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SYSTÈME DE GESTION INFORMATISEE

TOMPORTAIL

PASSEZ
A LA PUISSANCE SUPERIEURE

Tom² : nouvelle génération de produits développés par la société Tomate


Formation TomPortail

Qu’est ce que Tomportail?


 L’interface unique d’accès à toute information traitée dans
le système
 Système intégré de gestion optimisé pour les institutions
publiques, les entités de gestion de programmes ou projets
de développement, incluant :
 Gestion financière et comptable, états financiers ;
 Passation des marchés ;
 Suivi évaluation ;
 Gestion du personnel et de la paie ;
 Gestion du patrimoine : immobilisations, stocks ;
 Autres (développements spécifiques).
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Qu’est ce que Tomportail?


 Versions et fonctionnalités modulables en fonction des besoins :
 Version light, complète ou spécialisée ;
 monoposte ou multipostes réseau ;
 monosite, multisites centralisé ou décentralisé (avec des outils de
consolidation) ;
 monoprojet ou multiprojets ;
 Migration d’une version à une autre, activation de fonctionnalités
additionnelles par une procédure simple de mise à jour des licences ;
 Système multilingue (langues disponibles par défaut : français, anglais,
portugais, autres langues facilement implémentées selon les besoins) ;
 Intégration totale de tous les modules à travers le système TomPortail.
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Les produits Tom@te


 Interface adapté à tout type d’utilisateurs :

 Par module (contenu facilement reconnaissable par les utilisateurs


qui connaissent les anciennes versions des systèmes Tomate) ;

 Par personnalisation du contenu des menus, (approche métiers)


en puisant dans les types d’applications (gestion financière,
passation des marchés…), les fonctionnalités spécifiques
intéressant chaque profil d’utilisateurs.
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Les produits Tom@te


 Un système d’information de gestion intégré
incluant tous les aspects de la gestion et de suivi des projets de
développement :
 Tom²Pro (Tom²Pro to SIGeD) : Système de gestion financière et
comptable
 Tom²Monitoring : Système de suivi évaluation
 Tom²Marche : Gestion de la passation de marche
 Tom²Stock : Gestion des stocks
 Tom²Paie : Gestion des RH et paie
 Tom²Conso : Consolidation multi- Projet et Multi base
 Tom²Etatfin: Etats financiers suivants les liasses de l’OHADA
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Ceux qui nous ont fait confiance


 Capitalisation des 30 années d’expérience de la société
Tomate, qui s’est spécialisés dans la mise en place de
systèmes d’information de gestion de Projets de
développement financés par les bailleurs multilatéraux
 BIRD/IDA;
 FED;
 Global Funds;
 FIDA;
 BAD/FAD; …
 KFW
 COOPERATION BELGE

 avec plus de 4000 Installations dans plus de 40 Pays


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Codifications du système
 Ensemble des modules partageant les mêmes codifications
pour un suivi cohérent et intégré sur 6 axes d’analyse
paramétrable à souhait :
 Comptable (selon le PCG)
 Analytique (suivant le cadre logique ou équivalent du Projet)
 Budgétaire (suivi les rubriques de reporting ou nature de dépenses du
DP)
 Financier (suivi des différentes sources de financement et les
différents bailleurs) et les différents DP
 Géographique (suivant les zones d’intervention du projet : régions,
districts …)
 6ème axe libre
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Particularités du système
 Système intégré (une seule base de données)
 Gestion multi exercice
 Gestion multi devis-programme
 Gestion multidevises
 Interface intuitif
 Mise en place rapide via un paramétrage du système
 Adaptable à tous système comptable et financier
 Adaptable à tous bailleurs
 Possibilité de personnaliser les états et outputs
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Procédures d’installation Tomportail


 Configuration minimale poste serveur de base de données (ou terminal utilisateur et de base de données en
version monoposte)
 Intel Core i5 2,6 Ghz ou plus recommandé (Xeon 5 pour les serveurs dédiés) ;
 8 Go RAM ;
 500 Go Disque Dur ;
 Windows 7 SP1 ou ultérieur (Windows server 2008 ou ultérieur pour les serveurs dédiés) ;
 Unité de sauvegarde externe ;
 Moteur de base de données SQL Server 2005 ou ultérieur

 Configuration minimum réseau (si utilisation en réseau)


 Réseau câblé Ethernet 100 Mbps minimum (réseau Wifi non recommandé)

 Configuration minima postes terminaux utilisateurs (sauf en version monoposte)


 Intel Core i3 2,4 Ghz (Core I7 ou plus recommandé) 4 Go RAM ;
 500 Go Disque Dur ;
 Windows 7 SP1 ou ultérieur ;
 Suite bureautique Ms Office (pour les exports Excel ou Word) ;
 NB :
 Pas d’obligation de réseau spécifique pour le système
 La mise en réseau ne nécessite pas de connexion internet
 Pas d’obligation d’avoir un serveur dédié pour le système
 Réseau filaire fortement conseillé (réseaux sous Wifi uniquement ayant généralement des problèmes de microcoupures
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Procédures d’installation Tomportail


 Points à retenir
 S’assurer que le système d’exploitation est à jour pour faciliter
l’installation des préalables (Framework…)
 Installation de SQLSERVER obligatoire sur le poste serveur /
machine locale hébergeant la base de données (choisir SQL 2012
si ordinateur récent)
 Les entités avec
des gros volumes
d’information à
traiter (exemple : entités de gestion de fonds routiers) doivent acquérir
la version payante de SQL Server (limite 4Go et 10 connections pour
SQL express 2005)
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Procédures d’installation Tomportail


 Point à retenir (installation SQL)
 Choisir systématiquement
« mixed mode » pour
l’authentification

 Ne pas oublier le mot de passe de


« sa » de la base de données qui
est différent du mot de passe
d’accès à Tomportail

 Activer SQL Browser pour


automatiser la détection de
l’instance SQL
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Procédures d’installation Tomportail


 Installer manuellement (si nécessaire)
 Le Driver Hasp de la clé de protection
 Le logiciel d’impression Crystal report (définir au préalable si la
machine est en 32 bits ou 64bits)

 Mise en réseau du logiciel (au niveau du serveur)


 Activer (Enable) tous les canaux dans « SQL Server Configuration
manager »
 Choisir « Using TCP/IP and named pipes » dans « surface area
configuration
 S’assurer que le pare-feu du serveur ne bloque pas les flux de
données SQL
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Procédures de création de bases


 Point à retenir
 Éviter de mettre des « espaces » dans le nom des bases de
données. Utiliser plutôt « _ »

 Personnaliser le mot de passe « admin » d’accès dans le logiciel

 NB :
 En cas d’oubli du mot de passe de « sa » : la solution la plus simple
serait de réinstaller SQL
 En cas d’oubli du mot de passe de « admin » : choisir « projet
existant » lors de la création de la base
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Gestion des menus


 Point à retenir
 Principe général: Créer un
menu par groupe de
fonction et non par personnes

 Par fonction , définir les


responsabilités
 Accès intégral pour le
fonctionnel et consultation
pour les autres utilisateurs

 Accessible par l’utilisateur


quel que soit le poste en réseau
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Gestion des projets


 Point à retenir
 Permet de créer ou de
lister
les projets (bases )
 Ajout : ajout d’une nouvelle
base de données
 Projet existant :
changement
de mot de passe logiciel
 Référence à un Projet :
relier
le système à une base de
données existante

 Permet la mise en réseau à


partir des postes clients
à partir du bouton
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Gestion des projets


 Point à retenir

 Sauvegarder la base de configuration (TOMPROJ) pour éviter de


recréer les projets (cf Gestion Base de données)

 En cas de reinitialisation de la liste des projets, supprimer le fichier


« Tomportail.config » dans « C:\Program Files
(x86)\TOMATE\TOMPORTAIL\WIN\DLL »
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Gestion des sites


 Point à retenir
 Permet de créer les sites (centre
de saisie) du Projet dans le cas
d’une version multisites.

 ATTENTION
 Obligation de rattacher les sites aux bases de données (cf Gestion
des logiciels)
 Pas nécessaire de créer le site 00 consolidation
 En cas de saisie dans la base consolidée, créer un site fictif pour les
écritures de consolidation
 Obligation d’activer un site en cours pour chaque logiciel
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Gestion des logiciels


 Point à retenir
 Principe général :
 Permet de rattacher la
base de données et
les logiciels
 Permet de rattacher la
base de données et
les sites

 Le nombre de Projets et de sites à rattacher dépendra de la


licence du Projet et s’affichera au
niveau de chaque logiciel
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Gestion des logiciels

 ATTENTION
 Le projet dispose de 4 mois à compter de l’installation pour faire
affecter les projets et les sites d’une manière définitive
 Pas nécessaire d’affecter le site « 00 consolidation »
 Pour chaque base choisir un « site en cours »
 Un site ne peut être associé 2 fois à une même base de données
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Gestion des utilisateurs


 Principe général :
 Permet de créer les groupes d’utilisateurs ayant les mêmes
privilèges d’accès ( cf gestion des accès)
 Permet de créer chaque utilisateur de chaque groupe
 3 types de Groupes
 SuperAdmin : Pour l’administrateur de la base de données ayant tous
les privilèges (y compris tomportail)
 Admin: Ayant tous les accès dans les modules
 User : Privilèges à personnaliser
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Gestion des utilisateurs


 Conseils

 Créer un utilisateur standard pour le partenaire pour accéder au


logiciel
 Créer systématiquement tous les utilisateurs du système lors de la
mise en place même si les autorisations d’accès ne sont pas
encore définis (pour personnaliser et facilité la traçabilité)
 Conseiller au Projet d’éviter d’utiliser l’utilisateur « admin »
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Gestion des autorisations


 Principe général :
 Permet de définir les privilèges
par Groupe d’utilisateurs pour
chaque menu de chaque
module (logiciel)
 Ajout
 Modification
 Suppression
 Validation
 Consultation
 Impression
 Enregistrement
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Gestion des bases de données


 Permet la gestion générale de la base de données
 Sauvegarde : sauvegarde de la base de données
 Restitution : restituer une sauvegarde
 Purge : efface les paramètres ou les mouvements d’une base
 Migration : convertir les données des anciennes générations des
logiciels ( valable pour tommarche, tomstock )
 Mise à jour : mise à jour de la base de données ( après réception
du « script » de TOMATE)
 Import / Export : Permet la consolidation des données dans les
versions Multisites (sauf les données de TOM²PRO)
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Gestion des bases de données


 ATTENTION PARTICULIERE
 Ne pas sauvegarder (ni restituer) dans mes documents et le
bureau ou généralement dans tout répertoire spécial de Windows:
créer un répertoire dédié pour les sauvegardes

 Pour la sauvegarde en réseau :


 Le faire directement sur le serveur
 ou sur un répertoire situé sur le serveur, en utilisant comme adresse le
chemin réseau (pas un lecteur virtuel)

 Favoriser la sauvegarde Tomportail à la place de la sauvegarde


par Module (logiciel)
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Gestion des bases de données


 ATTENTION PARTICULIERE

 Pour la mise à jour de la base de données, favoriser plutôt les


maintenance de chaque module (logiciel)*

 La consolidation doit se faire par module

 La consolidation des sites de TOM²PRO se fera dans le module


de TOM²PRO
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Requête SQL
 Principe Général :
 Permet de corriger directement dans la base
de données les erreurs constatées, par des
lignes
de commande fournies par
Tom@te uniquement (dans le cas
ou ce n’est pas possible de le faire
à partir du logiciel)
 Exemple : modification de la
monnaie de comptabilité
Update RPROJET set MONNAIELOC
= ‘EUR'
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Traçabilité
 Paramètres :
 Permet de faire un suivi
des actions effectuées
dans la base de données
(Ajouts, modifications
et suppressions, ne pas
tracer a priori les saisies)
à la condition d’avoir crée
au préalable les différents
utilisateurs et activé les
options de traçabilité
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Traçabilité

 Exploitation :
 Double-cliquer sur chaque ligne
d’évènement pour afficher les
détails correspondants
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Changement de session
 Principe Général :
 Le menu Applications regroupe
les commandes d’ordre général
telles que le changement de
session, le choix de la langue et
du logiciel à utiliser
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Changement de session
 La commande permet de fermer la
session en cours et d’ouvrir une autre
avec un nouveau login (nom
d’utilisateur et mot de passe).
 A l’apparition de la boîte de dialogue
demandant confirmation de la
fermeture de la session actuelle, cliquer
sur le bouton « oui » ; la fenêtre de
login s’ouvre :

 Renseigner le login et le mot de passe,


puis cliquer sur le bouton « se
connecter ».
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Changement de langues
 Principe Général :
 Permet de La commande
permet de choisir la langue
utilisée durant la manipulation
du logiciel.
 Cliquer sur « Langues » pour
dérouler les langues disponibles
et sélectionner la langue à
utiliser.
 Langues disponibles
 L’écran sera modifié en fonction
de la langue choisie parmi la
liste déroulée.
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Lancement de Tom²PRO
 Liste des logiciels
installés
 Il s’agit de la liste des
logiciels activés dans
l’ordinateur suivant les
paramètres de la clé HASP.
Choisir le logiciel à utiliser
en cliquant sur l’intitulé
correspondant.
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Lancement de Tom²PRO
Formation TomPortail

Evolutivité
 Mise à jour systématique du système par intégration des
besoins pertinents, notamment en matière d’actualisation
du contenu des obligations de reporting auprès des
bailleurs ;

 Implémentation de nouveaux modules standard ou de


fonctionnalités, objet de développements spécifiques,
facilement intégrable dans le système ;

 Amélioration permanente du système suite aux feedbacks


du réseau de partenaires et d’utilisateurs.
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Sécurité
 Sécurité physique : outils de gestion des bases de
données stockant les enregistrements saisis dans les
modules (sauvegarde, restauration, autres manipulations)
;

 Traçabilité : stockage de l’historique des manipulations


effectuées dans le système ;

 Sécurité logique : accès personnalisé (login et mot de


passe) avec définition des privilèges d’accès.
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Garantie
 Engagement de support technique par TOMATE lié aux
fonctionnalités existantes, soit par contact direct (Internet,
téléphone, fax), soit à travers le réseau de partenaires.

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