Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
GMAO OptiMaint - Administration PDF
GMAO OptiMaint - Administration PDF
Support de Cours
Administration d’OptiMaint
Tables des matières
2 - Administration d’OptiMaint
SOMMAIRE
Objectif :
Le module « Administration » a pour objectif de vous rendre autonome dans la mise
en place et dans l’exploitation technique de la solution OptiMaint. Ce module se
découpe naturellement en trois parties :
1 – Gestion du poste de travail : mettre à disposition l’application.
2 – Gestion de l’utilisateur : administrer les accès à l’application.
3 – Gestion de la communication : gérer les échanges entre les acteurs de la GMAO
Public concerné :
Chefs de projet ou Administrateurs G.M.A.O.
Responsable application
Responsable exploitation informatique
Pré requis :
Module 1 – Environnement Général d’OptiMaint
Module 3 – Données de Base
SOMMAIRE
Installer OptiMaint
Contrôler la base de données
Mettre en place et utiliser le Moniteur
Objectif :
Le but de cette première partie est de décrire les étapes et outils d’administration
propres à la préparation du poste de travail.
Définitions :
- OptiMaint s’appuie sur une architecture de type Client Serveur : L’application
repose sur un exécutable principal, OptiMaint.exe, dialoguant avec une
base de données dont l’accès est géré via une liaison de type ODBC (Open
Data Base Connectivity de Microsoft™).
Multiposte Bureau
à distance
ODBC
ODBC
BdD
BdD
ODBC
Monoposte ODBC
Définitions :
Pour utiliser OptiMaint il existe trois modes principaux d’installation :
- Monoposte : l’installation reposant sur la mise en place de l’application et de
la base de données sur un poste utilisateur unique.
- Réseau : mono ou multiposte, utilisation en mode client serveur avec un ou
plusieurs clients OptiMaint connectés à une base distante.
- Terminal Server™ : utilisation en mode client serveur avec le « bureau à
distance » de Microsoft™ (client léger). Dans ce cas OptiMaint est utilisé dans
des sessions Windows™ simultanées sur un serveur distant hébergeant
l’application. La base de données peut avoir été installée sur la même
machine ou sur une machine séparée (PC, Serveur de données, toute unité
de stockage située sur le réseau…)
Base
de
Données
Définitions :
Les utilitaires de contrôle de la base de données d’OptiMaint n’ont pas vocation à se
substituer aux outils de gestion de base de données standard du marché. Ces
utilitaires sont plus des accessoires participants à la mise en œuvre du logiciel.
- Isql.exe : Exécuter une série d’instruction de mise à jour SQL sur la base
d’OptiMaint.
- Init Registre.exe : Initialiser l’entrée du registre Windows™ de l’application
OptiMaint.
- TestBdD.exe : Outil de diagnostic, permettant notamment de tester la
connexion à la base de données.
Description :
Utilitaire Isql.exe
Objet de l’utilitaire
Exécuter une Instruction SQL pour la mise à jour d’une base de données.
Contextes d’utilisation
Bien sûr il faut souligner ici, que « Isql » ne se substitue pas au produit standard du
marché et se limite aux instructions de mise à jour des données. Les instructions de
type Select ne sont pas intégrées.
Mode opératoire
Objet de l’utilitaire
Cet utilitaire initialise l’entrée du registre Windows™ contenant les paramètres
standard de configuration d’accès à la base de données pour l’application OptiMaint.
Important : Cet utilitaire n’a aucun impact sur les configurations spécifiques
d’OptiMaint, ni sur la configuration utilisée par « Isql.exe ». Init Registre.exe ne fait
que supprimer les paramètres de l’ID Configuration « OptiMaint » (configuration
standard)
Mode opératoire
1) Par exemple l’ID configuration est utilisable par le Moniteur pour la détection
de la base de données cible des traitements lancés. Pour en savoir plus se
reporter au chapitre concernant l’utilisation du Moniteur.
2) Par ailleurs le premier lancement de l’utilitaire Isql.exe, décrit plus haut,
conduit à une configuration spécifique enregistrée dans un ID Configuration
« ISQL ».
3) Enfin, il est possible de spécifier l’ID Configuration en tant que paramètre de
la chaine de commande des raccourcis vers l’application OptiMaint : la chaine
OptiMaint.exe [{id configuration}] conduit à une nouvelle configuration. Il
devient alors possible de mettre à la disposition de l’utilisateur plusieurs bases
de données utilisant la même application.
Utilitaire TestBdD.exe
Objet de l’utilitaire
Cet utilitaire permet de lancer un test technique de connexion à OptiMaint en prenant
Contexte d’utilisation
En fin d’installation standard d’OptiMaint, ce test permet d’exécuter une validation
technique de l’accès à la base de données ainsi que l’insertion, la modification et la
suppression d’un enregistrement test dans la base de données pour valider un
premier niveau de fonctionnement logiciel.
Mode opératoire
Tentative de modification
Modification OK
Tentative de suppression
Suppression OK
Tests terminés
Si tel est le cas, la connexion est correcte, sinon, il est conseillé de relancer
« init registre.exe » puis de reconfigurer l’accès à la base de données avant
d’exécuter un nouveau test.
Information complémentaire
L’option « Registre OptiMaint : Paramètres de connexion » permet de lancer une
analyse approfondie de la base de registre et d’éditer un compte rendu de
configuration du poste utilisateur.
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Lorsqu’un utilisateur ne parvient pas à se connecter à la base de
données il vaut mieux faire un test par TestBdD puis en cas d’anomalie
utiliser Isql pour reconfigurer la connexion
Accès à la fonction :
« Optimaint_Moniteur.exe » : programme exécutable situé dans le répertoire
d’installation du logiciel (par défaut C:/Program Files/Apisoft/OptiMaint).
Ou
Par le menu d’OptiMaint : Préventif | Préventifs | Moniteur transactionnel
Remarque : les accès particuliers aux différents traitements du Moniteur sont
décrits dans le détail de la présentation qui suit.
Définitions :
Le Moniteur a pour vocation d’exécuter des traitements d’OptiMaint de manière
asynchrone. En fonction du volume de données à traiter et donc des ressources
machines à allouer, le lancement de ces traitements doit être planifié et déclenché
automatiquement en dehors des plages horaires de travail.
Description :
Installation du Moniteur sur les postes clients
Pour en savoir plus, se reporter aux procédures livrées dans le répertoire « Info
Installation » du CD OptiMaint.
Le plus souvent le Moniteur d’OptiMaint est mis en place sur une machine séparée
pilotée à distance par l’équipe d’administration du logiciel.
Dans le cas du mode interactif, chaque traitement est accessible par le menu du
Moniteur. Il est en outre possible de fixer des préférences de déclenchement de
certains traitements.
Accéder pour cela au menu Options | Préférences.
- Une première série de paramètres vous permet de fixer la fréquence de
déclenchement et le comportement de certains traitements.
- Une seconde série vous permet de commander la création de fichiers
journaux (historique de la transaction)
Dans le cas d’une utilisation en mode batch, chaque traitement est déclenché et
paramétré par une commande spécifique dont la syntaxe générale est :
Pour en savoir plus la description détaillée qui suit donne les différents cas d’emploi
de cette chaine de commande.
- Le paramètre {ID configuration} fait référence à l’entrée du registre à utiliser
pour la connexion du Moniteur à OptiMaint. Ce paramètre étant optionnel, la
valeur par défaut est « optimaint ».
Pour en savoir plus sur le registre se reporter au chapitre précédent «
Contrôler la base de données ».
- Le paramètre {valeur} correspond au type de traitement à lancer
Traitement {valeur}
B.T. préventifs 1
Moniteur Transactionnel 2
Moniteur d’Impression 3
Calcul des charges 4
Calcul des besoins 5
Calcul du bilan 6
Epuration des données Non Applicable
Les conditions d’emploi de ces paramètres sont détaillées par traitement dans ce qui
suit :
Objet du traitement
Création automatique des Bons de Travaux et Campagnes selon les règles du menu
préventif.
Lancement
- Déclenchement manuel : accès direct à l’ouverture du moniteur ou bien par le
tableau de bord : « Génération B.T. préventifs »).
Objet du traitement
Gestion de données en masse à partir de tables intermédiaires (tables « TR »
d’OptiMaint) : Création / Modification / Suppression d’enregistrement.
Pour en savoir plus sur la structure des tables « TR », se reporter à l’aide du Moniteur
Transactionnel (touche F1) à partir de la fenêtre concernée.
Ce qui suit ne décrit que les étapes 3 et 4. En ce qui concerne les étapes 1 et 2,
APISOFT accompagne ses clients dans le choix d’une solution adaptée à leur existant
et à leur besoins.
Lancement du Moniteur
- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur
Transactionnel
Objet du traitement
Lancement d’éditions déportées des Demandes d’Intervention et/ou Bons de Travaux
dans le cas où l’utilisateur ne dispose pas de l’accès aux imprimantes des
Destinataires.
Lancement
- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Moniteur
d’Impression.
Fonctionnement
Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les tables correspondant aux DI et /
ou BT et procède au lancement de l’édition des documents à l’adresse de leur
Destinataire (Imprimante et/ ou courrier électronique).
Remarque : Les documents sélectionnés correspondent aux DI et BT ne possédant
pas de date d’impression au moment du traitement. Cette date d’impression est mise
à jour par le traitement d’impression dans la mesure où celui-ci a correctement
détecté l’imprimante cible ou le server smtp cible
Objet du traitement
Calcul et mise à disposition du planning de charges en main d’œuvre sur un horizon
donné.
Lancement
- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des
charges.
Remarque : ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement
d’OptiMaint et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le
poste de l’utilisateur.
Fonctionnement
Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les fiches de maintenances
préventives, les modèles de campagnes planifiés, les campagnes ainsi que les bons
de travaux non clôturés.
- Pour les données du préventif et des modèles de campagnes planifiés, le
traitement crée un enregistrement par occurrence calculée dans l’horizon
sélectionné. Les occurrences sont positionnées en regard de la date de la
prochaine intervention et de la fréquence des interventions prévues.
- Pour les données non planifiées, c'est-à-dire non générées par le moniteur, le
traitement créée un enregistrement par Bon de Travail.
Le résultat est exploitable dans les fonctions suivantes :
- Planning des charges
- Edition Plan de charges hebdomadaire
- Synthèse des charges et ressources
Pour en savoir plus, se reporter au module « Gestion des Interventions »
Objet du traitement
Recensement des besoins articles liés aux actions préventives et curatives planifiées
dans un horizon donné.
Lancement
- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul des
besoins.
Remarque : ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement
d’OptiMaint et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le
poste de l’utilisateur.
Dans la fenêtre « Calcul des Besoin »
- Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement)
- Préciser une date d’horizon de calcul : cette date servira de butoir à la prise
en compte des besoins articles.
- Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique
concernée : permet de ne sélectionner qu’une partie des équipements
- Préciser éventuellement le code d’un magasin de stock.
- Puis valider
- Déclenchement automatique : mode interactif par le moniteur selon les préférences
paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de commande
« Optimaint_Moniteur.exe,5,{société},{délai} » où délai est fixé en nombre de mois.
Fonctionnement
Pour la société sélectionnée le traitement parcourt les fiches de maintenances
préventives, les modèles de campagnes planifiés, les campagnes ainsi que les bons
de travaux non clôturés.
- Pour les données du préventif et des modèles de campagnes planifiés, le
traitement crée un enregistrement par article prévu (quantité) sur les gammes
concernées par occurrence calculée dans l’horizon sélectionné. Les
occurrences sont positionnées en regard de la date de la prochaine
intervention et de la fréquence des interventions prévues.
Pour les données non planifiées, c'est-à-dire non générées par le moniteur, le
traitement crée un enregistrement par article prévu (quantité) par Bon de Travail
concerné.
Objet du traitement
Consolidation des coûts (Main d’œuvre, Consommation Stocks, Factures) et calcul
d’indicateurs (Nombre de panne, MTBF, MTTR, niveau de disponibilité…)
Lancement
- Déclenchement manuel : accès par le moniteur : Menu Traitements | Calcul du bilan.
Remarque : ce traitement opérationnel est aussi accessible dans le menu Traitement
d’OptiMaint et ne nécessite pas dans ce cas l’installation spécifique du moniteur sur le
poste de l’utilisateur.
Dans la fenêtre « Calcul du Bilan »
- Sélectionner la société concernée (par le moniteur uniquement)
- Préciser un intervalle de date pour encadrer le calcul : la date de fin de cet
intervalle sera éventuellement utilisée pour marquer la « clôture » de la
période considérée.
- Préciser éventuellement la branche de la nomenclature analytique
concernée : permet de n’intégrer qu’une partie des équipements (organes) de
l’organisation.
- Préciser éventuellement un mode de clôture. D’une façon générale la clôture,
globale ou partielle, permet d’interdire de saisir des événements modifiant le
bilan dans la période antérieure à la date de clôture. Pratiquement cette date
est mise à jour dans les paramètres de la Société courante et peut être
ajustée manuellement.
- Préciser une ou plusieurs options de calcul pour sélectionner les types de
coûts, et les indicateurs de pannes et indisponibilité.
Pour en savoir plus se reporter aux modules « Bilan de la Maintenance » et
« Personnalisation d’OptiMaint »
- Puis valider pour lancer le calcul.
- Déclenchement automatique : en mode interactif par le moniteur selon les
préférences paramétrées dans le moniteur, ou bien en mode batch par la ligne de
commande « Optimaint_Moniteur.exe,6,{société},{délai},{option} »
Fonctionnement
Pour la branche de nomenclature et la période sélectionnée, le traitement parcourt les
tables d’OptiMaint pour consolider les informations relatives aux saisies d’activités,
mouvements de sortie d’articles stockés, saisie de facture (articles non stockés, et
non référencés), ainsi que les données liées aux pannes et données d’indisponibilité
calculée. Les données sont stockées dans une table dédiée aux éditions de type
« Bilan ».
Pour en savoir plus se reporter aux modules « Bilan de la Maintenance »
Objet du traitement
Suppression de données obsolètes (durée de rétention paramétrable par type de
données)
Procédure fortement conseillée
Autre accès par le menu Fichier | Sécurité | Application | Onglet divers : les durées de
rétention sont fixées en jours pour les éléments suivants.
- Administration
Sessions utilisateurs
Messages
Journalisation
Pour obtenir un journal de l’épuration, accéder aux préférences du Moniteur et cocher
le paramètre « Journal pour le traitement de l’épuration »
Accès Menu Options | Préférences, dans le Moniteur.
Le fichier journal sera créé à l’issue du traitement dans le répertoire d’installation du
Moniteur.
Lancement
Déclenchement manuel uniquement : accès par le moniteur : Menu Traitements |
Epuration des données.
Dans la fenêtre « Epuration des données »
- Sélectionner la société concernée
- Puis valider pour lancer le calcul.
Fonctionnement
Pour la société sélectionnée le traitement procède à la suppression physique des
enregistrements selon une durée de rétention fixée (en mois ) par type de données
dans la personnalisation de la société.
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Le moniteur transactionnel permet de préparer l’affichage du planning
des charges.
Le calcul du bilan impose dans tous les cas une clôture complète de la
période sélectionnée.
La clôture provoquée par le calcul du bilan est irréversible
L’épuration des données permet de supprimer les erreurs de saisie
Le calcul des besoins facilite grandement la planification des ressources
en main d’œuvre.
SOMMAIRE
Objectif :
Le but de cette deuxième partie est de décrire les étapes de configuration des accès à
l’application OptiMaint.
Définitions :
- Les accès à OptiMaint sont régis par l’attribution de droits par un
administrateur à des utilisateurs.
- Ces droits sont regroupés dans la notion de profil : généralement les profils
correspondent à des fonctions d’entreprise, par exemple : responsable de
maintenance, technicien de maintenance, magasinier, acheteur…
- Pour se connecter à OptiMaint chaque acteur de la GMAO dispose d’un code
utilisateur et d’un mot de passe permettant l’authentification : ce code
utilisateur est rattaché à un profil qui lui confère naturellement des droits en
rapport directe avec sa fonction d’entreprise.
- Les droits applicables à partir du profil sont de deux types :
1. Droits d’accès à une liste de société : gérer les profils par société
2. Droits d’accès à une liste de fonctionnalités d’OptiMaint : notion de
confidentialité.
- Au niveau de chaque code utilisateur les droits peuvent être affinés :
1. Confidentialité par Centre de Frais, Famille d’Equipement, Magasin
2. Accès aux modules : OptiMaint et/ou OptiCom
Créer un Confidentialité
nouveau (Menu)
B.T.
PROFILS
ACH …
TM RM MAG
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Profil
Définitions :
Un profil est un code regroupant des droits applicables à des utilisateurs.
Remarque : les profils sont créés en dehors de toute société.
Il existe trois types de profil :
- Profil de type administrateur : un tel profil étend les droits de l’utilisateur à
l’ensemble des données et fonctionnalités d’OptiMaint. Ce profil permet
notamment de disposer de l’ensemble du menu « Sécurité » et donc de gérer
tous les profils et utilisateurs.
- Profil de type utilisateur avec pouvoirs : un utilisateur avec pouvoir est
« administrateur » dans un périmètre réduit. Si l’accès au menu sécurité lui
est délivré, un utilisateur avec pouvoir ne pourra cependant que créer et gérer
des utilisateurs et profils (courants) : à ces utilisateurs il peut délivrer des
droits égaux ou inférieurs aux siens.
- Profil de type utilisateurs (courants) : Ce type de profil confère des droits
fonctionnels limités par un administrateur ou un utilisateur avec pouvoirs. Un
tel utilisateur n’a aucun accès au menu sécurité.
Description :
La fenêtre « Profil » permet de :
- Créer, modifier, supprimer un enregistrement dans la liste des code Profil,
effectuer une recherche simple.
- Affecter et gérer un tableau de bord (opérationnel)
Remarque : les valeurs de seuils liés à des dates sont à formuler en « jours ».
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Un utilisateur avec pouvoirs ne peut pas donner tous ses droits à un
autre utilisateur
PROFILS
ACH …
TM RM MAG
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Profil | Profil / Société
Définitions :
Cette fenêtre permet d’associer à un profil donné la liste des « Sociétés » accessibles
par les utilisateurs liés.
Description :
Dans la fenêtre « Définition des sociétés autorisées par profil », sélectionner un profil
par la liste déroulante.
A la validation du profil, OptiMaint présente la liste des Sociétés
Pour donner accès à une société il suffit de double cliquer dans le champ
« Accessible ? » correspondant à la société cible. Le double click fait apparaître
alternativement « oui / non ».
Puis Valider
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Pour les utilisateurs standard on ne peut autoriser l’accès qu’à une
société.
PROFILS
ACH …
TM RM MAG
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Profil | Confidentialité
Définitions :
Gérer la confidentialité c’est associer à un profil donné une liste de fonctionnalités
logicielles.
Rappel : la confidentialité n’est pas gérable pour les profils de type
« Administrateur »
Description :
Pour chaque fonctionnalité un niveau de droit est appliqué :
- Accès interdit : la fonctionnalité est occulté dans le menu utilisateur.
- Accès autorisé en lecture uniquement : la fonctionnalité est accessible mais
les actions de modification , et de suppression sont inopérantes pour
tous les enregistrements accessibles. La fonction recherche reste disponible
le cas échéant.
- Accès en lecture / écriture : la fonction est accessible normalement et pour un
usage non restreint.
Astuce : Le mode opératoire le plus pratique consiste dans ce cas à attribuer le niveau
de droit le plus courant sur l’ensemble du menu ou par sous-menu, puis de procéder
par exception pour affiner tel ou tel sous-menu.
Description :
Petit Quizz :
Vrai/Faux
La confidentialité par profil permet de définir qui créera les utilisateurs
Un profil avec pouvoir ne fait pas l’objet de confidentialité particulière, à la
différence d’un profil administrateur.
UTILISATEURS
PROFILS
ACH …
TM RM MAG
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Utilisateur
Définitions :
Un utilisateur est toute personne amenée à utiliser tout ou partie du logiciel.
Le « code utilisateur » est un code d’accès permettant de se connecter à OptiMaint
avec une liste de droits et valeurs par défaut déterminés par un administrateur.
Remarque importante : il faut bien distinguer la notion d’utilisateur de la notion
d’intervenant :
Description :
La fenêtre « Utilisateur » permet de créer, modifier, supprimer, rechercher des codes
« utilisateur »
Pour les données suivantes les valeurs sont renseignées par défaut selon certains
contextes (fenêtres d’OptiMaint) :
- Intervenant : fenêtres D.I., B.T., D.A., Signature D.A., Commande, B.R.,
Facture, Mise à jour des compteurs, Incident, Saisie d'activités multiples.
- Magasin principal : fenêtres Entrée exceptionnelle, Sortie unitaire, Sorties
multiples, Ligne de bon de réception et Ligne de Commande.
- Secteur : fenêtres D.A. et Commande
- Division : fenêtres D.A. et Commande.
- C.F. : fenêtres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples.
- Rubrique : fenêtres D.A., Commande, Sortie unitaire et Sorties multiples.
- Imputation : fenêtres D.A. et Commande.
- Fournisseur : fenêtres D.A. et Commande.
- Destinataire D.I. / B.T. : fenêtres D.I., B.T.
- Acheteur : fenêtres D.A. et Commande.
Principe de fonctionnement :
- La confidentialité n’est applicable qu’à des utilisateurs non administrateur.
- Lorsque cette confidentialité est gérée par un administrateur, le périmètre de
gestion n’est pas limité.
- Lorsque cette confidentialité est gérée par un utilisateur avec pouvoir, le
périmètre de gestion est restreint à ses propres droits. Pour en savoir plus, se
reporter au chapitre « Gérer les profils »
- Le principe est le même pour les trois onglets :
1. Cocher la case « Confidentialité » pour accéder au paramétrage des
lignes de confidentialité : les trois colonnes « Lecture/Ecriture »,
« Lecture Seule » et « Invisible » apparaissent alors modifiables.
Petit Quizz :
Vrai/Faux
La confidentialité par CF est bloquante pour la gestion multi-site
La confidentialité par magasin ne peut en aucun cas bloquer les
transferts de stock entre les magasins
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Application
Définitions :
Ce menu permet d’administrer au plus haut niveau les conditions de connexion des
utilisateurs.
Description :
Onglet Général
Onglet Divers
Petit Quizz :
Vrai/Faux
OptiMaint déconnecte systématiquement tous les utilisateurs toutes les
dix minutes.
Si un utilisateur change son mot de passe, il ne peut réutiliser le
précédent utilisé qu’au bout de dix jours calendaires
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Sécurité | Sessions
Remarque : cette entrée de menu appelle un exécutable indépendant de l’application
« Session.exe » situé dans le répertoire d’installation d’OptiMaint.
Définitions :
La fonction « Sessions » est un utilitaire de pilotage des sessions utilisateurs et de
visualisation de leur historique.
Lorsqu’un utilisateur se connecte dans OptiMaint, OptiCom ou le module PDA une
session est créée dans la base de données. Cette session est suivie par un statut.
Description :
La fenêtre « OptiMaint : Pilotage des sessions » est d’abord une fenêtre de recherche.
- A l’ouverture de la fenêtre, les critères de sélection sont positionnés pour
accéder à l’état actuel des connexions. Il suffit donc de valider pour obtenir
l’état de sessions actives concernant l’ensemble des modules (OptiMaint :
OptiCom / Module PDA)
Par cette fenêtre l’administrateur peut « interrompre une ou plusieurs
« session(s) active(s) », pour cela :
1. Cocher le champ choix correspondant aux lignes des sessions
concernées.
2. Puis arrêter la ou les sessions par le bouton . OptiMaint oblige
l’administrateur à accompagner d’un message court cette interruption
3. Pour envoyer un message à toutes les sessions sans les interrompre
cliquer sur , taper un message puis valider
- Les sessions peuvent cependant avoir un statut différent et il est possible de
sélectionner les sessions selon ce statut (ou tous les statuts à la fois)
1. Statut « Actives » : concerne les sessions en cours, utilisé par les
personnes connectées actuellement (le nombre de sessions actives
est limité par la quantité d’accès simultanés décernée par la licence
d’utilisation du logiciel).
2. Statut « Interrompues » : concerne les sessions pour lesquelles on a
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Il est impossible de connaître l’heure de déconnexion normale d’un
utilisateur
SOMMAIRE
Objectif :
Le but de cette troisième partie est de décrire les outils de communication par
messages disponible dans OptiMaint.
Définitions :
Rappel préalable : dans OptiMaint on distingue les notions d’utilisateur et
d’intervenant :
- Un utilisateur se connecte dans OptiMaint avec des droits incluant
éventuellement l’utilisation des outils de communication.
- Un intervenant est un code attribué à un acteur impliqué dans la chaîne de
maintenance : à ce code peuvent être associés des paramètres d’envoi de
courrier électronique.
La fonction « messagerie » est un outil de communication parallèle au processus de
gestion d’OptiMaint, permettant à des utilisateurs de communiquer entre eux.
(Procédure manuelle)
La fonction « messages automatisés » est un outil de communication intégré aux
processus de gestion d’OptiMaint, permettant à des utilisateurs de communiquer avec
des intervenants.
Groupe A
Utilisateur 1
Utilisateur 2
Utilisateur 3
Utilisateur 4
Groupe B
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Messagerie
Attention !
La messagerie d’OptiMaint reste un outil simple, dont la vocation n’est pas de se
substituer aux outils de messagerie spécialisés présents dans l’entreprise.
Description :
Gestion des groupes utilisateurs
Accès : Menu Fichier | Sécurité | Groupe Utilisateurs
Dans la fenêtre « Groupe Utilisateurs »
Dans l’onglet « Général » :
- Saisir le Code de « Groupe Utilisateurs » et sa « Désignation » (notion de liste
de diffusion)
- La coche « Groupe valide » permet de d’ajouter ou de retirer un groupe dans
la liste déroulante qui sera utilisée par la suite.
Dans l’onglet « Utilisateurs » :
- Cocher les utilisateurs à joindre au groupe concerné
- Les boutons permettent de cocher ou décocher l’ensembles des
La réception des messages via l’alerte est conditionnée par les préférences de
messagerie de l’utilisateur connecté. Pour paramétrer ces préférences :
- Accéder à vos préférences par le Menu Fichier | Préférences.
- Dans l’onglet messagerie fixer les paramètres suivants :
1. « Fréquence de recherche des nouveaux messages »(en minutes) :
selon cette fréquence de recherche, OptiMaint rafraichit la liste des
messages non lus de l’utilisateur connecté.
2. Cocher l’option « M’avertir lors de l’arrivée d’un nouveau message »
permettra de d’afficher automatiquement la fenêtre « Alerte :
Message(s) non lu(s) » contenant les messages non-lu de l’utilisateur.
Cette option est ajustable par le filtre « Importance » qui permet de ne
sélectionner que les messages correspondant aux niveaux
d’importance demandés par l’utilisateur.
3. Cocher l’option « Effectuer une recherche de nouveaux messages à
la connexion » permettra de faire en sorte qu’OptiMaint rafraichisse la
liste des messages non lu de l’utilisateur dès l’ouverture de session.
4. Cocher le paramètre « Recevoir les nouveaux messages par e-mail
lorsque je ne suis pas connecté à OptiMaint », permettra de faire
suivre le contenu du message vers la messagerie standard de votre
organisation. A condition d’avoir renseigner l’adresse de courrier
électronique dans la fiche de l’utilisateur concerné. Pour en savoir
plus sur la gestion des utilisateurs se reporter à la sous partie « Gérer
les utilisateurs ».
- Puis valider pour appliquer les paramètres.
Pour en savoir plus sur la gestion des « Préférences » se reporter au module
« Environnement Général ».
2. N’afficher que les messages qui n'ont pas encore été lus par tous les
destinataires (Lus décochée, Non lus cochée).
3. Afficher tous les messages (Lus cochée, Non lus cochée).
Une fois vos critères saisis, utilisez le bouton pour afficher la liste résultat
Pour effectuer une recherche dans l’historique des messages, accéder à la fenêtre de
recherche par le bouton . Pour en savoir plus sur les recherches standard
d’OptiMaint se reporter au module « Environnement Général ».
Attention !
L'écran de recherche respecte les règles de confidentialité suivante :
- Si le profil de l'utilisateur connecté est de type administrateur, tous les
messages pourront être consultés.
- Dans le cas contraire seuls les messages dont l'utilisateur connecté est
l'émetteur ou le destinataire seront consultables.
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Les messages archivés sont supprimés de la base.
Les messages différés sont supprimés à partir d’une date paramétrable
Tous les messages sont visibles par tout le monde
DI
DI
BT
BT
ACTIVITE
ACTIVITE
CLOTURE
CLOTURE
Accès à la fonction :
Menu Fichier | Personnaliser | Messages automatisés
Définitions :
Au-delà de la gestion des données il est souvent utile de rendre dynamique la gestion
de l’information, et donc de mettre en place des automatismes permettant de faire
circuler cette information entre les acteurs de la maintenance.
La fonction « messages automatisés » contribue à cela en permettant de paramétrer
des règles d’envoi de courrier électronique à la validation des principaux événements
des processus d’Intervention et d’Achat.
Description :
Principe de mise en place des règles d’envoi de messages automatisés
Principe de communication
Petit Quizz :
Vrai/Faux
Les envois de messages automatisés sont pilotés par le moniteur
d’OptiMaint
Les intervenants émetteurs de messages doivent forcément se connecter
à OptiMaint
Les utilisateurs peuvent être destinataires de leur propre messages
PROPRIETE ET USAGE :
www.apisoft.fr
Les marques citées dans ce document sont la propriété de leur détenteur respectif.