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FORMATION SUR TOM²PRO

Formation Tom²pro

Note aux partenaires


 Présentation standardisée à personnaliser si besoin par
chaque partenaire
 Inclut les points essentiels à communiquer aux clients lors
des formations à l’utilisation de Tom²Pro
 Obligation de personnaliser les exercices d’applications
aux spécificités du client
Formation Tom²pro

Philosophie, fonctionnalités
résumées
Formation Tom²pro

Modules du logiciel
 Du paramétrage jusqu’aux utilitaires
(menu principal du logiciel ci-après)
 Différents modules intégrés dont les
détails sur les fonctionnalités sont
détaillés ci-après
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Codifications
 Permet entre autres de codifier les différents axes
de suivi :
 Comptable
 Analytique (Composantes et activités du programme)
 Budgétaire (Rubriques du PTBA ou nature des
dépenses)
 Financement (origine des fonds)
 Géographique (localisations ou bénéficiaires)
 6e Plan (à activer dans l’entête si besoin)
 Définition préalable des niveaux de suivi
pour chaque axe (structure)
 Activation des modules du logiciel dans l’entête
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Comptabilité générale
 Saisie comptable
 Financements/ressources
 Prises en charge/emplois affectés suivant les
différents axes de suivi (budgétaire, analytique,
géographique, financement, …) pré paramétrés
 Décaissements (liquidations : caisses, banques,
paiements directs et assimilés, avec les mêmes
obligations d’imputation analytique comme les
prises en charge, automatique si apurement,
sinon manuelle)
 Exploitations comptable (lettrage,
rapprochement bancaire, éditions légales,
etc.)
 Travaux de fin de période (clôture, à-
nouveaux à lancer)
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Comptabilité analytique
 Permet de sortir les coûts des activités à
partir des prises en charge saisies au niveau
de la comptabilité générale suivant les
différents axes de suivi
 Editions :
 Eléments agrégés et détaillés identiques aux
éditions comptables mais suivant les axes de
gestion (détails des mouvements, grand-livre et
balance analytique)
 Tableaux de synthèse (prédéfinis ou à élaborer)
 Tableaux spécifiques de suivi des dépenses sur
immobilisations (consommables, entretiens,
etc.) disponibles uniquement pour les comptes
de dépense auxiliarisés (par consommateurs)
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Suivi budgétaire
 Saisie et édition des prévisions budgétaires
(programmation financière des activités)
dans ce module
 Réalisations calculées à partir des prises en
charge (emplois payés ou non) saisis dans la
comptabilité générale, et des quotes-parts
de marchés / engagements ventilées sur
l’exercice mais non-encore facturées
 => Suivi budgétaire (Prévisions vs.
Réalisations & engagements) dans des états
prédéfinis ou à élaborer
 Autres outils : budget en cours, clôture,
génération en option des prévisions à partir
des engagements de l’exercice
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Suivi des conventions


 Saisie des conventions et autres paramètres ou
saisies spécifiques à certains bailleurs (DP FED,
éléments prévisionnels BAD, …)
 Permet d’éditer automatiquement les différents
tableaux de justification de l’utilisation des
avances et réapprovisionnements reçus des
bailleurs (DRF) ou des demandes de paiements
directs (DPD), selon le format de chaque bailleur ;
 Eléments pris automatiquement à partir des emplois
enregistrés dans la comptabilité générale (décaissés
pour les DRF, pris en charge pour les DPD)
 Suivi des conventions figurant entre autres le
reliquat sur base DRF/DPD et autres tableaux de
bord standardisés ou personnalisés
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Gestion des immobilisations


 Codifications spécifiques (codification des
amortissements, groupes d’affectation
supplémentaires) à préciser en option
 Saisie des éléments des registres des
immobilisations soit parallèlement à la
comptabilisation soit directement à partir du module
des immobilisations
 Mise à jour des informations d’inventaire (état, cessions,
réévaluations, …) directement dans le module des immos
 Saisie et suivi des affectations des immobilisations
 Sortie en automatique des éléments d’inventaire des
immobilisations, sous forme de listes ou de tableaux
standardisés ou personnalisés
 Autres outils (génération automatique d’écritures
d’acquisition/d’amortissements si besoin)
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Etats financiers
 États paramétrables avec des rubriques
(grilles, sous-totalisations, formules,
constantes) définies par l’utilisateur :
 États financiers « standards » (Bilan, compte
de résultat, emplois et ressources);
 États de reporting financier (IFR…);
 États « universels » aux formats non-
standardisés
 Puisent les informations à partir des
autres modules (comptabilité, budget,
marchés)
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Marchés et engagements
 Saisie des fiches marchés/engagements résumant
les informations essentielles et leurs ventilations
financières;
 Option de transfert des informations générales des
marchés attribués de Tom²marché (suivi des plans de
passation des marchés)
 Réalisations (décomptes et paiements) alimentées
automatiquement par la comptabilité lors de la saisie
de prise en charge/décaissement d’un marché
 Edition de tableaux de suivi des marchés
standardisés ou personnalisés
 Possibilité de suivi des lettres de garantie,
assurances, archivage des versions électroniques
des pièces justificatives…
 Autres options : génération d’écritures, génération
automatique de reliquat « à-nouveaux » sur
ventilations des marchés…
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Etats décaissements
 Outputs identiques au suivi analytique/budgétaire
mais réalisations sur base décaissements
enregistrés dans la comptabilité (liquidation de
factures par banque, caisse, paiements directs,
prélèvement bancaire, …), comparés ou non avec
le contenu du budget :
 Édition des détails des décaissements ;
 Tableaux de synthèse standardisés ou personnalisés ;
 États synthétiques personnalisés pouvant figurer
tous les agrégats financiers (PAD ou budget
global, budget de l’exercice, marché, prise en
charge, décaissements)
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Utilitaires
 En complément des outils de gestion de
Tomportail :
 Raccourci de sauvegarde/restitution (voir aussi
dans les outils de gestion de TomPortail) ;
 Maintenance de la partie gestion financière de la
base de données (mises à jour spécifiques…) ;
 Importation / exportation des données
notamment dans le cadre de la consolidation
multisites ;
 Diagnostic d’anomalies de saisies et autres
outils :
 Comptabilité vs marchés ;
 Prise en charge vs règlements ;
 Correction des axes
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Fonctionnalités de base
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Fonctionnalités de base
 Navigation
 Saisies
 Modifications
 Suppressions
 Liste sur écran
 Editions / exportations
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Menus et fenêtres

 Menu principal : pour


accéder aux modules du
système
 Fenêtre : affichée après
avoir effectuée certaines
manipulations (clic sur un
bouton, …)
 Onglet : accès à des zones
de la fenêtre
 Boutons : pour déclencher
la fonctionnalité
correspondante
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Menus et fenêtres
 Menu contextuel : click
droit pour accéder aux
fonctionnalités d’une fenêtre
(remplace les boutons)
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Eléments des fenêtres de saisie


 Champs de
saisie : à
alimenter directement (champ
en cours colorié en jaune)
 Combo
box :
saisie par
sélection dans une
liste déroulée par le combo ()
 Case à options :
pour sélection
parmi des choix
proposés
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Eléments des fenêtres de saisie


 Case à cocher :
pour activer un
élément
disponible en option
 Grille de données : affichant
les enregistrements déjà saisis,
soit directement dans l’onglet en
cours soit dans un autre onglet ;
sélection en cours mise en
surbrillance
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Saisie

 Cliquer sur le bouton


« ajouter » ou la touche [Ins.]
du clavier
 Remplir les champs (champ en cours
colorié en jaune), utiliser la touche tab
[] du clavier pour naviguer
 Enregistrer la ligne saisie
avec le bouton « enregistrer »
ou la touche [Entrée]
 En saisies multiples, le système propose
de saisir tout de suite l’enregistrement
suivant (le premier champ de saisie est
mis en surbrillance)
 A la fin, cliquer sur le bouton
« annuler » pour sortir du
mode saisie, ou la touche [Echap.]
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Modification

 Sélectionner dans la grille des données


en bas l’élément à modifier => ligne
mise en surbrillance
 Cliquer sur le bouton
« modifier » ou touche
[F2] du clavier
 Procéder aux modifications au niveau
des champs de saisie ; les éléments
grisés, comme les codes, ne sont pas
modifiables
 Valider les modifications
« enregistrer » ou [Entrée]
 Sinon, annuler
la modification « annuler »
ou [Echap]
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Suppression

 Sélectionner dans la grille des données


en bas l’élément à supprimer (clic dans
la zone à gauche) => ligne mise en
surbrillance
 Cliquer sur le
bouton « supprimer »
ou la touche [Suppr]
 Confirmer la suppression
 Noter qu’il est impossible de supprimer
les éléments utilisés dans les autres
enregistrements
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Aperçu écran
 Cliquer sur le
bouton « consulter »
pour afficher sur écran la liste
correspondante à l’onglet en cours
 Cliquer sur
[+] ou [-]
pour dérouler
/réduire une
branche
précise de la liste, ou cliquer sur le
bouton
 Pour imprimer/ exporter le contenu
de la liste, cliquer sur le bouton
correspondant
(mêmes manipulations que pour
les impressions normales)
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Impression

 Cliquer sur le bouton


d’impression;
 Préciser les éléments à
imprimer dans la fenêtre de
choix affichée,
puis valider
 Le système va afficher une
fenêtre de prévisualisation
(manipulations y afférentes dans
la présentation suivante)
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Prévisualisation avant impression


 Pour exporter le contenu pré
visualisé
 Dans la
fenêtre
affichée, ne pas
oublier de
sélectionner
parmi un des
formats populaires proposés (Word,
Excel, PDF…) parallèlement à la
définition du nom et du chemin
d’exportation
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Prévisualisation avant impression


 Pour lancer l’impression (choix
de l’imprimante et autre options dans
la fenêtre affichée) ;
 Pour rafraichir le contenu de la
prévisualisation pour y inclure les
données à jour (utile dans le cas
d’une utilisation simultanée en
réseau, par exemple)
 Pour naviguer entre les
pages de l’aperçu (première / page
précédente / page suivante /
dernière / bouton de sélection de la
page)
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Prévisualisation avant impression


 Pour rechercher des mots-clés
dans le contenu pré visualisé pour
les mettre en encadré
 Pour augmenter / diminuer la
taille de l’aperçu écran
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Autres fonctions usuelles


 Lors de saisies (budgétaires, comptables, …)
nécessitant des imputations à partir des
éléments des plans et autres listes :
 cliquer sur le champ puis mettre dessus le
curseur de la souris pour afficher
brièvement les touches de fonction du
clavier utilisables pour sélection à partir
d’une liste (sinon saisir directement le
code pour les imputations déjà connues)
 [F5] : tri par code de la liste
 [F7] : tri par libelle de la liste
 Autres touches de fonction proposées :
dépendant des fonctionnalités et
spécificités du champ en cours
 Saisir une partie du code avant d’appuyer
sur la touche de fonction pour limiter le
contenu la liste affichée aux codes ayant
des débuts similaires
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Paramètres généraux
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Paramètres généraux
Définition des éléments génériques utilisés dans le
cadre de la gestion financière :
 Monnaies : saisir la liste des monnaies de
comptabilisation, de facturation, de suivi, plus les
valeurs faciales
des billets et pièces
pour les monnaies
de tenue de caisse
 Pays : nationalités de l’entité et de ses
partenaires, prestataires, bailleurs
 Exercices : dates de début et fin des exercices
comptables (généralement l’année civile), (à ne
pas confondre avec les périodes de devis-
programmes pour les projets financés par le FED
uniquement)
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Paramètres généraux
 Signataires : pour lister les signataires (jusqu’à 4
par
type) de certains
outputs (fiche
d’imputation,
rapprochement
bancaire, DRF…),
ultérieurement
sélectionner
parmi la liste dans
les paramètres
ou éditions qui peuvent les figurer
 Modèles d’état : pour préciser la dénomination
de certains formats de tableaux associés à
chaque bailleur au niveau
du suivi des conventions
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Paramètres généraux
 Sites : centres de saisie (un site par unité ou
dans certains cas par source de fonds pour une
comptabilité différenciée)
 Unités : unités d’œuvre à préciser en option lors
de la saisie des lignes budgétaires / unités de
mesure des indicateurs de Tom²Monitoring
 Système : rappel des configurations et
personnalisation
(par les super-
administrateurs
uniquement) de
mots de passes
spécifiques à certains
traitements
 Superclasse : comportements (ou profils) des
classes comptables pré paramétrés par Tom@te
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Paramètres généraux : entête


Personnalisation du système, entre autres:
 Coordonnées : sigle dénomination,
adresse, tél …
 Le sigle correspond à celui inscrit
dans la clé de licence et n’est pas
modifiable
 Personnalisation : monnaies de
comptabilisation, du PAD ou de rapport,
activation ou non d’options spécifiques
de saisies, de contrôles, d’outputs
 Systèmes DRF : activation des
procédures financières pour les DRFs et
des modules spécifiques
 Autres paramètres : choix des axes de
suivi, du logo, des chemins de stockage
(archives, tableaux de bord …)
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Paramètres généraux : entête


Spécifiquement dans l’onglet de suivi
 Activer les modules qui seront exploités
 Certains modules ne seront pas
disponibles pour les configurations de
type « light »
 Préciser les axes de suivi à exploiter (en
plus de l’axe comptable)
 Ne pas activer les axes inutiles pour ne
pas surcharger les saisies
 « sous-catégorie » correspond à un
niveau encore plus détaillé que les
catégories financières (à activer
uniquement pour les entités qui suivent
les conventions de financement jusqu’à
ce niveau de détail)
 Paramètres non-modifiables (grisés)
une fois les saisies en aval alimentées
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Paramètres généraux : entête


Spécifiquement dans l’onglet de
personnalisation :
 Préciser les principales monnaies de suivi
 Locale : préciser obligatoirement la
monnaie de comptabilisation;
 REP : préciser la monnaie de
négociation du financement : préciser
ensuite le cours par défaut par rapport
à la monnaie de comptabilisation
(mettre 1 comme cours si non-différent
de la monnaie locale) ;
 Rapport : préciser uniquement pour les
entités qui ont l’obligation de sortir les
états (comptables, DRF, états
financiers,…) sur une monnaie autre
que celle de comptabilisation (=>
contre-valeur systématiquement
renseignée/calculée pour toute saisie)
 Activer ou non les autres options de
contrôle et fonctionnalités spécifiques
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Paramètres généraux : entête


Spécifiquement dans l’onglet de autres
options :
 Préciser le statut de la base dans le cadre
des travaux de consolidation multisites :
 Verrouillage des exportations: pour
empêcher de modifier des opérations
déjà envoyées pour consolidation, à
activer au niveau des unités
décentralisées ;
 Base maître: base de consolidation, à
activer au niveau de l’entité
consolidante ;
 Activer si besoin l’axe de regroupement
pour avoir la possibilité de filtrer tout output
par rapport à un axe d’analyse
 Si activé, toute ligne saisie nécessitera
l’imputation de l’axe de regroupement
 Activer ou non les autres options de
contrôle et fonctionnalités spécifiques
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Paramètres généraux : entête


Spécifiquement dans l’onglet des
systèmes DRF :
 Préciser le(s) bailleur(s) multilatéraux
contribuant au financement de l’entité
 Activer pour rendre disponible les
outputs spécifiques à chaque bailleur
dans le suivi des conventions;
 Uniquement pour les entités
financées par le FED, cocher pour
activer la gestion sur la base des
périodes de devis-programmes,
sinon laisser décoché par défaut
pour ne pas surcharger les
traitements;
 Activer en option les autres modules
spécifiques qui concernent uniquement
certaines entités
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Structures
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Structures
 A définir au tout début de l’exploitation du
système (non-modifiables ensuite, sauf les
libellés, dès qu’on saisit les plans
correspondants) :
 Définir les niveaux de de chaque plan
 Définir et harmoniser la manière de codifier
(numéroter) les différents éléments du plan
 S’inspirer autant que possible de la
nomenclature « officielle » dans la Législation, les
conventions, PAD, …
 Attention : ne pas confondre cette manipulation
avec la saisie effective des éléments de chaque
plan
 A définir pour axes budgétaires, comptables,
analytiques, géographiques, emplacements
(des immobilisations), 6e plan et les 4 plans
externes (si utilisés)
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Structures : formats
 Formats :
 A : alphabétique [A-Z]
 9 : numérique [0-9]
 C : alphanumérique [A-Z;0-9]
 Nombre de répétitions : nombre
de caractères à saisir
spécifiquement pour le niveau
(ne plus tenir compte des codes
de rattachement des niveaux
supérieurs)
 Titre et abréviation du titre :
personnalisation de la dénomination
de chaque plan dans les menus et
éditions
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Saisie des plans


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Saisie des plans


 Généralités :
 Saisie
 Modification
 Suppression
 Traitements particuliers :
 Plan comptable : options, automatismes
 Plan des tiers : saisie, duplication dans les comptes collectifs
analogues
 Plan des journaux
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Saisie des plans : généralités


 Pour la saisie, traiter les
éléments agrégés avant de
saisir les éléments détaillés ;
 La modification des codes est
impossible (procéder plutôt à la
suppression si nécessaire);
 Il est impossible de supprimer
les éléments des plans avec
codifications rattachées ou déjà
utilisés dans les saisies
(comptables, budgétaires,
marchés, immobilisations …)
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Saisie de plan
 Sélectionner dans le premier combo le niveau
de l’élément du plan à saisir
 Sélectionner dans le combo suivant sa
codification de rattachement (sauf évidemment
pour les éléments du niveau le plus agrégé)
 Bouton « ajouter » ou
touche [Ins] pour saisir
la ou les codifications de
la branche en cours
 Compléter le code (partie correspondante au
rattachement au niveau supérieur pré remplie),
puis saisir
le libellé, avant
d’enregistrer ou touche [Entrée]
 Bouton « annuler » ou
touche [Echap] pour
sélectionner une autre
branche, ou pour quitter la saisie
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Modification/suppression dans le plan


 Sélectionner le niveau de l’élément du plan à
modifier/supprimer
 Sélectionner son code de rattachement
 Sélectionner en cliquant dans la grille l’élément à
modifier/supprimer (ligne mise en surbrillance et
code/libellé rappelé au niveau des champs de
saisie)
 Bouton « modifier »/touche[F2]
ou « supprimer »/touche [Suppr]
pour effectuer les manipulations
correspondantes
 Il est possible de désactiver un élément du plan
sans le supprimer (exemple : pour les activités
clôturées), en décochant
l’option « actif »
=> celui-ci sera considéré uniquement au
niveau des exploitations (si des données ont été
imputées dessus), bien que non-sélectionnable
dans les saisies futures
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Plan comptable : particularités


 Classe  superclasse de rattachement
=> comportement (profil) des comptes

 Compte suivi en immobilisation : activer


uniquement pour les éléments
inventoriables (donc désactiver pour les
éléments immatériels : études, réalisations
au niveau bénéficiaires, etc. et pour les
comptes d’amortissement)

 Compte collectif tiers : cocher pour un


suivi individuel (auxiliaire) des entités
partenaires (tiers) ou des consommateurs
(charges)
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Plan comptable : particularités


 Pas d’imputation/journal de trésorerie :
activer uniquement pour les comptes de tiers
utilisés dans les journaux de trésorerie mais
qui ventilent des opérations non-imputables
au niveau des axes analytico-budgétaires :
 Comptes de tiers ventilant des
ressources;
 Comptes de tiers de type régie d’avance
à justifier (sur missions et ateliers, aux
partenaires et agences d’exécution, etc.)
 Ne jamais activer pour les comptes ventilant
des décaissements justifiés (exemple : tiers
fournisseurs, …) sinon risque de nuire
gravement à la fiabilité de l’information de
monitoring et de reporting financier
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Plan comptable : particularités


 Options de ventilation sur les axes de
gestion :
 Laisser activé pour les comptes de
dépenses (immobilisations et charges);
 Désactiver uniquement pour les comptes
de reclassements et inventaires qui
s’annulent (dotations vs amortissements
ou provisions, transfert de charges vs
charges immobilisées, …)
 Ne jamais activer pour les comptes de
ressources, tiers, trésorerie, produits
(laisser l’option désactivée par défaut) ;
 Attention : toute mauvaise manipulation à
ce niveau peut nuire gravement à la
fiabilité de l’information financière <=
dans le doute, ne pas toucher à ces
options
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Plan comptable : automatismes / contrôles

 Compte de dépenses
(immobilisations ou charges) 
postes budgétaires rattachés
 Compte de dépenses
(immobilisations ou charges) 
comptes analytiques rattachés
 Sens de comptabilisation par
défaut par type de journal
 Comportement obligatoire du
solde (=> tests à la validation des
bordereaux comptables)
 Compte faisant l’objet d’un
lettrage (tiers ou autre classe)
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Plan des tiers


 Comptes auxiliaires à rattacher aux
comptes généraux collectifs pour un
suivi individuel (dettes et créances pour
les comptes de tiers, consommations
pour les comptes de charge, …)
 Saisir obligatoirement le code (12
car. max.) et le nom/raison sociale
 Les informations annexes (adresse,
coordonnées bancaires…) devraient
être renseignées pour compléter
automatiquement certaines éditions
en option (bordereaux de
règlements, paiements directs, …)
 Règle : codification unique pour chaque
tiers
 Dupliquer la liste des tiers rattachés
à plusieurs comptes collectifs
(ex : dettes fournisseurs =>
fournisseurs avances =>
fournisseurs retenues de garantie)
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Plan des journaux


 Deux types :
 Journaux de trésorerie associés à
chaque moyen de paiement (chaque
compte bancaire, caisse, paiement
direct, engagement spécial, Trésor,
…)
 Autres journaux sans contreparties
prédéfinies (achats, opérations
diverses, …)
 Options :
 Liste des signataires
(rapprochement bancaire)
 Gestion en devises
 Numérotation automatique (avec ou
sans préfixe)
 Saisie des coordonnées bancaires si
journal de banque (code banque,
guichet, compte, RIB, IBAN)
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Saisie des banques


 Certains traitements (Bordereaux de
règlement, suivi des garanties dans le
module de suivi des marchés, modules
spécifiques destinés aux unités de gestion
des Fonds Routier…) nécessitent le
paramétrage et l’harmonisation des codes
des banques.

 Chaque établissement bancaire est


identifié (suivant les nomenclatures en
vigueur) par :
 Un code de 5 caractères (reprenant
normalement la numérotation officielle
au niveau des RIB)
 Un libellé
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Saisie des bailleurs


 Pour chaque « bailleur », ne pas
oublier de préciser la « procédure
financière » utilisée;
 Vérifier à ce niveau si aucun
choix n’est disponible dans les
tris des DRFs

 Le renseignement de la
« procédure financière » rend
disponible les formats spécifiques
de relevés de dépenses (DRFs,
DPDs) correspondants.
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Saisie des conventions


 Rattaché à chaque bailleur de fonds
 Un bailleur pourrait financer
plusieurs conventions (Exemple
IDA : PPF / initial / additionnel)
 Pour pouvoir exploiter les DRF/DPD,
renseigner obligatoirement
 Les monnaies de suivi (choix
préconisé : 1ère monnaie = monnaie
de négociation de financement ;
2ème monnaie = monnaie de la
convention; émission = monnaie de
présentation des DRFs/mémoires)
 Les signataires (les renseigner
préalablement dans les paramètres
généraux)
 Les autres informations figurées
dans les DRFs (commentaires…)
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Saisie des catégories de la convention


 Saisir les catégories (définies dans
l’accord de financement);

 En option, rattacher les postes


budgétaires (automatisation de la
saisie comptable);

 Choisir le modèle d’état utilisé par


défaut pour les lignes ventilées sur
la catégorie (n’empêchant pas la
sélection d’un autre modèle dans
les lignes du brouillard des
mouvements)
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Saisie des ventilations par catégories


 Activer uniquement pour les
cofinancements : cas où chaque ligne
budgétaire / engagement / dépense
concernée doit être supportée par deux
ou plusieurs bailleurs
 Codifier uniquement si chaque
opération (exemple : prise en charge
de facture) est éclatée au prorata
des cofinancements (ignorer si
chaque bailleur supporte 100% de
leurs opérations respectives) ;
 Codifier sur la base de pourcentage
supporté par chaque bailleur défini
dans les conventions
 => Éclatement automatique des
inputs financiers (budget, marché,
compta) au prorata des
pourcentages définis
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Programmation : traitement du
budget
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Configuration budgétaire

 Définir les niveaux de détail de suivi


pour chaque configuration
 Créer des configurations spécifiques
pour pouvoir retracer l’historique des
révisions budgétaires
 Ne pas créer des configurations
spécifiques à chaque exercice
comptable (le choix d’exercice est
précisé lors de la saisie du budget)
 Les réallocations sont possibles
uniquement pour les budgets avec
des niveaux de suivi similaires
 Affichage de la disponibilité : pour
contrôler au niveau de la saisie
comptable du non-dépassement de
l’enveloppe budgétaire allouée, par
rapport à(aux) axe(s) d’analyse
sélectionné(s)
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Saisie du budget
 Préciser préalablement l’exercice
comptable et le type de budget
 Saisir chaque ligne au niveau le
plus détaillé du budget
 Enregistrer chaque ligne du
budget en les imputant sur les
axes et niveaux de suivi
préalablement définis;
 Pour modifier/supprimer une
ligne existante, préalablement
sélectionner celle-ci au niveau
de l’onglet « liste »
 Ventiler mensuellement chaque
ligne en sélectionnant une des
options de répartition (la correcte
ventilation est indispensable pour
les tableaux exploitant les
prévisions périodiques : utilisation
des fonds, dépenses
prévisionnelles, …)
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Réallocation budgétaire
 Copier à l’identique les lignes budgétaires
d’un budget vers un autre, d’un exercice
vers un autre:
 Lancer la copie du budget existant
« source » vers le nouveau budget
« cible »
 Préciser si besoin le coefficient ou taux de
variation pour réajuster l’ensemble des
montants générés (montants cible=montants
source x coefficient), sinon laisser le
coefficient 1 pour copier à l’identique les
montants
 Il est possible de copier les lignes sans les
montants en mettant un coefficient de 0
 Ne pas oublier de modifier les lignes du
budget cible qui sont différentes de celles
du budget source, supprimer les lignes non
ventilées ou y mettre un montant 0, et
ajouter les nouvelles lignes
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Exploitations du budget
 Éditions incluant les prévisions financières
uniquement, sous différents formats :
 Tableaux de synthèse (par poste,
compte…)
 Certains tableaux ne seront pas disponibles
si les axes correspondants (budgétaire et/ou
comptable) sont ignorés dans la
configuration
 Détaillé par ligne : listing des lignes
budgétaires saisies, avec la possibilité
de regroupement suivant un axe
 Réparti par période : répartition
mensuelle des imputations budgétaires
 Récapitulatif : tableau croisé sur deux
axes d’analyse
 Tableaux de comparaison budgétaire
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Autres considérations au niveau du budget


 Budget par défaut : indiquer la version
du budget objet du suivi en cours
(normalement la dernière
révision/réallocation validée) ;
 Proposé par défaut dans les saisies
et exploitations utilisant le budget
(n’empêchant pas par contre la
sélection d’un autre budget) et au
niveau du tableau de bord d’accueil
 Clôture du budget : permet d’interdire
la modification des budgets clôturés
(éviter toute manipulation, recadrage)
 Génération du budget à partir des
marchés : ajout automatique de lignes
budgétaires reprenant les libellés et
imputations des engagements bruts de
l’exercice déjà saisis dans les
ventilations des fiches-marchés
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Saisie des écritures


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Généralités sur la saisie des écritures


 Pour toute saisie d’écritures comptables
:
 Préciser les informations-clés du
bordereau (journal, dates comptable
et pièce, numéro pièce; et si
applicables : code engagement,
monnaie et/ou cours de devise et
/ou rapport)
 Selon les paramètres et saisies, certaines
informations peuvent être alimentées
automatiquement

 Ajouter /modifier /supprimer


/ générer (selon les cas) les lignes
d’écritures

 Valider le bordereau
(sinon annuler pour ignorer la
saisie en cours)
Formation Tom²pro

Saisie : journaux de trésorerie


 Avant la saisie de la première ligne
d’écriture, sélectionner préalablement le
type d’opération :
 Apurement total : liquidation totale
de ligne de dette/créance
préalablement enregistrée
 Apurement partiel : liquidation
partielle
 Autres transactions : opérations
autres que apurement
 Apurement (d’un compte de tiers) =>
sélectionner la/les ligne(s) de
dette/créance à apurer ;
Autres transactions => saisie directe
 Validation : ligne de contrepartie
générée automatiquement (équilibrera le
bordereau) : compléter le libellé (&
auxiliaire si contrepartie collectif)
Formation Tom²pro

Saisie : journaux sans contrepartie auto


 Saisir directement chaque ligne d’écriture
 Limite : impossible d’imputer sur les
comptes comptables de contrepartie
automatique des journaux de trésorerie
(utiliser les journaux correspondants)

 Validation possible uniquement si bordereau


équilibré
 Par rapport aux montants (local, devises
et/ou rapport si activés)
 Par rapport à chaque axe de regroupement
(si activé)
Formation Tom²pro

Saisie : ventilations
 Prise en charge (immobilisations, charges) :
ventilation sur les axes de gestion
 Sauf si option désactivée
spécifiquement au niveau du plan
comptable (ex : amortissement …)
 Éclatement automatique des lignes par
catégorie si option activée
 Éclater manuellement les lignes de tiers
correspondantes  chaque convention a
théoriquement sa propre dette/créance
 Dans les journaux d’OD, pas d‘imputation
sur les axes de gestion pour les lignes de
tiers
 Préciser par contre l’axe de
regroupement (si option activée)
Formation Tom²pro

Saisie : ventilations
 Décaissement : ventilation sur les axes
de gestion au niveau de la ligne de
dette, ou au niveau de la ligne de
dépense au comptant à liquider
 Automatique pour les apurements,
sinon manuellement
 Sauf si option : « pas d’imputation /
journal de trésorerie » activée pour
un compte de tiers, ou pour les
comptes de dépenses avec axes
désactivés
 Attention : pas d’imputation sur les axes
de gestion pour les lignes de ressources
(contributions / financements, produits),
idem pour les lignes de trésorerie
 Activer « pas d’imputation / journal
de trésorerie » pour les comptes de
tiers ventilant des encaissements de
ressources
Formation Tom²pro

Saisie d’écritures : options


 Modèles d’écritures :
 [F3] au niveau du code de journal =>
reprise de schémas d’écritures
prédéfinis dans les modèles (cf.
exploitations avancées)
 Bouillard :
 Saisies d’écritures nécessitant une
validation en aval (après contrôles)
 Contenu non-encore validé non pris
en compte dans la généralité des
exploitations
 Reprise ventilation budgétaire :
 Pour les lignes de dépenses
(immobilisations/charges) =>
cohérence entre imputation
budgétaire et réalisations
correspondantes
 Sélectionner l’option
Formation Tom²pro

Saisie d’écritures : options


 Reprise ventilation des marchés :
 Imputation de factures/décompte
cohérente avec les imputations des
marchés correspondants dans un
journal de type achat (cf. gestion
des marchés)
 Test de disponibilité :
 Vérification reliquat budgétaire par
rapport aux lignes de dépenses en
cours d’enregistrement
 Pour information uniquement : les contrôles
de disponibilité devraient être effectués
avant l’engagement de marchés / dépenses
 Information annexée au bordereau :
 Note (mémo)
 Pièces comptables : version
électronique de pièces justificatives
rattachées au bordereau
Formation Tom²pro

Correction/suppression d’écritures
 Deux choix pour ouvrir la fenêtre de
modification:
 Sélectionner dans le module de modification <=
pré sélectionner le contenu de la liste pour
cibler facilement l’opération à
modifier/supprimer
 Double-cliquer une ligne d’opération au niveau
de la « recherche de mouvement »
 Traitements :
 Modification des informations/clés (journal, date
comptable…) : cliquer sur les boutons à droite
ou modifier/compléter directement
 Modification des lignes d’écritures (id. saisie)
 Suppression du bordereau
(autorisation/mot de passe)
Formation Tom²pro

Suivi des engagements


Formation Tom²pro

Suivi des engagements


 Paramétrage des éléments spécifiques aux
marchés/engagements
 Saisie d’une fiche
 Saisie des décomptes et décaissements au niveau de la
comptabilité générale
 Suivi des marchés /engagements
 Fonctionnalités annexes (garanties, assurances,
signatures, documents électroniques, …)
Formation Tom²pro

Paramétrage des engagements

 Définir :
 Les types de marchés avec
les schémas d’écritures
applicables ;
 Certains outputs ne seront pas
exploitables si les comptes des
agrégats (avances, etc.) ne
sont pas précisés
 Les types de passation
 Les autres éléments en
option si utilisés au niveau
des suivis (types et natures
de garantie, types
d’assurance, chaîne de
traitement, …)
Formation Tom²pro

Saisie des fiches marchés/engagements


 Saisir les informations générales
liées à l’engagement
 Préciser si c’est un marché
ou un simple engagement
(BC)
 Après enregistrement des
informations générales liées à
l’engagement, saisir la ventilation
du montant
 Éclater selon le cas par
exercice, par axe d’analyse
(auto pour les
cofinancements) comme
pour une correcte imputation
de budget/dépense
 Saisir en option les autres
informations (garanties,
documents, signatures,
assurances, etc.)
Formation Tom²pro

Recherche des fiches marchés/engagements


 La recherche des marchés se
fait à partir de filtres
paramétrables sur chaque
colonne
Exemple : en tapant 0 dans
la colonne « Numéro »,
seuls les marchés dont la
désignation commence par
un 0 apparaissent.
Formation Tom²pro

Gestion des garanties, assurances …


 En option, pour chaque fiche
marché, renseigner l’information
liée aux garanties :
 Reprise des informations
essentielles des documents ou
autres supports de garantie ;
 Ultérieurement : mise à jour
dans la fiche par
renseignement des
informations de
restitution/mainlevée
 => outputs multicritères de la
liste des garanties (exemple :
pour identifier les documents
de garanties expirés non-
restitués)
Formation Tom²pro

Rattachement de documents aux fiches marchés

 Un ou plusieurs documents
peuvent être rattachés à un
marché (TDRs, contrats, non
objection …)
 Le chemin d’archivage est à définir
au préalable dans le paramètre
« Entête »
 Autres informations archivées
 Exemple : scan signatures
(identique contrôle au niveau
des banques)
 « Voir » : prévisualiser
le contenu du document
électronique archivé
Formation Tom²pro

Saisie des décomptes et des décaissements


 Lors de la saisie comptable liée aux
engagements :
 Ne jamais oublier de préciser le
code engagement
 Il est nécessaire de différencier
les opérations de décomptes et de
décaissements pour optimiser le
suivi
 Les décomptes peuvent reprendre
automatiquement les ventilations des
engagements, sur la base des
ventilations et le solde non-encore
engagé de l’exercice
 Lors de la comptabilisation des
décomptes, vérifier que le schéma
utilisé permet, si c’est applicable, de
retracer tous les agrégats d’analyse
des marchés (montant brut des
réalisations, avances, retenues de
garantie…)
Formation Tom²pro

Suivi des marchés/engagements


 Comparaison des prévisions saisies
au niveau des fiches (ventilations
comptables) et des réalisations
reprises au niveau de la
comptabilité :
 Exploitation marchés : suivi de
l’exécution financière
 Exploitation engagements : suivi
des ventilations financières 
impact sur la consommation
budgétaire
 Autres exploitations liées aux
fonctionnalités annexes
Formation Tom²pro

Apurement des engagements


 Marché apuré = marché clôturé au
niveau financier
 Cumul des facturations à 100 % =>
marquage « apuré » effectué
automatiquement par le système
 Marché résilié, stoppé=> changer
manuellement le statut en « apuré »
(double-clic sur la ligne) et indiquer la
date d’apurement
 Sinon suivi budgétaire faussé
(reliquat bloqué inutilement dans la
ligne budgétaire correspondante)
 Double-clic pour enlever le statut pour
les marchés manuellement apurés par
erreur
Formation Tom²pro

Travaux périodiques : génération de reliquat


 Transfert automatique des reliquats
d’engagement non consommés de
l’exercice en cours vers l’exercice
suivant :
 Éclatement automatique dans les
ventilations des fiches-marchés
 Attention : erreur de calcul de
reliquat à transférer s’il y a
incohérence d’imputation entre les
marchés et les prises en charge
correspondantes => vérifier en
lançant le diagnostic au niveau
des utilitaires, et corriger toute
incohérence, avant la génération
Formation Tom²pro

Comptabilité : fonctionnalités
avancées
Formation Tom²pro

Rapprochement bancaire
 Ouverture du compte bancaire /
commencement de l’exploitation de la
fonctionnalité => paramétrage du compte
et la date de début du rapprochement.
 Identification des éléments de
rapprochement (justifiant la différence de
solde entre la comptabilité et le relevé):
 Pointage : identifier les opérations
« en circulation » (non pointées)
 « Mouvements extracomptables » :
opérations sans justifications figurées
dans le relevé (exemple: erreur
bancaire) ; préciser ultérieurement
pour la même opération le numéro de
relevé à partir duquel l’opération
extracomptable est
régularisée/corrigée « rapprochée »
 Edition : Etat de rapprochement
 Vérification avant édition : solde
théorique du relevé calculé par le
système = solde réel du relevé sur
papier
Formation Tom²pro

Arrêté de caisse

 Préalables : valeurs faciales des


billets et pièces listées dans les
paramètres des monnaies de tenue
de caisse
Saisie des opérations de caisse en
temps réel
 Pour exploiter l’arrêté
 Ne pas oublier de préciser la date
du jour au niveau de l’arrêté
 Alimenter le résultat de comptage
physique pour comparaison avec
le solde comptable
 Justifier la différence entre le
solde comptable et le résultat de
comptage
Formation Tom²pro

Modèles d’écritures

Automatisation des écritures répétitives


(salaires, loyer, abonnement …)
 Paramétrage : prédéfinir les schémas
d’écritures (comptes, libellés, imputations
analytiques, montants)
 Pourcentage (répartition par ligne) ou
montant défini directement dans le
modèle
 Compte auxiliaire à préciser lors de
la saisie comptable, ou prédéfini
dans le modèle
 Enregistrer les informations
d’identification puis saisir le schéma
d’écriture (obligatoirement équilibré)
 Saisie comptable : « F3 » au niveau du
code journal pour rappeler un schéma
d’écriture enregistré
 Possibilité de modifier le contenu des
écritures générées avant la validation
(comme pour les écritures normales)
Formation Tom²pro

Lettrage
 Rapprochement des facturations et des
liquidations correspondantes :
 Justification de solde des tiers =
opérations non lettrées ;
 Retraçage de l’historique des
opérations (nature > facture >
paiements) à figurer dans les DRFs
 Contrôles supplémentaires (certaines
modifications et suppressions de
mouvements lettrés impossible -
délettrer au préalable)
 Apurement total => lettrage effectué
automatiquement par le système, sinon
procéder au lettrage manuel (cas des
paiements partiels, délettrages, etc.) ;
 Délettrage : enlever le lettrage avant la
modification des opérations lettrées …
 Prélettrage : rapprochement partiel
Formation Tom²pro

Gestion de devises
 Possibilité de stocker l’historique des
taux de change
 Rappelés automatiquement lors des
saisies utilisant des devises (libre à
l’utilisateur de modifier
manuellement le taux lors de la
saisie)
 « Monnaie rapport » => l’équivalent
d’une deuxième monnaie de
comptabilisation
 Utile si on est dans l’obligation de
sortir les outputs en utilisant une
autre monnaie en plus de la
monnaie locale
 Options : saisie directe / possibilité
de calcul de contre-valeur par
rapport à l’historique du taux de
change
Formation Tom²pro

Clôtures, à-nouveaux

 Fonctionnalité utile dans le cadre d’une


gestion financière analysée sur la base
d’exercices comptables
 Notamment pour les outputs destinés
au Gouvernement
 Sans impact sur les analyses base DP
(UE)

 Génération des à-nouveaux pour transférer


les soldes des comptes de bilan d’un
exercice à un autre ;

 Clôture (de l’exercice, du DP) =>


impossibilité de modification ultérieure des
opérations de la période clôturée
Formation Tom²pro

Recherche de mouvements
 Plusieurs utilisations :
 Edition des fiches
d’imputation
 Conseil : préciser plutôt la date
de saisie au niveau des critères
 Recherche des mouvements
répondant à des critères
précis, en détail ou sous
forme de « balance »
 Notamment les opérations « à
problèmes » (ex : omission
d’imputation, incohérences,
dépassements, etc.)
 Bordereau de règlement :
système de publipostage
Formation Tom²pro

BR : publipostage
 Préalable : compléter dans les
codifications les informations annexes à
figurer automatiquement dans les BR
(adresses, RIB des tiers et des comptes
associés aux journaux de banques, …)
 Sélectionner une des lignes de
bordereau qui alimentera
le publipostage, lancer BR
et préciser les options
 Lister pour mémoire les mots-clés
possibles à insérer dans le modèle
(vérifier les valeurs affichées)
 Mettre en forme le modèle ajouté
/modifié et insérer au niveau des
places prévues les champs de
publipostage
 Exploitation ultérieure : imprimer
directement le modèle (données de
publipostage automatiquement
alimentées)
Formation Tom²pro

Gestion des immobilisations


Formation Tom²pro

Paramétrage gestion des immobilisations


 Eléments de paramétrage au niveau des
paramétrages de plan:
 Plan comptable (classe 2) cocher l’option
« compte suivi en immobilisation »
uniquement pour les éléments
inventoriables
 S’assurer de l’exhaustivité du contenu de
la liste des emplacements/détenteurs
 Autres paramètres spécifiques :
 Codifications liées aux amortissements :
paramétrer pour prédéfinir les taux et
automatiser la génération des écritures
d’amortissement
 Option de définir jusqu’à deux types
d’affectation supplémentaires (mêmes
traitements que pour les emplacements)
Formation Tom²pro

Saisie des immobilisations


 2 méthodes :
 Dans la comptabilité, lors de
l’enregistrement d’une dépense
relative à une immobilisation ;
 En extracomptable, dans le
module Immobilisations (utilisé
souvent pour les biens acquis
antérieurement)
 Quantité > 1 : affecter
individuellement chaque article
avant validation
 Règle : saisir les informations de
manière explicite pour faciliter
l’inventaire
 Mise à jour du registre (état, cession,
…) directement dans le module de
saisie, sauf pour les informations
d’affectation (traitement spécifique)
Formation Tom²pro

Saisie des affectations

 Affectation : permet de
transférer un bien
(emplacement et/ou lieu
géographique)

 Système permettant de
retracer l’historique des
affectations des
immobilisations (date,
motif …)
Formation Tom²pro

Tableaux de suivi des immobilisations


 Liste et registre des
immobilisations
 Fiches « détenteur » par
emplacement ou par code
géographique)
 Tableau d’amortissement
 Tableau de rapprochement entre
la comptabilité et les valorisations
dans les saisies des
immobilisations
 Cohérence à contrôler
systématiquement (avant
audit …)
 Liste des cessions
 Autres outputs personnalisés
Formation Tom²pro

Monitoring financier
Formation Tom²pro

Modules d’exploitations

 Analytique : détails ou synthèse des réalisations

 Budgétaire : taux d’exécution financière et reliquat


budgétaire

 Décaissement : contenu analogue aux tableaux


analytique ou budgétaire mais sur base décaissement

 Tableau de bord personnalisé : contenu à définir par


l’utilisateur
Formation Tom²pro

Comptabilité analytique
 Détails et synthèse des réalisations financières
 Détails : grand-livre, détails des mouvements
 Balance : dépenses de l’exercice en cours avec report des coûts des
périodes précédentes
 Tableaux standards de synthèse
 Autres options :
 Ventilations a priori : répartition automatique de
certains types de dépenses entre plusieurs
codifications analytiques
 Frais sur immobilisation : suivi financier des
consommations (véhicules : carburant, entretien,
assurances) => « consommateurs » définis
comme tiers auxiliaires de comptes de dépenses
Formation Tom²pro

Suivi budgétaire
Reliquat et taux d’exécution budgétaire par analyse simple (période
sélectionnée) ou comparée (2 exercices):
 (1) Réalisations : dépenses effectivement enregistrées en comptabilité
 (2) Engagements : quote-part restant à honorer sur marchés/engagements
de l’exercice (si tableau avec « engagements »)
 (3) Total mobilisé (1)+(2)
 (4) Budget :
reprise du
budget sélectionné
 Reliquat : (4) – (3)
 Taux d’exécution
budgétaire (3)/(4)
Formation Tom²pro

Suivi des décaissements


 Fonctionnalités analogue à la comptabilité analytique ou au suivi
budgétaire mais sur base décaissements
 Tableau de bord paramétrable reprise des anciennes versions de
Tom²Pro (normalement devenue caduque avec les nouveaux
tableaux de bord)
Formation Tom²pro

Tableaux de bord personnalisés


 Formats personnalisés de tableaux de bord :
 Personnalisation de formats prédéfinis enregistrés comme modèle;
 Personnalisation du contenu des éditions (associé au modèle) ;
 Outils de mise en valeur du contenu (apparence, filtre, expressions
calculées, …)
 Nombreux formats de diagrammes pouvant être associé aux tableaux
 Deux types de tableaux
 Liste (tableaux listant les saisies ou les détails des traitements
(DRFs…)
 Pivot (tableaux de synthèse croisés ou non selon le choix)
Formation Tom²pro

Tableaux de type liste


 Manipulations de base :
 Enlever (glisser hors de la zone
d’entête) les colonnes inutiles,
réarranger si besoin la place des
colonnes à afficher
 Pour remettre une colonne enlevée,
la retrouver dans la liste des champs
 Regroupement : mettre l’entête
de champ au niveau de la zone
prévue en haut
 Sous-totalisations : clic-droit au
niveau de la zone à la fin de
regroupement dans la liste, pour y
sélectionner une opération
(somme, moyenne, nombre
d’enregistrement, …)
Formation Tom²pro

Tableaux de type pivot (synthèse)


 A partir de la liste des champs,
sélectionner un ou plusieurs
regroupements à figurer en ligne,
colonne, données :
 Déposer le nom de champs, au
niveau de la zone (ligne, colonne,
données) appropriée
 Attention : ne pas confondre zone de
colonne et zone de données, cette dernière
est à l’intersection des zones de lignes et
colonnes
 Ou préciser sa place au niveau du
combo et bouton « ajouter à » en
bas de la liste des champs
 Zone de données : champs figurant
des montants uniquement
 Préciser si besoin les options générales:
affichage ou non de totalisations en
ligne/colonne, formats de graphique, …
Formation Tom²pro

Fonctions
 Ouvrir un modèle : pour ouvrir un modèle préenregistré
avec tous ses attributs (contenu des tableaux, mise en
forme, etc.)
 Enregistrer un modèle : pour enregistrer pour utilisation ultérieure du
contenu et formatage du tableau en cours
 Liste des champs : liste des types de données insérables dans les
tableaux qui ne sont pas encore utilisés
 Glisser-déposer dans la zone où on veut figurer le
contenu du champ (ou utiliser « ajouter à » en bas)
 Définition de nouveaux champs dans les expressions
Formation Tom²pro

Fonctions
 Filtres : pour limiter le contenu du tableau aux éléments répondant
aux critères alimentés dans les filtres

 Expressions : pour redéfinir le contenu ou format des champs


existants ou pour ajouter de nouveaux champs (dont le contenu est
normalement calculé à partir des
données des champs existants) :
 Ajouter un nouveau champ et préciser
le nom et formatage de celui-ci
 Editer l’expression pour définir le contenu
du champ (à partir de calculs ou autre)
Formation Tom²pro

Fonctions
 Apparence : pour modifier la mise en forme dans le tableau de
certaines données répondant à des
critères précis (pour les mettre en
exergue par exemple)

 Options : pour activer ou non certaines options liées au format de


tableau (exemple grand total au niveau des lignes ou colonnes, etc.)

 Chart : Pour définir des options liées à la place sur écran ou le


contenu du diagramme associé au tableau
Formation Tom²pro

Fonctions
 Impression : pour imprimer le contenu du tableau
 Il est possible
de sélectionner
un modèle par
défaut, de
modifier
la mise ne page
de celui-ci, ou de
créer un autre
modèle de format d’édition pour utilisation ultérieure
 Exportation : pour exporter le contenu du tableau dans
un document au format populaire (txt, xls, etc.)
Formation Tom²pro

Etats financiers
Formation Tom²pro

Etats financiers
 Etats financiers standards : découlant de la normalisation comptable
(bilan, compte de résultat, …) => destinés à l’audit externe
 Le format le mieux adapté aux programmes de développement = « emplois et
ressources »

 Etats SYSCOA (inutile pour les pays hors zone SYSCOA)

 Etats IFR (Intermediary Financial Reporting) : tableaux normalisés


exigés par certains bailleurs pour appréciation de l’avancement du
Programme durant la période d’analyse (trimestrielle, semestrielle,
…) et depuis le début de l’exécution de celui-ci
 Package de plus en plus réclamé par la généralité des bailleurs multilatéraux
Formation Tom²pro

Codification des états financiers standards


Même principe de montage comme sur tout autre support (Excel, …) :
 Prendre un numéro de modèle
 Identifier et hiérarchiser les rubriques ;
 Définir les éléments (« fourchettes ») alimentant les rubriques
détaillées, codifiées sur 4 caractères) => La numérotation des
rubriques détaillées doit commencer par celle de la rubrique de sous-
total ;
 Prévoir des regroupements (sous-totaux) codifiés sur 1 ou 2 car.)
 Si besoin, des formules (calculs arithmétiques) utilisant comme
opérandes les montants
des rubriques déjà
saisies peuvent être
paramétrées
Formation Tom²pro

Paramétrage du bilan
Seuls les comptes de bilan (superclasses A à E) peuvent être intégrés
dans les fourchettes des rubriques de bilan. Noter plus particulièrement:
 Le type de la rubrique (actif/passif)
 La différenciation des colonnes valeur brute et
amortissements/provisions (fourchettes) ;
 Le test sur les soldes au niveau des fourchettes (S : solde, D : solde
débiteur uniquement, C : solde
créditeur uniquement)
 L’obligation de paramétrer une ligne
de calcul de résultat
 En plus des standards en matière
de paramétrage des états
Formation Tom²pro

Edition : bilan
A l’édition, vérifier qu’il y ait pas d’anomalies
(au niveau des tests de contrôle.
Sources d’erreurs de paramétrage :
 Omission de paramétrage d’un compte
ayant un solde ;
 Doublons : un même compte ayant un solde
déterminé est paramétré sur plusieurs
rubriques du bilan à la fois (la numérotation
des rubriques concernées est rappelée
dans la liste des anomalies)
 La ligne de calcul de résultat, permettant
d’équilibrer le bilan en affichant au niveau
de cette rubrique le solde des comptes de
gestion, n’est pas paramétrée.
Formation Tom²pro

Compte de résultat
 Seuls les comptes de gestion (superclasses F à H) peuvent être
intégrés dans les fourchettes des
rubriques de compte de résultat.
 Mêmes principes de paramétrage
et d’édition comme pour le bilan,
mais sans obligation
de paramétrage de
« ligne de calcul de
résultat »
Formation Tom²pro

Emplois et ressources standards


Ce tableau, à ne pas confondre avec son équivalant dans les états
IFR/RSF, est préféré par les programmes de développement pour
présenter leur situation comptable :
 Le bilan et le compte de résultat ayant a priori une connotation «
commerciale ») et cet état permettant de combiner en quelque sorte
les rubriques des deux premiers, pour une lecture concise
 Inclure préférentiellement dans les rubriques tous les comptes du
plan comptable sauf ceux utilisés spécifiquement pour les écritures
d’inventaire (dotations et reprises, transferts, résultats et
capitalisations)
Formation Tom²pro

Paramétrage état standard emplois et


ressources
 Méthode simple :
 Les ressources incluent les financements (classe 1), les produits (classe
7) et les dettes diminuées des créances, même à très court terme (classe
4) sauf comptes de report à nouveau et résultat ;
 Les emplois sont ventilés par les comptes de dépense (classes 2, classe
3, classe 6) sauf les comptes d’inventaire qui s’annulent (amortissement, charges
immobilisées et transferts correspondants…) ;
 L’excédent ou déficit de ressources sur les emplois est matérialisé dans la
trésorerie (classe 5)
Formation Tom²pro

Edition état emplois et ressources standard


 ER standard : rubriques calculées à partir des mouvements
comptables (pas à partir des soldes)
 ER3 comparé cumul : affichant les cumuls de deux exercices N et N-1
pour figurer par différence la synthèse des mouvements de l’exercice
N => préférer ce format plus complet si on veut rapprocher les
montants des rubriques avec ceux des autres états standards (bilan,
compte de résultat) et le tableau inclut en plus les éléments de ER
standard
Formation Tom²pro

Etats IFR
Tableaux financiers périodiques sortis de Tompro
 Ressources et emplois
 Utilisation des fonds
 Compte spécial/désigné
 États prévisionnels
 (Prévisions physiques)
Périodicité à définir selon les termes négociés
avec le bailleur (généralement trimestrielle)
Formation Tom²pro

Paramétrage IFR ressources et emplois


 Sélectionner le format le plus adapté parmi les modèles proposés, inspirés des
formats exemple de la Banque Mondiale
 Paramétrer les rubriques des ressources par compte (financements, produits);
 Paramétrer les rubriques d’emplois en définissant les fourchettes suivant un ou
une combinaison d’axes de gestion (pas sur l’axe comptable)
 Paramétrer les rubriques de trésorerie par compte (de trésorerie)
 Paramétrer une rubrique
spécifique en diminution de
ressources, ou en
augmentation des emplois, ou
en équivalent de « régie » en
trésorerie (selon le choix)
pour les comptes de tiers
de type avance à justifier non-
ventilés au niveau
analytique
Formation Tom²pro

Edition IFR ressources et emplois


Vérifier que le solde théorique calculé de trésorerie (trésorerie début + variation ressources –
variations emplois) corresponde au solde réel de fin. Sources d’incohérences:
 Problèmes de paramétrage ressources ou trésorerie = identifier par pointage avec les
éléments du plan comptable correspondant
 Problèmes de paramétrage emplois si le total emplois dans
ressources/emplois est différent du total des réalisations dans
utilisation de fonds
 Problèmes comptables : décaissements non imputés au niveau des
axes de gestion (=> sous-estimation des emplois) :
recherche mouvements
 Problèmes comptables : ressources ou trésorerie imputées au
niveau des axes de gestion (=>sous-estimation des emplois) :
recherche mouvements
 Problèmes comptables : compte de trésorerie utilisé dans
un journal OD (exemple : 58 soldé dans un journal OD) =>
compte de trésorerie ventilé sans contrepartie dans les
autres rubriques du RSF : recherche de mouvement
 Problème à-nouveaux => soldes incorrects
 Paiements directs non-associés à un journal de « trésorerie »
(=> sous-estimation des ressources et emplois)
Formation Tom²pro

IFR Utilisation des fonds


 Préalable : budget correctement ventilé pour la période
 Paramétrage : le plus facile autant que possible ne pas proposer le
modèle 3 <= saisie du PAD uniquement sauf pour le modèle 3 où les
fourchettes doivent êtres définies pour chaque rubrique
 Edition :
 Si modèle 3 utilisé : comparer systématiquement avec les outputs
obtenus des autres modèles
 Logiquement cocher « ajuster budget des années antérieures aux
réalisations antérieures » (les reliquats ou dépassements budgétaires des
exercices précédents
devraient normalement déjà
être considérés lors des
valorisations du budget de
l’exercice)
Formation Tom²pro

Paramétrage IFR compte spécial


 Journaux : liste les journaux de trésorerie du compte désigné et
éventuellement les sous comptes associés
 Dépenses : identification de type de dépenses éligibles sur le compte
(généralement l’intégralité d’une des fourchettes)
 Avances : comptes ventilant les
encaissements des financements
reçus (signe C)
 Ajustement 5 : comptes ventilant
les autres encaissements hors
financements (signe C)
 Ajustement 10 : comptes ventilant
des décaissements hors
réalisations (signe D)
Formation Tom²pro

Edition IFR compte spécial


 Choix dans « sources et emplois » : alimenter
prévisions de décaissements et DPD prévues
 Partie I : pour info : solde théorique de l’avance
avant considération dépenses de la période
 Partie II : justification solde CS :
 solde au début + financements reçus + autres
encaissements (aj. 5) - dépenses justifiées - autres
décaissements (aj.10) = solde à la fin
 transformé en [solde au début + financements reçus +
autres encaissements (aj. 5)] ligne 8 = [solde à la fin +
dépenses justifiées + autres décaissements (aj.10)]
ligne 13 (il ne devrait pas y avoir d’écart en ligne 14)
 Partie III : besoin en trésorerie = Dépenses à payer
sur le compte (total décaissements prévues - part à
liquider en DPD) - trésorerie disponible
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IFR plan de décaissement


 Préalable : budget période suivante saisi
 Présentation normalisée du budget de la période suivante (<=
justifiant normalement les besoins cf. IFR compte spécial)
 Sans paramétrage spécifique (synthétisant sous un format normalisé
les inputs déjà alimentés)
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IFR autres états


 Tableaux physique : stockage (uniquement, pas de traitements
avancés comme dans Tommonitoring/tecpro) et restitution des données
de réalisation physique sous des formats normalisés
 Exécution financière : autre format de tableau des réalisations
 Rapprochement bancaire compte désigné : format simplifié de Partie
II de l’état de compte spécial (solde ajustements 5 et 10 = différence
si tout est correct)
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États non-standardisés « universels »


 Sélectionner préalablement le numéro de
modèle à utiliser
 Définir les rubriques qui alimentent le tableau
(comme pour les états standards) avec les
multiples combinaisons de fourchettes, les
formules utilisant comme opérandes des
rubriques existantes ou des constantes à
préciser..
 Contrôler les résultats des calculs des
rubriques dans l’édition de tableau de bord
 Définir et mettre en forme les modèles d’états
non standards, y insérer par publipostage des
valeurs calculées automatiquement à partir
des rubriques paramétrées (comme pour les
BR, données de publipostage
automatiquement alimentées lors des
exploitations ultérieures)
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Traitement des
DRF/DPD/mémoires
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Traitement des DRFs et des mémoires


 Préalable : codification des plans
financiers correctement alimentée
 Bailleur  procédure financière
 Convention : renseigner
exhaustivement les options
(monnaies, signataires,
commentaires, …)
 Saisir les montants de la convention /
des codifications spécifiques du DP /
… => pour édition de la situation du
financement sur base DRF&DPD
 Respecter scrupuleusement les
étapes de traitement de DRF/DPD
(Tri >… > régularisation)
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Paramètres spécifiques et saisies


 Paramètres spécifiques à certains
bailleurs (Devis-programme FED,
entête états BAD, paramètres
états FIDA …)
 Saisie par catégorie (ou par sous-
composante si applicable) des
montants de la convention
 Autres saisies si demandées (ex:
éléments prévisionnels A3 BAD)
 Saisie de l’historique des
demandes (traitement en doublon
si les DRF/DPD directement
traités dans le système)
 => Exploitations sur la base de
l’historique directement saisi
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Paramètres spécifiques et saisies


 Paramètres spécifiques à certains
bailleurs (Devis-programme FED,
entête états BAD, paramètres
états FIDA …)
 Saisie par catégorie (ou par sous-
composante si applicable) des
montants de la convention
 Autres saisies si demandées (ex:
éléments prévisionnels A3 BAD)
 Saisie de l’historique des
demandes (traitement en doublon
si les DRF/DPD directement
traités dans le système)
 => Exploitations sur la base de
l’historique directement saisi
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DRF : tri des mouvements


 Numéro : voir la séquence au niveau du
système du bailleur (même si le système
propose par défaut la séquence suivante);
 Période de tri : fourchette de date comptable
incluant l’ensemble des opérations à figurer
dans les DRF;
 Période d’édition : période « officiellement »
couverte par la DRF (pour affichage dans les
états uniquement, c’est la période de tri qui
sera tenue en compte dans les traitements);
 Autres critères :
 Opérations à marquer en facturables/non
par défaut
 Limiter le tri à certains sites ou journaux
 Attention : en cas de correction comptables à
l’issue des contrôles, refaire le tri
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DRF : brouillard des mouvements


 Édition /exportation : contrôle de contenu
 Facturable(F) ou non (N) : ligne à présenter
ou non dans les états de dépense
 Mettre en non-facturable (N) les lignes
non-présentables dans la demande en
cours (non-figurées dans le relevé
bancaire, PJ manquantes, …)
 Changer le statut (F/N) en mode
modification, soit en double-cliquant dans
la liste, soit directement dans les détails
de chaque ligne
 Autres détails :
 Compléter/clarifier si besoin le contenu
des champs modifiables (en jaune)
 Préciser le modèle de tableau approprié
pour la ligne
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DRF : conversion des devises


 Attention : étape indispensable
même si la convention est gérée sur
une seule monnaie
 Préciser les taux de change
applicables pour les monnaie de
suivi et de production des DRF
 Si contre-valeur (devise et/ou
rapport correspondant à une
monnaie de suivi) déjà
alimentée dans la comptabilité
=> reprise telle quelle de la
contre-valeur
 sinon conversion utilisant le taux
précisé
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DRF : États certifiés de dépenses (SOE)


 Éditer le contenu
de chaque format
d’état utilisé dans
la demande en
cours
 Plusieurs formats
disponibles au
niveau des
éditions
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DRF : états récapitulatifs


 Synthèse de la demande
en cours
 Situation de la
convention (base
demandes régularisées)
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DRF : mise à jour


 Lancer une fois les demandes
formellement envoyées =>
opérations marquées comme à ne
plus présenter dans les prochaines
demandes
 Il n’est pas nécessaire d’attendre
la réponse du bailleur : les
traitement afférents aux éventuels
problèmes soulevés (partie non
remboursée) seront traités dans
l’étape de régularisation
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DRF : régularisation
 Étape indispensable dans le processus
pour alimenter le suivi des conventions et
pour justifier l’écart entre les demandes et
les paiements du bailleur par catégorie
 Renseigner le montant la part payée
 Renseigner les montants et identifier les
opérations correspondantes à l’éventuelle
part non payée :
 Rejet : définitivement inéligibles
(identifier les opérations
correspondantes dans l’onglet après
validation)
 Litige : problème de justification bien
qu’éligibles (identifier dans l’onglet
pour les relancer dans les demandes
ultérieures)
 Apuré : apurement de l’avance du
bailleur (normalement vers la fin du
projet)
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DPD
 Préalables :
 Renseigner exhaustivement les
informations annexes liées au
tiers bénéficiaire (adresse et
coordonnées bancaires)
 Saisir la facture dans un journal
approprié (attention à la monnaie
de facturation correspondant à la
monnaie de présentation de la
demande)
 Pour mémoire, l’enregistrement de la
liquidation se fait après le processus
de la demande, donc pas nécessaire à
ce niveau
 Procédures identiques aux DRF
(sauf par rapport au choix de journal)

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