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MANUEL DES

PROCEDURES
COMPTABLES
Version V2014-1

Date de validation par la Direction (après approbation par l’Audit Interne) : 17/12/2014

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INTRODUCTION

Le présent manuel formalise les principales procédures comptables applicables chez CEFOR, et a
pour objectifs :

- de décrire l’organisation comptable


- de décrire les procédures à mettre en œuvre par l’ensemble du personnel comptable et par les
divers services intervenant aux différentes étapes des opérations
- de formaliser les vérifications à effectuer et les circuits de validation des documents
comptables

La mise à jour du manuel peut être motivée par le changement des lois et règles comptables en
vigueur, par des modifications permettant d’améliorer le système comptable ou pour faire face à de
nouvelles situations.

CHAPITRE I – ORGANISATION COMPTABLE

A. REFERENTIEL

La comptabilité de CEFOR est tenue selon les règles et principes du plan comptable applicable en
vigueur, soit le PCEC, ainsi que selon diverses instructions de la CSBF réglementant la profession de
microfinance.

B. FONCTIONNEMENT

1. Le service comptabilité
La Responsable Comptable & Financière supervise le service au quotidien, selon les règles préconisées par
les réglementations en vigueur, le PCEC, et selon les instructions de la Direction.

L’équipe est constituée d’un Responsable Comptable & Financière et de deux Comptables, ayant chacun
une fiche de poste détaillant leurs fonctions respectives.

2. Le logiciel comptable
La comptabilité CEFOR est gérée dans le logiciel CIEL COMPTA EVOLUTION (7.1). Le plan de compte a été
ajusté par CEFOR pour se conformer aux comptes préconisés par le PCEC en vigueur.

3. Liens avec les autres systèmes informatiques de gestion


Les opérations de microcrédit et d’épargne sont traitées dans le logiciel LOAN PERFORMER, les salaires
dans EBP PAYE PRO, aussi toutes les informations comptables à saisir proviennent de ces deux autres SIG.

4. Utilisateurs et accès au logiciel


Le logiciel est protégé par un login et un mot de passe connus exclusivement par l’équipe comptable.
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L’équipe du service comptabilité travaille directement sur le réseau interne. Les autres utilisateurs qui sont
exclusivement les auditeurs (internes ou externes), la Direction ainsi que d’autres contrôleurs (sous réserve
d’autorisation de la Direction), pourront récupérer une copie de la sauvegarde laquelle aura été
préalablement décryptée par le Responsable Comptable & Financier.

5. Sauvegarde
Une sauvegarde quotidienne est effectuée par l’équipe, laquelle est également transférée chaque fin de
semaine vers un disque dur externe gardé par le Responsable Informatique & Logistique.

Une sauvegarde de chaque exercice clôturé est également conservée par ces responsables.

6. L’exercice comptable
L’exercice comptable débute le 1er janvier de chaque année et est clôturé le 31 décembre.

CHAPITRE II. LES CODIFICATIONS COMPTABLES

A. Les codes journaux


- AN : à nouveau
- CA : caisse
- BQ : banque
- CH : charges
- VT : vente
- OD : opérations diverses
- SA : salaire

B. Les codes bailleurs


Tout nouveau bailleur est saisi dans CIEL COMPTA pour l’attribution d’un code bailleur, suivant un ordre
alphabétique, le code A étant la totalité de la dépense et B étant CEFOR. Le financement de chaque
facture d’achat (biens ou services) est saisi dans CIEL COMPTA par l’imputation du code bailleur
correspondant. A ce jour, les bailleurs ci-après ont été identifiés :
C =AFTOBA ; D=FRIF ; E=ENDA ; F=CONSULAT DE France ; G= CANADA ; H = Don Boule de Neige ; I = FSD ; J
= INTERAIDE ; K = Frères de Nos Frères : L = AFD2 ; M = AHM ; N = Planet Finances ; O = ONU Habitat

C. Les codes budgétaires et analytiques


Les codes budgétaires suivent chaque ligne du budget qui est saisi annuellement et mensuellement dans
CIEL COMPTA

D. Les codes activités


Chaque pièce de charge et de produit est saisie dans CIEL COMPTA en identifiant clairement le volet
d’activité, soit 1 pour le volet microcrédit, 2 pour le volet formation professionnelle.

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E. Les codes agences
Chaque pièce de charge et de produit, ainsi que chaque opération de microcrédit (octroi, remboursement,
intérêt, épargne (dépôt/retrait/TEP) est saisie dans CIEL COMPTA en identifiant clairement l’agence de
destination.

F. Rajout de nouveaux codes comptables


Le RCF est habilité à rajouter de nouveaux codes comptables selon les besoins et en respectant les
codifications du PCEC en vigueur

CHAPITRE III. LE SCHEMA COMPTABLE

A. PLANNING COMPTABLE

1. Travaux quotidiens
Travaux Intervenants Point de contrôle
Saisie des factures dans CIEL COMPTA Service compta Contrôle des coupons
(factures émises et reçues transmises par le
service administratif)
Mise à jour des cahiers banque et du fichier de Service compta, Cohérence des transactions
suivi des comptes bancaires service dans le cahier et dans le
administratif fichier
Saisie des transactions bancaires dans CIEL Service compta Contrôle des coupons
COMPTA (chèques, virement, avis de débit,
avis de crédit…)
Saisie des pièces de caisse dans CIEL COMPTA Service compta Contrôle des coupons

2. Travaux hebdomadaires

Travaux Intervenants Point de contrôle


Vérification de la concordance des bordereaux Service compta, -LPF : Rapport de
de versements, des sommes reçues dans la service transaction caisse
caisse du bureau de liaison (recouvrement des administratif, -Fichier de suivi LPF (fichier
crédits passés en perte) et des saisies dans LPF service saisie & du service).xls
traitement -Répartition de collecte.xls

3. Travaux bimensuels

Travaux Intervenants Point de contrôle


Vérification de la tenue de caisse par agence Service compta
(recettes, dépenses, solde)
Arrêté bimensuel du cahier de caisse par Service compta
agence
Continuation numérotation des feuillets des Service compta
cahiers de caisse

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4. Travaux mensuels
Travaux Intervenants Point de contrôle
Saisie des écritures de régularisation des Service compta -LPF : Rapport listage de
collectes selon leur répartition dans LPF remboursement, dépôt
Saisie des transactions automatiques Service compta d’épargne, transfert
effectuées dans LPF (transferts et retrait d’épargne, frais reçus,
d’épargne, dépôt d’intérêt, passage en perte) remboursement passés en
perte, surpaiement

Saisie des écritures de régularisation des Service compta Fichier suivi des loyers et
charges constatées d’avance des assurances.xls

Saisie des pièces comptables en Service compta


provenance des agences
Rapprochements bancaires Service compta
Vérification de la concordance des recettes Service compta, Fichier de suivi des
versées au bureau de liaison par rapport aux service recettes.xls
pièces de recettes des agences administratif
Vérification de la tarification appliquée pour Service compta
les recettes encaissées
Arrêté mensuel des cahiers de caisse des Service compta
agences
Arrêté mensuel de la caisse du bureau de Service compta, Grand-livre de caisse du BL
liaison service collé dans le cahier caisse,
administratif signé par le teneur de caisse
et les responsables de
service
Continuation numérotation des feuillets des Service compta
cahiers de caisse
Justification des soldes des comptes des tiers Service compta
Vérification de la correspondance des données Service compta, Impression balance des
dans CIEL COMPTA et dans LPF et arrêté service saisie & encours-CIEL COMPTA et
mensuel de la concordance des encours de traitement rapport solde d‘encours-
crédit et d’épargne issus de ces deux logiciels LPF, signé par les services et
archivage dans un classeur
distinct
Contrôle des saisies et des états générés par Service compta
CIEL COMPTA (général, budgétaire, analytique,
par activité, par agence, par bailleur)
Vérification des pièces Service compta
-L’existence de toutes les pièces par rapport -Pointage des lignes
aux écritures (1pièce = 1 écriture) analytiques
-L’exactitude des calculs
-La concordance entre les factures, les bons de
commande et les bons de livraison
-La validité de toutes les pièces, l’existence de
tous les cachets et signatures autorisées
Clôture mensuel Service compta

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5. Travaux annuels

Travaux Intervenants Point de contrôle


Inventaire des immobilisations Service compta,
-Inventaire physique service
-Contrôle par rapport au registre des informatique &
immobilisations logistique
-Edition du tableau d’amortissement,
identification des éventuelles immobilisations à
sortir ou à revaloriser
Inventaire des stocks Service compta,
-Inventaire physique service
-Valorisation des stocks informatique &
-Contrôle de la valorisation logistique Sous la supervision et
Saisie des écritures de régularisation Service compta contrôle par le RCF, sur
(amortissement, provisions, charges constatées validation de la Direction
d’avance, charges à payer, produits à recevoir,
constatation des soldes des bailleurs)
Préparation des Tableaux des Emplois et des Service compta
Ressources (TER) par bailleur
Edition des états financiers Service compta
Clôture et réouverture de l’exercice dans CIEL Service compta
COMPTA
Saisie du budget annuel dans CIEL COMPTA de Service compta
chaque exercice dès réception du budget
venant de la direction. Les codes budgétaires
sont ainsi actualisés en cas de rajout de
nouvelles lignes budgétaires.

6. Centralisation des comptes de tiers


Les comptes de tiers (fournisseurs, débiteurs et créditeurs divers) peuvent être centralisés dans CIEL
COMPTA en utilisant le menu dédié à cet effet, permettant d’avoir une balance par racine des comptes de
tiers.

B. LES ECRITURES COMPTABLES

A chaque écriture doit correspondre une pièce comptable. Chaque écriture est saisie en brouillard, la
validation interviendra ultérieurement.
Chaque ligne d’écriture comptable contient les informations suivantes :
- Journal utilisé
- Numéro pièce
- Date de l’écriture
- Libellé de l’écriture

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- Numéro de compte
- Montant (débit / crédit)

Et spécialement pour les comptes de charges et de produits des opérations spécifiques aux agences de
microcrédit aux centres de formation professionnelle et affectation du siège (BL) tels que décrits ci-
dessus :
- Code analytique
- Code d’activité
- Code agence

C. LES PIECES JUSTIFICATIVES PROBANTES ET VALABLES

Les pièces justificatives constituent la preuve des opérations financières. A chaque écriture saisie doit
correspondre une pièce comptable.

On distingue 2 sortes de pièces comptables :


- Les pièces émanant des tiers
- Les pièces internes

1. Les pièces émanant des tiers

Il s’agit : des factures des fournisseurs, des avis et bordereaux des banques,…

Les pièces comptables émanant des tiers ainsi que les autres justificatifs qui les accompagnent sont
toujours des originaux.

Exception : Pour les pièces des véhicules :

- vignette pour laquelle l’original est gardé par les conducteurs : la photocopie est acceptée comme
pièce comptable
- facture d’achat des motos/scooter qui est gardée par le conducteur en attendant l’obtention de la
carte grise : la photocopie certifiée constituera la pièce comptable

1.1 Conditions communes de validité des factures :

• Quel que soit le mode de paiement, les factures doivent contenir obligatoirement les informations
suivantes :
- Facture adressée à CEFOR
- Nom et adresse du fournisseur (avec NIF, n° statistique, n° RCS dans la mesure du possible), date,
objet, prix unitaire, prix total, montant en chiffres et en lettres, signature du fournisseur
- Signature de l’agent CEFOR lié à la dépense
• Les dépenses courantes payées par caisse doivent être visées au moins par le DAAF
• Les dépenses spécifiques et inhabituelles payées par caisse doivent avoir reçu l’autorisation du
Directeur avant leur paiement (exemple : dépenses pour les fokontany, actions sociales diverses…..)
• Les dépenses payées par chèque doivent contenir l’approbation de paiement fait par le Directeur,
matérialisée par le cachet « Bon à payer » et par sa signature

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• Les dépenses payées par caisse (au bureau de liaison ou aux agences) doivent contenir la signature
du teneur de caisse
• Le bailleur qui finance les dépenses ainsi que le taux (ou montant) qu’il finance, est inscrit par le
DAAF sur les factures, quel que soit le mode de paiement

1.2 Conditions spécifiques supplémentaires selon chaque type de dépense


En plus des informations obligatoires ci-dessus, ci-après des informations supplémentaires pour qu’une
pièce de dépense soit valide :

Spécificité Signatures CEFOR obligatoires Documents


supplémentaires

Dépenses payées en espèces


Le service logistique, le teneur de
Achat de biens ou
caisse
marchandises
L’agent ayant demandé le service,
Achat de service
le teneur de caisse

Dépenses payées par chèque bancaire


Le Directeur, le DAAF, le Bon de commande
Achat de biens ou
Responsable Informatique &
marchandises courantes
Logistique

Le Directeur, le DAAF, l’agent


Achat de services courants
pouvant certifier la réalisation du
service

Investissements et contrats spécifiques


Achat de services ayant fait Le Directeur, le DAAF, le Proformas reçues, PV de
l’objet d’un appel d’offres responsable pouvant certifier la décision signé par la
réalisation du service Direction, bon de
commande, contrat de
prestation de service

Investissement ayant fait Le Directeur, le DAAF, le Proformas reçues, PV de


l’objet d’un appel d’offres Responsable Informatique & décision signé par la
Logistique Direction, bon de
commande

Achat de biens ayant fait Le Directeur, le DAAF, le Proformas reçues, PV de


l’objet d’un appel d’offre Responsable Informatique & décision signé par la
Logistique Direction, bon de
commande

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Procédures de validation des achats
Les factures d’achat doivent avoir suivi les procédures de validation suivantes (signature et cachet)
qui doivent être visibles sur les pièces avant leur comptabilisation :

Réception des
Autorisation de Paiement +
biens ou Imputation
paiement (Bon acquit de
certification des bailleur
à payer) paiement
services faits

Service Service
logistique DAAF Directeur administrat
ou autre if

2. Les pièces internes

Il s’agit des pièces obtenues directement à partir des logiciels utilisés, des pièces émanant des services

a) Les pièces émises par le service des ressources humaines :

Ces pièces peuvent être issus directement du logiciel EBP ou établis spécialement par le service.

Il s’agit : des états de salaire, des bulletins de paie, des ordres de virement des salaires (la liste des chèques
de salaire émis éventuellement), des déclarations sociales et fiscales, des demandes d’avance sur salaire,
des listes de chèques d’avances au personnel, des états de suivi des avances au personnel, des pièces de
dépenses lors des missions

En raison de la confidentialité des certaines dépenses relatives aux ressources humaines, le service RH
détient les détails nominatifs de tous les états. Les pièces comptables éditées pour le service comptabilité
mentionneront uniquement les références de paiement

Circuit de validation des pièces nominatives

Edition +
Vérification et
signature de Bon à payer par Préparation du
validation par le
l'état nominatif le Directeur paiement
DAAF
par le service RH

Circuit de validation des pièces destinées au service comptabilité

Edition + signature de
l'état global (par agence, Vérification et validation Transmission des pièces
par bailleur) par le service par le DAAF au service comptabilité
RH

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Cas spécifique des missions

• Au départ de la mission

Pièce RH et pièce
Réception des fonds par
comptable: Ordre de Visa par le DAAF,
l'empoyés, signature
mission et note de validation par le
conjointe avec le teneur
provisions préparés et Directeur
de caisse
signés par le service RH

• Au retour de mission

Signature de la note de
Transmission des
Pièces comptables: frais: l'employé, le teneur
pièces au service
note de frais, factures de caisse, le responsable
comptabilité
RH, le DAAF

b) Des rapports issus du logiciel de microcrédit


Il s’agit des rapports de remboursements, de transactions d’épargne, d’octrois de crédit, de passage
en perte

c) Les autres pièces émises par les employés ou les services de CEFOR
Objet Détails Préparé par Signatures Documents
CEFOR supplémentaires
obligatoires
Reçus Paiement de Le tiers Le préparateur, Tout document
petites dépenses (exemple le Directeur ou utile
en espèces (ex : fokontany) le DAAF
action sociale…)
Etat de Le Service Le préparateur, Les relevés de
rapprochement comptabilité le Directeur ou compte
bancaire mensuel le DAAF mensuels

Etat récapitulatif Dépenses payées Le formateur Le préparateur, Fiche de


des dépenses en espèces lors des ou le teneur de présence signée
formations l’intervenant caisse, le par les
internes, des lors de l’atelier Directeur et/ ou intervenants,
ateliers ou le DAAF selon le budget de la
réunions… mode de dépense
paiement décrit
auparavant
Notes de frais Etablis au retour de Le service RH L’employé, le Note de
mission des et l’employé teneur de provision, ordre
employés concerné caisse, le DAAF de mission

Bordereaux de Versement des Le CDAG, Le préparateur,


versement en collectes, de l’équipe DAF le verseur en

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banque chèques banque
Procès-verbaux Pour les sorties Le service Le service En cas de vol :
de sortie d’immobilisation logistique, comptabilité, attestation
d’immobilisations l’ancien logistique, la délivrée par la
détenteur Direction police.
En cas de mise
au rebut : PV de
destruction et
en cas de
vente : PV de
décision de
vente préparé
par la Direction,
avec
autorisation de
vente signée par
le Président
Comité de
Gestion

Autres procès- Décisions La Direction La Direction Tout document


verbaux comptables de la utile lié à
Direction l’opération

d) Les pièces comptables pré-imprimées


Objet Détails Préparé par Signatures CEFOR
obligatoires

Fiches de recettes Fiche droit d’épargne, fiche Le CDAG Le CDAG, le teneur


microcrédit droit de prêt, fiche de rachat de caisse du BL, le
carnet, fiche de rachat carte RCF
épargne,
Fiches de recettes Fiche de recettes FP Le formateur Le formateur, le
formation teneur de caisse du
professionnelle BL, le RCF

Les imprimés Demandes de retrait, demande L’équipe aux Le CA ou le CDAG


microcrédit de transferts d’épargne agences
Reçus d’octrois Le CDAG Le CDAG

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e) Les pièces émises pour des tiers :
Sont concernées par cette opération toutes les facturations ou refacturations effectuées par
CEFOR, soient :
- Les facturations des placements de stagiaires
- Les refacturations par notes de débit
- Les facturations de diverses prestations de service

Seuls le Directeur, et en cas d’absence, le DAAF sont habilités à signer les documents émis pour les
tiers cités ci-dessus.

3. Résumé des signatures de validation des pièces comptables

- Le cachet « bon à payer » signé par le Directeur doit figurer sur toutes les pièces de dépenses
payées par chèque pour matérialiser la validation de la dépense et l’autorisation pour le paiement
- Les pièces de dépenses courantes payées en espèces doivent être signées par le DAAF pour
matérialiser l’affirmation que la dépense est prévue dans les lignes budgétaires de CEFOR.
- Les pièces de dépenses inhabituelles doivent avoir reçu l’avis et l’autorisation du Directeur avant
leur paiement, ceci matérialisée par ses commentaires écrits et sa signature
- Les pièces de recettes doivent être contrôlées et signées par le RCF, pour matérialiser le contrôle
effectué sur le respect de la tarification en vigueur, sur la concordance entre les montants inscrits
sur la fiche et les recettes effectivement encaissées

D. LES SUBVENTIONS

Toute subvention reçue par CEFOR est matérialisée par un document de financement signé par
CEFOR et le bailleur concerné. Le service comptabilité garde une copie des exemplaires des
conventions ou accords de financement signés dans un classeur distinct (les originaux étant
conservés par le DAAF).

1. Les subventions d’exploitation


La comptabilisation des subventions doit être faite selon les principes comptables applicables. Le
système retenu est leur comptabilisation en produits dans le compte de résultat au même rythme
que les dépenses qu’elles sont censées compenser.

2. Les subventions d’équipement

Les subventions d’équipement sont comptabilisées au passif du bilan, puis en produit dans le
compte de résultat proportionnellement aux amortissements comptabilisés.

3. Les subventions de fonds de crédit

Les subventions de fonds de crédit sont comptabilisées au passif du bilan, puis en produit dans le compte de
résultat proportionnellement aux crédits réellement accordés suivant les états issus du logiciel LPF.

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E. LES TRAITEMENTS DES PIECES COMPTABLES

1. Les pièces du bureau de liaison


Les pièces de recettes ou de dépenses disponibles auprès des services administratifs se voient attribuées
des numéros par ordre chronologique de leur enregistrement dans le cahier de caisse et de banque.

Elles sont transmises au service comptabilité par un cahier de transmission, dont le modèle suit :

Date de Pièce n° Signature du Signature service Observation


transmission responsable compta

2. Les pièces en provenance des agences


La date précise d’envoi des pièces comptables des agences suit le calendrier de transmission établi par le
RCF. Les pièces doivent être parvenues au service compta tous les 15 jours.

3. Imputation comptable des pièces


Des coupons d’imputation permettant d’apposer les codifications préparées (n° mouvement, n° de pièce,
n° de mouvement, ligne analytique, bailleur, signature du responsable de saisie,) sont joints à chaque pièce
justificative par les Comptables.

4. Saisie des pièces comptables


Toutes les écritures courantes sont saisies en brouillard. Leur validation sera effectuée ultérieurement.

5. Classement des pièces comptables


Les pièces comptables, portant les coupons d’enregistrement, doivent être classées par ordre
chronologique et selon leur numéro de mouvement et par ordre de rubrique budgétaire dans leurs
classeurs respectifs

Ci-après la liste des classeurs ainsi que les pièces à y inclure :

Pièces concernées

Classeur des recettes Fiches droit d’épargne

Fiches de rachat carnet de prêt, rachat carte épargne

Fiches de recettes formation professionnelle

Facturations employeurs

Bordereau de versement d’intérêt CECAM

Note de débit AFAFI

Autres

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Classeur des dépenses en Etat de paye mensuelle par agence et par bailleur
ressources humaines
Avis de débit des virements de salaire

Liste des chèques de salaire émis

Liste des avances sur salaire (numéro et montant des chèques,


espèces)

Bordereau de déclarations sociales et fiscales accompagné de


l’avis de débit ou du chèque de paiement

Allocation familiale CNAPS

Classeur des autres opérations Transferts bancaires

Dépôt caisse agence

Complément de caisse

Classeur des relevés bancaires Rapprochements bancaires mensuels auxquels sont joints les
relevés bancaires correspondants

Classeur des collectes et octrois Rapports issus de LPF

Listage de remboursement

Rapport des TEP

Rapport de décaissements

Rapport des crédits passés en perte

Reçu GAP exclus avec la liste des paiements reçus

Classeur des retraits d’épargne Rapport LPF des retraits accompagné des demandes de retraits
d’épargne

Classeur des factures Les pièces sont regroupées suivant les codes analytiques
rubriques budgétaires

a) Voyages et déplacements

b) Matériels et fournitures

c) Autres services

Classeur bureau local et coût de Toute autre facture que celles citées ci-dessus
l’action

Classeur des immobilisations Opérations concernant les immobilisations (cession, inventaire,

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convention d’utilisation…)

Classeur des extracomptables PV de décisions comptables

Classeur des déclarations Les déclarations fiscales (IRSA, TVA, IRCM, IR,…)
fiscales

Classeur des divers contrôles Contrôles comptables et extra-comptables (Cohérence CIEL/LPF,


CIEL/EBP…)

CHAPITRE IV. LES CONTROLES COMPTABLES

En complément de l’autocontrôle et du contrôle mutuel qui sont faits par les Comptables, le RCF
doit également effectuer les contrôles ci-après, étant principalement des contrôles à postériori des
saisies :

1. Contrôle des coupons


Les contrôles à faire consistent à :

- vérifier que toutes les pièces comptables sont munies de coupons de saisie
- s’assurer que les données saisies dans CIEL COMPTA sont correctement reportés sur les coupons

2. Contrôle de la cohérence des états globaux, budgétaires et analytiques


Les contrôles trimestriels à faire sont :
- Vérifier que la balance totale correspond à la somme des balances par volet (microcrédit et
formation professionnelle)
- Vérifier que le montant de la balance totale est cohérent à la somme des balances de toutes les
agences
- Vérifier que la somme des états budgétaires de tous les bailleurs correspond au montant de l’état
budgétaire total

3. Justification des comptes de tiers (fournisseurs, débiteurs et créditeurs divers)


Chaque compte ayant un solde non nul doit être justifié. Si nécessaire, le service comptabilité peut
envoyer une lettre de demande de confirmation de solde au tiers concerné.

4. Comptes devant avoir un solde nul


Le RCF doit s’assurer qu’à la fin de chaque mois, les comptes suivants présentent un solde nul :

- Les avances quinzaines accordées au personnel


- Les collectes hebdomadaires
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- Le compte caisse par agence
Tout solde différent de 0 doit être justifié.

5. Contrôle de la cohérence des données comptables et extracomptables


Le RCF doit s’assurer qu’à la fin de chaque mois, les données suivantes correspondent (certaines
opérations déjà mentionnées dans les paragraphes précédents) :

- Le solde d’encours de crédit et d’encours d’épargne géré dans LPF et celui dans CIEL COMPTA
- Le solde des cotisations à payer auprès des organismes sociales et fiscales selon les dossiers/fichiers
tenus par le service des Ressources Humaines et les soldes dans CIEL COMPTA
- Le solde des transactions avec les employés (avances spéciales…) selon les dossiers/fichiers tenus
par le Service des Ressources Humaines et le solde dans CIEL COMPTA
- Le solde du cahier de caisse tenu au bureau de liaison est cohérent avec le solde présenté dans CIEL
COMPTA

Ce contrôle doit être matérialisé par la signature d’un document par le RCF et le responsable de service
concerné, comme suit :

- Impression et signature des rapports LPF et du grand-livre issu de CIEL COMPTA


- Impression et signature du grand-livre de caisse, collée à la dernière page du cahier de caisse, avec
le PV d'arrêté de caisse
- impression et signature des états synthétiques venant de RH(les états des avances spéciales, solde
de tout compte par agence) et rapprochement avec le solde CIEL

CHAPITRE V. LA VALIDATION TRIMESTRIELLE DES ECRITURES

La validation des écritures se fait trimestriellement dans CIEL COMPTA avec la clôture et réouverture de
l’exercice, sur les comptes certifiés par le Cabinet d’audit externe.

CHAPITRE VI. GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE

Cette partie contient les schémas d’écritures relatives aux opérations courantes et de fin d’exercice de
CEFOR. Elle ne contient pas nécessairement tous les modèles d’écritures, mais est représentative de
l’essentiel des opérations.

Chaque type d’opération est présentée sous-forme de fiche qui décrit :

- Le journal de saisie à utiliser


- Le schéma de l’écriture comptable à passer : au débit, au crédit, libellé, montant

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OPERATIONS COURANTES

Opération: Achat d'immobilisation

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
42….. Immobilisation XXX
31504456 TVA déductible XXX
date de la
CH Créditeurs divers (selon code
facture 315… XXX
fournisseur)
Libellé: …………………..
315… Créditeurs divers (selon code fournisseur) XXX
date du
BQ 13….. Banque XXX
paiement
Libellé: …………………..

Opération: Sortie d'immobilisation

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
48….. Somme des amortissements XXX
642.. Perte sur immobilisation XXX
1…… Trésorerie
date de 42……. Selon immobilisation XXX
CH
cession si VNC > prix de cession

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48….. Somme des amortissements XXX
1…… Trésorerie
date de
VT 42……. Selon immobilisation XXX
cession
746 Plus- value sur l'immobilisation XXX
si VNC < prix de cession

Opération: Achat de biens ou fournitures, paiement diverses charges

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
6…. Charge XXX
date de la 31504456 TVA déductible XXX
CH
facture 315… Créditeurs divers XXX
Libellé: …………………..
315… Créditeurs divers XXX
date du
BQ 13….. Banque XXX
paiement
Libellé: …………………..
date du 6… Charge XXX
paiement =
CA
date de la 10… Caisse XXX
facture Libellé: …………………..
32160000 Charges constatées d'avance XXX
OD au 31/12 6…. Charge XXX
Libellé: …………………..

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Remarque: Les achats de biens ou de fournitures sont comptabilisés en charges. Un inventaire physique sera effectué à la fin de l'année
afin de dégager les achats non consommés, qui seront comptabilisés en charges constatées d'avance

Opération: Charges payées d'avance (loyers, assurances)

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
32160000 Charges constatées d'avance XXX
date du
BQ 13….. Banque XXX
paiement
Libellé: …………………..

6…. Charge XXX


chaque mois
CH concerné par 31504456 TVA déductible XXX XXX
la charge 32160000 Charges constatées d'avance
Libellé: …………………..

Opération: Collectes

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
13….. Banque XXX
date du 20307000 Crédits commerciaux hebdo XXX
BQ
versement Libellé: collecte agence ..

20307000 Crédits commerciaux hebdo XXX


chaque fin de
OD 20….. Prêts et avances à la clientèle
mois
21301000 FGU - créance commerciale XXX
P a g e 20 | 34
70710000 Intérêts prêts partenaire XXX
70731000 Intérêts prêts partenaire XXX
Commissions sur prêts
71730000 XXX
commerciaux
71750000 Commissions sur prêt habitat XXX
Recouvrement sur prêt passé en
74110000 XXX
perte

Libellé: collecte agence ..

Opération: Octrois

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
20…… Prêts et avances à la clientèle XXX
date de
BQ 13….. Banque XXX
l'octroi
Libellé: …………………..

Opération: Retraits d'épargne

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
21301000 FGU - créance commerciale XXX
BQ date du retrait
13….. Banque XXX

P a g e 21 | 34
Libellé: …………………..
21301000 FGU - créance commerciale XXX
CA date du retrait 10…. Caisse XXX
Libellé: …………………..

Opération: Passage en perte

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
64110000 Pertes sur prêt et avances – couvertes par des provisions XXX
date passage 64120000 Crédits passés en perte non-couverts par des provisions XXX
OD
en perte 273… CDL crédits cciaux
Libellé: …………………..
29307010 Provisions crédits cciaux XXX
date reprise
OD 78220000 Reprises sur provisions XXX
sur provision
Libellé: …………………..
Opération: Salaire, avances

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
31125000 Personnel, avances et acompte XXX
date du 13….. Banque XXX
BQ paiement de
10… Caisse XXX
l'avance
Libellé: …………………..

P a g e 22 | 34
date du 31521000 Rémunérations dues aux personnels XXX
paiement du
BQ
salaire 13….. Banque XXX
mensuel Libellé: …………………..
65210100 Salaires et appointements XXX
65210200 Congés payés XXX
65210700 Accessoires de salaires XXX
65251000 Cotisation à la CNaPS XXX
65253000 Cotisation à l'OSTIE XXX
31525000 Personnels, avances et acomptes XXX
chaque fin de
SA 31531000 Cotisations CNaPS XXX
mois
31533000 Cotisations OSTIE XXX
31547000 Impôts salariales XXX
Rémunérations dues aux
31521000 XXX
personnels

Libellé: …………………..

Opération: Versement chèques en banque

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
13… Banque 1 XXX
date du dépôt
BQ 13….. Banque 2 XXX
du chèque
Libellé: …………………..

Opération: Versement espèces en banque

P a g e 23 | 34
N° de Libellé des comptes Montant
Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
13… Banque XXX
date du
BQ 10.. Caisse XXX
versement
Libellé: …………………..

Opération: Dépôt, complément de caisse de fonctionnement, ou retour caisse des agences

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
10… Caisse 1 XXX
date du
CA 10.. Caisse 2 XXX
versement
Libellé: …………………..

Opération: Facturations émises

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
date de la 311… Débiteurs divers (selon client) XXX
facture ou de 7…… Produit XXX
VT
la note de 31504457 TVA Collecté
débit Libellé: …………………..

date de 13… Banque XXX


BQ l'encaissement
311.. Débiteurs divers XXX
du règlement
Libellé: …………………..
P a g e 24 | 34
date de 10… Caisse XXX
CA l'encaissement
311.. Débiteurs divers XXX
du règlement
Libellé: …………………..

Opération: Subvention en monnaie locale

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
13… Banque XXX
date de
VT 7625 Subvention d’exploitation XXX
l'encaissement
Libellé: …………………..

Opération: Subvention en devise

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
13… Banque XXX
63301000 Frais de change XXX
date de 613 … Autres commissions bancaires XXX
VT
l'encaissement 31504456 TVA déductible XXX
76250000 Subvention d’exploitation XXX
Libellé: …………………..

P a g e 25 | 34
Opération: Frais bancaires, commissions, …

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
613… Charge XXX
date de 31504456 TVA déductible XXX
BQ
l'opération 13… Banque XXX
Libellé: …………………..

Opération: Intérêts bancaires créditeurs

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
13… Banque XXX
date de 70310000 Produit XXX
BQ
l'encaissement 31504457 TVA collectée XXX
Libellé: …………………..

P a g e 26 | 34
Opération: Virement à l'étranger (règlement fournisseur: licence LPF…)

N° de Libellé des comptes Montant


Journal de N° de compte Montant
Date compte au au
saisie au débit Libellé de l'écriture au débit
crédit crédit
315 Créditeurs divers XXX
61…. Frais de virement à l'étranger XXX
date du
BQ 31504456 TVA déductible XXX
virement
13… Banque XXX
Libellé: …………………..

P a g e 27 | 34
ECRITURES DE CLOTURE DE L'EXERCICE

Opération: AMORTISSEMENTS DE L'EXERCICE

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
68110000 Dotations aux amortissements x
48212000 Amortissement log info et ass x
48229010 Amortissement mat roulants x
48229006 Amortissement agenc, amen, install x
OD 31/12/N 48229011 Amortissement mat et mob de bureau x
48229012 Amortissement mat informatiques x
48229013 Amortissement mat de formation x

Opération: PROVISIONS POUR CREANCES DOUTEUSES

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
20307010 Crédits commerciaux x
OD 31/12/N 27307010 CDL crédits cciaux x
Déclassement en CDL
6822 Dotations - pertes de valeur opérations avec la clientèle
Pertes de valeur sur avances et prêts
OD 31/12/N 291 Créances commerciales
292 Crédits à l’exportation
293 Crédits de trésorerie
P a g e 28 | 34
294 Crédits d’équipement
295 Crédits à l’habitat
Constatation des provisions / CDL
29307010 Pertes de valeur sur avances et prêts
OD 31/12/N 7822 Reprises de provisions - opérations avec la clientèle
Reprise sur provisions

Opération: PASSAGE EN PERTE

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
6411 Pertes sur prêts et avances - couverts par des provisions x
6412 Pertes sur prêts et avances - non couverts par des provisions x
OD 31/12/N
27307010 CDL crédits cciaux x
Crédits
29307010 Pertes de valeur sur avances et prêts x
OD 31/12/N 7822 Reprises de provisions - opérations avec la clientèle x
Reprise sur provisions

Opération: PROVISIONS POUR LITIGES

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
68390000 Dotation autre provision sur charge x
OD 31/12/N 55900000 Provisions pour charges x
Constitution de provisions
78390000 Reprise autre provision pour charge x
OD 31/12/N 55900000 Provisions pour charges x
Reprise sur provisions
P a g e 29 | 34
Opération: PROVISIONS SUR CONGE

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
31548000 Provision pour congé x
OD 31/12/N 65210200 Congés payés x
Complément de congé selon solde fin d'année

Opération: CHARGES CONSTATEES D'AVANCE

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
3216 Charges payées ou constatées d'avance
OD 31/12/N 6548 Fournitures administratives
Constatation de stock de fin d'exercice
Opération: PRODUITS CONSTATES D'AVANCE

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
76250000 Subvention
32510000 Produit constaté d'avance
OD 31/12/N

selon TER

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Opération: CHARGES A PAYER

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
6073 Charges d’intérêts - comptes d'épargne à régime spécial
OD 31/12/N 218 Charges à payer
Intérêt sur épargne à déposer

Opération: PRODUITS A RECEVOIR

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit

roduits à
recevoir -
établissements
OD 31/12/N 13871 de crédit
Produits d’intérêts - prêts et placements à
7033 terme établissements de crédit
Intérêts sur placement

Opération: CONSTATATION DE SOLDE BAILLEURS

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
76250000 Subvention d’exploitation XXX
chaque fin
OD 3… Reste fonds reçus XXX
d'année
Libellé: …………………..
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Opération: QUOTE-PART DES SUBVENTIONS INCSRITE AU COMPTE DE RESULTAT

N° de Libellé des comptes


Journal de compte au N° de compte Montant au Montant au
saisie Date débit au crédit Libellé de l'écriture débit crédit
50190000 Subvention d'équipement inscrite au compte XXX
chaque fin Quote-part subvention inscrite au compte de
OD 74740000 XXX
d'année résultat
Libellé: …………………..

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Table des matières
INTRODUCTION ................................................................................................................................................................. 2
CHAPITRE I – ORGANISATION COMPTABLE ...................................................................................................................... 2
A. REFERENTIEL ......................................................................................................................................................... 2
B. FONCTIONNEMENT .............................................................................................................................................. 2
1. Le service comptabilité .................................................................................................................................... 2
2. Le logiciel comptable ........................................................................................................................................ 2
3. Liens avec les autres systèmes informatiques de gestion .............................................................................. 2
4. Utilisateurs et accès au logiciel ........................................................................................................................ 2
5. Sauvegarde ....................................................................................................................................................... 3
6. L’exercice comptable........................................................................................................................................ 3
CHAPITRE II. LES CODIFICATIONS COMPTABLES ........................................................................................................ 3
A. Les codes journaux ............................................................................................................................................... 3
B. Les codes bailleurs ................................................................................................................................................ 3
C. Les codes budgétaires et analytiques .................................................................................................................. 3
D. Les codes activités ............................................................................................................................................ 3
E. Les codes agences............................................................................................................................................. 4
F. Rajout de nouveaux codes comptables ........................................................................................................... 4
CHAPITRE III. LE SCHEMA COMPTABLE ....................................................................................................................... 4
A. PLANNING COMPTABLE ....................................................................................................................................... 4
1. Travaux quotidiens ........................................................................................................................................... 4
2. Travaux hebdomadaires................................................................................................................................... 4
3. Travaux bimensuels.......................................................................................................................................... 4
4. Travaux mensuels ............................................................................................................................................. 5
5. Travaux annuels ............................................................................................................................................... 6
6. Centralisation des comptes de tiers ................................................................................................................ 6
B. LES ECRITURES COMPTABLES............................................................................................................................... 6
C. LES PIECES JUSTIFICATIVES PROBANTES ET VALABLES ....................................................................................... 7
1. Les pièces émanant des tiers ........................................................................................................................... 7
2. Les pièces internes ........................................................................................................................................... 9
3. Résumé des signatures de validation des pièces comptables ...................................................................... 12
D. LES SUBVENTIONS .............................................................................................................................................. 12
1. Les subventions d’exploitation ...................................................................................................................... 12
2. Les subventions d’équipement ...................................................................................................................... 12

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3. Les subventions de fonds de crédit ............................................................................................................... 12
E. LES TRAITEMENTS DES PIECES COMPTABLES .................................................................................................... 13
1. Les pièces du bureau de liaison ..................................................................................................................... 13
2. Les pièces en provenance des agences ...................................................................................................... 13
3. Imputation comptable des pièces ................................................................................................................. 13
4. Saisie des pièces comptables ......................................................................................................................... 13
5. Classement des pièces comptables ............................................................................................................... 13
CHAPITRE IV. LES CONTROLES COMPTABLES ............................................................................................................ 15
1. Contrôle des coupons ..................................................................................................................................... 15
2. Contrôle de la cohérence des états globaux, budgétaires et analytiques ................................................... 15
3. Justification des comptes de tiers (fournisseurs, débiteurs et créditeurs divers) ...................................... 15
4. Comptes devant avoir un solde nul ............................................................................................................... 15
5. Contrôle de la cohérence des données comptables et extracomptables .................................................... 16
CHAPITRE V. LA VALIDATION TRIMESTRIELLE DES ECRITURES ...................................................................................... 16
CHAPITRE VI. GUIDE D’IMPUTATION COMPTABLE ......................................................................................................... 16

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