Vous êtes sur la page 1sur 15

Le rapprochement bancaire étape par étape :

Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire


2

Sommaire
Le rapprochement bancaire étape par étape.
Tout ce que vous devez savoir concernant le
processus de rapprochement bancaire

En quoi consiste le rapprochement bancaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Qui est la personne responsable de sa réalisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Comment effectuer le rapprochement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Le document de rapprochement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Les différences qui se produisent lors du rapprochement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Conseils pour un rapprochement plus efficace. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Auditer les rapprochements bancaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Exemple de rapprochement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Remerciements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
3

En quoi consiste le
rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est un processus qui, bien que non obligatoire, est fortement conseillé pour
toute entreprise, peu importe son domaine d’activité, sa taille ou sa forme. En fait, la plupart des entre-
prises l’effectuent de manière habituelle.

Mais, le font-elles correctement ? Peut-il être effectué de manière plus efficace ? Que faire dans le cas
où les comptes ne balancent pas ? Y a-t-il une condition formelle spécifique au document comptable  ?
Les rapprochements doivent-ils faire l’objet d’un audit ? Ces questions et bien d’autres se présentent lors
de la mise en œuvre de cette procédure étant donné que, simple de prime abord, elle peut receler de
nombreux secrets.

Au moyen de ce guide, nous souhaitons résoudre tous les dessous du rapprochement bancaire étape
par étape, pour vous permettre de mieux contrôler la comptabilité de votre entreprise ainsi que d’obtenir
une plus grande transparence.

Définition
En quoi consiste le rapprochement bancaire ?
Il s’agit d’un processus qui consiste à comparer les
enregistrements des opérations du compte bancaire
des journaux auxiliaires (ou livres principaux), avec
les mouvements enregistrés par les établissements
de crédit que ceux-ci émettent afin de procéder aux
corrections ou aux ajustements nécessaires dans
les registres ou livres de l’entreprise.

C’est un processus nécessaire vu qu’il arrive sou-


vent que le solde des comptes bancaires et le solde
des relevés de compte des banques ne coïncident
pas avec les livres de l’entreprise.

Les rapprochements bancaires n’ont pas pour ob-


jectif de faire coïncider les soldes bancaires enregis-
trés par l’entreprise avec ses relevés de comptes. Au
contraire, son objectif consiste à identifier clairement
l’élément ayant entraîné la différence constatée.

Il ne faut pas confondre la notion de rapprochement bancaire avec celle de rap-


prochement fiscal comptable. Dans ce dernier cas, il s’agit d’un processus très
différent qui vise à rapprocher les données comptables du résultat fiscal pour
s’assurer que tous les postes figurant dans la comptabilité ont reçu le traitement
fiscal approprié.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
4

La personne responsable de réaliser


le rapprochement bancaire
La personne qui devra réaliser chaque mois le processus de rapprochement bancaire sera la même
que celle qui est responsable de la comptabilité. Les membres du service comptable sont ceux qui
connaissent le mieux la situation comptable de l’entreprise. Il leur sera donc beaucoup plus facile de
constater d’éventuels erreurs, problèmes, oublis, annotations à passer, etc.

Dans le cas des PME ayant externalisé la comptabilité par l’intermédiaire d’un cabinet-conseil, celles-ci
devront demander à ce dernier d’effectuer également cette tâche et de leur envoyer le résultat obtenu afin
de pouvoir l’analyser.

Qu’il soit effectué en interne ou en externe, il est important que le résultat du rapprochement bancaire
ne soit pas relégué à un tiroir. Le directeur du service de comptabilité devra approuver le document en
découlant et, dans le cas où l’entreprise l’exigerait ou le croirait nécessaire, le document pourra suivre la
chaîne de commandement et être présenté aux hauts dirigeants de l’entreprise.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
5

Comment effectuer le rapprochement


1. La préparation préalable
En premier lieu, vous aurez besoin que la banque vous fournisse un relevé bancaire du mois ou de la
période que vous souhaitez rapprocher, ainsi que le grand livre de cette même période. Vous aurez
également besoin du document du rapprochement précédent, pour pouvoir vérifier les soldes précé-
dents et les ajustements à effectuer.

2. Le rapprochement
Muni de toutes les informations nécessaires, vous réaliserez le rapprochement entre les annotations
comptables et les données bancaires. Si vous le faites manuellement, vous commencerez par vérifier
le solde initial et le solde final. Puis, si vous observez une différence, vous procéderez à la révision et
à la vérification des mouvements : vous pointerez, d'une part, les opérations vérifiées et correctes et
vous indiquerez, d'autre part, celles qui présentent des erreurs (ne figure pas dans l’un des deux docu-
ments, les montants ne sont pas identiques, etc.). Il existe actuellement des outils qui automatisent et
numérisent ce processus, permettant ainsi de le réaliser beaucoup plus rapidement et sans commettre
d’erreurs ou d’oublis.

3. Le document de rapprochement
Toutes les informations découlant du processus de rapprochement seront incluses dans un rapport
ou document de rapprochement, qui sera conservé afin de permettre un suivi mensuel approprié des
comptes. Si vous le rédigez manuellement, vous élaborerez ce document au fur et à mesure que vous
effectuerez le rapprochement bancaire. Si vous élaborez ce document en format numérique et de ma-
nière automatisée, nous vous recommandons également de tenir un registre des rapprochements, car
il se peut qu’un écart entre les soldes soit résolu au bout d’un ou de plusieurs mois après son constat.

4. Les ajustements
Cette étape ne fait pas exactement partie du rapprochement bancaire, étant donné qu’elle consiste
à identifier des différences au niveau des valeurs enregistrées. Néanmoins, elle est la conséquence
logique de ce processus. Une fois les écarts constatés, les ajustements nécessaires seront réalisés :
les annotations comptables qui ne figuraient pas encore dans le grand livre sont réalisées, les erreurs
aux niveaux des montants et des postes sont rectifiées, les annotations répétées sont éliminées, etc.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
6

Le document de rapprochement
Réaliser le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire. Il n’existe donc pas de conditions requises ou
d’obligations formelles en la matière. Cela dit, il existe des manières de procéder qui sont très courantes
au moment d’effectuer cette tâche. L’une d’elles est la rédaction d’un document de rapprochement.

Le document de rapprochement sert à effectuer un contrôle et à tenir un registre des rapprochements


bancaires effectués et de leurs résultats. Il n’existe pas de modèle unique. En revanche, nous pouvons
vous indiquer les parties ou les rubriques les plus habituelles.

Nous vous fournissons ci-après un exemple pouvant vous servir de modèle :

Modèle du document de rapprochement

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
7

Les écarts qui se produisent lors


du rapprochement
Il existe plusieurs causes qui sont généralement à l’origine de ces écarts et que vous devez prendre en
compte lorsque vous réalisez des rapprochements bancaires :

- Chèques non encaissés


- Crédits non versés
- Notes de débit ou de crédit non enregistrées

Les chèques sont normalement comptabilisés dans les registres lors de leur émission et non lors de leur
encaissement. Lorsqu’un chèque n’a pas encore été encaissé par son bénéficiaire, il est donc générale-
ment à l’origine d’un écart. En cas contraire, les crédits sont enregistrés dans les livres auxiliaires que la
banque n’a pas encore versés sur le compte de l’entreprise.

Les notes de débit que la banque a prélevées sur le compte de l’entreprise, ou les notes de crédit que la
banque y a versées, et qui n’ont pas encore été enregistrées dans leur livre auxiliaire sont aussi une source
d’erreurs. Cela peut survenir, par exemple, si vous avez un impôt automatiquement prélevé, comme l’IBI
(Impôts sur les biens immobiliers), qui vous a été prélevé mais que vous n’avez pas encore inclus dans les
registres, ou bien l’acompte d’un client pour lequel vous n’avez pas encore émis la facture.

En outre, il est possible que l’écart ait tout simplement été provoqué par une erreur de l’entreprise lors de
l’enregistrement des postes et valeurs, voire une erreur commise par son établissement bancaire.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
8

Conseils pour un rapprochement


plus efficace
Comme nous l’avons vu jusqu’à présent, le rapprochement bancaire est un processus nécessaire pour
les entreprises et les professionnels, mais qui peut s’avérer excessivement long et pénible.
Il faut donc prendre en compte plusieurs facteurs pour pouvoir gagner du temps lors de sa mise en œuvre
et en améliorer ainsi l’efficacité.

1. Données et documentation
Comme dans un puzzle, si vous souhaitez constater les pièces manquantes, celles qui sont incorrectes
ou celles qui ne sont pas à leur place, vous avez besoin d’avoir en votre possession la plus grande
quantité possible de pièces, ce qui vous donnera une meilleure vue d’ensemble. En outre, si une partie
des données comptables n’a pas été enregistrée avant de démarrer le processus, vous devrez réaliser
ce dernier en plusieurs étapes, ce qui augmentera le temps que vous devrez y consacrer.

2. Tenir compte de la caisse


Les caisses font également partie de la trésorerie de l’entreprise. Par conséquent, si vous ne les pre-
nez pas en compte, des erreurs peuvent survenir lors de la réalisation du rapprochement. Nous vous
recommandons d’effectuer un triple ajustement de manière régulière, avec la caisse réelle, un livre de
caisse et le compte comptable de caisse.

3. Rapprocher par tranches


Nous vous recommandons de commencer le rapprochement bancaire en vérifiant le solde final du
mois précédent et, si besoin est, d'autres mois antérieurs. Cela sera utile dans le cas où vous aurez
comptabilisé un mouvement à une date antérieure au dernier ajustement de soldes. De la sorte, si vous
trouvez une erreur, vous n’aurez pas besoin de tout réviser point par point. Il vous suffira de vérifier par
tranches pour découvrir lors de quel mois l’écart s'est produit.

4. Analyser les écarts


Les écarts dans la comptabilité proviennent souvent d’erreurs « types » :

- Effectuer deux fois une annotation ou ne pas comptabiliser un mouvement. Dans ce cas, l’écart sera
du même montant ou correspondra au même mouvement que l’annotation en question.

- Ne pas mettre la virgule au bon endroit, ce qui entraîne un écart dont la somme des chiffres est 9.
Par exemple : si, au lieu de 12,40 €, vous annotez 124,0 €, l’écart sera de 111,60 €. Si vous faites la
somme des chiffres ainsi obtenue, vous obtenez 1 + 1 + 1 + 6 = 9.

- Se tromper dans l’ordre des chiffres d’un nombre, qui, comme dans le cas précédent, entraîne un
écart dont la somme des chiffres est 9. Par exemple : si, au lieu de 9,74 €, vous annotez 9,47 €, la
différence est de 0,27 € et la somme de ces chiffres est 2 + 7 = 9.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
9

Avant de perdre du temps à effectuer une révision point par point, vous pouvez essayer d’identifier l’ori-
gine de l’écart en pensant à ce type d’erreurs, en faisant bien attention au montant en question et en
vérifiant si vous pouvez l’associer au montant d’un autre mouvement. Cela vous permettra de gagner
du temps et de vous épargner des maux de tête.

5. Les erreurs des banques


Bien que cela soit peu fréquent, il est possible que les banques commettent une erreur. Il est possible
qu’elles vous prélèvent un montant incorrect ou qu’elles vous versent un montant incorrect, un poste
qui ne vous correspond pas, qu’elles se trompent de compte au moment d’effectuer un prélèvement
ou un versement, si vous avez plusieurs comptes auprès du même établissement bancaire, etc. Dans
le cas où vous constateriez une erreur à laquelle vous ne trouveriez aucune justification ou à propos de
laquelle vous auriez des doutes, n’hésitez donc pas à consulter votre établissement bancaire.

6. Utiliser les postes de rapprochement en dernier recours


Annoter l’écart dans un poste de rapprochement et s’en défaire ainsi semble une solution plus facile
et tentante. Mais l’écart demeurera présent. Ce n’est donc pas une solution réaliste. En cas d’accu-
mulation excessive, le rapprochement bancaire perdra son sens, étant donné que la comptabilité sera
éloignée de la situation réelle et qu’il sera de plus en plus difficile de résoudre l’imbroglio.

7. Automatiser le processus
Il existe des outils qui automatisent ce processus, en partie ou dans son intégralité, pour qu’il soit plus
efficace et contrôlé, en éliminant les tâches manuelles au format papier. Captio, qui permet d’importer
les données bancaires et d’identifier les paiements qui ont été effectués avec une carte bancaire de
l’entreprise par un employé concret, en est un exemple. Les paiements sont rapprochés avec les frais
reportés concernant cet utilisateur de manière automatique, facile, simple et automatisée.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
10

Auditer les rapprochements bancaires


Les audits sont importants au sein d’une quelconque entreprise afin de vérifier qu’une procédure, un sys-
tème, un projet ou un produit déterminés sont corrects. Cela s’applique également aux rapprochements
bancaires. Mais comment auditer le rapprochement bancaire d’une entreprise ?

Pour commencer, vous avez besoin d’une copie du document de rapprochement bancaire que vous
souhaitez auditer, d’une autre copie de l’activité comptable concernée et d’une copie du relevé bancaire
du mois en question.

Vous commencerez l’audit en effectuant une triple vérification : en comparant le solde des trois docu-
ments et en vous assurant que tout est correct. Si une procédure de rapprochement s’est avérée néces-
saire, vous pouvez en déduire que vous vous trouvez face à une différence entre les soldes. Vous devrez
donc ensuite vérifier que cette différence est justifiée et contrôlée.

L’étape suivante consiste à réviser chaque transaction sur le compte bancaire et de les vérifier dans la
comptabilité générale. Pour faciliter cette tâche, il est possible de laisser une marque de vérification sur
la copie imprimée des deux documents à côté de chaque élément vérifié. Une fois ce processus achevé,
vous devrez faire attention aux éléments qui ne figurent pas dans l’un des deux documents, pour vous
assurer qu’ils figurent correctement dans le document de rapprochement.

Enfin, vous vérifierez que la somme des postes du rapprochement soit égale à la différence entre le solde
final du compte bancaire et le solde final de la comptabilité générale.

Pour que cet audit soit réellement valable, il est important qu’il soit effectué
par une personne externe à l’entreprise, afin de s’assurer de son indépen-
dance et de son objectivité. Bien que cela ne soit pas obligatoire, nous vous
recommandons de réaliser un audit externe du rapprochement bancaire une
fois par année et, si possible, à la clôture de l’exercice comptable, pour vous
assurer qu’il n’y a aucun écart ni aucun problème dans la comptabilité.

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
11

Exemple de rapprochement
Nous avons déjà passé en revue tous les aspects relatifs au rapprochement bancaire. Vous trouverez ci-
après un exemple pratique.

Exemple du grand livre d’une entreprise du mois


de novembre 2014 :

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
12

Relevé bancaire de la même entreprise et de la même période :

www.captio.fr
Le rapprochement bancaire étape par étape :
Tout ce que vous devez savoir concernant le processus de rapprochement bancaire
13

Compte tenu des informations précédentes, le document de


rapprochement est le suivant :

www.captio.fr
Captio vous offre les meilleures informations
sur le monde des voyages d'affaires
Chez Captio, nous adorons le monde des voyages d'affaires. C'est pour cela que nous
souhaitons contribuer aux progrès de votre entreprise en diffusant les meilleures res-
sources en matière de formation et d'outils.

Captio consiste en une solution complète visant à automatiser


la gestion des frais de voyage des entreprises.
Transformer la manière de réclamer, passer en revue et gérer les frais, en un processus :

• Efficace et ne comportant aucune tâche manuelle.


• Contrôlé, sans erreurs ni fraude.
• Sans papiers.
Vidéo Essayez-le
• Intégré aux autres systèmes existants.

Rentabilisez vos Gagnez en visibilité Dites au revoir Facile à


ressources de vos frais au papier utiliser

info@captio.com Tel. +33 (0) 975 18 62 73


www.captio.fr