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FICHE OUTIL

COMMUNIQUER SUR LA DEMARCHE QUALITE

Tout processus de changement majeur doit être soutenu par une communication planifiée.
Le plan de communication doit être élaboré: il prévoit les différents temps de
communication et leur coordination, les acteurs visés, les moyens et outils à utiliser.

La communication est liée au management, à l’écoute, à la courtoisie, à la


reconnaissance.
Elle s’appuie sur des principes transversaux qui contribuent au succès d’une démarche
qualité et à sa pérennité :

PRINCIPES DE BASE :

faire participer aux développements


#
informer sur ce qui se dit lors des réunions
#
prendre le temps d’expliquer
#
prendre le temps d’écouter
#
demander l’avis
#
encourager les efforts
#
dire bonjour, merci, bravo !
#
reconnaître la paternité de l’idée et de sa mise en oeuvre

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APCA - Service Emploi-Formation - Novembre 2001
ELEMENTS POUR ORGANISER UN PLAN DE COMMUNICATION
(à titre indicatif)

ETAPES OBJECTIFS MODALITES ACTEURS CIBLE VISEE MOYENS/OUTILS

LANCEMENT Marquer le “coup La direction, appuyée par les Responsables - Equipe de Réunion de
DE LA d’envoi” de la Professionnels, expose les éléments de direction l’ensemble du
DEMARCHE démarche. contexte et les objectifs qualité. - Responsables personnel
Le directeur présente le projet qualité et professionnels
l’organisation qualité : Responsable qualité, concernés ensemble du
relais, assistante… personnel
Directeur de la Diffusion de la lettre
Le directeur rédige la ‘’Lettre d’engagement de Chambre d’engagement de la
la direction’ d’Agriculture direction (courriers
personnalisés,
intranet CA, journal
interne …)

Mettre en place un outil de communication


Responsable “journal de la
de type “journal de la qualité”, newsletter
qualité et qualité”, newsletter
ou créer un rubrique qualité dansr l’ outil
responsable de ou outil de
de com. interne…
communication com.interne…

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ETAPES OBJECTIFS MODALITES ACTEURS CIBLE VISEE MOYENS/OUTILS

DIAGNOSTIC Impliquer les - Informer sur le déroulé de la phase diagnostic, Responsable Comité de A l’occasion d’une
acteurs concernés les objectifs et les outils utilisés. qualité pilotage réunion du personnel
dans la phase
Equipe de
diagnostic et lever
direction
les appréhensions. - Rendre compte du bilan et des pistes
d’amélioration issus du diagnostic - Direction
Ensemble du
- informer - Responsable Outil de
personnel
l’ensemble du Qualité communication interne
de la Chambre
personnel
d’Agriculture

MISE EN -impliquer le - Echanger sur les conclusions du bilan Responsable acteurs - document de bilan du
ŒUVRE DU personnel - Constituer des groupes qualité en fonction Qualité impliqués dans diagnostic
PROJET des spécificités des chantier à conduire l’activité - Réunions
QUALITE - informe le comité - formation
de pilotage et Transmettre les propositions des groupes qualité Responsable - transmission des
l’équipe de pour approbation Qualité Comité de productions des
direction sur les Au comité de pilotage et à l’équipe de direction pilotage groupes qualité
avancées des équipe de - présentation des
chantiers direction productions des
responsables de
Maintenir un niveau d’information régulier sur la Responsable chantiers aux comité
- informer “vie” du projet qualité Qualité ensemble du de pilotage
ponctuellement personnel
l’ensemble du de la Chambre - outil de
personnel sur les d’Agriculture communication
avancées du projet interne…

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ETAPES OBJECTIFS MODALITES ACTEURS CIBLE VISEE MOYENS/OUTILS

MISE EN Informer ( et Très important : planifier le déploiement du Responsable acteurs - Réunions ensemble
OEUVRE DU assurer les dispositif et la communication sur les nouvelles Qualité concernés du personnel
SYSTEME formations) sur les dispositions .
-Présentation dues
QUALITE nouveaux - Diffuser les productions issues des groupe
docs, procédures au
procédures et qualité et expliquer les modalités de mise en
sein de services,
documents oeuvre des nouvelles procédures ,ainsi que
d ‘équipe etc. par le
l’utilisation des documents qui les accompagnent
RQ
- formations au besoin

CERTIFICATION - informer Responsable ensemble du - utiliser l’outil de


l’ensemble du Informer sur les résultats des audits, l’obtention de Qualité personnel communication
personnel sur les la certification et féliciter le personnel qui a de la Chambre -diffuser le certificat
avancées de la contribuer à la réussite du peoej d’Agriculture certification
certification FAIRE LA FETE !!!!

BILANS - informer Une fois la certification obtenue, continuer à Responsable ensemble du - utiliser l’outil de
ponctuellement communiquer sur la qualité : Qualité personnel communication
l’ensemble du Impact de la démarche, mesures correctives , le de la Chambre
personnel sur les nouveau Plan d’amélioration de la Qualité. Les d’Agriculture
bilans issus de la résultats des audits etc.
mise en oeuvre de
la démarche
qualité

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