D60271FR10 sg2

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D69773
Edition 1.0
Février 2011
D60271FR10
Manuel du stagiaire - Volume II
Purchasing version 12.x
Les fondamentaux d'Oracle
Oracle University and Catalyst Business Solutions use only

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Marques
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Auteurs
Vic Mitchell, Dee Fairbanks Simpson, Harry Anthony
Révisions et contributions techniques
Marilyn Montgomery, Barbara Nicholls, Barbara Snyder, Sharon Tennier, Vera Reyna, Pratima
Mahtani, Gowri Arur, Ruth Kukla
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Table des matières
Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................ 1-1

Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................... 1-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 1-4
Flux de l'approvisionnement au règlement ................................................................................................... 1-5
Flux Oracle de l'approvisionnement au règlement........................................................................................ 1-6
Besoins : Demandes d'approvisionnement.................................................................................................... 1-7
Origines : Appels d'offres et propositions de prix ........................................................................................ 1-9
Fournisseurs .................................................................................................................................................. 1-11
Quiz............................................................................................................................................................... 1-12
Commandes d'achat ...................................................................................................................................... 1-13
Quiz............................................................................................................................................................... 1-15
Réception ...................................................................................................................................................... 1-16

Facturation .................................................................................................................................................... 1-18
Règlement ..................................................................................................................................................... 1-19
Présentation de l'intégration des applications Oracle.................................................................................... 1-20
Synthèse ........................................................................................................................................................ 1-22
Présentation d'Oracle Purchasing................................................................................................................. 2-1
Présentation d'Oracle Purchasing.................................................................................................................. 2-3
Flux de l'approvisionnement au règlement : Approvisionnement................................................................. 2-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 2-5
Contenu du chapitre ...................................................................................................................................... 2-6
Présentation du processus de commande ...................................................................................................... 2-7
Demande générée sous forme de demandes d'approvisionnement ............................................................... 2-8
De la demande d'approvisionnement à la commande d'achat ....................................................................... 2-10
Quiz............................................................................................................................................................... 2-11
Le processus de commande d'achat .............................................................................................................. 2-12
Le processus de réception ............................................................................................................................. 2-14
Approvisionnement centralisé ...................................................................................................................... 2-17
Intégration d'Oracle Purchasing.................................................................................................................... 2-19
E-Business Foundation ................................................................................................................................. 2-20
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle General Ledger............................................................................ 2-22
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Human Resources ....................................................................... 2-23
Quiz............................................................................................................................................................... 2-24
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Payables ...................................................................................... 2-26
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Inventory ..................................................................................... 2-27
Applications Technology Foundation........................................................................................................... 2-28
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Alert ............................................................................................ 2-30
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Workflow .................................................................................... 2-31
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle e-Commerce Gateway................................................................. 2-33
Procurement Suite......................................................................................................................................... 2-34
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle iProcurement ............................................................................... 2-36
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle iSupplier Portal ........................................................................... 2-37
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Sourcing ...................................................................................... 2-38
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Services Procurement.................................................................. 2-39
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Procurement Contracts ................................................................ 2-40
E-Business Suite ........................................................................................................................................... 2-41
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Projects........................................................................................ 2-43
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Work In Process.......................................................................... 2-44
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Order Management ..................................................................... 2-45
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Quality......................................................................................... 2-46
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Advanced Pricing........................................................................ 2-47
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle ASCP/MRP ................................................................................. 2-48
Intégration d'Oracle Purchasing à Oracle Assets .......................................................................................... 2-49
Intégration d'Oracle Purchasing aux fonctionnalités de stock de consignation et
de stock géré par le fournisseur .................................................................................................................... 2-50
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Les fondamentaux d'Oracle Purchasing version 12.x Table des matières

i
Interfaces coopératives et API d'Oracle Purchasing ..................................................................................... 2-51
Exercices : Configuration de la suite E-Business ......................................................................................... 2-52
Synthèse ........................................................................................................................................................ 2-53
Structure d'entreprise - Lieux, organisations et articles ............................................................................. 3-1

Structure d'entreprise - Lieux, organisations et articles ................................................................................ 3-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 3-4
Qu'est-ce qu'une structure d'entreprise ? ....................................................................................................... 3-6
La structure d'entreprise Oracle .................................................................................................................... 3-7
Composants du livre ..................................................................................................................................... 3-9
Oracle Purchasing et la structure d'entreprise ............................................................................................... 3-11
Quiz............................................................................................................................................................... 3-12
Organisations logistiques Oracle .................................................................................................................. 3-13
Quiz............................................................................................................................................................... 3-14
Définir les lieux ............................................................................................................................................ 3-16

Exemples de lieu ........................................................................................................................................... 3-17
Définir des lieux dans Oracle Purchasing ..................................................................................................... 3-18
Organisations logistiques .............................................................................................................................. 3-21
Configuration de l'organisation logistique .................................................................................................... 3-22
Définir une organisation logistique............................................................................................................... 3-23
Impact financier des paramètres d'Oracle Inventory..................................................................................... 3-25
Ecart sur prix d'achat..................................................................................................................................... 3-26
Ecart sur prix facturé..................................................................................................................................... 3-27
Définir les unités de mesure.......................................................................................................................... 3-29
Etapes de la configuration des unités de mesure........................................................................................... 3-30
Définir des classes d'unités de mesure et des unités de mesure .................................................................... 3-31
Exemples de classe d'unités de mesure et d'unité de mesure (UdM) ............................................................ 3-32
Conversions entre unités de mesure.............................................................................................................. 3-33
Catégories d'articles ...................................................................................................................................... 3-36
Créer des codes de catégorie d'articles.......................................................................................................... 3-37
Décrire et utiliser les jeux de catégories ....................................................................................................... 3-38
Etablir la relation entre la catégorie, le jeu de catégories et l'article ............................................................. 3-39
Qu'est-ce qu'un article ? ................................................................................................................................ 3-41
Applications Oracle utilisant des articles...................................................................................................... 3-42
Flux des valeurs par défaut ........................................................................................................................... 3-44
Attributs article ............................................................................................................................................. 3-45
Organisation principale et organisations logistiques..................................................................................... 3-47
Présentation de la création d'un article.......................................................................................................... 3-48
Matrices d'article........................................................................................................................................... 3-49
Décrire les attributs article - Stock (Inventory) ............................................................................................ 3-51
Décrire les attributs article - Achats (Purchasing) ........................................................................................ 3-55
Décrire les attributs article - Réception (Receiving)..................................................................................... 3-59
Définir les relations entre articles - Achats (Purchasing).............................................................................. 3-62
Autres éléments à prendre en compte pour la configuration......................................................................... 3-64
Configuration du contrôle d'accès multiorganisation - Définir les options de profil .................................... 3-66
Structure d'entreprise .................................................................................................................................... 3-68
Synthèse ........................................................................................................................................................ 3-70
Fournisseurs .................................................................................................................................................... 4-1
Fournisseurs .................................................................................................................................................. 4-3
Flux de l'approvisionnement au règlement : Fournisseurs............................................................................ 4-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 4-5
Présentation des fournisseurs........................................................................................................................ 4-7
Utilisation des informations sur les fournisseurs dans Oracle Purchasing.................................................... 4-8

ii
Quiz............................................................................................................................................................... 4-10
Flux des valeurs par défaut ........................................................................................................................... 4-11
Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs ................................................................................ 4-13

Saisir les informations de base d'un fournisseur standard............................................................................. 4-15
Fournisseur : Profil de société....................................................................................................................... 4-16
Profil fournisseur - Organisation .................................................................................................................. 4-18
Profil fournisseur - Carnet d'adresses Sites fournisseur................................................................................ 4-19
Profil fournisseur - Répertoire des contacts.................................................................................................. 4-20
Profil fournisseur - Classification professionnelle........................................................................................ 4-21
Profil fournisseur - Coordonnées bancaires.................................................................................................. 4-22
Fournisseur - Conditions et contrôle............................................................................................................. 4-23
Profil fournisseur - Comptabilité .................................................................................................................. 4-25
Profil fournisseur - TVA et reporting ........................................................................................................... 4-26
Profil fournisseur - Achats ............................................................................................................................ 4-27
Profil fournisseur - Réception....................................................................................................................... 4-29

Profil fournisseur - Détails du règlement...................................................................................................... 4-31
Profil fournisseur - Détails facture................................................................................................................ 4-33
Fournisseur : Page Mise à jour express......................................................................................................... 4-35
Comparaison entre la saisie au niveau fournisseur et la saisie au niveau site............................................... 4-37
Mise à jour des informations sur le fournisseur et sur le site fournisseur..................................................... 4-39
Eviter les fournisseurs en double .................................................................................................................. 4-40
Fusionner les fournisseurs ............................................................................................................................ 4-41
Exemple de données - Fusion des fournisseurs ............................................................................................ 4-43
Etats liés à la fusion de fournisseurs ............................................................................................................. 4-44
Quiz............................................................................................................................................................... 4-45
Etats relatifs aux fournisseurs ....................................................................................................................... 4-47
Etats relatifs aux fournisseurs (suite) ............................................................................................................ 4-48
Options d'Oracle Financials : Fournisseur - Achats...................................................................................... 4-51
Options d'Oracle Financials : Ressources humaines..................................................................................... 4-53
Codes express fournisseur ............................................................................................................................ 4-54
Options de profil ........................................................................................................................................... 4-56
Responsabilité de la saisie/mise à jour des fournisseurs ............................................................................... 4-58
Conventions de dénomination....................................................................................................................... 4-59
Exemples de convention de dénomination de fournisseur............................................................................ 4-61
Options de numérotation des fournisseurs .................................................................................................... 4-63
Interface coopérative fournisseur.................................................................................................................. 4-65
Configuration de la télécopie ou de l'email................................................................................................... 4-66
iSupplier Portal : Libre-service pour les fournisseurs................................................................................... 4-67
Synthèse ........................................................................................................................................................ 4-68
Sécurité, acheminement et approbation des documents.............................................................................. 5-1
Sécurité, acheminement et approbation des documents................................................................................ 5-3
Approvisionnement : Documents d'achat ..................................................................................................... 5-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 5-5
Présentation de la sécurité, de l'approbation et de l'acheminement des documents ...................................... 5-7
Niveaux de sécurité des documents .............................................................................................................. 5-10
Niveaux d'accès aux documents.................................................................................................................... 5-11
Quiz............................................................................................................................................................... 5-12
Approbation des documents - Fonctions et postes........................................................................................ 5-14
Acheminement des documents - Option 1 : Relation employé/superviseur.................................................. 5-15
Acheminement des documents - Option 2 : Hiérarchie d'approbation de postes.......................................... 5-16
Hiérarchies d'approbation de postes.............................................................................................................. 5-17
Types de document - Paramètres de l'approbation........................................................................................ 5-19
Types de document - Contrôle ...................................................................................................................... 5-21

iii
Créer des groupes d'approbation................................................................................................................... 5-22
Groupes d'approbation - Illustration ............................................................................................................. 5-24
Affecter des groupes d'approbation .............................................................................................................. 5-26
Saisir des personnes ...................................................................................................................................... 5-27

Quiz............................................................................................................................................................... 5-29
Exécuter le traitement Remplir hiérarchie des employés.............................................................................. 5-30
Quiz............................................................................................................................................................... 5-31
Sélectionner des hiérarchies d'approbation ................................................................................................... 5-32
Etats .............................................................................................................................................................. 5-34
Options financières ....................................................................................................................................... 5-36
Oracle Workflow .......................................................................................................................................... 5-37
Superviseur/Approbateur global ................................................................................................................... 5-39
Autres éléments liés à l'implémentation - Que se passe-t-il... ? .................................................................... 5-41

Points forts et faiblesses de l'approbation selon la relation employé/superviseur......................................... 5-44
Points forts et faiblesses de l'approbation selon des hiérarchies d'approbation de postes............................. 5-45
Oracle Approval Management Engine et les demandes d'approvisionnement ............................................. 5-46
Synthèse ........................................................................................................................................................ 5-48
Appels d'offres et propositions de prix ......................................................................................................... 6-1
Approvisionnement : Appels d'offres et propositions de prix....................................................................... 6-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 6-5
Quiz............................................................................................................................................................... 6-8
Appel d'offres................................................................................................................................................ 6-10
Quiz............................................................................................................................................................... 6-12
Flux de l'appel d'offres.................................................................................................................................. 6-13
Quiz............................................................................................................................................................... 6-14
Envoyer des notifications.............................................................................................................................. 6-15
Types d'appel d'offres ................................................................................................................................... 6-16
Liste de fournisseurs ..................................................................................................................................... 6-17
Structure de l'appel d'offres........................................................................................................................... 6-18
En-tête de l'appel d'offres.............................................................................................................................. 6-19
Lignes de l'appel d'offres .............................................................................................................................. 6-21
Conditions de remise/Livraisons de l'appel d'offres ..................................................................................... 6-23
Propositions .................................................................................................................................................. 6-25
Flux de la proposition de prix ....................................................................................................................... 6-27
Envoyer des notifications.............................................................................................................................. 6-28
Types de proposition de prix ........................................................................................................................ 6-29
Structure de la proposition de prix................................................................................................................ 6-30
En-tête de la proposition de prix................................................................................................................... 6-31
Lignes de proposition de prix ....................................................................................................................... 6-33
Conditions de remise/Livraisons de la proposition de prix........................................................................... 6-35
Approbations de proposition de prix ............................................................................................................ 6-36
Appels d'offres et propositions de prix - Etats .............................................................................................. 6-38
Options d'achat.............................................................................................................................................. 6-40
Appels d'offres et propositions de prix - Codes express ............................................................................... 6-42
Appels d'offres et propositions de prix - Options de profil........................................................................... 6-43
Appels d'offres et propositions de prix - Autres éléments liés à l'implémentation ....................................... 6-46
Synthèse ........................................................................................................................................................ 6-48

iv
Listes des fournisseurs approuvés et règles d'origine.................................................................................. 7-1
Listes des fournisseurs approuvés et règles d'origine ................................................................................... 7-3
Approvisionnement : Identification du fournisseur ...................................................................................... 7-4

Objectifs........................................................................................................................................................ 7-5
Présentation de la sélection d'origines dans Oracle Purchasing.................................................................... 7-6
Listes des fournisseurs approuvés................................................................................................................. 7-8
Statuts des fournisseurs................................................................................................................................. 7-9
Attributs d'en-tête commun de la liste ASL .................................................................................................. 7-11
Attributs d'en-tête de la liste ASL - Article................................................................................................... 7-13
Attributs d'en-tête de la liste ASL - Produit.................................................................................................. 7-14
Attributs fournisseur et produit/article.......................................................................................................... 7-15
Attributs fournisseur et produit/article - Documents d'origine ..................................................................... 7-18
Attributs fournisseur et produit/article - Planification fournisseur ............................................................... 7-20
Attributs fournisseur et produit/article - Contraintes de planification .......................................................... 7-22

Présentation des règles d'origine................................................................................................................... 7-25
Quiz............................................................................................................................................................... 7-26
Règles d'origine............................................................................................................................................. 7-27
Produits Oracle utilisant les règles d'origine................................................................................................. 7-28
Créer une règle d'origine............................................................................................................................... 7-29
Créer une affectation de règle d'origine ........................................................................................................ 7-30
Niveaux des affectations de règle d'origine .................................................................................................. 7-31
Quiz............................................................................................................................................................... 7-32
Règles d'origine avec un document d'origine de liste ASL........................................................................... 7-33
Règles d'origine sans document d'origine de liste ASL ................................................................................ 7-34
Informations de sélection d'origines indiquées par défaut dans les demandes d'approvisionnement ........... 7-35
Informations de sélection d'origines indiquées par défaut dans les commandes d'achat standard................ 7-36
Activation de la sélection d'origines automatique pendant l'approbation des commandes ouvertes ............ 7-37
Programme de traitements simultanés "Générer des règles d'origine et
des listes ASL à partir des commandes ouvertes"......................................................................................... 7-39
Quiz............................................................................................................................................................... 7-40
Options de profil liées à la sélection d'origines............................................................................................. 7-42
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation de la sélection d'origines ............................... 7-45
Synthèse ........................................................................................................................................................ 7-47
Demandes d'approvisionnement.................................................................................................................... 8-1
Demandes d'approvisionnement ................................................................................................................... 8-3
Approvisionnement : Demandes d'approvisionnement................................................................................. 8-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 8-5
Localisation des demandes d'achat ............................................................................................................... 8-7
Demandes d'approvisionnement manuelles via Purchasing et iProcurement ............................................... 8-8
Flux des documents d'achat .......................................................................................................................... 8-10
Flux de la demande d'approvisionnement..................................................................................................... 8-11
Envoyer des notifications relatives aux demandes d'approvisionnement ..................................................... 8-12
Structure de la demande d'approvisionnement.............................................................................................. 8-14
Hiérarchie des valeurs par défaut.................................................................................................................. 8-16
Préférences pour la demande d'approvisionnement ...................................................................................... 8-17
En-tête de la demande d'approvisionnement................................................................................................. 8-18
Quiz............................................................................................................................................................... 8-20
Ligne de demande d'approvisionnement....................................................................................................... 8-21
Imputation des demandes d'approvisionnement............................................................................................ 8-24
Répartir les coûts entre plusieurs comptes d'imputation ............................................................................... 8-25
Quiz............................................................................................................................................................... 8-26
Soumettre les demandes d'approvisionnement pour approbation ................................................................. 8-27
Approuver les demandes d'approvisionnement............................................................................................. 8-28
Actions sur les demandes d'approvisionnement............................................................................................ 8-29

v
Catalogue fournisseur Oracle Purchasing ..................................................................................................... 8-30
Utiliser le catalogue fournisseur ................................................................................................................... 8-31
Modèles de demande d'approvisionnement .................................................................................................. 8-32

Présentation des demandes d'approvisionnement d'origine interne .............................................................. 8-34
Intégration des demandes internes ................................................................................................................ 8-35
Demandes internes : Configuration requise .................................................................................................. 8-36
Processus de demande interne ...................................................................................................................... 8-37
Contrôler les origines des demandes d'approvisionnement .......................................................................... 8-38
Créer des commandes internes...................................................................................................................... 8-39
Créer des commandes internes avec le traitement d'importation de commandes.......................................... 8-40
Demandes internes - Prérequis...................................................................................................................... 8-41
Interface coopérative des demandes d'approvisionnement ........................................................................... 8-43
Oracle Inventory et importation des demandes d'approvisionnement .......................................................... 8-45
Oracle Work In Process - Sous-traitance ...................................................................................................... 8-46

Oracle Master Scheduling/MRP et importation des demandes d'approvisionnement................................... 8-47
Regroupements Master Scheduling/MRP ..................................................................................................... 8-48
Processus d'importation des demandes d'approvisionnement ....................................................................... 8-49
Validation de l'importation de demandes d'approvisionnement.................................................................... 8-50
Groupes de demandes d'approvisionnements ............................................................................................... 8-51
Groupes de demandes d'approvisionnement : Exemple MRP ...................................................................... 8-52
Tables des interfaces coopératives d'Oracle Purchasing............................................................................... 8-53
Etats relatifs aux demandes d'approvisionnement......................................................................................... 8-55
Options d'achat.............................................................................................................................................. 8-59
Types de document ....................................................................................................................................... 8-63
Codes express ............................................................................................................................................... 8-64
Règles de compte de charges ........................................................................................................................ 8-65
Options de profil ........................................................................................................................................... 8-66
Demandes d'approvisionnement - Eléments à prendre en compte pour l'implémentation ............................ 8-68
Demandes d'approvisionnement - Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation ................. 8-69
Synthèse ........................................................................................................................................................ 8-71
Commandes d'achat ....................................................................................................................................... 9-1
Commandes d'achat ...................................................................................................................................... 9-3
Approvisionnement : Commandes d'achat.................................................................................................... 9-4
Objectifs........................................................................................................................................................ 9-5
Flux des documents d'achat .......................................................................................................................... 9-7
Créer des commandes d'achat ....................................................................................................................... 9-8
Types de commande d'achat ......................................................................................................................... 9-10
Quiz............................................................................................................................................................... 9-12
Composants d'une commande d'achat et structure des enregistrements........................................................ 9-13
Structure des documents d'achat ................................................................................................................... 9-15
Présentation de la création automatique de commandes d'achat................................................................... 9-17
Présentation des commandes d'achat standard.............................................................................................. 9-19
Hiérarchie des valeurs par défaut.................................................................................................................. 9-20
Simplifier la saisie des commandes d'achat : Préférences............................................................................. 9-21
Eléments d'une commande d'achat standard ................................................................................................. 9-23
Structure d'une commande d'achat standard simple...................................................................................... 9-24
Structure d'une commande d'achat standard plus complexe ......................................................................... 9-25
Remplir l'en-tête d'une commande d'achat standard ..................................................................................... 9-26
Commandes d'achat standard - Conditions générales ................................................................................... 9-28
Renseigner les onglets de la section Lignes d'une commande d'achat standard ........................................... 9-30
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Lignes (Lines)............................................................... 9-31
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Référence de prix (Price Reference)................ 9-33
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents
de référence (Reference Documents)............................................................................................................ 9-34

vi
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)...................................................... 9-35
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Main-d'oeuvre temporaire (Temporary Labor)............. 9-36
Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents
de référence (Reference Documents)............................................................................................................ 9-37

Renseigner les onglets de la section Livraisons d'une commande d'achat standard ..................................... 9-38
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Livraisons (Shipments).............................. 9-39
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)................................................ 9-41
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Statut (Status) ............................................ 9-43
Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Bouton Contrôles
sur les réceptions (Receiving Controls) ........................................................................................................ 9-44
Renseigner les onglets de la section Imputations d'une commande d'achat standard ................................... 9-45
Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Destination............................................... 9-46
Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More).............................................. 9-48
Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Projet (Project) ........................................ 9-49
Documents joints destinés au fournisseur..................................................................................................... 9-50
Approuver une commande d'achat standard ................................................................................................. 9-51

Quand utiliser une commande ouverte.......................................................................................................... 9-53
Appels de commande ouverte ....................................................................................................................... 9-54
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes ......................................................... 9-56
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - En-tête .......................................... 9-57
Quiz............................................................................................................................................................... 9-58
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - Lignes ........................................... 9-59
Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - Conditions de remise .................... 9-61
Contrôles des notifications............................................................................................................................ 9-63
Approuver une commande ouverte ............................................................................................................... 9-65
Commande ouverte et appels de commande ouverte .................................................................................... 9-66
Structure d'un appel de commande ouverte - En-tête.................................................................................... 9-67
Structure d'un appel de commande ouverte - Livraisons et Imputations ...................................................... 9-68
Quand utiliser un contrat............................................................................................................................... 9-70
Informations complémentaires entrées dans les contrats .............................................................................. 9-71
Créer des accords globaux ............................................................................................................................ 9-73
Approvisionnement centralisé ...................................................................................................................... 9-75
Accords globaux ........................................................................................................................................... 9-76
Créer et utiliser un accord global .................................................................................................................. 9-78
Accords globaux - Incidences fonctionnelles ............................................................................................... 9-79
Quand utiliser une commande planifiée........................................................................................................ 9-81
Eléments d'une commande planifiée............................................................................................................. 9-82
Informations entrées dans les commandes planifiées ................................................................................... 9-83
Synthèse des commandes.............................................................................................................................. 9-85
Modifier des commandes d'achat.................................................................................................................. 9-87
Imprimer des commandes d'achat ................................................................................................................. 9-88
Créer les différentes versions des commandes d'achat ................................................................................. 9-89
Publication de document............................................................................................................................... 9-90
Archiver des commandes d'achat.................................................................................................................. 9-91
Statuts des commandes d'achat - Cycle typique............................................................................................ 9-92
Créer des accusés de réception de commande .............................................................................................. 9-95
Notifications de workflow ............................................................................................................................ 9-97
Copier des commandes d'achat ..................................................................................................................... 9-98
Oracle Services Procurement ........................................................................................................................ 9-100
Interfaces des documents d'achat .................................................................................................................. 9-102
Interface coopérative des documents d'achat ................................................................................................ 9-103
Validation de l'importation de documents d'achat ........................................................................................ 9-104
API d'Oracle Purchasing............................................................................................................................... 9-106

vii
Etats relatifs aux commandes d'achat............................................................................................................ 9-108
Options d'achat importantes.......................................................................................................................... 9-112
Options de profil importantes ....................................................................................................................... 9-114

Options de profil relatives à la communication des commandes .................................................................. 9-115
Autres configurations.................................................................................................................................... 9-116
Configuration de la communication des transactions ................................................................................... 9-118
Commandes d'achat imprimées..................................................................................................................... 9-119
Communication des documents d'achat par télécopie................................................................................... 9-120
Communication des documents d'achat par messagerie électronique........................................................... 9-122
Présentation d'Oracle e-Commerce Gateway................................................................................................ 9-124
Communication des commandes d'achat via EDI ......................................................................................... 9-126
Présentation d'Oracle XML Gateway ........................................................................................................... 9-127
Communication des commandes d'achat au format XML ............................................................................ 9-129
Tarification rétroactive.................................................................................................................................. 9-130

Responsabilité de saisie et de maintenance des commandes d'achat ............................................................ 9-132
Intégration des commandes d'achat............................................................................................................... 9-133
Créer des commandes d'achat et des appels de commande........................................................................... 9-134
Options de numérotation des commandes d'achat ........................................................................................ 9-136
Méthodologie de conversion des commandes d'achat .................................................................................. 9-137
Transmission électronique des transactions .................................................................................................. 9-138
Produits Oracle intégrés................................................................................................................................ 9-140
Synthèse ........................................................................................................................................................ 9-141
Création automatique de documents ............................................................................................................ 10-1
Création automatique de documents ............................................................................................................. 10-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 10-5
Créer des documents d'achat à partir de demandes d'approvisionnement..................................................... 10-7
Quiz............................................................................................................................................................... 10-8
Avantages de la création automatique .......................................................................................................... 10-9
Présentation de la création automatique........................................................................................................ 10-10
Mode de création automatique...................................................................................................................... 10-11
Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement............................................................................ 10-12
Sélectionner les critères de création des documents ..................................................................................... 10-13
Sélectionner les lignes de demandes d'approvisionnement........................................................................... 10-14
Sélectionner le mode de création automatique.............................................................................................. 10-15
Création automatique - Fenêtre Nouveau document (New Document) ........................................................ 10-16
Mode de création manuelle ........................................................................................................................... 10-17
Ajouter des lignes à un document existant.................................................................................................... 10-18
Modifier des lignes de demandes d'approvisionnement................................................................................ 10-19
Renvoyer des lignes de demandes d'approvisionnement .............................................................................. 10-20
Avantages du programme Créer des appels de commande........................................................................... 10-22
Présentation du programme Créer des appels de commande ........................................................................ 10-23
Quiz............................................................................................................................................................... 10-24
Génération automatique d'appels de commande ........................................................................................... 10-25
Exécuter le programme Créer des appels de commande............................................................................... 10-27
Conditions préalables à la création de documents par le programme Créer des appels de commande......... 10-29
Avantages de la création automatique de documents à l'aide du workflow.................................................. 10-32
Présentation de la création automatique de documents à l'aide du workflow ............................................... 10-33
Présentation de la création de documents par workflow............................................................................... 10-34
Conditions préalables à la création de documents par workflow.................................................................. 10-35
Workflow Création de documents de commande (PO Create Documents).................................................. 10-36
Définir les attributs clés du workflow........................................................................................................... 10-38
Création de documents par workflow - Synthèse ......................................................................................... 10-40
Création automatique de documents - Options de profil .............................................................................. 10-42

viii
Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation ....................................................................... 10-45
Oracle Sourcing et création de documents.................................................................................................... 10-46
Synthèse ........................................................................................................................................................ 10-47
Centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................................................ 11-1

Centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................................................. 11-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 11-4
Flux de l'approvisionnement au règlement : Approvisionnement................................................................. 11-5
Présentation du centre de travail des acheteurs professionnels..................................................................... 11-7
Centre de travail des acheteurs professionnels - Avantages clés .................................................................. 11-8
Vue d'ensemble du centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................... 11-9
Quiz............................................................................................................................................................... 11-10
Pupitre des demandes et Synthèse des demandes d'approvisionnement ....................................................... 11-12
Pupitre des demandes - Vues des demandes d'approvisionnement............................................................... 11-13
Créer une vue personnalisée des demandes d'approvisionnement................................................................ 11-15

Synthèse des demandes d'approvisionnement............................................................................................... 11-16
Gérer les demandes d'approvisionnement dans le centre de travail des acheteurs........................................ 11-17
Vues de commandes par défaut et personnalisées ........................................................................................ 11-19
Détails de commande .................................................................................................................................... 11-21
Styles de document ....................................................................................................................................... 11-22
Quiz............................................................................................................................................................... 11-23
Créer une commande dans le centre de travail des acheteurs ....................................................................... 11-24
Accès au catalogue unifié de Procurement ................................................................................................... 11-26
Vues d'accords par défaut et personnalisées ................................................................................................. 11-28
Détails d'accord............................................................................................................................................. 11-29
Créer un accord de prix dans le centre de travail des acheteurs.................................................................... 11-30
Charger des lignes de commande ouverte..................................................................................................... 11-32
Centre de travail des acheteurs - Options de profil....................................................................................... 11-34
Gestion des demandes d'approvisionnement - Options de profil clés........................................................... 11-35
Accès au catalogue - Préférences de configuration ...................................................................................... 11-37
Oracle Sourcing et création de documents.................................................................................................... 11-40
Synthèse ........................................................................................................................................................ 11-41
Réception ......................................................................................................................................................... 12-1
Réception ...................................................................................................................................................... 12-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 12-5
Réception ...................................................................................................................................................... 12-7
Présentation des lieux de réception............................................................................................................... 12-8
Présentation de l'acheminement à réception ................................................................................................. 12-10
Acheminement à réception : Réception directe............................................................................................. 12-11
Réception standard........................................................................................................................................ 12-12
Contrôle obligatoire ...................................................................................................................................... 12-13
Quiz............................................................................................................................................................... 12-14
Intégration avec Oracle Process Quality....................................................................................................... 12-15
Méthodes de traitement des réceptions ......................................................................................................... 12-17
Réception standard........................................................................................................................................ 12-19
Réception express ......................................................................................................................................... 12-20
Réception en cascade .................................................................................................................................... 12-21
ASN et ASBN............................................................................................................................................... 12-22
Fonction de réception du bureau dans iProcurement .................................................................................... 12-23
Saisir les réceptions attendues ...................................................................................................................... 12-24

ix
Structure de réception ................................................................................................................................... 12-26
En-tête de réception ...................................................................................................................................... 12-27
Ligne de réception ........................................................................................................................................ 12-28
Contrôler le processeur des mouvements de réception ................................................................................. 12-30

Tolérances de réception ................................................................................................................................ 12-32
Suivi par numéros ......................................................................................................................................... 12-33
Réceptions d'articles de substitution ............................................................................................................. 12-36
Réceptions d'articles non commandés........................................................................................................... 12-37
Présentation des retours et des corrections ................................................................................................... 12-38
Entrer les retours........................................................................................................................................... 12-39
Entrer des corrections ................................................................................................................................... 12-41
Comparaison entre retours et corrections...................................................................................................... 12-42
Présentation du règlement à réception .......................................................................................................... 12-43
Interface coopérative des réceptions ............................................................................................................. 12-46

Mouvements pris en charge par l'interface coopérative des réceptions ........................................................ 12-47
Charger l'interface coopérative des réceptions.............................................................................................. 12-48
Validation de l'importation des réceptions.................................................................................................... 12-49
Etats liés aux réceptions................................................................................................................................ 12-52
Options d'achat.............................................................................................................................................. 12-56
Options de réception ..................................................................................................................................... 12-57
Options de profil liées aux réceptions........................................................................................................... 12-61
Quiz............................................................................................................................................................... 12-63
Réceptions électroniques - ASN et ASBN.................................................................................................... 12-64
Synthèse ........................................................................................................................................................ 12-69
Comptabilité des achats.................................................................................................................................. 13-1
Comptabilité des achats ................................................................................................................................ 13-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 13-4
Présentation de la clôture de période dans le flux approvisionnement-règlement ........................................ 13-5
Etapes de clôture de la période PO ............................................................................................................... 13-6
Flux de clôture de la période PO................................................................................................................... 13-7
Comptes clés dans le flux de l'approvisionnement au règlement.................................................................. 13-10
Comptabilisation permanente des provisions (à réception) .......................................................................... 13-12
Traitement des provisions comptables .......................................................................................................... 13-14
Comptabilisation périodique des provisions (fin de période) ....................................................................... 13-16
Quiz............................................................................................................................................................... 13-18
Comptabilisation des provisions liées aux acquisitions en haut volume (fin de période)............................. 13-19
Comptabilisation des règlements avec encaissements en attente (Apurement des règlements).................... 13-21
Comptabilisation des règlements sans encaissement en attente (Apurement des règlements)...................... 13-22
Devises étrangères dans Oracle Purchasing.................................................................................................. 13-23
Types de taux de change ............................................................................................................................... 13-24
Devises - Points communs entre demandes d'approvisionnement et commandes d'achat ............................ 13-25
Devises - Différences entre demandes d'approvisionnement et commandes d'achat .................................... 13-26
Demandes d'approvisionnement et commandes d'achat créées automatiquement
avec une devise étrangère ............................................................................................................................. 13-27
Approuver des demandes d'approvisionnement et des commandes d'achat utilisant une devise étrangère .. 13-28
Rapprochement des devises de facturation ................................................................................................... 13-29
Etats .............................................................................................................................................................. 13-30
Options financières ....................................................................................................................................... 13-35
Options d'achat.............................................................................................................................................. 13-37
Options d'Oracle Payables ............................................................................................................................ 13-38
Quiz............................................................................................................................................................... 13-41
Comptabilité des achats - Autres éléments à prendre en compte pour l'implémentation .............................. 13-42
Synthèse ........................................................................................................................................................ 13-44

x
Administration d'Oracle Purchasing ............................................................................................................ 14-1
Administration d'Oracle Purchasing ............................................................................................................. 14-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 14-4
Gérer les enregistrements de votre base de données Oracle Purchasing....................................................... 14-5

Intégration avec Oracle Payables.................................................................................................................. 14-6
Utiliser le programme de mise à jour en masse des documents d'achat........................................................ 14-7
Paramètres de mise à jour en masse des documents d'achat ......................................................................... 14-9
Utiliser le programme de mise à jour en masse pour les demandes d'approvisionnement............................ 14-11
Paramètres de mise à jour en masse des demandes d'achat........................................................................... 14-12
Quiz............................................................................................................................................................... 14-14
Présentation de l'annulation par lots ............................................................................................................. 14-15
Utiliser la fonction d'annulation par lots d'Oracle Purchasing ...................................................................... 14-16
Liste des documents à annuler par lots ......................................................................................................... 14-17
Utiliser le programme de fermeture en masse des documents d'achat .......................................................... 14-18
Présentation de la purge de données ............................................................................................................. 14-19
Préparer une purge ........................................................................................................................................ 14-20

Catégories d'enregistrements à purger .......................................................................................................... 14-21
Conditions d'une purge : Oracle Purchasing................................................................................................. 14-23
Conditions d'une purge : Oracle Payables .................................................................................................... 14-25
Etats relatifs aux purges ................................................................................................................................ 14-26
Relancer ou abandonner une purge............................................................................................................... 14-27
Informations de synthèse de la purge............................................................................................................ 14-28
Informations de synthèse de la purge - Tableau récapitulatif ....................................................................... 14-29
Recommandations pour une purge efficace .................................................................................................. 14-30
Quiz............................................................................................................................................................... 14-31
Lancer des gestionnaires de traitements simultanés...................................................................................... 14-32
Programmer des traitements en arrière-plan ................................................................................................. 14-33
Programmer d'autres traitements................................................................................................................... 14-35
Considérations importantes pour les purges ................................................................................................. 14-36
Synthèse ........................................................................................................................................................ 14-37
Annexe A - Etapes de configuration.............................................................................................................. 15-1
Annexe A - Etapes de configuration............................................................................................................. 15-3
Objectifs........................................................................................................................................................ 15-4
Configurer Oracle Purchasing....................................................................................................................... 15-6
Définir des utilisateurs pour les tâches de configuration (obligatoire) ......................................................... 15-7
Définir un livre (obligatoire)......................................................................................................................... 15-8
Définir les champs flexibles d'Oracle Human Resources (obligatoire) ........................................................ 15-9
Définir un format d'adresse par défaut (facultatif)........................................................................................ 15-10
Définir des lieux (obligatoire)....................................................................................................................... 15-11
Définir les organisations (obligatoire) .......................................................................................................... 15-12
Créer des responsabilités (obligatoire).......................................................................................................... 15-14
Définir les options de profil clés (obligatoire) .............................................................................................. 15-15
Convertir en multiorganisations (obligatoire)............................................................................................... 15-16
Configurer des champs utilisateur flexibles (facultatif)................................................................................ 15-17
Définir les codes express d'Oracle Purchasing (facultatif) ........................................................................... 15-18
Définir les conditions de règlement (obligatoire) ......................................................................................... 15-19
Définir la TVA (facultatif)............................................................................................................................ 15-20
Définir des transporteurs (facultatif)............................................................................................................. 15-21
Définir les options financières (obligatoire) ................................................................................................. 15-22
Définir les champs flexibles Inventory (obligatoire) .................................................................................... 15-24
Configurer des alias (facultatif) .................................................................................................................... 15-25
Définir les unités de mesure (obligatoire)..................................................................................................... 15-26
Définir des documents joints standard (facultatif) ........................................................................................ 15-27
Définir des attributs article, des codes et des matrices.................................................................................. 15-28
Définir des codes catégorie et des jeux de catégories ................................................................................... 15-29
Définir des groupes de catalogues (facultatif) .............................................................................................. 15-30
Définir des magasins (facultatif)................................................................................................................... 15-31
Définir des types de référence croisée (facultatif) ........................................................................................ 15-32
Définir des fonctions, des postes et des hiérarchies de postes ...................................................................... 15-33
Définir le personnel (obligatoire).................................................................................................................. 15-34

xi
Définir des groupes et des affectations d'approbation .................................................................................. 15-35
Définir des acheteurs (obligatoire)................................................................................................................ 15-36
Configurer des types de document (obligatoire)........................................................................................... 15-37
Définir des codes express et des classes ....................................................................................................... 15-38

Définir des types de ligne (obligatoire)......................................................................................................... 15-39
Définir des options d'achat (obligatoire)....................................................................................................... 15-40
Définir des options de réception (obligatoire) .............................................................................................. 15-41
Définir un format d'adresse par défaut (facultatif)........................................................................................ 15-42
Définir des fournisseurs (obligatoire) ........................................................................................................... 15-43
Configurer des programmes de carte de crédit (facultatif) ........................................................................... 15-44
Définir des articles (facultatif) ...................................................................................................................... 15-45
Modifier le générateur de comptes (facultatif).............................................................................................. 15-46
Configurer des options du workflow (obligatoire) ....................................................................................... 15-47
Lancer des gestionnaires de traitements simultanés...................................................................................... 15-48
Programmer des traitements en arrière-plan (obligatoire) ............................................................................ 15-49
Configurer des règles d'origine et des affectations de règles d'origine (facultatif) ....................................... 15-51

Quiz............................................................................................................................................................... 15-52
Ouvrir des périodes comptables.................................................................................................................... 15-53
Effectuer une administration complémentaire du système (facultatif).......................................................... 15-54
Créer des dossiers (facultatif) ....................................................................................................................... 15-55
Quiz............................................................................................................................................................... 15-57
Etats .............................................................................................................................................................. 15-59
Options de profil (obligatoires)..................................................................................................................... 15-62
Options de profil (recommandées)................................................................................................................ 15-64
Options de profil (consultation) .................................................................................................................... 15-65
Options de profil (ignorées) .......................................................................................................................... 15-67
Synthèse ........................................................................................................................................................ 15-68

xii
Préface
Profil
Avant de commencer
Avant de commencer ce cours, vous devez disposer des connaissances suivantes :
• Connaissance approfondie d'Oracle Applications
• Expérience en matière d'approvisionnement
Prérequis

• Connaissance approfondie d'Oracle Applications – Expérience en matière
d'approvisionnement – D58324FR10 – Concepts essentiels pour implémenter
la eBusiness Suite version 12.1
Organisation du cours
Les fondamentaux d'Oracle Purchasing version 12.1 Ed1 est un cours en salle comprenant
un exposé théorique et des exercices pratiques. Les démonstrations en ligne et les sessions
d'exercices écrits permettent de renforcer les concepts et les techniques présentés.

xiii
Documentation
Documentation Oracle
Titre Référence
Oracle Purchasing User's Guide E13410-02
Oracle Payables User's Guide E12797-02
Oracle Inventory User’s Guide E13450-02
Autre documentation
• System release bulletins (bulletins techniques)

• Guides d'installation et guides de l'utilisateur
• Fichiers Readme
• Articles du groupe IOUG (International Oracle User's Group)
• Oracle Magazine

xiv
Conventions typographiques
Conventions typographiques concernant le texte

Convention Elément Exemple
Gras italique Terme du Cet algorithme insère la nouvelle clé.
glossaire (s'il y a
un glossaire)
Majuscules et Déclencheurs Attribuez un déclencheur When-Validate-Item au bloc
minuscules ORD.
Courier new, Résultat de code, Résultat de code : debug.set (‘I”, 300);
respect noms de Répertoire : bin (DOS), $FMHOME (UNIX)
majuscules/minuscules répertoire,

Nom de fichier : Localisez le fichier init.ora.
(minuscules par noms de fichier, Mot de passe : Utilisez tiger comme mot de passe.
défaut) mots de passe, Nom de chemin : Ouvrez c:\my_docs\projects
noms de chemin, URL : Allez à l'adresse suivante :
URL, http://www.oracle.com
entrée utilisateur, Entrée utilisateur : Saisissez 300
noms d'utilisateur
Nom d'utilisateur : Connectez-vous en tant que scott
Initiale en majuscule Boutons, cases à Cliquez sur le bouton Exécutable. Sélectionnez la case à
pour le premier terme cocher, fenêtres, cocher Impossible de supprimer la fiche. Ouvrez la
d'une expression libellés de fenêtre Programme directeur. Adresse client (mais Oracle
graphique Payables)
(sauf s'il s'agit de
noms propres)
Italiques Locutions et mots N'enregistrez pas les modifications dans la base de
mis en évidence, données.
titres de manuel et Pour en savoir plus, voir Oracle7 Server SQL Language
de cours, Reference Manual.
variables Entrez user_id@us.oracle.com, où user_id
correspond au nom de l'utilisateur.
Guillemets Eléments Sélectionnez "Inclure un composant modulaire
d'interface dont les réutilisable", puis cliquez sur Terminer.
noms longs ne
comportent des Ce sujet est traité dans la section II, chapitre 3, "Gérer les
majuscules qu'au objets".
début ; titres de
cours et de
chapitre cités en
référence
Majuscules Noms de colonne Utilisez la commande SELECT pour visualiser les
SQL, commandes, informations stockées dans la colonne LAST_NAME
fonctions, de la table EMP.
schémas, noms
de table
Flèche Chemins d'accès Sélectionnez Fichier > Sauvegarder.
aux menus
Crochets Noms de touche Appuyez sur [Entrée].
Virgules Séquences Appuyez sur les touches suivantes l'une après l'autre :
de touches [Alt], [F], [D]
Signes plus Combinaisons Appuyez simultanément sur les touches suivantes :
de touches [Ctrl]+[Alt]+[Suppr]

xv
Conventions typographiques concernant le code
Convention Elément Exemple

Majuscules et Déclencheurs When-Validate-Item
minuscules Oracle Forms
Minuscules Noms de colonne, SELECT last_name
noms de table FROM s_emp;
Mots de passe DROP USER scott

IDENTIFIED BY tiger;
Objets PL/SQL OG_ACTIVATE_LAYER
(OG_GET_LAYER ('prod_pie_layer'))
Minuscules Variables CREATE ROLE role

italiques
Majuscules Commandes et SELECT userid
fonctions SQL FROM emp;
Conventions typographiques concernant les chemins de navigation

Ce cours utilise des chemins de navigation simplifiés, comme dans l'exemple suivant, pour vous
orienter dans Oracle Applications.
(N) Facture (Invoice) > Saisie (Entry) > Synthèse des lots de factures (Invoice Batches
Summary) (M) Interrogation (Query) > Rechercher (Find) (B) Approuver (Approve)
Ce chemin simplifié correspond à la procédure suivante :
1. (N) Dans la fenêtre du Navigateur, sélectionnez Facture (Invoice) > Saisie (Entry) >
Synthèse des lots de facture (Invoice Batches Summary).
2. (M) Dans le menu, sélectionnez Interrogation (Query) > Rechercher (Find).
3. (B) Cliquez sur le bouton Approuver (Approve).
Notations :
(N) = Navigateur
(M) = Menu
(O) = Onglet
(B) = Bouton
(I) = Icône
(H) = Hyperlien
(SO) = Sous-onglet

xvi
Conventions typographiques concernant les chemins d'aide
Ce cours utilise une convention de type "chemin de navigation" pour indiquer les actions à
effectuer afin de rechercher des informations pertinentes dans l'aide d'Oracle Applications.
Par exemple, le chemin de navigation d'aide suivant :
(Aide) General Ledger > Pièces (Journals) > Saisir des pièces (Enter Journals)
représente la séquence d'actions qui suit :
1. Dans le cadre de navigation de la fenêtre de l'aide, développez l'entrée General Ledger.
2. Sous General Ledger, développez Pièces (Journals).

3. Sous Pièces (Journals), sélectionnez Saisir des pièces (Enter Journals).
4. Consultez la rubrique Saisir des pièces (Enter Journals) qui apparaît dans le cadre de
document de la fenêtre d'aide.

xvii
xviii
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 1
Chapitre 9
Copyright © Oracle, 2010. Tous droits réservés.

Commandes d'achat

Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 2
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 3
Approvisionnement : Commandes d'achat

Oracle Purchasing fournit les fonctionnalités nécessaires à la phase d'approvisionnement dans
le flux de l'approvisionnement au règlement.
Dans la suite d'applications Oracle Procurement, le terme "commande" est généralement utilisé
pour désigner le flux d'activités qui aboutit à l'achat de marchandises ou de services.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 4
Objectifs
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 5
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Chapitre 9 - Page 6
Flux des documents d'achat

Flux des documents d'achat
Une demande d'approvisionnement est générée manuellement ou par le système, après quoi
elle peut être convertie en commande d'achat par l'acheteur. Il arrive que l'acheteur impose un
appel d'offres auprès d'autres fournisseurs afin de déterminer le prix le plus avantageux pour
les marchandises ou services demandés. Une fois que l'acheteur a reçu la proposition de prix
répondant à l'appel d'offres, il peut utiliser les informations qu'elle contient pour finaliser la
commande d'achat.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 7
Créer des commandes d'achat

Créer des commandes d'achat
Les commandes d'achat sont créées pour répondre à des besoins d'origines diverses, dont
certaines sont extérieures aux applications qui participent au flux de l'approvisionnement au
règlement. Une partie de ces besoins sont approvisionnés en interne.
Besoin de marchandises ou de services
Importez des demandes d'approvisionnement générées dans Oracle Materials Requirements
Planning (MRP), Oracle Inventory, Oracle Work-in-Process (WIP), Oracle Order Management
ou d'autres systèmes non-Oracle. Le besoin peut également être généré par saisie manuelle
avec l'aide de modèles de demandes d'approvisionnement ou via le module Oracle
iProcurement.
Sélection des origines d'approvisionnement
Des marchandises ou des services peuvent être approvisionnés par des fournisseurs externes
(via des commandes d'achat) ou au sein de l'organisation (via des commandes internes).
Approvisionnement des services
A l'aide d'Oracle Services Procurement, les organisations peuvent gérer efficacement
l'approvisionnement en ressources de travail intérimaire.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 8
Oracle Sourcing (non représenté dans la diapositive de la page précédente)
Les acheteurs créent des documents de négociation Oracle Sourcing à partir du pool des
demandes d'approvisionnement. Une fois que les acheteurs ont adjugé une affaire dans Oracle
Sourcing, ils créent des commandes d'achat standard ou des commandes ouvertes directement
dans Oracle Purchasing.
Oracle Procurement Contracts
Comme une commande d'achat est un contrat légal avec un fournisseur, les acheteurs peuvent y
ajouter des clauses et conditions complexes extraites d'une bibliothèque terminologique approuvée
par le service juridique. Cet aspect des commandes est géré via Oracle Procurement Contracts.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 9
Types de commande d'achat

Types de commande d'achat
Dans Oracle Purchasing, plusieurs types de commande d'achat sont disponibles pour répondre
aux différents besoins des entreprises.
Commande standard (Standard Purchase Order)
Engagement occasionnel à acheter des marchandises ou des services. Vous créez des commandes
d'achat standard lorsque vous connaissez les détails des marchandises ou des services, les coûts
estimés, les quantités, les programmes de livraison et les imputations comptables.
Commande planifiée (Planned Purchase Order)
Accord de prix à long terme qui vous engage à acheter des marchandises ou des services.
Les commandes planifiées comprennent des calendriers de livraison et des imputations comptables
prévisionnels. Créez des appels de commande planifiés pour autoriser les fournisseurs à livrer.
Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement)
Accord à long terme qui permet de bénéficier de tarifs stables tout en laissant une certaine
souplesse sur le plan des quantités à commander et des programmes de livraison. Les tarifs
appliqués aux commandes ouvertes peuvent comprendre des remises. En général, vous utilisez
une commande ouverte pour négocier des remises pour l'achat en volume d'articles particuliers.
Créez des appels de commande ouverte pour autoriser les fournisseurs à livrer.
Commandes d'achat
Chapitre 9 - Page 10
Contrat (Contract Purchase Agreement)
Il s'agit d'un document exposant des conditions générales. En principe, vous utilisez des contrats
pour gérer les conditions générales lorsque vous négociez les tarifs pour un certain volume
d'activité. Les fournisseurs sont autorisés à livrer via des lignes de commande standard qui font
référence au contrat. Les contrats peuvent être associés à une proposition de prix ouverte pour
un référencement de la tarification par article.
Accord global (Global Agreement)
Il s'agit d'un type particulier de commande dont la structure ressemble à celle d'une commande
ouverte. Grâce aux accords globaux, les acheteurs peuvent négocier des tarifs au nom de
plusieurs organisations appartenant à une même entreprise ; ils obtiennent ainsi un accord dont
peuvent bénéficier toutes ces organisations pour leur approvisionnement en marchandises et en
services. Les différentes organisations de l'entreprise peuvent créer des commandes d'achat
utilisant les prix et les conditions négociés dans l'accord global.

Remarque : Les accords globaux peuvent consister en des commandes ouvertes ou des contrats.
Les accords globaux permettent aux organisations d'achat de négocier des tarifs et de définir
des accords de manière centralisée dans un environnement de services partagés. L'exécution de
l'accord global peut être contrôlée et gérée par plusieurs unités opérationnelles. Au lieu de créer
différents accords dans plusieurs unités opérationnelles, vous pouvez créer un seul accord global
que différentes unités opérationnelles peuvent afficher et utiliser pour leur approvisionnement.
Commandes d'achat
Quiz
Réponse : 1
Commandes d'achat
Composants d'une commande d'achat et structure des
enregistrements

Composants d'une commande d'achat et structure des enregistrements
La structure d'une commande d'achat Oracle Purchasing comprend quatre composants principaux.
En-tête
Chaque commande d'achat comprend un en-tête qui indique le nom/numéro et l'adresse (sites)
du fournisseur, ainsi que les adresses de livraison et de facturation (lieux) et un statut.
Lignes
Les marchandises ou services commandés sont mentionnés dans la région Lignes (Lines) avec
d'autres informations : quantités, prix, date de besoin, notes au fournisseur et références tarifaires.
Vous pouvez commander des articles système ou des articles occasionnels (catégorie et
description). Même les entreprises qui ne sont pas spécialisées en logistique peuvent avoir
intérêt à définir des articles système pour diminuer les contraintes de saisie de données pour
leur personnel.
Livraisons
La fenêtre Livraisons (Shipments) permet de préciser les organisations logistiques, les lieux de
livraison et la date à laquelle vous souhaitez que le fournisseur livre les articles mentionnés dans la
ligne de commande. Par exemple, une ligne de commande mentionnant une quantité de six
articles peut indiquer deux livraisons planifiées à des dates différentes.
Commandes d'achat
Imputations
Utilisez la fenêtre Imputations (Distributions) pour indiquer l'imputation des livraisons des
commandes d'achat ou pour afficher les imputations créées automatiquement par Oracle
Purchasing. Vous pouvez indiquer plusieurs imputations par ligne de livraison. Dans cette
fenêtre, vous pouvez également afficher les demandes d'approvisionnement en ligne qui
figurent sur la commande d'achat ou entrer des informations à propos des demandes
d'approvisionnement sur papier.
Commandes d'achat
Structure des documents d'achat

Structure des documents d'achat
La diapositive ci-dessus illustre un diagramme entité/relation simplifié pour les documents d'achat.
Pour plus d'informations sur les tables en relation avec les commandes d'achat, voir le manuel
Oracle eBusiness Suite Electronic Technical Reference Manual, disponible sur le site My
Oracle Support (anciennement MetaLink).
PO_HEADERS_ALL
La table PO_HEADERS_ALL (en-tête) contient des informations destinées à vos commandes
d'achat. Chaque ligne indique l'acheteur, le fournisseur, des remarques, la devise étrangère, les
conditions générales d'achat et le statut du document. Oracle Purchasing utilise cette table pour
stocker les informations liées à un document complet. La clé primaire est PO-HEADER_ID.
PO_LINES_ALL
La table PO_LINES_ALL (lignes) contient les informations en cours de chaque ligne de
commande d'achat. A chaque ligne jointe à un document d'achat doit correspondre une ligne
dans cette table. Chaque ligne de la table comprend les informations suivantes : numéro de la
ligne de commande, référence et catégorie de l'article, prix, TVA et quantité commandée.
Oracle Purchasing utilise ces informations pour enregistrer et mettre à jour les références et prix
d'articles pour les commandes d'achat, les propositions de prix et les appels d'offres. La clé
primaire est PO_LINE_ID.
Commandes d'achat
PO_LINE_LOCATIONS_ALL
La table PO_LINE_LOCATIONS_ALL (livraisons) contient des informations relatives aux
programmes de livraison des commandes d'achat et aux conditions de remise des commandes
ouvertes. Elle doit contenir une ligne pour chaque programme de livraison ou condition de
remise que vous joignez à une ligne de document d'achat. Chaque ligne de la table mentionne
le lieu, la quantité et les dates de chaque programme de livraison. Oracle Purchasing enregistre
dans cette table les informations relatives aux programmes de livraison pour les commandes
d'achat et les informations relatives aux conditions de remise pour les commandes ouvertes,
les propositions de prix et les appels d'offres. La clé primaire est LINE_LOCATION_ID.
PO_DISTRIBUTIONS_ALL
La table PO_DISTRIBUTIONS_ALL (imputations) contient des informations comptables
destinées à une ligne de livraison de commande. Oracle Purchasing enregistre dans cette table
les informations des demandes d'approvisionnement et des informations comptables pour les

commandes d'achat et les appels de commande. Il s'agit de l'une des cinq tables contenant les
commandes d'achat et les appels de commande. La clé primaire est PO_DISTRIBUTION_ID.
PO_RELEASES_ALL
La table PO_RELEASES_ALL contient les informations relatives aux appels de commande
ouverte et aux appels de commande planifiée. Chaque appel de commande (ouverte ou
planifiée) que vous émettez nécessite une ligne de la table. Chaque ligne de la table contient
l'acheteur, la date, le statut de l'appel de commande et le numéro de l'appel de commande.
A chaque appel de commande doit correspondre au moins une livraison de commande (table
PO_LINE_LOCATIONS_ALL). La clé primaire est PO_RELEASE_ID.
Commandes d'achat
Présentation de la création automatique de commandes d'achat

Présentation de la création automatique de commandes d'achat
La création automatique des commandes d'achat est traitée en détail dans le chapitre "Création
automatique de documents" du présent cours.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Présentation des commandes d'achat standard

Présentation des commandes d'achat standard
Vous créez des commandes d'achat standard pour des achats occasionnels lorsque vous connaissez
les détails des marchandises ou des services achetés (coûts, quantités, programmes de livraison
et imputations comptables). Chaque ligne d'une commande d'achat standard peut comprendre
plusieurs livraisons et vous pouvez imputer la quantité de chaque livraison à plusieurs comptes
d'imputation, projets, tâches et demandeurs.
Accord contractuel
L'original de la commande d'achat que vous envoyez au fournisseur constitue le document
légal relatif à l'achat. Un accord contractuel ne prend effet que si le fournisseur accepte l'offre,
que ce soit en réalisant le contrat (en livrant les marchandises) ou en renvoyant un accusé de
réception oral ou écrit. Vous pouvez enregistrer les accusés de réception de vos fournisseurs
ou les laisser le faire à l'aide d'Oracle iSupplier Portal. Le processus Envoyer des notifications
pour les documents d'achat (Send Notifications for Purchasing Documents) vous enverra une
notification si l'accusé de réception exigé n'est pas enregistré à la date requise.
Commandes d'achat
Hiérarchie des valeurs par défaut

Hiérarchie des valeurs par défaut
• Les valeurs par défaut définies aux niveaux supérieurs sont transmises aux niveaux inférieurs,
où vous pouvez les modifier.
• Les valeurs par défaut réduisent le volume de saisie des données car elles fournissent des
informations par défaut basées sur la stratégie de l'entreprise. Si les valeurs par défaut
facultatives sont fréquemment modifiées (en particulier celles qui sont situées aux niveaux
supérieurs), il est préférable de ne pas les indiquer.
Remarque : Les modifications apportées aux valeurs par défaut n'affectent que les nouveaux
enregistrements. Les enregistrements existants restent inchangés.
Pour plus d'informations sur les valeurs par défaut et leur mode de sélection pour un champ dans
une commande d'achat, voir la section "Purchase Order Defaulting Rules" (Règles d'affectation
de valeur par défaut dans les commandes) du manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Simplifier la saisie des commandes d'achat : Préférences

Simplifier la saisie des commandes d'achat : Préférences
Utilisez la fenêtre Préférences (Preferences) afin de définir des valeurs par défaut pour les
sections (en-tête, lignes, livraisons et imputations) de toutes les commandes d'achat que vous
créez. En définissant des préférences, vous gagnez un niveau supplémentaire dans la hiérarchie
de valeurs par défaut. Souvenez-vous que la hiérarchie de valeurs par défaut d'Oracle
Purchasing comprend les niveaux suivants : Options financières (Financials Options), Options
d'achat/de réception (Purchasing/Receiving Options), Fournisseur (Supplier), Site fournisseur
(Supplier Site), Article (Item) et Documents de commande (PO Documents).
Avantages des préférences
Il n'est pas obligatoire de définir des préférences, mais vous en aurez besoin de manière
sélective pour la saisie des données qui se répètent dans plusieurs lignes, livraisons ou
imputations. Les préférences réduisent l'effort de saisie nécessaire à la création des commandes
d'achat. Par exemple, si vous créez une commande d'achat pour quatre articles dont vous avez
besoin à la même date, vous pouvez indiquer dans la fenêtre Préférences (Preferences) une date
de besoin par défaut qui sera appliquée aux quatre lignes. Si la date de besoin est différente
pour chaque article, il n'est pas intéressant de passer par la fenêtre Préférences (Preferences).
Commandes d'achat
Durée d'application des préférences
Vous devez redéfinir les préférences d'une session chaque fois que vous vous connectez à
l'application ou que vous changez de responsabilité. Les préférences définies dans une session
restent actives tout au long de cette session, sauf si vous les supprimez ou modifiez
explicitement.
Enregistrer les préférences
Une fois que vous avez défini des préférences, cliquez sur le bouton Appliquer (Apply) pour
les enregistrer. Si vous fermez simplement la fenêtre Préférences (Preferences), soit aucune
préférence ne s'applique, soit vous conservez les préférences en vigueur précédemment.
Commandes d'achat
Eléments d'une commande d'achat standard

Eléments d'une commande d'achat standard
Responsabilité : Purchasing
(N) Commandes (Purchase Orders) > Commandes (Purchase Orders)
Une commande d'achat standard comprend tous les éléments qui permettent à un fournisseur
de trouver et livrer les marchandises ou les services commandés. Tous les types de commande
d'achat représentent une combinaison des éléments de base de la commande d'achat standard.
• En-tête (Header) : Cette section contient le numéro de la commande d'achat, le nom et
l'adresse du fournisseur, les adresses de livraison et de facturation, et un statut.
• Lignes (Lines) : Détails concernant les marchandises ou les services commandés (nom,
quantité, prix).
• Livraisons (Shipments) : Détails concernant la date et le lieu de livraison des articles
commandés.
• Imputations (Distributions) : Détails concernant les comptes d'imputation et les références
de demande d'approvisionnement.
Commandes d'achat
Structure d'une commande d'achat standard simple

Structure d'une commande d'achat standard simple
La diapositive ci-dessus présente la structure d'une commande d'achat pour deux articles
(Ligne 1 et Ligne 2). Les deux articles doivent être livrés le même jour et à la même adresse.
Les deux articles sont imputés au même compte.
Commandes d'achat
Structure d'une commande d'achat standard plus complexe

Structure d'une commande d'achat standard plus complexe
La diapositive ci-dessus présente la structure d'une commande d'achat pour deux articles
(Ligne 1 et Ligne 2). La ligne 1 comprend une seule livraison et plusieurs imputations ;
la ligne 2 comprend plusieurs livraisons et une seule imputation. Vous remarquez que le
numéro associé à une ligne de livraison ou d'imputation ne correspond pas au numéro de
la ligne d'article. Par exemple, l'imputation 2 n'appartient pas à la livraison 2 ni à la ligne
d'article 2, mais à la livraison 1 de la ligne d'article 1.
Commandes d'achat
Remplir l'en-tête d'une commande d'achat standard

Remplir l'en-tête d'une commande d'achat standard
Les champs décrits ci-après représentent les principales informations à entrer dans l'en-tête
d'une commande d'achat standard.
Numéro commande (PO Number) : Le système génère un numéro de commande lorsque le
document est enregistré si la génération automatique des numéros de commande est activée.
Si la numérotation manuelle est activée, vous devez entrer un numéro de commande unique.
Type commande (PO Type) : Sélectionnez Commande standard (Standard Purchase Order).
Date de création (Creation Date) : Date à laquelle le document est enregistré pour la première
fois. La commande peut être soumise le même jour, la semaine suivante, le mois suivant.
Fournisseur (Supplier), Site et Contact : La liste de valeurs proposée pour le champ
Fournisseur (Supplier) contient les fournisseurs actifs. La liste de valeurs pour le champ Site
contient les sites actifs désignés en tant que sites d'achats dans l'onglet Général (General) du
site. Si vous ne trouvez pas le fournisseur ou le site désiré, il se peut que vous deviez demander
qu'il soit défini. Choisissez un contact dans la liste de valeurs si des contacts sont définis et
qu'il n'existe pas de contact par défaut.
Livrer à (Ship To) et Facturer à (Bill To) : Valeurs par défaut qui dépendent du fournisseur et
du site que vous avez sélectionnés. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut.
Devise (Currency) : Par défaut, il s'agit de la devise comptable. Le bouton Devise (Currency)
vous permet de changer la devise comptable si vous utilisez plusieurs devises.
Commandes d'achat
Acheteur (Buyer) : L'acheteur par défaut est le nom d'employé associé au nom d'utilisateur de
la personne qui crée la commande d'achat. Si l'option Imposer le nom de l'acheteur (Enforce
Buyer Name) a pour valeur Oui (Yes) dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing
Options), vous ne pouvez pas remplacer l'acheteur par défaut.
Statut (Status) : Lors de sa création, une commande d'achat a le statut Incomplet (Incomplete).
Ce statut est mis à jour par le système en fonction des actions effectuées par les acheteurs ou
les approbateurs.
Total : Le montant total affiché est basé sur les totaux HT des lignes.
Description : Vous pouvez entrer des commentaires dans le champ Description (240 caractères).
La description n'apparaît pas sur la commande d'achat imprimée ; les fournisseurs peuvent
l'utiliser s'ils ont accès au système via Oracle iSupplier Portal.
Commandes d'achat
Commandes d'achat standard - Conditions générales

Commandes d'achat standard - Conditions générales
Règlement (Payment) : Les conditions de règlement indiquent à quel moment vous êtes supposé
payer les marchandises ou services réceptionnés. Elles peuvent comprendre un montant dû mais
aussi un montant d'escompte. Les conditions de règlement les plus courantes sont Net 30 et
2/10 Net 30. Vous pouvez en créer de nouvelles si nécessaire.
Transport (Freight) : Les conditions de transport indiquent qui prend en charge les frais directs
liés au transport des marchandises livrées. Les conditions de transport les plus courantes sont
Dû (Due), lorsque vous payez les frais de transport, et Prépayé (Prepaid), lorsque le fournisseur
paie les frais de transport.
Transporteur (Carrier) : Indiquez le nom du transporteur chargé du transport physique des
marchandises.
Incoterm (FOB – Free-On-Board) : Indiquez une valeur pour préciser le point où la propriété
des marchandises (et donc le coût lié à leur perte ou à leur altération) passe du fournisseur à vous.
Les codes incoterm les plus courants sont Origine (Origin), le transfert de propriété ayant lieu
lorsque le fournisseur remet les marchandises au transporteur, et Destination, le transfert de
propriété intervenant lorsque le transporteur vous remet les marchandises.
Commandes d'achat
A régler à (Pay On) : Ce champ contient la valeur par défaut Réception (Receipt) si le site
fournisseur sélectionné a été activé pour la fonctionnalité de règlement à réception. L'option
Réception (Receipt) entraîne la création automatique d'une facture correspondant à la commande

d'achat lorsque vous avez accusé réception des marchandises et que vous exécutez le programme
Auto-facturation: Payer à réception (Pay On Receipt AutoInvoice). Si vous ne souhaitez pas
créer de facture, supprimez la valeur par défaut de ce champ.
Conditions spéciales
• Commande de confirmation (Confirming Order) : Cette option indique que vous avez déjà
communiqué la commande d'achat au fournisseur et que cette commande n'est qu'une
confirmation écrite. Lorsque vous sélectionnez l'option Commande de confirmation
(Confirming Order), la mention Confirmation - Ne pas dupliquer (Confirmation - Do not
duplicate) apparaît sur la commande imprimée.
• Ferme (Firm) : Cette option est utilisée avec MRP pour indiquer au module qu'il ne doit

pas modifier les détails de la commande d'achat ni suggérer des modifications de ces détails
en fonction de l'évolution des besoins après la création de la commande.
• Avec accusé de réception (Acceptance Required) : Cette option indique si un accusé de
réception de la commande d'achat par le fournisseur est exigé. Lorsque cette case est
cochée, l'acheteur peut également préciser la date avant laquelle cet accusé de réception
doit lui parvenir.
Notes
• Note au fournisseur (Supplier Note) : Ce champ permet d'entrer jusqu'à 240 caractères qui
seront imprimés sur la commande d'achat envoyée au fournisseur.
• Note au réceptionnaire (Receiver Note) : Ce champ permet également d'entrer 240 caractères,
mais ces derniers ne s'impriment pas sur la commande d'achat. Les notes adressées au
réceptionnaire peuvent être affichées par les utilisateurs qui saisissent les mouvements de
réception.
Commandes d'achat
Renseigner les onglets de la section Lignes d'une commande
d'achat standard

Renseigner les onglets de la section Lignes d'une commande d'achat standard
Entrez les informations initiales concernant les marchandises ou les services commandés dans
les onglets de la section des lignes. S'il existe suffisamment d'informations par défaut valides,
Oracle Purchasing crée les livraisons et les imputations pour chaque ligne.
Onglet Lignes (Lines) : Entrez des informations de base telles que les articles, leur description,
les quantités et les dates de besoin.
Onglet Référence de prix (Price Reference) : Cet onglet est renseigné avec des informations
tarifaires par défaut provenant de la définition des articles.
Onglet Documents de référence (Reference Documents) : Indiquez dans cet onglet les contrats
ou les propositions de prix ouvertes lorsque vous achetez des articles faisant l'objet d'accords
établis. Si vous avez associé une proposition de prix ouverte à une liste de fournisseurs approuvés
ou avez affecté la valeur Oui (Yes) à l'option de profil PO: Sélection automatique de document
(PO: Automatic Document Sourcing) et que le système contient des propositions de prix valides,
celles-ci sont entrées par défaut.
Onglet Plus (More) : Entrez les informations relatives aux matières dangereuses et les notes du
fournisseur dans cet onglet.
Commandes d'achat
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Lignes (Lines)

Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Lignes (Lines)
Num. (Num) : Le système génère automatiquement un numéro de ligne unique pour chaque
ligne que vous créez.
Type : Pour les nouvelles lignes, la valeur par défaut est celle définie dans la fenêtre Options
d'Oracle Purchasing (Purchasing Options). Si vous entrez un article système, le type indiqué
dans la définition de l'article remplace la valeur par défaut d'origine, si nécessaire.
Article (Item)/Ver. (Rev) : Sélectionnez une valeur dans la liste si vous commandez un article
qui est déjà défini dans le fichier articles. Une fois cette sélection effectuée, la catégorie, la
description, l'unité de mesure (UdM) et le prix sont automatiquement renseignés sur la base
de la définition de l'article. Si l'article système fait l'objet d'un suivi par versions, vous devez
également sélectionner le numéro de la version commandée. Si vous commandez des articles
qui n'ont pas été définis dans le fichier articles, ne renseignez pas les champs Article (Item)/Ver.
(Rev) et entrez manuellement une catégorie, une description, une unité de mesure et un prix.
Catégorie (Category) : Ce champ obligatoire est renseigné manuellement ou à partir de la
définition de l'article. Vous ne pouvez pas modifier la catégorie d'achat si vous choisissez un
article système.
Commandes d'achat
Description : Dans le cas des articles système, vous ne pouvez mettre à jour la description que
si cette fonctionnalité a été activée dans l'attribut de la fiche article qui contrôle les descriptions.
La description d'article complète correspondant à la ligne en cours s'affiche au-dessous de

l'onglet Lignes (Lines). Vous devez fournir une description pour les articles occasionnels.
UdM (UOM) : L'unité de mesure qualifie la quantité qui sera indiquée ensuite. Les fournisseurs
doivent savoir si vous commandez 3 pièces, 3 boîtes ou 3 kilos. La valeur initiale est la valeur
par défaut définie pour le type de ligne sélectionné ; elle est ensuite remplacée par la valeur
indiquée dans la définition de l'article.
Quantité (Quantity) : Entrez la quantité totale à commander.
Date de promesse (Promised) et Date de besoin (Need By) : Entrez la date à laquelle vous
demandez au fournisseur de livrer dans le champ Date de besoin (Need By). Si vous avez
communiqué avec le fournisseur et qu'il s'est engagé à livrer à une certaine date, entrez cette
date dans le champ Date de promesse (Promised). Il est important d'indiquer uniquement des

dates proposées par le fournisseur dans le champ Date de promesse (Promised) et uniquement
des dates non proposées par le fournisseur dans le champ Date de besoin (Need By). Ces dates
seront utilisées pour mesurer les performances des fournisseurs sur le plan des livraisons.
Article fournisseur (Supplier Item) : Vous pouvez entrer le numéro ou le nom attribué à l'article
dans la liste d'articles du fournisseur. Par exemple, votre fichier articles a pu affecter dans Oracle
le numéro/nom "Crayons, Affaire n °2" alors que la référence de l'article dans le système du
fournisseur est "12-7732".
Compte d'imputation (Charge Account) : Si un article est imputé à un seul compte, le numéro de
ce compte s'affiche, mais vous ne pouvez pas le modifier directement dans cette fenêtre. Si un
article est imputé à plusieurs comptes, la mention "Plusieurs" (Multiple) s'affiche et vous devez
aller explorer le niveau Livraisons (Shipments) ou Imputations (Distributions) de la commande
d'achat pour afficher les combinaisons de comptes d'imputation.
Montant (Amount) : Ce champ n'est accessible qu'en lecture. Il contient le résultat de la
multiplication de la quantité commandée par le prix.
Commandes d'achat
Section Lignes d'une commande d'achat standard -
Onglet Référence de prix (Price Reference)

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Référence de prix
(Price Reference)
Prix catalogue (List Price)/Prix du marché (Market Price) : Lorsque vous commandez des
articles prédéfinis, le prix catalogue et le prix marché sont renseignés par défaut à partir de la
définition de l'article si celle-ci est précisée. Vous pouvez accepter les valeurs par défaut ou
les modifier. Le prix catalogue est le prix payé sans remise ; le prix marché est le prix auquel
l'article est actuellement vendu sur le marché.
Type de prix (Price Type) : Il s'agit d'une liste de valeurs définie par l'utilisateur et développée
via les codes express. Les types de prix les plus courants sont : Fixe (Fixed), Variable et Coût
plus somme (Cost Plus Fee).
Commandes d'achat
Onglet Documents de référence (Reference Documents)

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents de
référence (Reference Documents)
Contrat (Contract) : Vous ne pouvez entrer un numéro de contrat qu'après avoir indiqué le
fournisseur concerné dans l'en-tête. Le contrat que vous choisissez doit être en vigueur ;
autrement dit, la date du jour doit être comprise entre la date d'entrée en vigueur et la date
d'expiration du contrat. Si vous faites référence à un contrat dans une commande d'achat
standard, Oracle Purchasing ajoute le montant total de la ligne de la commande au montant
appelé dans le contrat. Oracle Purchasing propose uniquement les contrats établis avec le
fournisseur mentionné dans la commande d'achat standard.
Proposition de prix (Quotation)/Ligne (Line)/Type de proposition (Quotation Type)/Proposition
de prix fournisseur (Supplier Quotation) : Ces champs sont accessibles en lecture seulement ;
ils sont renseignés si vous avez sélectionné une proposition de prix dans le catalogue fournisseur.
Ils sont également renseignés si vous avez créé des règles de sélection des fournisseurs et si
vous avez associé un catalogue à une liste de fournisseurs approuvés, PO: Sélection automatique
de document (PO: Automatic Document Sourcing) = Non (No), ou s'il existe des propositions
de prix actives non périmées dans le système, PO: Sélection automatique de document (PO:
Automatic Document Sourcing) = Oui (Yes). Ce catalogue sera traité plus loin dans ce cours.
Commandes d'achat
Onglet Plus (More)

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)
Note au fournisseur (Note to Supplier) : Entrez jusqu'à 240 caractères d'informations spéciales
devant être communiquées au fournisseur. Les notes de ce niveau sont propres à une ligne
particulière, par opposition aux notes aux fournisseurs entrées au niveau de l'en-tête qui concernent
toutes les lignes de la commande d'achat. Si vous n'avez pas assez de 240 caractères, utilisez
la fonctionnalité Documents joints (Attachments) pour joindre un texte qui s'imprimera sur la
commande.
Numéro ONU (UN Number)/Danger (Hazard) : Le cas échéant, entrez le numéro d'identification
ONU de l'article. Si une valeur par défaut est fournie, elle provient de la définition de l'article.
Si vous avez précisé un numéro ONU, la classe de danger correspondante est affichée. Dans le
cas contraire, vous pouvez entrer une classe de danger pour l'article considéré.
Immobilisation (Capital Expense) : Cette option indique que l'achat constitue une immobilisation
qui sera ultérieurement intégrée à Oracle Assets ou un autre système de gestion des
immobilisations.
Commandes d'achat
Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Main-d'oeuvre
temporaire (Temporary Labor)

Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Main-d'oeuvre temporaire
(Temporary Labor)
Si votre organisation a implémenté Oracle Services Procurement sous licence, la section des
lignes de la fenêtre Commande d'achat (Purchase Order) contient un onglet supplémentaire
intitulé Main-d'oeuvre temporaire (Temporary Labor). Cet onglet permet de saisir des informations
sur le sous-traitant qui fournira les services.
Nom (First Name) et Prénom (Last Name) : Entrez le nom du sous-traitant.
Date de début (Start Date) et Date de fin (End Date) : Entrez les dates auxquelles le sous-traitant
commence et termine sa prestation.
Commandes d'achat

Section Lignes d'une commande d'achat standard - Onglet Documents de
référence (Reference Documents)
Contrat (Contract) : Vous ne pouvez entrer un numéro de contrat qu'après avoir indiqué le
fournisseur concerné dans l'en-tête. Le contrat que vous choisissez doit être en vigueur ;
autrement dit, la date du jour doit être comprise entre la date d'entrée en vigueur et la date
d'expiration du contrat. Si vous faites référence à un contrat dans une commande d'achat standard,
Oracle Purchasing ajoute le montant total de la ligne de la commande au montant total du
contrat une fois que la commande est approuvée. Oracle Purchasing propose uniquement les
contrats établis avec le fournisseur mentionné dans la commande d'achat standard.
Génération automatique des commandes d'achat
Il est possible de générer automatiquement des commandes d'achat standard faisant référence
à des contrats à l'aide du workflow de création de documents de commande. Pour plus
d'informations, voir le chapitre "Création automatique de documents" du présent cours ou se
reporter à la section "Workflow for Creating Purchase Orders and Releases" (Workflow de
création de commandes et d'appels de commande) du manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Renseigner les onglets de la section Livraisons d'une commande
d'achat standard

Renseigner les onglets de la section Livraisons d'une commande d'achat standard
La section Livraisons (Shipments) d'une commande d'achat standard contient des détails
concernant les quantités d'articles à livrer aux dates et lieux de livraison indiqués. Lorsque vous
enregistrez votre travail, Oracle Purchasing crée des imputations s'il existe suffisamment
d'informations par défaut valides et si aucune imputation n'est encore définie.
Commandes d'achat
Section Livraisons d'une commande d'achat standard -
Onglet Livraisons (Shipments)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Livraisons
(Shipments)
Org : Si vous avez entré un article système, vous pouvez uniquement choisir des organisations
logistiques où cet article est défini. Si vous avez précisé un numéro de version sur la ligne de
la commande, cette version de l'article doit également être définie dans l'organisation logistique.
Si vous n'avez indiqué aucun article, vous pouvez faire votre choix dans une liste d'organisations
logistiques.
Livrer à (Ship-To) : Vous pouvez choisir tout lieu qui n'est pas lié à une organisation logistique
particulière ou tout lieu associé à l'organisation indiquée dans le champ précédent.
UdM (UOM)/Quantité (Quantity) : La première ligne de livraison pour un article contient la
quantité totale et l'unité de mesure par défaut provenant de l'onglet Lignes (Lines) décrit
précédemment. Si vous diminuez la quantité, Oracle Purchasing transfère automatiquement
la quantité restante (non encore prise en compte par une ligne de livraison) sur la ligne de
livraison suivante. La quantité totale des livraisons planifiées pour une ligne particulière doit
correspondre à la quantité mentionnée dans l'onglet Lignes (Lines). Pour les lignes Oracle
Procurement Services, le champ Quantité (Quantity) est remplacé par un champ Montant
(Amount).
Commandes d'achat
Date de besoin (Need-By) : Entrez la date à laquelle vous avez besoin de l'article. Ce champ est
facultatif, sauf pour les articles planifiés. Il est utilisé dans plusieurs états liés à l'analyse des
performances des fournisseurs.

Date de promesse (Promised Date)/Promesse initiale (Original Promise) : Entrez la date à
laquelle le fournisseur a promis de livrer les articles. Si le fournisseur vous contacte
ultérieurement pour vous proposer une date différente, il vous suffira de remplacer la date de
promesse précédente par la nouvelle. Le cas échéant, Oracle Purchasing fait passer la date
de promesse initiale dans le champ Promesse initiale (Original Promise) pour permettre de
mesurer les performances du fournisseur par rapport à ces dates. Si le fournisseur repousse
encore la date de livraison promise, vous allez à nouveau remplacer la date de promesse.
Le système conserve la première date de promesse fournie dans le champ Promesse initiale
(Original Promise). Les performances du fournisseur peuvent ainsi être mesurées par rapport
au temps séparant la date de promesse initiale et la date de promesse en cours. Les fournisseurs

peuvent mettre à jour leur date de promesse de livraison à l'aide d'Oracle iSupplier Portal.
Compte d'imputation (Charge Account) : Si une livraison est achetée à partir d'un seul compte
d'imputation, le numéro de ce compte s'affiche, mais vous ne pouvez pas le modifier directement
dans cette fenêtre. Si un article est acheté à partir de plusieurs comptes d'imputation, la mention
"Plusieurs" (Multiple) s'affiche et vous devez aller explorer le niveau Imputations (Distributions)
de la commande d'achat pour afficher les numéros de compte.
Montant (Amount) : Ce champ n'est accessible qu'en lecture. Il contient le résultat de la
multiplication de la quantité commandée par le prix.
Pays d'origine (Country of Origin), non représenté dans la diapositive ci-dessus : Il s'agit du
pays dans lequel un article est fabriqué. Cette information permet d'effectuer le suivi des
marchandises pour créer des états tels que Déclarations d'échange de biens (Movement Statistics).
Soumis à TVA (Taxable) et Code TVA (Tax Code), non représentés dans la diapositive ci-dessus :
Si vous sélectionnez Soumis à TVA (Taxable), vous devez entrer un code TVA. Saisissez ou
utilisez le code de TVA par défaut des articles soumis à TVA. Les codes TVA par défaut sont
extraits des fenêtres Préférences (Preferences) et Options d'Oracle Purchasing (Purchasing
Options). Pour plus d'informations, voir la section "Tax Defaults in Purchasing" (Taxes par
défaut dans Oracle Purchasing) du manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Onglet Plus (More)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)
Tolérance fermet. récept. (%) (Receipt Close Tolerance (%)) : Oracle Purchasing ferme
automatiquement une livraison pour la réception si elle est comprise dans les limites de la tolérance
de fermeture pour réception au moment de fermeture pour réception. Vous définissez le moment
de fermeture pour réception dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Tolérance fermet. facturat. (%) (Invoice Close Tolerance (%)) : Oracle Purchasing ferme
automatiquement une livraison pour la facturation si elle est comprise dans les limites de la
tolérance de fermeture pour facturation au moment de la facturation, lorsque Oracle Payables
rapproche les factures des commandes d'achat ou des réceptions.
Rapprochement facture (Invoice Matching) : Sélectionnez les informations à comparer à la
facture lors du rapprochement. Toutes doivent correspondre dans les limites de la tolérance
pour l'option sélectionnée.
• Deux critères (Two-Way) - Pour que la facture puisse être réglée, les quantités et les prix
unitaires commandés et facturés doivent correspondre dans les limites de tolérance.
La tolérance de fermeture pour réception peut être fixée à 0 % pour permettre au système
de fermer automatiquement les lignes complètement réceptionnées.
Commandes d'achat
• Trois critères (Three-Way) - Pour que la facture puisse être réglée, les quantités commandées,
réceptionnées et facturées doivent correspondre, ainsi que les prix unitaires de la commande
et de la facture, dans les limites de tolérance.

• Quatre critères (Four-Way) - Pour que la facture puisse être réglée, les quantités commandées,
réceptionnées, acceptées et facturées doivent correspondre, ainsi que les prix unitaires de
la commande et de la facture, dans les limites de tolérance.
Provisionner à réception (Accrue on Receipt) : Cochez cette case pour indiquer que les articles
de cette ligne de la commande doivent être provisionnés à réception. Les articles destinés au
stock sont toujours provisionnés à réception. Pour les articles passés en charges, si l'indicateur
Provisionner les articles passés en charges (Accrue Expense Items) a pour valeur Fin de la
période (Period End) dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options), les
articles ne peuvent pas être provisionnés à réception et vous ne pouvez pas modifier le niveau
de livraison par défaut. Si l'indicateur Provisionner les articles passés en charges (Accrue

Expense Items) a pour valeur A réception (At Receipt), le provisionnement est effectué par
défaut à la réception, mais vous pouvez passer au mode Fin de la période (Period End).
Ferme (Firm) : Cette option est utilisée avec MRP pour indiquer au module qu'il ne doit pas
modifier les détails de la commande d'achat ni suggérer des modifications de ces détails en
fonction de l'évolution du besoin après la création de la commande.
VMI, non représenté dans la diapositive ci-dessus : La fonctionnalité de gestion de stock par le
fournisseur (VMI - Vendor Managed Inventory) s'appuie sur un accord commercial aux termes
duquel l'acheteur délègue au fournisseur les activités d'achat et de planification associées à un
article. Si l'article est soumis à ce type de gestion de stock, cette option est cochée. Pour plus
d'informations sur la gestion de stock par le fournisseur, voir le manuel Oracle Inventory
Consigned Inventory from Supplier Process Guide.
Consigné (Consigned), non représenté dans la diapositive ci-dessus : La consignation de stock
est une méthode de gestion de stock selon laquelle vous réceptionnez et gérez des marchandises
appartenant à l'un de vos fournisseurs. Si l'article est consigné, cette option est cochée. Pour
plus d'informations sur la consignation de stock, voir le manuel Oracle Inventory Consigned
Inventory from Supplier Process Guide.
Commandes d'achat
Onglet Statut (Status)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Onglet Statut (Status)
Num. (Num) : Le système génère automatiquement un numéro de ligne unique pour chaque ligne
que vous créez.
Statut (Status) : Ce statut est mis à jour par le système en fonction des actions effectuées par les
acheteurs, les réceptionnaires ou le service de comptabilité fournisseurs.
Commandée (Ordered)/Reçue (Received)/Annulée (Cancelled)/Facturée (Billed) : Les quantités
commandées, reçues, annulées et facturées sont affichées. Elles sont mises à jour par le biais
des actions effectuées par les acheteurs, les réceptionnaires et le personnel de la comptabilité
fournisseurs.
Commandes d'achat
Bouton Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls)

Section Livraisons d'une commande d'achat standard - Bouton Contrôles sur les
réceptions (Receiving Controls)
La fenêtre Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls) permet d'entrer des informations
de contrôle des réceptions pour les commandes d'achat et les appels de commande. Notez que
les contrôles entrés ici s'appliquent à des commandes d'achat ou des appels de commande précis,
et remplacent les contrôles sur les réceptions que vous indiquez dans la fenêtre Options de
réception (Receiving Options).
Commandes d'achat
Renseigner les onglets de la section Imputations d'une
commande d'achat standard

Renseigner les onglets de la section Imputations d'une commande d'achat
standard
Utilisez la fenêtre Imputations (Distributions) de la commande d'achat pour entrer les
informations d'imputation des livraisons et afficher les imputations créées automatiquement
par Oracle Purchasing. Vous pouvez indiquer plusieurs imputations par ligne de livraison.
Dans cette fenêtre, vous pouvez également afficher les demandes d'approvisionnement en
ligne qui figurent sur la commande d'achat ou entrer des informations à propos des demandes
d'approvisionnement sur papier.
Commandes d'achat
Section Imputations d'une commande d'achat standard -
Onglet Destination

Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Destination
Type : Le type de destination détermine la destination finale des articles achetés. Vous avez
le choix entre les options suivantes :
• Charges (Expense) - Les marchandises sont livrées au demandeur en un lieu de type
charges. Le magasin de destination est sans objet.
• Stock (Inventory) - Les marchandises sont reçues en stock dès leur livraison. Vous ne
pouvez choisir cette option que si le stockage de l'article est autorisé dans l'organisation
de destination.
• Atelier (Shop Floor) - Les marchandises sont livrées à une opération de sous-traitance
définie par Oracle Work in Process. Vous ne pouvez choisir cette option que pour les
articles de sous-traitance.
Demandeur (Requester) : Entrez le nom de la personne qui demande les marchandises ou les
services. Si la commande d'achat a été créée automatiquement à partir de lignes de demandes
d'approvisionnement approuvées, ce champ contient le nom du demandeur indiqué sur la
demande d'approvisionnement.
Commandes d'achat
Mise à disposition (Deliver-To)/Magasin (Subinventory) : Entrez le lieu de mise à disposition
correspondant à cette imputation. Si le type de destination est Stock (Inventory), vous pouvez
également indiquer le magasin.

Quantité (Quantity) : Entrez la quantité de la livraison commandée que vous souhaitez imputer
à la clé comptable flexible. La valeur par défaut est la quantité indiquée dans la fenêtre Livraisons
(Shipments). Si vous réduisez la quantité par défaut, Oracle Purchasing reporte automatiquement
sur la ligne d'imputation suivante la quantité non encore affectée à une ligne d'imputation.
Compte d'imputation (Charge Account), Compte de provisions (Accrual Account) et Compte
des écarts (Variance Account) : Entrez le compte d'imputation. Lorsque vous enregistrez vos
modifications dans cette fenêtre, Oracle Purchasing utilise le générateur de comptes pour créer
automatiquement les trois comptes suivants pour chaque imputation :
• Imputation (Charge) - Compte auquel le coût de l'article sera imputé.
• Provisions (Accrual) - Compte de provisions AP.

• Ecart (Variance) - Compte des écarts de prix facturé.
Si l'unité opérationnelle de destination qui réceptionne l'article est différente de l'unité
opérationnelle qui a acheté l'article, vous devez également indiquer des comptes d'imputation
et d'écarts destinataires.
Taux recouvrement (Recovery Rate), non représenté dans la diapositive ci-dessus : Le taux
de recouvrement est le pourcentage de TVA que votre entreprise peut récupérer. Le taux de
recouvrement est renseigné par défaut en fonction du code TVA indiqué dans la fenêtre
Livraisons (Shipments) de la commande d'achat et en fonction de la configuration définie
dans la fenêtre Options financières (Financials Options).
Commandes d'achat
Onglet Plus (More)

Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Plus (More)
Numéro de demande d'approvisionnement (Requisition Number)/Ligne de demande
d'approvisionnement (Requisition Line) et En ligne (Online) : La case à cocher En ligne (Online)
indique si l'imputation fait partie d'une demande d'approvisionnement en ligne. Le cas échéant,
Oracle Purchasing active cette case à cocher et affiche le numéro de la demande
d'approvisionnement en ligne et le numéro de ligne ; vous ne pouvez pas modifier ce champ.
Si l'imputation ne provient pas d'une demande d'approvisionnement en ligne, entrez le numéro
de la demande d'approvisionnement papier dans ce champ. La valeur par défaut est le numéro
de demande d'approvisionnement papier indiqué dans la fenêtre Préférences des commandes
(Purchase Order Preferences), s'il est précisé.
Commandes d'achat
Onglet Projet (Project)

Section Imputations d'une commande d'achat standard - Onglet Projet (Project)
Projet (Project)/Tâche (Task)/Type de dépense (Expenditure Type)/Organisation des dépenses
(Expenditure Org) : Si cet achat est imputé à un projet, entrez le nom de ce projet et de la tâche,
le type de dépense, l'organisation des dépenses et la date de la dépense.
Commandes d'achat
Documents joints destinés au fournisseur

Documents joints destinés au fournisseur
Vous pouvez joindre les éléments suivants aux emails adressés à votre fournisseur :
• Documents PDF joints
• Documents joints de type texte, notes, fichiers et adresses URL
• Documents joints compressés sous forme de fichiers .zip
Il est également possible d'envoyer des notifications d'échec au fournisseur ainsi qu'à l'acheteur.
Commandes d'achat
Approuver une commande d'achat standard

Approuver une commande d'achat standard
L'approbation est la dernière étape de la création d'une commande d'achat.
Intégration à Oracle Workflow
Dans Oracle Purchasing, toutes les approbations sont gérées par Workflow. Les workflows
d'achat sont des workflows prédéfinis intégrés à Oracle Purchasing. Workflow utilise en tant
que processus d'approbation par défaut les contrôles et les hiérarchies d'approbation que vous
définissez au moment de la configuration.
Statut
Une commande d'achat a le statut Incomplet (Incomplete) tant qu'elle n'est pas soumise pour
approbation. Si vous ne disposez pas d'une autorité d'approbation suffisante, le statut passe à
En cours (In Process) et Workflow transmet le document à un approbateur approprié. Une fois
l'approbation obtenue, le statut de la commande devient Approuvé (Approved).
Communiquer les commandes d'achat approuvées aux fournisseurs
Selon la manière dont la fiche du fournisseur a été définie, les commandes d'achat sont
envoyées sous différentes formes : document imprimé, télécopie, email, document XML
(eXtensible Markup Language) ou via EDI (Echange de Données Informatisé). Si vous
sélectionnez Imprimer (Print), la commande d'achat s'imprime immédiatement sur l'imprimante
de votre session. La fenêtre Approuver un document (Approve Document) récupère la méthode
de transmission par défaut définie pour le fournisseur, mais vous pouvez modifier les
informations par défaut pour une commande particulière. La configuration de ces options de
transmission de document est traitée dans la section "Options de configuration" de ce chapitre.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner Imprimer (Print), Fax ou Email si le document
doit être envoyé au format XML ou via EDI.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Quand utiliser une commande ouverte

Quand utiliser une commande ouverte
Les commandes ouvertes et les appels de commande ouverte permettent de négocier des
contrats stables à long terme tout en bénéficiant d'une certaine souplesse en termes de plannings
de livraison et de quantités commandées. Vous créez des commandes ouvertes lorsque vous
connaissez les informations détaillées concernant les marchandises ou services que vous avez
l'intention de commander à un fournisseur particulier mais que vous ignorez encore les détails
du calendrier de livraison. Vous pouvez utiliser des commandes ouvertes pour préciser des prix
négociés avant d'acheter effectivement les articles concernés.
Une commande ouverte est un type de commande d'achat que vous émettez avant de demander
la livraison effective des marchandises ou services. En principe, vous émettez une commande
ouverte pour concrétiser un accord à long terme avec un fournisseur.
Un appel de commande ouverte est une commande de marchandises ou de services émise dans
le cadre d'une commande ouverte. La commande ouverte détermine les caractéristiques et les
prix des articles. L'appel de commande ouverte peut être créé manuellement ou automatiquement.
Commandes d'achat
Appels de commande ouverte

Appels de commande ouverte
Une fois que vous avez une commande ouverte approuvée, il vous suffit de créer un appel de
commande pour autoriser la livraison des marchandises ou services. Vous pouvez créer des
appels de commande selon plusieurs méthodes :
• Fenêtre Appels de commande (Releases)
• Workflow Création de documents de commande (PO Create Documents)
• Fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents)
• Traitement Créer des appels de commande (Create Releases)
Appels de commande créés manuellement
Vous pouvez saisir manuellement les appels de commande correspondant à des commandes
ouvertes actives. Oracle Purchasing peut être configuré de manière à vous indiquer l'existence
d'une commande ouverte pour les articles dont vous demandez l'approvisionnement. Dans la
mesure où une commande ouverte existe, vous pouvez créer un appel de commande ouverte au
lieu de soumettre une demande d'approvisionnement. Si vous choisissez de ne pas activer cette
fonction d'Oracle Purchasing, vous soumettez des demandes d'achat et l'acheteur peut créer
l'appel de commande ouverte.
Commandes d'achat
Appels de commande créés automatiquement
Les acheteurs ont la possibilité d'accélérer la création des appels de commande en utilisant
la fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) ou en lançant le

programme Créer des appels de commande (Create Releases). Par ailleurs, le workflow
Création de documents de commande (PO Create Documents) peut être configuré pour créer
automatiquement des appels de commande ouverte pour les demandes d'approvisionnement
soumises, que leur origine soit la fenêtre Demandes d'approvisionnement (Requisitions) ou
Oracle iProcurement.
Commandes d'achat
Informations complémentaires entrées dans les commandes
ouvertes

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes
Au lieu de reprendre la description de tous les champs communs aux commandes ouvertes et
aux commandes d'achat standard, cette section souligne les différences entre ces deux types
de commande. Le formateur reviendra sur les champs décrits précédemment si nécessaire
pendant la démonstration de la création d'une commande ouverte.
Commandes d'achat
ouvertes - En-tête

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - En-tête
Montant validé (Amount Agreed) : Lorsque vous créez une commande ouverte, vous pouvez
indiquer le montant accordé.
Appelé (Released) : La valeur affichée dans ce champ est le montant total de tous les appels de
commande émis pour la commande ouverte considérée.
Global : Ne cochez cette case que si vous créez un accord global. Les accords globaux seront
traités plus loin dans ce chapitre.
Conditions générales (Terms and Conditions)
Vous pouvez accéder à la zone Contrôles sur l'accord de prix (Agreement Controls) de l'onglet
Conditions (Terms). Les dates de début et de fin de la commande ouverte peuvent être
précisées. Il n'est possible de créer des appels de commande qu'entre ces dates, lorsque la
commande ouverte est en vigueur.
Limite du montant (Amount Limit) : Vous pouvez éventuellement modifier la valeur par défaut
dans ce champ. Elle est initialement égale au montant validé. En indiquant une valeur
supérieure dans le champ Limite du montant (Amount Limit), vous permettez au montant total
appelé de dépasser le montant validé. En revanche, si le montant total appelé dépasse la limite
du montant, l'appel de commande ne peut pas être approuvé.
Montant minimum par appel de commande (Minimum Release) : Si vous renseignez ce champ,
vous imposez que chaque appel de commande dépasse le montant indiqué. Souvent, le montant
minimum par appel de commande est déterminé par le coût de traitement estimé d'un appel de
commande. Par exemple, si le coût de traitement d'un appel de commande a été estimé à 25 $,
l'utilisateur peut définir un montant minimum par appel de commande de 25 $.
Commandes d'achat
Quiz
Réponse : 1
Commandes d'achat
ouvertes - Lignes

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes - Lignes
Onglet Lignes (Lines)
Vous remarquez que le champ Quantité (Quantity) est grisé. Conformément à la définition d'une
commande ouverte, vous ne connaissez pas les quantités qui seront nécessaires pour chaque
article commandé. Le prix indiqué pour chaque article est le prix unitaire (quantité = 1).
Les tarifs réduits qui sont parfois disponibles pour des achats en grande quantité sont entrés à
l'aide du bouton Conditions de remise (Price Breaks) dont nous reparlerons bientôt.
Onglet Référence de prix (Price Reference)
La case à cocher Autoriser modification du prix (Allow Price Override) est utilisée uniquement
pour les commandes ouvertes et les commandes planifiées. Elle indique que le prix de l'appel de
commande peut être différent du prix mentionné dans l'accord de prix ou la ligne de commande.
Si vous autorisez la modification du prix, entrez une valeur dans le champ Prix maximum
(Price Limit). Il s'agit du prix unitaire maximum que vous autorisez pour l'article de la ligne
de commande. Si vous n'autorisez pas la modification du prix, Oracle Purchasing affiche dans
l'appel de commande le prix de livraison provenant de l'accord de prix et vous empêche de le
modifier. Sélectionnez Négocié (Negotiated) pour indiquer que le prix d'achat est négocié. Si le
prix réel est supérieur ou égal au prix catalogue, cette case à cocher est désactivée par défaut.
Si le prix réel est inférieur au prix catalogue, cette case à cocher est activée par défaut.
Vous pouvez accepter la valeur par défaut ou la modifier.
Commandes d'achat
Cet onglet n'est généralement pas utilisé pour une commande ouverte, sauf si elle est créée par
copie d'une proposition de prix. La copie de documents d'achat est traitée plus loin dans ce cours.
Onglet Plus (More)
Les informations entrées dans cet onglet sont les mêmes que pour une commande d'achat
standard.
Onglet Accord de prix (Agreement)
Vous pouvez établir des contrôles au niveau de la ligne si vous le souhaitez. Des contrôles
supplémentaires tels que le montant minimum par appel de commande, la quantité validée et le
montant validé peuvent être établis pour des lignes particulières de l'accord de prix. Que vous
ayez ou non validé des quantités ou des montants minimum, le système conserve la trace dans
cet onglet des quantités et montants effectivement appelés par rapport à la commande ouverte

considérée. Les quantités et montants cible non négociés formellement en tant que quantités
ou montants validés avec le fournisseur ne doivent pas être mentionnés dans l'accord de prix.
La mention de cibles internes pourrait être interprétée et appliquée comme un engagement
légal de l'utilisateur.
La case à cocher Prix cumulé (Cumulative Pricing) est activée par défaut en fonction d'une
option de configuration dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options) de
la hiérarchie des valeurs par défaut. La configuration par défaut peut être modifiée en fonction
du tarif réel négocié avec le fournisseur.
Commandes d'achat
ouvertes - Conditions de remise

Informations complémentaires entrées dans les commandes ouvertes -
Conditions de remise
Lorsque vous choisissez le type Commande ouverte (Blanket Purchase Agreement) dans la
fenêtre Commandes (Purchase Orders), le bouton normalement intitulé Livraisons (Shipments)
se transforme en bouton Conditions de remise (Price Breaks). Cet ajustement est nécessaire
pour prendre en charge les tarifs réduits accordés pour les achats en volume.
Quantité (Quantity) : Il ne s'agit pas d'une quantité commandée mais simplement de la quantité
minimum à acheter pour bénéficier d'un tarif réduit. La quantité indiquée doit être atteinte soit
par un seul appel de commande (lorsque la case à cocher Prix cumulé (Cumulative Pricing) est
désactivée dans l'onglet Accord de prix (Agreement) décrit précédemment), soit par plusieurs
appels de commande émis par rapport à la ligne concernée de la commande ouverte (lorsque la
case à cocher Prix cumulé (Cumulative Pricing) est activée).
Validité - Du/Au (Effective - From/To) : Entrez la fourchette de dates pendant laquelle le prix
reste valide.
Prix avec remise (Break Price) : Entrez le prix réduit à payer pour chaque quantité indiquée.
Remise (%) (Discount (%)) : Si le champ Prix avec remise (Break Price) est renseigné, le champ
Remise (%) (Discount (%)) affiche le pourcentage de remise qu'il représente par rapport au prix
indiqué dans l'onglet Lignes (Lines) pour l'achat d'un seul article.
Commandes d'achat
Remarque : Oracle Purchasing fonctionne en intégration avec Oracle Advanced Pricing pour
vous permettre de modéliser des règles de tarification complexes applicables aux articles
référencés dans des commandes ouvertes globales. Pour les demandes d'approvisionnement
et les commandes satisfaites par le biais de ces commandes ouvertes globales, vous pouvez
désormais utiliser des conditions commerciales et/ou des formules de tarification dynamiques
en complément des prix de ligne et conditions de remise définis dans l'accord de prix.
Commandes d'achat
Contrôles des notifications

Contrôles des notifications
La fenêtre Contrôles des notifications (Notification Controls) permet d'entrer des contrôles de
notification pour les commandes planifiées, les contrats et les commandes ouvertes. Pour ces
documents, vous pouvez établir des conditions de notification qui contrôlent la date d'échéance
et le montant appelé et préciser combien de jours avant la date d'expiration de la condition vous
souhaitez recevoir une notification. Lorsque les conditions de notification sont remplies, Oracle
Purchasing vous envoie une alerte via la fonction Alert (ou par email).
• Montant non appelé (Amount Not Released) : Ce contrôle vous alerte lorsque le montant
planifié total déjà appelé est inférieur à un montant prédéfini ou inférieur au montant
validé (mentionné dans l'en-tête de la commande ouverte) multiplié par un pourcentage
prédéfini. Par exemple, vous indiquez le 30 juin dans le champ Date de validité - Du
(Effective - To) pour le contrôle de notification Montant non appelé (Amount Not Released).
Vous indiquez ensuite un pourcentage de 50 % que le système convertit en montant
calculé de 2,5 M$ et affiche dans le champ Montant (Amount). Vous recevrez par
conséquent une alerte si, le 30 juin, le montant total des appels de commande n'a pas
dépassé 2,5 M$. Plutôt qu'un pourcentage, vous pouvez préciser un montant et laisser
le système calculer le pourcentage correspondant. Par ailleurs, les pourcentages indiqués
peuvent être définis en fonction de tendances de dépense antérieures et non du temps qui
passe comme dans cet exemple. Enfin, vous avez la possibilité d'établir plusieurs contrôles
de notification Montant non appelé (Amount Not Released) au cours de la période de
validité de l'accord.
Commandes d'achat
• Montant appelé (Amount Released) : Ce contrôle vous alerte lorsque le montant planifié
total déjà appelé est supérieur à un montant prédéfini ou inférieur au montant validé
(mentionné dans l'en-tête de la commande ouverte) multiplié par un pourcentage prédéfini.

Par exemple, vous entrez pour le contrôle de notification Montant appelé (Amount Released)
une période de validité qui va du 1er janvier au 31 mars. Vous indiquez également un
montant de 2 M$ (dont le système dérive un pourcentage de 40 % par rapport au montant
validé de 5 M$). Dans ce cas, vous recevez une alerte si (et lorsque) le montant total des
appels de commande dépasse 2 M$ entre le 1er janvier et le 31 mars. Comme pour le
contrôle du montant non appelé, vous pouvez préciser un pourcentage au lieu d'un montant
ou encore définir un montant basé sur les tendances de dépense antérieures plutôt que sur
le temps qui passe. Vous pouvez également établir plusieurs contrôles de notification du
montant appelé au cours de la période de validité de l'accord.
• Expiration : Ce contrôle vous alerte lorsque la date d'expiration de l'accord approche.

La notification est envoyée aux dates indiquées avant la date effective de fin de validité
de l'accord. Par exemple, vous pouvez indiquer dans le champ Délai avertiss. (Warning
Delay) une durée de 90 jours pour un accord valide pendant un an. Dans ce cas, le système
prévient l'acheteur 90 jours avant l'expiration de l'accord. Vous aurez souvent intérêt à
définir plusieurs contrôles de notification pour les dates d'expiration afin de favoriser la
négociation d'un nouvel accord, que ce soit avec le même fournisseur ou avec un autre.
Ce contrôle est particulièrement utile pour les articles qui ne doivent jamais être achetés
hors du cadre d'un accord.
Commandes d'achat
Approuver une commande ouverte

Approuver une commande ouverte
Comme les commandes d'achat standard, les commandes ouvertes doivent être approuvées.
Les appels de commande ouverte ne peuvent être émis qu'après l'approbation de la commande
ouverte correspondante.
Remarque : Vous pouvez créer des règles d'origine automatiquement à partir de cette
commande ouverte, comme l'explique le chapitre "Listes des fournisseurs approuvés et règles
d'origine" de ce cours.
Commandes d'achat
Commande ouverte et appels de commande ouverte

Commande ouverte et appels de commande ouverte
Une fois qu'une commande ouverte a été approuvée, vous pouvez commencer à créer les appels
de commande correspondants. Vous devez communiquer au fournisseur les informations
complémentaires (quantités et informations de livraison) dont il a besoin pour assurer la livraison
des articles figurant sur la commande ouverte. Les pages qui suivent sont consacrées à la
description d'un appel de commande. Lorsque vous avez fourni toutes les informations concernant
la livraison et l'imputation des articles commandés, l'appel de commande doit être approuvé
avant son envoi au fournisseur. Le processus d'approbation d'un appel de commande est
identique à celui de la commande ouverte.
Commandes d'achat
Structure d'un appel de commande ouverte - En-tête

Structure d'un appel de commande ouverte - En-tête
Lorsque vous créez un nouvel appel de commande, vous devez entrer le numéro de la
commande ouverte. Une liste de valeurs est proposée pour vous aider à sélectionner la
commande ouverte appropriée. Une fois que vous avez effectué cette sélection, le premier
numéro d'appel de commande disponible est attribué et l'appel de commande affiche le
fournisseur, le site et l'acheteur indiqués dans la commande ouverte. Vous pouvez remplacer
les valeurs par défaut si l'option Imposer le nom de l'acheteur (Enforce Buyer Name) n'est pas
activée dans la fenêtre Options d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Le statut est mis à jour en fonction des actions effectuées dans le système. Le montant total
de l'appel s'affiche à mesure que les articles sont commandés dans la fenêtre Livraisons
(Shipments). Vous pouvez indiquer à MRP si cet appel de commande est ferme ou s'il peut être
modifié, et si l'accusé de réception du fournisseur est exigé.
Bouton Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls)
La fenêtre Contrôles sur les réceptions (Receiving Controls) permet d'entrer des informations
de contrôle des réceptions pour les commandes d'achat et les appels de commande. Notez que
les contrôles entrés ici s'appliquent à des commandes d'achat ou des appels de commande
précis, et remplacent les contrôles sur les réceptions que vous indiquez dans la fenêtre Options
de réception (Receiving Options).
Bouton Accord de prix (Agreement)
Le bouton Accord de prix (Agreement) vous permet d'accéder aux informations de base
concernant la commande ouverte. Vous pouvez notamment afficher le montant validé,
l'acheteur, le montant appelé, le statut, les dates de validité et les conditions de règlement
figurant dans la commande ouverte.
Commandes d'achat
Structure d'un appel de commande ouverte -
Livraisons et Imputations

Structure d'un appel de commande ouverte - Livraisons et Imputations
Comme une commande d'achat standard, un appel de commande ouverte comprend des livraisons
et des imputations.
Fenêtre Livraisons (Shipments)
Les données à entrer dans cet onglet sont les mêmes que celles de l'onglet Livraisons (Shipments)
d'une commande d'achat standard, à une exception près. Lorsque vous renseignez le champ
Ligne (Line), vous entrez simplement le numéro de ligne correspondant à l'article de la commande
ouverte que vous voulez commander. Si vous ne connaissez pas ce numéro de ligne, vous devez
accéder à la liste de valeurs qui fournit en plus le nom et la description de l'article. Une fois le
numéro de ligne sélectionné, le nom et la description de l'article correspondant s'affichent dans
la partie inférieure de la fenêtre.
Onglets Plus (More), Statut (Statut) et Lignes (Lines) : Les données à entrer dans ces onglets
sont identiques aux informations de livraison indiquées dans les mêmes onglets de la commande
d'achat standard.
Fenêtre Imputations (Distributions)
Les données à entrer dans les onglets de la fenêtre Imputations (Distributions) sont identiques
aux informations d'imputation indiquées dans les mêmes onglets de la commande d'achat
standard.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Quand utiliser un contrat

Quand utiliser un contrat
Vous créez des contrats avec vos fournisseurs pour convenir de conditions précises sans indiquer
les marchandises et services que vous allez acheter. Un contrat est un accord entre vous et un
fournisseur pour des marchandises ou des services non précisés. Il peut comprendre des
conditions générales, un montant d'engagement, une date de validité et d'expiration.
Les contrats sont référencés sur les lignes des commandes d'achat standard. Oracle Purchasing
surveille le montant dépensé par rapport aux contrats.
Objectif de l'exposé
Au lieu de reprendre la description de tous les champs communs aux contrats et aux commandes
d'achat standard, cette section souligne les différences entre les deux types de commande.
Le formateur reviendra sur les champs décrits précédemment si nécessaire pendant la
démonstration de la création d'un contrat.
Commandes d'achat
Informations complémentaires entrées dans les contrats

Informations complémentaires entrées dans les contrats
En-tête : Le contrat peut comprendre des conditions générales, un montant d'engagement,
une date de validité et une date d'expiration.
Montant validé (Amount Agreed) : Lorsque vous créez un contrat, vous pouvez indiquer le
montant accordé.
Appelé (Released) : La valeur affichée dans ce champ est le montant total de toutes les lignes
de commande d'achat standard qui font référence au contrat.
Global : Ne cochez cette case que si vous créez un accord global. Les accords globaux ont été
présentés dans la section traitant des commandes ouvertes.
Commandes d'achat
Conditions générales (Terms and Conditions) : Cliquez sur le bouton Conditions (Terms) afin
d'accéder à la zone Contrôles sur l'accord de prix (Agreement Controls) de la fenêtre Conditions
générales (Terms and Conditions). Les dates de début et de fin de contrat peuvent être précisées.
Les commandes d'achat standard ne peuvent faire référence à un contrat que pendant sa période
de validité. Les conditions générales d'un contrat peuvent mentionner un pourcentage de remise
sur les prix catalogue pour tous les produits vendus par le fournisseur ou des remises différentes
pour divers groupes de produits Par exemple, vous pouvez obtenir 10 % de remise sur les
équipements et 20 % sur les fournitures de bureau. Vous pouvez éventuellement modifier la
valeur par défaut dans le champ Limite du montant (Amount Limit). Elle est initialement égale
au montant validé. En indiquant une valeur supérieure dans le champ Limite du montant
(Amount Limit), vous permettez au montant total appelé de dépasser le montant validé tout
en restant inférieur ou égal à la limite du montant. La conformité aux conditions générales
du contrat est vérifiée après les achats pour garantir que les tarifs des articles ou les délais de

livraison sont en accord avec les dispositions contractuelles.
Fenêtres Ligne (Line), Livraisons (Shipments) et Imputations (Distributions) : Ces fenêtres font
partie du panneau de création d'une commande d'achat, mais vous ne pouvez pas les renseigner
lorsque vous créez un contrat. Les informations qu'elles contiennent seront fournies après
l'approbation du contrat, au moment de la création des commandes d'achat standard faisant
référence au contrat.
Commandes d'achat
Créer des accords globaux

Créer des accords globaux
Des accords globaux sont négociés pour établir des tarifs à l'échelle de l'entreprise. Un accord
global peut être affecté aux organisations autorisées à l'utiliser à l'aide de l'option Activer les
organisations (Enable Organizations) du menu Outils (Tools). Les organisations que vous pouvez
activer dans cette fenêtre sont déterminées par les sites du fournisseur associé à l'accord.
Points importants de la configuration
• Les sites fournisseurs doivent être définis pour chacune des unités opérationnelles requises.
• Il est nécessaire de créer des flux de mouvements intersociétés pour permettre la facturation
intersociété.
Remarque : Les accords globaux font partie de la fonctionnalité d'approvisionnement centralisé
(center-led procurement) d'Oracle Purchasing que nous avons déjà présentée dans ce chapitre.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Approvisionnement centralisé

Approvisionnement centralisé
Le concept de gestion inspirant l'approvisionnement centralisé (center-led procurement) est
la possibilité de conclure avec des fournisseurs des accords de prix applicables à l'échelle de
l'entreprise. Il utilise pour cela des accords globaux de type commande ouverte ou contrat.
Ces accords globaux sont référencés par la demande d'approvisionnement d'une autre unité
opérationnelle et les règlements associés peuvent incomber à une troisième unité opérationnelle.
L'imputation comptable finale à l'unité opérationnelle demandeuse peut être effectuée via la
facturation intersociété.
Oracle Purchasing fonctionne naturellement dans un modèle d'approvisionnement décentralisé
où chaque unité opérationnelle est supposée assumer tous les aspects du flux de
l'approvisionnement au règlement. La diapositive ci-dessus décrit un modèle d'exécution locale
dans lequel la sélection d'origines est centralisée. Vous pouvez également configurer un modèle
de services partagés complets ou de transfert vers les unités opérationnelles locales. Pour plus
d'informations sur ces configurations, voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Accords globaux

Accords globaux
Des accords globaux sont négociés pour établir des tarifs à l'échelle de l'entreprise. Un accord
global peut être affecté aux organisations autorisées à l'utiliser à l'aide de l'option Activer les
organisations (Enable Organizations) du menu Outils (Tools). Les organisations que vous pouvez
activer dans cette fenêtre sont déterminées par les sites du fournisseur associé à l'accord.
Les organisations de l'entreprise que vous avez activées peuvent ensuite faire référence à l'accord
global pour créer des commandes d'achat standard qui bénéficient des tarifs et conditions déjà
négociés. L'utilisation la plus typique consiste pour le demandeur ou l'acheteur à sélectionner
des articles dans la section Origines négociées (Negotiated Sources) de la fenêtre Catalogue
fournisseur (Supplier Item Catalog) dans Oracle Purchasing.
Remarque : Les accords globaux NE sont PAS utilisés par le biais d'appels de commande,
mais de commandes d'achat standard faisant référence à un accord global.
Points importants de la configuration
• Les sites fournisseurs doivent être définis pour chacune des unités opérationnelles requises.
• Il n'est pas possible d'utiliser des articles de sous-traitance dans un accord global.
• Il n'est pas possible d'utiliser des prix cumulés dans un accord global.
• Il est nécessaire de créer des flux de mouvements intersociétés pour permettre la facturation
intersociété.
Commandes d'achat
Accords globaux

Accords globaux (suite)
Les accords globaux permettent aux organisations d'achat de négocier des tarifs et de définir
des accords de manière centralisée dans un environnement de services partagés. L'exécution de
l'accord global peut être contrôlée et gérée par plusieurs unités opérationnelles. Au lieu de créer
différents accords dans plusieurs unités opérationnelles, vous pouvez créer un seul accord global
que différentes unités opérationnelles peuvent afficher et utiliser pour leur approvisionnement.
Grâce aux accords globaux, les acheteurs professionnels peuvent négocier des tarifs au nom de
plusieurs organisations appartenant à une même entreprise ; ils obtiennent ainsi un accord dont
peuvent bénéficier toutes ces organisations pour leur approvisionnement en marchandises et en
services.
Le fournisseur/site fournisseur qui va traiter les commandes d'achat issues des différentes
organisations d'achat pour lesquelles l'accord est actif n'est pas forcément le même que le
fournisseur/site fournisseur avec lequel l'organisation négociatrice a conclu l'accord.
Remarque : La commande ouverte comme le contrat peuvent servir d'accord global.
Commandes d'achat
Créer et utiliser un accord global

Créer et utiliser un accord global
Procédez comme suit pour créer et utiliser un accord global :
• Créez un accord global dans une unité opérationnelle : (N) Commandes (Purchase Orders) >
Commandes (Purchase Orders). Cochez les cases Global et Tous les sites (All Sites).
• Activez l'accord dans différentes unités opérationnelles : (N) Commandes (Purchase
Orders) > Commandes
• (Puchase Orders) > Outils (Tools) > Activer les organisations (Enable Organizations).
• Vous pouvez éventuellement définir des attributs locaux pour chaque unité opérationnelle,
à savoir l'acheteur, le site fournisseur, le transporteur et la devise.
• Les organisations locales peuvent afficher et utiliser l'accord global ; par contre, elles ne
peuvent pas le modifier. Seuls les attributs locaux peuvent être modifiés par les acheteurs
de l'organisation locale.
• Les commandes d'achat standard créées dans l'organisation locale respectent la numérotation
documentaire locale générée et enregistrée par le système pour les commandes d'achat.
Commandes d'achat
Accords globaux - Incidences fonctionnelles

Accords globaux - Incidences fonctionnelles
Les accords globaux ont une incidence sur les fonctionnalités suivantes d'Oracle Purchasing :
• Les demandes d'approvisionnement, les catalogues et les commandes d'achat standard font
référence aux accords globaux même si les sites sont valides pour le fournisseur sans
nécessairement correspondre au site stipulé dans le contrat.
• Si vous sélectionnez un contrat, les catalogues font référence à l'accord global lorsque le
site associé au catalogue est différent du site du contrat local.
• La liste des fournisseurs approuvés globale basée sur les fournisseurs sert à référencer
l'accord global.
• Pendant la sélection automatique de documents, l'acheteur peut sélectionner les autres
sites fournisseur valides dans la liste de valeurs (et non le site par défaut seulement).
• Lorsque le contrat local ou l'accord global passe par le processus de modification, et qu'il
obtient le statut Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval), vous pouvez faire
référence à ce contrat ou à cet accord à partir du moment où il a été approuvé et à condition
que son statut soit différent de Fermé (Closed), Annulé (Cancelled) ou Expiré (Expired).
(L'option de profil PO: Autoriser référencement des contrats selon avenant (PO: Allow
Referencing CPA Under Amendment) doit avoir la valeur Oui (Yes).)
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Quand utiliser une commande planifiée

Quand utiliser une commande planifiée
Vous créez une commande planifiée lorsque vous voulez établir avec un fournisseur un accord
à long terme qui vous engage à lui acheter des marchandises ou des services. Les commandes
planifiées comprennent des calendriers de livraison et des imputations comptables prévisionnels.
Vous créez ensuite des appels programmés par rapport à la commande planifiée pour commander
réellement les marchandises ou les services.
• Une commande planifiée est un type de commande d'achat que vous émettez avant de
demander la livraison effective de marchandises ou de services à des dates et des lieux
spécifiques. Normalement, vous créez une commande planifiée pour préciser les marchandises
que vous souhaitez commander et définir un calendrier prévisionnel de livraison.
Vous créez ensuite un appel de livraison basé sur la commande planifiée lorsque vous
souhaitez commander effectivement les marchandises.
• Un appel de commande planifié est ensuite émis pour passer effectivement commande.
Vous pouvez également modifier les imputations comptables pour chaque appel de
commande ; le système contrepasse alors l'engagement correspondant à la commande
planifiée et crée un nouvel engagement pour l'appel de commande.
Les commandes planifiées et standard sont dans l'ensemble des documents de même contenu,
à deux exceptions près :
• Vous ne pouvez pas associer un contrat à une ligne de commande planifiée.
• Vous pouvez préciser des contrôles sur les accords définis par des commandes planifiées.
Commandes d'achat
Eléments d'une commande planifiée

Eléments d'une commande planifiée
Voici les composants d'une commande planifiée :
• En-tête
• Lignes
• Livraisons
• Imputations
Commandes d'achat
Informations entrées dans les commandes planifiées

Informations entrées dans les commandes planifiées
La plupart des champs que nous avons déjà décrits pour les autres types de commande d'achat
s'appliquent aux commandes planifiées. Une commande planifiée se distingue principalement
d'une commande d'achat standard par la nécessité de saisir un calendrier de livraisons et par le
fait que la commande d'achat réelle est créée à l'aide du traitement Créer des appels de commande
(Create Releases).
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre
Synthèse des commandes

Synthèse des commandes
Vous aurez souvent besoin de rechercher des informations dans une commande d'achat.
Pour ce faire, vous disposez de plusieurs solutions :
Utiliser la fenêtre Synthèse des commandes (Purchase Order Summary)
(N) Commandes (Purchase Orders) > Synthèse des commandes (Purchase Order Summary)
Vous pouvez indiquer des critères de recherche pour accéder aux enregistrements des différents
niveaux de la commande d'achat : en-tête, lignes, livraisons et imputations. Les boutons situés
en bas du panneau permettent d'afficher plus ou moins de détails par rapport au niveau de
recherche initial. Par exemple, supposons que vous commenciez à rechercher des lignes de
livraison. Vous pouvez remonter vers les niveaux supérieurs de la commande d'achat ou au
contraire explorer les imputations. Vous avez la possibilité de créer une version personnalisée
de ce panneau via la technologie de dossiers Oracle. Les présentations personnalisées peuvent
être définies en tant que dossier par défaut et se prêtent au partage. Pour plus d'informations sur
la technologie de dossiers Oracle, voir le manuel Oracle Applications User's Guide.
Commandes d'achat
Utiliser le menu Outils (Tools) pour afficher les enregistrements associés
A partir des lignes d'une commande d'achat, vous pouvez afficher les demandes
d'approvisionnement, les réceptions et les factures associées. Certains documents associés

s'affichent uniquement lorsque les résultats de l'interrogation concernent un niveau particulier
de la commande d'achat. Ainsi, vous ne pouvez pas afficher les demandes d'approvisionnement
associées lorsque vous consultez les résultats d'une interrogation concernant l'en-tête des
commandes d'achat. Par ailleurs, vous pouvez afficher l'historique des activités effectuées
dans chaque document. Dans beaucoup de fenêtres, cette fonctionnalité est disponible via
l'option Voir l'historique des actions (View Action History) du menu Outils (Tools). Les activités
sont répertoriées par ordre chronologique (l'activité la plus ancienne est en début de liste).
Utiliser la fenêtre Commandes (Purchase Orders)

Vous pouvez rechercher des informations concernant les commandes d'achat via la fonction
d'interrogation ou la fonction de recherche.
Remarque : Le Centre de travail des acheteurs professionnels, présenté dans un chapitre ultérieur
du présent cours, propose également des fonctions de recherche.
Commandes d'achat
Modifier des commandes d'achat

Modifier des commandes d'achat
Après avoir affiché la commande d'achat désirée en tant qu'enregistrement en cours à l'aide des
méthodes de recherche de documents décrites précédemment, vous pouvez lui apporter des
modifications. Par exemple, il est possible de modifier les quantités, les adresses de livraison,
les dates de besoin, les imputations, etc.
Effet des modifications sur l'approbation
La plupart des modifications n'entraînent pas la mise à jour du statut du document vers la valeur
Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval). Lorsque le document a été révisé par une
personne disposant de l'autorité d'approbation, il est approuvé ou refusé. En général, toutes les
modifications qui affectent la capacité du fournisseur à honorer scrupuleusement la commande
exigent une nouvelle approbation. Les modifications contrôlées annulent l'approbation de l'en-tête
du document seulement, ou de l'en-tête et des livraisons associées. Vous pouvez toutefois
continuer de réceptionner les livraisons approuvées même si l'en-tête n'est pas approuvé.
Numérotation des versions de commandes d'achat
En fonction du type de la modification apportée à une commande d'achat, Oracle Purchasing
peut incrémenter le numéro de version du document.
Remarque : Pour obtenir d'autres informations concernant les méthodes de modification de
commandes, se reporter au chapitre "Centre de travail des acheteurs professionnels" plus loin
dans ce cours.
Commandes d'achat
Imprimer des commandes d'achat

Imprimer des commandes d'achat
Les commandes d'achat sont imprimées à la demande ou via un processus programmé.
Les commandes d'achat envoyées aux fournisseurs doivent être approuvées. Plusieurs critères
peuvent servir de paramètres dans l'état Imprimer une commande (Printed Purchase Order
Report) pour imprimer certaines commandes seulement. Par exemple, vous pouvez imprimer
uniquement les nouvelles commandes, uniquement les commandes modifiées ou encore les
commandes nouvelles et les commandes modifiées. Vous pouvez imprimer une seule commande
d'achat ou toute une série de commandes, et avez la possibilité d'imprimer en mode test si
nécessaire.
Les équipes d'implémentation doivent souvent remettre en forme le résultat de l'état Imprimer
une commande (Printed Purchase Order Report) livré avec le système. Les modifications les
plus courantes consistent à ajouter des logos d'entreprise, un motif d'arrière-plan, ou des
bordures et des contours. Les méthodes de transmission des documents d'achat seront traitées
dans la section "Options de configuration".
Commandes d'achat
Créer les différentes versions des commandes d'achat

Créer les différentes versions des commandes d'achat
Les versions des commandes d'achat sont créées par le biais de l'archivage, c'est-à-dire le
processus qui consiste à enregistrer toutes les versions historiques des commandes approuvées.
Oracle Purchasing archive automatiquement une commande d'achat lorsque vous l'approuvez
pour la première fois. Par la suite, Oracle Purchasing archive les commandes lorsqu'elles sont
réapprouvées ou imprimées. Vous pouvez créer plusieurs versions de vos documents d'achat
(commandes standard, commandes planifiées, commandes ouvertes et contrats).
La première version porte le numéro 0, après quoi Oracle Purchasing ajoute 1 à ce numéro
lorsque vous apportez des modifications à des informations contrôlées et que le numéro de
version en cours est égal au numéro archivé. Oracle Purchasing imprime la version la plus
récente pour l'envoyer au fournisseur. Par conséquent, la première version que vous imprimez
n'est pas forcément la version 0 si vous effectuez l'archivage au moment de l'approbation.
Si vous envoyez vos commandes d'achat via EDI, choisissez l'option d'archivage à l'approbation
plutôt que l'archivage à l'impression.
La fenêtre Types de document (Document Types) vous permet de définir si chaque document
est archivé au moment de son approbation ou au moment de son impression. Cette fenêtre est
décrite dans le chapitre Sécurité, acheminement et approbation des documents du présent cours.
Commandes d'achat
Publication de document

Publication de document
Si vous avez installé Oracle XML Publisher, la suite d'applications Oracle Advanced
Procurement vous permet d'utiliser des modèles de présentation créés aux formats
Microsoft RTF et Adobe PDF. Procédez comme suit :
• Créez une présentation pour le document d'achat dans l'éditeur de document qui vous
convient.
• Enregistrez la présentation au format XSL-FO (Extensible Stylesheet Language Formatting
Objects), RTF (Rich Text Format) ou PDF.
• Chargez la présentation dans Oracle XML Publisher.
Pour utiliser la présentation, procédez ensuite comme suit :
• Créez un document d'achat. Si vous avez activé Oracle Procurement Contracts, vous pouvez
choisir d'ajouter des conditions générales de contrat.
• Accédez au panneau de lancement standard d'états et recherchez "Sortie d'ordre d'achat
pour communication" (PO Output for Communication).
• Indiquez le numéro de commande et la présentation de la commande. Si vous avez activé
Oracle Procurement Contracts, indiquez la présentation des dispositions du contrat.
• Lancez le traitement. Le traitement produit un document au format Adobe PDF utilisant la
présentation indiquée lors de l'exécution.
Commandes d'achat
Archiver des commandes d'achat

Archiver des commandes d'achat
Au moment de l'approbation : Lorsque l'archivage est configuré pour se produire au moment
de l'approbation, la génération de numéros de version peut être plus fréquente. Les numéros de
version des documents utilisant cette option sont donc en général plus élevés.
Au moment de l'impression : Lorsque l'archivage est configuré pour se produire au moment de
l'impression, la génération de numéros de version peut être moins fréquente. Les numéros de
version ne sont donc généralement pas aussi élevés sur les documents utilisant cette option
d'archivage.
Commandes d'achat
Statuts des commandes d'achat - Cycle typique

Statuts des commandes d'achat - Cycle typique
L'exemple proposé dans la diapositive ci-dessus illustre le cycle typique des statuts d'une
commande d'achat. Au départ, une commande a le statut Incomplet (Incomplete) jusqu'à ce
qu'elle soit soumise pour approbation. Elle passe alors au statut En cours (In Process) avant de
prendre le statut Pré-approuvée (Pre-Approved), Approuvée (Approved) ou Rejetée (Rejected).
Une fois approuvée, une commande qui subit de nombreuses modifications peut passer au statut
Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval). Lorsqu'elle a été réapprouvée, elle reprend
le statut Approuvée (Approved).
Mise à jour des statuts
Dans Oracle Purchasing, vous pouvez mettre à jour les statuts des commandes d'achat dans la
fenêtre Commandes (Purchase Orders) ou dans la fenêtre Synthèse des commandes (Purchase
Order Summary). Les actions dont vous disposez pour modifier le statut dépendent du statut en
cours du document et de la fenêtre dans laquelle vous effectuez la mise à jour.
Commandes d'achat
Résumé des types de statut
Incomplet (Incomplete) : Statut initial de toute nouvelle commande d'achat.
En cours (In Process) : Statut du document qui attend sur le "bureau" de l'approbateur identifié
dans les paramètres de configuration de la sécurité, de l'acheminement et de l'approbation des
documents.
Approuvée (Approved) : Un utilisateur doté de l'autorité suffisante a revu et approuvé le document.
Rejetée (Rejected) : Statut du document lorsque l'approbateur a refusé de l'approuver.
Nouvelle approbation requise (Requires Reapproval) : Statut du document lorsqu'il a subi des
modifications contrôlées.
Gelée (Frozen) : Vous ne pouvez geler une commande qu'au niveau de l'en-tête et de l'appel de
commande. Vous gelez une commande d'achat pour interdire toute modification ultérieure.
Cela ne vous empêche pas de recevoir et payer les marchandises déjà commandées.

Bloquée (On Hold) : Vous pouvez bloquer une commande au niveau de l'en-tête uniquement.
Cette action annule l'approbation de la commande et interdit son impression ainsi que toute
réception, facturation et approbation future (jusqu'à ce que vous la débloquiez).
Fermée (Closed) : Oracle Purchasing ferme automatiquement les livraisons pour la réception
et la facturation en fonction de contrôles que vous définissez dans la fenêtre Options d'Oracle
Purchasing (Purchasing Options). Lorsque toutes les livraisons sont fermées pour une ligne
donnée, Oracle Purchasing ferme automatiquement la ligne. Lorsque toutes les lignes d'un
en-tête donné sont fermées, Oracle Purchasing ferme automatiquement le document. Oracle
Purchasing n'inclut pas les livraisons fermées dans les états des commandes non soldées.
• Fermée pour réception (Closed for Receiving) - Vous pouvez fermer pour réception au
niveau de l'en-tête, de l'appel de commande, des lignes et des livraisons. Notez que si vous
fermez pour réception un en-tête de commande actuellement ouvert, Oracle Purchasing
affecte le statut Fermée pour réception (Closed for Receiving) à toutes les livraisons de la
commande d'achat, mais les lignes et l'en-tête de la commande restent ouverts.
• Fermée pour facturation (Closed for Invoice) - Vous pouvez fermer pour facturation au
niveau de l'en-tête, de l'appel de commande, des lignes et des livraisons. Notez que si vous
fermez pour facturation un en-tête de commande actuellement ouvert, Oracle Purchasing
affecte le statut Fermée pour facturation (Closed for Invoice) à toutes les imputations de la
commande, mais les lignes et l'en-tête de la commande d'achat restent ouverts. Le statut
Fermée pour facturation (Closed for Invoice) ne vous empêche pas de rapprocher une
facture d'une commande d'achat ou d'une réception. Vous fermez et rouvrez des documents
et leurs composants pour facturation et pour réception dans la fenêtre Contrôler un document
(Control Document).
Ouverte (Open) : Vous pouvez rouvrir des documents (au niveau de l'en-tête, de l'appel de
commande, des lignes et des livraisons) précédemment fermés pour pouvoir effectuer des
actions supplémentaires.
Annulée (Canceled) : Oracle Purchasing vous permet de mettre fin à un engagement d'achat
vis à vis d'un fournisseur en annulant les en-têtes, les lignes, les livraisons ou les appels dans
les documents. Lorsque vous annulez une entité d'une commande d'achat, vous ne pouvez plus
réceptionner ni payer les articles et services annulés. En revanche, vous pouvez payer pour
toutes les commandes reçues antérieurement. Les annulations sont permanentes et irréversibles.
Si vous utilisez des demandes d'approvisionnement en ligne, Oracle Purchasing renvoie les
demandes d'approvisionnement non remplies associées aux entités de commande annulées au
pool des demandes d'approvisionnement conformément au contrôle Annuler les demandes
d'approvisionnement (Cancel Requisitions) que vous définissez dans la fenêtre Options
d'Oracle Purchasing (Purchasing Options).
Commandes d'achat
Fermée définitivement (Finally Closed) : Ce statut empêche toute modification ou action sur
les documents, lignes et livraisons terminés en les fermant définitivement. Les documents
définitivement fermés ne sont pas accessibles dans les panneaux de saisie correspondants et
vous ne pouvez pas effectuer les actions suivantes sur des entités fermées définitivement :
recevoir, transférer, inspecter, livrer, corriger les quantités réceptionnées, facturer, retourner
au fournisseur, retourner à la réception. Vous pouvez approuver des documents contenant des
entités définitivement fermées, mais vous ne pouvez pas approuver des documents qui sont
fermés définitivement au niveau de l'en-tête. La fermeture définitive des documents est une
action de contrôle interne qui n'a pas de répercussions sur vos relations contractuelles avec le
fournisseur. Une action de fermeture définitive est irréversible.
Remarque : Seuls les documents qui n'ont jamais été approuvés peuvent être supprimés.
Vous avez la possibilité de supprimer des lignes non approuvées, des livraisons non approuvées
et des imputations non approuvées qui ont été ajoutées à des documents précédemment approuvés.

Une fois l'action sauvegardée, vous ne pouvez plus afficher les enregistrements supprimés.
Si vous utilisez la numérotation automatique, vous ne pouvez pas réutiliser les numéros des
documents supprimés via cette option. Si vous utilisez des demandes d'approvisionnement en
ligne, Oracle Purchasing renvoie toutes les demandes d'approvisionnement associées à votre
action de suppression au pool des demandes d'approvisionnement. Vous pouvez réaffecter
ces demandes d'approvisionnement non remplies à d'autres commandes d'achat ou appels de
commande.
Commandes d'achat
Créer des accusés de réception de commande

Créer des accusés de réception de commande
(N) Commandes (Purchase Orders) > Commandes (Purchase Orders) (M) Outils (Tools) >
Accusés de réception (Acceptances)
(M) Outils (Tools) > Accusés de réception (Acceptances)
Lorsque vous cochez la case Avec accusé de réception (Acceptance Required) dans les
conditions générales des documents d'achat, vous demandez à vos fournisseurs d'accepter
formellement votre offre. Vous accédez à la fenêtre permettant de saisir les accusés de
réception en choisissant Accusés de réception (Acceptances) dans le menu Outils (Tools) de
la fenêtre Synthèse des commandes (Purchase Order Summary) ou des fenêtres Commande
(Purchase Order) et Appels de commande (Releases). Les fournisseurs peuvent saisir leurs
propres accusés de réception à l'aide d'Oracle iSupplier Portal.
Action : Entrez les résultats de votre suivi fournisseur. Il s'agit d'un champ de format libre sans
liste de valeurs. Vous pouvez facilement consigner le type de suivi que vous avez effectué, par
exemple : appel téléphonique, lettre ou télécopie. Ce champ peut également servir à noter le
résultat des actions de suivi, par exemple : doit rappeler, pas de réponse, retard prévu ou ne
peut honorer la commande.
Date de l'action (Action Date) : Entrez la date à laquelle l'action a eu lieu. La date du jour est
proposée par défaut mais vous pouvez la modifier.
Commandes d'achat
Acceptée par (Accepted By): Indiquez le nom de la personne qui a effectué l'action. Votre nom
est affiché par défaut, mais vous pouvez le remplacer par un autre nom de la liste d'employés
proposée.
Acceptée (Accepted) : Cochez cette case pour indiquer que le fournisseur a accusé réception
de la commande d'achat.
Type d'accusé de réception (Acceptance Type) : Sélectionnez un type d'accusé de réception
dans la liste d'options prédéfinies ci-dessous.
• Toutes condit. acceptées (Accepted All Terms) - Le fournisseur a accepté toutes les
conditions de la commande d'achat.
• Délais acceptés (On Schedule) - Le fournisseur a accepté les dates de livraison indiquées
sur la commande d'achat.
• Modif. inacceptables (Unacceptable Changes) - Le fournisseur a apporté des modifications

aux conditions de la commande d'achat et vous ne les trouvez pas acceptables.
• Remarque : Vous pouvez définir d'autres types d'accusé de réception via les codes express
d'Oracle Purchasing.
Signature électronique (eSignature) : Oracle Procurement Contracts permet à votre fournisseur
et à vous-même de vérifier les signatures électroniquement. Ces informations peuvent être
affichées à partir de la fenêtre Accusés de réception (Acceptances) ou à partir d'Oracle
iSupplier Portal.
Commandes d'achat
Notifications de workflow

Notifications de workflow
Le workflow PO - Envoi de notifications pour les documents d'achat (PO Send Notifications
for Purchasing Documents) vous informe de diverses situations qui se produisent en liaison
avec vos documents d'achat. Vous êtes notamment prévenu lorsque des documents sont
incomplets ou rejetés, ou qu'ils nécessitent une nouvelle approbation. Ce workflow envoie
également des notifications lorsque la date d'exigibilité de l'accusé de réception du fournisseur
est échue et qu'aucun accusé de réception n'a été enregistré. Vous pouvez afficher ces
notifications et y répondre dans la fenêtre Synthèse des notifications (Notifications Summary).
Ce processus de workflow démarre lorsque vous lancez le processus Envoi de notifications
pour les documents d'achat (Send Notifications for Purchasing Documents). Il est d'usage de
le programmer pour qu'il s'exécute au moins une fois par jour.
Ouvrir un document
A partir d'une notification que vous avez ouverte, vous pouvez atteindre le document. Selon
la fonction affectée à votre responsabilité par la sécurité, vous disposez de niveaux d'accès
différents aux informations. Après avoir modifié un document ouvert à partir d'une notification,
vous devez retourner à la notification et choisir Approuver (Approve) dans cette fenêtre et non
dans celle du document. Oracle Purchasing pourra ainsi enregistrer votre action et poursuivre
ou terminer le processus d'approbation. Selon le message de notification, le destinataire dispose
d'actions différentes : approuver, réaffecter, transmettre, rejeter, ignorer ou fermer.
Commandes d'achat
Copier des commandes d'achat

Copier des commandes d'achat
Vous pouvez copier des commandes d'achat présentant n'importe quel statut. La diapositive
ci-dessus dresse la liste des documents entre lesquels une copie peut être effectuée.
La fonctionnalité de copie est particulièrement utile lorsque, par exemple, vous voulez
renouveler une commande ouverte qui contient plusieurs centaines de lignes. Au lieu d'entrer
manuellement les mêmes lignes dans un nouveau document, vous pouvez copier l'ancienne
commande dans une nouvelle et modifier les dates de validité.
Pour copier des documents :
1. Recherchez le document d'origine à partir de la fenêtre Commandes (Purchase Orders),
Synthèse des commandes (Purchase Order Summary) ou Propositions de prix (Quotations).
2. Choisissez Copier un document (Copy Document) dans le menu Outils (Tools).
3. Sélectionnez un type de document admissible dans le champ A : Type de document
(To Document Type).
4. Si nécessaire, sélectionnez d'autres options :
- Numéro de document (Document Number) - Entrez un numéro de document uniquement
si vous utilisez la numérotation manuelle.
- Copier docs joints (Copy Attachments) - Cochez cette case pour copier un document
joint à partir de n'importe quel niveau du document.
Commandes d'achat
Oracle Purchasing crée et affiche le nouveau document. Ce document est une copie exacte
de l'original, à l'exception des dates de promesse et de besoin ; si ces dates font référence au
passé, elles sont remplacées par la date du jour dans le nouveau document. Les dates de
validité (si elles existent) ne changent pas. Modifiez le nouveau document si nécessaire.
Enregistrez et approuvez le document.
Si le document que vous venez de copier contient des informations incorrectes ou périmées :
par exemple, si un fournisseur ou un compte est inactif ou incorrect, un message s'affiche
lorsque vous choisissez Approuver (Approve). Utilisez ce message pour identifier et corriger
les champs non valides ou périmés dans le nouveau document que vous créez. Vous ne pouvez
pas approuver le document tant que vous n'avez pas mis à jour ces champs. Vous ne pouvez
pas utiliser la fenêtre Copier des documents (Copy Documents) pour modifier des documents
par le biais de copies entre deux documents de même numéro.
Pour obtenir la liste complète des documents, voir "Copy Purchase Orders" (Copier des

commandes d'achat) dans le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Oracle Services Procurement

Oracle Services Procurement
Oracle Services Procurement est une plate-forme intégrée qui automatise et rationalise le
processus de sélection d'origines, d'approvisionnement et de gestion du règlement des services,
comprenant les travailleurs intérimaires, les services professionnels et les services aux entreprises.
Exemple :
• Oracle Services Procurement fournit une solution pour les cas où plusieurs commandes
d'achat peuvent être affectées à des travailleurs intérimaires grâce à la simplification du
flux tout en respectant les impératifs de sécurité.
• Les travailleurs intérimaires peuvent désormais entrer des horaires dans Oracle Time and
Labor. Les éléments saisis dans la feuille de temps sont validés en fonction de la commande
d'achat afin que les montants pré-autorisés pour cette feuille de temps ne puissent pas être
dépassés.
Pour plus d'informations sur la configuration d'Oracle Services Procurement et de son
intégration à la suite de produits Oracle E-Business, voir Oracle Procurement - Services
Procurement White Paper, disponible sur le site My Oracle Support (référence 567411.1).
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Interfaces des documents d'achat

Interfaces des documents d'achat
Vous pouvez avoir besoin d'importer des documents d'achat provenant d'origines externes :
• Interface coopérative des documents d'achat
Vous pouvez avoir besoin de mettre à jour des documents d'achat existants à partir de l'un de
vos programmes personnalisés :
• API d'Oracle Purchasing
Commandes d'achat
Interface coopérative des documents d'achat

Chargement (1)
L'interface coopérative des documents d'achat reçoit de la part des fournisseurs les informations
du catalogue de prix, ainsi que les réponses aux appels d'offres, de manière électronique, sous
forme de lignes de commande ouverte ou de propositions de prix ouvertes. L'importation des
données du catalogue dans l'interface coopérative des documents d'achat, puis dans Oracle
Purchasing, peut s'effectuer via Oracle e-Commerce Gateway.
Vous pouvez également importer des commandes d'achat standard via le programme d'interface
coopérative des documents d'achat. Pour ce faire, vous devez charger les tables de l'interface à
l'aide d'un programme que vous créez. Les tables à charger sont
PO_HEADERS_INTERFACE, PO_LINES_INTERFACE et
PO_DISTRIBUTIONS_INTERFACE. Pour plus d'informations, voir le manuel "Oracle
Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual".
Traitement (2)
Exécutez le programme d'interface coopérative des documents d'achat pour valider et pour
importer les données dans Oracle Purchasing. L'interface coopérative des documents d'achat
peut être exécutée à partir d'Oracle e-Commerce Gateway via l'option Programme d'importation
(Import Program) du menu de traitement Oracle e-Commerce Gateway.
Vous pouvez également exécuter le programme séparément, à partir d'Oracle Purchasing.
Dans ce cas, vous devez au préalable importer les informations du catalogue de prix dans
les tables d'interface, via Oracle e-Commerce Gateway ou via un programme d'importation
personnalisé. Utilisez ensuite le processus décrit ci-dessus pour importer les informations
dans Oracle Purchasing.
Commandes d'achat
Validation de l'importation de documents d'achat

Validation de l'importation de documents d'achat
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual.
Commandes d'achat
Tables des interfaces coopératives d'Oracle Purchasing

Tables des interfaces coopératives d'Oracle Purchasing
Voici les composants de l'interface coopérative des données entrantes dans Oracle Purchasing :
• Demandes d'approvisionnement
- PO_REQUISITIONS_INTERFACE_ALL
- PO_REQ_DIST_INTERFACE_ALL
• Documents d'achat
- PO_HEADERS_INTERFACE
- PO_LINES_INTERFACE
• Réceptions
- RCV_HEADERS_INTERFACE
- RCV_TRANSACTIONS_INTERFACE
Commandes d'achat
API d'Oracle Purchasing

API d'Oracle Purchasing
Oracle Purchasing fournit des API publiques que vos programmes peuvent utiliser pour des
fonctions spécifiques. Pour obtenir des informations plus complètes et des exemples de code,
voir le manuel Oracle Manufacturing APIs and Open Interfaces Manual.
API de modification de commandes d'achat
Cette API vous permet d'enregistrer l'acceptation ou le rejet du fournisseur et de mettre à jour
la quantité, le prix ou la date de promesse sur des commandes d'achat standard ou des appels
de commandes qui existent dans Oracle Purchasing. Elle effectue la validation nécessaire
avant d'enregistrer les mises à jour. Les API correspondantes se nomment
PO_CHANGE_API1_S.record_acceptance et PO_CHANGE_API1_S.update_po.
API d'annulation de commandes d'achat
Cette API permet d'annuler des documents Oracle Purchasing directement depuis votre
programme. Elle se nomme PO_Document_Control_PUB.control_document.
API de tarification personnalisée
Cette API permet d'effectuer une tarification personnalisée directement dans les documents
Oracle Purchasing. Il s'agit en réalité de trois API distinctes : l'API des dates de tarification
personnalisée, l'API de tarification personnalisée des demandes d'approvisionnement et l'API
de tarification personnalisée des commandes/appels de commande. L'API des dates de tarification
personnalisée est lancée en premier afin d'établir une date de tarification pour l'exécution des
autres API. Ces API se nomment respectivement :
• PO_Custom_Price_PUB.get_custom_price_date
• PO_Custom_Price_PUB.get_custom_req_price
• PO_Custom_Price_PUB.get_custom_po_price
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Etats relatifs aux commandes d'achat

Statut des commandes ouvertes et planifiées (Blanket and Planned PO Status Report) : Cet état
répertorie les commandes ouvertes et planifiées, et les appels de commande associés.
Etat des commandes annulées (Cancelled Purchase Order Report) : Il répertorie les commandes
d'achat annulées.
Etat du statut des contrats (Contract Status Report) : Il indique le statut des contrats et répertorie
les commandes d'achat liées à chaque contrat.
Etat des commandes non soldées, par acheteur (Open Purchase Orders Report (by Buyer)) :
Il répertorie toutes les commandes ou certaines commandes associées à des acheteurs particuliers.
Etat des commandes non soldées, par centre de coûts (Open Purchase Orders Report (by Cost
Center)) : Il répertorie toutes les commandes ou certaines commandes imputées à un ou plusieurs
centres de coûts.
Etat Imprimer la commande modifiée (Paysage) (Printed Change Orders Report (Landscape)) :
Il imprime les commandes d'achat modifiées en format paysage.
Commandes d'achat

Etats relatifs aux commandes d'achat (suite)
Etat Imprimer commandes modifiées (Portrait) (Printed Change Orders Report (Portrait)) :
Il imprime les commandes d'achat modifiées en format portrait.
Imprimer une commande (Paysage) (Printed Purchase Order Report (Landscape)) : Cet état
imprime les commandes d'achat en format paysage.
Imprimer une commande (Portrait) (Printed Purchase Order Report (Portrait)) : Cet état imprime
les commandes d'achat en format portrait.
Etat Audit des accords de prix (Purchase Agreement Audit Report) : Il répertorie les articles
achetés dans une commande standard qui auraient pu être achetés dans une commande ouverte.
Etat des pré-engagements sur commandes par période (Purchase Order Commitment by Period
Report) : Il indique la valeur monétaire des engagements sur les six périodes à venir pour un
fournisseur ou tous les fournisseurs.
Etat détaillé des commandes (Purchase Order Detail Report) : Il répertorie les détails de l'ensemble
ou d'une sélection des commandes standard ou planifiées.
Commandes d'achat

Etats relatifs aux commandes d'achat (suite)
Etat détaillé des imputations de commande (Purchase Order Distribution Detail Report) :
Il indique les imputations comptables des commandes d'achat.
Etat détaillé des commandes et appels de commande (Purchase Order and Releases Detail Report) :
Il indique les détails (quantité commandée, réceptionnée, facturée et attendue) des commandes
ouvertes, des commandes d'achat planifiées et des appels de commande associés.
Etat de synthèse des achats par catégorie (Purchase Summary Report by Category) : Il indique
le nombre de commandes d'achat passées à des fournisseurs dans une catégorie donnée.
Registre des mouvements sur les achats (Purchasing Activity Register) : Cet état indique les
mouvements monétaires liés aux commandes d'achat pour une certaine période.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Options d'achat importantes

Options d'achat importantes
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options d'achat (Purchasing Options)
Onglet Contrôle (Control)
Pourcentage de tolérance de prix (Price Tolerance Percentage)/Activer la tolérance d'écart sur
prix (Enforce Price Tolerance) : Il s'agit du pourcentage d'augmentation par rapport au prix de
la ligne de la demande d'approvisionnement que le prix mentionné dans la ligne de la commande
créée automatiquement ne doit pas dépasser. Si vous sélectionnez l'option Activer la tolérance
d'écart sur prix (Enforce Price Tolerance), vous pouvez créer des commandes d'achat pour
lesquelles la tolérance est dépassée, mais pas approuver ces commandes. La variation d'un prix
à la baisse n'est pas limitée.
Montant de tolérance de prix (Price Tolerance Amount)/Imposer montant de tolérance de prix
(Enforce Price Tolerance Amount) : Il s'agit du montant d'augmentation par rapport au prix de
la ligne de la demande d'approvisionnement que le prix mentionné dans la ligne de la commande
créée automatiquement ne doit pas dépasser. Si vous sélectionnez l'option Imposer montant de
tolérance de prix (Enforce Price Tolerance Amount), vous pouvez créer des commandes d'achat
pour lesquelles cette tolérance est dépassée, mais pas approuver ces commandes. La variation
d'un prix à la baisse n'est pas limitée.
Remarque : Si vous définissez à la fois un pourcentage et un montant de tolérance de prix,
le système applique la valeur la plus restrictive.
Commandes d'achat
Annuler les demandes d'approvisionnement (Cancel Requisitions) : Les options d'annulation
des demandes d'approvisionnement s'appliquent uniquement aux demandes d'approvisionnement
à partir desquelles des commandes d'achat ont été créées automatiquement. Sélectionnez l'une
des options suivantes :
• Toujours (Always) - Lors de l'annulation de la commande d'achat, Oracle Purchasing annule
aussi la demande d'approvisionnement.
• Jamais (Never) - Lors de l'annulation de la commande d'achat, Oracle Purchasing n'annule
pas la demande d'approvisionnement qui reste disponible pour une autre commande.
• Facultatif (Optional) - Lors de l'annulation de la commande d'achat, vous pouvez choisir
d'annuler la demande d'approvisionnement.
Imposer le nom de l'acheteur (Enforce Buyer Name) : Activez cette option pour imposer la saisie
de votre seul nom en tant qu'acheteur dans les commandes d'achat. Si cette option n'est pas
activée, vous pouvez indiquer le nom de n'importe quel acheteur actif.

Format de sortie OA (PO Output Format) : Sélectionnez le format PDF pour générer les
commandes d'achat au format Adobe PDF ou sélectionnez Texte (Text) pour les imprimer au
format standard.
Onglet Valeur par défaut (Default)
Montant min. appel de commande (Minimum Release Amount) : Entrez le montant minimum
que vous voulez appeler dans un appel de commande.
Type cond. remise (Price Break Type) : Sélectionnez le type de condition de remise proposé
par défaut dans les commandes ouvertes :
• Cumulable (Cumulative) - Les remises s'appliquent à la quantité cumulée des livraisons
de tous les appels de commande pour l'article.
• Non cumulable (Non-cumulative) - Les remises s'appliquent à la quantité des livraisons
de chaque appel de commande pour l'article.
Onglet Numérotation (Numbering) : Numéro de commande (PO Number) -
Saisie (Entry)/Type/Numéro suivant (Next Number)
Sélectionnez la méthode de saisie des numéros de commande :
• Automatique (Automatic) - Oracle Purchasing affecte automatiquement un numéro séquentiel
unique à chaque document lors de sa création.
• Manuelle (Manual) - Vous entrez manuellement un numéro lorsque vous créez un document.
Vous pouvez à tout moment changer la méthode de saisie des numéros de document. Si vous
sélectionnez la saisie manuelle et passez ensuite à la saisie automatique, veillez à indiquer dans
le champ Numéro suivant (Next Number) une valeur supérieure au plus grand numéro affecté
manuellement. Sélectionnez le type de numéro à utiliser pour les commandes d'achat :
Numérique (Numeric) ou Alphanumérique (Alphanumeric). Si vous optez pour la saisie manuelle
des numéros de document, vous avez le choix entre des numéros numériques ou alphanumériques.
Vous pouvez passer du type Numérique (Numeric) au type Alphanumérique (Alphanumeric) à
tout moment. Vous ne pouvez passer du type Alphanumérique (Alphanumeric) au type Numérique
(Numeric) que si tous les numéros de document actuels sont numériques. Si vous optez pour
la saisie automatique des numéros de document, entrez la valeur de départ que devra utiliser
Oracle Purchasing pour générer les numéros séquentiels uniques.
Commandes d'achat
Options de profil importantes

Options de profil importantes
Responsabilité : Administrateur système (System Administrator)
(N) Profils (Profiles) > Système (System)
PO: Pourcentage de la tolérance sur prix des mises à jour du catalogue
(PO: Price Tolerance (%) for Catalog Updates)
La valeur indiquée pour cette option de profil représente le pourcentage d'augmentation maximum
autorisé sur le prix d'un article lorsque le fournisseur envoie des mises à jour du catalogue de
prix via l'interface coopérative des documents d'achat. Si la tolérance est dépassée, l'acheteur
reçoit une notification et peut accepter ou refuser les augmentations dans la fenêtre Dépassement
des tolérances sur prix (Exceeded Price Tolerances).
PO: Archiver le catalogue sur approbation (PO: Archive Catalog on Approval)
Cette option indique si, lors de l'approbation, Oracle Purchasing génère les numéros de version
des commandes ouvertes dans le cadre d'une soumission du catalogue de prix. Elle ne vous
intéresse que si vous recevez des soumissions de catalogues de prix de vos fournisseurs via
l'interface coopérative des documents d'achat. Cette option de profil entre en vigueur uniquement
lorsque l'archivage au moment de l'approbation est sélectionné dans la fenêtre Types de document
(Document Types) d'Oracle Purchasing et que vous importez les documents dont le statut est
Approuvé (Approved).
PO: Changer de site fournisseur (PO: Change Supplier Site)
Cette option indique si vous pouvez modifier le site fournisseur dans les commandes d'achat
approuvées.
Commandes d'achat
Options de profil relatives à la communication des commandes

Options de profil relatives à la communication des commandes
Responsabilité : Administrateur système (System Administrator)
(N) Profils (Profiles) > Système (System)
PO: Adresse email secondaire (PO: Secondary E-mail Address)
Il s'agit d'une option de profil qui vous permet d'envoyer une copie de la commande email à
votre société. Si vous souhaitez renvoyer l'email, vous devez vous connecter au compte email
secondaire pour procéder au renvoi.
PO: Chemin de fichier entrant (PO: In File Path)
Saisissez le chemin absolu du répertoire contenant le fichier des conditions générales génériques.
PO: Nom du fichier des conditions générales (PO: Terms and Conditions File Name)
Saisissez le nom du fichier des conditions générales génériques à imprimer sur les documents
d'achat.
Commandes d'achat
Autres configurations

Autres configurations
(N) Configurer (Setup)
Plusieurs options de configuration sont accessibles directement à l'aide du menu de navigation.
Il s'agit notamment de la définition des acheteurs, des classes de dangers et des numéros ONU.
Acheteurs (Buyers)
Utilisez la fenêtre Acheteurs (Buyers) pour définir et tenir à jour vos acheteurs. Les acheteurs
peuvent passer en revue toutes les demandes d'approvisionnement via la fenêtre Demandes
d'approvisionnement (Requisitions). Seuls les acheteurs peuvent créer automatiquement des
documents d'achat. Il n'est pas nécessaire d'être un acheteur pour créer une commande, mais
seul un acheteur peut approuver une commande. Entrez le nom d'un employé que vous souhaitez
définir en tant qu'acheteur. Les acheteurs doivent être définis en tant qu'employés dans Oracle
Human Resources. Entrez la catégorie par défaut des marchandises généralement commandées
par l'acheteur. Entrez le nom du lieu de livraison pour lequel l'acheteur crée en principe des
commandes d'achat. Oracle Purchasing l'utilise par défaut dans les documents que vous créez
automatiquement. Vous pouvez également préciser les dates de début et de fin de validité de
la responsabilité d'acheteur de l'employé. Comme le personnel change au cours du temps,
vous pouvez mettre à jour les noms d'acheteur sur les documents d'achat à l'aide du processus
de mise à jour en masse des noms d'acheteur.
Commandes d'achat
Classes de dangers (Hazard Classes)
Cette fenêtre permet de définir des codes pour différentes classes de matières dangereuses.
Indiquez le nom de la classe, sa description et la date à laquelle elle cesse d'être active.
Vous pouvez affecter une classe de danger à plusieurs numéros ONU pour identifier les
articles dangereux. Oracle Purchasing copie automatiquement les informations relatives
aux matières dangereuses dans vos documents et les imprime sur les commandes d'achat,
les appels d'offres et les bordereaux de réception. Oracle Purchasing affiche automatiquement
les informations relatives aux matières dangereuses pour vos réceptionnaires.
Numéros ONU (UN Numbers)
Cette fenêtre permet de définir les numéros d'identification de l'ONU pour les matières
dangereuses. Vous pouvez associer une classe de danger à plusieurs numéros d'identification.
Vous pouvez également affecter un numéro d'identification et une classe de danger à chaque
article que vous définissez.
Commandes d'achat
Configuration de la communication des transactions

Configuration de la communication des transactions
Vous disposez de plusieurs options pour transmettre au fournisseur les documents générés par
Oracle Purchasing :
• Imprimer et envoyer
• Télécopie (fax)
• Email (messagerie électronique)
• EDI (Echange de Données Informatisé)
• XML (eXtensible Markup Language)
Commandes d'achat
Commandes d'achat imprimées

Commandes d'achat imprimées
(N) Configurer (Setup) > Organisations (Organizations) > Options d'achat (Purchasing Options) >
(O) Contrôle (Control)
Texte standard
Le format texte est le format standard pour l'impression des commandes d'achat. En principe,
vous achetez à un imprimeur agréé par Oracle des formulaires préimprimés contenant les
informations propres à votre société. Vous pouvez modifier la présentation standard à l'aide
de l'outil Oracle Reports. Cette personnalisation doit être effectuée avant de commander les
formulaires pré-imprimés. Vous pouvez également produire un formulaire personnalisé à partir
d'un modèle adapté à votre imprimante laser.
PDF
Vous pouvez afficher la commande d'achat au format PDF dans les fenêtres Commandes (Purchase
Orders) et Synthèse des commandes (Purchase Order Summary), dans le panneau Notifications
d'approbation (Approval Notification) et dans les anciennes versions de la page Historique modif.
commandes (PO Change History). Les fournisseurs disposent d'un lien dans Oracle iSupplier Portal
pour afficher et imprimer le document PDF. Si vous avez choisi l'option de format PDF, la
commande d'achat est communiquée automatiquement après son approbation ; elle peut être
transmise au fournisseur à l'aide d'une option du menu Outils (Tools) à partir de la fenêtre
Synthèse des commandes (Purchase Order Summary) ou envoyée vers une imprimante à l'aide
du traitement Sortie d'ordre d'achat pour communication (PO Output for Communication).
Les modèles de format sont créés à l'aide d'Oracle XML Publisher. Voir le manuel Oracle
XML Publisher User's Guide. Le nom du modèle est indiqué dans la fenêtre Types de
document (Document Types) d'Oracle Purchasing.
Commandes d'achat
Communication des documents d'achat par télécopie

Communication des documents d'achat par télécopie
Les commandes d'achat et les commandes ouvertes peuvent être transmises directement au
fournisseur par télécopie. Oracle Purchasing communique le document au serveur de télécopie
tiers dans un format appelé FCL (Fax Command Language). Le serveur de télécopie convertit
ensuite le document FCL en signaux de télécopie standard qui sont transmis sur une ligne
téléphonique jusqu'au télécopieur du fournisseur.
Configuration dans Oracle Applications
1. Installez le logiciel du serveur de télécopie tiers (selon le produit, vous pouvez utiliser
un PC autonome ou le serveur d'applications).
2. Créez une imprimante Oracle Applications pour le serveur de télécopie. (Voir le manuel
Oracle System Administrators Guide).
Remarque : Consultez la documentation d'installation et d'administration associée au logiciel
serveur de télécopie pour plus de détails.
Configuration dans Oracle Purchasing
1. Attribuez la valeur "Fax" au paramètre Mode de notification (Notification Method).
2. Dans la zone Communication du site fournisseur, indiquez l'indicatif et le numéro de fax.
3. Enregistrez les modifications apportées au site fournisseur.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Payables User's Guide.
Commandes d'achat
Utilisation dans Oracle Applications
Créez votre document d'achat et sélectionnez Approuver (Approve). Dans la fenêtre Approbation
(Approval), vous remarquez que la case Fax est cochée et que le numéro de fax du site
fournisseur est renseigné par défaut. Vous pouvez remplacer le numéro de fax ou changer la
méthode de notification. Une fois que votre document est approuvé, le workflow le transmet
au serveur de télécopie chargé de le remettre.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Serveurs de télécopie tiers compatibles
Tout serveur de télécopie capable de s'intégrer à Oracle Applications et prenant en charge le
langage FCL devrait en principe convenir. FCL étant un langage propriétaire créé par RightFax®,
il semble logique de se tourner vers le logiciel RightFax Connector for Oracle E-Business Suite.
Vous trouverez d'autres fournisseurs dans la division Partenaires d'Oracle.

Si l'utilisation du langage FCL et de serveurs de télécopie tiers a l'avantage d'être commode
et de permettre de créer des formulaires personnalisés, il existe également des solutions
personnalisées avec la méthode d'impression standard.
Commandes d'achat
Communication des documents d'achat par messagerie électronique

Communication des documents d'achat par messagerie électronique
Les commandes d'achat et les commandes ouvertes peuvent être transmises directement
au fournisseur par messagerie électronique (email). L'émetteur de notifications d'Oracle
Workflow communique le document au fournisseur au format HTML (HyperText Markup
Language).
Configuration dans Oracle Applications
1. Configurez le workflow de notification pour votre site.
2. Définissez les options de profil PO: Adresse email secondaire (PO:Secondary Email
address), PO: Chemin de fichier entrant (PO: In File Path) et PO: Nom du fichier des
conditions générales (PO:Terms and Conditions File) comme l'exigent vos processus
d'entreprise (voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide pour plus d'informations).
3. Lancez l'émetteur de notifications d'Oracle Workflow.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Workflow Guide.
Configuration dans Oracle Purchasing
1. Attribuez la valeur "Email" au paramètre Mode de notification (Notification Method)
pour le site fournisseur considéré.
2. Dans la zone Communication du site fournisseur, indiquez l'adresse électronique.
3. Enregistrez les modifications apportées au site fournisseur.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Payables User's Guide.
Commandes d'achat
Utilisation dans Oracle Purchasing
Créez votre document d'achat et sélectionnez Approuver (Approve). Dans la fenêtre Approbation
(Approval), vous remarquez que la case Email est cochée et que l'adresse électronique du site
fournisseur est renseignée par défaut. Vous pouvez remplacer cette adresse ou changer le
mode de notification. Une fois que votre document est approuvé, le workflow le transmet à
l'émetteur de notifications qui va le remettre.
Pour plus d'informations, voir le manuel Oracle Purchasing User's Guide.
Commandes d'achat
Présentation d'Oracle e-Commerce Gateway

Présentation d'Oracle e-Commerce Gateway
Oracle e-Commerce Gateway fournit une solution unique d'intégration entre applications
qui fonctionne avec les familles de produits Oracle Applications suivantes : Financials,
Manufacturing et Supply Chain. Cette passerelle fonctionne en coopération avec Oracle
Workflow pour extraire la transaction Oracle Applications et la convertir en fichier plat EDI
pour le convertisseur EDI.
Concepts liés à eCommerce Gateway
Partenaire commercial : Il s'agit du fournisseur avec qui vous faites affaire, lequel constitue
le lien principal entre Oracle e-Commerce Gateway et Oracle Purchasing.
Convertisseur EDI : Logiciel tiers conçu pour convertir un fichier d'un format dans un autre.
En principe, un convertisseur EDI convertit des formats propriétaires en transactions EDI
conformément au standard indiqué (X12 ou EDIFACT, par exemple).
Réseau à valeur ajoutée : Réseau sécurisé pour la transmission de transactions EDI. Il s'agit
généralement d'un réseau tiers, mais ce peut être également Internet (avec la sécurité appropriée)
ou une connexion électronique directe entre entreprises.
Conversion de code : La fonction de conversion de code d'Oracle e-Commerce Gateway est
une méthode de conversion entre, d'une part, les codes utilisés par les partenaires commerciaux
et les normes concernant les données électroniques et, d'autre part, les codes utilisés dans
Oracle Applications. Les unités de mesure en sont un exemple simple. L'organisation acheteur
utilise "Unité" et le fournisseur utilise "Pièce". Cette conversion peut être définie pour être
gérée automatiquement dans la passerelle.
Commandes d'achat
Configuration et utilisation dans Oracle Purchasing
1. Oracle e-Commerce Gateway doit être implémenté et opérationnel.
2. Le fournisseur doit être défini en tant que partenaire commercial dans e-Commerce
Gateway. Pour ce faire, utilisez la responsabilité Administrateur (Administrator)
e-Commerce Gateway et le chemin de navigation Configurer (Setup) > Partenaires
commerciaux (Trading Partners). Pour obtenir des informations détaillées, voir le
manuel Oracle e-Commerce Gateway Implementation Manual.
3. Vous pouvez aussi définir des conversions de code exigées par vous et/ou votre fournisseur.
Pour ce faire, utilisez la responsabilité Administrateur (Administrator) e-Commerce
Gateway et le chemin de navigation Configuration (Setup) > Conversion de code (Code
Conversion). Pour obtenir des informations détaillées, voir le manuel Oracle e-Commerce
Gateway Implementation Manual.
4. Dans la fenêtre Configurer (Setup) > Achats (Purchasing) > Types de document

(Document Types), configurez l'archivage au moment de l'approbation pour chaque
type de document à transférer via EDI.
5. Dans la fenêtre Fournisseur (Supplier) > Sites (O) EDI, affectez au paramètre Lieu
(Location) le code du site fournisseur (il s'agit généralement du numéro DUNS ou
DUNS + 4).
6. Désormais, lorsque vous approuverez un document d'achat, la case EDI sera cochée et
le document sera envoyé au fournisseur via Oracle e-Commerce Gateway.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner Imprimer (Print), Fax, Email ou XML dans
la fenêtre Approbation (Approval) pour les documents envoyés via e-Commerce Gateway.
Commandes d'achat
Communication des commandes d'achat via EDI

Communication des commandes d'achat via EDI
Les transactions EDI (Echange de données informatisé) sont gérées par Oracle e-Commerce
Gateway. La diapositive ci-dessus identifie les transactions liées à la commande d'achat.
La diapositive suivante donne une vue d'ensemble de leur configuration.
Commande d'achat (Purchase Order : 850/ORDERS) et Modification de
commande (Purchase Order Change : 860/ORDCHG)
Ces transactions permettent à votre organisation d'envoyer des commandes d'achat et des
modifications de commande aux fournisseurs par voie électronique.
Catalogue de prix (Price/Sales Catalogue : 832/PRICAT)
Cette transaction donne aux fournisseurs la possibilité de créer et de gérer leurs tarifs dans
Oracle Purchasing. Le fournisseur peut notamment créer et mettre à jour des commandes ouvertes.
Réponse à appel d'offres (Response to Request for Quotation : 843/QUOTES)
Cette transaction donne aux fournisseurs la possibilité de répondre électroniquement à des
appels d'offres.
Pour plus d'informations sur le contenu de ces transactions, voir le manuel Oracle e-Commerce
Gateway Implementation Manual et les modèles au format tableur disponibles sur le site My
Oracle Support (anciennement MetaLink).
Commandes d'achat
Présentation d'Oracle XML Gateway

Présentation d'Oracle XML Gateway
Oracle XML Gateway prend en charge les initiatives B-to-B (Business-to-Business) comme
la communication de documents commerciaux et la participation à des échanges industriels,
mais aussi les initiatives A-to-A (Application-to-Application) telles que l'intégration de données
à des systèmes propriétaires et disparates. Cette passerelle fonctionne en coopération avec
Oracle Workflow pour extraire la transaction Oracle Applications et la convertir en fichier
XML OAG standard.
Concepts liés à XML Gateway
Partenaire commercial : Il s'agit du fournisseur avec qui vous faites affaire, lequel constitue le
lien principal entre Oracle XML Gateway et Oracle Purchasing.
Conversion de code : La fonction de conversion de code d'Oracle XML Gateway est une
méthode de conversion entre, d'une part, les codes utilisés par les partenaires commerciaux et
les normes concernant les données électroniques et, d'autre part, les codes utilisés dans Oracle
Applications.
Agent/Couche OTA : Oracle Transport Agent (OTA) est un mécanisme de transport utilisé
pour envoyer et recevoir des documents XML dans Oracle Applications. Il garantit la remise,
la sécurité et l'audit des messages.
Commandes d'achat
Configuration et utilisation dans Oracle Purchasing
1. Oracle XML Gateway et l'agent OTA doivent être implémentés et opérationnels.
2. Le module d'écoute des agents Workflow doit être actif.

3. Le fournisseur/site fournisseur doit être défini en tant que partenaire commercial dans
XML Gateway. Pour ce faire, accédez à la fenêtre Définir des partenaires commerciaux
(Define Trading Partners) avec la responsabilité XML Gateway.
4. Si vous utilisez un hub comme Oracle Exchange, vous devez le définir dans XML Gateway.
L'acheteur et le fournisseur doivent être configurés sur le hub.
5. Vous pouvez aussi définir des conversions de code exigées par vous et/ou votre fournisseur.
Pour ce faire, accédez à la fenêtre Définir une conversion de codes (Define Code
Conversion) avec la responsabilité XML Gateway.
6. Désormais, lorsque vous approuverez un document d'achat, la case XML sera cochée et

le document sera envoyé au fournisseur via Oracle XML Gateway.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner Imprimer (Print), Fax, Email ou EDI dans la
fenêtre Approbation (Approval) pour les documents envoyés via XML Gateway.
Vous trouverez dans le manuel Oracle Purchasing XML Transaction Delivery Setup Guide
des informations plus détaillées sur ces étapes de configuration, des présentations de fichier
(DTD, Document Type Definition) et un exemple de transaction XML.
Commandes d'achat
Communication des commandes d'achat au format XML

Communication des commandes d'achat au format XML
Les transactions XML (eXtensible Markup Language) sont gérées par Oracle XML Gateway.
La diapositive ci-dessus identifie les transactions liées à la commande d'achat. La diapositive
suivante donne une vue d'ensemble de leur configuration.
Commande d'achat (Purchase Order) et Appel de commandes ouvertes
(Release against Blanket Orders) : PROCESS_PO_007
En utilisant XML pour transmettre les commandes d'achat créées dans Oracle Purchasing,
l'acheteur est assuré d'envoyer des informations exactes et sécurisées au fournisseur.
Modification de commande d'achat (Purchase Order Change) : CHANGE_PO_006
L'acheteur peut également envoyer via XML les informations relatives aux modifications
apportées à une commande d'achat existante.
Pour plus d'informations sur le contenu réel de ces transactions, voir le manuel Oracle
Purchasing XML Transaction Delivery Setup Guide.
Commandes d'achat
Tarification rétroactive

Tarification rétroactive
Les prix des articles figurant dans des accords d'achat peuvent varier au cours de la période de
validité de l'accord en fonction des négociations en cours entre l'acheteur et le fournisseur.
Dans certains secteurs industriels, il est en fait courant d'initier et d'exécuter des projets basés
sur un accord contenant un prix provisoire. Il peut s'écouler plusieurs mois après la conclusion
de l'accord pour aboutir à un prix ferme. Dans de tels scénarios, une mise à jour de prix peut
s'appliquer de manière rétroactive.
Oracle Purchasing permet aux acheteurs de faire varier les prix et de mettre automatiquement à
jour les commandes (commandes d'achat standard et appels de commande ouverte) en fonction
des accords modifiés, même après des activités de réception et de facturation selon les anciens
accords. Dans le cas de commandes réceptionnées, Oracle Purchasing ajuste automatiquement
le passif provisionné en fonction du tarif le plus récent. Enfin, pour les commandes qui ont été
facturées, Oracle Purchasing génère automatiquement des factures ajustées dans Oracle Payables.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Contenu du chapitre

Responsabilité de saisie et de maintenance des commandes d'achat

Responsabilité de saisie et de maintenance des commandes d'achat
Vous devez déterminer l'affectation des responsabilités opérationnelles de saisie et de maintenance
des commandes d'achat. Le personnel requis pour assurer ces fonctions dépend du volume des
commandes et du travail de gestion. La définition de la responsabilité des acheteurs et des
autres responsabilités d'achat doit garantir de bonnes stratégies/méthodes de contrôle interne et
une séparation correcte des tâches. Consultez éventuellement vos auditeurs internes ou externes
avant de prendre une décision définitive.
Commandes d'achat
Intégration des commandes d'achat

Intégration des commandes d'achat
Veillez à inclure toutes les parties intéressées dans le développement des processus de traitement
des commandes d'achat. En fonction de l'étendue de votre implémentation, les services suivants
peuvent être impliqués : Achats, Stock, Planification, Réception, Comptes fournisseurs,
Immobilisations et Comptabilité. Leur participation garantira une prise en compte prioritaire
des objectifs de l'organisation par rapport aux objectifs d'unités particulières. Les demandeurs
des différents services doivent également être intégrés au développement du traitement des
commandes. Bon nombre de problèmes liés aux commandes d'achat apparaissent dès le stade
des demandes d'approvisionnement.
Commandes d'achat
Créer des commandes d'achat et des appels de commande

Créer des commandes d'achat et des appels de commande
Oracle Purchasing vous permet de créer des commandes d'achat de plusieurs manières :
• Saisie manuelle à partir de demandes d'approvisionnement sur papier
• Création automatique à partir de demandes d'approvisionnement en ligne
• Création automatique via le traitement Importation des demandes d'approvisionnement
(Requisition Import) ou Créer des appels de commandes (Create Releases)
• Importation via l'interface coopérative des documents d'achat
En général, vous permettez à Oracle Purchasing de combiner des lignes provenant de plusieurs
demandes d'approvisionnement dans une seule commande d'achat ou un seul appel de commande.
Cela permet d'émettre moins de documents d'achat, d'utiliser moins de fournisseurs mais
davantage de fournisseurs clés, d'obtenir de meilleurs tarifs grâce aux remises sur volume et
de réduire les coûts d'administration en général. Certaines organisations ont peur que, si les
lignes de demandes d'approvisionnement de plusieurs services sont regroupées sur la même
commande d'achat ou le même appel de commande, les demandeurs ne sachent plus quelles
lignes sont les leurs.
Commandes d'achat
Vous pouvez également craindre que les demandeurs ne s'y perdent si toutes les lignes d'une
demande d'approvisionnement ne sont pas regroupées sur la même commande ou le même
appel de commande. N'oubliez pas qu'en général, les personnes qui émettent les demandes
d'approvisionnement ne voient jamais les commandes. En revanche, ils doivent pouvoir consulter
les mises à jour de leurs demandes qui indiquent le numéro de commande et de ligne correspondant
à chaque livraison et le fournisseur contacté. Dans l'exemple de la diapositive ci-dessus, si vous
décidiez d'imposer le regroupement de chaque demande d'approvisionnement sur une même
commande ou un même appel de commande, vous obtiendriez trois documents d'achat au lieu
de deux. Si le coût de traitement de chaque document d'achat est estimé à 50 $, cette décision
augmente théoriquement les coûts administratifs. Par ailleurs, si une remise non cumulable a
été négociée à partir de dix douzaines de stylos, la remise ne s'applique pas si les deux
demandes d'approvisionnement comprenant des stylos ne sont pas regroupées dans un seul
document d'achat.
Commandes d'achat
Options de numérotation des commandes d'achat

Options de numérotation des commandes d'achat
Si vous optez pour la numérotation manuelle, demandez-vous si cette décision ne va pas
imposer la création d'un mécanisme manuel de gestion des numéros de commande hors ligne.
D'autre part, évitez d'inclure dans les numéros de commande d'achat (sous prétexte de les
rendre plus "intelligents") des informations mémorisées ailleurs dans le système.
Aucun mécanisme de vérification automatique n'est prévu pour garantir la synchronisation de
ces informations. Par exemple, vous pourriez décider d'ajouter aux numéros de commande un
préfixe contenant les initiales de l'acheteur. Comme il existe déjà un champ pour nom de
l'acheteur, il peut arriver que les valeurs soient en conflit. Par ailleurs, le personnel défini en
tant qu'acheteur change et vous pouvez vous retrouver avec des commandes dont le numéro
contient les initiales d'un acheteur qui a été remplacé. Enfin, ce préfixe du numéro de commande
ne pourrait être exploité par aucune fonction de reporting.
Si vous passez de la numérotation manuelle à la numérotation automatique, vérifiez que le
champ Numéro automatique suivant (Next Automatic Number) contient un numéro à affecter
supérieur au plus grand numéro affecté manuellement. Par exemple, si le plus grand nombre
affecté est 2115, attribuez au moins 2116 au numéro automatique suivant, voire 3000.
Commandes d'achat
Méthodologie de conversion des commandes d'achat

Méthodologie de conversion des commandes d'achat
Cette interface permet de convertir des documents d'achat vers Oracle Purchasing à partir
d'un système non-Oracle. Vous pouvez l'utiliser en permanence si vous n'utilisez pas Oracle
Purchasing mais souhaitez saisir des documents d'achat à des fins de rapprochement de factures
ou pour d'autres raisons.
Déterminer les commandes à convertir
Vous devez passer en revue vos commandes d'achat en cours pour déterminer si vous allez les
convertir toutes ou convertir seulement celles des 24 derniers mois ou celles qui sont ouvertes
(non soldées).
Déterminer la méthode de conversion
En fonction du nombre total de conversions, du volume d'enregistrements, des ressources
disponibles et du temps, vous devez déterminer quelles conversions seront automatisées et
quelles conversions seront effectuées manuellement. La conversion de 3 000 enregistrements
peut être automatisée pour un utilisateur et manuelle pour un autre.
Déterminer si un nettoyage des données est requis
Vous devez passer en revue les commandes à convertir pour déterminer si un nettoyage des
données est nécessaire.
Déterminer la méthode de contrôle de cohérence et les états nécessaires
Vous devez passer en revue les états disponibles pour garantir qu'ils peuvent prendre en charge
le rapprochement des commandes converties via l'interface.
Commandes d'achat
Transmission électronique des transactions

Transmission électronique des transactions
Les méthodes suivantes assurent toutes la remise automatique des documents d'achat au
fournisseur et devraient permettre de réduire le coût de remise par document.
Télécopie (fax)
• L'utilisation d'une solution tierce permet la transmission automatique des documents.
• Une solution tierce peut fournir d'autres méthodes de transmission électronique.
• En fonction du volume, le coût par document doit être inférieur au coût d'une gestion
manuelle.
• Une piste d'audit est assurée en matière de confirmation de remise.
Email (messagerie électronique)
• Aucune solution tierce n'est requise.
• Le fournisseur ne nécessite aucune configuration spéciale.
• Problèmes : confirmation de remise et sécurité.
Commandes d'achat
EDI
• Permet la mise à jour par le fournisseur des catalogues de prix Oracle Purchasing.
• Convertisseur EDI tiers et réseau sécurisé requis.

• e-Commerce Gateway est compris dans la couche technique d'Oracle Applications.
• Le fournisseur doit disposer de la technologie EDI.
• La transmission est sécurisée et la remise des messages est confirmée.
XML
• Aucune solution tierce n'est requise (XML fait partie de la couche technologique d'Oracle
Applications).
• Le fournisseur doit disposer de la technologie XML.
• La transmission est sécurisée et la remise des messages est confirmée.
Commandes d'achat
Produits Oracle intégrés

Produits Oracle intégrés
La suite E-Business d'Oracle contient de nombreuses fonctionnalités permettant de rationaliser
le traitement des commandes d'achat. Pour beaucoup d'organisations, l'investissement de départ
est rapidement compensé par l'augmentation de productivité. La suite de produits en libre-service
a été créée pour que les responsabilités opérationnelles reviennent respectivement aux personnes
les plus directement concernées, les autres membres du personnel étant à même de se consacrer
aux tâches correspondant à leur spécialité.
L'exemple évoqué le plus souvent dans le flux d'approvisionnement est celui de l'acheteur.
Les applications en libre-service lui évitent d'analyser les modèles de dépenses et de chercher
à faire des économies pour l'ensemble de l'entreprise. Dans le passé, les acheteurs passaient la
majeure partie de leur temps à examiner les commandes d'achat. Assurez-vous de ne négliger
aucune occasion d'améliorer le flux de traitement des commandes d'achat.
En principe, les guides d'implémentation fournissent une présentation générale des fonctionnalités
du produit. Voir notamment les manuels suivants : Oracle iProcurement Implementation
Guide, Oracle iSupplier Implementation Guide et Oracle Sourcing Implementation Guide.
Commandes d'achat
Synthèse

Reportez-vous au manuel complémentaire pour accéder aux exercices et/ou
démonstrations concernant ce chapitre.
Commandes d'achat
Commandes d'achat
Création automatique de documents

Chapitre 10

documents
Création automatique de




Oracle Purchasing fournit les fonctionnalités nécessaires à la phase d'approvisionnement dans
le flux de l'approvisionnement au règlement.
Dans la suite d'applications Oracle Procurement, le terme "commande" est généralement utilisé
pour désigner le flux d'activités qui aboutit à l'achat de marchandises ou de services.

Objectifs

Contenu du chapitre

Créer des documents d'achat à partir de demandes
d'approvisionnement

Créer des documents d'achat à partir de demandes d'approvisionnement
Fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents)
La fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) permet de rechercher
des demandes d'approvisionnement approuvées dans le pool des lignes de demandes
d'approvisionnement. Ces demandes d'approvisionnement peuvent servir de base à la création
d'appels d'offres, de commandes d'achat standard, d'appels de commande ouverte et de
commandes d'achat planifiées. L'interrogation du pool des demandes d'approvisionnement et
la création de documents d'achat nécessitent l'intervention d'un acheteur.
Utiliser le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) est une demande de traitement
simultané qui peut être planifiée pour s'exécuter périodiquement. Vous pouvez l'utiliser pour
générer des appels de commande ouverte. Pour certains types d'achat, il permet de supprimer
l'intervention de l'acheteur.
Workflow
Le workflow Approbation D.A. (PO Requisition Approval) lance automatiquement le
workflow Création de documents de commande (PO Create Documents). Selon vos choix
d'implémentation, le workflow Création de documents de commande (PO Create Documents)
produit des commandes d'achat standard approuvées ou non approuvées, ou encore des appels
de commande ouverte approuvés ou non approuvés. Il peut permettre d'éliminer l'intervention
de l'acheteur pour certains types d'achat.

Quiz
Réponse : 1

Avantages de la création automatique

Avantages de la création automatique
La fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) permet de rechercher
les lignes de demandes d'approvisionnement mentionnant des articles particuliers ou des articles
similaires. Après avoir trouvé ces lignes, vous pouvez prendre des décisions relatives à la
manière de consolider les demandes similaires et de garantir que les documents d'achat produits
seront envoyés aux fournisseurs appropriés.

Présentation de la création automatique

Présentation de la création automatique
(N) Créer automatiquement (AutoCreate)
Lignes de la demande d'approvisionnement (D.A.)
Pour la création d'appels de commande ouverte, de commandes d'achat standard ou de commandes
planifiées, il faut que la ligne de demande d'approvisionnement ait le statut Approuvée (Approved)
et qu'elle ne soit associée à aucun document d'achat existant. Pour la création d'appels d'offres,
il n'est pas nécessaire que les lignes de demandes d'approvisionnement soient approuvées.
Les lignes mentionnant une origine externe peuvent concerner des articles système (y compris
les articles de sous-traitance) ou des articles occasionnels (description et catégorie). Les lignes
mentionnant une origine interne correspondent à des demandes satisfaites par des commandes
internes et ne sont pas concernées par la création automatique.
Création automatique
Utilisez le mode de création automatique pour créer des commandes d'achat, des appels de
commande ouverte, des commandes planifiées ou des appels d'offres moyennant un effort de
saisie minimum.
Création manuelle
Utilisez le mode de création manuelle pour créer des commandes d'achat, des appels de commande
ouverte, des commandes planifiées ou des appels d'offres en contrôlant le regroupement et
l'emplacement des lignes des demandes d'approvisionnement. Les lignes de demandes
d'approvisionnement mentionnant une origine interne correspondent à des demandes satisfaites
par des commandes internes et ne sont pas concernées par la création automatique.
Les demandes internes seront traitées dans une section présentant les fonctionnalités avancées.

Mode de création automatique

Mode de création automatique
Indiquez des critères de recherche afin de trouver les lignes de demandes d'approvisionnement
(D.A.) à insérer dans une commande d'achat ou un appel d'offres. Après avoir examiné les
résultats, sélectionnez les lignes qui vous conviennent. Cliquez ensuite sur le bouton Automatique
(Automatic) pour créer la commande d'achat ou l'appel d'offres. Vous avez la possibilité de
regrouper dans une même ligne de commande les lignes de demandes d'approvisionnement où
l'article, la version, le type de ligne, l'unité de mesure et le motif du mouvement sont identiques.
Un regroupement similaire est possible dans un appel d'offres pour les lignes de demandes
d'approvisionnement où l'article, la version et le type de ligne sont identiques.
Utilisez le mode de création automatique dans les cas suivants :
• Les lignes de D.A. trouvées par vos critères de recherche concernent en majorité des articles
que vous souhaitez insérer dans le document.
• Vous souhaitez qu'Oracle Purchasing détermine l'emplacement des lignes de D.A. dans le
document.
• Vous souhaitez qu'Oracle Purchasing combine les lignes de D.A. similaires.
• Vous créez ou complétez un appel de commande.
• Vous utilisez le regroupement par demande d'approvisionnement.

Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement

Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement
Utilisez la fenêtre Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement (Find Requisition
Lines) pour rechercher les lignes de D.A. en fonction notamment des différents critères ci-dessous :
• Approuvé (Approved)
• Demandeur (Requester)
• Demande d'approvisionnement (Requisition)
• Emetteur (Preparer)
• Acheteur (Buyer)
• Fournisseur (Supplier)
• Site fournisseur (Supplier Site)
• Livraison (Ship-To)
• Article (Item)
• Description
Pour rechercher les lignes de D.A. non approuvées, sélectionnez Non (No) dans le champ
Approuvé (Approved). Vous ne pouvez créer que des appels d'offres à partir de lignes de D.A.
non approuvées.

Sélectionner les critères de création des documents

Sélectionner les critères de création des documents
Action : Choisissez l'une des actions suivantes :
• Créer (Create) - Créer un nouveau document d'achat
• Ajouter à (Add To) - Ajouter à un document d'achat existant
Type de document (Document Type) : Choisissez l'un des types de document suivants :
• Commande standard (Standard PO)
• Appel de commande ouverte (Blanket Release)
• Commande planifiée (Planned PO)
• Appel d'offres (RFQ)
• Enchères acheteur (Buyer's Auction) (Oracle Sourcing)
• Appel d'offres Sourcing (Sourcing RFQ) (Oracle Sourcing)
Regroupement (Grouping) : Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Valeur par défaut (Default) - Les lignes de D.A. où l'article, la version, le type de ligne,
l'unité de mesure et le motif du mouvement sont identiques sont regroupées dans une
même ligne de commande.
• Demande d'approvisionnement (Requisition) - Les documents créés automatiquement
conservent la structure de la demande d'approvisionnement à partir de laquelle ils sont
créés. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de la même demande d'approvisionnement,
elles ne sont pas regroupées (même si elles sont exactement identiques) et génèrent
plusieurs lignes dans le document d'achat. Par exemple, 5 lignes de demandes
d'approvisionnement vont créer 5 lignes d'achat. Lorsque vous choisissez le regroupement
par demande d'approvisionnement, vous devez sélectionner les lignes d'une même demande
d'approvisionnement et ne pouvez pas utiliser la création manuelle.

Sélectionner les lignes de demandes d'approvisionnement

Sélectionner les lignes de demandes d'approvisionnement
Les lignes de D.A. sont ordonnées par article, catégorie et date de besoin.

Sélectionner le mode de création automatique

Sélectionner le mode de création automatique
La fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) affiche les lignes
de demande d'approvisionnement correspondant aux critères de recherche entrés dans la fenêtre
Rechercher des lignes de demandes d'approvisionnement (Find Requisition Lines). Vous pouvez :
• choisir de créer un document ou d'ajouter les lignes à un document existant,
• sélectionner le type de document à créer, à savoir Commande standard (Standard PO),
Commande planifiée (Planned PO), Appel de commande ouverte (Blanket Release) ou
Appel d'offres (RFQ),
• indiquer la méthode de regroupement, à savoir Valeur par défaut (Default) ou Demande
d'approvisionnement (Requisition),
• sélectionner, parmi les lignes de demande d'approvisionnement affichées, celles à utiliser
dans le document créé automatiquement (si le mode de création automatique a été choisi),
• sélectionner le mode de création, à savoir Manuel (Manual) ou Automatique (Automatic).
Remarque : Le processus de création automatique ne copie pas les informations des champs
utilisateur flexibles inclus dans la demande d'approvisionnement.

Création automatique - Fenêtre Nouveau document
(New Document)

Création automatique - Fenêtre Nouveau document (New Document)
Vous pouvez accepter les valeurs par défaut proposées par cette fenêtre ou les modifier si
nécessaire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Créer (Create), Oracle Purchasing ouvre la
fenêtre appropriée, Commandes (Purchase Orders) ou A.O (RFQs), et affiche les lignes créées.
Le fournisseur et le site fournisseur ne sont pas des valeurs obligatoires dans cette fenêtre.
Si le processus de création automatique crée le document sans fournisseur ni site fournisseur,
ces informations devront toutefois être ajoutées au document d'achat avant son approbation.
Documents Oracle Sourcing
Si vous avez implémenté Oracle Sourcing et choisi le type de document Enchères acheteur
(Buyer's Auction) ou Appel d'offres Sourcing (Sourcing RFQ), votre document est créé dans
Oracle Sourcing. Vous obtenez néanmoins une fenêtre de confirmation semblable à l'illustration
de la diapositive ci-dessus, mais contenant les informations relatives au nouveau document.
Lorsque vous cliquez sur Créer (Create), une fenêtre s'ouvre dans Oracle Sourcing et affiche
le nouveau document. Les autres actions à effectuer pour ce type de document se poursuivent
dans Oracle Sourcing. Pour plus d'informations, voir le document Oracle Sourcing User
Reference Guide, accessible dans la section "Online Help Files for Sourcing Buyers" du site
My Oracle Support (anciennement MetaLink), ou se reporter à l'aide en ligne d'Oracle Sourcing.

Mode de création manuelle

Mode de création manuelle
Le mode de création manuelle vous permet de contrôler l'emplacement des lignes de demandes
d'approvisionnement dans les lignes de commande. A l'aide du générateur de documents,
vous insérez chaque ligne à l'emplacement voulu dans le document. Vous pouvez combiner des
lignes de D.A. similaires sur la même ligne du document. Si vous voulez combiner deux lignes
de D.A. concernant le même article, l'une avec un article prédéfini et l'autre avec un article
occasionnel (ligne contenant une catégorie et une description), utilisez l'option Modifier (Modify)
du menu Outils (Tools) pour convertir l'article occasionnel en l'article prédéfini.
Utilisez le mode de création manuelle dans les cas suivants :
• Vous voulez choisir manuellement les lignes de D.A. à regrouper sur la même ligne du
document.
• Vous voulez indiquer l'emplacement des articles dans le document (par exemple, en
précisant les lignes de la commande d'achat qui vont recevoir les lignes de la demande
d'approvisionnement).
• Vous voulez être sûr d'obtenir le prix négocié lorsque vous combinez plusieurs lignes de
D.A. mentionnant des prix différents.

Ajouter des lignes à un document existant

Ajouter des lignes à un document existant
Vous ne pouvez ajouter des lignes à un document existant que si vos critères de sécurité vous
autorisent à modifier ce document.

Modifier des lignes de demandes d'approvisionnement

Modifier des lignes de demandes d'approvisionnement
Utilisez la fonction Modifier (Modify) lorsque vous voulez éclater une ligne de demande
d'approvisionnement (D.A.) existante en plusieurs lignes représentant le même article ou des
articles différents. Par exemple, si la quantité mentionnée dans la ligne de D.A. est trop
importante pour qu'un seul fournisseur puisse satisfaire l'ensemble de la commande avant la
date de besoin, vous pouvez éclater la ligne et affecter les lignes ainsi obtenues à plusieurs
documents d'achat adressés à différents fournisseurs. De même, si une ligne de D.A. mentionne
un article contenant des pièces que vous souhaitez commander en tant qu'articles à part entière,
éclatez-la en plusieurs lignes.
Entrez autant de nouvelles lignes que nécessaire pour représenter la ligne de D.A. originale.
Pour chaque nouvelle ligne créée, Oracle Purchasing génère automatiquement les lignes
d'imputation et calcule la quantité de chacune d'elles au prorata des imputations de la ligne
d'origine. Lorsque vous retournez à la fenêtre Créer automatiquement des documents
(AutoCreate Documents), Oracle Purchasing affiche les nouvelles lignes de D.A. désormais
disponibles pour être placées dans une commande d'achat ou un appel d'offres si elles répondent
à vos critères de recherche. La ligne originale ne peut plus être placée dans une commande
d'achat ou un appel d'offres, mais le demandeur peut facilement consulter le statut de
modification d'une ligne de D.A. dans la fenêtre Synthèse des demandes d'approvisionnement
(Requisition Summary).

Renvoyer des lignes de demandes d'approvisionnement

Renvoyer des lignes de demandes d'approvisionnement
Oracle Purchasing vous permet de renvoyer une ligne de demande d'approvisionnement à
l'émetteur de la D.A. Par exemple, vous pouvez renvoyer une ligne de D.A. si vous n'arrivez
pas à obtenir le prix du demandeur et voulez que ce dernier soumette à nouveau la demande
d'approvisionnement pour approbation avec un prix plus élevé. Dans le menu Outils (Tools),
sélectionnez Renvoyer une demande d'approvisionnement (Return Requisition) pour afficher
la fenêtre Renvoyer des demandes d'approvisionnement (Return Requisitions). Entrez un motif
de retour et cliquez sur OK pour renvoyer toutes les lignes de la demande d'approvisionnement
sélectionnée, sauf celles déjà placées dans une commande d'achat. Lorsque vous renvoyez des
lignes de demandes d'approvisionnement, elles ne sont plus disponibles dans le pool des
demandes d'approvisionnement.
Une fois qu'une demande d'approvisionnement soumise dans Oracle Purchasing a été approuvée,
elle doit être renvoyée pour que la personne qui l'a soumise à l'approbation puisse y apporter
des modifications. Si la demande d'approvisionnement a été soumise via Oracle iProcurement,
le demandeur peut utiliser la fonction Retirer (Withdraw) pour y apporter les modifications
voulues et la soumettre à nouveau. La fonction Retirer (Withdraw) n'est pas disponible dans
Oracle Purchasing. Dans Oracle iProcurement, elle ne peut être utilisée que si aucune ligne de
la demande d'approvisionnement n'est associée à un document d'achat.
Le programme Envoyer des notifications pour les documents d'achat (Send Notifications for
Purchasing Documents) distribue les notifications concernant les demandes
d'approvisionnement renvoyées. Ce programme doit être planifié pour s'exécuter périodiquement.

Contenu du chapitre

Avantages du programme Créer des appels de commande

Avantages du programme Créer des appels de commande
• Créer automatiquement des appels de commande lorsque le besoin d'un article particulier
apparaît.
• Contrôler la méthode d'approbation :
- Automatique
- Manuelle
• Lancer le programme Créer des appels de commande (Create Releases) automatiquement
dans le cadre du processus d'importation des demandes d'approvisionnement.

Présentation du programme Créer des appels de commande

Présentation du programme Créer des appels de commande
Vous pouvez réduire les coûts administratifs liés aux commandes d'achat en créant
automatiquement des appels de commande pour les demandes d'approvisionnement (D.A.)
entrées manuellement ou importées. Oracle Purchasing fournit les fonctionnalités nécessaires
pour répondre aux besoins élémentaires exposés ci-dessous.
Vous pouvez :
• créer automatiquement un appel de commande lorsque vous vous procurez vos articles
chez un seul fournisseur à l'aide d'une seule commande ouverte,
• indiquer pour chaque entrée de la liste des fournisseurs approuvés si vous voulez créer
automatiquement des appels de commande approuvés, créer des appels de commande
automatiquement mais avec une approbation manuelle ou créer des appels de commande
à l'aide de la fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents),
• lancer le programme Créer des appels de commande (Create Releases) automatiquement
dans le cadre du processus d'importation des demandes d'approvisionnement.
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) convertit les lignes de D.A.
approuvées en appels de commande ouverte conformément aux règles d'origine et aux entrées
de la liste des fournisseurs approuvés.

Quiz
Réponse : 3

Génération automatique d'appels de commande

Génération automatique d'appels de commande
Lorsque vous définissez votre liste de fournisseurs approuvés, vous indiquez comment vous
souhaitez générer vos appels de commande. Le programme Créer des appels de commande
(Create Releases) essaie de créer un appel de commande uniquement si la méthode d'appel
figurant dans la liste des fournisseurs approuvés est Créer/approuver appel automatiquement
(Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver manuellement (Automatic
Release/Review).
La liste des fournisseurs approuvés propose les méthodes d'appel de commande suivantes :
• Créer/approuver appel automatiquement (Automatic Release) : Cette méthode convertit
automatiquement les lignes de D.A. approuvées en appels de commande ouverte approuvés
conformément aux règles d'origine et aux entrées de la liste des fournisseurs approuvés.
• Créer appel automatiquement/approuver manuellement (Automatic Release/Review) :
Elle convertit automatiquement les lignes de D.A. approuvées en appels de commande
ouverte non approuvés.
• Création appel par Créer automatiquement (Release Using Autocreate) : Soit le workflow
de création de documents de commande est utilisé pour créer un document d'achat, soit les
acheteurs font appel à la fenêtre Créer automatiquement des documents (AutoCreate
Documents) pour collecter, vérifier et éventuellement modifier les lignes de demandes
d'approvisionnement avant de créer et d'approuver les documents d'achat.

Il est possible de définir une méthode différente de génération d'appel de commande pour
chaque article et chaque fournisseur. Dans le cas d'articles achetés fréquemment, vous pouvez
configurer Oracle Purchasing pour qu'il crée et approuve automatiquement les appels de
commande. Dans le cas d'articles coûteux ou d'importance critique, vous pouvez laisser Oracle
Purchasing créer les appels de commande et vous réserver l'étape de la révision et de l'approbation.
Pour les achats peu fréquents, les acheteurs exercent un meilleur contrôle en utilisant la fenêtre
Créer automatiquement des documents (AutoCreate Documents) pour combiner les demandes.

Exécuter le programme Créer des appels de commande

Exécuter le programme Créer des appels de commande
(N) Etats (Reports) > Lancer (Run)
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) et le workflow de création
de documents de commande peuvent tous les deux créer des appels de commande à partir de
demandes d'approvisionnement soumises dans Oracle Purchasing ou Oracle iProcurement.
Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) crée UNIQUEMENT des
appels de commande ouverte.
Le traitement Créer des appels de commande (Create Releases) génère des appels de commande
lorsque les conditions suivantes sont remplies :
• La demande d'approvisionnement a pour origine une commande ouverte approuvée qui
n'est pas bloquée.
• L'entrée de la liste des fournisseurs approuvés correspondant à l'article, au fournisseur et
à l'accord est active et la méthode d'appel définie dans la fenêtre Liste des fournisseurs
approuvés (Approved Supplier List) est Créer/approuver appel automatiquement
(Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver manuellement
(Automatic Release/Review).
• L'accord d'origine est encore actif et l'appel de commande ne va pas occasionner un
dépassement du montant limite.

• Le montant de l'appel de commande est supérieur au montant minimum par ligne d'appel
de commande.
• Le fournisseur mentionné dans l'accord d'origine est actif et n'est pas bloqué.
• La ligne de demande d'approvisionnement est approuvée et n'a pas encore été placée dans
une commande d'achat.
• Le type de la ligne de demande d'approvisionnement est basé sur la quantité.
Lancement manuel : Lancez le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
manuellement à partir de la fenêtre de lancement standard d'états.
Exécution planifiée : Planifiez le programme Créer des appels de commande (Create Releases)
pour qu'il s'exécute périodiquement à l'aide de la fenêtre de lancement standard d'états.
Lancement automatique après importation de D.A. : Si l'option de profil PO: Appel de commande
après importation des D.A. (PO: Release During ReqImport) a la valeur Oui (Yes), le programme

Créer des appels de commande (Create Releases) est lancé à la fin du programme d'importation
des demandes d'approvisionnement.

Conditions préalables à la création de documents par
le programme Créer des appels de commande

Conditions préalables à la création de documents par le programme Créer des
appels de commande
Commande ouverte : Il DOIT exister une commande ouverte approuvée qui n'a pas expiré et
dont le montant n'est pas dépassé par les appels de commande.
Liste des fournisseurs approuvés : Une entrée DOIT exister pour l'article dans la liste des
fournisseurs approuvés. Le programme Créer des appels de commande (Create Releases) ne
fonctionne pas avec les produits et les articles occasionnels (pour lesquels la catégorie et la
description uniquement sont indiquées).
Méthode d'appel de commande : Non seulement il doit exister une entrée dans la liste des
fournisseurs approuvés, mais la méthode d'appel DOIT être Créer/approuver appel
automatiquement (Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver
manuellement (Automatic Release/Review). Si la méthode d'appel n'est pas précisée ou
correspond à Création appel par Créer automatiquement (Release using AutoCreate), le
programme Créer des appels de commande (Create Releases) ne générera pas d'appels de
commande ouverte. La méthode d'appel DOIT être définie, que vous ayez ou non indiqué
un document d'origine.

Règles d'origine et affectations : Une règle d'origine avec une affectation DOIT être créée pour
que le programme Créer des appels de commande (Create Releases) crée des appels de commande
ouverte. Lorsque les demandes d'approvisionnement sont soumises manuellement, il n'est pas
suffisant d'y indiquer le document d'origine (en utilisant le catalogue fournisseur et en
sélectionnant une origine négociée, par exemple), ainsi qu'un fournisseur et un site fournisseur.
Effet de l'option de profil PO: Sélection automatique de document (PO: Automatic Document
Sourcing) : Si l'option de profil PO: Sélection automatique de document (PO: Automatic
Document Sourcing) a la valeur Non (No), vous DEVEZ indiquer une commande ouverte dans
l'onglet Document d'origine (Source Document) relatif à l'entrée de la liste des fournisseurs
approuvés. Si cette option de profil a la valeur Oui (Yes), vous DEVEZ avoir une entrée de la
liste des fournisseurs approuvés définissant la méthode d'appel Créer/approuver appel
automatiquement (Automatic Release) ou Créer appel automatiquement/approuver manuellement
(Automatic Release/Review). Pour créer automatiquement les appels de commande, la méthode

d'appel ne peut pas être indéfinie, ni égale à Création appel par Créer automatiquement (Automatic
Release using Autocreate).

Contenu du chapitre

Avantages de la création automatique de documents à l'aide
du workflow

Avantages de la création automatique de documents à l'aide du workflow
• Accélérer la création des commandes d'achat à partir des demandes d'approvisionnement

• Automatiser la création des commandes d'achat le plus souvent possible
• Différents outils permettant de créer automatiquement des commandes d'achat :
- Différents niveaux de contrôle humain
- Différentes origines de D.A.

Présentation de la création automatique de documents à l'aide
du workflow

Présentation de la création automatique de documents à l'aide du workflow
Les demandes d'approvisionnement manuelles peuvent être fournies par Oracle Purchasing ou
par Oracle iProcurement. Les demandes d'approvisionnement importées peuvent provenir de
toutes sortes d'origines.

Présentation de la création de documents par workflow

Présentation de la création de documents par workflow
Les appels de commande sont créés à partir de commandes ouvertes.
Les commandes d'achat standard sont créées à partir de contrats et de propositions de prix
catalogue (par opposition aux propositions de prix fermées), y compris les propositions standard.
Les documents sont créés automatiquement sur la base de demandes d'approvisionnement
approuvées :
• créées manuellement dans Oracle iProcurement,
• créées manuellement dans Oracle Purchasing,
• importées automatiquement à partir d'autres origines (systèmes Oracle et/ou non-Oracle).
Tous ces documents sont soumis aux règles d'approbation standard.

Conditions préalables à la création de documents par workflow

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Vic Mitchell, Dee Fairbanks Simpson, Harry Anthony

Révisions et contributions techniques

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Présentation du flux de l'approvisionnement au règlement........................................................................ 1-1

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Les fondamentaux d'Oracle Purchasing version 12.x Table des matières

Structure d'entreprise - Lieux, organisations et articles ............................................................................. 3-1

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Les fondamentaux d'Oracle Purchasing version 12.x Table des matières

Structure des enregistrements relatifs aux fournisseurs ................................................................................ 4-13

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Saisir des personnes ...................................................................................................................................... 5-27

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Approvisionnement : Identification du fournisseur ...................................................................................... 7-4

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Contenu du chapitre ...................................................................................................................................... 8-33

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de référence (Reference Documents)............................................................................................................ 9-37

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Options de profil importantes ....................................................................................................................... 9-114

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Centre de travail des acheteurs professionnels ............................................................................................ 11-1

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Contrôler le processeur des mouvements de réception ................................................................................. 12-30

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Gérer les enregistrements de votre base de données Oracle Purchasing....................................................... 14-5

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Définir des codes express et des classes ....................................................................................................... 15-38

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Avant de commencer ce cours, vous devez disposer des connaissances suivantes :

• Connaissance approfondie d'Oracle Applications

• Expérience en matière d'approvisionnement

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