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Charte du Contrôle Interne du Groupe

Version 4.0
Juillet 2019

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La liste des modifications précédemment apportées à la Charte du Contrôle Interne du Groupe
Ecobank figure dans le tableau ci-dessous, où sont indiqués le numéro de version, la date de
révision et la description des modifications ayant nécessité l’adoption d’une nouvelle version de la
Charte du Contrôle Interne du Groupe.

N° DE DATE DE DESCRIPTION SUCCINCTE


VERSION RÉVISION DES MODIFICATIONS APPORTÉES
1.0 Mai 2011 1re version de la Charte.
2e version de la Charte.
Les modifications ont porté sur les liens hiérarchiques et
l’indépendance de la fonction Contrôle Interne du
2.0 Mars 2014
Groupe, l’obligation de confidentialité, l’organisation et
la méthodologie des activités du Contrôle Interne, le
reporting et la fréquence de révision de la Charte.
3e version de la Charte.
Mise à jour visant à refléter l’élargissement des
compétences de la fonction et la révision des principaux
3.0 Mars 2017
rôles et responsabilités.
La fréquence de révision et d’approbation et de
publication ont été précisées.
4e version de la Charte.
4.0 Juillet 2019 - Suppression de la responsabilité sur la sécurité des
systèmes d’information et sur le pointage /
rapprochement bancaire.
- Clarification de la responsabilité du Contrôle Interne
sur les états financiers et sur la justification et
l'attestation du bilan (BSSA)
- Mise à jour du rattachement du Contrôle Interne du
Groupe
- Le département de la Sécurité des Systèmes
d’Information a été inclus dans la liste des autres
fonctions d'assurance
- La fréquence de révision de la charte est désormais
fixée à 3 années

Approbation :

Version actuelle :

No de version : 4 Date de révision : Juin 2019

Auteur : Contrôle Interne du Groupe

Approuvé par :

Comité Exécutif du Groupe Juillet 2019

Conseil d’Administration d’ETI Juillet 2019

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Sommaire

1. Objet de la Charte
2. Vision et mission
3. Objectifs
4. Domaine de compétence
5. Rôle et rattachement de la fonction Contrôle Interne au sein du groupe Ecobank
6. Autorité/Pouvoirs et confidentialité
7. Responsabilités
8. Profil de la fonction
9. Indépendance
10. Planification
11. Reporting
12. Méthodologie
13. Relations avec les autres fonctions d’assurance et les auditeurs externes
14. Révision de la Charte
15. Publication et utilisation

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1. Objet de la Charte

Cette charte définit la mission, les objectifs, le domaine de compétence, les pouvoirs et les
responsabilités du département du Contrôle Interne, en tant que structure de contrôle globale et
unique au sein d’Ecobank, à l’échelle du Groupe et des filiales.

2. Vision et mission

La fonction de Contrôle Interne apporte son support à la Banque en exécutant une stratégie de
Contrôle Interne dans le respect de la stratégie du Groupe.

La mission du Contrôle Interne du Groupe est la suivante :


a. S’assurer en permanence que la culture / l’environnement de contrôle est fiable, efficace
et orientée affaires ;
b. Assister la Direction Générale dans la surveillance des risques/de contrôles et la
conformité, pour fournir des services innovants, adaptés et à valeur ajoutée ;
c. Améliorer l’efficacité et l’efficience des systèmes de contrôle interne.

3. Objectifs

La fonction Contrôle Interne du Groupe vise à garantir, de manière préventive et raisonnable, la


solidité de l’environnement de contrôle pour permettre à la Banque :

a. d’atteindre l’efficience et l’efficacité des processus internes ;


b. d’être en conformité avec les politiques et procédures existantes établies par les
responsables des processus à tous les niveaux ;
c. de s’assurer que les contrôles atténuants sont mis en place pour tous les domaines de
risque potentiels identifiés ;
d. d’évaluer et de garantir stratégiquement l’adéquation des mesures correctives pour éviter
la cristallisation des risques potentiels ;
e. de contenir proactivement les pertes résultant des fraudes ;
f. de contribuer à la formulation de la stratégie d’entreprise de la Banque pour atteindre
les objectifs organisationnels.

4. Domaine de compétence

Le système de contrôle interne repose sur un socle de pratiques, de politiques et de procédures


contribuant à la gestion du risque opérationnel, la prévention et la détection de la fraude, la
diminution des pertes, la remédiation, ainsi qu’à la communication d’informations financières
exactes dans les délais impartis.

Le département du Contrôle Interne, en tant que cadre des contrôles combinés, est concerné par
tous les domaines d’activité d’Ecobank et axe ses activités de contrôle sur le risque, en prêtant
une attention particulière aux domaines présentant le niveau d’exposition au risque le plus élevé.

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5. Rôle et rattachement de la fonction Contrôle Interne au sein du Groupe Ecobank

Le département de Contrôle Interne est une unité de support indépendante au sein du Groupe. Il
est donc entièrement indépendant de toute forme d’activités de traitement au sein de la banque.
Les commentaires et les évaluations du Contrôle Interne n’exonèrent en aucun cas les autres
départements du groupe Ecobank de leurs responsabilités.

Le Contrôle Interne est en partenariat avec le Département des Finances pour superviser la
Politique de Justification et d'Attestation du Bilan (BSSA) tant au niveau du Groupe que des
filiales. La responsabilité sur les états financiers incombe au Département des Finances.

Le Contrôle Interne surveille la conformité aux politiques internes et aux manuels de procédures
du Groupe. En outre, le Contrôle Interne assure également la surveillance des exceptions de
transactions et la surveillance de fraudes pour la détection précoce des transactions suspectes.

Les contrôleurs internes des filiales sont chargés d’exercer ces fonctions et rendent compte aux
Directeurs Généraux et aux comités d’audit des conseils d’administration de leurs filiales. Le
Contrôle Interne des filiales reporte sur le plan fonctionnel au Contrôle Interne du Groupe.

Le Directeur du Contrôle Interne du Groupe est rattaché au Directeur du Risque du Groupe


(GCRO) et au Comité d’Audit du Groupe.

6. Autorité/Pouvoirs et confidentialité

Il doit être créé un environnement approprié qui permette aux contrôleurs internes d’exercer
leurs fonctions comme requis. Le département du Contrôle Interne a le pouvoir de :
a. définir la nature, le cadre et le calendrier des activités de vérification / d’évaluation
indépendante au sein du Groupe ;
b. avoir un accès complet et sans restriction à tous les locaux, les documents et les dossiers
du Groupe nécessaires pour exercer ses fonctions ;
c. demander à tout agent du Groupe de fournir les informations, les précisions, les
documents et les preuves qui pourront être nécessaires pour effectuer des examens, des
vérifications, des enquêtes ou des rapports ;
d. discuter avec les employés sur les contrôles défaillants / faiblesses constatées ;
e. signaler toute négligence grave, fraude, perte opérationnelle ou inconduite observée pour
complément d’enquête.

Le Directeur du Contrôle Interne de la filiale ne peut être licencié ou muté qu’avec l’accord
préalable du Directeur du Risque du Groupe / Directeur du Contrôle Interne du Groupe.

Les contrôleurs internes peuvent avoir accès à des informations sensibles dans le cadre de leurs
activités. Ils sont tenus de préserver la confidentialité des informations conformément à la
politique et la classification de la sécurité de l’information de l’institution.

7. Responsabilités

Le Contrôle Interne a les responsabilités suivantes :

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a. fournir à la Direction Générale une assurance raisonnable quant au respect des obligations
réglementaires / de contrôle et à l’intégrité des données financières, grâce à diverses
procédures telles que la vérification indépendante et la surveillance du traitement des
transactions et des contrôles ;
b. détecter précocement les risques de fraude interne et externe au sein du Groupe et les
atténuer, grâce à un suivi préventif et continu ;
c. identifier les facteurs à l’origine des erreurs opérationnelles, du non-respect des obligations
réglementaires et de contrôle, et des défaillances des systèmes aux fins de la mise en place de
mesures préventives ;
d. assister les responsables des premiers traitements, les responsables des affaires et les
responsables des systèmes dans la conception, la mise en place et le suivi du Contrôle
Interne;
e. promouvoir une forte sensibilisation au contrôle dans l’ensemble du Groupe ;
f. aider la Direction à faire respecter les politiques et les procédures d’Ecobank grâce à un suivi
efficace et continu ;
g. proposer des améliorations des procédures / systèmes et surveiller l’adéquation des mesures
adoptées par la Direction ;
h. fournir une assurance en matière de contrôle du traitement des affaires, des produits et des
systèmes de support de l’entreprise ;
i. axer ses activités de contrôle sur les secteurs présentant le niveau d’exposition au risque le
plus élevé ;
j. conseiller et assister la Direction pour la mise en place de contrôles visant à prévenir et à
détecter en temps opportun les fraudes, les irrégularités et les manquements / violations;
k. agir préventivement et repositionner le Contrôle Interne grâce à une communication
efficace, à l’implication, à l’engagement, à la formation et au partage des bonnes pratiques ;
l. transmettre des rapports de contrôle ponctuels, périodiques ou spéciaux à différents
niveaux hiérarchiques dans le Groupe, en soulignant les manquements constatés, les mesures
correctives recommandées et les évolutions découlant des activités de suivi ;
m. transmettre à la Direction Générale et au Conseil d’Administration toutes les questions liées
aux risques qui subsistent.

8. Profil de la fonction
La compétence professionnelle des contrôleurs internes au sein des filiales et du Groupe est
essentielle pour une affectation efficace et efficiente des fonctions de Contrôle Interne du
Groupe. Par conséquent, tous les employés du Contrôle Interne du Groupe doivent avoir des
connaissances suffisamment à jour sur les activités bancaires, les techniques de contrôle et d’audit
ainsi que des compétences en matière d’investigations. Les contrôleurs internes doivent posséder
les diplômes appropriés et entretenir leur compétence professionnelle en se formant de manière
continue et systématique.

Les contrôleurs internes doivent non seulement être compétents, mais aussi titulaires de diplômes
réputés, pour exercer leurs fonctions.

9. Indépendance
L’indépendance est essentielle pour l’efficacité et l’efficience du Contrôle Interne. Le département
du Contrôle Interne est une unité indépendante au sein du Groupe Ecobank. Ainsi, l’unité est
totalement indépendante de toute forme d’activités de traitement au sein de la banque. La
responsabilité du risque incombe aux responsables des affaires, des systèmes et des traitements.
Le Contrôle Interne contribue à la réalisation des objectifs grâce à l’exécution d’un programme
d’assurance et à un rôle de conseil et d’analyse critique efficace.

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10. Planification
Conformément à la stratégie de la Banque, le Directeur du Contrôle Interne du Groupe établit un
plan stratégique annuel devant être approuvé par le Comité d’Audit.

11. Reporting
Le Contrôle Interne présente des rapports périodiques à la Direction Générale, qui comprennent
la portée et les objectifs de contrôle, les constats, les conclusions et les recommandations.
Il communique également au Conseil d’Administration des rapports trimestriels sur la situation
générale du contrôles interne dans le Groupe et sur toutes les questions systémiques nécessitant
l’attention de la Direction.

12. Méthodologie
La fonction de Contrôle Interne doit utiliser la méthodologie de contrôle la mieux adaptée et
diverses techniques complémentaires pour toute évaluation de contrôle. Le Contrôle Interne doit
être à jour des évolutions méthodologiques (ex. : capacités analytiques) et examiner les
innovations pour évaluer leur applicabilité au Groupe Ecobank. Lorsque c’est possible, la priorité
doit être accordée à l’automatisation des contrôles.

13. Relations avec les autres fonctions d’assurance et les auditeurs externes
Les contrôleurs internes doivent travailler en partenariat avec les autres fonctions d’assurance
(Audit Interne, Sécurité des Systèmes d’Information et Conformité) et avec les auditeurs externes
pour faciliter et coordonner l’adoption, l’application et l’amélioration continue des pratiques de
gestion des risques efficaces et efficientes. Dans le cadre de l’orientation et de l’organisation des
activités du Contrôle Interne, le champ d’action des autres intervenants devrait être pris en
considération pour éviter les doubles emplois et garantir une couverture appropriée.

14. Révision de la Charte


La présente charte sera revue tous les trois (3) ans au maximum. Elle fera l’objet d’une revue
immédiate en cas de changement important survenant dans la stratégie du Groupe. La charte doit
être approuvée par le Comité Exécutif du Groupe et le Conseil d’Administration d’ETI.

15. Publication et utilisation


Après approbation, la Charte est communiquée à tous les collaborateurs du Groupe par le moyen
de communication approuvé pour les publications et les documents officiels. Elle sera
notamment diffusée sur l’intranet. La présente Charte concerne toutes les fonctions du Contrôle
Interne du Groupe et expose donc les pouvoirs, les responsabilités et le rattachement des
départements du Contrôle Interne au sein des différentes filiales du Groupe Ecobank.

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