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THEME 4 : REDACTION DES ECRITS PROFESSIONNELS


Le compte rendu ;
Le rapport (mission, activité, synthèse) ;
Le procès-verbal ;
La note de service ;
Le communiqué ;
La circulaire.

LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS


Objectifs :
 Maîtriser les trois types de documents administratifs que sont :
- Les documents de liaison ;
- Les documents d’information ;
- Les documents d’injonction.

I- LES DOCUMENTS DE LIAISON

Ce sont notamment : le bordereau d’envoi/transmission ; la note administrative (la note


ordinaire/succincte, la note de service).

a- Le bordereau d’envoi/transmission
 Présentation
Il comporte généralement dans sa partie imprimée, les éléments suivants :
- L’en-tête du service expéditeur (timbre du service, désignation de l’Etat et devise, mention en
blanc du numéro d’enregistrement) ;
- La mention en blanc de la date avec lieu de l’expédition ;
- Le titre du document : BORDEREAU D’ENVOI au milieu de la ligne ;
- Accompagné à droite et en-dessous de la préposition « à » définissant la place de la suscription ;
- En dessous un cadre de trois colonnes occupe le reste de la page.
La colonne de gauche porte le titre « Désignation des pièces » ou « nature des pièces », ou toute
autre formule équivalente.
La colonne centrale : « Nombre de pièces » ou seulement « Nombre »,
La colonne droite : « observations ».
Le bordereau parfois comporte une quatrième colonne, dans ce cas la partie en partant de la
gauche, intitulée : « Numéro d’ordre », qui permet d’identifier par un numéro (d’ordre croissant)
les pièces transmises (cas d’un envoi comportant de nombreux éléments distincts).

Cours : Techniques d’Expression et de Communication / Niveau : Licence professionnelle


Par : Dr. Mathieu NJONGUÉ, Assistant / Enseignant Permanent
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 Utilisation
L’utilisateur complètera les mentions « No d’enregistrement » et « Date », et portera en
suscription l’indication du destinataire. Cette suscription peut se faire en deux volets (l’expéditeur
ou destinateur) ou réduite au second. Il portera ensuite dans le cadre inférieur, les indications
utiles à la transmission.
Si le bordereau comprend 3 colonnes :
- Dans la colonne « Désignation des pièces » chaque document transmis sera identifié
sommairement mais avec précision, surtout lorsque plusieurs documents sont transmis ensemble,
afin que chacun puisse être identifié sans erreur ;
- Dans la colonne « Nombre de pièces », sera porté en chiffre le nombre d’exemplaires transmis
au regard de chaque document ;
- Dans la colonne « observations » seront portées la ou les mentions sommaires relatives à l’objet
de la transmission.

 Les formules de transmission

Les plus courantes sont les suivantes : Pour information ; Pour attribution ; A toute fin utile ;
Comme suite à votre demande ; En communication ; Pour suite à donner ; Pour exécution ; Pour
décision ; Pour signature.
Si le bordereau comprend une 4è colonne « No d’ordre », l’expéditeur y portera dans l’ordre de
l’expédition le numéro des pièces à transmettre continu dans l’ordre croissant.
NB : le bordereau peut également servir d’accusé de réception. Dans ce cas, il sera envoyé en
double exemplaire et portera en bas de page la mention « reçu le…. ». Le destinataire
complètera cette mention sur le second exemplaire du bordereau et le renverra à l’expéditeur. On
procèdera de même lorsque les pièces transmises doivent être réexpédiées à l’envoyeur. Dans ce
cas le double du bordereau qui accompagnera les pièces renvoyées sera complété dans la partie
« observations » par la mention « en retour », puis daté et signé du réexpédier.

b- La note administrative
Sous l’appellation de « note » on désigne des documents de communication interne : ainsi, au
sein d’une Administration, d’une même entité administrative, on n’échange pas de lettre mais des
notes.
Toutefois, ces notes relèvent de deux catégories nettement distinctes selon qu’elles servent à un
échange entre deux interlocuteurs ou à la transmission d’instructions de portée générale à des
destinataires multiples.

b.1. la note ordinaire/succincte


La note ordinaire/succincte se décline en note d’information, note d’instruction, la note de
synthèse, la note de présentation.
NB : la note s’emploie indifféremment entre collègues, de supérieur à subordonné et vice versa,
avec toutefois une petite nuance de forme :
- Le supérieur à son subordonné enverra une « Note à Monsieur… » ;

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- Le subordonné à son supérieur enverra de préférence une « Note à l’attention de … » ou une


« Note pour… ».
Ces notes peuvent être nominatives : Note pour Monsieur Kouadio ou fonctionnelles : Note pour
Monsieur le Directeur de l’Ecole Supérieure de Gestion ; Note à l’attention de Monsieur le
Ministre de la fonction publique.
La note se présente ainsi qu’il suit : le timbre du service, le lieu et la date, éventuellement le
numéro d’enregistrement, le titre « Note » avec indication de l’objet, la référence, la signature
avec l’attache et le nom du signataire, mais pas de formule d’appel ni de courtoisie
Exemple :
NOTE
Pour Monsieur le Ministre
Concernant le dossier X

NOTE
à l’attention de Monsieur le Ministre
relative au recrutement du personnel enseignant de l’E.N.S.
ou bien être présentée séparément comme pour une lettre :

NOTE
à l’attention de Monsieur le Ministre
Objet : Recrutement du personnel enseignant à l’E.N.S.

C- La note de service
Elle ne s’apparente à la note décrite ci-dessus que par son titre et son cadre d’utilisation qui est
aussi le service.
Mais, alors que la note ordinaire s’emploie aussi bien entre égaux ou de supérieur à subordonné
et vice-versa, qu’elle n’a qu’un seul destinataire et traite d’un objet ponctuel, la note de service
est toujours un document hiérarchique à destination collective : elle émane d’un supérieur
adressant à des subordonnés des instructions parfois à caractère occasionnel, le plus souvent de
portée durable à l’usage interne du service.
La note de service est ainsi un document à caractère impératif.

II - LES DOCUMENTS D’INFORMATION


Tout document véhicule une information. Mais à côté des documents de liaison qui, pour la
plupart, indique un échange d’information, il existe des documents qui véhiculent une
information à sens unique, que celles-ci se situent dans un contexte hiérarchique ou non.
Ces documents d’information peuvent être classés selon leur destination en :
- documents d’information externe, visant des destinataires extérieurs au service (convocation,
avis, communiqué, la notification) ;
- documents d’information interne au service (compte rendu, rapport, mémoire).
-

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1- Les documents d’information externe


a- La convocation
Destinée à des subordonnés, la convocation peut être ainsi rédigée : « M…est prié d’assister à
la réunion de … qui se tiendra le (date) à (heure) dans (lieu de la réunion).
La convocation doit indiquer :
- l’autorité d’origine ;
- le/les noms du/des destinataires ;
- le texte qui indique l’objet de la réunion, la date, le lieu en précisant si les invités doivent se
présenter personnellement ou s’ils peuvent se faire représenter.
Lorsqu’on s’adresse à des personnalités extérieures au service, la convocation par courtoisie,
peut être présentée sous la forme d’une lettre dans laquelle « CONVOCATION » figurera en
objet.

b- L’avis
C’est un document d’information destiné à l’affichage. Il sert à présenter des informations
plutôt temporaires : conférences, annonce d’évènements ponctuels, etc.
Le texte de l’avis comporte à son début, la désignation de la qualité des personnes concernées.
Exemple : il est porté à la connaissance de MM…

c- Le communiqué
Il est adressé au public par une autorité administrative pour faire connaître une information. Sa
diffusion concerne un public plus large que celui de l’avis. Le communiqué peut être lu à la
radiodiffusion, à la télévision ou peut être inséré dans une publication périodique.

d- La notification
C’est un document par lequel l’Administration fait connaître à un administré une décision le
concernant.
Pour des affaires courantes, la notification prend la forme d’une lettre ordinaire faisant l’objet
d’un envoi recommandé ou à décharger.
Cependant, pour les notifications de décisions ayant une incidence importante, la notification
peut revêtir des formes particulières. Par exemple l’administré peut être invité à signer l’acte
de notification en présence d’une autorité qui le certifie avec retour à l’expéditeur.
La notification tient lieu en quelque sorte d’accusé de réception. La notification est faite au
domicile du citoyen concerné ou à défaut, à la mairie de son domicile.
Lorsque la notification est un préalable à une action en justice, elle requiert l’intervention d’un
huissier ou d’un fonctionnaire assermenté.

2- Les documents d’information interne


On classe sous cette rubrique des documents d’information plus complexes et qui (le procès-
verbal ordinaire mis à part) sont le résultat d’un effort individuel ou collectif. Ce sont le compte
rendu, le rapport…

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2.1- Le compte rendu


Le compte rendu est un document descriptif et non interprétatif. Il sert à rendre compte des faits, ou des
évènements que le rédacteur a pu constater, ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a été mêlé.
Le rédacteur doit rapporter ces faits objectivement et sans parti pris, sans les interpréter, sans formuler
de conclusions personnelles. Le compte rendu doit être précis, exact, détaillé, autant que nécessaire et
complet. C’est donc bien un document d’information.
Les catégories de compte rendu : On peut classer les comptes rendus en deux catégories principales :
- Les comptes rendus hiérarchiques constitués de (activité/mission, accident) et
- Les comptes rendus de réunions constitués de (intégral, analytique).

2.1. a- Les comptes rendus hiérarchiques


Le compte rendu hiérarchique est celui que le rédacteur établit soit de sa propre initiative, soit sur
ordre, en vue de relater de façon détaillée et précise un évènement ou une situation. Il a pour objet de
rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite. Il comporte en général les principales
mentions d’identification figurant sur les lettres administratives : timbre, date, signature, plus le titre
COMPTE RENDU.
Le compte rendu d’activité
Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un agent ou
de son service pendant une période donnée : le mois, le semestre, l’année, par exemple. C’est pour le
supérieur le moyen de s’informer du fonctionnement de ses services, et pour le rédacteur le moyen de
justifier de son activité.

Le compte rendu de mission


Le compte rendu de mission est le compte rendu, également détaillé et chronologique, d’une mission
particulière confiée à l’agent.
Exemples : mission d’inspection, travaux et contacts préparatoires d’une activité nouvelle, etc.
La rédaction d’un compte rendu est motivée :
- par l’ordre du supérieur qui a confié la mission ;
- par l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission particulière
comme de l’activité générale. Cette pratique facilite en effet la réalisation du bilan critique des
services qu’il est nécessaire de dresser périodiquement (sous forme de rapport).
- Par des dispositions légales ou règlementaires qui fixent la périodicité des comptes rendus
d’activités.

Présentation du compte rendu hiérarchique


Etabli sur papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :

- Le timbre de service du rédacteur ;


- Le titre : COMPTE RENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et éventuellement
du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une activité individuelle ou d’une
mission.
Exemples :

COMPTE RENDU D’ACTIVITES


de Monsieur X. …, Chef Service Markéting
Pour la période du 1er au 31 décembre 2019

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COMPTE RENDU DE MISSION


de Monsieur X. …, Ingénieur des réseaux et télécommunication…
pour la période du 1er au 31 décembre 2019 à la direction générale CAMTEL

NB : Cette présentation est préférable dans un compte rendu à l’emploi de la rubrique « Objet ».

- Vient ensuite le texte du compte rendu qui sera à la fois clair, précis et concis. On s’efforcera
de faire le plan.
- Une brève introduction qui précise les circonstances de la question présentée et les motifs du
compte rendu ou l’objet de la mission.
- Un développement qui peut être chronologique, analytique, des faits et évènements relatés : il
peut donc comporter des divisions en nombre variable ; il peut être illustré de tableaux et de
graphiques, il doit mentionner, pour une mission, les personnes rencontrées ou entendues ;
- Une conclusion qui sera un résumé des points présentés et éventuellement une appréciation
générale de la situation, mais le compte rendu ne formule pas de propositions de solutions ou
des mesures à prendre pour faire face à la situation exposée.
- Le lieu et la date de rédaction du compte rendu peuvent figurer aussi bien sous le texte avant
la signature qu’en tête de la première page, à droite en face du timbre ;
- La signature du rédacteur, présentée comme pour la lettre.

2- Les comptes rendus de réunion


Ils restent soumis aux mêmes obligations d’exactitude, de précision et d’objectivité. Il n’y a pas de règle
de présentation impérative, mais on doit cependant trouver dans ce type de compte rendu certaines
mentions particulières, en rapport avec leur objet.
En plus du timbre du service, on trouvera le titre, COMPTE RENDU suivi des indications
d’identification de la réunion, la mention précise des lieu, date et heure de celle-ci, la reprise de
l’ordre du jour, la mention exacte des présents et des absents , la mention du président et
éventuellement du secrétaire de séance, et pour clore le compte rendu, une formule consacrée donnant
l’heure de levée de séance, suivie de la date de rédaction du compte rendu et de la signature du
rédacteur.
Il existe deux types de compte rendu de réunion: le compte rendu intégral et le compte rendu analytique.

a- Le compte rendu intégral ou « in extenso »


Il se caractérise par le fait que le déroulement de la réunion, la relation des différentes interventions, y
sont repris en style direct, en suivant le mot à mot des débats, en faisant parler directement les
participants.
La difficulté de ce type de compte rendu, c’est qu’il exige une très grande rapidité de prise de notes. On
ne peut les rédiger qu’à partir des notes sténographiques ou sténo typiques, ou d’enregistrements au
magnétophone.
NB : les comptes rendus intégraux sont rarement utilisés dans l’Administration.

b- Le compte rendu analytique


Dans la plupart des cas, pour toutes les réunions très fréquentes qui se tiennent à différents échelons des
services administratifs, on rédige des comptes rendus plus brefs, qui ne retiennent de la réunion que les
éléments essentiels.
Ils sont dits « analytiques », en ce sens que tout en restant objectifs et non interprétatifs ils s’écartent du
mot à mot du style direct, séparant l’essentiel de l’accessoire et ne conservant des débats que ce qui est
nécessaire à leur compréhension et à celles des questions traitées et des solutions retenues.

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Ils sont rédigés en style indirect. On cite les propos des participants en les nommant, mais on ne les fait
pas parler directement.
La relation de la réunion est faite au présent de l’indicatif. C’est en effet le temps le plus intemporel et
le plus simple, celui qui conserve aux faits rapportés toute leur actualité. C’est, pour la même raison, le
temps utilisé dans la rédaction du dispositif des textes règlementaires.
Cependant les mentions introductives, servant à définir la réunion et à préciser le cadre, sont présentées
dans un temps du passé.

Présentation des comptes rendus de réunion


a. Le titre, mentionne toujours l’expression « COMPTE RENDU » et la nature et la date de
réunion.
b. L’introduction. Sous le titre le compte rendu débute par une phrase d’introduction qui
reprend la nature de la réunion, la date, l’heure et lieu.
c. La liste des participants suit cette introduction. Il doit y être apporté le plus grand soin par le
rédacteur afin d’éviter toutes les coquilles.
NB : lorsque l’attribution de la présidence ne va pas de soi, on mentionnera également le nom du
président ; de même que celui du secrétaire de séance.
d. L’ordre du jour sera brièvement rappelé, après l’énoncé des présents et absents.
e. La formule d’ouverture de séance, qui marque le début du compte rendu proprement dit.
C’est sous cette formule que le rédacteur l’introduit au présent de l’indicatif.
f. Le texte du compte rendu sera analytique. Il résumera brièvement chaque intervention en
signalant son auteur dans l’ordre chronologique.
g. La formule finale. Le compte rendu se termine par une formule qui constate l’épuisement de
l’ordre du jour et l’heure de levée de séance.
h. La signature du rédacteur précédée de sa qualité et éventuellement de la date de rédaction, si
celle-ci n’a pas déjà été portée en en-tête de la première page.
La position en fin de compte rendu est la plus courante et doit être préférée. Le rédacteur signalera en
quelle qualité il signe le compte rendu.

LE PROCÈS VERBAL
Définition et but
Le procès-verbal est un document écrit. Au sens normal du terme, il se définit comme la relation par un
agent de l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.
C’est donc un compte rendu, mais un compte rendu très spécial en ce sens que, destiné à faire foi jusqu’à
l’administration de la preuve contraire, il ne peut être établi que par des agents spécialement habiletés à
cet effet.
Cependant, le terme « procès-verbal » a été repris par l’Administration, dans un sens extensif, pour
dénommer des documents qui ne sont que des comptes rendus ordinaires, sans valeur spéciale sur le
plan légal, mais auxquels on a voulu donner, par un formalisme repris du procès-verbal véritable, une
signification particulière.
L’intention est en effet de donner plus de poids au compte rendu et d’en faire la version définitive des
faits relatés, à labri de la contestation des parties éventuellement concernées. D’où une procédure
normalement contradictoire qui se traduit par la signature des autres parties et non du rédacteur seul.

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En faisant toutes les réserves qui s’imposent, on constatera qu’à côté du procès-verbal proprement dit
(procès-verbal judiciaire), il existe deux autres catégories : les procès-verbaux « administratifs » et les
procès-verbaux de réunion qui correspondent à cette altération de la notion première.

LES TYPES DE PROCES-VERBAUX

1- Le procès – verbal proprement dit ou procès – verbal judiciaire


a- Définition
C’est un acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un
agent commissionné par les autorités judiciaires, à la demande de ces autorités ou des autorités
administratives : magistrats instructeurs, commissaires/officiers de police judiciaire en général,
gendarmes, ingénieurs de voiries et autres fonctionnaires assermentés appartenant à certains corps
particuliers (Eaux et Forêts, Douanes) ; gardes privés assermentés.
L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui ont été
directement rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être précisée : c’est la
déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les faits eux-mêmes.

b- Présentation
Le procès-verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il doit comporter toutes les
mentions d’identification et le titre PROCES – VERBAL, suivi de sa qualification.
Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure : « L’an deux mil onze et le
15 mai à treize heures trente minutes… »
Cette présentation, archaïsante et solennelle, de la date suivie du texte du procès-verbal, rédigé à la
première personne du pluriel (pluriel de modestie et non de majesté, indiquant que l’agent efface sa
personnalité derrière sa fonction). L’agent verbalisateur énoncera d’abord ses nom et qualité, puis la
nature, l’origine et l’étendu du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que dans le cadre de son intervention.
S’il agit en vertu d’une commission particulière, il indiquera donc de quelle autorité il la tient ; il
précisera ensuite le lieu où il a accompli sa mission.
Exemple : (date), nous, AAKOU Albert, gendarme de brigade de…agissant en vertu d’une réquisition
de M. le sous-préfet de…, nous sommes rendus au village…pour y entendre M…. planteur domicilié
dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui suit…
Suit donc la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations accomplies avec
mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des témoins cités. La
relation sera précise, claire, complète et objective, sans aucune interprétation, sans aucune appréhension
personnelle.
La formule finale revêt aussi un certain formalisme archaïsant : ce sera par exemple :
En foi de quoi nous avons établi ce présent procès-verbal et signé avec les témoins, après en avoir
donné lecture à ceux-ci.
L’agent verbalisateur signera et fera signer la ou les personnes en cause ou les témoins. Chaque signature
sera précédée de la mention de la qualité en vertu de laquelle le signataire intervient au procès-verbal
(l’agent verbalisateur, les témoins, etc.).
Il peut se faire que le déclarant ou le témoin ne sache pas signer, ou refuse de le faire : cette mention
sera portée dans la formule finale.
Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer ou refuse de signer
La date sera reprise avant les signatures dans la présentation suivante :
« Fait à ……………………le………….. »

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2 - Les procès – verbaux administratifs


a- Définition
Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de l’administration à l’occasion de
certains événements ou de circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses fonctions. Ce
sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de l’exécution d’une mission mettant en cause
des particuliers et accomplies selon certaines règles précises ; lorsqu’il y lieu d’établir
(contradictoirement) un partage de responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des règles
administratives, etc.
Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les services des finances, de
l’inspection du travail, du contrôle des prix, des domaines, etc. ces agents sont généralement dûment
commissionnés à l’effet d’établir des procès-verbaux (procès-verbal de tentative de saisi, procès-verbal
de vente, d’inspection, etc.).
D’autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le compte rendu plus
solennel des opérations passées entre deux agents. Leurs caractères contradictoires délimitent les
responsabilités de chacun et vise à éviter des contradictions ultérieures (procès-verbal de mutation de
comptables, procès-verbal de passation de service).

b- Présentation
Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et même formalisme de
présentation que le procès-verbal judiciaire. On y évitera des formules archaïsantes et trop solennelles
et le pluriel qui, même de modestie, paraitrait ici très prétentieux. Si l’agent qui rédige le procès-verbal
agit seul, il écrira à la première personne du singulier : (je soussigné…) si le procès-verbal est
contradictoire entre deux agents, le style sera impersonnel.
Les procès-verbaux administratifs correspondant à des missions définies sont généralement établis sur
formulaires imprimés, qui permettent d’éviter les oublis de mentions indispensables.
Mais les procès-verbaux ordinaires sont le plus souvent établis sur papier libre et dans ce cas on
reprendra toutes les mentions d’identification utiles :
- Le timbre du service – la mention de l’Etat et sa devise ;
- Le titre « PROCES-VERBAL » (en majuscules de préférence) auquel on incorporera l’objet :
- La date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit sous la forme solennelle,
soit sous la forme plus courante et beaucoup plus simple pour un procès-verbal administratif qui
n’est pas destiné à être opposé à un tiers extérieur à l’administration.
- La ou les signatures sera portée à la suite de la date : (Fait à ………….le………….)
- La formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-verbal (En foi de
quoi…etc.), ou simplifiée et portée à la suite de la date (Fait à……….le……………..pour servir
et valoir ce que de droit), formule préférable pour ce genre de procès-verbal ;
- Les signatures seront précédées de la qualité des signataires : leur qualité en tant qu’intervenant
au procès-verbal et leur fonction en tant qu’agent de l’administration.
-
3- Le procès – verbal de réunion
a- Définition
C’est là aussi un simple compte rendu et non un acte authentique mais, alors qu’il peut y avoir au cours
d’une réunion autant de comptes rendus que de participants (chacun rendant compte à son supérieur
hiérarchique), il n’y aura de cette réunion qu’un seul procès-verbal qui en sera la relation officielle.
C’est cette volonté de faire la relation officielle qui peut justifier l’appellation « PROCES-VERBAL DE
REUNION », entendu qu’elle renforce son autorité.

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On dresse le procès-verbal d’une réunion lorsque des décisions importantes sont prises au de celle-ci,
afin de leur donner une forme définitive.
Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par tous les
participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante et mentionnée dans le
nouveau procès-verbal. Dans ce cas il est dit adopté et ne plus être contesté par les participants, mais n’a
pas de valeur supérieure à celle d’un compte rendu pour les tiers, qui n’ont par ailleurs aucune raison
particulière de le suspecter.

b- Présentation
Il a la forme générale du compte rendu mais il comporte quelques mentions qui en font la différence.
- Timbre de la collectivité ou du service ;
- Le titre « PROCES-VERBAL » (en majuscules de préférence) auquel on incorporera l’objet ;
- La date de la réunion présentée de façon plus solennelle propre aux procès-verbaux, et celle de
la convocation des membres ;
- L’identité et la qualité du président et celles des personnalités présentes ;
- L’identité du secrétaire de séance ;
- La liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions utiles sur la nature de
leur participation ;
- L’ordre du jour détaillé ;
- La mention du caractère public ou à huis-clos (motivé) de la séance ;
- La mention du quorum si nécessaire ;
- La mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la séance précédente,
- La mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec indication de
l’heure ;
- Lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition des
scrutins ;
- La mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance ;
- Il doit être obligatoirement signé par le président et le secrétaire de séance.
NB : la signature du Président est plus importante que celle du secrétaire de séance qui n’est pas
indispensable bien qu’utile.

LE RAPPORT

Définition et but
Il y a une parenté entre le rapport et le compte rendu, mais si celui-ci se borne à relater objectivement
les faits, le rapport au contraire a une portée beaucoup plus large : document par lequel un subordonné
expose à son supérieur une question importante, s’il présente des éléments objectifs, il va au-delà de
cette simple relation de fait pour en donner un commentaire critique, porter sur ces éléments des
appréciations et un point de vue personnel ; enfin il dégage des conclusions et formule des propositions.
Le rapport est donc une relation interprétative, parfois même une véritable démonstration. Mais s’il
aboutit à des conclusions, il ne sera pas péremptoire ; s’il formule des proposions, envisage des
solutions, celles-ci seront présentées au conditionnel, qui est le mode de la suggestion : s’adressant à un
supérieur, ces propositions ne sauraient paraître vouloir s’imposer. Le supérieur garde toute liberté pour
leur donner la suite qu’il estime opportune, et cette nuance doit apparaître dans le rapport au moment de
la conclusion.

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Le rapport est un document important de la vie administrative : la plupart des actes et des interventions
de l’administration prennent appui ou se terminent sur et par des rapports qui sont toujours exhaustifs
sur la question traitée.
Il existe différents types de rapports parmi lesquels : le rapport d’étude ; d’inspection ou de mission ;
disciplinaire ; technique…

1- La rédaction du rapport
Elle contient trois parties : introduction, développement, conclusion.
- L’introduction
Elle doit être brève : elle sert à situer le rapport dans ses motifs, dans ses circonstances (administratives,
règlementaires des faits), dans son objet (en délimitant le problème traité), dans sa destination
(information, demande d’instructions, prise de décision).
- Le développement
C’est la partie centrale du rapport, la plus difficile à mettre en forme, car c’est là que doivent apparaître
tout particulièrement la logique d’exposition et la rigueur de l’argumentation, débouchant sur des
conclusions qui doivent emporter l’adhésion du lecteur.
Le plan général du développement s’articule selon le schéma suivant :
 L’exposé des faits : c’est la partie objective qui ne doit reposer que sur des éléments exacts,
vérifiables, irréfutables – c’est la partie compte rendu.
 L’argumentation ou le commentaire autour des faits exposés : c’est la partie créative du rapport ;
celle où intervient l’opinion personnelle du rapporteur ; celle où il met en œuvre ses facultés
d’analyse et de synthèse, où il manifeste la rigueur de sa pensée.
 Les propositions de solutions soumises au supérieur hiérarchique : c’est la partie constructive
du rapport, qui doit présenter non seulement la ou les solution(s) envisageables, mais aussi
parfois leurs modalités d’application lorsqu’il s’agit d’une affaire complexe.
Ce schéma général d’articulation du développement n’empêche pas, bien au contraire, un plan plus
charpenté et sous-titré, qui se justifie surtout pour des rapports d’une certaine ampleur (rapport d’étude,
rapport périodique par exemple).
- La conclusion
C’est le rappel sommaire des principaux aspects du rapport et des solutions proposées, qui seront sans
argumentation.

2- Présentation du rapport
Le rapport est dactylographié sur papier libre. La première page comportera les mentions suivantes :
- Timbre du service du signataire ;
- Lieu et date ;
- Titre du rapport et indication du destinataire suivi de l’objet du rapport ;
- La signature de l’auteur figurera sur la dernière page, son nom et sa qualité sur la page de garde
s’il y en a une.

I- LES DOCUMENTS D’INJONCTION (ordre impératif donné à quelqu’un de


faire quelque chose ou de ne pas faire quelque chose)

Encore appelés documents d’instruction, ils s’adressent dans certains cas à des personnes
extérieures à l’administration. Ils servent généralement à des supports aux ordres, aux
décisions, aux prescriptions, aux recommandations et aux explications qu’une autorité adresse

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Par : Dr. Mathieu NJONGUÉ, Assistant / Enseignant Permanent
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à ses subordonnés pour fixer le cadre et les modalités d’exécution de leur tâche, conformément
aux décisions de l’autorité supérieure.
On classe dans ce registre les notifications, les mises en demeure, l’ordre et la décision qui
sont le plus souvent des documents individuels ; et ceux à portée collective sont : les directives,
les notes de service, les circulaires, les instructions permanentes.

LES CARACTERISTIQUES DE L’ORDRE


Pour être compris de son destinataire, un ordre doit satisfaire aux exigences ci-après :
1- L’ordre doit être précis
Plus que tout autre message oral ou écrit, un ordre doit être à la fois exact, précis, clair et
assimilable par le destinataire.
Un ordre confus, équivoque et maladroit peut se révéler nuisible et coûteux dans la mesure où
il risque d’être mal interprété, impossible à exécuter et peut engendrer des actions inutiles et
insuffisantes. Il faut donc éviter l’imprécision et les formules vagues de même qu’il ne faut
jamais exprimer un ordre sans avoir réfléchi auparavant et sans l’avoir relu.
2- L’ordre doit être adapté à l’exécutant
a- Tous les termes doivent être compris par lui. Ce qui est requis de sa part doit être à la
mesure de ses compétences et de ses moyens tant en personne, en matériel qu’en horaire.
On ne peut exiger l’impossible que dans une situation exceptionnelle. Mais en temps
normal, une demande exorbitante peut être source de découragement et d’inefficacité.
La formulation même suffit à rendre pénible une exigence tout à fait naturelle.
b- Un ordre doit établir une relation personnelle d’homme à homme. Personne n’aime à
entendre une injonction brutale, car on a l’impression d’être considéré comme un objet
ou une machine insensible. Il ne faut jamais oublier que la manière d’ordonner influence
déjà l’exécution.
c- Celui qui émet une directive doit tenir compte de la personnalité du destinataire (âge,
sexe, fonctions, caractère…) et des circonstances (urgence, lieu, présence des témoins,
ordre personnel ou collectif, rapport entre les deux intéressés…). Sans gêner la
concision, un mot d’amitié, de déférence ou d’encouragement peut transformer une
demande désagréable en un service à rendre, en une tâche enthousiaste. La fermeté
n’exclut pas la courtoisie.
3- L’ordre doit être complet
L’oubli d’un renseignement indispensable affaiblit trop de directives et a souvent pour
conséquence une exécution lente et imparfaite. Pour s’assurer que la directive qu’on donne est
complète, il faut se mettre à la place du destinataire et analyser les informations dont il a besoin
pour agir.
4- L’ordre doit parvenir à son destinataire
Si l’on désire avoir la certitude qu’un ordre a bien été reçu, on peut demander que le destinataire
en accuse réception. Pour une note de service, une circulaire ou tout autre document important,
on annexera au texte une fiche d’émargement qui sera retournée après lecture et signature au
bureau d’origine. Le signataire reconnaît par-là que l’ordre lui a été communiqué et engage
ainsi sa responsabilité.

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5- L’ordre doit être bien présenté


- La feuille blanche de format A4 est de rigueur ;
- Le texte sera de préférence saisi et en caractère lisible ;
On n’omettra pas :
- La référence et la date ;
- Le nom et la qualité du responsable ;
- Les noms et qualités des destinataires (on cochera le nom du destinataire sur
l’exemplaire qui lui sera remis);
- L’objet et la note.
NB : On évitera les fioritures de style (élément ajouté destiné à embellir), les expressions
imagées, les métaphores, les grands développements non divisés en paragraphes. Le style ne
sera ni familier ni emphatique.
Plus un ordre est important et largement diffusé, moins il admet l’improvisation ;
Diriger n’est pas nécessairement soumettre, mais c’est aussi et surtout faire comprendre.

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