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GESTION DES IMMOBILISATIONS

MANUEL
DE
L'UTILISATEUR

Division comptabilité & gestion financière


Service subventions et inventaires 14.02.14
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INTRODUCTION
> Définition d’une immobilisation pour l’Université

 Les immobilisations corporelles sont des biens qui sont détenus par l'Université pour
être utilisés dans le cadre de son activité, et dont on s'attend à ce qu'ils soient utilisés
sur plus d'un exercice.

Quelle que soit sa valeur, tout bien d’équipement répondant aux critères d’un bien
d’investissement au sens de la directive 0194 “Dépenses à prendre en charge sur les
crédits d'investissement” peut être activé.

L’activation est obligatoire au-dessus des seuils suivants

N/B :
- Dans le cas du mobilier, c'est le montant total de la facture et non de
l'équipement qui est pris en compte. Toute facture de mobilier d'un montant
supérieur ou égal à mille francs fera l'objet d'une immobilisation.

- Dans le cas du matériel informatique, tous les PC et serveurs sont enregistrés


quelque soit leur montant.
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Exemple de facture d’un bien immobilisé


Étiquette immobilisation Étiquette comptable
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INTRODUCTION
> Bref rappel de la procédure

Voir également la procédure “Gérer les immobilisations” du mémento de l'Université.

 Enregistrement d'une immobilisation

Le titulaire de fonds :
contrôle la facture.
appose l'étiquette comptable, qu'il remplit et vise.
appose l'étiquette spéciale pour les immobilisations, qu'il remplit.

Le Service INVES :
vérifie, modifie ou confirme les informations apposées sur la facture
avant l’enregistrement de celle-ci par le Service de la comptabilité.

Le Service de la comptabilité :
crée une fiche d'immobilisation dans le système informatique SAP,
puis comptabilise la facture.

Le Service INVES :
consulte la liste des immobilisations créées par la comptabilité.
vérifie la pertinence des données et porte les corrections et/ou
compléments éventuels.
imprime les étiquettes à codes barres correspondant aux numéros des
immobilisations.
se déplace pour coller l'étiquette sur le bien.

 Mutation des immobilisations

Le correspondant immobilisations :
effectue les demandes de mutations à l’aide de l’écran Intranet.
Le Service INVES :
consulte les demandes de mutations.
dans le cas d’un transfert vers un autre centre de coûts, effectue la
mise à jour de la fiche d’immobilisation.
dans le cas d’une sortie (quelque soit le motif), transmet la demande
au Service de la comptabilité.

Le Service de la comptabilité :
effectue les opérations comptables consécutives à la demande de
mutation.
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INTRODUCTION
Breftâches
> Les rappel du
de correspondant
la procédure immobilisations

 Entrée d'une immobilisation


i. Répondre aux demandes de renseignement du collaborateur du Service INVES, en cas
de :
- facture incompréhensible,
- impossibilité de distinguer les différents éléments constitutifs de la facture,
- etc.
ii. Lui indiquer la localisation de l’immobilisation pour lui permettre de coller l’étiquette code
à barres.
iii. Lui donner les termes manquants pour permettre la mise à jour du thésaurus.
iv. Lui signaler le matériel reçu comme don, y compris le matériel apporté par de nouveaux
collaborateurs.

 Sortie d'une immobilisation


i. Annoncer à l’aide de l’écran saisie Intranet les immobilisations sorties. Préciser le motif
de sortie (Don, Vol/Perte, Rebut, Vente).

 Transfert d'une immobilisation

i. Annoncer à l’aide de l’écran saisie Intranet les immobilisations transférées à un autre


centre de coûts.

 Contrôle
i. Apporter son aide aux collaborateurs chargés du contrôle physique des immobilisations.
ii. Effectuer les contrôles demandés par le Service ACHIN sur une liste d’échantillonnage.
iii. Signaler les erreurs de saisie dans les fiches d'immobilisations (classe d'immobilisation,
terme du thésaurus, centre de coûts, etc.).

 Divers
i. Prévoir son remplacement en cas d’absence prolongée. Assurer la formation du
remplaçant.
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INTRODUCTION
> Droits d’accès

Pour entrer dans l’application, vous devez disposer d’un logon et d’un mot de passe Oracle.

 Ce logon vous donnera accès aux données des immobilisations rattachées aux codes
structures (ci-après « centres de coûts ») pour lesquels il vous a été conféré le rôle de
correspondant. L’accès se fait via Intranet et le web reporting.

Image n°3.1

Image n°3.2

Image n°3.3

 Si vous ne possédez pas de logon, si vous constatez qu’il vous manque un accès, ou que
vous avez accès à des centres de coûts que vous ne gérez pas, merci de bien vouloir le
signaler au Service INVES, à l’adresse électronique suivante : Jacques.Lavanchy@unige.ch
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L’ACCES AUX DONNEES


> Démarrer le web reporting SAP Immobilisations

 Pour démarrer le web reporting SAP Immobilisations, il faut d’abord vous connecter sur le site
Internet de l’Université “ ht t p :/ / w w w . u n i g e. c h/ ” à l’aide d’un navigateur.

1 Une fois affiché l’écran d’accueil (Image n°3.1 à la page précédente).

2 Un clic sur l’onglet vous invite à vous authentifier (image n°3.1).


Suite à cela, vous obtenez l’accès aux diverses applications administratives. (Image
n°3.2)

3 Dans le raccourcis application, cliquez sur “Finances” puis sur “Web-reporting SAP-
immobilisations” (image n°3.3)

4 Une fenêtre blanche s’ouvre. Saisissez votre logon et votre mot de passe.

5 Une nouvelle fenêtre s’affiche (image n°3.4 ci dessous).

Image n°3.4

5 Cliquez sur . (Image n° 3.4)

 Le web reporting SAP Immobilisation est démarré.


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CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS


> Les critères de sélection

Ces critères vous permettent de sélectionner les immobilisations que vous souhaitez
afficher. Ils sont regroupés en 2 catégories : critères facultatifs et critères obligatoires.

CRITERES FACULTATIFS

 Vous pouvez renseigner un ou plusieurs critères.


 Si vous ne saisissez aucun critère, toutes les immobilisations en service que vous gérez
seront sélectionnées et triées par n° d’immobilisation.

Image n°4.1

Classe d’immobilisation
Ce critère vous permet de sélectionner toutes les classes ou la classe de votre choix dans
le menu déroulant par un simple clic. (image n° 4.2)

Image n°4.2
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No d’immobilisation
Ce critère vous permet d’afficher une seule immobilisation. Il ne doit pas être utilisé avec un
autre critère facultatif.
Saisissez dans le champ, le numéro de fiche que vous souhaitez visualiser.

Remarque : Il se pourrait que l’immobilisation soit sortie au moment de votre recherche. Dans
ce cas, vous devez sélectionner la date où celle-ci était en service dans le critère obligatoire
correspondant. (Image n° 4.2)

Centre de coûts responsable


Ce critère vous permet d’afficher les immobilisations rattachées à un seul centre de coûts ou à
tous les centres.
Un clic sur Liste affiche tous les centres de coûts dont vous gérez les immobilisations.
Cliquez sur le centre de coûts de votre choix, il s’inscrit automatiquement dans le champ
prévu.
Vous pouvez aussi saisir directement le code du centre de coûts sans passer par Liste.

Projet
Ce critère vous permet d’afficher les immobilisations rattachées à un seul code de projet ou à
tous les codes. Un clic sur Liste affiche tous les projets rattachés aux centres de coûts.
Cliquez alors sur le code de votre choix.
Vous pouvez aussi saisir directement le code du projet sans passer par Liste.

Variante de tri
Vous pouvez choisir la manière dont seront triées les immobilisations affichées par un
simple clic sur la Variante de tri de votre choix (image n°4.3).

Image n°4.3

Nombre d’occurences
Permet de limiter le nombre de biens qui seront affiché.
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CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS


> Les critères de sélection

CRITERES OBLIGATOIRES

 Un de ces 3 critères doit être choisi. Par défaut, le critère “En service” est sélectionné.

Image n°5.1

a “En service en”


Cette fonction vous permet de visualiser la liste des immobilisations en service à la date
de votre choix. Le mois et l’année en cours apparaissent par défaut.
Vous pouvez modifier le mois et l’année par un simple clic (Image 5.2).

Image n°5.2
b “Mouvements”
Cette fonction vous permet de visualiser les immobilisations qui ont été acquises et/ou
sorties pendant une période donnée.

Les champs apparaissent.

Sélectionnez ou ou
et indiquez la période qui vous intéresse.

Remarque : Si vous cliquez sur , le système pourrait également


afficher des immobilisations sorties. En effet, il se peut que pendant la période
sélectionnée des biens aient été acquis et sortis.

c “ ”Mutations” (image n°5.3)


Cette fonction vous permet d’afficher les immobilisations pour lesquelles vous avez fait des
demandes de mutation et qui n’ont pas encore été traitées par la Division comptabilité et
gestion financière.

Un simple clic sur le motif de mutation de votre choix.


Image n°5.3
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CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS


> La liste - Généralités

 Après avoir déterminé les critères, un clic sur


(cf. image n°5., page précédente) permet l’affichage de la Liste des immobilisations. (Image
n°6.1, page suivante.)

 Si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez, depuis cette liste, accéder :

 aux informations détaillées d’une immobilisation (Image n°6.2)

 à l’historique des mutations centres de coûts (Image n° 6.3)

 aux données comptables d’une immobilisation (Image n°6.4)

 à l’état du bien “Bien en service” ou “Bien hors service” (Image n°6.5)

Bien en service

Bien hors service

Image n°6.5

Un clic sur l’icône permet l’affichage de la facture scannée.

Un clic sur l’icône et vous obtenez la liste des immobilisations sur fichier
Excel.

N/B :
 Vous pouvez imprimer toutes les fiches que vous souhaitez en utilisant la
barre d’outil de votre navigateur. Choisissez “Imprimer” dans le menu
“Fichier”.
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Image n°6.4

Image n° 6.1

Image n° 6.3

Image n° 6.2

NB: Seules les écritures en bleu et soulignées ont un lien hybertexte


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LES MUTATIONS
> Consultation des demandes

 A partir de la liste des immobilisations, il est possible de modifier le statut


d’une immobilisation ou tout simplement en consulter l’état. (Image n°7.1)

Image n° 7.1

 Dans la colonne Etat, et pour les biens toujours en service, vous pouvez
trouver l’une des 5 icônes suivantes :

Aucune demande de mutation n’a encore été faite.

Une demande a été faite mais vous l’avez mise en attente.

Une demande a été faite, elle est toujours modifiable.

Une demande a été faite, elle est en cours de validation.

Une demande a été faite, elle a été validée.

 La colonne Type fait référence au motif de la mutation :

D Don

P Vol/Perte
Externes à l’Université
R Rebut

V Vente

T Transfert Interne

A Autre

 La colonne “Nouveau CC” fait référence au Nouveau Centre de Coûts lorsque


cela s’applique.
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LES MUTATIONS
> Créer une demande

 Vous pouvez :
Demander la sortie d’un bien, son transfert vers un autre centre de coûts ou
effectuer le changement de l’adresse de son emplacement.
Modifier à tout moment vos demandes avant leur validation.

Dans la colonne Etat (Image n°8.1), cliquez sur:

Pour obtenir la fiche “Demande de mutation” (Image n°8.2).

Pour affiche l’écran Historique des mutations (Image n°8.3),

DEMANDE DE SORTIE

1 Choisissez le motif de la mutation : Don, Vol/Perte, Rebut, Vente ou Autre en cliquant


dans la zone Type

2 Saisissez
Saisir un un Commentaire
Commentaire dans
dans le champ
le champ réservé
réservé à cet
à cet effet, si vous le souhaitez.
effet.

3 Cliquez sur “Mettre à jour” ou”Retour sans sauvegarder”

DEMANDE DE TRANSFERT
La notion de transfert concerne uniquement des cessions de biens en interne avec ou sans facture.

1 Choisissez Transfert dans la zone Type.

2 Saisissez le nouveau centre de coûts dans le champ Nouveau CC


-
soit en le mentionnant directement :

soit par une Recherche dans le champ prévu à cet effet.

3 Signalez éventuellement le Bâtiment et le Local où est placé le bien.

4 Saisissez un Commentaire dans le champ réservé à cet effet, si vous le souhaitez.

3 5 Cliquez sur “Mettre à jour” ou”Retour sans sauvegarder”


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Image n°8.3

Image n°8.1

Image n°8.2
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LES MUTATIONS
> Créer une demande

CHANGEMENT D’EMPLACEMENT
 En cas de changement d’emplacement, d’utilisateurs ou pour apporter des precisions ou
des corrections, choisissez Autre dans la zone “Type”(Image n°9.1)

Image n° 9.1

1 Vous devez saisir le numéro du nouveau bâtiment :

soit en le mentionnant directement dans le champ Nouveau bâtiment,

soit par une Recherche dans le champ prévu à cet effet.

2 Saisissez le numéro du nouveau local, si vous le connaissez :

3 Saisissez obligatoirement un Commentaire avant la mise à jour.

AUTRE MODIFICATION

 Pour annoncer toute autre modification à apporter sur les caractéristiques d’une
fiche immo. (ex : terme de thésaurus, classe immobilisation, centre de coûts erroné,
…), choisissez Autre dans la zone Type et saisissez votre modification dans le
champ Commentaire.

NE PAS UTILISER "AUTRE" EN CAS DE DEMANDE DE TRANSFERT


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LES MUTATIONS
> Enregistrer une demande

 La demande de mutation créée et quelque soit le motif, un clic


sur permet de confirmer la demande. (Image n° 10.1)

Image n° 10.1


 La Liste des immobilisations réactualisée s’affiche. (Image n° 10.2)
En cas d’utilisation de Netscape, la mise à jour des données n’est pas automatique, il
convient de les rafraîchir avec les boutons de la barre d’outils de votre navigateur.

Image n° 10.2

 En cas d’erreur, cliquez sur la demande de mutation


ne sera pas enregistrée.
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LES MUTATIONS
> Modifier/ Suspendre une demande

MODIFIER UNE DEMANDE

 Vous pouvez modifier une demande de mutation tant qu’elle n’a pas été validée par le
Service INVES.

 Une fois la demande de mutation confirmée l’icône apparaît


dans la colonne “Etat” (Image n° 11.1 ci-dessous).

Image n° 11.1

Image n° 11.2  

 Cliquer sur permet le retour à la Demande de mutation par


l’intermédiaire de l’écran Historique des mutations. (Image n° 11.1 ci-dessus)
Dans la colonne “Type”, cliquez sur le motif de mutation, l’écran Demande de mutation
s’affiche (image n°11.2).

(Pour mémoire : l’icône indique que la demande est en cours de validation.


Vous ne pouvez pas la modifier.)
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SUSPENDRE UNE DEMANDE

 Lors de la création ou de la modification d’une demande de mutation, et dans le cas


où vous n’êtes pas sûr de votre information, vous pouvez suspendre la demande
temporairement en cliquant sur (Image n°11.3 ci-
dessous), confirmez par .

Image n° 11.3

 L’icône apparaît dans la colonne Etat de l’Historique des


mutations. (Image n°11.4 ci-dessous)

Image n°11.4

 Pour revenir à la Liste des immobilisations, utilisez la touche retour de votre navigateur.

N/B : Une demande suspendue est toujours modifiable. Le Service INVES ne


peut la valider.
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GLOSSAIRE

Centre de coût : Entité à laquelle une dépense est imputée.


Centre de coût responsable : centre de coût auquel est rattaché le bien ou structure utilisatrice du bien.
Centre de coût amortissement : centre supportant la charge d’amortissement. Celui-ci se situe par
principe au niveau de la section.

Don : Cession d’un bien à un organisme extérieur à l’Université ou exceptionnellement à un membre de


l’Université pour son usage privé.
N/B : Un don fait à une entité appartenant à l’Université est un transfert.

Immobilisation en cours : Recensement des factures relatives à la constitution d’un équipement jusqu’à
son achèvement.
N/B : Une immobilisation en cours n’est pas amortie.

Inventaire (fiche de bien) : Indique le numéro de l’inventaire dans la base Oracle (avant le 1er janvier
2004) auquel était rattaché le bien.

Mutation : Modification d’une ou plusieurs caractéristiques d’une immobilisation.

Numéro inventaire (fiche de bien) : Indique un numéro de bien éventuel correspondant à un mode de
numérotation spécifique.

Thésaurus (fiche de bien) : Liste de termes de référence utilisés pour désigner un bien.
La table de thésaurus est contrôlée par ACHIN.

Transfert : Changement de propriété d’un bien uniquement à l’intérieur de l’Université. Une demande de
transfert implique au minimum un changement de centre de coût responsable.

Vente : Cession d’un bien accompagné d’une facture à une entité extérieure à l’Université.