la barre d outils Bordures pour
mettre une ligne au contour du tableau. Avant de commencer, il faut s assurer
que la barre d outils est disponible. Si vous ne voyez pas la barre d outils telle
qu affichée ci-dessous, faites Affichage, Barre d outils, et activer la barre d outils
Bordures.

Si cette nouvelle barre d outils est sur votre texte, vous pouvez toujours la
déplacer. Placez le pointeur sur la barre titre de la fenêtre; dans ce cas, la barre
bleue au-dessus des boutons. Gardez votre doigt appuyé sur le bouton gauche
de la souris et déplacez celle-ci vers le haut, le bas ou l un des côtés de l écran.
Une fois que vous serez satisfait de l emplacement de la barre d outils, relâchez
le bouton de la souris. Vous pouvez de cette manière déplacer n importe quelle
barre d outils ou fenêtre et la déplacer à votre choix.

exercice consiste à mettre une ligne au contour du tableau. Premièrement, il


faut sélectionner les cellules nécessaires. Dans ce cas, il faut sélectionner
toutes les cellules du tableau. Assurez-vous de prendre seulement les cellules
du tableau et non les lignes de textes au dessus ou en dessous du tableau.
Sinon, le tableau et les lignes de texte auront des lignes.

Il faut ensuite sélectionner le genre de ligne que vous voulez. De la première


liste, appuyez sur le bouton ayant une flèche pointant vers le bas. La liste
complète des types de lignes que vous pouvez choisir va apparaître.
Sélectionnez l une qui vous convient. Les boutons à la droite déterminent
endroit où ce type de ligne va être placé. Est-ce que ce sera au haut, au bas, à
la gauche, à la droite de chacune des cellules? Il y a aussi l option de placer les
lignes à l intérieur du bloc de cellules ou au contour de celui-ci.

Pour ajouter une ligne au contour du bloc de cellules, appuyez sur le bouton
. En cas d erreur, ou si vous voulez effacer une partie des lignes, sélectionnez
les cellules de votre choix et appuyez sur le bouton . Vous pourrez par la
suite mettre des différentes sortes de lignes dans votre tableau ou dans votre
texte.

14
Ajouter une trame de fond aux cellules

Une trame de fond sert à changer la couleur du fond de texte. On s en sert pour
démarquer des titres ou du texte important du reste du document. Vous pouvez
utiliser le bouton de trame de la barre d outils Bordures. Cependant nous allons
utiliser l option Format, Bordure et trame pour le prochain exercice.

En utilisant la dernière option mentionnée, une nouvelle fenêtre s ouvre.

Parmi les options, vous pouvez choisir le niveau de gris qui sera affiché ainsi
que les couleurs pour le fond et pour le texte. La fenêtre d aperçu dans le coin
inférieur droit vous donnera un avant-goût de ce que ressemblera la trame de
fond avant de la choisir. Il est généralement recommandé de ne pas mettre le
pourcentage de fond à plus de 10%. Le texte devient plus difficile à lire parce
que le contraste entre le texte et le fond est moins qu auparavant.

Pour le prochain exemple, mettez le pourcentage de fond à 100%. Ceci aura


effet automatique de changer la couleur du fond au noir et du texte à la couleur
blanche. Vous pouvez aussi changer les couleurs si vous le voulez. L effet
devrait ressembler à ceci :

est parfait pour un titre


ou pour démarquer une partie du document.

Pour ajuster la largeur de la barre noire, il faut changer la marge gauche ou la


marge droite de la ligne. Vous pouvez le faire en déplaçant les petits triangles
de la règle au dessus du texte ou en changeant les marges à partir du menu
Fichier, Mise en Page, Marges.

15
Word: Autres options
Introduction
Changer l'interligne
Saut de page
Recherche et remplace
Note de bas de page
Note de fin de document
En-tête et pied de page
Les colonnes
Numéroter les pages
Les sauts de section

Introduction

Vous retrouverez sur cette page les commandes de base pour utiliser efficacement le
traitement de texte Word. Il ne s'agit pas comme la page précédente d'améliorer la
présentation, mais de trouver la manière la plus efficace pour accomplir une tâche.

Changer l'interligne

Plusieurs utilisent mal le traitement de texte pour l'interligne. Ils appuient sur la
touche Entrée une fois rendu à la fin de la ligne. Word offre un meilleur contrôle sur
les interlignes comme vous pourrez le voir dans la prochaine partie.

Du menu Format, sélectionnez l'option Paragraphe.

16
Cette fenêtre vous offre plusieurs options pour contrôler la présentation d'un
paragraphe.

Alignement Contrôle l'alignement du paragraphe. Colle le paragraphe sur la marge de


gauche, de droite ou centré.
Niveau Affecte la présentation du paragraphe ainsi que sa présentation dans une
hiérarchique table des matières.
Retrait Contrôle le retrait du paragraphe par rapport aux marges de gauche et de
droite. Peut aussi contrôler le retrait de la première ligne du paragraphe par
rapport au reste.
Espacement Contrôle l'espacement devant et après le paragraphe. Contrôle aussi
l'interligne dans le paragraphe.

De la fenêtre qui vient d'apparaître, cliquez sur la flèche pour voir la liste des
interlignes possibles.
Sélectionnez celui qui répond à votre besoin.

Ceci est beaucoup plus efficace qu'appuyez sur la touche Entrée à la fin de chaque
ligne ! L'interligne, et les autres options décrites ci-dessus, s'opèrent sur des
paragraphes. Pour choisir plusieurs paragraphes à la fois, vous devez faire un bloc
avec ces paragraphes à modifier.

Saut de page

Cette option est très pratique lorsque que vous avez seulement quelques lignes de
texte à écrire avant d'être forcé de continuer sur une nouvelle page. Au lieu
d'appuyer plusieurs fois sur la touche Entrée, il est préférable d'insérer un saut de
page. De plus, vous savez exactement à quel endroit votre nouvelle page va
commencer. Aussi, vous pourrez toujours revenir à la page précédente et ajouter du
texte au besoin.

Du menu Insertion, sélectionnez l'option Saut.

La fenêtre ci-dessus, vous offre plusieurs possibilités. Vous pouvez insérer un saut
de page, un saut de colonne ou l'un des différents sauts de section. Toutes ces
possibilités seront expliquées en détail au moment venu. Pour le moment, insérez
seulement un saut de page.

17
Sélectionnez l'option saut de page.
Appuyez sur le bouton OK.
OU
Appuyez sur les touches CTRL et Entrée.

Vous êtes maintenant au début d'une nouvelle page. D'ailleurs, vous verrez le
nouveau numéro de page dans le coin inférieur gauche de l'écran.

Recherche et remplace

Cette option est très pratique lorsque vous devez apporter la même modification à
plusieurs endroits dans un document. Vous pourriez utiliser la commande recherche
pour trouver le mot clé et ensuite le modifier manuellement. Mais Word vous offre
aussi l'option de remplacer un mot, ou une série de mots, par d'autres. Voici un petit
exercice.

Écrivez les lignes suivantes:

Mesdames, Messieurs

La séance sur le commerce électronique sera donnée par monsieur Claude


Tremblay.

Du menu Édition, sélectionnez l'option Remplacer.

Entrez dans la case Rechercher le texte monsieur Claude Tremblay.


Entrez dans la case Remplacer par le texte madame Émilie Lavigueur.
Appuyez sur le bouton Remplacer.

Si le texte aurait été plus long, vous auriez été capable de changer plusieurs fois le
texte en utilisant l'option Remplacer tout. Une fois que tout le texte sera vérifié, une
fenêtre comme celle ci-dessous va apparaître.

18
Mais, il est possible d'accomplir des remplacements plus spécifiques avec les
options suivantes.

Appuyez sur le bouton Plus.

Il y a beaucoup plus d'options pour contrôler les recherches et les remplacements.


Vous pouvez choisir une partie du texte selon le mot, s'il est en majuscule ou en
minuscule, le format de présentation utilisé et même le type de commande utilisée.

19
Vous pourrez expérimenter avec ces différentes options sur votre temps libre.
L'image composée ci-dessus est pour vous en démontrer le potentiel.

Note de bas de page

Il est intéressant par moments d'offrir au lecteur des notes qui donnent des
commentaires supplémentaires ou une référence à une citation. C'est à ce moment
qu'il est pratique d'utiliser les notes de bas de page. Voici un petit exercice pour vous
démontrer comment l'utiliser.

Écrivez le texte suivant: Veni, Vedi, Vici.

Placez le pointeur devant le point à la fin de la phrase.


Du menu Insertion, sélectionnez l'option Notes.

Office XP
Pour les utilisateurs de Word XP, il faut choisir du menu Insertion les options
Référence et Notes de bas de page.

La fenêtre suivante va apparaître.

Sélectionnez l'option Note de bas de page.

Le curseur va ensuite se déplacer au bas de la page. Vous pouvez ensuite écrire


votre référence ou vos commentaires.

Écrivez dans la note de bas de page le texte suivant: Jules César .


Replacez le pointeur dans le texte pour continuer.

Pour une raison encore inexpliquée, même avec la version Word 2000, les notes de
bas de page se retrouvent quelques fois sur la page suivante. Vous pouvez toujours
effacer les notes et les refaire. Il suffit d'effacer l'indice de la note à côté de votre
texte. La note au bas de la page va automatiquement s'effacer.

20
Note de fin de document

Une note de fin de document a le même effet qu'une note de bas de page.
Cependant, tous les commentaires seront affichés sur la dernière page du document.

Écrivez le texte suivant: Veni, Vedi, Vici.

Placez le pointeur devant le point à la fin de la phrase.


Du menu Insertion, sélectionnez l'option Notes.

Office XP
Pour les utilisateurs de Word XP, il faut choisir du menu Insertion les options
Référence et Notes de bas de page.

La fenêtre suivante va apparaître.

Sélectionnez l'option Note de fin.


Appuyez sur le bouton Options.

21
Cette fenêtre vous permet de choisir le genre de présentation que vous voulez sur
les notes de fin de document. Vous pouvez changer l'emplacement, au bas du
document ou à la fin de la section, et du type de numérotation, le numéro de début
ainsi que si elle doit recommencer à chaque section ou continue pour tout le
document. Les sections seront expliquées un peu plus loin sur cette page Web.

Pour les besoins de cet exercice, il n'y a aucun changement à apporter.

Appuyez sur le bouton OK.


De retour à la fenêtre des notes de fin de document, appuyez encore une fois sur le
bouton OK.

Le curseur va ensuite se déplacer à la fin de la dernière page de votre document.


Vous pourrez ensuite ajouter les remarques ou les commentaires dont vous avez
besoin. Vous pouvez même écrire plusieurs lignes de texte.

En-tête et pied de page

C'est l'une des options les plus faciles à utiliser pour avoir une présentation d'allure
professionnelle. Vous pouvez placer un titre, du texte, un logo corporatif et d'autres
options qui se répéteront d'une page à l'autre. Il est possible d'avoir des en-têtes et
des pieds de page qui sont différents d'une partie (ou section) du document à une
autre. Il faut connaître et maîtriser les sauts de sections qui sont expliqués plus loin
sur cette page.

Du menu Affichage, sélectionnez l'option En-tête pied de page.

Le curseur va se déplacer à l'en-tête du document. Si vous avez inséré des sauts de


sections, le curseur se placera à l'en-tête de la section actuelle. La barre suivante va
aussi apparaître.

Les options

La barre d'outils contient plusieurs boutons. Voici une courte explication de la


fonction de chacun de ceux-ci.

22
Nom Description
Insertion automatique Insère un style de présentation prédéterminée
Numéro de page Insère le numéro de la page

Nombre de pages Total de pages du document


Numérotation des Style de numérotation: romain, arabe ...
pages
Date Insère la date de l'ordinateur

Heure Insère l'heure de l'ordinateur

Mise en page Permet de changer la mise en page de l'en-tête


Afficher/masquer le Permet de camoufler temporairement le texte; au cas ou cela distrait
texte du document l'utilisateur.
Identique au Cette option est importante lorsque la présentation est différente pour
précédent différentes parties, ou section, d'un même document. Lorsque
l'option est active, elle répète la présentation de l'en-tête ou du pied
de page de la section précédente.
Basculer En-tête/Pied
Passer de l'en-tête au pied de page de la section ou vice versa.
de page
Afficher en-tête/pied de Si le document est séparé en plusieurs sections, Word passe à l'en-
page précédent tête ou pied de page de la section précédente.
Afficher en-tête/pied de Si le document est séparé en plusieurs sections, Word passe à l'en-
page suivant tête ou pied de page de la section suivante.

Les colonnes

Nous sommes tous habitués à rédiger nos documents en utilisant des lignes qui
partent de la marge de gauche et qui se rendent à la marge de droite de la page; en
une seule colonne. Certains documents, comme les journaux ou les lettres de
compagnie utilisent plusieurs colonnes de texte. La partie qui suit est pour vous
montrer comment utiliser les colonnes.

Page avec plusieurs colonnes:


Appuyez sur le bouton .
Sélectionnez le nombre de colonnes que vous avez besoin.
OU
Du menu Format, sélectionnez l'option Colonne.

23
C'est à partir de cette fenêtre que vous avez le contrôle de tous les éléments sur les
colonnes. La partie Prédéfinir vous permet d'utiliser des présentations de colonnes
prédéterminées selon ce dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi changer le
nombre de colonne ainsi que l'espacement entre celles-ci dans les parties Nombre
de colonnes et Largeur et espacement. À la droite de l'option Nombre de
colonnes, il est aussi possible de demander d'insérer une ligne séparatrice entre les
colonnes. L'apparence va vous présenter l'effet final.

Au bas de la fenêtre, on vous demande si vous voulez appliquer des options de


colonnes que vous avez choisies à tout le document, à cette section (partir du
document) ou à partir de ce point. Cette dernière possibilité a l'effet de créer une
nouvelle section dans votre document. Elle "coupe" le document en ajoutant une
section avec le nombre de colonnes que vous avez choisi. Les sections seront
expliquées un peu plus loin sur cette page Web.

Numérotation des pages

La numérotation des pages est un outil de référence pratique pour le lecteur. Il lui
permet de retrouver rapidement une citation, un graphique, une image ou autre dans
le document.

Du menu Insertion, sélectionnez l'option Numéro de page.

24
Vous pouvez décider de l'endroit où sera placé le numéro de page sur le papier.
L'option "Commencer la numérotation à la première page" d'afficher le numéro de
page sur la première page de votre document ou de votre section de document.
Vous pouvez aussi changer le style de numérotation ainsi que la valeur de la
première page numéroté. Vous n'êtes pas obligé de toujours commencer à 1 !

Appuyez sur le bouton Format.

Cette fenêtre vous permet premièrement de déterminer le style de numérotation.


Vous pouvez choisir d'avoir des chiffres arabes ou romains ou même des lettres. Si
vous le désirez, vous pouvez même ajouté un numéro de chapitre avec la
numérotation.

La partie la plus intéressante de cette fenêtre est celle du bas: numérotation des
pages. C'est à partir de ces options que vous pouvez choisir de continuer la
numérotation en prenant en considération les pages précédentes. Cela veut dire
que, si vous êtes à la page 5, c'est ce numéro qui va apparaître sur la page.

Cependant, puisqu'il y a généralement une page titre et souvent une table des
matières avant le début du document, l'option à partir de est plus souvent utilisée.

Mais avant il faut bien maîtriser les sauts de sections et éviter un petit piège ...

25
Les sauts de section

Il est parfois intéressant de changer la présentation d'une page ou d'une partie de


votre document. Vous voulez changer:

l'orientation du papier (portrait ou paysage) pour mieux présenter un tableau ou une


image
pour changer le nombre de colonnes du texte sur une partie d'une page
pour qu'une partie de votre document soit numéroté mais pas les premières pages
de votre document.

Un saut de section est une séparation logique de votre document. D'autres


traitements de texte cachent cette complexité à ses utilisateurs. Malheureusement,
les utilisateurs de Word ne sont pas aussi privilégiés. Ceci cause des problèmes
supplémentaires lorsqu'un utilisateur veut prendre pleinement avantage des options
disponibles.

Les sauts de sections sont utilisés par exemple lorsqu'il faut changer le nombre de
colonnes, la numérotation de pages d'une partie du document, l'orientation du papier,
changer l'en-tête, le pied de page ou les marges d'une partie du document. Les
prochains exercices consistent à utiliser les sauts de sections pour avoir un
document dont une partie à trois colonnes et la partie suivante retourne à la norme
d'une colonne. Par la suite, les options d'en-tête et de pied de page seront utilisées
pour numéroter seulement une partie du document. Ceci va aussi vous rappeler les
autres notions qui sont couvertes sur cette page.

Du menu Insertion, sélectionnez l'option saut.

La prochaine fenêtre montre tous les types de sauts possibles.

Il y a le saut de pages; pour continuer le texte sur la page suivante. Il y a aussi le


saut de colonne; pour continuer le texte dans la colonne suivante lorsque votre
document, ou section, est composé de plusieurs colonnes. Les autres sont tous des
sauts de sections. Il y a quatre genres de saut de section.

26
Le saut de section "page suivante" sépare le document en plusieurs sections,
mais aussi commence une nouvelle page. Le saut de section continu sépare une
même page en plusieurs sections. Ceci est pratique lorsqu'on veut changer une
option telle que le nombre de colonnes de texte pour seulement une partit d'une
page. Le saut de section page impaire sépare le document en plusieurs sections,
mais aussi force la prochaine page à être une page impaire. Par exemple, le début
d'un nouveau chapitre est généralement sur une page impaire. Le saut de section
page paire sépare le document en plusieurs sections, mais aussi force la prochaine
page à être une page paire.

Exercice sur les sections

Par exemple, c'est au début d'un document que l'on retrouve une page titre et une
table des matières. Généralement, ces pages ne sont pas numérotées. C'est sur
cette dernière possibilité que nous allons nous concentrer pour le prochain exercice
pour vous démontrer l'avantage de séparer un document en plusieurs sections. C'est
aussi un style de présentation qui est souvent utilisé. L'exercice consiste à numéroter
la seconde page du document ainsi que les suivantes. La première page ne sera pas
numérotée.

Écrivez quelques lignes de texte sur la première page d'un nouveau document.
Insérez un saut de section en sélectionnant du menu Insertion l'option saut.

Insérez un saut de section Page suivante.


Appuyez sur le bouton OK.

Remarquez au coin inférieur gauche de votre écran que Word affiche maintenant le
numéro de page ainsi que dans quelle section se retrouve le curseur en ce moment.
Avant de mettre le numéro de page, il faut savoir qu'il y a un piège. En effet, si vous
insérez le numéro de page immédiatement, toutes les pages seront numérotées.
Même celles que vous ne voulez pas.

Assurez-vous que le curseur est dans la section 2.


Du menu Affichage, sélectionnez l'option En-tête et pied de page.

27
Une barre d'outils devrait apparaître avec le contenu de l'en-tête de la section.
Assurez-vous que l'en-tête qui est affiché est celui de la section 2. C'est écrit au coin
supérieur gauche de l'en-tête.
Pour voir l'en-tête des autres sections, ou pour revenir à l'en-tête de cette section,
utilisez les deux boutons suivants ( et ).
Cet autre bouton est pour vous déplacer de l'en-tête au pied de page de la
section.

Il est important de savoir où vous voulez mettre la numérotation des pages. Pour
l'exemple, la numérotation sera placée au bas de la page. Donc, l'option à changer
avant d'insérer la numérotation automatique se retrouve au bas de la page, dans le
pied de page.

Appuyez sur le bouton pour afficher le pied de page de la section 2.

Dans le coin supérieur droit de l'encadrement du pied de page, vous voyez le piège
qui vous attend : "Identique à la section précédente". Si vous insérez la numérotation
maintenant, elle va aussi se recopier aussi à la section précédente. Même si vous ne
le voulez pas. Pour que la numérotation des pages débute seulement à partir de
cette section, vous devez désactiver cette option. Pour ce faire...

Appuyez sur le bouton pour désactiver l'option "Identique au précédent".

Le texte "Identique au précédent" doit plus être affiché. Il faut maintenant sortir de
l'affiche de l'en-tête et du pied de page.

Appuyez sur le bouton Fermer.


OU
Cliquez sur le texte du document.

Si vous voulez réactiver l'option, il suffit d'appuyer sur le même bouton . Et


maintenant, à la numérotation !

Numérotation des pages

Du menu Insertion, sélectionnez l'option Numéros de page.

Laissez l'option active pour que le numéro de page s'affiche sur la première page de
la section.

Appuyez sur le bouton Format.

28
La partie du haut indique le type de numérotation de vous voulez (des chiffres
arabes, romains ou des lettres). La partie Numérotation des pages est plus
intéressante. Si vous sélectionnez l'option "À la suite de la section précédente", le
numéro de page qui va apparaître est celui du numéro de page du document. Donc,
si la première page de la section 2 est la quatrième page du document, c'est le
chiffre 4 qui va apparaître dans la marge de la page. Cependant, si vous
sélectionnez l'option "À partir de:", vous pouvez choisir le chiffre de départ pour la
première page de la section. Généralement, il s'agit du chiffre un. Mais vous pouvez
choisir le chiffre de départ de votre choix. Les autres pages seront numérotées par
rapport au chiffre de départ de votre choix.

Pour les besoins de l'exercice, sélectionnez l'option À partir de et entrez le chiffre 1


dans la case.
Appuyez sur le bouton OK pour fermer cette boîte de dialogue.
Appuyez encore une fois sur le bouton OK pour fermer la première boîte de
dialogue.

Vous remarquerez que vos pages sont maintenant numérotées. Si vous ne le voyez
pas.

Du menu Affichage, sélectionnez l'option Page.


Déplacez-vous au bas de la page pour voir son bas de page.

Toutes les pages qui suivront seront eux aussi numérotées

29
Formation Excel

Introduction
Définitions
Le menu principal d'Excel

Introduction
Excel, comme Lotus 1-2-3 et Quattro Pro de Corel, est un chiffrier ou un
tableur. Il est utilisé pour faire des calculs. Il est surtout utilisé pour la création
de modèles pour simuler la réalité. Une fois que le modèle est complété, vous
pourrez essayer de simuler ce qui arrivera à votre budget si vous achetez une
BMW au lieu d'une Lada (pas à votre image, juste à votre budget). Quelle est la
marge de manoeuvre de votre budget ? Qu'arrivera-t-il à l'entreprise si vous
augmentez la promotion d'un produit ? Si cela réussit ? Si la promotion ne
donne pas les effets voulus ? Ces questions, et plusieurs autres, sont des
situations que tout gestionnaire, toute personne doit répondre à un moment. Le
chiffrier devient donc un outil pour essayer et expérimenter pour pouvoir
prendre une meilleure décision.

Excel a aussi d'autres outils pour vous aider à mieux représenter, analyser et
interpréter vos données. Les prochaines pages Web de ce site vont vous aider
à créer des modèles et à ressortir le potentiel d'Excel.

Définitions
Voici une courte description de certains éléments que vous retrouverez dans
les chiffriers tels qu'Excel.

Les cellules: Contenant qui contient soit du texte, un chiffre ou une formule.
Les formules: Opérations mathématiques pour calculer ou analyser les chiffres du
modèle.
Feuille de Feuille contenant des cellules, un graphique, les résultats du
calcul: gestionnaire de scénarios ...
Fichier ou document dans lequel on retrouve plusieurs feuilles de
Classeur:
calcul.
Graphique: Image qui représente une ou plusieurs séries de chiffres.

30
Le menu principal d'Excel
Une interface est la manière par laquelle l'utilisateur accède aux commandes et
fonctions d'une application. La prochaine partie démontre les possibilités de
l'interface d'Excel.

Les éléments qui composent l'écran d'Excel.


Permet de gérer l'application dans sa fenêtre. Elle donne aussi le
1) La barre titre
nom de l'application ( Excel ) et du document actuel ( Classeur1 ).
2) La barre menu On retrouve toutes les commandes de l'application dans ce menu.
3) Les barres Affiche les commandes les plus souvent utilisées. Il y a d'autres
d'outils barres disponibles pour différents besoins. Elles sont sous le menu
Affichage et l'option barre d'outils. Il vous est même possible de
créer vos propres barres d'outils pour réaliser vos besoins
particuliers.
4) Indicateur de Affiche la position de la cellule active. Peut aussi servir pour
position donner un nom à une cellule. Aide aussi à se déplacer d'une
cellule nommée à une autre.
5) La barre Permet de voir et de modifier le contenu des cellules; que ce
formule contenu soit du texte, des chiffres ou des formules.

31
6) La cellule active Permet de sélectionner une cellule, ou un bloc de cellules, pour
ensuite changer son contenu, sa présentation, les déplacer, effacer
ou plusieurs autres possibilités.
7) La poignée de Permet de recopier le contenu d'une cellule, une formule ou une
recopie série de chiffres ou de titres.
8) Les en-têtes des Permet d'identifier la position des cellules par rapport à
colonnes et des l'intersection avec la lettre de la colonne (A à IV) et le chiffre de
lignes la ligne (1 à 65 536)
9) Les onglets des Excel permet d'avoir plusieurs feuilles de calcul dans un même
feuilles de calcul classeur. Les onglets sont utilisés pour identifier chaque feuille.
Excel vous permet d'accomplir des calculs en longueur, en largeur
et aussi en "profondeur". Il est possible de créer un bloc de
cellules provenant de plusieurs feuilles de calcul. Par exemple, la
formule suivante pour faire l'addition des chiffres des cellules A1
des feuilles de calcul feuil1 à feuil5: =somme(feuil1:feuil5!A1).
Ou l'addition de la cellule A1 de la feuille de calcul actuel avec la
cellule B4 de le feuille de calcul feuil2: =A1+FEUIL2!B4. Vous
pouvez varier selon vos besoins.
10) La barre de Puisqu'un classeur peut avoir plusieurs feuilles de calcul, il est
défilement des impossible d'afficher tous les onglets en même temps. Cette barre
onglets permet donc d'afficher les feuilles de calcul qui ne sont pas
visibles à un moment donné.
11) La barre d'état Permet de voir au bas de l'écran les options qui sont activées.
12) Les barres de Permet de se déplacer horizontalement et verticalement sur une
défilement feuille de calcul. Chaque feuille est composée de 256 colonnes et
horizontal et 65 536 lignes.
vertical
13) Les curseurs de Permet de découper l'affichage en deux horizontalement et/ou
fractionnement verticalement. Ceci permet de comparer des chiffres qui sont
éloignés. Par exemple, ceci permet de comparer les chiffres d'un
mois avec ceux de l'année précédente.
14) Les colonnes Chaque feuille de calcul contient 256 colonnes nommées de A à
IV.
15) Les lignes Chaque feuille de calcul contient des lignes numérotées de 1 à 65
536.
16) Le pointeur Permet de sélectionner une cellule, un bloc de cellules, un objet,
ou d'activer les options du menu ou les boutons des barres d'outils.

Excel contient aussi plusieurs barres d'outils avec les options les plus souvent
utilisées.

32
Excel: Opérations de base
Introduction
Déplacement
Les blocs
L'entrée de données
Les formules

• chiffre d'une autre feuille de calcul


• chiffre d'un autre classeur

Éditer le contenu des cellules


Nommer une cellule

Les feuilles de calcul

• Ajouter une feuille de calcul


• Effacer une feuille de calcul
• Renommer une feuille de calcul
• Déplacer une feuille de calcul
• Copier une feuille de calcul

Fractionner l'écran
Figer les volets

Introduction

Excel est un chiffrier ou un tableur. Son objectif est la création et l'analyse de


modèles décisionnels. Chaque document, ou classeur, est composé de
plusieurs feuilles de calcul composées de 256 colonnes (A à IV) et de 65536
lignes. Les cases dans lesquelles vous pouvez entrer du texte ou des chiffres
s'appellent des cellules. Chaque cellule du document à une adresse unique.
Elle est déterminée par l'endroit où elle est située dans le chiffrier. Par exemple,
la toute première cellule au coin supérieur gauche de chaque première feuille
se retrouve dans la colonne A sur la première ligne. Donc son adresse qui est
composée par sa position par rapport aux colonnes et aux lignes s'appelle A1.
L'adresse de la cellule juste à la droite de A1 est B1 et ainsi de suite. Cette
cellule se retrouve aussi sur la première feuille de calcul nommé, pour le
moment, Feuil1.

Aussi, chaque cellule peut contenir jusqu'à 65 000 caractères. De plus, un


chiffrier peut être composé de plusieurs feuilles de calcul. Excel vous permet
d'effectuer des calculs "en profondeur". C'est à dire avec des cellules provenant
d'autres feuilles de calcul.

33
Déplacement

Il y a plusieurs manières de se déplacer dans Excel. Vous pouvez toujours


cliquer sur la feuille de calcul et la cellule dont vous avez besoin. Voici une liste
des touches que vous pouvez utiliser pour vous déplacer.

Curseurs Pour vous déplacer d'une cellule vers la gauche, la droite, vers
le haut ou le bas.
Confirme l'entrée du texte, d'un chiffre ou d'une formule et
Entrée
déplace le curseur d'une cellule vers le bas.
Tab Déplace le curseur une cellule vers la droite
Maj (Shift) + Tab Déplace le curseur une cellule vers la gauche
Fin+curseur Pour se déplacer à la fin d'une série de cellules pleines ou une
ou série de cellules vides.
Ctrl+curseur
PageUp et PageDn Pour se déplacer d'un écran vers le haut ou vers le bas.
Alt+PageUp et
Pour se déplacer d'une écran vers la gauche ou vers la droite.
Alt+PageDn
Ctrl+PageUp et Pour se déplacer à la feuille de calcul précédente ou suivante.
Ctrl+PageDn
Ctrl+Home Pour revenir au coin supérieur gauche de la feuille de calcul.
Pour se déplacer à la dernière cellule contenant du texte, un
Ctrl+End
chiffre ou une formule.
F5 ou Ctrl+T Pour se déplacer à n'importe quelle cellule du classeur.

Les blocs

Vous aurez à certains moments à sélectionner plusieurs cellules d'un seul coup
pour modifier la présentation ou pour créer des graphiques ou, pour prendre
avantage d'autres possibilités d'Excel. Le logiciel vous offre au moins trois
manières de sélectionner un bloc de cellules.

Mais, avant de commencer, il faut faire attention à la forme du curseur. En effet,


le curseur change de forme selon l'endroit où il est situé sur la feuille de calcul.
Pour sélectionner des cellules, il faut que le curseur ait la forme d'un grand "+"
blanc comme ceci . Il ne faut pas utiliser le pointeur pour sélectionner un bloc
lorsque le pointeur a la forme . Sous cette forme, le pointeur peut appuyer sur
un bouton ou déplacer un bloc lorsque le pointeur est sur la bordure de la
cellule ou du bloc. Non plus lorsque le pointeur est sur la poignée de recopie et
la forme d'un "+" noir et mince. Il peut, sous cette forme, recopier le contenu de
la cellule ou d'un bloc aux cellules directement à la vertical ou à l'horizontal de
celui-ci. Donc, avant de sélectionner un bloc de cellules, assurez-vous toujours
que le pointeur a la forme .

34
Excel: La présentation du classeur
Introduction
Améliorer la présentation du classeur

• Barre d'outils Mise en forme


• Format de la cellule

Changer la largeur des colonnes


Copier un format de présentation
Mise en forme automatique
Mise en forme conditionnel

Introduction

Généralement, il ne suffit pas de créer un modèle avec le chiffrier. Il faut aussi être
capable de présenter les résultats à d'autres personnes. Cette page est dédiée à rehausser
la présentation de vos feuilles de calcul.

Voici quelques options que vous pouvez accomplir pour améliorer la présentation de
vos feuilles de calcul.
Changer la police de caractère ainsi que la taille du texte des cellules.
Ajouter des titres à chacune des parties de leur document.
Centrer les titres par rapport aux blocs de cellules.

Améliorer la présentation du classeur


Souvent, vous devez présenter le résultat de votre chiffrier à d'autres
personnes. Il existe plusieurs possibilités pour rehausser la présentation. Excel
vous offre ces options de deux manières différentes: par la barre d'outils Mise
en forme ou du menu principal, format et cellule.

Barre d'outils mise en forme

Si vous ne voyez pas cette barre d'outils à l'écran, faites les opérations
suivantes.

Du menu Affichage, sélectionnez l'option Barre d'outils.


De la liste des barres d'outils qui vous sont disponibles, sélectionnez celle
nommée Mise en forme.

35
La barre d'outils Mise en forme regroupe plusieurs possibilités.

Présentation du contenu de la cellule

Vous pouvez changer la police de caractère ainsi que sa taille. Vous pouvez
aussi mettre le texte en gras, italique ou souligné.

Alignement du contenu de la cellule

Vous pouvez aligner le texte ou le chiffre dans la cellule à la gauche, au milieu


ou à la droite de la cellule. Vous pouvez aussi aligner du texte sur plusieurs
colonnes. Ceci est parfait pour aligner un titre principal sur plusieurs colonnes.
Écrivez le texte dans la cellule le plus à gauche des cellules sur lesquelles vous
voulez centrer. Faites un bloc de toutes les cellules dans lequel vous voulez
centrer le texte. La cellule la plus à gauche doit être celle qui contient le texte à
centrer. Vous pouvez fusionner autant des cellules à l'horizontal qu'à la
verticale.

Faites un bloc avec les cellules à fusionner.

Appuyez sur le bouton .


OU
Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.
Sélectionnez l'onglet Alignement.
Cochez l'option Fusionner les cellules.

Pour annuler la fusion des cellules

Il est possible retirer la fusion des cellule et revenir à une présentation normale
des cellules. Ceci peut arriver si vous avez choisi une mauvaise étendue de
cellule ou apportez des changements à votre présentation.

Placez le pointeur sur la cellule fusionnée.


Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.
Sélectionnez l'onglet Alignement.
Décochez l'option Fusionner les cellules.

Présentation des chiffres

36
Vous pouvez aussi changer la présentation des chiffres dans les cellules. Vous
pouvez placer le format monétaire avec deux décimales, ou le format
pourcentage, ou regrouper les chiffres en bloc de milliers. Vous pouvez aussi
ajouter ou enlever une décimale à la présentation. Mais ceci est seulement pour
les besoins de présentation. Si le vrai chiffre de la cellule est 12,4 et que vous
voulez le présenter sans décimale, le chiffre qui va apparaître dans la cellule
sera 12. Cependant Excel va utiliser le "vrai" chiffre pour faire ces calculs.
Donc, le résultat de la cellule multiplié par 5 ne sera pas 60 (5 * 12) mais bien
62 (5 * 12,4).

Vous pouvez aussi affecter des options à la cellule elle-même. Vous pouvez
encadrer les cellules de différents types de lignes. Vous pouvez aussi changer
la couleur de fond et le motif de la cellule. Pour terminer, vous pouvez en plus
changer la couleur du texte.

Format de la cellule

L'autre manière de changer la présentation de votre classeur, et beaucoup plus,


est dans le menu principal sous le menu Format et Cellule. Toutes les options
pour changer la présentation, incluant d'autres qui ne sont pas dans la barre
d'outil format, se retrouvent dans les six catégories suivantes.

37
Sélectionnez une cellule ou un bloc de cellules.
Du menu Format, sélectionnez l'option Cellule.

Dans cette fenêtre, il y a


six onglets qui offrent
toutes les possibilités
pour la présentation des
cellules. Comme vous
allez le voir, il y a
beaucoup plus d'options
que ce qui est disponible
de la barre d'outils Mise
en forme. Sous le
premier onglet se
retrouvent les options
pour la présentation des
chiffres. C'est dans la
case des catégories qu'il
y a plusieurs styles de
présentation pour les
chiffres et pour le texte.
Vous pouvez même
personnaliser la
présentation selon vos
besoins. Dans la partie
droite de la fenêtre, vous
allez avoir des options
selon le style de
présentation que vous
avez choisi. De l'image
ci-dessus, vous pouvez
déterminer le nombre de
décimales qui sera
affiché, le symbole
monétaire et la couleur
du chiffre s'il est négatif.

38
Cliquez sur l'onglet Alignement.

À partir de cette fenêtre,


vous pouvez ajuster
l'alignement du texte à
l'intérieur de la cellule.
Vous pouvez coller le
texte sur la bordure
droite ou gauche, au
haut, milieu ou bas de la
cellule. L'une des
nouvelles options vous
permet de changer
l'orientation du texte.
Vous pouvez donner un
angle à votre texte ! Ceci
est intéressant pour des
titres. Il faut cependant
ne pas exagérer son
utilisation.

À partir de cette fenêtre,


il est aussi possible de
fusionner ou
"défusionner" des
cellules. Pour fusionner,
il faut premièrement faire
un bloc avec les cellules.
Ensuite, venir à la fenêtre
ci-dessus et activer
l'option "Fusionner les
cellules". Pour retirer la
fusion, désélectionnez la
dernière option.

39
Cliquez sur l'onglet Police.

À partir cette fenêtre,


vous pouvez changer la
présentation des
caractères de la cellule.
Vous pouvez changer la
police de caractères, son
style, sa taille, le
soulignement et la
couleur du texte parmi
d'autres options.

Cliquez sur l'onglet Bordure.

À partir de cette
fenêtre, vous
pouvez déterminer
le contour d'une
cellule ou d'un bloc
de cellules. Vous
pouvez choisir le
style de ligne
(coupé, simple,
double, épais ...) et
la couleur de votre
choix du côté droit
de la fenêtre. quez
l'endroit où vous
voulez la ligne en
appuyant sur l'un
des boutons
entourant l'aperçu.
Vous pouvez aussi
cliquer à l'intérieur
de l'aperçu pour
fixer les lignes.

40
Cliquez sur l'onglet Motifs.

Excel vous offre aussi la


possibilité de changer la
couleur de fond des
cellules et même d'y
mettre un motif. Assurez-
vous que le texte reste
toujours lisible même
avec un motif.

41
Cliquez sur l'onglet Protection.

Cet onglet est très


pratique lorsque vous
devez présenter un
classeur que d'autres
personnes devront
utiliser. Il est très
possible que vous ne
vouliez pas qu'ils
touchent à vos formules.
Vous pouvez protéger les
cellules contenant vos
formules, ou même les
cacher. La protection se
fait en deux étapes. Vous
devez indiquer à Excel
les cellules que vous
voulez déprotéger. Ce
sont les cellules que
d'autres personnes
pourront utiliser pour
entrer des chiffres ou du
texte. Toutes les autres
cellules seront
verrouillées et ne
pourront pas être
modifiées.

La seconde étape consiste à protéger la feuille de calcul ou tout le chiffrier. Une


fois que vous aurez déprotégé les cellules appropriées:

Du menu Outils, sélectionnez l'option Protection.

Excel vous offre le choix de protéger la feuille de calcul, le chiffrier (le classeur)
ou de pouvoir partager le document avec d'autres personnes.

42
Pour le moment, sélectionnez l'option pour la feuille de calcul.

Vous pouvez déterminer les éléments de la feuille


qui seront protégés. Aussi, vous pouvez mettre un
mot de passe pour protéger la feuille ou le classeur.
Il n'est pas obligatoire. Vous pouvez laisser la case
vide et la feuille sera toujours protégé jusqu'à ce
quelqu'un retire la protection. Si vous mettez la
protection et oubliez le mot de passe, ne vous
inquiétez pas. Il y a des logiciels ou des macros
d'Excel qui existe pour "craquer" le mot de passe.
Cela va prendre que quelques secondes pour le
découvrir et le retirer. Pour trouver ces logiciels,
utilisez un site de recherche et cherchez sur le mot
password.

Attention !
Vous ne pouvez pas "craquer" un mot de passe d'un
document sans avoir la permission du propriétaire.
Sinon, attention aux problèmes !!!

Essayez de changer le contenu d'une cellule.

Dès que vous allez essayer, Excel va vous présenter le message si dessus. Le
logiciel vous avertit que cette feuille de calcul est protégée et que vous ne
pouvez pas changer son contenu sauf pour les cellules déprotégées. Pour le
moment, retirez la protection sur la feuille de calcul.

Du menu Outils, sélectionnez l'option Protection.


Sélectionnez l'option, Ôter la protection de la feuille.

43
Changer la largeur d'une colonne

Il est parfois nécessaire d'agrandir ou de réduire la largeur des colonnes pour


que le contenu des cellules apparaisse convenablement. La prochaine partie
démontre plusieurs façons d'ajuster la largeur des colonnes. Ces mêmes
techniques s'appliquent aussi pour ajuster la hauteur des lignes.

Entrez les chiffres, la formule et le texte dans les cellules appropriées.

Placez le pointeur sur n'importe quel cellule de la première colonne ( A ).


Du menu Fomat, sélectionnez les options Colonne et Largeur.
OU
Placez le pointeur sur l'en-tête de la colonne A.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Largeur de colonne.

Entrez 21 pour la largeur de la colonne.


Appuyez sur le bouton OK.

Placez le pointeur entre les en-têtes des colonnes A et B.

Le pointeur va changer de forme. Il devrait ressembler à un signe "plus" avec


des flèches à l'horizontal. Sous cette forme le pointeur sert à changer la largeur
d'une ligne ou d'une colonne.

44
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur
vers la gauche ou vers la droite.
Une fois rendue à la largeur demandée, relâchez le bouton de la souris.

La largeur de la colonne A a changé. Mais comment ajuster la largeur pour que


tout le contenu des cellules apparaisse à l'intérieur de la colonne. Par exemple,
le texte de la quatrième ligne "dépasse" la largeur de la colonne et continue sur
les colonnes à la droite.

Placez le pointeur entre les en-têtes des colonnes A et B.


Faites un double-clic.

Excel va automatiquement ajuster la largeur de la colonne à la cellule ayant le


contenu le plus large. Dans ce cas, il s'agit du contenu de la quatrième cellule
de la colonne. Mais il peut aussi arrivé qu'il faut élargir la colonne.

Placez le pointeur sur n'importe quel cellule de la première colonne ( A ).


Du menu Format, sélectionnez les options Colonne et Largeur.
OU
Placez le pointeur sur l'en-tête de la colonne A.
Appuyez sur le bouton droit de la souris.
Du menu contextuel, sélectionnez l'option Largeur de colonne.

Changez la largeur de la colonne à 5.

Les chiffres ont été remplacé par des "#". Ceci est pour indiquer que la colonne
n'est pas assez large pour afficher correctement les valeurs.

Élargissez la colonne en utilisant l'une des techniques mentionnées ci-dessus.

45
Copier le format de présentation

Ces dernières options vous offrent toutes les formats de présentation. Il y a


cependant une technique plus rapide pour appliquer un format de présentation.
Il s'agit de recopier un format de présentation existant en utilisant le bouton .
Le prochain exercice démontre comment utiliser cette option.

Entrez le texte suivant dans les cellules appropriées.

Si vous ne voyez pas la barre d'outils avec le bouton :

Du menu Affichage, sélectionnez l'option Barre d'outils.


De la liste des barres d'outils disponibles, activez la barre Standard.

Il faut premièrement appliquer un format de présentation sur une cellule.

Placez le pointeur sur la cellule B1.


Appuyez sur le bouton .

Il faut maintenant recopier ce format de présentation à d'autres cellules de


l'exemple.

Assurez-vous que la cellule active est la cellule B1.

C'est le format de présentation de cette cellule qui sera recopié sur les autres.

Appuyez sur le bouton .


Cliquez sur la cellule C1.

Le format de présentation pour le mois de janvier a été recopié pour février. Il


aurait aussi été facile d'appliquer le format sur un bloc de cellules tel que pour
tous les mois. Le problème avec cette technique est qu'il faut appuyer sur le
bouton à chaque fois qu'il faut recopier le format de présentation. Ceci n'est
pas pratique pour plusieurs blocs de cellules.

Les concepteurs d'Excel ont trouvé une méthode facile pour appliquer un même
format de présentation sur plusieurs étendus. Le prochain exercice consiste
justement à appliquer un format de présentation à plusieurs cellules séparées.

Assurez-vous que la cellule active est la cellule B1.


Faites un double-clic sur le bouton .

46
Cliquer deux fois sur le bouton ne suffira pas. Il faut que cela soit un double-
clic.

Cliquez sur la cellule D1.


Faites un bloc avec les cellules A3 à A5.
Appuyez encore une fois sur le bouton pour désactiver l'option.

Vous voyez à quel point il est facile de préparer rapidement une présentation
d'un modèle. Il y a une manière encore plus rapide: la mise en forme
automatique.

Mise en forme automatique

Vous pouvez passer beaucoup de temps à essayer d'améliorer la présentation


d'un classeur. Excel vous offre des formats de présentation prédéfinis. Il suffit
d'appliquer le style de présentation de votre choix sur l'étendue de cellules que
vous voulez.

Sélectionnez un étendu de votre feuille de calcul dont vous voulez changer la


présentation.
Du menu Format, sélectionnez l'option Mise en forme automatique.

47
Sélectionnez le format de tableau de votre choix.
Appuyez sur le bouton OK.

Voici à quoi pourraient ressembler vos données en utilisant l'un des formats
disponible. Cela a pris seulement quelques instants.

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle permet de changer la présentation seulement


lorsqu'une série d'événements s'appliquent. Pour l'exemple ci-dessous, on veut
que la quantité disponible change au rouge lorsque la quantité est inférieure à
la quantité minimale. Cela rend plus facile de remarquer le chiffre et de
commander ou de produire d'autres.

Entrez le texte et les chiffres suivants dans les cellules appropriées.

Note:
Pour pouvoir entrer plusieurs lignes de texte dans une même cellule, il faut
utiliser les touches Alt et Entrée.

Placez le pointeur sur la cellule A2.


Du menu Format, sélectionnez l'option Mise en forme conditionnelle.

48
Il faut maintenant écrire la condition et choisir le genre de présentation.

Pour la première case, laissez l'option à La valeur de la cellule est.

La seconde case détermine le genre de condition. Comme vous le constatez la


liste est bien complète.

Pour la seconde case, sélectionnez la condition Inférieure à.

Pour cette condition, on veut le comparer au contenu de la cellule B2.

Pour la troisième case, écrivez dans la case =B2.


OU
Appuyez sur le bouton au bout droit de la case.
Sélectionnez la cellule B2.
Appuyez sur le bouton .

Il est aussi possible d'ajouter jusqu'à 3 conditions et de changer la présentation


selon les circonstances. Il suffit d'appuyer sur le bouton Ajouter. Pour le
moment, il n'y a pas d'autres conditions à ajouter.

Appuyez sur le bouton OK.

La mise en forme conditionnelle est placée sur la cellule A2. Il suffit de la tester.

Changer le chiffre de la cellule A2 à 50.

Voici le résultat. Le chiffre est maintenant en rouge. Ceci arrive seulement


lorsque le chiffre de cette cellule est inférieur à la quantité minimale. Vous
pouvez ajouter des conditions ou les retirer. Expérimentez avec les chiffres et
pensez où vous pourriez l'appliquer dans vos modèles.

Excel vous permet aussi de recopier la mise en forme conditionnelle avec le


bouton . Les positions relatives et absolues s'appliquent aussi à la mise en
forme conditionnelle. Dans le dernier exemple, il y a une différence entre =B2 et
=$B$2 lorsque vous allez recopier le format.

49
Excel: Les fonctions
Introduction

Fonctions s'appliquant à des chiffres


Somme automatique
=moyenne()
=min()
=max()
=abs()
=alea()
=arrondi()
=arrondi.sup()
=arrondi.inf()
=ent()
=fact()
=mod()
=nb()
=nbval()
=nb.si()
=somme.si()
=nb.vide()
=pair()
=impair()
=signe()
=tronque()

Fonctions s'appliquant à du texte


=droite()
=gauche()
=concatener()
=nbcar()
=romain()
=texte()

Fonctions s'appliquant à des dates


=maintenant()
=date()
=année()
=mois()
=jour()
=heure()
=minute()
=seconde()

Insérer une fonction


=Si()
=Et() et Ou()
=RechercheV(), =RechercheH()

50
Introduction

Le plus grand avantage des fonctions est qu'elles sont prêtes à être utilisées
immédiatement. Vous n'êtes pas obligé de les recréer ou de les chercher dans
des bouquins pour trouver celle dont vous avez besoin.

Comment écrire une formule

Il vous est possible d'écrire une formule en utilisant l'assistant des fonctions qui
est expliqué un peu plus loin sur cette page. L'assistant vous permet aussi de
voir toutes les fonctions disponibles et vous en donne une brève description.
Mais il est parfois plus simple de l'écrire. Une formule commence toujours par
les signes +, - ou = . Excel place toujours un " = " devant les fonctions. La
syntaxe d'une fonction est toujours =NomDeLaFonction(paramère1;paramètre2
...) .

La plupart des fonctions ont besoin d'informations supplémentaires pour donner


le résultat voulu. Par exemple, la formule =vpm() qui vous donne la somme à
payer à chaque paiement a besoin de trois informations, ou paramètres, pour
être utile. Ces informations sont le taux d'intérêt par paiement, le nombre de
paiement total et la valeur actuel de l'emprunt. Une hypothèque de 100 000 $ à
un taux de 5% échelonné sur 25 ans vous donne des paiements mensuels de
=vpm(5%/12;25*12;100000) 584,59 $. Le nombre de paramètres requis varie
selon la fonction. Par exemple, les fonctions =date() et =maintenant() n'ont pas
besoin de paramètres.

Attention ! Ceci s'applique pour toutes les fonctions.


Ne laissez aucune espace entre le nom de la fonction et la première parenthèse
tel que: =somme (...). Elle ne donnera pas de résultat. Ceci est une erreur
commune parmi les débutants.

Excel offre plus d'une centaine des fonctions. Elles sont regroupées en
catégories que vous verrez au moment d'insérer une fonction. La prochaine
partie donne une brève explication des fonctions les plus utilisées dans
plusieurs catégories. Vous retrouverez les fonctions sur les bases de données à
la page de ce site sur les liste des données.

Fonctions s'appliquant à des chiffres

Pour compléter les prochaines fonctions, remplissez les cellules avec les
chiffres et le texte suivant dans les cellules appropriées.

51
Somme automatique

La fonction =somme est très probablement la fonction que vous allez utiliser la
plus souvent. Excel vous offre deux manières d'utiliser cette fonction; en
écrivant la formule ou en utilisant le bouton de somme automatique. Vous
pouvez simplement écrire la formule =somme avec l'étendu nécessaire. Il doit
avoir le caractère " : " entre l'adresse de début et l'adresse de fin. Par exemple,
pour connaître la somme de l'étendue de B1 à B3, la formule est
=somme(b1:b3). L'étendu peut inclure plusieurs lignes et plusieurs colonnes.

Dans la cellule B5, entrez la formule suivante: =somme(b1:b3) .

Le résultat devrait être de 600.

Changez l'une des valeurs des cellules B1 à B3.

La nouvelle somme va s'afficher dans la cellule B5.

Il y a plusieurs manières d'écrire une formule. On peut écrire une formule en


l'écrivant manuellement ou en utilisant les curseurs ou la souris. Les trois
prochains exercices vont démontrer comment utiliser ces trois techniques pour
connaître la somme des cellules de B1 jusqu'à B3. Une fois que vous aurez
maîtrisé ces techniques, vous pourrez les utiliser pour n'importe quelle formule.

Le premier exercice consiste à utiliser les curseurs pour connaître la somme de


l'étendue des cellules B1 à B3.

Placez le pointeur dans la cellule B5.


Appuyez sur la touche +.
En utilisant le curseur pointant vers le haut pour vous rendre à la cellule B1.

Remarquez qu'il y a un encadré autour la cellule qui clignote. C'est pour vous
assurer que vous sélectionnez la bonne cellule.

Appuyez sur la touche +.

Remarquez que le pointeur est revenu à la cellule B5; où s'écrit la formule. Dès
que vous appuyez sur l'une des opérations mathématiques ( +, -, *, /, ^ ) ou une
parenthèse, le pointeur revient toujours à la cellule ou s'écrit la formule.

En utilisant le curseur pointant vers le haut pour vous rendre à la cellule B2.
Appuyez sur la touche +.
En utilisant le curseur pointant vers le haut pour vous rendre à la cellule B3.
Appuyez sur la touche Entrée.

52
La formule est terminée. La cellule B5 va afficher le résultat de la formule. Le
prochain exercice consiste à sélectionner une étendue de cellules en utilisant
les curseurs.

Placez le pointeur dans la cellule B5.


Écrivez la formule suivante: =somme( .
En utilisant le curseur pointant vers le haut, déplacez le pointeur à la cellule
B1.
En gardant un doigt sur la touche MAJ (Shift), utilisez le curseur pointant vers
le bas pour vous rendre à la cellule B3.

L'étendu est sélectionné.

Terminez la formule en appuyant sur la touche " ) ".


Appuyez la touche Entrée.

Il est donc possible de sélectionner une étendue de cellules en utilisant les


curseurs et la touche MAJ (Shift). Vous pouvez accomplir le même résultat en
utilisant la souris. C'est d'ailleurs le prochain exercice.

Placez le pointeur dans la cellule B5.


Écrivez la formule suivante: =somme( .
En utilisant la souris, cliquez sur la cellule B1.
En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, sélectionnez les
cellules B1 jusqu'à B3.
Terminez la formule en appuyant sur la touche " ) ".
Appuyez la touche Entrée.

Ce dernier exercice démontre qu'il est possible de sélectionner une étendue de


cellules autant avec la souris qu'avec les curseurs.

Le bouton de somme automatique est plus simple. Mais, il a aussi ses


limitations.

Placez le pointeur dans la cellule B5.


Appuyez sur le bouton .

Excel va vous offrir la formule de somme de B1 jusqu'à B4 ( =somme(b1:b4) ).

Pour confirmer la formule, appuyez sur la touche Entrée.

Mais comment la fonction détermine la bonne étendue ? La fonction somme


regarde premièrement vers le haut pour déterminer s'il y a des chiffres. S'il n'y a

53
pas de chiffres dans les deux cellules directement au dessus de la cellule
active, d'où vous avez appuyez sur le bouton de somme automatique, il va
chercher pour des chiffres à la gauche de la cellule.

Dans l'exemple ci-dessus, il ne trouve pas de chiffres dans la cellule juste au


dessus, B4, mais il trouve dans la cellule B3. La fonction remonte la colonne
jusqu'à ce qu'elle trouve une cellule vide. À ce moment, elle s'arrête et vous
suggère une étendue ( =somme(b1:b4) ).

Ce bouton est très pratique. Le problème est qu'il peut s'arrêter à la mauvaise
place. Si vous avez une cellule qui est vide parmi l'étendu, la fonction va s'y
arrêter; même si vous auriez aimer avoir des chiffres au-dessus. Alors, assurez-
vous que la fonction a sélectionné la bonne étendue de cellules avant de
confirmer en appuyant sur la touche Entrée.

=Moyenne(étendu)

Pour trouver la moyenne d'un étendu (bloc) de cellules.

Dans la cellule B6, entrez la formule suivante: =moyenne(b1:b3) .

=Min(étendu)

Pour trouver parmi une étendue de cellules celle qui a la plus petite valeur.

Dans la cellule B7, entrez la formule suivante: =min(b1:b3) .

=Max(étendu)

Pour trouver parmi une étendue cellules celle qui contient la plus grande valeur.

Dans la cellule B8, entrez la formule suivante: =max(b1:b3) .

Il y a plusieurs autres fonctions que vous pouvez utiliser. Quelques-unes sont


expliquées ci-dessous.

54
=Alea()

Fonction qui génère un chiffre entre 0 et 1. Elle est souvent utilisée lors de
simulations. Vous pouvez appuyer sur la touche F9 pour qu'Excel génère un
nouveau chiffre. On peut aussi combiner cette fonction avec d'autres pour la
rendre encore plus utile. L'exemple suivant consiste à générer un chiffre entre
700 et 1000. La différence entre la limite supérieure et inférieure est de 300 et
le plancher est de 700. Vous pouvez utiliser l'une de ces combinaisons de
formules pour qu'Excel génère un chiffre entre 700 et 1000:
=ARRONDI((ALEA()*300)+700;0) ou =ENT(ALEA()*300)+700 . Les prochaines
lignes vont expliquer les autres fonctions utilisées.

=Abs(cellule)

Affiche la valeur absolue, ou positive, d'un chiffre.

Valeur Abs(valeur)
25 25
-43 43

=Arrondi(cellule;nombre de décimales)

Permet d'arrondir un chiffre à la décimale de son choix. Il suffit de le déterminer


en inscrivant à quel décimal la fonction doit arrondir.

Valeur Arrondi(valeur;0) Arrondi(valeur;1)


45,15 45 45,2
45,49 45 45,5
45,54 46 45,5

Vous pouvez aussi arrondir sur des unités. Il faut que le nombre de décimales
soit négatif.

Ex.: =arrondi(45;-1) = 50

Ceci s'applique aussi aux deux prochaines fonctions.

55
=Arrondi.sup(cellule;nombre de décimales)

Permet d'arrondir vers le haut dès qu'il y a une fraction.

Valeur Arrondi.sup(valeur;0) Arrondi.sup(valeur;1)


45,15 46 45,2
45,49 46 45,5
45,54 46 45,6

=Arrondi.inf(cellule;nombre de décimales)

Permet d'arrondir vers le bas même si la fraction est supérieur ou égale à 5.

Valeur Arrondi.inf(valeur;0) Arrondi.inf(valeur;1)


45,15 45 45,1
45,49 45 45,4
45,54 45 45,5

=Ent(cellule)

Affiche l'entier d'un chiffre. Elle élimine la fraction du chiffre.

Valeur Ent(valeur)
25,99 25
43,55 43

=fact(valeur)

Affiche le factoriel d'un chiffre. Utile lors de calculs de probabilités. Ex.: =fact(3)
= 6 (1 * 2 * 3)

=mod(valeur;diviseur)

Montre le montant qui reste d'une division. Ex.: =mod(13;4) = 1 13 divisé par 4
est égale à 3 et il reste 1.

=nb(étendu)

Affiche le nombre de cellules ayant des chiffres dans l'étendu choisi.

=nbval(étentdu)

Affiche le nombre de cellules ayant un contenu, même si cela est du texte.

56
=nb.si(étendu;critère)

Indique le nombre de cellules qui ont la même valeur que le critère. Le prochain
exercice démontre le nombre de cellules qui ont la valeur 100. La formule à
entrer dans la cellule B1 est =nb.si(A1:A3;100) .

Entrez les chiffres et la formule dans les cellules appropriées.

Entrez le chiffre 100 dans la cellule A2.

La fonction =nb.si() indique maintenant que deux cellules contiennent la valeur


100. L'exemple précédent recherchait le nombre de cellules ayant la valeur 100
dans la plage de cellules déterminée. Mais il est aussi possible d'utiliser des
critères autres que "égale à" et de différentes manières. Voici quelques
exemples.

Vous pouvez utiliser d'autres critères tels que >, <, >=, <=, <> en combinaison
avec du texte et des adresses de cellules. L'exemple ci-dessus demande le
nombre de cellules dont la valeur est supérieure à 250.

Il est aussi possible d'utiliser cette fonction pour trouver des doublons parmi
une plage de données. Il faut utiliser la fonction =si() en combinaison de nb.si()
pour avoir le résultat voulu. La formule est =si(nb.si(plage de
cellules;critère)>1;"Doublon";"Unique") .

Placez le pointeur sur la cellule B2.


Entrez la formule suivante: =si(nb.si(A1:A3;A1)>1;"Doublon";"Unique") .

57
Pour cet exemple, cette formule vérifie s'il y a une autre cellule qui a la même
valeur que la cellule A1. Si cela est le cas, la formule va écrire "Doublon".

=somme.si(étendu;critère)

Placez le pointeur sur la cellule B3.


Entrez la formule suivante: =somme.si(A1:A3;100) .

Pour cet exemple, la fonction va additionner toutes les cellules de l'étendue


choisie dont la valeur est égale à 100. Puisqu'il y a deux cellules avec la valeur
100, cela donne un résultat de 200.

=nb.vide(étendu)

Affiche le nombre de cellules vides dans l'étendu choisi.

=pair(valeur)

Affiche la prochaine valeur paire si la valeur n'est pas pair.

Valeur pair(valeur)
2 2
3 4

=impair(valeur)

Affiche la prochaine valeur impaire si la valeur n'est pas impair.

Valeur Impair(valeur)
3 3
4 5

=racine(valeur)

Affiche la racine carrée d'un chiffre ou d'une cellule. Ex.: =racine(9) = 3

58
=signe(valeur)

Affiche 1 si la valeur est positive, 0 pour 0 et -1 pour une valeur négative.


L'équivalent peu être accompli en utilisant =si(valeur>0;1;si(valeur=0;0;-1)) .
Cette fonction est utile pour savoir si une valeur est positive ou non.

Valeur =signe(valeur)
45 1
0 0
-45 -1

=tronque(valeur;nombre de décimales)

Affiche le chiffre avec le nombre de décimales voulu. Est l'équivalent de la


fonction =arrondi.inf() .

Fonctions s'appliquant à du texte

Excel offre aussi des fonctions pour chercher de l'information sur du texte. En
voici quelques-unes.

=droite(texte;nombre de caractères)

Cette fonction va afficher les derniers caractères d'une cellule ayant du texte.

ex.: =droite("Ceci est un exemple";2) = le

=gauche(texte;nombre de caractères)

Affiche le nombre de caractères que vous avez choisi du début du texte.

Ex.: =gauche("Ceci est un exemple";2) = Ce

=concatener(première cellule;seconde cellule)

Cette fonction vous permet de regrouper le contenu de plusieurs cellules


ensemble même si le contenu des cellules est différent comme du texte, des
chiffres, le résultat d'une formule ou des dates.

Ex.: =concatener("Ce";45) = Ce45

=nbcar(cellule ou texte)

Affiche le nombre de caractères contenu dans une cellule.

59
=romain(chiffre)

Converti un chiffre sous forme arabe en chiffre romain. Ex.: =romain(45) = XLV

=texte(chiffre;format texte)

Converti un chiffre en format texte. Il prend la présentation comme le reste des


cellules ayant du texte. Il est encore possible de l'utiliser pour les opérations
mathématiques. Ex.: =texte(45;0) = 45 mais collé à la bordure gauche de la
cellule.

Fonctions s'appliquant sur des dates

Excel offre aussi des fonctions permettant de retirer de l'information à partir de


cellules ayant des dates. Ces cellules contiennent beaucoup d'informations.
Voici les fonctions les plus utilisées.

=maintenant()

Affiche dans la cellule choisie le moment exacte ou vous avez confirmé la


formule.

=date()

Affiche seulement dans la cellule la date de l'ordinateur.

=année(cellule ayant une date)

Affiche l'année contenu dans la date.

=mois(cellule ayant une date)

Affiche le mois contenu dans une date. Le résultat est toujours entre 1 et 12.

=jour(cellule ayant une date)

Affiche le chiffre du jour contenu dans une date) Le résultat est toujours entre 1
et 31.

=joursem(cellule ayant une date)

Affiche un chiffre qui représente le jour de la semaine: 1 = dimanche, 2 = lundi


... 7 = samedi. On peut le combiner à la fonction =si() ou =rechercheh() pour
affiche en texte le jour de la semaine.

=heure()

Affiche l'heure d'une cellule ayant une date. Le résultat est toujours entre 0 et
23.

60
=minute()

Affiche les minutes d'une cellule ayant une date. Le résultat est toujours entre 0
et 59.

=seconde()

Affiche les secondes d'une cellule ayant une date. Le résultat est toujours entre
0 et 59.

Insérer une fonction

Prenons l'exemple suivant. Vous voulez savoir combien seront vos mensualités
si vous prenez une hypothèque de 25 ans à un taux annuel de 6,5%. Il existe
déjà une formule pour vous aider à trouver le montant.

Entrez le texte, le chiffre et les formules suivantes.


Placez le pointeur dans la cellule B4.

Ces formules méritent un peu d'explications. Le taux doit être celui pour
chacune des périodes de paiement et non le taux annuel. Pour trouver le
nombre de paiements, il faut multiplier le nombre d'années par le nombre de
paiement fait durant une année.

61
Du menu Insertion, sélectionnez l'option Fonctions.
OU

Appuyez sur le bouton .

La colonne de gauche regroupe


les fonctions en catégories. La
colonne de droite affiche le nom
des fonctions. En dessous de ces
deux colonnes, il y a une brève
description de la fonction. Si cela
ne suffit pas, il y a au bas de la
fenêtre le bouton d'aide .

Le compagnon d'Office 97 va apparaître. Vous pouvez


lui demander plus d'information sur la fonction que vous
voulez choisir.

Pour le moment, répondez "Non" à la question du


compagnon.

62
De la catégorie Finances, sélectionnez la fonction VPM.
Appuyez sur le bouton OK.

La fenêtre de la fonction VPM va ensuite apparaître. Elle affiche des cases qui
ont besoin d'informations pour que la formule fonctionne correctement. Les
informations dont les titres sont en gras (Taux, Npm et Va) sont obligatoires.
Celles dont le titre est de taille normale (Vc et Type) ne le sont pas.

Il faut donc entrer les montants dans les cases ou indiquer à la fonction dans
quelle cellule elle retrouvera les montants voulus. Pour l'exercice, ce sera les
cases B2, B3 et B1 respectivement.
Vous pouvez écrire les adresses des cellules dans les cases ou utiliser les
boutons et pour sélectionner la cellule nécessaire.
Pour les besoins de l'exercice, appuyez sur le bouton au bout de la case
des taux.

La fenêtre de la fonction disparaît. Il ne reste que la case des taux. Il faut


maintenant choisir la cellule où se trouve de taux d'emprunt pour la période.
Cliquez sur la cellule B2.

63
Pour terminer l'opération et revenir à la fenêtre de la fonction, appuyez sur le
bouton .

Utilisez la même technique pour sélectionner la cellule pour le nombre de


paiement et le montant de l'hypothèque.
Appuyez sur le bouton OK.

Le résultat de la fonction devrait être -337,60 $. Pour éviter le montant négatif,


vous pouvez mettre le signe - (moins) devant la fonction (-VPM(...)) ou devant
le montant d'hypothèque (-B1).

Excel vous offre plusieurs autres fonctions dans diverses catégories.


Expérimenter avec ceux-ci avant d'en avoir vraiment besoin pour un travail ou
au travail.

Parmi les fonctions, il y en a aussi pour vous aider à concevoir des modèles
plus proches de la réalité. La fonction SI vous permet d'adapter le modèle selon
des situations. Par exemple, y a-t-il une prime à payer ? Y a-t-il des heures
supplémentaires à payer ?

=Si()

La fonction =Si est très pratique dans un modèle parce qu'elle vous offre des
possibilités dans un modèle. Par exemple:

À partir d'un certain nombre d'heures, les employés ont droit à des heures
supplémentaires.
À partir d'un certain salaire, le taux d'imposition fiscale augmente.
Lorsque l'entrepôt est plein, il y a des frais de surcharge pour l'entreposage.
Lorsque qu'un client achète un certain nombre d'un produit, il a droit à un
rabais.

Le nombre de possibilités est infini ! Les autres fonctions, à l'exception de


=RechercheV et =RechercheH, n'offrent pas ce que cette fonction peut offrir;
un choix. Elle donne un certain résultat si la condition est réalisée. Sinon, un
autre résultat si la condition n'est pas accomplie.

La fonction =Si a absolument besoin de trois paramètres pour fonctionner. Il


faut premièrement la condition: qui a-t-il à comparer? La seconde partie est ce
que la fonction doit faire lorsque la condition est vraie. La troisième partie est ce
que la fonction doit faire lorsque la condition est fausse. On peut résumé
comme ceci: =Si(condition;vrai;faux). Les ";" servent à séparer les différentes
parties de la fonction.

Ex.: =si(b1>=10;b3*0,1;0) Si le contenu de la cellule B1 est supérieur ou égale


à 10, affiche le résultat de B3 multiplié par 0,1. Sinon affiche zéro.

64
Pour mieux vous faire comprendre le fonctionnement de la fonction =Si et de
son potentiel, la partie qui suit vous donne quelques exercices. On se place
dans le contexte d'un marchand qui veut offrir un rabais à ses clients s'ils
achètent une certaine quantité.

Avant de commencer, ouvrez une nouvelle feuille de calcul ou un classeur.


Remplissez les cellules suivantes avec le texte ou les formules suivantes.

Pour le premier exemple, le marchand va offrir un rabais encore indéterminé si


le client achète 10 items identiques ou plus. Cet exercice est juste pour afficher
si oui ou non le client a droit à un rabais.

Dans la cellule B6, écrivez la formule suivante: =si(b1> =10;"Rabais


accordé";"Désolé, aucun rabais") .

Selon la quantité qui est entrée dans la cellule b1, la cellule b6 va afficher soit
"Rabais accordé" ou "Désolé, aucun rabais" (sans les guillemets). Cette
fonction a les trois parties. En premier, le b1>=10 est la condition. Il vérifie si le
contenu de la cellule b1 est supérieur ou égale à 10. Si oui, la fonction affiche la
seconde partie de la fonction (Rabais accordé). Sinon, elle affiche la troisième
partie (Désolé, aucun rabais). Le résultat de cette fonction a affiché du texte. La
prochaine fonction aura pour résultat une formule ou un chiffre.

Le marchand s'est décidé. Il offre 10% de rabais à ceux qui achètent 10 items
identiques ou plus. La prochaine formule va calculer ce rabais.

Dans la cellule B7, entrez la formule suivante: =si(b1>=10;b3*0,1;0) .

Pour cette formule, la condition est la même que la formule précédente.


Pourtant, le résultat est différent. Le rabais va changer selon la quantité de la
cellule b1. Si la quantité est égale ou plus grande que 10, il y aura un rabais de
10% sur le total de la cellule b3. Sinon, il n'y a pas de rabais. Donc, la valeur
est zéro (0).

65
Le troisième exercice consiste à voir les fonctions =si imbriqués. Il est possible
d'avoir des fonctions si() dans des =si(). En fait, il est possible d'avoir des
fonctions dans des fonctions. Par exemple, =abs(somme(b1:b200)) vous donne
la valeur absolue de la somme des cellules b1 à b200. Il est possible
d'imbriquer jusqu'à six (6) si l'un dans l'autre. Le prochain exercice vous en
donne l'exemple.

Le marchand s'aperçoit que son rabais ne fait pas l'affaire de tous. Il ajuste
donc son tir. Il offre un rabais de 5% à ceux qui achètent 5 items identiques ou
plus. En plus, il donne toujours un rabais de 10% si un client achète 10 items
identiques ou plus.

Dans la cellule B8, entrez la formule suivante:


=si(b1>=10;b3*0,1;si(b1>=5;b3*0,05;0)) .

La fonction vérifie premièrement si la quantité inscrite dans la cellule est


supérieure ou égale à 10. Si oui, la fonction va afficher le rabais de 10% sur la
valeur inscrite dans la cellule b3. Sinon, il y a le second si qui vérifie si la
quantité est supérieure ou égale à 5. Si oui, elle va afficher un rabais de 5% sur
la valeur de la cellule b3. Sinon, il n'y a pas de rabais. Donc, la valeur affichée
sera de zéro (0) .

Il y a une autre formulation qui aurait aussi donné le même résultat.


=si(b1>=5;si(b1>=10;b3*0,1;b3*0,05);0) . Au lieu de commencer par la plus
grande possibilité (>=10) et décent, cette formule commence par la plus petite
possibilité (>=5) et monte ! Il y a certainement une ou deux autres formulations
qui sont possibles.

Il vous est possible "d'imbriquer" jusqu'à 6 niveaux de si. Mais rendu à ce


niveau, cela devient très difficile à gérer. Les fonctions =recherchev et
=rechercheh vont vous rendre la vie plus facile lorsque vous avez plusieurs
possibilités.

=ET() et =OU()

La fonction =Si() peut être amélioré lorsqu'elle est utilisé avec d'autres fonctions
telles que =ET() et =OU(). La partie qui suit démontre le fonctionnement de ces
deux fonctions suivi de comment elles peuvent être utilisé avec =Si().

=ET(condition1;condition2;condition3 Il faut au moins deux conditions. Mais vous


...) pouvez en ajouter d'autres. Toutes les
conditions doivent être remplies pour que la
fonction affiche VRAI. Sinon, elle affichera
FAUX.

66
=OU(condition1;condition2; Il faut au moins deux conditions. Vous
condition3 ...) pouvez en ajouter d'autres. L'une des
conditions doit être remplie pour que la
fonction affiche VRAI. Si aucune des
conditions sont remplies, elle affichera
FAUX.

Il est temps de les voir en pratique.

Entrez les chiffres et les formules dans les cellules appropriées.

Avec ces chiffres, vous devriez voir le texte "FAUX" dans les cellules B1 et B2.
Les chiffres ne répondent pas aux conditions des formules. Pour la fonction
=Et(), ni A1 et A2 est égale à 1, les conditions nécessaires pour que la fonction
soit vrai. C'est la même situation pour la fonction =OU().

Entrez le chiffre 1 dans la cellule A1.

Cela devrait apporter un changement pour la fonction =OU() puisque l'une des
deux conditions est réalisée. La cellule B1 affiche encore faux puisque les
conditions ne sont pas encore remplies.

Entrez le chiffre 1 dans la cellule A2.

Puisque les deux conditions demandées sont remplies, la fonction =ET() affiche
maintenant VRAI.

Entrez le chiffre 2 dans la cellule A1.

Le résultat était prévisible. La cellule B1 affiche FAUX tandis que la cellule B2


affiche encore vrai. Si vous voulez, vous pouvez ajouter d'autres conditions à
ces fonctions. Voici un petit exemple: =OU(A1=1;A2=1;A3=1). Cela peut aller
loin, très loin.

Il est possible d'ajouter ces fonctions, ou tout autre, dans la fonction =Si(). Pour
ces deux dernières fonctions, il est préférable de les placer dans la partie des
conditions.

=Si(et(a1=1;a2=1);1000;0)
=Si(ou(a1=1;a2=1);1000;0)

Ceci vous donne plus de potentiel pour la fonction =Si() puisque vous pouvez
couvrir plusieurs conditions en même temps.

67
= RechercheV(), =RechercheH()

Les fonctions =recherchev et =rechercheh sont des formes de la fonction =si un


peu plus développé. Il est possible "d'imbriquer" plusieurs si pour répondre à
plusieurs conditions. Mais, la limitation de la fonction =si est que vous pouvez
imbriquer jusqu'à 6 niveaux de si seulement. Que faire si vous voulez répondre
à une question qui aurait besoin de plus de 6 niveaux ? De plus, rendu à ce
point, il devient difficile de gérer tous ces =si imbriqués.

Il est cependant plus facile de le faire avec l'une des fonctions = recherche.
Surtout lorsque vous avez une grille ou un tableau de comparaison. Par
exemple, une grille pour déterminer la note des étudiants ou une grille pour
déterminer le taux d'imposition des employés.

Reprenons le dernier exercice de la fonction =si. Un marchant donne un rabais


de 5% sur un item si un client en achète 5 ou plus. Ce rabais monte à 10% si le
client en achète 10 ou plus.

Avec la fonction =si cela donnait la formule suivante:


=si(b1>=10;b3*0,1;si(b1>=5;b3*0,05;0)). Cette formule est simple puisqu'il a
seulement trois possibilités (10%, 5% et 0%). La formulation devient plus
difficile à concevoir lorsqu'on ajoute de plus en plus de possibilités. La fonction
=recherchev ou =rechercheh peut aider dans cette situation.

La fonction à besoin de trois paramètres. Le premier est l'adresse de la cellule


qui sera comparée. Elle sera comparée au contenu du deuxième paramètre qui
contiendra l'adresse du bloc de cellules d'un tableau de comparaison. Le
troisième paramètre est pour indiquer qu'il faut afficher le contenu de quelle
colonne (pour =RechercheV) ou quelle ligne (pour =RechercheH) du tableau de
comparaison.

=recherchev(cellule à comparer;tableau de comparaison;index de colonne)

Avant d'essayer la fonction, il faut préparer le tableau de comparaison.

Entrez les chiffres suivants dans les cellules suivantes; soit dans les cellules
A13 à B15.

La première colonne du tableau de comparaison sert de grille de comparaison.


Elle doit toujours être en ordre croissant. Vous écrivez toujours la valeur
minimale,ou le plancher, pour atteindre ce niveau. Le "plafond" est le "plancher"
de la prochaine ligne du tableau. Donc, pour la première ligne du tableau, le
seuil minimal est zéro tandis que le maximum est 5 exclusivement ou [0, 5[ pour
ceux qui se souviennent de leurs opérations mathématiques. C'est aussi pour
cette raison que les valeurs doivent toujours être en ordre croissant.

68
Donc, pour le tableau entre A13 à B15, le chiffre 0 de la cellule A13 est le
plancher. Son plafond est le contenu de la cellule A14; soit 5. Donc tout ce qui
est entre 0 inclusivement jusqu'à 5 exclusivement ( [0, 5[ ) sera pour la
première ligne du tableau. C'est infiniment proche de 5 mais ce n'est pas 5.
Tout ce qui est entre 5 et 10 ( [5, 10[ ) sera pour la seconde ligne. Pour les
valeurs égales ou supérieures à 10, ce sera la troisième ligne du tableau.
Puisqu'il n'y a pas d'autres lignes au-dessus du 10 de la cellule A15, son
"plafond" est l'infini.

La seconde, la troisième et les autres colonnes contiennent les résultats que


vous voulez afficher. Pour ce tableau, la seconde colonne contient les taux de
rabais selon la quantité achetée.

Dans la cellule B9, entrez la formule suivante: =rechercherv(b1;a13:b15;2) .

Selon la quantité qui est entrée dans la cellule b1, la fonction =recherchev va
comparer ce montant à son tableau de comparaison. Une fois qu'elle saura sur
quelle ligne s'arrêter, elle pourra afficher le contenu de la colonne choisie. Par
exemple, si la valeur est 6,5, la fonction =recherchev va s'arrêter à la seconde
ligne du tableau (entre 5 et 10). Elle va ensuite afficher le contenu de la
deuxième colonne de cette ligne; soit 5%.

Pour vous aider à comprendre, voici un autre exercice avec une grille pour des
notes scolaires. Cet exercice consiste à afficher la bonne lettre pour la note
dans la cellule B2 selon le chiffre situé dans la cellule B1.

Entrez le texte et les chiffres suivants dans les cellules appropriées.

La cellule B1 va contenir le chiffre de la note. La cellule B2 va contenir la


fonction =recherchev qui va vérifier le chiffre de la cellule B1 et affichera une
lettre qui est l'équivalent de la note. Les cellules a4 à b8 contiennent le tableau
de comparaison. Le tableau indique que la lettre sera "e" si vous avez une note
en dessous de 50. Entre 50 et 60, la note sera de "d". Entre 60 et 75, la note
sera de "c". Entre 75 et 85, la note sera de "b". Et, pour une note de 85 ou plus,
la note sera "a". Pour que la fonction =recherchev fonctionne correctement, elle
a besoin de trois informations: l'adresse de la cellule à comparer (B1),
l'emplacement du tableau de comparaison (A4:b8) et de ce tableau de quelle
colonne afficher le résultat (la deuxième colonne ou 2)

69
Dans la cellule B2, écrivez la formule suivante: =recherchev(b1;a4:b8;2) .

La partie sur la fonction =recherchev va se terminer avec quelque chose de


difficile. Il consiste à utiliser la fonction =recherchev avec deux variables. La
première variable est identique à ce que vous avez vu précédemment. La
seconde variable consiste à changer dans le tableau de comparaison colonne
que la fonction va chercher l'information à afficher.

À date, vous avez toujours écrit le chiffre 2 pour le troisième paramètre de la


fonction =recherchev. La fonction va donc toujours chercher l'information à
afficher dans la deuxième colonne du tableau de comparaison. Le prochain
exercice consiste à changer dans quelle colonne la fonction =recherchev va
chercher l'information à afficher selon le type de client. Pour cet exercice, il y a
trois catégories de clients: type 1, 2 et 3. La fonction devra chercher
l'information à afficher dans la deuxième, la troisième ou la quatrième colonne
du tableau; soit le type de client + 1 puisque la première colonne du tableau est
utilisée pour la grille de comparaison pour déterminer la quantité du rabais.

Écrivez les chiffres suivants dans les cellules appropriées.

et

Dans la cellule b10, écrivez la formule suivante: =recherchev(b1;a18:d20;d1


+ 1) .

Essayez les combinaisons suivantes de chiffres dans les cellules B1 et D1.

B1 D1 Résultat
4 1 0%
7 1 2,5%
7 2 5%
7 3 7,5%
10 3 12,5%
-5 1 #N/A
10 4 #REF!

70
Toutes les valeurs fonctionnent sauf pour les deux derniers cas. Dans le cas de
la quantité négative, ce montant est plus petit que le seuil minimal de la
première ligne du tableau de comparaison (0). Donc, cette valeur ne s'applique
pas au tableau de comparaison.

Pour le dernier cas, la fonction essai de chercher l'information à afficher à


l'extérieur du tableau de comparaison. Le tableau est composé de quatre
colonnes. Mais, la fonction =recherchev cherche l'information dans la cinquième
colonne; là où il n'y a pas d'informations.

La quatrième paramètre optionel de Recherchev()

Pour rendre la fonction =recherchev ou =rechercheh encore plus puissante, il


est aussi possible de comparer du texte. La première colonne du tableau de
comparaison peut contenir des mots au lieu de chiffres. Comme pour les
chiffres, les noms doivent être en ordre croissant. Contrairement aux chiffres, le
texte doit être exact. Par exemple, le texte ne peut pas être entre Anjou et
Avignon. Sinon, attendez-vous à des résultats bizarres comme vous verrez ci-
dessous.

Entrez le texte, les chiffres et les formules suivantes dans les cellules
appropriées.
Dans la cellule B1, entrez Avignon.

Le résultat va afficher 12% dans la cellule B2. Mais il faut s'attendre à des
résultats bizarres dans un cas.

Dans la cellule B1, entrez Tokyo.

Le résultat contenu dans est de 3% ! Pourquoi ? Parce qu'il est au-dessus de


Bruxelles. Donc, il donne le contenu de la dernière ligne du tableau de
comparaison.

Dans la cellule B1, entrez At .

Le résultat de la cellule B2 sera de 17% parce qu'il est entre Anjou et Avignon.
Donc, bien que très pratique pour comparer des chiffres d'une étendue, elle
l'est beaucoup mois pour du texte.

C'est exactement pour cette situation que cette fonction offre un quatrième
paramètre optionnel. Il vous permet de décider comment la fonction doit opérer.
Doit-elle chercher entre tel et tel valeur ou chercher une valeur exacte ? Ce

71
quatrième paramètre avec l'option faux ou 0 force la fonction à chercher la
valeur exacte. Si le quatrième paramètre est égale à vrai, à 1 ou n'est pas
présent, la fonction recherchev va chercher entre tel ou tel valeur. Donc, si la
fonction aurait été écrit de cette façon =RECHERCHEV(B1;A4:B7;2;FAUX), il
faudrait que le texte qui serait dans la cellule B1 soit écrit exactement de la
même façon que l'une des valeurs du tableau de comparaison.

Dans la cellule B2, entrez la fonction suivante:


=RECHERCHEV(B1;A4:B7;2;FAUX) .
Dans la cellule B1, entrez At .

Le résultat sera #N/A pour indiquer qu'elle est non applicable dans ce cas. Ceci
est vrai puisque At n'est pas dans le tableau de comparaison.

72
Formation Outlook
Définir Microsoft Outlook comme application par défaut pour les
messages électroniques, les contacts et le calendrier

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur Autre.


2. Sous Général, activez la case à cocher Faire de Outlook le programme par
défaut pour la messagerie, les contacts et la calendrier

Désactiver des sons

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur l'onglet Autre, puis sur Options avancées.
3. Désactivez la case à cocher Produire un retour sonore.

Remarque Lorsque vous activez ou désactivez la case à cocher Produire un retour


sonore, ce paramètre est appliqué dans toutes les applications Microsoft Office.

À propos du volet de navigation

Partie intégrante du nouveau Microsoft Office Outlook 2003, plus facile à utiliser, la
barre Outlook des versions précédentes de Outlook a été remplacée par le nouveau
Volet de navigation, qui fournit une navigation centralisée et un accès aisé aux
fonctions de partage.

Modifier l'apparence du volet de navigation

Vous pouvez modifier le nombre et la taille des boutons affichés dans le Volet de
navigation, mais vous ne pouvez pas réorganiser les volets. Par exemple, Dossiers
favoris est disponible uniquement dans le volet Courrier et ne peut pas être supprimé,
masqué ou redimensionné. Il est impossible de l'afficher dans d'autres volets, comme le
volet Liste des dossiers.

Ajouter des boutons

• Au bas du Volet de navigation, cliquez sur Configurer des boutons , sur


Ajouter/Supprimer des boutons, puis sur le bouton à ajouter.

Supprimer des boutons

• Au bas du Volet de navigation, cliquez sur Configurer des boutons , sur


Ajouter/Supprimer des boutons, puis sur le bouton à supprimer.

Modifier l'ordre d'affichage des boutons

73
1. Au bas du Volet de navigation, cliquez sur Configurer des boutons , puis
sur Options du volet de navigation.
2. Pour réorganiser l'ordre des boutons, dans la liste Afficher les boutons dans cet
ordre, cliquez sur le bouton à modifier, puis sur Monter ou Descendre.

Remarque Pour restaurer la disposition des boutons par défaut, cliquez sur
Réinitialiser.

Redimensionner le volet de navigation

• Pointez sur la bordure de droite du Volet de navigation. Lorsque le pointeur se

transforme en flèche à deux pointes, , faites glisser la bordure vers la gauche


ou la droite.

Afficher ou masquer le volet de navigation

• Dans le menu Affichage, cliquez sur Volet de navigation.

Remarque Le volet de navigation se masque en totalité uniquement. Il n'est pas


possible de supprimer, masquer, réorganiser ou redimensionner des éléments
individuels, comme l'élément Dossiers favoris du volet Courrier du Volet de
navigation.

Ajouter un dossier au volet Dossiers favoris

Lorsque vous ajoutez un dossier aux dossiers favoris dans le volet Courrier du Volet
de navigation, ce dossier demeure à son emplacement d'origine et les Dossiers favoris
permettent d'y accéder rapidement et aisément. Seuls les dossiers qui contiennent des
messages électroniques peuvent être ajoutés aux dossiers favoris.

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à ajouter, puis, dans le menu
contextuel, sélectionnez Ajouter à Dossiers favoris.
2. Répétez cette procédure pour chaque dossier à ajouter. L'ajout des dossiers dans
les dossiers favoris doit se faire individuellement.

Modifier l'ordre des dossiers dans le volet Dossiers favoris

1. Dans la section Dossiers favoris du volet Courrier, à partir du Volet de


navigation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à déplacer.
2. Dans le menu contextuel, sélectionnez Monter dans la liste ou Descendre dans
la liste.

Supprimer un dossier du volet Dossiers favoris

• Dans le volet Courrier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à
supprimer, puis dans le menu contextuel, sélectionnez Supprimer de Dossiers
favoris.

74
Renvoyer un message

1. Dans le volet de navigation de Courrier, cliquez sur Éléments envoyés.


2. Ouvrez le message que vous souhaitez renvoyer.
3. Dans le menu Actions, cliquez sur Renvoyer ce message.
4. Cliquez sur Envoyer.

Notifier l'arrivée de messages

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.


2. Sous l'onglet Options de la messagerie, cliquez sur Options avancées de la
messagerie.
3. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

Afficher une alerte sur le Bureau à l'arrivée d'un nouveau courrier

1. Sous À la réception de nouveaux éléments dans ma boîte de


réception, activez la case à cocher Afficher une alerte Nouveau
message sur le Bureau (boîte de réception par défaut uniquement).
2. Pour spécifier la durée ou la transparence de l'alerte, cliquez sur
Paramètres d'alerte sur le Bureau, puis sélectionnez les options de
votre choix.

Conseil

Pour afficher un échantillon d'alerte avec les options sélectionnées, cliquez sur
Aperçu.

Émettre un signal sonore à l'arrivée d'un nouveau courrier

o Sous À la réception de nouveaux éléments dans la boîte de réception,


activez la case à cocher Émettre un signal sonore.

Modifier le curseur de la souris à l'arrivée d'un nouveau courrier

o Sous À la réception de nouveaux éléments, activez la case à cocher


Modifier rapidement le pointeur de la souris.

Remarque Microsoft Office Outlook 2003 n'émet pas de signale sonore, ne modifie
pas le curseur de la souris ou n'affiche pas l'Alerte Nouveau message sur le Bureau
lorsque vous lancez une diapositive Microsoft Office PowerPoint 2003 sur cet
ordinateur.

Spécifier l'emplacement de livraison des nouveaux messages

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie .

75
2. Cliquez sur Afficher ou modifier les comptes de messagerie existants, puis
sur Suivant.
3. Dans la liste Remettre le nouveau courrier à l'emplacement suivant,
sélectionnez l'emplacement de réception des nouveaux messages.
4. Cliquez sur Terminer.
5. Quittez et redémarrez Microsoft Outlook.

Envoyer un message sans que le nom du destinataire apparaisse

1. Dans le message, cliquez sur À.


2. Dans la zone Tapez le nom ou choisissez-le dans la liste tapez le nom ou
cliquez sur Avancées, puis sur Rechercher.
3. Dans la liste des noms, cliquez sur le nom, puis cliquez sur Cci.
4. Cliquez sur Envoyer.

Conseil

Vous pouvez afficher la zone Cci dans tous les nouveaux messages que vous composez.
Si Microsoft Word est votre éditeur de messagerie électronique, dans un nouveau
message, cliquez sur la flèche à droite du bouton Options, puis sur Cci. Si vous utilisez
l'éditeur de messagerie électronique de Microsoft Outlook, dans un nouveau message,
dans le menu Affichage, cliquez sur Champ Cci.

À propos de Cc et Cci

Cc

Cc est l'abréviation de copie carbone. Si vous ajoutez le nom d'un destinataire dans cette
zone du message, une copie du message lui est envoyée. Le nom de ce destinataire est
visible par les autres destinataires du message.

Cci

Cci est l'abréviation de copie carbone invisible. Si vous ajoutez le nom d'un destinataire
dans cette zone du message, une copie du message lui est envoyée. Le nom du
destinataire n'est pas visible par les autres destinataires du message. Si la zone Cci
n'apparaît pas lorsque vous créez un nouveau message, vous pouvez l'ajouter.

Afficher ou masquer le champ Cci

o Dans le menu Affichage, cliquez sur Champ Cci.

Créer un message

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.
2. Dans les zones À, Cc et Cci, tapez les noms des destinataires. Séparez les noms
par un point-virgule (;).

76
Pour sélectionner des noms de destinataire dans la liste du carnet d'adresses,
cliquez sur le bouton À ou Cc.

3. Dans la zone Objet, tapez l'objet du message.


4. Dans le corps du message, tapez votre texte.
5. Le cas échéant, définissez les options de message nécessaires. Effectuez une ou
plusieurs des opérations suivantes :

Modifier le niveau d'importance du message

o Pour marquer le message comme très important, cliquez sur .

o Pour marquer le message comme peu important, cliquez sur .

Définir la date d'expiration d'un message

Cliquez sur Options.

Sous Options d'envoi, activez la case à cocher Expire après, puis tapez la date
d'expiration souhaitée.

Retarder la remise du message

Cliquez sur Options.

Sous Options d'envoi, activez la case à cocher Ne pas envoyer avant, puis
tapez la date et l'heure de livraison souhaitées.

Pour indiquer une heure, vous devez la taper dans la zone de texte.

Enregistrer une copie de ce message dans un dossier autre que le dossier


Éléments envoyés

Dans le message, cliquez sur Options.

Sous Options d'envoi, activez la case à cocher Enregistrer le message envoyé


dans.

Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez le dossier souhaité.

Cliquez sur Envoyer.

Remarques

77
• Si votre profil contient plusieurs comptes de messagerie, un courrier
électronique est envoyé à l'aide de votre compte de messagerie par défaut. Pour
spécifier le compte de messagerie à utiliser, cliquez sur Comptes, puis sur le
nom du compte.
• Pour envoyer un message à une partie de la liste de distribution, cliquez sur le
signe plus (+) en regard du nom de la liste de distribution et supprimez les noms
auxquels vous ne voulez pas envoyer le message.

Créer un message à partir d'un contact

1. Dans le dossier Contacts, sélectionnez le contact de votre choix, cliquez sur le


menu Actions, puis cliquez sur Nouveau message au contact.
2. Dans la zone Objet, tapez l'objet du message.
3. Dans le corps du message, tapez le texte du message.

4. Cliquez sur Envoyer .

Conseil

Pour accélérer la création d'un message avec désignation du destinataire, faites glisser le
contact vers le bouton Courrier dans le volet de navigation, puis passez à l'étape 3.

À propos des listes de distribution

Une liste de distribution est un ensemble de contacts. Elle permet d'envoyer facilement
des messages à un groupe de personnes. Par exemple, si vous envoyez régulièrement
des messages à l'équipe marketing, vous pouvez créer une liste de distribution appelée
Équipe marketing, avec le nom de tous les membres de cette équipe. Un message
envoyé à cette liste de distribution est remis à tous les destinataires qui en font partie.
Les destinataires voient leur nom et ceux de tous les autres destinataires sur la ligne À
du message à la place du nom de la liste de distribution. Vous pouvez utiliser des listes
de distribution dans les messages, les demandes de tâche et de réunion, et dans d'autres
listes de distribution.

Vous pouvez facilement ajouter des noms à une liste de distribution, et en supprimer.
Vous pouvez également envoyer une liste à d'autres utilisateurs et l'imprimer.

Les listes de distribution sont identifiées par et sont stockées par défaut dans votre
dossier Contacts, ce qui vous permet de les trier et de leur attribuer des catégories. Si
vous utilisez Microsoft Exchange Server, votre liste d'adresses globale peut contenir des
listes de distribution globales, disponibles pour toutes les personnes utilisant le réseau.
Les listes de distribution personnelles que vous créez dans votre dossier Contacts sont
disponibles uniquement pour vous, mais vous pouvez les partager en les copiant et en
les envoyant aux autres utilisateurs.

Vous pouvez envoyer un message ou une demande de réunion à une partie de la liste de
distribution en cliquant sur le signe plus (+) situé près du nom de la liste de distribution
pour afficher les individus contenus dans cette liste, puis en supprimant les noms de

78
votre choix. Les listes de distribution contenues dans le champ Adresse de messagerie
d'un contact ne peuvent être agrandies.

Créer une liste de distribution

Créer une liste de distribution à partir de noms figurant dans le carnet d'adresses

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Liste de
distribution.
2. Dans la zone Nom, tapez un nom.
3. Cliquez sur Sélectionner les membres.
4. Dans la liste Afficher les noms de, cliquez sur le carnet d'adresses contenant les
adresses de messagerie à inclure à votre liste de distribution.
5. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, tapez le nom que
vous souhaitez inclure. Dans la liste située au-dessous, sélectionnez le nom, puis
cliquez sur Membres. Répétez cette opération pour toutes les personnes que
vous souhaitez ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur OK.

Si vous souhaitez ajouter une description plus détaillée de la liste de distribution,


cliquez sur l'onglet Notes et tapez le texte.

La liste de distribution est enregistrée dans votre dossier Contacts sous le nom
que vous lui attribuez.

Créer une liste de distribution par copie des noms à partir d'un message
électronique

1. Dans le message électronique à partir duquel vous souhaitez copier les noms,
sélectionnez ceux souhaités dans les zones À ou Cc.
2. Dans le menu Edition, cliquez sur Copier.
3. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Liste de
distribution.
4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la liste de distribution.
5. Cliquez sur Sélectionner les membres.
6. Dans la liste Ajouter à la liste de distribution, cliquez avec le bouton droit sur
Coller dans le menu contextuel.

Ajouter ou supprimer un nom dans une liste de distribution

1. Dans votre dossier Contacts, ouvrez la liste de distribution.

Les listes de distribution sont identifiées par le symbole .

2. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :


o pour ajouter une adresse à partir d'un carnet d'adresses ou d'un dossier de
contacts, cliquez sur Sélectionner les membres ;

79
o pour ajouter une adresse non répertoriée dans un dossier de contacts ou
un carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter ;
o pour supprimer un nom, cliquez sur le nom, puis sur Supprimer.

Envoyer un message à une partie d'une liste de distribution

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.
2. Cliquez sur À, puis, dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste,
tapez la liste de distribution contenant les personnes auxquelles vous voulez
envoyer un message.

Les listes de distribution sont identifiées par le symbole .

3. Cliquez sur OK.


4. Cliquez sur le signe plus (+) en regard du nom de la liste de distribution pour
afficher les individus de la liste et supprimez les noms des personnes auxquelles
vous ne voulez pas envoyer le message.

Remarque Après avoir développé une liste de distribution, le nom de cette liste est
remplacé par tous les noms individuels de la liste. Vous ne pouvez pas réduire les noms
au nom de la liste de distribution.

Envoyer une liste de distribution

1. Ouvrez un nouveau message.


2. Cliquez dans le corps du message.

3. Si Microsoft Outlook est votre éditeur de messagerie électronique


1. Dans le menu Insertion, cliquez sur Élément.
2. Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le dossier contenant la liste de
distribution à envoyer.

Par défaut, les listes de distribution sont enregistrées dans le dossier


Contacts.

3. Dans la liste Éléments, cliquez sur la liste de distribution à envoyer, puis


sur OK.
4. Envoyez le message.

Remarque Si vous voulez envoyer une liste de distribution à une personne et que cette
liste de distribution contient des membres de la liste d'adresses globale, assurez-vous
que le destinataire de la liste de distribution utilise la même liste d'adresses globale.

Envoyer une demande de réunion à une partie d'une liste de distribution

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Nouvelle
demande de réunion.
2. Cliquez sur À, puis, dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste,
tapez la liste de distribution contenant les personnes à inviter à la réunion.

80
3. Cliquez sur Obligatoire, puis sur OK.
4. Cliquez sur l'onglet Planification, puis sur le signe plus (+) à côté de la liste de
distribution pour afficher toutes les personnes de la liste.
5. Marquez les personnes auxquelles vous ne voulez pas envoyer la demande de
réunion en cliquant sur l'enveloppe située à gauche de leur nom, puis cliquez sur
Ne pas envoyer la réunion à ce participant. Lorsque vous revenez à l'onglet
Rendez-vous, seuls les noms que vous n'avez pas marqués apparaissent dans la
zone À.

Remarque Après avoir développé une liste de distribution, le nom de cette liste est
remplacé par tous les noms individuels de la liste. Vous ne pouvez pas réduire les noms
au nom de la liste de distribution.

Afficher les noms d'une liste de distribution

Si vous souhaitez vérifier les membres d'une liste de distribution avant d'envoyer un
message, effectuez l'opération suivante :

1. Dans un nouveau message, cliquez sur À.


2. Dans la liste Afficher les noms de, cliquez sur le carnet d'adresses contenant la
liste de distribution dont vous souhaitez avoir des informations.
3. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, tapez le nom de la
liste de distribution. Dans la liste au-dessous, cliquez sur le nom.
4. Cliquez sur Options avancées puis sur Propriétés.

Conseil

Vous pouvez cliquer sur le signe plus (+) situé en regard du nom de la liste de
distribution dans la zone À pour afficher rapidement les individus de la liste. Une fois la
liste développée, vous pouvez supprimer certains noms pour envoyer un message ou
une demande de réunion à une partie de la liste de distribution. Les listes de distribution
du champ Adresse de messagerie d'un contact ne peuvent être agrandies.

Mettre à jour une liste de distribution avec de nouvelles adresses de


messagerie

1. Dans votre dossier Contacts, ouvrez la liste de distribution.


2. Cliquez sur Mettre à jour.

Suivre la remise ou la lecture des messages envoyés

Vous pouvez assurer un suivi du moment où les messages que vous avez envoyés sont
remis aux destinataires ou lus par eux. Vous recevez une notification de message à
chaque fois qu'un message est remis ou lu. Le contenu de cette notification est ensuite
automatiquement enregistré sous l'onglet Suivi du message d'origine dans le dossier
Éléments envoyés. Vous avez la possibilité de supprimer automatiquement les
notifications de message dans la liste de vos messages.

81
Rappeler ou remplacer un message déjà envoyé

Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft


Exchange Server.

Vous pouvez rappeler ou remplacer un message uniquement si son destinataire est


connecté et utilise Microsoft Outlook, et qu'il n'a pas lu le message, ni ne l'a déplacé de
sa boîte de réception.

1. Dans le volet de navigation de Courrier, cliquez sur Éléments envoyés.


2. Ouvrez le message que vous souhaitez rappeler ou remplacer.
3. Dans le menu Actions, cliquez sur Rappeler ce message.
4. Effectuez l'une des opérations suivantes :

Rappeler le message

1. Cliquez sur Supprimer les copies non lues de ce message.


2. Pour savoir si le rappel ou le remplacement a été effectué correctement
pour chaque destinataire, activez la case à cocher M'avertir si le rappel
a réussi ou échoué pour chaque destinataire.

Remplacer le message

3. Cliquez sur Supprimer les copies non lues et les remplacer par un
nouveau message.
4. Pour savoir si le rappel ou le remplacement a été effectué correctement
pour chaque destinataire, activez la case à cocher M'avertir si le rappel
a réussi ou échoué pour chaque destinataire.
5. Cliquez sur OK, puis tapez un nouveau message.

Remarque Pour remplacer un message, vous devez en envoyer un nouveau. Si vous


n'envoyez pas le nouvel élément, c'est toujours le message d'origine qui est rappelé.

Modifier la réponse automatique aux confirmations de lecture

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur Options de la messagerie.
3. Cliquez sur Options de suivi.
4. Effectuez l'une des opérations suivantes :

Envoyer une confirmation de lecture lorsqu'une confirmation est demandée

o Cliquez sur Toujours envoyer une réponse.

Refuser une confirmation de lecture lorsqu'une confirmation est demandée

82
o Cliquez sur Ne jamais envoyer de réponse.

Avertir lorsqu'une confirmation de lecture est demandée

o Cliquez sur Me demander avant d'envoyer une réponse.

Recevoir une notification lors de la remise ou de la lecture des messages


envoyés

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Recevoir une notification à propos de tous les messages

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.


2. Cliquez sur Options de la messagerie.
3. Cliquez sur Options de suivi.
4. Activez la case à cocher Confirmation de lecture ou Accusé de réception.

Recevoir une notification à propos d'un seul message

1. Dans le message, cliquez sur Options.


2. Sous Options de vote et de suivi, activez la case à cocher Demander un accusé
de réception pour ce message ou Demander une confirmation de lecture
pour ce message.

Répondre automatiquement aux messages entrants en cas d'absence du


bureau

Le contenu de cette rubrique n'est peut-être pas applicable à certaines langues.

Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft


Exchange Server.

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.


2. Cliquez sur Je suis actuellement absent du bureau.
3. Dans la zone Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à
chaque expéditeur, tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre
absence.
4. Vous pouvez, si vous le souhaitez, créer des règles pour gérer vos messages
entrants.

Procédure

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Gestionnaire d'absence du bureau.


2. Cliquez sur Ajouter une règle.

83
3. Sous Lorsqu'un message répondant aux critères suivants arrive,
spécifiez les conditions de la règle que le message doit remplir pour que
l'action se produise.
4. Pour spécifier d'autres conditions, cliquez sur Options avancées,
sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.
5. Pour spécifier que cette règle est la dernière à appliquer, activez la case à
cocher Ne pas traiter les règles suivantes.
6. Sous Accomplir ces actions, sélectionnez une ou plusieurs options.

Remarque Si vous spécifiez qu'un message doit être supprimé, les règles qui
suivent la règle de suppression dans la liste des règles de la boîte de dialogue
Gestionnaire d'absence du bureau n'affectent pas le message.

Répondre à un message ou un transfert

1. Sélectionnez le message auquel vous voulez répondre ou que vous souhaitez


transférer.
2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

Répondre à un message

1. Pour répondre uniquement à l'expéditeur, cliquez sur Répondre.

Pour répondre à tous les destinataires, cliquez sur Répondre à tous.

2. Cliquez sur Envoyer.

Transférer un message

3. Cliquez sur Transférer.


4. Dans les zones À, Cc et Cci, tapez les noms des destinataires.

Pour sélectionner ces noms dans une liste, cliquez sur le bouton À, Cc ou
Cci.

5. Si vous transférez plusieurs messages, tapez l'objet du message dans la


zone Objet.
6. Cliquez sur Envoyer.

Remarque Si vous sélectionnez plusieurs messages, ils sont transférés sous


forme de pièces jointes dans un nouveau message.

Désigner une autre personne comme destinataire des réponses à votre


message

1. Créez un message.
2. Cliquez sur Options.
3. Sous Options d'envoi, activez la case à cocher Envoyer les réponses à .

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4. Tapez le nom d'une autre personne, ou cliquez sur Sélectionner des noms pour
le sélectionner dans une liste.

Remarque Vous ne pouvez pas faire envoyer les réponses à une liste de distribution.

Marquer un message comme privé, personnel ou confidentiel

1. Dans le message dont vous voulez définir le critère de diffusion, cliquez sur
Options.
2. Dans la zone Critère de diffusion, cliquez sur l'option souhaitée.

Remarque Le marquage d'un message avec l'un de ces paramètres est uniquement
facultatif. Les destinataires peuvent entreprendre les actions de leur choix pour le
message, comme transférer le message à une autre personne. Pour éviter que les
destinataires n'entreprennent des actions sur un message, vous pouvez créer un message
électronique avec des autorisations restreintes.

Ajouter un rappel à un message ou un contact

1. Dans le message ou le contact, cliquez sur Assurer un suivi .


2. Dans la liste Indicateur pour, sélectionnez le texte de votre choix ou tapez le
vôtre.
3. Dans la liste Couleur de l'indicateur, sélectionnez l'indicateur de la couleur de
votre choix.

Remarque L'option Couleur de l'indicateur n'est pas disponible pour les


contacts.

4. Dans les zones Échéance le, sélectionnez une date et une heure.

Conseil

Pour afficher rapidement la boîte de dialogue Indicateur de message pour le suivi sans
ouvrir le message, sélectionnez le message puis appuyez sur les touches
CTRL+MAJ+G.

Ajouter des boutons de vote à un message

Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft


Exchange Server.

1. Dans le message, cliquez sur Options.


2. Activez la case à cocher Utiliser les boutons de vote, puis cliquez sur les noms
des boutons de vote à utiliser.

Pour créer des noms de bouton de vote personnalisés, supprimez les noms de
bouton par défaut et tapez le texte souhaité. Séparez les noms des boutons par
des points-virgules.

85
3. Sous Options d'envoi, activez la case à cocher Enregistrer le message envoyé
dans. Pour sélectionner un dossier autre que le dossier Éléments envoyés,
cliquez sur Parcourir.
4. Cliquez sur Fermer, puis sur Envoyer.

Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte de messagerie Microsoft


Exchange Server.

Lorsque vous recevez un message comportant des boutons de vote, vous pouvez utiliser
ceux-ci pour répondre rapidement à la question de l'expéditeur. Microsoft Outlook
permet également de classifier automatiquement les résultats du vote de l'expéditeur.

1. Ouvrez le message contenant les boutons de vote.


2. Cliquez sur le bouton de vote approprié.

Si vous le voulez, vous pouvez modifier le texte d'un message avant de


l'envoyer.

Remarque Si vous affichez le message dans le volet de visualisation, vous pouvez


voter sans ouvrir celui-ci. Cliquez sur la barre d'informations, puis sélectionnez l'option
de votre choix. S'il existe plus de 20 choix, cliquez sur Plus dans le menu pour les
afficher tous.

Restaurer des éléments archivés

Copier tous les éléments archivés d'un fichier .pst vers leurs dossiers d'origine

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Importer et exporter.


2. Cliquez sur Importer à partir d'un autre programme ou fichier, puis sur
Suivant.
3. Cliquez sur Fichier de dossiers personnels (.pst), puis sur Suivant.
4. Dans le chemin d'accès affiché dans la zone Fichier à importer, remplacez le
nom de fichier par défaut backup.pst par le nom du fichier d'archive à partir
duquel vous souhaitez effectuer l'importation. Cliquez sur Suivant.
5. Cliquez sur le dossier à partir duquel vous souhaitez effectuer l'importation. Si
vous le souhaitez, cliquez sur Inclure les sous-dossiers.
6. Spécifiez comment vous souhaitez que Microsoft Outlook traite les doublons.
7. Cliquez sur Importer les éléments dans le même dossier dans, puis cliquez sur
les dossiers qui portent le même nom que les dossiers à partir desquels vous
effectuez l'importation.
8. Cliquez sur Terminer.

Copier tous les éléments archivés d'un fichier .pst ou .lis vers un nouveau dossier

1. Dans Outlook, créez un nouveau dossier vers lequel copier les éléments
archivés.
2. Dans le menu Atteindre, cliquez sur Liste des dossiers, puis dans la Liste des
dossiers, cliquez sur le nouveau dossier.

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3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Importer et exporter.
4. Cliquez sur Importer à partir d'un autre programme ou fichier, puis sur
Suivant.
5. Cliquez sur Fichier de dossiers personnels (.pst), puis sur Suivant.
6. Dans le chemin d'accès affiché dans la zone Fichier à importer, remplacez le
nom de fichier par défaut backup.pst par le nom du fichier d'archive à partir
duquel vous souhaitez effectuer l'importation. Cliquez sur Suivant.
7. Cliquez sur le dossier à partir duquel vous souhaitez effectuer l'importation. Si
vous le souhaitez, cliquez sur Inclure les sous-dossiers.
8. Spécifiez comment vous souhaitez que Microsoft Outlook traite les doublons.
9. Cliquez sur Importer les éléments dans le dossier en cours.
10. Cliquez sur Terminer.

Déplacer des éléments spécifiques d'un fichier .pst ou .lis dans leur dossier
d'origine ou dans un nouveau dossier

1. Dans le menu Atteindre, cliquez sur la Liste des dossiers, puis sur Dossiers
d'archivage (ou sur le nom que vous avez spécifié pour l'emplacement
d'archivage).
2. Cliquez sur le dossier qui contient les éléments à déplacer.
3. Sélectionnez les éléments à déplacer, puis faites-les glisser dans leur dossier
d'origine dans la liste des dossiers.

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