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GENERALITES

Excel est l’un des tableurs les plus utilisés de nos jours sous l’interface Windows ; c’est un programme dont la
vocation est d’aider à effectuer vos calculs, aussi variés soient-ils et obtenir à partir de ces résultats des
informations complémentaires, notamment sous la forme graphique. Excel pour Windows offre un certain
nombre de points commun avec Word, notamment la disposition d’ensemble de son interface , l’utilisation des
barres d’outils, la correction automatique ou manuelle de l’orthographe etc.… Il dispose également d’une aide en
ligne d’accès facile à tous les niveaux d’exploitation. Pour activer l’aide, on peut soit utiliser le menu ,
s’informer grâce aux boutons d’aide ou utiliser l’aide contextuelle.

Lancer Excel 2000 pour Windows


Trois possibilités s’offrent à vous pour lancer Excel

1 ère possibilité

Si vous avez créé un raccourci sur le Bureau lors de l’installation , double-cliquez sur cette icône. Si vous utilisez
fréquemment Excel , il vous est recommandé de créer un raccourci si vous ne l’avez pas fait.
NB : Pour cliquez, appuyer sur le bouton de la souris. Double-cliquer signifie cliquer rapidement deux fois de
suite sur le bouton gauche de la souris.

2 ème possibilité
Si vous n’avez pas créé de raccourci , utilisez le bouton Démarrer de la barre des tâches :
 Cliquez sur le bouton Démarrer.
Le menu Démarrer s’affiche
 Faites glisser la souris pour amener son pointeur sur la commande Programmes.
La liste des programmes s’affiche
 Faites glisser le pointeur de votre souris le programme Microsoft Excel et cliquez
Un premier écran montrant le nom du logiciel apparaît. Ensuite s'affiche sous vos yeux l'écran de travail.

3 ème possibilité
Si vous avez utilisé Excel récemment, il est probable que les feuilles créées ou modifiées à cette occasion
figurent dans la liste des documents accessibles par le bouton Démarrer . Pour ouvrir l’une de ces feuilles en
lançant simultanément Excel :
 Cliquez sur le bouton Démarrer.
 Dans le menu Démarrer qui s’affiche , faites glisser la souris pour amener son pointeur sur la commande
Documents.
 La liste des Documents récemment utilisés s’affiche . Faites glisser le pointeur de votre souris le document
que vous voulez ouvrir et cliquez

Quitter Excel
 Fichier
Quitter
 Si vous tentez de quitter Excel alors que l'enregistrement d'un document n'a pas été fait, un message d'alerte
s'affiche.
Enregistrer les modifications dans "Nom_du_ducument" ?
Oui - Non - Annuler
Cliquez alors sur Oui pour enregistrer, sur Non pour quitter sans enregistrer le document ou sur Annuler pour
ne pas quitter Excel.

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Découvrir l’interface d’Excel
Après avoir lancé Excel, sa fenêtre apparaît . De prime abord, elle peut paraître un peu chargée, compte tenu du
grand nombre d’éléments qu’elle contient. Vous vous y habituerez facilement , eu égard à leur utilité.
La barre de titre
Chaque fenêtre comporte une barre de titre, indiquant le nom du programme (Microsoft Excel ) et / ou le titre du
classeur qu’elle contient. A gauche de chaque barre se trouve l'icône du menu Système de l'application Excel .A
droite de chaque fenêtre ,vous trouverez trois boutons :
Le bouton de Réduction ( - ) qui permet de réduire la fenêtre au minimum tout en conservant l'application
active (elle est insérée dans la barre des tâches); le bouton Restauration permet de réduire la fenêtre de manière
à ce qu'elle occupe une partie de l'écran; dans ce cas le bouton Restauration disparaît au profit du bouton
Agrandissement qui permet de retrouver le plein écran; enfin, le bouton Fermeture (x) permet de quitter
l'application.
La barre des menus
A gauche, l'icône du menu Système du document. Les noms des divers menus de l'application Excel.
Le point d'interrogation (?) à droite, correspond au menu d'aide.
A droite les boutons Réduction, Restauration et Fermeture.
Les barre d'outils Standard et Mise en forme
Ces outils permettent d'exécuter instantanément certaines commandes usuelles du programme comme, par
exemple, l'enregistrement d'un document.
Si ces barres n'apparaissent pas sur votre écran, vous pouvez activer les options Standard et Mise en forme du
menu Affichage - Barre d'outils.
La barre de formule
Elle permet d'afficher des informations sur un élément, à saisir et à modifier une donnée ( Texte, Valeur ou
Formule ).
La zone de travail
Il s'agit de l'espace dans lequel vous aller travailler .dans la partie Tableur d'Excel, toute manipulation porte sur
une ( ou plusieurs ) Cellules ; chaque cellule se trouve à l'intersection d'une ligne et d'une colonne. Par exemple,
la cellule située à l'intersection de la ligne 10 et de la colonne C se nomme C10 ( on parle également de référence
de la cellule ) Excel dispose de 256 colonnes et de 65536 lignes .
Les barres et les curseurs de défilement
Les curseurs dans les barres de défilement indiquent la position occupée par le point d'insertion dans le
document et sont utilisés également pour visualiser des textes plus longs ou plus larges que l'écran.
La barre d'état
Elle est utilisée pour l'affichage d'informations sur une commande sélectionnée ou sur l'environnement de Excel.
Le mode Prêt précise que vous pouvez commencer à travailler .
La barre de défilement des onglets
Par défaut tout classeur contient 16 feuilles
Découvrir les boîtes de dialogue
Cinq types d'éléments peuvent exister :
Les boutons d'options : l'option active est celle qui apparaît avec un point noir dans le rond qui la précède.
Les zones de saisie : lorsque la souris est dans une zone de saisie elle ressemble à un "I" aux bords arrondis;
lorsque vous avez Cliquez, une barre verticale clignotante apparaît. Dans une zone de saisie, vous pouvez saisir
une réponse et/ou, sur certaines, faire défiler des réponses possibles en cliquant sur les flèches.
Les cases à cocher : un choix est actif lorsqu'une croix apparaît dans le carré qui le précède.
Les boîtes à liste : elles s'ouvrent par un simple clic sur la flèche vers le bas.
Les boutons de commande : le bouton de commande OK qui apparaît fréquemment, permet de quitter en
validant; il équivaut à la touche "Entrée".
A l'inverse, le bouton Annuler permet de quitter sans valider; il équivaut à la touche "Echap".

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LA SOURIS
La souris est un outil conçu pour transmettre des instructions au micro-ordinateur. Pour en apprécier l'efficacité,
trois termes doivent être connus :
Pointer déplacer le pointeur de la souris à l'endroit voulu sur l'écran sans cliquer!
Cliquer appuyer sur l'un des boutons de la souris (sauf instruction contraire c'est
le bouton gauche qui doit être utilisé).
Cliquer-glisser cliquer sur un élément (texte, curseur, flèche....) et déplacer le pointeur
de la souris tout en maintenant le bouton enfoncé.
La forme du pointeur de la souris varie en fonction de sa position et de la tâche à effectuer.

Utiliser les menus

Ouvrir un menu
 Avec la souris, pointez le nom du menu à ouvrir et Cliquez avec le bouton gauche de la souris.
 Au clavier, appuyez sur "Alt" puis sur la lettre qui apparaît soulignée dans le nom du menu.
Lorsque les noms d'option apparaissent grisés, les options correspondantes sont indisponibles.
Le nom d'une option suivi de trois points, signale la présence d'un autre menu ou d'une boîte de dialogue. Dans
le cas contraire, les options ont un effet immédiat.
Fermer un menu
 Pointez et Cliquez en dehors du menu; ou "Echap" deux fois ou "Alt"
Valider une option d'un menu
 Ouvrez le menu qui contient l'option à valider.
 Avec la souris, pointez et Cliquez le nom de l'option.
 Au clavier, tapez la lettre qui apparaît soulignée.
Dès maintenant nous ne détaillerons plus aussi précisément comment valider une option après avoir ouvert un menu. Nous
dirons :
Fichier
Imprimer...

Utiliser les raccourcis


Le raccourci-clavier est une combinaison de touches qui évite d'ouvrir le menu, de valider telle ou telle option et
même parfois d'opérer un choix dans une boîte de dialogue.
Par exemple, vous pouvez taper "Ctrl"+O pour accéder à la boîte de dialogue intitulée Ouvrir... du menu
Fichier.
Sans le raccourci-clavier, vous devez ouvrir le menu Fichier puis valider l'option Ouvrir.

Utiliser le menu contextuel


 Cliquer sur l’aide contextuelle alors un point d’interrogation s’associe au pointeur de la souris
 Activer l’option sur laquelle vous souhaitez de l’aide alors, dès la validation de l’option, l’aide
correspondante s’affiche.

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CLASSEURS
Un document Excel est appelé classeur
Créer une nouvelle feuille
Lorsque vous lancez Excel, vous créez automatiquement un nouveau classeur comportant par défaut selon les
cas trois (3) ou seize (16) feuilles.
Ouvrir un document (classeur ) existant
Fichier
Ouvrir...
La boîte de dialogue Ouvrir va vous permettre d'indiquer ou se trouve le document à ouvrir ainsi que le nom de
ce document.
Le dossier Mes documents est sélectionné par défaut dans la liste Regarder dans.
Lorsque vous déplacez la souris (sans cliquer) sur les icônes de la boîte de dialogue, leur nom apparaît.
 Indiquez l'unité de disque contenant le document à ouvrir à l'aide de la liste déroulante Regarder dans.
NB : Cette liste contient l'ensemble des unités accessibles sur le poste de travail (l'unité de disquette (A:),
le disque du (C:), un éventuel CD-ROM) et aussi sur le réseau (Voisinage réseau).
 Accédez au dossier ou se trouve le document à ouvrir en faisant un double clic sur l'icône du dossier.
 Pour afficher une liste détaillée, Cliquez sur l'icône "Détails".
Le nom de chaque document apparaît dans une première colonne; la liste montre la Taille du document,
son Type ainsi que la date et l'heure de sa dernière modification.
 Pour afficher les propriétés d'un seul classeur, Cliquez sur le nom du classeur concerné puis sur l'icône
"Propriétés".
Les Titres, Sujet, Auteur ... apparaissent dans le panneau de droite de la boîte de dialogue.
 Pour visualiser le contenu d'un classeur, Cliquez sur le nom du classeur puis sur l'icône "Aperçu".
Les premières lignes du classeur apparaissent dans le panneau de droite.
 Pour retrouver la liste moins détaillée, Cliquez sur l'icône "Liste".
 Pour ouvrir un document, faites un double clic sur son nom.
NB : pour ouvrir plusieurs documents simultanément, accédez à la boîte de dialogue Ouvrir, utilisez la
touche "Shift" pour sélectionner des documents contigus ou la touche "Ctrl" s'ils ne sont pas contigus.

Activer un document ouvert mais masqué


les classeurs ouverts sont listés par ordre alphabétique dans le bas de ce menu. Le classeur actif est celui qui
est précédé d'une coche

Fermer un document
 Fichier
Fermer
Ou clic sur <X> de la fenêtre du document , ou encore "Ctrl"+"F4".
Lorsqu'aucun classeur n'est ouvert, seule la fenêtre de l'application apparaît avec une barre de menu très
succincte.
NB : pour fermer tous les fichiers ouverts en une seule manipulation, maintenez la touche "Shift"
enfoncée et ouvrez le menu Fichier puis Cliquez sur Fermer tout.
Créer un nouveau document
Cette manipulation vous permet d'afficher un écran vierge afin d'effectuer vos différentes opérations.
 Fichier
Nouveau
OK
Un nouveau classeur , nommé class (n) apparaît .

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Enregistrer un document
Un nouveau document
 Fichier
Enregistrer
La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît et vous propose d'enregistrer votre document, par défaut,
dans un dossier appelé Mes documents.
 Tapez le nom que vous souhaitez attribuer à votre document dans la zone Nom de fichier.
NB : vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères, espaces compris.
 Grâce à la liste Enregistrer dans, choisissez l'unité ou doit être enregistré votre classeur.
 Faites un double clic sur le nom du dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le classeur.
 Cliquez sur Enregistrer.
Le nom, et éventuellement l'extension, du document apparaissent sur la barre de titre.
Un document Excel porte toujours l'extension XLS (même si celle-ci n'est pas forcément visible).
NB : La commande Fichier - Enregistrer sous permet de dupliquer le document actif sous un autre nom.
 Cliquez sur Options...
Si c'est l’accès à la feuille qui doit être interdit , entrez un mot de passe dans Mot de Passe Protégeant le
document.
Si l'objectif est d'empêcher des personnes non autorisées d'enregistrer la feuille, entrer un mot de passe
dans la zone Mot de passe réservant l'accès à l'écriture
Un document existant
 Fichier
Enregistrer
En cours d'enregistrement, apparaissent sur la barre d'état des carrés bleus qui matérialisent le
pourcentage enregistré.
Activer ou non l'enregistrement automatique
Si cette fonction est active, Excel enregistre automatiquement le document dans un intervalle de temps que vous
définissez.
 Outils
Enregistrement automatique...
 Cliquez dans la case Enregistrement toutes les pour l'activer
 Modifiez l'intervalle entre chaque enregistrement ou désactivez l'option Enregistrement toutes les :
 Cliquez sur OK.
Copier une feuille d'un classeur vers un autre
 Ouvrez le classeur qui contient la feuille à dupliquer et le classeur destination.
 Atteignez la feuille à dupliquer.
 Edition
déplacer ou copier une feuille ....
 Ouvrez la liste intitulée Dans le Classeur et Cliquez sur le nom du classeur destination..
 Activez le choix Créer une copie
 Validez.
Transférer du texte d'un document à un autre
Première méthode
 Sélectionnez le texte à transférer.
 S'il s'agit d'un déplacement :
Edition
Couper
 S'il s'agit d'une duplication :
Edition
Copier
 Activez le document récepteur.

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 Placez le point d'insertion à l’emplacement où doit être transféré le texte.
Edition
Coller

Deuxième méthode
 Visualisez les deux documents concernés.
 Pour effectuer un déplacement, réalisez un cliqué-glissé d'une fenêtre à l'autre; pour une copie, accompagnez
le cliqué-glissé de la touche "Ctrl".
Lorsque le pointeur de la souri se trouve dans une zone ou un texte ne peut être copié, il prend la forme
d'un cercle barré.
Déplacer un Onglet de feuille
 Cliquez sur l’onglet à déplacer
 Réaliser un cliqué-glissé vers sa nouvelle position
 Lorsque la position convient, relâcher la souris.

Insertion de lignes et de colonnes


Première méthode
 Sélectionner la ligne (ou colonne) qui précédera la (ou les) nouvelle(s) lignes ou colonnes,
pointer la poignée de recopie
 Vérifier impérativement que la souris se transforme en une fine croix noire
 Appuyer sur la touche " Shift" et, sans relâcher cette touche, faites un cliqué-glissé avec la poignée de
recopie afin de montrer autant de lignes (de colonnes) que vous souhaitez insérer.
Deuxième méthode
 Sélectionner la ligne (ou colonne) qui suivra la nouvelle.
 Insertion
ligne ou colonne....

Suppression de lignes et de colonnes


Pour supprimer des lignes ou des colonnes, procédez comme pour l’insertion. Toutefois, la commande du
menu contextuel est supprimer et la boîte de dialogue s’appelle Supprimer. Excel adapte automatiquement les
formules.

Rq : Prenez garde à ne pas supprimer des cellules contenant des données utilisées dans des formules, celles-
ci afficheraient des messages d’erreurs.

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DEPLACEMENTS / SELECTIONS
Se déplacer dans une feuille
Plusieurs techniques sont disponibles en fonction de l’outil que l’on souhaite utiliser : la souris ou le clavier.

 utilisation de la barre de défilement pour visualiser la cellule à activer :


Avec souris
ligne précédente

page écran de gauche page écran de droit page écran


du haut

colonne précédente colonne suivante

page écran du bas

ligne suivante
Avec le clavier

Pour Atteindre des cellules précises faites :


 cliquez dans la zone de saisie où est affichée l’adresse de la cellule active alors la référence de la cellule
active est alors sélectionnée
 taper la référence de la cellule à atteindre
 valider

Rechercher une cellule d’après son contenu


 Si la recherche doit porter sur toute la feuille, activer la cellule A1 ; si elle ne concerne qu’une partie de
la feuille, sélectionner la partie.
 Edition puis Rechercher... ou CTRL + F
 Entrer ce qui doit être recherché
 Déterminer comment effectuer la recherche
 Valider.

Passage d’une feuille à une autre


Grâce au bouton de défilement d’onglets, visualiser le nom de la feuille à atteindre :
première feuille |<
feuille précédente <
feuille suivante >
dernière feuille >|

Avec la Souris :
 pour se déplacer de plusieurs onglets à la fois, maintenez la touche "Shift" enfoncée lorsque l’on clique sur <
ou sur >
 cliquer sur l’onglet de la feuille à atteindre

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Au clavier :

 utiliser "CTRL" + " PgDn" pour atteindre la feuille suivante ou " CTRL" + " PgUp" pour la feuille
précédente.

Figer/Libérer des titres à l’écran


Cette manipulation permet de fixer des lignes ou des colonnes à l’écran de façon à visualiser en même temps des
informations distantes les unes des autres.
 Pour figer des libellés de lignes, Arrangez-vous pour que là où les colonnes correspondantes soient les
premières affichées. Pour figer des libellés de colonnes, afficher à l’écran, les lignes contenant ces libellés.
 Pour figer des libellés de lignes, cliquer dans la colonne qui suit ; pour figer les libellés de colonnes cliquer
dans la ligne qui suit.
 Fenêtre puis figer les volets.

REM : Pour libérer ces titres ainsi figés, faites “ Fenêtre ” puis “ libérer le volets ”

Zoomer la zone de travail


 Affichage puis Zoom ou 100 % (la taille d’affichage standard est 100 %)
 Choisir le facteur de zoom conforme à votre attente
 Valider

Déplacer le point d'insertion


Le point d'insertion est symbolisé par un trait vertical qui clignote. Il représente votre position dans le
document.
 En fonction du résultat attendu, utilisez les touches de déplacement suivantes :
Caractère suivant ®
Caractère précédent ¬
Début du mot suivant "Ctrl" + "®"
Début du mot précédent "Ctrl" + "¬"
Fin de la ligne "Fin"
Début de la ligne "ã"
Début du paragraphe suivant "Ctrl" + "¯"
Début du paragraphe précédent "Ctrl" + ""
Bas de la fenêtre "Ctrl" + "PgDn"
Haut de la fenêtre "Ctrl" + "PgUp"
Fenêtre suivante "PgDn"
Fenêtre précédente "PgUp"
Début du document "Ctrl" + "ã"
Fin du document "Ctrl" + "Fin"

Aucune de ces touches de déplacement ne permet d'aller au-delà du symbole de fin de document.
 Utilisez les barres de défilement pour visualiser le texte qui vous intéresse
 Pour atteindre un point précis du document, réalisez un "cliqué-glissé" du curseur de défilement.
 Dans tous les cas, Cliquez ensuite dans le texte visualisé pour placer le point d'insertion.

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Sélectionner des cellules
Comme pour les déplacements, plusieurs techniques vous sont proposées en fonction de l'outil que vous
souhaitez utiliser.
Avec la souris
 Si vous souhaitez sélectionner :
Une ligne pointez sur le numéro (à gauche ) de la ligne
Une colonne pointez sur la lettre de la colonne (la souris prend la forme d'une flèche orientée
Pour un groupe de Cellules :

 Sélection de cellules adjacentes

Avec la souris
Le "Shift cliqué" Cliquez dans la première cellule à sélectionner, pointez après la
dernière cellule, maintenez la touche "Shift" enfoncée et Cliquez.
Le "cliqué-glissé" Cliquez dans la première cellule à sélectionner et, sans relâcher le
bouton de la souris, faites-la glisser pour étendre la sélection; lorsque la sélection est
correcte, relâchez le bouton de la souris.
Les sélections sont matérialisées par des surbrillances et toute nouvelle sélection annule la précédente.
Au clavier
 Appuyez sur la touche "Shift" et, sans la relâcher, utilisez les touches de déplacement nécessaires à la
sélection.
 Lorsque la sélection vous convient, relâchez la touche "Shift".

 Sélection de cellules non adjacentes

 Sélectionner le premier bloc de cellules


 Pointez la première cellule du bloc suivant
Attention : Pointer n'est pas Cliquer
 Appuyez sur la touche "Ctrl et, Cliquez
 Relâchez la touche "Ctrl". et effectuer la sélection du deuxième bloc

 Sélectionner toute la feuille


Cliquez sur le bouton située à l'intersection de la colonne contenant les numéros de ligne et de la ligne contenant
les numéros de colonnes
ou
Vous pouvez également faire un "Ctrl"+" Shift"+"Espace".

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SAISIES ET MODIFICATIONS DES DONNEES
Saisir des données constantes ( texte, valeurs)
 Activez la cellule d'affichage de la donnée
Vérifier toujours la référence de la cellule active à gauche de la barre de formule.
 Prêtez attention à l'état du Verrouillage Majuscules et, au besoin, du Verrouillage Numérique.
 Saisissez la donnée à afficher
Dès la saisie du premier caractère, deux symboles apparaissent dans la barre de formule
 permet de valider la saisie
C permet d'annuler la saisie
 Validez pour forcer le retour à la ligne du point d'insertion et créer ainsi un nouveau paragraphe.

Les calculs
 Activer cellule du résultat
 Taper =
 Cliquer dans chacune des cellules intervenant dans le calcul en les séparant par l’opérateur arithmétique
adéquat (+, -, /, *, %, ^)
 Valider après avoir cliqué dans la dernière cellule

Additionner un ensemble de cellules


 Activer la cellule d’affichage du résultat
 Cliquer sur å ou taper ALT +  = 
Excel affiche une fonction intégrée appelée somme () et propose d’additionner un groupe de cellules
 Si la sélection n’est pas satisfaisante, modifiez-la
 Valider.

Copier un contenu vers des cellules adjacentes


 Activer la cellule à recopier
 Pointer la poignée de recopie (petit carré noir de l'angle inférieur droit) de la cellule

Entrer un même contenu dans plusieurs cellules


 Sélectionnez la plage des cellules concernées.
 Entrez le contenu commun à toutes ces cellules (formule ou texte).

Rem :Lorsque le contenu est une formule, entrez la formule qui concerne la cellule active.
 Validez par CTRL Entrée

Ainsi, saisie et recopie sont réalisées en une seule manipulation !

Ecrire sur plusieurs lignes dans une cellule


 Activez la cellule de saisie.
 Saisissez le contenu de la cellule en faisant “  Alt  ”+ “ Entrée ” à chaque changement de ligne imposé.
 Validez.

L’avantage du “  Alt  ”+ “ Entrée ” par rapport à l’option Renvoi à la ligne automatique est qu’il permet de
choisir l’emplacement des sauts de ligne.

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Répartir une saisie dans la hauteur de la ligne
La hauteur de la ligne est alors automatiquement ajustée afin de permettre l’affichage du contenu de la cellule
sans modifier la largeur de la colonne.
 Activez la cellule de saisie.
 Format
 CTRL 1
 Cellule
 Au besoin, activez l’onglet Alignement
 Activez le choix Renvoi à la ligne automatique
 Validez.

Suite à ce choix, Excel ajuste automatiquement la hauteur des lignes : si des caractères sont ajoutés, la hauteur
augmentera ; si des caractères sont supprimés, elle diminuera.

Détruire du texte
Utilisez l'une des techniques suivantes :
"retour arrière" suppression du caractère précédent
"Ctrl"+"Retour arrière" suppression des caractères précédents à partir du point
d'insertion
"Suppr" suppression du caractère suivant
"Ctrl"+"Suppr" suppression des caractères suivants à partir du point d'insertion.
Corriger une faute en cours de frappe
Lorsque vous saisissez une faute ou un mot inconnu de Excel vous voyez apparaître un trait rouge ondulé sous le
mot que Excel ne connaît pas.
Il est possible que l'outil "représentant une ampoule" clignote et qu'une zone appelée Assistant Conseil
apparaisse entre la barre d'outils Mise en forme et la règle; cette zone affiche quelques conseils pour corriger
votre faute.
Une icône représentant un livre coché apparaît sur la barre d'état.
 Pour corriger la faute, Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot à corriger.
Excel vous propose quelques solutions pour remplacer le mot mal écrit.
 Cliquez avec le bouton gauche, sur la bonne orthographe. Aussitôt, le mot est remplacé.
 Pour masquer l'assistant conseil, Cliquez sur l'icône représentant l'ampoule.
La plupart des noms propres ne sont pas reconnus par Excel; de même, il repère les doublons.
Quitter/activer le mode Insertion
Lorsque le mode insertion est actif, les caractères saisis s'insèrent entre les caractères existants.
 Faites un double clic sur l'indicateur RFP de la barre d'état ou appuyez sur la touche <Inser>.
Sur la barre d'état, les lettres RFP anciennement grises et maintenant noires, signalent que vous êtes
passé en mode Refrappe : les caractères saisis remplaceront les caractères existants.
 Appuyez sur la touche "Inser" pour revenir en mode Insertion ou refaites un double clic sur l'indicateur RFP.

Insérer la date système dans une cellule


Cette technique vous permet d’insérer la date de l'horloge interne dans une cellule.

 Activez la cellule d’affichage de la date.


 Choisissez d’insérer l’une de ces trois dates système :
=AUJOURDHUI() Date système mise à jour à chaque ouverture de la feuille.
=MAINTENANT() Date et heure système mises à jour à chaque ouverture de la
feuille.
 CTRL ; Date système non mise à jour automatiquement.
 Validez.

Si la date affichée n’est pas celle du jour, corrigez la date système de votre micro-ordinateur.

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Répercuter une modification sur plusieurs feuilles
Cette manipulation permet de créer un groupe de travail regroupant les feuilles concernées : toute modification
apportée dans une feuille est alors automatiquement répercutée sur les autres feuilles du groupe.
 Par des CTRL cliqué dans l’onglet, sélectionnez toutes les feuilles concernées.
 Réalisez les modifications qui concernent les feuilles sélectionnées.
 Pour désactiver le groupe de travail, atteignez une feuille qui n’appartient pas au groupe.
Rq :Les onglets des feuilles sélectionnées apparaissent de couleur différente et le message Groupe de travail
s’affiche dans la barre de titre.

Insérer des lignes statistiques


Il s’agit de rajouter des lignes de sous-totaux.
 Triez le tableau en fonction de la colonne qui contiendra les groupes devant faire l’objet d’un sous-total.
 Sélectionnez le tableau concerné par les lignes de statistiques.
 Données
Sous-total...

Afficher les formules à la place des résultats


 Outils puis Option
 activer l’onglet “ Affichage ”
 activer le choix “ Formules ” du cadre “ Fenêtre ”
 valider
REM : En affichage des formules, la largeur des colonnes est doublée et le contenu de toutes les cellules est
aligné à gauche.

Effectuer des calculs sur des mois/des années


 Pour additionner des mois, respectez la syntaxe suivante :
= date (année (date_de_départ) ; mois (date_de_départ) + délai_mensuel ; jour (date_de_départ))
 Pour additionner des années, utilisez :
= date (année (date_de_départ)+délai_annuel ;
Mois(date_de_départ) ; jour(date_de_départ))

Exemple : pour calculer un délai de 2 mois, utilisez :

=date (année(maintenant() ; mois (maintenant() +2 ; jour (maintenant()))


 Si les résultats de vos calculs ont quatre ans d’avance, dans
 Outils
Options – Calcul ,
désactivez le choix Calendrier depuis 1904.

Intervenir sur le mode de calcul


Lorsque les temps de recalcule sont trop importants, vous pouvez bloquer le recalcule automatique.
 Outils
 Option
 Activez l’onglet Calcul
 Choisissez le Mode de calcul approprié à vos besoins :
 Automatique, Automatique sauf les tables, Sur ordre.
 Validez.

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Si le mode de calcul est Sur ordre, utilisez Outils-Options-Calcul-Calculer maintenant ou tapez F9 pour
lancer le recalcul.

Réaliser un calcul matriciel


L’utilisation d’un calcul matriciel à la place de plusieurs formules réduit l’espace occupé en mémoire. De plus,
certaines fonctions ne peuvent être appliquées que par l’intermédiaire d’un calcul de ce type.
 Procédez comme pour un calcul ordinaire mais, au lieu de travailler par cellule, travaillez par plage de
cellules et, au lieu de valider par Entrée ou CTRL Entrée, validez par “ CTRL  ” + “ Shift ”+ “  Entrée ”.

Un calcul matriciel se reconnaît aux accolades qui l’entourent.


 Nommer des cellules
Vous pouvez faire référence à la cellule par l’intermédiaire de son nom.

Première méthode
 Sélectionnez les cellules qui doivent porter un même nom.
 Insertion CTRL F3 Nom

 Définir
Excel propose comme nom le contenu de la cellule située au-dessus de la sélection ou à gauche de la sélection.
 Au besoin, donnez un nom aux cellules sélectionnées.

Les cellules et les traits d’union sont absolument interdits dans ces noms !
 Validez.

Des cellules non adjacentes peuvent porter un même nom : il suffit de les sélectionner par des CTRL cliqués
avant de faire Insertion-Nom-Définir.

Seconde méthode
Cette méthode suppose que les noms à attribuer existent dans la feuille de calcul.
 Sélectionnez les cellules qui contiennent les noms à attribuer et les cellules à nommer
 Insertion Nom

 Créer
 Indiquez où se trouve les cellules qui contiennent les noms à attribuer.
 Validez.
Excel convertit les traits d’union et les espaces en traits de soulignement.

Supprimer un nom
 Accédez à la boîte de dialogue Définir un nomI
 Sélectionnez le nom à supprimer
 Activez la case Supprimer
 Validez.

Attribuer un nom à une formule de calcul


 Accédez de dialogue Définir un nom
 Entrez le Nom de la formule.
 Dans la zone Réfère à : entrez la formule en n’oubliant pas le signe =
 Validez.

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Pour utiliser une formule nommée, tapez = puis le nom de la formule et validez.

Utiliser un nom dans une formule


Saisir un nom
Au cours de la formule, saisissez le nom à la place des références de cellules.

Coller un nom
 Commencez la formule et arrêtez-vous lorsque vous avez besoin du nom.
 Insertion
 Nom
 Coller
 La liste de tous les noms créés est proposée.
 Faites un double clic sur le nom à coller.
 Terminez la formule.

Nommer une feuille


Ce nom apparaît sur l’onglet de la feuille.
 Faites un double clic sur l’onglet de la feuille à nommer.
 Sur l’ancien nom, tapez le Nouveau nom de la feuille.

Rq : Ce nom ne doit pas comporter plus de 31 caractères (espaces compris). Il ne doit pas être placé entre
crochets ni inclure les caractères suivants : deux-points ( :), barre oblique (/), barre oblique inverse (\), point
d’interrogation ( ?) et astérisque (*).
 Validez.

Remplacer des références de cellules par leur nom


 Sélectionnez les cellules concernées par les remplacements puis :
 Insertion Nom

Affecter
* Cliquez sur tous les noms à utiliser et retirez les éventuelles mauvaises sélections en cliquant de nouveau
dessus.
* Validez.

Effectuer des statistiques simples


 Utiliser l’une des fonctions courantes :
=Moyenne() pour calculer la moyenne d’un ensemble de cellules.
=Max() pour en extraire la valeur maximale.
=Min() pour en extraire la valeur minimale.

Reproduire une mise en forme


Cette technique vous permet de copier des formats d’une plage de cellules à une autre.
 Sélectionnez les cellules qui contiennent les formats à copier.
 Cliquez sur
Remarquez le pinceau maintenant accroché à la souris.
 Sélectionnez les cellules concernées par les formats.

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FONCTIONS
Les fonctions sont des formules toutes faites qui effectuent des calculs sur ce qu’on appelle leurs arguments
(paramètres ) . Excel offre une multitude de fonctions de différentes catégories : arithmétique, trigonométriques,
financières, de date et heure etc. l’assistant fonction vous en donne une liste, et, pour chaque fonction , vous
indique les arguments nécessaires, vous donne une explication et vous aide à l’insérer dans une formule.

Appeler l’Assistant Fonction


Quand une fonction vous semble un peu complexe au niveau de ses arguments, faites appel à l’Assistant
Fonction.
 Activez la cellule de résultat.
 Insertion puis

Fonction
 Sélectionnez la Catégorie de fonction adéquate puis le Nom de la fonction à utiliser.

La syntaxe de la fonction apparaît ainsi qu’une brève description.


 Activez la case <Suivant >
 Indiquez tous les arguments nécessaires au calcul. Exemple :

Assistant Fonction
 Précisez quelle est la Catégorie de fonction.
 Cliquez sur la fonction à utiliser.
 Activez la case <Suivant >
 Saisir les arguments
 Cliquez sur la case Fin
 Au besoin, modifiez les arguments dans la barre de formule.
 Validez.

Poser une condition


 Activez la cellule d’affichage du résultat.
 Poser votre condition en respectant la syntaxe suivante :

= SI (condition ; action si VRAI ; action si FAUX)


Si la cellule G4 est supérieure ou égale à 48, aucun texte ne sera affiché dans la cellule ; dans le cas contraire, le
texte “ Non ” sera affiché.
 Validez.

Dans une formule conditionnelle, diverses actions peuvent être réalisées :


Affichage d’un nombre saisir le nombre
Affichage d’un texte saisir le texte entre guillemets,
Affichage d’un résultat
de calcul entre la formule de calcul,
Affichage du contenu
d’une cellule montrer la cellule,
Affichage d’un zéro ne rien faire
Aucun affichage tapez ‘’’’.

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Poser plusieurs conditions
 Utilisez l’une des techniques suivantes en fonction du résultat attendu :
=SI(ET(cond1 ;cond2, ... ;condn) ; action à réaliser si les n conditions sont satisfaites ; action à réaliser si au
moins une des conditions n’est pas satisfaite)
=SI(OU(cond1 ;cond2 ; ... ;condn) ;action à réaliser si au moins une condition est satisfaite ; action à réaliser si
aucune condition n’est satisfaite)
 Vous pouvez également reprendre des fonctions SI() au niveau des actions.

Calculer la valeur d’un remboursement


Cette technique vous permet de calculer le montant des mensualités dues pour un capital emprunté, un taux
d’intérêt et un nombre de mensualités donnés.
Utiliser la fonction suivante :

=VPM(taux ; npm ;va ;vf ;type)
taux taux d’intérêt par période ; s’il s’agit d’un taux annuel et que le résultat doit être une mensualité, il
faut le diviser par 12.
npm nombre total de périodes ; s’il représente des années et que le résultat doit être mensuel, il faut le diviser
par 12.
va valeur actuelle ; pour un emprunt, il s’agit en fait du capital emprunté.
vf valeur future c’est-à-dire un montant à obtenir après le dernier paiement ; s’il est omis il est égal à 0.
type nombre compris entre 0 et 1 qui précise quand les paiements sont échus ; si le type est 1 les
remboursements sont échus en début de période, s’il est omis ou égal à 0 ceux-ci sont échus en fin de période.

Les montants des remboursements sont toujours affichés sous forme négative.

Obtenir la valeur absolue d’un nombre


 Utilisez la fonction =ABS(nombre)
Exemple : =ABS(VPM(C14/12 ;C13 ;C15))
 *Validez.

Déterminer les intérêts payés d’une mensualité


 Utilisez la fonction
=INTPR(taux ; per ;npm ;va ;vf ;type)
par mensualité concernée par le calcul.

Créer une fonction personnalisée


Ecrire la fonction
 Placez-vous dans une feuille macro Excel 4.
 Dans une même colonne, listez cellule par cellule les futurs arguments de votre fonction à l’aide de
l’instruction :

=ARGUMENT(“ Nom de l’argument ” ; son type)


Le type a pour mission d’indiquer à Excel la nature de l’argument, les plus courants sont : 1 pour des nombres, 2
pour du texte, 8 pour des références.
 En cellule suivante entrez la fonction à personnaliser en utilisant les arguments définis.
 Enfin, en cellule suivante, tapez l’instruction =RETOUR(réf) où correspond à la cellule qui contient la
fonction.

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Nommer la fonction
 Activez la première cellule de saisie de la fonction.
Insertion
Nom
Définir
 Donner un nom à la fonction.
 Précisez dans le cadre qu’il s’agit d’une Fonction
 Précisez la Catégorie à la quelle appartiendra la fonction.
 Validez.

Rq :Pour retenir le nom de la fonction, nous vous conseillons de le saisir dans une cellule proche de sa zone de
saisie.

GRAPHIQUES
Créer un graphique dans une feuille
Il s’agit d’insérer un graphique dans une feuille de calcul (par exemple, à côté d’un tableau).
 Sélectionnez les données à intégrer au graphique ou tapez leurs références.
 Cliquez sur l’Assistant Graphique
La première fenêtre de l’Assistant Graphique s’ouvre. Cet assistant va vous guider à travers les différentes étapes
de la création d’un graphique.
Vous pouvez bien sûr, déplacer cette fenêtre.
 Choisir le type et le sous-type de graphique
 Cliquer sur le bouton “Maintenir appuyé pour visionner ” pour voir l’aspect de votre courbe : s’il vous
convient, Cliquez sur < Suivant >
 Cliquez sur < Suivant >
 Si vous le souhaitez, ajoutez des titres et/ou refusez l’affichage d’une légende, d’un titre des axes des
abscisses et des ordonnées
 Cliquez sur < Suivant >
 La dernière étape consiste à choisir l’emplacement du graphique (sur une nouvelle feuille ou en tant
qu’objet dans la feuille qui contient les données)
Le graphique se dessine dans la zone de travail et sa sélection est matérialisée par des carrés noirs. d’outils
Les graphiques créés dans une feuille de calcul sont appelés Graphiques incorporés, ils appartiennent à la famille
des objets graphiques.
Rq : Sauf intervention de votre part, tout graphique est lié aux données sources : si elles changent, le graphique
change.

Activer/désactiver un graphique incorporé


 Pour activer un graphique incorporé, cliquez deux fois dessus.
Lorsque le zoom d’affichage est différent de 100 %, la bordure d’un graphique actif devient hachurée et le texte
Graphique disparaît de la barre de formule.
En zoom 100 %, un graphique actif s’affiche sous forme de fenêtre.
 Pour désactiver un graphique incorporé :
 Si le graphique actif est visible sur la feuille de calcul, cliquez dans une cellule de la feuille.
 Si le graphique actif est affiché dans une fenêtre, fermez celle-ci par son menu Système.
Lorsqu’un graphique est actif, le menu Données disparaît.

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Créer un graphique dans une feuille graphique
 Insertion
Graphique
Comme nouvelle feuille
 Sélectionnez les données à intégrer au graphique puis activez la case Suivant.
 Faites un double clic sur le type du graphique qui vous intéresse.
 Faites alors un double clic sur le format automatique de votre choix.
 Au besoin, apportez des informations supplémentaires sur les séries puis cliquez sur Suivant.
 Si vous le souhaitez, ajoutez des titres et/ou refusez l’affichage de la légende.
 Cliquez sur Fin.
Un graphique créé dans une feuille graphique est activé dès que la feuille est atteinte.

Copier un graphique dans une feuille de calcul


 Soyez en sélection de l’élément Graphique.
 Entrez en processus de copie (Edition-Copier).
 Activez la feuille de calcul destinataire.
 Coller la sélection en cours (Edition-Coller).
Vous créez ainsi un graphique incorporé.

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BASES DE DONNEES
Découvrir le vocabulaire "Bases de données"
Une base de données sert à effectuer des opérations de gestion des données, telles que le stockage, l’extraction et
l’analyse d’informations. Sous Excel une base de donnée est une liste c’est à dire un fichier présenté sous forme
de table

Utiliser la grille de saisie


 Cliquez sur dans la cellule du tableau conçu pour être une base de données. Celui-ci doit comporté le
nom des champs et au mois la première fiche.
 Données
 Grille..
Pour ajouter une nouvelle fiche , cliquez sur le bouton Nouvelle
RQ : Utiliser la souris avec la barre de défilement ou les touches fléchées de direction.

Créer et Utiliser un filtre simple


Un filtre permet de sélectionner les enregistrement répondant à un critère précis.

 Cliquez la première ligne de votre tableau, celle qui contient les nom des champs (la première fiche).
 Données
 Filtre
 Filtre automatique...
Chaque champ devient une liste pouvant être ouverte en clinquant sur sa flèche vers le bas
 Ouvrer la liste du champ qui contient la valeur de filtrage
Chaque liste recense toutes les valeurs du champ.
 Cliquez sur la valeur cherchée

filtre sur une valeur personnelle


 Ouvrer le champ qui contient la valeur de filtrage
 Cliquez sur Personnalisé...
 Par la première liste, sélectionner l'opérateur de comparaison
 Activer la zone suivante et entrer la valeur de filtre
 Valider

IMPRESSION

Lancer l’impression d’une feuille


 Activez la feuille à imprimer.
 Cliquez sur l’outil
Pendant un instant, Excel offre la possibilité d’Annuler la demande d’impression ; les données sont ensuite
transmises au Gestionnaire d’impression de Windows puis les pages sont imprimées.

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Pour Imprimer des pages précises
 Atteignez la feuille concernée.
 Faite Fichier
Imprimer (ou CTRL P) ou Cliquez sur la case Imprimer si vous êtes en aperçu.
 A l’intérieur du cadre Etendue, Cliquez dans la zone De et entrez le numéro de la première page à imprimer,
faites ... pour atteindre la zone A et entrez le numéro de la dernière page à imprimer.
 Validez.

Imprimer partiellement une feuille


 Sélectionnez la partie à imprimer.
 Faites Fichier
Imprimer (ou CTRL P) ou cliquez sur la case Imprimer si vous êtes en aperçu.
 Sélectionnez l’option Sélection du cadre Impression
 Cliquez sur OK.

Imprimer en plusieurs exemplaires


 Fichier
Imprimer...
 Indiquez le nombre de Copies à imprimer.
 Validez.

Créer une zone d’impression


La zone d’impression correspond à la partie de la feuille qui doit être imprimée
 Fichier
Mise en page
 Au besoin, activez l’onglet Feuille.
 Cliquez dans la zone appelée Zone d’impression
 Sélectionnez alors la zone à imprimer.
 Validez.

Excel mémorise la dernière zone d’impression créée.

Gérer des sauts de page manuels


 Activez la cellule à partir de laquelle vous souhaitez commencer une nouvelle page.
Le saut de page sera inséré au-dessus et à gauche de la cellule active.
 Insertion

Saut de page
La ligne de pointillés qui apparaît presque instantanément matérialise ce saut de page.
Rem : Pour supprimer ce type de saut de page, activez une cellule de la ligne (ou de la colonne) qui le suit et
faites Insertion-Supprimer le saut de page.

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Rappeler des titres sur chaque page
Cette technique permet de répéter des lignes et/ou des colonnes sur chaque page imprimée.
 Fichier

Mise en page
 Au besoin, activez l’onglet Feuille.
 Activez la zone Lignes à répéter en haut et sélectionnez les lignes, et/ou activez la zone Colonnes à répéter à
gauche et sélectionnez les colonnes.

 Validez.

Intervenir sur l’échelle de l’impression


 Accédez aux options de Mise en page.
 Au besoin, activez l’onglet Page.
 Dans le cadre Echelle modifiez vous-même le pourcentage (choix Réduire/Agrandir à) ou laissez Excel
faire le calcul (choix Ajuster).
 Si l’option Ajuster a été choisie, précisez le nombre de pages souhaité pour l’impression.
 Validez.

Excel réduit alors la feuille tout en conservant ses dimensions relatives. C’est pourquoi il est possible qu’une
feuille soit imprimée sur un nombre de pages inférieur à celui spécifié.

Visualiser une feuille telle qu’elle sera imprimée


Lancer l’aperçu
 Fichier

Aperçu avant impression


L’image réduite de la feuille telle qu’elle sera imprimée est proposée. Sur la barre d’état, Excel affiche le numéro
de la page en cours et le nombre total de pages qui seront imprimées.

Zoomer un aperçu
 Pour zoomer un aperçu, placez la souris sur la partie à agrandir puis cliquez.

Avant de cliquer, la souris se présentait sous la forme d’une loupe ; maintenant que vous êtes en zoom, elle est
matérialisée par une flèche.
 Pour revenir en vision réduite, cliquez sur la page.

Afficher une autre page


 Utilisez les cases Suiv. et Préc.
En vision réduite du document vous pouvez également utiliser la barre de défilement verticale pour changer de
page.

Modifier les marges et les largeurs des colonnes


 Cliquez dans la case Marges Différentes poignées font leur apparition :
 Faites glisser la poignée de votre choix.

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Lancer une impression
 Cliquez dans la case Imprimer
 Validez.

Quitter l’aperçu
 Fermer

Modifier les options de mise en page


 Si vous êtes en aperçu avant impression cliquez dans la case Page Si vous êtes dans la zone de travail,
faites :
Fichier
Mise en page…
Si vous partez de la zone de travail, Excel met à votre disposition une case Aperçu.

Modifier l’orientation des pages


 Accédez aux options de mise en page.
 Au besoin, activez l’onglet Page
 Choisissez l’Orientation adéquate.

Le mode Portrait est aussi appelé impression “à la Verticale ” ou “ à la Française ” et le mode Paysage
impression “ à l’Horizontale ” ou “ à l’Italienne ”.
Validez.

Annuler l’impression du quadrillage des cellules


 Accédez aux options de mise en page.
 Au besoin, activez l’onglet Feuille.
 Désactivez le choix Quadrillage.
 Validez.

Centrer les tableaux dans les pages


 Accédez aux options de mise en page.
 Au besoin, activez l’onglet Marges.
 Activez les choix Horizontalement et Verticalement du cadre Centrer dans la page
 Validez.

Utiliser la technique des vues


Une vue permet de mémoriser une zone d’impression ainsi que des paramètres de mise en page. En appelant la
vue, ces options sont alors automatiquement activées.

Créer une vue


 Préparez l’impression de la feuille (les mises en page, la zone d’impression, le masquage des colonnes).
 Affichage
Gestionnaire de vues
Ajouter...
 Entrez le nom de la vue en cours de création.
 Précisez si la vue doit mémoriser les Paramètres d’impression et les Lignes colonnes masquées.

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 Validez.

Utiliser une vue


 Cliquez sur Affichage

Gestionnaire de vues…
 Cliquez sur le nom de la vue à utiliser.
 Cliquez sur Afficher

Créer un rapport
Un rapport permet d’automatiser l’impression consécutive des vues.
 Créer toutes les vues à imprimer successivement.
 Fichier

Imprimer un rapport...
 Cliquez sur la case Ajouter
 Donnez un nom au rapport.
 Pour chaque vue à incorporer au rapport :
 activez son nom dans la liste Vue
 cliquez sur la case Ajouter
L’ordre de sélection détermine l’ordre d’impression.
 Au besoin, activez le choix Numérotation continue des pages si vous souhaitez que les pages soient
numérotées consécutivement.
 Si l’ordre d’impression n’est pas conforme à votre attente, modifiez-le grâce au cadre Sections dans ce
rapport : cliquez sur la vue à déplacer puis Plus haut ou Plus bas.
 Validez.

Le rapport créé est alors proposé dans la liste des rapports existants. Cliquez sur la case Fermer pour quitter
cette boîte de dialogue.

Imprimer un rapport
 Fichier

Imprimer un rapport
 Cliquez sur le nom du rapport à imprimer.
 Cliquez sur la case Imprimer

La boîte de dialogue des options d’impression est considérablement diminuée lors de l’impression d’un
rapport.
 Cliquez sur OK

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