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Date :

PROCESSUS
Référence : PC.11
PC.11 Gestion administrative et financière
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Rédaction Approbation Date d’approbation


Directeur Général

1. Présentation du processus

Concevoir, mettre en œuvre et développer un système


Finalité du processus : gestion financière et administrative performant en vue de renforcer
l’organisation interne de (SOCIÉTÉ) et d’améliorer sa gestion
financière.

Champ d'application :  Tout le volet administratif et financier de (SOCIÉTÉ)

Pilote : Responsable financier et administratif

Indicateurs : - Respect des délais de paiement des différentes charges et


clients

Objectif(s) processus : Exigences du client Interne & Externe


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 Préparer et mettre à jour les budgets de Client interne :


(SOCIÉTÉ) :
- Budget de trésorerie - Direction générale
- Processus achat et approvisionnement
- Budget d’investissement
- Budget prévisionnel initial
 Optimiser la gestion de la trésorerie Client externe :
 Appréhender l'avenir en gérant les fonds
nécessaires à la croissance de l'entreprise - Banque
 Vérifier, valider et traiter les informations - Actionnaires
comptables - Comptable
 Contrôle de gestion des coûts - Etat
 Contrôler (suivre en permanence les résultats de
l'activité de l'entreprise)
 Aider à la prise de décision en permettant
d’évaluer les conséquences des décisions sur
l’avenir de l’entreprise

Origine Destination
Données d'entrée Données de sortie
Processus ou fonction Processus ou fonction ou
ou entité externe entité externe

Des éléments d’entrée :

- Relevée bancaire de la Budget de trésorerie, Budget


banque – état de d’investissement, Budget
rapprochement avec le
prévisionnel initial, mises à Direction générale
compte trésorerie
- Les factures et les bons à Banque
jour
Bon de commande validé Processus achat et
payer non validés – validés approvisionnement
- Documentation juridique et Paiement validé
social (procès verbaux,
assemblée générale, CNSS
et IGR…)

Risques liés au processus Action Préventives


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Mauvais respect des délais de paiement


Mauvaise allocution des ressources Utilisation des plans d’action et suivi de tableau de bord pour les indicateurs
pour le processus maintenance
Assurer les ressources nécessaires au bon déroulement du processu

2. Activité du processus :
Volet financier :

Suivre les dépenses liées aux charges de fonctionnement, les charges fixes
- Mettre à jour le fichier de suivi de Comptabilité : les dépenses avec les factures, avec
le contre partie en banque ou en caisse
Mettre à jour la situation comptable (bilan, ccp compte de produit et charges …)
-
Volet administratif :

-  Suivre les dossiers administrative ( cnss , amo, IGr, les fiches de paie…..), Conseil de
traitement de charge
- Des entretiens téléphoniques périodiques avec les actionnaires pour le reporting des
dossiers administratifs et financiers, et une fois par mois des séances de mise à jours
Actionnaires

- Gestion des déblocage des fonds de compte courant et le reporting hebdomadaire du


compte de trésorerie ( lundi matin)
- Prise en charge du dossier du commissaire au compte (pour certifier les comptes une
fois par année, vérifier la situation comptable)
Relation avec les clients :

- Établissement des factures, validation des bons de commandes, et faire le suivi du


paiement
- Relation avec les fournisseurs : établissement des échéances de paiement, et suivre les
paiements
Relation avec l’état :
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- Suivre les paiements des taxes et des droits d’enregistrements, et les impôts
- Suivre les déclarations de TVA
Les dossiers de subvention :

Suivre et mettre à jour les dossiers de subventions (USAID,…..)


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3. Les indicateurs du processus

Nom de l’indicateur
Respect des délais de paiement des différentes charges
Respect des délais de paiement des clients
Formule de calcul : délais réels / délais imposés * 100

Origine de l’information Responsable administratif et financier

Responsable Fréquence Diffusion Usage

Responsable financier et Mensuelle Direction générale Disponible pour toutes les


administratif ressources
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4. Les Ressources nécessaires

Techniques :

Tout le matériel nécessaire au bon fonctionnement du processus

Humaines et savoir faire :

Responsable administratif et financier , assistante de direction, coursier

Financières :

Selon Budget

5. Les documents

Documents opératoires du processus :


Tout document comptable nécessaire au fonctionnement du processus

Date Version Nature de changement

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