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PROSPECT

PROSPECTION CLIENTS

2 Téléchargement
Présentation :
3 Installation

6 Ecran d’accueil
Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la
7 Paramétrage
gestion des données et l’accès direct à l’information.
18 Utilitaires
Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées,
23 Utilisation de Ditel Prospect contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients :
27 Importation d’un fichier
- dates de prises de contacts
- planning des prospects à relancer
Excel de vos prospects - le planning des appels
28 Importation directe d’un
Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les
fichier Ditel dans vos contacts sur votre force de vente
prospects Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un
temps précieux.
35 Visu des infos juridiques sur

Score3 Principales fonctionnalités :

45 L’impression d’étiquettes Base unique pour tous les contacts.


Accès à l'info par toutes les rubriques.
48 L’impression de factures
Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du
52 L’export de vos données réseau (appelé en informatique architecture client serveur).
Import export Excel de tout ou partie de la base.
55 L’envoi d’un SMS à partir de Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche
la fiche client client.
Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows
59 Options d’interface avec depuis la fiche client.
d’autres logiciels Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client.
Impression papier de la fiche client.
62 Utilisation avec contrôle des etc...
Utilisateurs

66 Procédure d’installation en

client Serveur
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Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :

Marche à suivre (cas n° 1):

Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur:


Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné :
(cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version
complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre
« Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait
directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie
du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour
des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la
machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite
lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si
celui-ci a bloqué cette fonction.
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement

Marche à suivre(cas n° 2):

Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur:


Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré
et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le
logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement.

Marche à suivre(cas n° 3):

Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option.

Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous
avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) :
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration
puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel
Prospect.
Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le
répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris
et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la
rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et
téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis
cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
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Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en


fonction de la vitesse de votre accès Internet.

Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-


dessus, appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation.
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Choisissez « suivant »

Choisissez « Standard »
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Choisissez « Installer »

Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.

Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.
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ECRAN D’ACCUEIL

Le menu principal comprend 5 boutons.

Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect


en fonction de votre activité commerciale.
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Paramétrage de Ditel Prospect

Ouvrez le menu « Fichiers ».

« Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier
bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice.
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Configuration Imprimante

Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur


le réseau ou imprimer dans un document PDF
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Pays
Contient la base de données de tous les pays + un jeu

« Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les


codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une
aide à la saisie pour éviter les erreurs).
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« Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos


commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs
contacts s’ils le désirent.
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« Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de


votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc.
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« Règlement » : vous renseignez les modes de règlement.


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« Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des


qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de
votre négociation.
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« Type actions » : les actions vous servent à définir pour


chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont
liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts.

« TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour


relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple.
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« Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous


gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans
l’immobilier par exemple
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« Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous


allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts
à relancer chaque matin.

Le paramétrage est un peu long au départ, mais


toutes les données sont essentielles pour une
bonne gestion de votre activité commerciale.
Chacun doit réfléchir en fonction de son organisation.
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Le menu « Utilitaires »
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« Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers


(messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers,
suite à une coupure de courant par exemple.
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« Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par


exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de
tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files.
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« Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte
vers d’autres applications (réservé à votre service informatique).
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« Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par


exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de
certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité
commerciale.

Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client.

Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela


facilite grandement son utilisation par la suite.

Utilisation en mode contrôle des utilisateurs

cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le


verrouillage de la fiche client.
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Utilisation de Ditel Prospect

Menu Principal

Ce sont les 6 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre
activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients.
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« Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux.
Il contient l’ensemble de vos contacts :

Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité.


Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels.
Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous
tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond
avec un t ou un d à la fin ?

Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches.
Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que
vous avez définie.
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Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations

Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects


« Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel.
- Pour importer les données provenant d’Excel
- Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à
importer.
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
- Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire
"défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de
votre importation.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
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Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro

Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne
sont pas dans votre fichier excel à importer
Par exmple :
Code règlement C pour comptant
Code commercial A pour Admistrateur
Qualification 0 pour Suspect
Code qualité P par exemple
Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à
mesure de votre travail commercial
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Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel
Qualif Pro dans vos prospects
Cliquez Sur le bouton Import Ditel
Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer :
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Définissez les différentes rubriques d’importation


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Et lancez l’import
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Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel
Qualif Pro par exemple :
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Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du


« SPANCO ».

Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection :

S uspect : l’ensemble des relations possibles

P rospect : une demande, une info, un contact extérieur

A ction : prise en compte de la demande

N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre

C onclusion : la concrétisation de la vente

O rdre : son règlement comptable


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Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation.

Les boutons du bas de la fiche vous permettent :

« Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la


modifier.

« Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect.

« Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance.

« Calendrier » : donne accès directement à l’agenda.

« Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal.


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La fiche client

Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est

renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont

propres à votre activité :

« Général » : c’est une vue globale de la fiche client.


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Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score


3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client
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« Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est


différent des coordonnées générales).
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« Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts.


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« Infos Financières »
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« Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos


conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple.
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« Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche
action : facture, contrat etc.
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Impression :

Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier.


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L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée :

Rendez-vous, appel téléphonique etc.

Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener :
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PAGE 44 PROSPECT

Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour.

Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour.


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L’impression d’étiquettes

Après avoir fait votre sélection : l’activité marketing par exemple, vous pouvez
imprimer des étiquettes adhésives pour réaliser un publipostage.

Cliquez sur le bouton Imprimer.


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Sélectionnez le format de vos planches d’étiquettes A4 et faites passer les fiches à


imprimer dans la partie droit e du tableau
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Cliquez sur le bouton Imprimer

Et si le format vous convient lancez l’impression de vos étiquettes


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L’impression de factures

Cliquez sur le bouton facturation


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Cliquez sur nouvelle

Les informations de la facture apparaissent en fonction des produits commandés

Cliquez sur OK

Cliquez sur Oui pour imprimer la facture


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Cliquez sur Imprimer


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L’historique de vos factures apparait à l’écran


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L’export de vos données :

Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après
avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non
encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers
Excel ces fiches

Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin
de toute la fiche
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Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par
exemple réaliser un mailing
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L’envoi d’un SMS à partir de la fiche client

Le logiciel Ditel SMS doit être installé dans le répertoire Ditel Prospect et configuré
(cf. notice Ditel SMS)

Cliquez sur le bouton SMS


Une fenêtre s’ouvre où vous pouvez saisir le SMS à envoyer (vous pouvez avoir saisi
un certain nombre de sms types dans le bloc note par exemple et faire un copier
coller dans cette fenêtre en fonction du message à envoyer)
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Les champs % à droite de la fenêtre sont remplacés par le contenu de la zone de la


fiche client au moment de l’envoi (identique au publipostage de Word par
exemple)

L’appui sur le bouton envoi valide l’envoi

Le texte de votre sms s’écrit automatique dans les infos commerciales

Bien sure le client peut répondre à votre SMS Vous pouvez lire les réponses en
cliquant sur le bouton réponses SMS au menu principal
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La fenêtre des réponses aux envois de SMS s’ouvre


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Une fois les réponses lues vous pouvez les supprimer

Chaque réponse va s’écrire sur la bonne fiche client dans les infos commerciales
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Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels :

Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel.

Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier
vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi
en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques
automatiques en cas d’urgence
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Le menu « ? »

Enregistrement : Contient le nom du propriétaire du logiciel

L’à propos vous informe sur la version du logiciel


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La présente notice se trouve également sous ce « ? »


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Utilisation en mode contrôle des utilisateurs

Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est-
à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains
clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur
le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa
base.

Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données


Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le
menu paramètres

L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne


pas effacer par inadvertance une fiche client.
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L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal


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Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des


opérations que peut effectuer le commercial.

Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel.


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L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du


groupe auquel il appartient.

Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour lui-
même et pour chaque commercial
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Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur

1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url :


http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip

2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect

Click droit > propriétés > partage

3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau »

Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect


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4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez >


envoyer vers > Bureau (créer un raccourci)
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5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour


chacun des postes sur la ligne cible exemple :

\\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3

C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes
données