Código: SC-P-03

PROCEDIMIENTO Versión: 05
DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO Y/O Fecha Elaboración:
EVALUACION A PLANES DE MEJORAMIENTO 14/08/2013
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24/09/2013

1. OBJETIVO

Realizar las auditorias de seguimiento y evaluación para determinar la eficacia de las acciones tomadas
sobre los hallazgos contenidos en los planes de mejoramiento.

2. ALCANCE

Inicia con la elaboración del Cronograma de Seguimientos y/o Evaluaciones y finaliza con el archivo del
documento de trabajo.

3. DEFINICIONES

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de No Conformidades, con el objeto de
prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de las No
Conformidades encontradas.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan
una entidad.

Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al

evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoria.

Auditorias de Evaluación: Es una auditoria de seguimiento en la cual su énfasis es Emitir juicios

críticos sobre la validez, bondad y utilidad de los Planes de Mejoramiento Se puede realizar tanto
internamente como por evaluadores/as externos, se vale del seguimiento y la medición y es
concluyente.

Auditorías de Seguimiento: Su propósito es establecer e informar, si las observaciones y

recomendaciones contenidas en los Planes de Mejoramiento han sido tenidas en cuenta e
implementadas en su oportunidad y el efecto de la misma en una mejor administración de la entidad
pública y el cumplimiento de sus objetivos. Las características de las auditorias de seguimiento son la
recolección de Información aislada sobre el progreso de los elementos en los Planes de
Mejoramiento. En principio, se debe realizar internamente por los gestores del programa o proyecto y
su naturaleza es Informativa.

Control: Definido como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar
su desempeño y orientar las decisiones.

Corrección: Conjunto de acciones para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en
riesgos la ejecución de los procesos.

Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Evaluación: Es una función que consiste en hacer una apreciación tan sistemática y objetiva como
sea posible sobre un proyecto en curso o acabado, un programa, plan o un conjunto de líneas de

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acción, su concepción, su realización y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los

objetivos y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la
viabilidad. Una evaluación debe proporcionar informaciones creíbles y útiles, que permitan integrar las
enseñanzas obtenidas en los mecanismos de toma de decisiones, tanto institucionales como de las
entidades adscritas del sector.

Su finalidad es juzgar el mérito y valor de un plan programa o proyecto mediante la aplicación de un

conjunto de técnicas analíticas.

Las características de la evaluación son: 1.- Emitir juicios críticos sobre la validez, bondad y utilidad
del plan programa o proyecto 2.- Se puede realizar tanto internamente como por evaluadores/as
externos. 3. Se vale del seguimiento y la medición 4.- Es concluyente

Evidencia: Información sobre hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que

sustenta las conclusiones del auditor. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos procedimientos
empleados por el auditor en el curso de una auditoría. La evidencia es competente, cuando es válida
y confiable; es relevante cuando guarda una relación lógica y patente con el hecho a demostrar o
refutar; es suficiente cuando es objetiva y convincente y sirve para sustentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones del auditor.

Fuente de dato Primaria: Es la (fuente documental) que se considera material de primera mano
relativo a la auditoria que se realiza por ejemplo: registros, entrevistas, archivos de computador o
evidencias en el área que genera o administra la información.

Fuente de dato Secundaria: Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias, e
implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación. Por ejemplo: Información
obtenida de otros informes, páginas web, entes de control, sistema de quejas, reclamos y peticiones.

Plan de Mejoramiento: Son las acciones que debe tomar la administración con base en las
recomendaciones dadas en auditorías anteriores para corregir situaciones observadas por los
equipos auditores, para desarrollar en un determinado tiempo, y a cargo de un responsable
designado por área y/o proceso.

Seguimiento: Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus

resultados, tanto en sus ámbitos de gestión como de resultados, para comprobar el avance de un
plan programa o proyecto. Las características de las auditorias de seguimiento son 1.- La recolección
de Información aislada sobre el progreso de los elementos de los Planes de Mejoramiento. 2.- En
principio, se debe realizar internamente por la gestores del plan, programa o proyecto y 3.- Su
naturaleza es Informativa.

4. SIGLAS

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5. NORMATIVIDAD

5.1. CONSTITUCIÓN.
 Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 Y 269.

5.2. LEYES.
 Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9.

5.3. DECRETOS.
 Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.

 Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno
de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se
dictan otras disposiciones.

 Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a
elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades
y organismos del Estado.

 Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones
del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior.

5.4. OTRAS
 Normas de Auditoría generalmente aceptadas.

 Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, del Departamento Administrativo de la Función
Pública.

6. DESARROLLO

6.1 Flujo gramas

6.1.1 ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA ANUAL DE SEGUIMIENTOS Y/O EVALUACIONES

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Establecer Establecer de manera general el Jefe y
1
cronograma de cronograma de seguimientos según Coordinadores
Seguimientos y/o las obligaciones de Control Interno y de la Oficina de
Evaluaciones según requerimientos de la alta dirección de Control Interno
las obligaciones de las acciones implementadas dentro de
Control Interno y la planeación general de la Oficina de
requerimientos del Control Interno.
nivel jerárquico
superior de las Nota: Los requerimientos del Superior
acciones Jerárquico pueden ser a demanda, por

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implementadas. lo tanto se podrán programar

auditorias de seguimiento y/o
evaluación según se requiera.
Asignar los equipos Asignar los equipos y/o auditores,
2
y/o auditores teniendo en cuenta su perfil, Jefe y
responsables de disponibilidad de tiempo y su carga Coordinadores
acuerdo al laboral y consignar en acta de reunión de la Oficina de
cronograma definido. para dar inicio a la ejecución del Control Interno
cronograma. Podrán realizarse las
reasignaciones que se requieran
según las necesidades.

6.1.2 EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA DE SEGUIMIENTO Y/O EVALUACIÓN

No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Revisar auditorías Revisar auditorías realizadas, y sus
1
realizadas, y sus Planes Planes de Mejoramiento
de Mejoramiento correspondientes, otros documentos
correspondientes y/o relevantes de seguimiento y/o
necesidades de evaluación de los Planes de
seguimiento Mejoramiento y las acciones
correctivas o de mejora suscritas y otra
documentación relevante.

Nota: En caso de Incumplimientos en

la presentación oportuna, en los Funcionarios
tiempos acordados de algún plan de asignados de la
mejoramiento y/o avance por parte del Oficina de
responsable, la Oficina de Control Control Interno
Interno realizará un primer llamado de
atención al responsable, con copia a
su superior inmediato. Si el
Responsable reincide en la no
presentación de otro plan de
mejoramiento y/ avance, se informará
a la oficina de Control Interno
Disciplinario, solicitando se inicie la
respectiva investigación.

Consolidar los planes Los planes (de mejoramiento, de Funcionarios

2
según la naturaleza de acción, de desarrollo administrativo asignados de la
la Auditoria Internas o etc.) se consolidaran y organizaran de Oficina de
Externas, y según la manera tal que sea posible analizar la Control Interno
naturaleza del ente información a través de filtros. (Tablas
auditor dinámicas de Excel) y según los
requerimientos y términos del ente
rector si fuera el caso, en todo caso
tomando como base los datos que
aparecen en el “Plan de

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No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

Mejoramiento Funcional o por
Procesos” SI-AS-P-04-F-02. En el
caso de las auditorias de la CGR se
tomaran como base los formatos
establecidos por dicho ente.
Nota: Este plan consolidado servirá de
lista de verificación para las acciones
de mejoramiento.
Solicitar a los Solicitar al responsable de cada plan
3
responsables por algún de mejoramiento por medio escrito
medio escrito (correo (correo electrónico, SIGOB, etc.) el
electrónico, SIGOB etc.) reporte del estado de las acciones
el reporte del estado de correctivas a su cargo.
las acciones correctivas
Nota 1: Para las los informes de
seguimiento puede ser suficiente el
uso de fuente de datos Indirecta y
complementarla con fuentes de datos
directas donde el Auditor lo considere
necesario. Para los informes de
evaluación se debe siempre ir a la
Funcionarios
fuente de datos directa
asignados de la
Oficina de
Nota 2: El Responsable podrá solicitar
Control Interno
por escrito modificaciones al Plan de
Mejoramiento en las acciones de
mejora o en el tiempo de terminación
teniendo en cuenta los siguientes
aspectos: 1.- Que el avance de la
acción de mejora sea mayor o iguala
un 50% y/o el tiempo transcurrido para
dar cumplimiento a la acción no supere
el 50% del tiempo asignado.
2.- Se Justifique plenamente el
cambio en el plan.
La oficina de control Interno aprobará
o negará dicho cambio.
Consolidar los Consolidar en hoja electrónica los Funcionarios
4
resultados reportados. resultados reportados por los asignados de la
auditados, el cual deben reportar a Oficina de
través del formato “Plan de Control Interno
mejoramiento Funcional o por
Procesos” SI-AS-P-04-F02.

Nota: En el caso de planes de

mejoramiento de CGR se utilizara el
formato y metodología establecidos
por dicha entidad.

En el caso de los planes de

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No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

mejoramiento Internos se consolidan
en hoja electrónica los planes de
mejoramiento al cual se le están
realizando las auditorias tanto de
seguimiento como de evaluación.
Concertar cita con el Concertar cita con el responsable del
5
responsable del plan de plan de mejoramiento respectivo y
mejoramiento respectivo realizar verificación de las evidencias Funcionarios
y realizar verificación dedel los avances reportados. asignados de la
las evidencias de los Oficina de
avances reportados Nota: En caso de imposibilidad de Control Interno
verificar las evidencia en el área, se
dejará evidencia de las Funcionario
comunicaciones y las razones por la responsable del
cuales se presentó la dificultad. En plan de
todo caso no se podrá aceptar la mejoramiento
actualización el avance sin la
verificación evidencias.
Elaborar papeles de Elaborar papeles de trabajo según Papeles de trabajo
6
trabajo y hacerlos firmar formato “Papeles de Trabajo” SC-P- con firmas y
del responsable del Plan 03-F-01, o si se requiere dejar registro evidencias Funcionarios
de Mejoramiento de la reunión de seguimiento se podrá asignados de la
usar en su lugar el Formato ”Plantilla Oficina de
Lista de Asistentes” SI-G-01-F-02 Control Interno
siempre y cuando se diligencie su
anexo. En ambos casos se debe Funcionario
evidenciar el seguimiento realizado y designado del
la firma del responsable del plan de área o del
mejoramiento o su delegado y anexar proceso
y/o referenciar las evidencias
relevantes.
Consolidar cuadro de
7
seguimiento / Realizar ajustes del Formato Excel que Funcionarios
Evaluación por Consolida los resultados reportados en asignados de la
procesos, áreas o el formato de “Plan de Mejoramiento Oficina de
responsables según el Funcional o por Procesos” SI-AS-P- Control Interno
caso 04-F-02 de cada auditoria.

Analizar Cumplimiento y Analizar Cumplimiento y Elaborar

8 Funcionarios
Elaborar Informe de Informe en formato Informe de
Seguimiento / Auditorias de Seguimiento y/o asignados de la
Evaluación Evaluación SC-P-03-F-02 y remitirlo a Oficina de
su superior Inmediato Control Interno

Revisar y aprobar Revisar y aprobar Informe de Vo.Bo. Jefe de

9
Informe seguimiento o de evaluación con visto Control Interno
Jefe y
bueno de coordinador y jefe .
Coordinadores
de la Oficina de
Nota: La revisión del informe se podrá
Control Interno
realizar por medio de correo
electrónico. En caso de que se NO Aprueba

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requieran ajustes ir al paso 9 o “paso 11”
anteriores.
SI Aprueba
“paso 13”
Si es del caso Elaborar En caso de requerirse elaborar Informe
10 Coordinadores y
Informe ejecutivo y ejecutivo y presentación para la alta
presentación para la alta Funcionarios
dirección según la Guía de
dirección según la Guía asignados de la
Elaboración de Informes de ley SC-G-
de Elaboración de Oficina de
01.
Informes de ley Control Interno

En caso de ser En caso de requerirse, remitir a través

11
necesario remitir a de memorando el informe a los
través de memorando el responsables de los planes de
informe a los mejoramiento con copia a su jefe Jefe Oficina de
responsables de los inmediato. Control Interno
planes de mejoramiento
con copia a su jefe Nota: En el memorando que se remita,
inmediato se indicaran los puntos relevantes del
informe que presenten desviaciones
significativas o incumplimientos en las
acciones de mejoramiento.
Archivar Entregar para archivo del área de Funcionarios
12
Control Interno los resultados del designados de
proceso auditor la Oficina de
Control

7. REGISTROS

 Informe de Auditoría de Seguimiento o de Evaluación

 Memorando remisorio del Informe de Seguimiento o Evaluación

8. INFORMACIÓN

INFORMACIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

GENERADA
N/A N/A N/A N/A

9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

INFORMACIÓN
Plan de mejoramiento Hoja electrónica que Funcionario designado de Archivo del Funcionario
Consolidado en Excel permita realizar el la oficina de Control Designado y copia por medio

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seguimiento a las Interno de Correo Electrónico al jefe

acciones de mejoramiento de Control Interno
definidas por el auditado

10. ANEXOS

 Anexo No. 1. Papeles de Trabajo. SC-P-03-F-01

 Anexo No. 2. Informe de Auditorias de Seguimiento y/o Evaluación. SC-P-03-F-02

11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

Se agrego el paso 4 consolidación de los planes de
mejoramiento.
06/10/2010 03
Se agrego nota en el paso 3 para establecer las
sanciones a que haya lugar por la no presentación de
planes de mejoramiento
Se actualizaron puntos de control y se redefinió el uso
de formatos de papeles de trabajo, lista de verificación y
30/01/2012 04
se actualizo respecto a la Guía de Rendición de
Informes de Ley SC-G-01
Se modifica la versión 4 con el fin de actualizar la
14/08/2013 imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de 05
certificación por la nueva entidad certificadora.

Elaboró Revisó y Aprobó

Firma Firma

Jorge H Torres R Gloria Inés muñoz Parada

Profesional Especializado Jefe de Oficina de Control
Interno
TRD:

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