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GUIDE D’UTILISATION DE LA PAIE

Version 21

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Sommaire

1. INTRODUCTION 4
2. LANCEMENT DU PROGRAMME 4
2.1. Identification de l’Utilisateur 4
2.2. Ouverture de la Société de paie 5
3. ORGANISATION DE LA PAIE 6
3.1. Département, Services, Unités, catégories 6
3.2. Les Etablissements 7
3.3. Les Conventions collectives 8
3.4. Les Caisses de cotisation 8
3.5. Autres tables (nature de contrat, type d’entrée, absences, motif départ, 9
nationalité,..)
4. GESTION DES SALARIES 11
4.1. Accès aux salariés 11
4.2. Découverte de la fiche salarié 12
4.3. Joindre un document Administratif 15
4.4. Historiques Administratifs 16
5. LES RUBRIQUES DE PAIE 18
5.1 Créer une rubrique 18
5.2 Onglet rubrique 18
5.3 Onglet éléments constitutifs 19
6. MODELISATION COMPTABLE 20
6.1 Création d’un compte général 20
6.2 Création d’un compte auxiliaire 20
6.3 Création d’un compte analytique 21
6.4 Le journal de paie 22
6.5 Les écritures 22
6.5.1 Sélection personnel 23
6.5.2 Constante, Rubriques rattachées aux comptes généraux 24
7. TRAITEMENT DE LA PAIE 24
7.1. Les étapes de traitement 24
7.2. Saisie des Eléments variables de Paie 25
7.2.1. Modes de saisie des éléments variables de salaire 25
7.2.1.1. Saisie par rubrique 25
7.2.1.2. Saisie par salarié 26
7.2.1.2.1. Onglet Congés / Absences 26
7.2.1.2.2. Onglet Valeurs de Base 28
7.2.1.2.3. Onglet Bulletin Calculé 28
7.2.1.2.4. Modification du contenu d’une rubrique 29
7.2.1.2.5. Désactiver une Rubrique dans un bulletin 30
7.2.1.2.6. Réactiver une Rubrique 30
7.2.1.2.7. Insérer un Commentaire 31
7.3. Edition d’un Bulletin Salarié 32
2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 2
7.3.1. Etat d’un Bulletin après calcul 32
7.4. Calcul des Bulletins 33
7.5. Edition des Bulletins 33
8. LA GESTION DES ACOMPTES 33
8.1. Saisie des acomptes 34
8.2. Edition des acomptes 34
8.3. Déversement de l’acompte dans le bulletin 35
9. LA GESTION DES PRETS 36
9.1. Types de prêts 36
9.2. Objets des prêts 37
9.3. Saisie des Etablissements prêteurs 37
9.4. Saisie des prêts 38
9.4.1. Création du prêt 38
9.4.2. Déblocage d’un prêt 40
10. EDITION DES ETATS POST-PAIE 41
10.1. Le Livre de Paie 41
10.2. La Fiche Individuelle 41
10.3. Journal de Contrôle 42
10.4. Duplicata de Bulletin 42
10.5. Etats des cotisations et des charges 43
10.5.1. Etats des cotisations 43
10.5.2. charges salariales ou patronales 43
11. EDITION DES ETATS PERSONNALISES 44
12. SAUVEGARDE AVANT CLOTURE 45
13. LES CLOTURES DE PAIE 45
13.1. clôture intermédiaire 45
13.2. clôture mensuelle 46
14. PASSATION COMPTABLE 46
15. OUVERTURE DU MOIS 48

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 3


1. INTRODUCTION
Ce document retrace de façon détaillée, les étapes relatives aux différents traitements de la
paie Sage. Ce guide est destiné à l’utilisateur qui sera en mesure de traiter sa paie avec le
logiciel SAGE Paie & GRH.

2. LANCEMENT DE LA PAIE
Vous avez deux possibilités pour lancer la paie sage. Vous pouvez cliquez soit sur :

1 : L’icône du raccourci de Sage


Paie & RH situé sur le bureau

2 : Démarrer / Tous les


programmes / Sage / Sage
Paie & RH / Sage Paie & RH

2.1 Identification de l’utilisateur


Le lancement du logiciel fait s'ouvrir une fenêtre d'identification de l'utilisateur.
L'accès au logiciel est sécurisé, à chaque démarrage du programme, l'utilisateur devra saisir
sur cette fenêtre son code d'accès et son mot de passe.

Mode d’authentification : Sélectionnez Compte paie


Utilisateur : Saisir le code d’accès à la paie
Mot de passe : Taper votre mot de passe
Cliquer sur le bouton Continuer

Entrer votre code utilisateur et votre mot de passe qui vous sera donné par l’administrateur.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 4


2.2 Ouverture de la société de paie
L’ouverture de la paie consiste à ouvrir un fichier [nom de la société].PRH se trouvant
à un emplacement bien précis de votre ordinateur.
Vous avez trois possibilités pour ouvrir la paie. Vous pouvez cliquer soit sur :

1: Fichier / Ouvrir et rechercher


l’emplacement de votre fichier de paie.

2 : Le bouton Ouvrir de la barre de tâche

3 : Dérouler le menu Fichier et cliquer sur le


raccourci de votre dossier de paie. Ce raccourci
est disponible lorsque le fichier de paie a déjà
été ouvert au moins une fois.

Une fois la paie ouverte le nom de la société apparaît


sur la barre de titre. Sur la barre de tâche elle affiche la
version de la paie, type de paie, le mois en cours de
paie, la date du jour et l’utilisateur connecté.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 5


3. ORGANISATION DE LA PAIE
Chaque entreprise dispose d’une organisation interne. Sage Paie propose 4 types
d’organisations à savoir :

3.1 Départements, Services, Unités, Catégories.

Cliquez Listes / Organisations

Cliquez sur l’un des onglets


Départements, Services, Unités ou
Catégories pour sélectionner le type
d’organisation.

La méthode de création d’un élément de l’organisation s’applique de la même façon. Pour


notre cas nous allons prendre le cas de l’organisation Catégorie.

Faites un click droit de la souris pour


faire apparaître le menu contextuel et
sélectionner la commande
« Créer ».

Saisissez le code et
l’intitulé du Département.
Valider en cliquant sur le
bouton « Ok ».

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 6


Exemple d’organisation :
Départements : Finance, Ressource Humaine …
Services : comptabilité, paie…
Catégories : Cat1 Echelon 1, Cat3 Echelon 5…

3.2 Les Etablissements


Si la société possède plusieurs établissements ou succursales, on procède à leur création et
on enregistre les renseignements relatifs à chacun d'entre eux.

Cliquez sur le menu


Listes / Etablissements.

Faites un click droit de la souris


et sélectionner « Créer »

Saisir le code et la raison sociale. Les autres


informations sont facultatives. Valider la
saisie en cliquant le bouton « Ok ».

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 7


3.3 Les Conventions Collectives
Une convention collective un accord conclu entre des employeurs ou une organisation
patronale et un ou plusieurs syndicats de salariés en vue de régler les conditions d'emploi
des travailleurs et les garanties sociales qui y sont attachées.

Cliquez sur le menu Listes /


Conventions collectives pour
activer cette commande.

Faites un click droit de la souris


et sélectionner « Créer »

Saisir le code et l’Intitulé.

3.4 Les Caisses de Cotisations


Les Caisses de recouvrement des cotisations sont les différents organismes auxquels
l'entreprise verse des cotisations (CNPS, DIPE, CREDIT FONCIER et FNE, RAV, etc..)

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 8


Cliquez sur le menu Listes / Caisses de
cotisations pour activer cette commande.

Faites un click droit de la souris


et sélectionner « Créer »

Renseigner sur l’onglet


« Adresse » les
informations relatives à
la caisse de cotisation.

3.5 Autres Tables


Une liste de tables a été pré paramétré tel que les Natures de contrat, les Types
d'entrée, les Motifs d'absence, les Motifs de départ, les Fonctions, les
Conditions de travail et les Nationalités…

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 9


Cliquez sur le menu Listes /
Gestion des Tables une
fenêtre s’affiche :

Voici en image, quelques-unes de ces tables.


- Nature de contrat utilisé lors de la création d’un nouveau salarié.

- Les types d’entrée utilisée lors de la création d’un nouveau salarié.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 10


- Les Motifs de départ utilisés lors de la sortie d’un salarié.

- Les Fonctions entreprises : Poste occupé par l’employé au sein de l’entreprise

4. GESTION DES SALARIES

4.1 Accès aux Salariés


** Accès à la liste du personnel **
Vous avez deux possibilités pour accéder à la fiche du personnel. Vous pouvez cliquer
soit sur :
1 : Listes / Fiches de personnel.
2 : L’icône de raccourcis Salariés située sur la barre de tâche.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 11


** Création d’un salarié **
Vous avez trois possibilités pour créer un salarié, Après la liste des salariés affichée,
Vous pouvez soit :
1 : Faire un click droit de la souris et sélectionner le bouton « Créer »
2 : cliquer sur le menu Edition / Créer
3 : cliquer sur l’icône de raccourcis Créer située sur la barre verticale.
L’icône de
raccourcis Créer

4.2 Découverte de la fiche Salarié :


Données Etat Civil :

Saisissez le
matricule, le Rattacher la photo
nom, les du salarié en
prénoms et la cliquant sur le
situation bouton « Photo »
familiale. et saisissez les
noms de ces
enfants en cliquant
Saisissez la sur le bouton
date de « Enfant ».
naissance, la
nationalité, le
numéro de
CNPS et la
clé.

Renseignez
l’adresse mail
du salarié.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 12


Coordonnées :

Saisir l’Adresse
complète du
salarié

Renseignez les
coordonnées
bancaires du
salarié
Définir le mode
de paiement du
salarié

Poste :

Saisir la date
d’embauche. Les
autres dates sont
automatiquement Ici on l’ancienneté
mises à jour. Choisir en nombre de
Le type d’entrée dans mois et en année.
la société et
l’établissement du
salarié.

Attribuez les
différentes
structures
d’organisations
.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 13


Contrat :

Sélectionnez la
convention
collective.
Sélectionnez la
nature du contrat
(CDD, CDI…) et la
date de début.

Attribuez l’emploi,
la qualification.

Paie :

Sélectionnez le Bulletin
modèle, saisir le salaire
de base du salarié.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 14


Congés :

Permet de visualiser les cumuls congés en nombres de jours et en montants.

Les autres onglets tels que les DNA-AC, DADS-U, Contrats sociaux, Administratif,
Compétences, Complément, Libre, Carrière, Formation, Temps ne seront pas vu,
mais sont utilisés en fonction du paramétrage propre à chaque entreprise. Généralement
l’onglet Administratif permet d’affecter au salarié son compte auxiliaire.

4.3 Historiques Administratifs


Cet onglet permet de voir toutes les modifications apportées à la fiche du personnel. Les
données modifiées sont précédées d’un crayon

Choisir par un click, l’information par


thème (changement de situation,
situation familiale, Affectation, Salaire).

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 15


4.4 Joindre un document Administratif
Cette fonctionnalité est utile pour mettre en pièces jointes de la fiche de personnel les
documents tels que le contrat de travail numérisé, la sanction etc.

Cliquez sur « Documents »


puis sur « Documents
administratifs »

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 16


2) Cliquez sur le bouton « Ajouter »
pour choisir votre document.

3) Rechercher
votre document
dans son
emplacement et
sélectionnez-le
puis cliquez sur le
bouton « ouvrir »
pour joindre le
document.

4) Le document joint s’affiche dans la liste. En


double cliquant dessus le document s’affiche sous.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 17


5. LES RUBRIQUES DE PAIE
Les rubriques de paie sont les différentes lignes qui figurent sur les bulletins de paie. On
distingue 3 types de rubriques :
• Les rubriques de brut : ce sont les éléments composant le salaire brut du salarié (salaire
base, primes…)
• Les rubriques de cotisation : les cotisations salariales et patronales (CNPS, FNE, IRPP,
CCF, TAXE COMMUNALE, CAC…)
• Les rubriques non soumises : ce sont les éléments qui viennent en augmentation ou en
diminution du net à payer (Acompte, prêt…).

5.1 Créer une rubrique

Cliquez sur le menu


Listes / « Rubriques».

Faites un click
droit de la souris
et sélectionner la
fonction « Créer »

5.2 Onglet Rubrique


Sélectionner le
type de rubrique

Saisir le code et
le libellé de la
rubrique

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 18


5.3 Onglet éléments constitutifs

Sur cet onglet la présentation sera différente d’un type de rubrique à une autre.

Type de formule : Choisir la formule de calcul qui va s’appliquer à la rubrique.

Montant : définir le sens de la rubrique (gain, retenue)

Eléments de la formule : Définir les éléments constituant la formule par le choix


de valeur ou des constantes.

Pour une rubrique de type brut et non soumise

Pour une rubrique de type cotisation

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 19


6. LA MODELISATION COMPTABLE
La modélisation comptable consiste à créer un journal de paie destiné à être édité ou
récupéré par un logiciel de comptabilité. Il est constitué de comptes généraux qui
reprennent l’ensemble des mouvements des rubriques définies du mois.

6.1 Création d’un compte général


Cliquez sur Listes / Modélisation
comptable / Comptes Généraux.

Faites click droit de la souris et


sélectionner « Créer ».

Renseigner les zones comptes, intitulé. Sélectionner les sens du compte débit ou crédit
(encadré).

Les cases à cocher type permet de déterminer si le compte est ventilable (soumis à
une répartition analytique) ou collectif (encadré).

6.2 Création d’un compte auxiliaire

Cliquez sur « Comptes auxiliaire »


du menu « liste\modélisation
comptable ».

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 20


Cliquez sur « Créer ».

Saisir le numéro du
compte et son intitulé.

6.3 Création d’un compte analytique

Du sous menu « modélisation


comptable » cliquez su
« comptes analytique ».

A partir de la liste des


« comptes
analytiques », cliquer
sur « Créer » du menu
contextuel.

Créer vos comptes


analytiques en
attribuant un compte
et un intitulé.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 21


6.4 Le journal de paie

Cette fonction permet de saisir


les journaux comptables sur
lesquels le programme doit
générer les écritures de paie.

A partir de la liste des


« journaux », cliquer sur
« Créer » du menu
contextuel.

Créer votre journal


attribuant un code et un
intitulé.
Si un pont existe entre la
paie et la compta, les
codes journaux doivent
être les mêmes.

6.5 Les Ecritures


Cette fonction permet de saisir les écritures des pièces comptables qui seront
générées mensuellement après clôture de la paie.

« Listes \ Modélisation
comptable », cliquez sur
« Ecritures ».

Faites un double click sur le


journal sur lequel la pièce devra
être enregistrée.

Sur l’un des comptes généraux


ou auxiliaires créés un
sélectionnez « créer » du menu
contextuel

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 22


Remplir le journal par les
comptes qui doivent y figurer.
Sur le menu contextuel cliquer
sur « créer » pour insérer le
compte.

Informer le compte à insérer


dans le journal en sélectionnant
le compte général ou auxiliaire,
une référence, le libellé et le
sens.

6.5.1 Sélection personnel

Si l’utilisateur emploie une comptabilité auxiliaire, pour obtenir un


détail par salarié, la zone regroupement de doit pas être cochée.

Par défaut la sélection


porte sur tous les
matricules De 0 A 9999,
pour les comptes
auxiliaires on peut
sélectionner matricule par
matricule.

La partie « ventilation sur » est actif lorsque le compte général avait été définit
ventilable.
Sur Ecriture : le programme se réfère aux ventilations crées dans le compte
général.
Sur département, services, catégorie, établissement et salarié : le programme
se réfère aux ventilations analytiques créées par la fonction ventilation par…

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 23


6.5.2 Constantes, Rubriques rattachées aux comptes généraux

Se positionner dans l’onglet


correspondant au type
d’éléments que l’on souhaite
raccrocher à la ligne d’écriture.
Passer par le bouton « Insérer »
pour ajouter l’élément.
Valider en quittant le formulaire.

7. TRAITEMENT MENSUEL DE LA PAIE


Le traitement de la paie la suppose que tous les éléments concourant à son traitement
sont disponibles (événements et éléments variables, taux du mois), et que les fiches de
personnel ont été mise à jour si nécessaires (création des nouveaux salariés et
modification de celles existantes).

7.1 Les étapes de traitement de la paie


Le traitement mensuel de la paie se fait suivant une suite logique et irréversible
d’opérations suivantes :

1. Création des nouveaux salariés et saisie des données de base du Personnel

2. Modification des éléments fixes de la paie : Augmentation du salaire de base


etc.

3. Saisie des éléments variables de la paie mensuelle : Acomptes, Heures


Supplémentaires etc.

4. Création des nouveaux prêts

5. Edition des bulletins à l’écran

6. Edition du livre de paie mensuelle pour contrôle des données saisies

7. En cas d’erreur de saisie après contrôle, Modification des données erronées

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 24


8. Edition des bulletins à l’écran

9. Edition du livre de paie mensuelle

10. Edition du journal de control OD de Paie : s’assurer que le journal est équilibré

11. Edition des bulletins de Paie sur papier

12. Edition des Bordereaux de virement bancaires des salaires

13. Edition du billettage : Paiement en espèces

14. Edition des Etats légaux : DIPE CNPS, DIPE TRESOR, RAV, FNE, CCF

15. Edition des états standards de la Paie : Etat résumé des cotisations etc.

16. Edition des différents états spécifiques de la Gestion Avancée (G.A)

17. Sauvegarde avant clôture : S’assurer que tous les bulletins ont l’état édité

18. Clôture de la Paie Mensuelle

19. Edition du journal de Paie

20. Génération des OD de Paie pour importation dans la comptabilité

21. Sauvegarde après clôture

22. Ouverture du nouveau mois de Paie

NB : Cet ordre est à respecter scrupuleusement.

7.2 Saisie des Eléments Variables de paie

7.2.1 Modes de saisie des Eléments variable de salaire

Il existe 2 méthodes de saisie des éléments variables de paie

7.2.1.1 Saisie par rubrique


Pour chaque rubrique (éléments variables) on saisie la valeur pour chaque
salarié

A partir du menu « gestion », cliquez sur


« Préparation par rubrique ».

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 25


Double click
sur le salarié
qui doit avoir
la rubrique.

Faites un
double click
sur la rubrique
concernée

Activez la
rubrique en
cliquant sur le Saisir la
coche. valeur ou la
constante à
insérer.

7.2.1.2 Saisie par Salarié

Saisir la valeur ou
la constante à
insérer.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 26


Sélectionner le
salarier à traiter par
un double click.

7.2.1.2.1 Onglet Congés / Absences


Permet de gérer les congés selon le mois d’anniversaire (date d’anniversaire) et
les éléments variables d’absence > Onglet Cumuls Congés

 L’onglet Cumuls congés


Permet de gérer les congés selon mois d’anniversaire (date
d’anniversaire) et les éléments d’absence Congé de circonstance pris
dans le mois

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 27


Click sur l’onglet Cumuls congés pour renseigner les événements
variables dans la colonne « Valeur » (abs maladie, abs non payée,
congés de circonstances) en nombre de jours.

7.2.1.2.2 Onglet Valeurs de base

Permet de renseigner les heures supplémentaires, ainsi que les autres éléments
variables du mois dans la « colonne Valeur », respectivement des « Heures
supplémentaires » et « Cumuls libres ».

La « colonne
valeur » où
l’on peut saisir
des valeurs.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 28


7.2.1.2.3 Onglet Bulletin calculé
Un click sur l’onglet « Bulletin calculé » pour calculer le bulletin du salarié,
mais aussi de le visualiser (cf fenêtre ci-après).

Cliquez sur le bouton « Ok » pour valider les renseignements et fermer la


fenêtre du bulletin salarié. La fenêtre ‘Bulletins salariés/Liste des salariés’
revient à l’écran.

NB : Un bulletin salarié peut être calculé autant de fois que nécessaire tant que
la paie en cours n’est pas clôturée.

7.2.1.2.4 Modification du contenu d’une rubrique :


Une rubrique paramétrée peut être modifiée au profit d’un montant souhaité.

Procédure :
Le bulletin du salarié étant affiché, sélectionner la rubrique concernée et cliquer
soit sur :

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 29


Click droit de la
souris, sur le
menu contextuel
cliquer sur la
commande
« Modifier une
rubrique »

Résultat : La fenêtre représentant la rubrique et éléments de calcul s’affiche

Saisir dans la
zone « Montant »
le montant
souhaité. Valider
en cliquant sur
« Ok ».

NB :
 Si la rubrique est désactivée puis réactivée, elle reprend son état
normal de calcul
 Une rubrique reste modifiée pour le salarié et la paie en cours, elle
reprend son état normal de calcul à la paie suivante

7.2.1.2.5 Désactiver une rubrique dans un bulletin salarié :

Il est possible de désactiver exceptionnellement l’octroi d’une prime à un


salarié.
Pour cela, aller dans le bulletin du salarié, désactiver la rubrique ; celle-ci
restera désactivée pour ce salarié jusqu’à sa prochaine activation.
Procédure :

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 30


Le bulletin du salarié étant affiché, sélectionner la rubrique concernée et
cliquer soit sur :

Click droit de la souris,


commande « Désactiver une
rubrique ».

7.2.1.2.6 Réactiver une rubrique dans un bulletin salarié :

Pour réactiver une prime


salarié, placez vous sur
le bulletin de ce dernier.
Sur l’onglet Rubriques
faites un click droit de la
souris, cliquez sur la
commande « Activer
une rubrique ».

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 31


Le programme vous
montre les rubriques à
activer/réactiver. Une
fois la sélection finie
cliquer sur l’icône ici-
bas pour valider.

7.2.1.2.7 Insérer un commentaire dans une rubrique

Soit sur l’onglet « bulletin calcul » ou


sur l’onglet « rubrique », faites un click
droit de la souris et cliquez sur la
commande « Commentaire ».

Sélectionner la rubrique à commenter puis activer la commande


« Commentaire »du menu « Edition », ou soit celle du click droit de
la sourie.

Les zones de saisie du commentaire, à


associer à la rubrique s’affichent.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 32


Saisir le commentaire et cliquer sur « Ok » pour valider.

7.3 Edition d’un bulletin salarié

Le bulletin salarié étant affiché après calcul, l’édition de celui-ci est possible par :
 Un click sur la commande « Edition du bulletin » du menu « Edition »,
 Un click droit du bouton de la souris dans le corps du bulletin, puis commande
« Edition d’un bulletin »

Cliquer sur la
commande « Edition
du bulletin » à partir
du click droit de la
souris.

Cette édition peut être faite soit à l’écran ou soit sur papier.

Cochez sur période pour l’impression d’un bulletin d’une période


particulière.

« Ok » pour
continuer

Click sur le bouton « Ok »,


après sélection du mode de
sortie (aperçu, ou
impression sur papier), ou
même au format PDF.
2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 33
7.3.1 Etat d’un bulletin après calcul et édition
Les icônes ci-après représentent l’état d’un bulletin salarié après calcul ou
édition :

Etat calculé :
Calculatrice

Etat édité :
Imprimante

7.4 Calcul des bulletins


La commande « Calcul des bulletins » du menu « Gestion » permet de lancer
simultanément le calcul de tout ou partie des bulletins salariés après saisie des
éléments variables du mois.

Click sur le bouton « Ok »


pour lancer le calcul.

Une sélection par salarié est possible en


cliquant sur le bouton sélection manuelle est
.
sélectionne les salariés à prendre.

7.5 Edition des bulletins


La commande « Edition des bulletins » du menu « Gestion » permet de lancer
simultanément l’édition de tout ou partie des bulletins salariés après calcul.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 34


Click sur le bouton
« Ok » pour lancer
l’édition.

8. LA GESTION DES ACOMPTES


Cette fonction permet la saisie des acomptes pris par le salarié au cours du mois et de le
déverser dans le bulletin de paie.

8.1 Saisie des acomptes

Sur le menu Gestion\Acomptes


cliquez sur la commande « Saisie »

Faites un double click sur le salarié

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 35


Saisir le montant à
verser

8.2 Edition des acomptes

Faites un click droit de


la souris, et cliquez sur
la commande « Editer ».

Lancer l’impression en
cliquant sur « OK »

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 36


8.3 Déversement de l’acompte dans le bulletin
NB : Avant de déverser les acomptes dans le bulletin, éditez l’Etat De virement des
Acomptes en Cliquant sur le menu Gestion / Acomptes / Virement disquettes et
cochez l’option Paiement définitif.

Marche à suivre :
 Cliquer sur le menu Gestion
 Cliquer sur la commande menu Acomptes / Génération dans la paie

Sélectionner la rubrique
des Acomptes

Cliquer sur le
Bouton « OK ».

Consulter un bulletin de paie pour constater l’opération.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 37


9. LA GESTION DES PRETS

9.1 Types de prêts :


Permet de définir les différents types de prêts ou avances

Sur le menu listes \Tables des prêts


cliquez sur la commande « Type de
prêts ».

Click droit de la souris, sur le menu


contextuel cliquez sur « Créer ».

Saisir un code et un
Pour avoir un intitulé au prêt.
impact sur la
paie garder le
coche actif.

9.2 Objets des prêts

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 38


A partir du menu Listes\Tables
des prets, cliquez sur la
commande « Objets »

Sur la liste objets, click


droit de la souris pour la
création.

Saisir un code et un
intitulé pour l’objet.

9.3 Saisie des Etablissements prêteurs

A partir du menu
Listes\Tables des prêts,
cliquez sur la commande
« Etablissements prêteurs »

Sur la liste
« ’établissements
prêteurs », faites click
droits de la souris pour la
création.
Sur le formulaire
Etablissements prêteurs
saisir un code et un
intitulé.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 39


9.4 Saisie des prêts

A partir du menu Gestions,


cliquez sur la commande
« Prêts ».

9.4.1 Création du prêt

Sur la liste des salariées


prêts, faites un double
click sur le salarié. Click
droit de la souris, cliquez
sur « créer ».

 Onglet Caractéristiques

Saisir un code
littéral pour le prêt.

Renseigner
le type de
prêt, objet,
établissem Saisir la date de
ent décision du prêt

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 40


 Onglet description
Saisir la date de la
première échéance.
La périodicité de
remboursement peut
varier selon la sélection.

Renseigner le
Montant du
prêt, la durée
du prêt

Attacher le
prêt avec la
rubrique de
remboursem
ent

 Onglet Echéancier

Affiche une représentation


horizontale, en fonction de la
période, l’amortissement du
prêt.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 41


Click sur le bouton « Ok » de la fenêtre ci-dessus pour valider la création. Le prêt ainsi crée
est placé dans le statut « Non débloqué ».

9.4.2 Déblocage d’un prêt :


Permet de déclencher le prélèvement des échéances (le rendre actif dans le bulletin
salarié).

Pour débloquer un prêt, il faut le sélectionner puis faites click droit de la souris et
choisir déblocage des fonds.

Commande déblocage des


fonds à partir du menu
contextuel.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 42


10. EDITIONS DES ETATS POST-PAIE

Menu « Etats » propose l’édition des états périodiques de paie.


Ces états peuvent être édités à tout moment, avant clôture, c'est-à-dire après calcul ou
édition de bulletins et après clôture.

10.1 Livre de paie :


Etat permettant de justifier les versements effectués aux salariés par l’entreprise.

Activable à partir du menu


« Etats »

Valider la périodicité
choisie, les sélections et
les tris souhaités en
cliquant sur le bouton
« Ok »

10.2 Fiche individuelle :

Activable à partir du
menu « Etats »

La fiche individuelle
présente par salarié un
récap des montants
perçus et acquittés au
cours d’une période
donnée.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 43


10.3 Journal de contrôle

Activable à partir du menu


« Annexes »

C’est un état permettant de


générer le journal des écritures
de paie pour un contrôle avant la
passation comptable (solde débit
= solde crédit = 0).

La zone « Référence » concerne la partie référence en écriture dans


comptabilité Sage, vous pouvez saisir dans la zone « Référence » puis click sur
le bouton « Ok » pour lancer l’édition.

10.4 Duplicata de bulletin


Cette commande permet de rééditer un ou plusieurs bulletins de paie correspondant à
une période déjà clôturée.

Activable à partir du menu


« Annexes »

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 44


Sélectionner le salarié dont le
bulletin doit être réédité en double
cliquant, puis sélectionner la date
du bulletin à rééditer en cliquant
dessus et valider en cliquant sur le
bouton « Editer ».

10.5. Etats des cotisations et des charges


10.5.1 Etats des cotisations

Activable à partir du menu


« Annexes »

10.5.2 Charges salariales ou patronales Activable à partir du menu


« Etats\Etats des cotisations ».
Cliquez sur l’une des charges.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 45


11. EDITION DES ETATS PERSONNALISES
Les états personnalisés sont ceux créés par l’utilisateur pour satisfaire les besoins d’édition
qui ne sont pas créés en standard. La personnalisation et l’édition de ces états se fait par
menu GA.

Permet d’éditer les états paramétrés en les associant


aux critères de sélections.
Click sur la commande « Edition » du menu « GA »,
la fenêtre « Gestion avancée / Edition » apparaît.

Cette fenêtre présente d’une part


la liste de états dans sa partie
« Nom du modèle », et d’autre
part les critères de sélections
dans la partie
« Sélection ».

Cocher « Salariés
traités dans la
période », puis cliquer
sur « Ok ».

Le bouton
« Configuration »
Cocher « Aperçu permet de choisir
avant impression » l’orientation de l’état
pour visualisation à (portrait ou
l’écran paysage).

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 46


12. SAUVEGARDE DE LA PAIE AVANT CLOTURE
La sauvegarde d’un mois de Paie peut s’effectuer de deux (2) façons :

 Vous pouvez utiliser le Ms back-up ceci dans le souci d’économiser de l’espace


disque si votre base est considérable et vous devez conserver cette sauvegarde
sur votre disque dur. Cela n’est évidemment pas conseillé car si votre disque a
des problèmes vous risquez de ne plus récupérer vos informations. Le mieux est
donc d’effectuer les sauvegardes sur un support externe (lecteur Iomega
ZIP, disque externe…. ).

 Vous pouvez également effectuer une sauvegarde sous WINDOWS en copiant


tout simplement votre répertoire PMSSAARI/PMSSYBEL ou votre dossier de paie
(le fichier .PRH dans un autre répertoire).

13. LES CLOTURES DE PAIE

13.1 Clôture intermédiaire


Elle permet le traitement de plusieurs paies dans le mois. Elle valide et enregistre
les bulletins édités des salariés sélectionnés.
La clôture mensuelle met à jour les cumuls mensuels en consolidant toutes les
valeurs des bulletins intermédiaires. Nous recommandons de faire des
clôtures intermédiaires à des dates différentes et de la clôture
mensuelle.
A partir du menu
« Gestion\Clôtures », cliquez sur la
commande « Intermédiaire ».

A partir du menu
2IA – Guide Utilisateur Paie Sage « Gestion\Clôtures », cliquez sur la 47
commande « Intermédiaire ».
Le coche sur la gauche du matricule
salarié est le témoin de la sélection
pour les personnes prises dans la
procédure de clôture intermédiaire.

13.2 Clôture Mensuelle

Elle permet l’enregistrement définitif des bulletins pour le mois en cours de traitement.
NB : Vérifier avant la clôture :
1- Tous les bulletins sont dans l’état « Edité » pour tous les salariés actifs sur la période
de paie (cf colonne Etat de la liste des salariés de la fiche du personnel ou bulletins
salariés) ;
2- Le fichier du mois de paie en cours a été sauvegardé (.PRH)

Vérifier la date de clôture.


Appuyer sur « Ok » pour
continuer.

Après la clôture et avant l’ouverture du mois suivant ; vous devez générer votre
OD de Paie pour la comptabilisation automatique des écritures de paie.

14. PASSATION COMPTABLE

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 48


La passation comptable consiste à générer les écritures de paie. C’est le pont comptable à
destination du logiciel de comptabilité.

Si ce message apparaît cliquez sur


le bouton « Fermer » pour continuer.

La date proposée par défaut est celle du dernier


jour du mois. Par défaut tous les bulletins non
encore comptabilisé seront pris en compte.

-Génération : permet de générer le


fichier OD paie.
-Edition du journal paie : passe par
une impression.
-Simulation : simule un fichier test
généré.
-Comptabilisation définitive :
permet la comptabilisation des
bulletin des paie et d’enregistrer les
bulletins pour qu’ils ne soient une
seconde fois comptabilisés.

Type Ecriture Normal : les écritures générées sont des écritures définitives.
Type Ecriture Simulation : à utiliser uniquement si le logiciel de comptabilité est un
logiciel à même de traiter ce type d’écritures. Ces écritures générées sont des écritures
simulation et peuvent être modifiées ou supprimées de Sage Comptabilité.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 49


Cliquez sur le bouton
« Enregistrer » pour Lancer
l’enregistrement.

15. OUVERTURE DU MOIS DE PAIE

Après la clôture, la génération de l’OD de PAIE et de l’édition des tous les appropriés, vous
pouvez maintenant ouvrir le mois de Paie suivant.

Depuis le menu Gestion. La


commande « Ouverture du
mois ».

Cliquez sur le bouton « OK » pour


continuer.

2IA – Guide Utilisateur Paie Sage 50