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REPÈRES

Normalisation
en information et documentation
Aperçu des travaux récents

Depuis notre dernier point sur les LES NORMES • Modélisation, production
APPLICABLES AU et accès au document (CN 357)
normes relatives à l’information et SECTEUR DE Cette commission participe à
L’INFORMATION et de la l’étude et au suivi des normes
à la documentation1, le contexte a documentation sont essentiellement internationales relatives :
traitées dans le cadre de la - à la création, la production et la
beaucoup évolué2. Les structures de commission générale AFNOR CG 46, diffusion des documents et au moyen
miroir du Comité technique ISO TC d’accès : description bibliographique,
normalisation ont été remaniées, au 46. D’autres comités et commissions, présentation des documents, analyse
au sein de l’Association française de et indexation (ISO 5963),
niveau international comme au normalisation comme en celui de métadonnées, thésaurus monolingues
l’International Standard Organization, (ISO 2788) et multilingues (ISO
niveau français, et de nouvelles se penchent sur certains aspects de 5964) ;
notre secteur d’activité. - aux codes pour la représentation des
approches ont été adoptées, noms de pays (ISO 3166) et des noms
Les activités de la commission CG 46 de langues (ISO 639-2) ;
consécutives au développement des « Information et documentation » - aux répertoires des éléments de
Consciente des nouveaux enjeux données liés au prêt (ISO 8459-1),
technologies de l’information et de liés à l’exploitation du document aux acquisitions (ISO 8459-2), à la
numérique et aux possibilités recherche documentaire (ISO 8459-
la communication et à celui des d’échange sur les réseaux, la 3), à la circulation (ISO 8459-4), aux
commission CG 463 a restructuré son échanges de catalogues et de
documents numériques. Nous activité et défini de nouvelles priorités métadonnées (ISO 8459-5), en liaison
autour des ressources numériques. avec les protocoles ;
proposons ici un aperçu des travaux Les échanges de données se - à l’édition électronique : pour
généralisent et concernent tous les exemple, la norme ISO 12083:1994 -
récemment engagés ou publiés secteurs d’activité. Il ne s’agit plus Information et documentation -
d’établir des normes particulières au Préparation et balisage de manuscrits
dans le domaine de l’I&D – seul secteur des bibliothèques et de la électroniques ;
documentation, mais de s’intégrer à - aux travaux de modélisation, avec
inauguration d’une nouvelle un processus de normalisation multi-
sectorielle, avec l’adoption de normes 1 Voir : Normalisation documentaire : le défi de
rubrique qui paraîtra désormais ouvertes et génériques. l’électronique, dossier coordonné par Catherine
L’interopérabilité et l’approche par Mattenet. Documentaliste - Sciences de
régulièrement. modèle deviennent les deux mots clés l’information, mars-avril 1999, vol. 36, n° 2,
p. 117-128.
majeurs de la normalisation. 2 Voir le hors texte pages 47 et 48.
Les travaux de normalisation sont 3 Pour trouver la liste exhaustive des normes
assurés par des experts qui opèrent élaborées au sein de chaque commission (CN),
aux niveaux national (AFNOR) et consulter, à partir du site AFNOR
<www.afnor.fr>, le site du comité électronique
international (ISO). Au niveau de « Technologie de l’information et de la
l’AFNOR, les tâches sont réparties en communication », « Documentation (CG46) » et la
six commissions. rubrique « Normes publiées ».

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REPÈRES NORMALISATION EN INFORMATION ET DOCUMENTATION

À propos de normalisation
Il y a des mots qu’il faut parfois des souvenirs plus ou moins Curieusement, la normalisation niées au niveau international
éviter de prononcer pour ne pas pénibles aux anciens étudiants est peu présente dans les travaux comme au niveau français. De
se fâcher avec certains interlocu- documentalistes. ou les publications de l’ADBS, nouvelles approches normatives
teurs. Le mot normalisation fait Et pourtant, les normes peuvent voire dans les formations ; plus induites par les possibilités
partie de ceux-ci. Le côté « règle » faciliter bien des choses dans généralement, la profession est offertes par les technologies de
est parfois ressenti comme liber- notre métier. Cela évite de réin- peu représentée au sein des ins- l’information et de la communica-
ticide, il peut donner une impres- venter des solutions, elles per- tances de production des normes tion et par le développement des
sion de rigidité, voire faire obs- mettent des échanges techniques, et laisse faire « les autres » sans documents numériques ont été
tacle à l’innovation ou, plus elles facilitent la gestion, elles mettre en avant les besoins ou adoptées et vont conduire à la
simplement, à l’adaptation. L’ap- constituent un langage commun exigences spécifiques à notre publication au cours des pro-
prentissage des fameuses entre professionnels et procurent métier. Les structures de normali- chaines années de nouvelles
« normes de catalogage » induit bien d’autres avantages. sation ont été récemment rema- normes techniques.

notamment la norme en cours de standard de documents électroniques ; contenus et gestion des droits -
réalisation ISO 21127 - Modèle de . ISO 23950:1998 - Information et Spécifications fonctionnelles des
référence conceptuel pour l’échange de documentation - Recherche identifiants et descripteurs à l’usage
données relatives au patrimoine d’information (Z3950) - Définition du des industries musicales,
culturel. service de l’application et spécification cinématographiques,
Au niveau national, elle a pour du protocole. vidéographiques, phonographiques et
programme : Au niveau international, ces de l’édition.
- la formation aux techniques de activités sont traitées au sein du sous- Au niveau international, ces
modélisation et l’étude des modèles comité ISO TC46/SC4 activités sont traitées au sein du sous-
existants ; « Interopérabilité technique ». comité ISO TC46/SC9 « Identification
- l’ébauche d’un modèle pour les et description ».
données d’autorité (groupe GE4) ; • Identification et numérotation (CN 6)
- la mise en pratique des modèles de Cette commission est responsable • Évaluation des résultats (CN 8)
documents structurés (DTD et du suivi des normes liées à La commission CN 8 a en charge
schémas XML), avec en priorité l’identification d’objets l’élaboration et le suivi des normes
l’étude et la traduction française de la documentaires : des œuvres aux concernant :
norme EAD (Encoded Archival produits éditoriaux. Ces normes - les statistiques de bibliothèques
Description) pour l’encodage des définissent des identifiants (ISO 2789, ISO 9707, etc.) dont
instruments de recherche en archives univoques, tels que l’ISAN pour les l’objet est de traduire la réalité des
et en bibliothèques (groupe GE3) ; œuvres audiovisuelles, l’ISRC pour bibliothèques en termes de ressources
- la définition de métadonnées dans le les fixations de musique enregistrée, et d’activités ;
cadre du dépôt électronique des l’ISWC pour les œuvres musicales, - l’évaluation des performances à
thèses (groupe GE5). l’ISRN pour les documents de type l’aide d’indicateurs significatifs pour
Au niveau international, elle rapport, l’ISSN pour les publications les différents acteurs, afin d’améliorer
participe aux activités des sous- en série. la qualité des services rendus aux
comités ISO TC46/SC4 Les projets en cours : usagers (ISO 11620, ISO 20983, etc.).
« Interopérabilité technique » - la révision de la norme ISO Cette commission est le miroir
(www.niso.org/international/SC4/ 2108:1992 - Système international français du sous-comité ISO
index.html) et ISO TC46/SC9 pour la numérotation des livres (ISBN), TC46/SC8 « Qualité, statistiques et
« Identification et description » dans le contexte de la publication évaluation de la performance ».
(www.nlc-bnc.ca/iso/tc46sc9/). électronique ;
- le projet ISO 20925 dont l’objectif • Conservation (CN 10)
• Réseaux et interconnexions (CN 4) est de développer en complément de Les activités de la commission CN
Cette commission a en charge l’ISAN un identifiant V-ISAN des 10 concernent la normalisation des
l’étude et le suivi des normes liées : versions d’œuvres audiovisuelles ; techniques de conservation (papier
- aux jeux de caractères codés ; - l’étude de la norme DIS ISO 21047 : permanent, encre permanente, carton
- aux différents protocoles : ISTC pour l’identification de permanent, stockage du document,
. ISO 10160, ISO 10161-1, ISO contenus textuels indépendamment conservation pendant les expositions,
10161-2 - Information et de leurs manifestations et des formes etc.) et des pratiques de conservation
documentation - Interconnexion de matérielles de leur publication ; des documents qui constituent les
systèmes ouverts (OSI) ; - l’élaboration du rapport technique fonds des bibliothèques et des centres
. ISO 17933:2000 - GEDI-Échange ISO TR 21449 - Mise à disposition de de documentation.

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Mais les normes ne sont pas uni- C’est pour mieux faire connaître normes mises à leur disposition
quement des règles techniques cet ensemble de « documents de (malheureusement pas gratuite-
de production ou de traitement référence » que le Bureau de ment !) par les instances de nor-
individuel des documents, elles l’ADBS, sur proposition de la com-
deviennent de plus en plus des mission Techniques et méthodes, malisation, voire qu’elle suscite
guides méthodologiques d’orga- a souhaité qu’une rubrique régu- des vocations pour représenter la
nisation ; la norme internationale lière consacrée aux travaux de profession au sein de ces ins-
sur le records management est normalisation figure dans les tances.
typique de ce processus. Des publications de l’association et Éric Sutter
normes concernent aussi les rela- sur son site web. Nous souhai-
tions avec les prestataires de ser- tons qu’elle soit lue et qu’elle inci-
vice (services de veille par te les membres de l’association à
exemple). appliquer de façon éclairée les

Parmi les travaux en cours : - l’étude de l’articulation entre le références de normes publiées :
- les prescriptions de conservation records management et les autres - ISO 704:2000 - Travail
des documents graphiques et systèmes ou technologies terminologique - Principes et méthodes ;
photographiques dans le cadre d’une d’information telles que le knowledge - ISO 1087-1:2000 - Travaux
exposition (norme NF Z40- management (projet ISO/NP 22997), terminologiques - Vocabulaire -
010:2002) ; le workflow, etc. ; Partie 1 : théorie et application ;
- les méthodes d’évaluation de l’état - l’élaboration d’un guide pratique de - ISO 12199:2000 - Mise en ordre
physique des fonds d’archives et de mise en œuvre d’un système de alphabétique des données
bibliothèques. records management. lexicographiques et terminologiques
Au niveau national, deux groupes multilingues représentées dans
• Records management (CN 11) de travail ont été constitués et l’alphabet latin ;
La commission CN 11 a pour participent activement aux travaux - ISO 15188:2001 - Lignes directrices
objectif de fournir aux entreprises et sur les métadonnées et sur les pour la gestion de projets de
aux administrations publiques un modalités d’accès. normalisation terminologique.
cadre normalisé pour répondre aux
exigences organisationnelles et Les activités d’autres commissions • Applications en imagerie
technologiques de la société de de normalisation documentaire (commission CG 171)
l’information et maîtriser le cycle de Les travaux d’autres commissions Le domaine des travaux traités par
vie des documents produits par ces de normalisation se rapportent le comité ISO TC 171, relayé au
entreprises ou ces administrations. directement ou non à l’information et niveau français par la commission
Les deux premières normes à la documentation. Nous miroir CG 171, est celui de la
élaborées ont été publiées en 2001 : reviendrons ultérieurement de façon normalisation des techniques
- ISO 15489-1 - « Records plus approfondie sur les activités de applicables à la gestion des
management » - Partie 1 : principes certaines de ces commissions dont documents et des images sur
directeurs ; nous proposons aujourd’hui un microformes et autres supports
- ISO TR 15489-2 - « Records aperçu. optiques. Cette commission a publié
management » - Partie 2 : guide diverses normes techniques mais
pratique. • Terminologie et autres ressources aussi une norme méthodologique
Au niveau international, cette linguistiques (commission TC 37) fondamentale : NF Z42-013:1999 -
commission est le miroir du sous- Les travaux relatifs à la Archivage électronique. Spécifications
comité ISO TC46/SC11 « Records terminologie et aux ressources relatives à la conception et à
management » qui a en chantier de linguistiques sont traités au niveau l’exploitation de systèmes informatiques
nombreux travaux, répartis selon international par le comité ISO TC 37 en vue d’assurer la conservation et
quatre axes : et ses quatre sous-comités relayés au l’intégrité des documents stockés dans
- l’étude des métadonnées, pour niveau national par les commissions ces systèmes.
établir la liste des métadonnées « Terminologie - Principes et
indispensables à la gestion des coordination », « Génie linguistique - • Documentation et symboles
documents ; Terminotique » et « Ressources graphiques (comité CE 3 de la
- l’étude des modalités d’accès, pour normalisées en ingénierie de la Commission électrotechnique
l’approfondissement du chapitre de la langue » (commission créée en 2002). internationale - SC 3B)
norme sur l’accès aux documents ; Voici à titre d’exemple quelques Cette sous-commission a publié

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une norme fondamentale pour la prestations de mise en place d’un dans un système de management de la
production et la gestion des système de veille ; qualité - Management des compétences ;
documents internes, quelle que soit - Z40-350:2001 - Archivage - - FD X50-757:1999 - Management de
leur thématique : NF EN 82045- Prestations en archivage et gestion la qualité - Lignes directrices pour la
1:2002 - Gestion de documents - Partie externalisée de documents sur support formation.
1 : principes et méthodes. papier ; Odile Artur
- BP Z67-001:2002 - Qualité des artur@univ-mlv.fr
• Autres secteurs d’activités en matière services Internet - Accès à l’Internet et Janvier 2003
de gestion de l’information services associés - Spécifications des
Il existe encore d’autres normes critères de qualité du service réalisé, des
produites par d’autres commissions niveaux de performance et de leur
de normalisation et sur lesquelles déclaration.
nous reviendrons plus en détail. Voici
la liste des documents importants. Évaluation du dispositif d’information
et de documentation :
Gestion de l’information et de la - FD X50-126:1986 - Gestion de la
documentation : qualité - Guide d’évaluation des coûts
- FD X50-185 (à paraître) - La gestion résultant de la non-qualité ;
de l’information ; - FD X50-172:1999 - Management de
- XP X50-053:1998 - Prestations de la qualité - Enquête de satisfaction des
veille - Prestations de veille et clients.
prestations de mise en place d’un
système de veille ; Management et organisation. De
- Z74-500:2002 - Sécurité des nombreuses normes ou documents
informations stratégiques - Qualité de normatifs concernent le management
la confiance - Comment préserver la des organisations à un titre ou un
confidentialité des informations ; autre. Elles sont applicables
- HB 275:2001 - La gestion des évidemment aux entreprises
connaissances. Un projet cadre pour d’information mais aussi aux
réussir dans l’ère des connaissances structures d’information-
(norme australienne traduite en documentation internes en tant que
français dans le recueil Knowledge micro-entreprises au sein de plus
management de l’Afnor, 2002) ; grandes. Ces normes sont, pour la
- FD X50-190:2000 - Outils de plupart, établies par la commission
management - Capitalisation miroir de l’ISO TC 176
d’expériences « Management et assurance de la
qualité ». Parmi celles-ci, citons les
Expression des besoins en information normes génériques :
ou documentation : - Management de la qualité : ISO 9000
- FD X50 -179:2000 - Management de et suivantes dont :
la qualité - Guide pour l’identification . ISO 9004:2000 - Systèmes de
des exigences des clients ; management de la qualité - Lignes
- NF X50-151:1991 - Analyse de la directrices pour l’amélioration des
valeur, analyse fonctionnelle - performances,
Expression fonctionnelle du besoin et . FD X50-180:1999 - Management de
cahier des charges fonctionnel. la qualité - Défauts de contribution -
Défauts liés à la non-qualité du travail
Relations contractuelles avec les dans la création et l’utilisation de la
fournisseurs et les prestataires : valeur ajoutée ;
- Z67-131:1988 - Traitement de - NF X50-150-1:1996 (et suivantes à
l’information - Guide des relations venir) - Vocabulaire du management de
clients-fournisseurs pour l’acquisition la valeur, de l’analyse de la valeur et de
d’un logiciel de qualité ; l’analyse fonctionnelle - Partie 1 :
- FD X50-054:1999 - Activités de analyse de la valeur et analyse
conseil en management - ... - Travaux fonctionnelle ;
préparatoires à une intervention de - FD X50-115:2001 (et suivantes à
conseil ; venir) - Management de projet ;
- XP X50-053:1998 - Prestations de - FD X50-183:2002 - Outils de
veille - Prestations de veille et management - Ressources humaines

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