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AMENDIS

PRESTATION D’EXPERTISE ET D’ASSISTANCE A LA MAITRISE


D’OUVRAGE POUR LA REDACTION D’UN CAHIER DES
CHARGES POUR LE LANCEMENT D’UN APPEL D’OFFRE

RAPPORT DE VISITE DES LIEUX


- 17 et 18 Janvier 2019 -
BON DE COMMANDE N° Tétouan : 3219000024
Tanger : 1219000036/1
COMPTE AMENDIS
LIBELLE DU PROJET Prestation d’expertise et d’assistance à la maîtrise d’ouvrage pour la
rédaction d’un cahier des charges pour le lancement d’un appel d’offre
du projet « Digitalisation et Gestion Electronique des Documents Archivés
à AMENDIS Tanger et Tétouan »

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SOMMAIRE
1 CADRE GENERAL DE L’ETUDE...........................................................................................................................................3
1.1 DEFINITION & OBJECTIFS........................................................................................................................................3
1.1.1 DEFINITION........................................................................................................................................................3
1.1.2 OBJECTIFS.......................................................................................................................................................... 3
1.2 METHODES & OUTILS.............................................................................................................................................5
1.2.1 OBSERVATION DIRECTE.....................................................................................................................................5
1.2.2 QUESTIONNAIRE................................................................................................................................................5
1.2.3 ENTRETIEN DIRECT.............................................................................................................................................5
1.2.4 INVENTAIRE PHYSIQUE......................................................................................................................................5
1.2.5 RESULTAT........................................................................................................................................................... 6
1.3 NOTIONS DE BASE..................................................................................................................................................7
2 VISITE I : TETOUAN........................................................................................................................................................... 8
2.1 Introduction............................................................................................................................................................ 8
2.2 SIEGE (RH)............................................................................................................................................................10
2.3 AZHAR..................................................................................................................................................................14
2.4 SITE MANDRI........................................................................................................................................................ 20
2.5 RIO MARTIL...........................................................................................................................................................22
2.6 SYNTHESE DE LA VISITE DE TETOUAN...................................................................................................................24
3 VISITE II : TANGER..........................................................................................................................................................25
3.1 Introduction..........................................................................................................................................................25
3.2 SIEGE (RH)............................................................................................................................................................28
3.3 Bureaux « DET »...................................................................................................................................................31
3.4 BUREAUX « VALORISATION »...............................................................................................................................33
3.5 BUREAUX « CLIENTELE ».......................................................................................................................................35
3.6 BUREAUX « DEA ».................................................................................................................................................37
3.7 BUREAUX « DEL ».................................................................................................................................................39
3.8 SITE D’ARCHIVAGE DU PRESTATAIRE (SADEPOL)..................................................................................................41
3.9 SYNTHESE DE LA VISITE DE TANGER.....................................................................................................................42
4 PREMIERE ESTIMATION DES VOLUMETRIES DES ARCHIVES...........................................................................................44
5 RECOMMANDATIONS....................................................................................................................................................45
5.1 ETAT DES SALLES D’ARCHIVES..............................................................................................................................45
5.1.1 POURQUOI ARCHIVER ?...................................................................................................................................47
5.1.2 PROGRAMME DE GESTION DES ARCHIVES......................................................................................................48
6 PROCHAINES ETAPES......................................................................................................................................................54

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1 CADRE GENERAL DE L’ETUDE

Notre démarche de travail s’aligne parfaitement avec les exigences et les normes
archivistiques définies par les Archives du Maroc, établissement de référence en
matière d’archivage.

Nous allons rappeler au niveau des paragraphes suivants la démarche de travail que
nous menons durant la phase de l’étude en plus d’un aperçu des concepts de base en
matière d’archivage.

1.1 DEFINITION & OBJECTIFS


1.1.1 DEFINITION
L’étude de l’existant est une étape d’observation et d’analyse nécessaire avant d’entamer l’organisation des
archives. Elle permet d’avoir une vision globale à propos du fonds de l’organisme du point de vue volumétrie,
traitement, classement, etc. et des ressources allouées à la gestion des documents administratifs.

Cette étude n’est pas seulement un outil qui permet d’établir l’état des lieux des archives, mais aussi un
instrument de planification pour le service d’archives pour identifier et évaluer les besoins de l’organisme en
ressources financières, matérielles et humaines.

1.1.2 OBJECTIFS
• Définition de la volumétrie du fonds : l’étude de l’existant est un moyen qui permet, à travers la
réalisation de l’inventaire physique, de connaitre la volumétrie du fonds mesurée généralement en
mètre linéaire (ml) ;

• Identification du classement et de l’état de conservation des archives : l’étude de l’existant donne


des informations relatives au classement, au traitement des documents et aux conditions de leur
conservation ;

• Appréciation de l’évolution de l’environnement institutionnel et réglementaire de l’organisme :


l’étude de l’existant permet la collecte d’un ensemble d’informations relatives à l’organisme, et ce, à
travers la réglementation qui régit l’organisme et son domaine d’activité : texte de création, lois,
statuts, etc. ;

• Evaluation de la situation : l’objectif principal de l’étude de l’existant est l’évaluation de la situation de


l’organisation des archives et son niveau de conformité à la réglementation et aux normes
archivistiques.

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1.2 METHODES & OUTILS


1.2.1 OBSERVATION DIRECTE
Cette méthode consiste en un travail de terrain auprès des employés, dans les bureaux et dans les locaux où
sont conservées les archives, afin d’identifier les problèmes rencontrés en matière d’organisation et de
repérage des archives.

1.2.2 QUESTIONNAIRE
Le questionnaire doit porter sur le comportement des employés vis-à-vis de leurs archives en matière de
classement, cotation, transfert, repérage ; ainsi que sur leurs besoins et attentes, etc.

Un exemple de questionnaire est annexé, à titre indicatif, dans ce rapport d’étude.

1.2.3 ENTRETIEN DIRECT


L’entretien direct avec les employés peut être utile et complémentaire à l’observation directe et au
questionnaire.

Un guide d’interview contenant des questions précises peut être élaboré par l’archiviste, pour s’en servir
pendant la période de l’observation directe.

1.2.4 INVENTAIRE PHYSIQUE


C’est une liste qui répertorie l’ensemble des documents d’archives de l’organisme. L’inventaire physique sert
de base pour élaborer les outils de gestion des archives. Il permet essentiellement de connaitre :

• La volumétrie du fonds ;
• Le contenu des dossiers ;
• Le mode de classement des dossiers ;
• Le stade (l’âge) des documents et dossiers ;
• La fréquence de consultation ;
• L’état des meubles de conservation.

Seront inventoriés par tous les documents sous les responsabilités des employés présents au niveau des

• Les archives conservées dans les dépôts d’archives intermédiaires ;


• Les archives des entités administratives qui ne figurent plus dans l’organigramme et dont les
attributions n’ont pas été confiées à une autre entité administrative ;
• Les archives abandonnées dont la responsabilité administrative n’a pas pu être identifiée.

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En effet, la réalisation de l’inventaire permet au personnel de l’organisme le recensement de la totalité des


documents sous sa responsabilité. Ceci servira, non seulement à faciliter leur classement et repérage, mais
aussi à préparer le PV de passation des documents visée à l’article 23 du décret n° 2.14.267. De même, cette
opération permet de se protéger des sanctions prévues par l’article 35 de la loi 69.99.

Nous tenons à préciser que nous avons annexé au présent rapport, le questionnaire
que nous avons souhaité utiliser lors de nos visites sur chacun des sites. Il s’agit d’un
outil de travail que nous utilisons pour apporter un regard critique aux conditions
d’archivage (voir le questionnaire annexé pour plus de détails).

En raison de la non-conformité des sites d’archivage, nous nous sommes basés


uniquement sur les outils suivants pour ressortir l’ensemble des données présentées
au niveau du paragraphe : 2. Visite I : Tétouan & 3. Visite II : Tanger.

- L’observation directe ;
- L’entretien direct avec la personne sur site (à noter que certains responsables
n’étaient pas disponible sur site) ;
- Une estimation des volumes (en ML).

Nous utiliserons un questionnaire mieux adapté lors de nos prochains ateliers pour
ressortir les données liées aux aspects suivants :
- Activité de chaque direction ;
- Typologie des documents ;
- Conditions de conservation des archives courantes ;
- Instruments & champs d’index de recherche.

1.2.5 RESULTAT
Le résultat de l’étude de l’existant est un rapport analytique et synthétique. Ce dernier doit, en principe,
contenir trois axes : les faits, l’analyse et les recommandations. Il a pour objectif de tracer la situation des
archives dans l’organisme et de proposer des alternatives pour instaurer et promouvoir une culture des
archives dans l’établissement concerné.

• Faits : cet axe constitue l’élément descriptif de la situation actuelle de la gestion des archives dans
l’organisme ;

• Analyse : il s’agit, dans cette partie, de mettre la lumière sur les points forts et les problèmes relatifs à
la gestion des archives de l’organisme. En général, les éléments à prendre en compte sont liés au
personnel, aux normes et pratiques archivistiques, à l’espace de conservation, etc. ;

• Recommandations : elles portent essentiellement sur les besoins en ressources humaines, financières
et matérielles, et visent à corriger les dysfonctionnements relevés.

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1.3 NOTIONS DE BASE

Les archives peuvent passer par trois âges :

• Stade courant (appelé aussi premier âge) : caractérisé par l’utilisation régulière et
fréquente des documents produits ou reçus dans le cadre du travail quotidien. A ce
stade, ces documents sont appelés archives courantes ou actives ;

• Stade intermédiaire (appelé aussi deuxième âge ou stade de pré-archivage) :


caractérisé par une utilisation moins fréquente des documents. A ce stade, les archives
sont appelées archives intermédiaires ou semi-actives ;

• Stade définitif (appelé aussi troisième âge) : n’ayant plus l’utilité administrative pour
laquelle ils ont été créés, les documents qui, après tri, sont destinés à la conservation
permanente, sont considérés comme des archives définitives (appelées aussi archives
historiques). Ces archives, sauf exceptions prévues par la loi, doivent être versées aux
Archives du Maroc pour une conservation pérenne.

Principe de respect des fonds

Le respect des fonds est l’un des principes fondamentaux de l’archivistique


contemporaine.

Il consiste à gérer les documents comme un ensemble organique selon leur provenance.
De ce fait, il est fondamentalement exclu de mélanger les archives - qui proviennent
d’une même personne physique ou morale – avec des documents d’autres types.

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2 VISITE I : TETOUAN


2.1 Introduction
La visite des sites et endroits d’archivage de la ville de Tétouan a pour but de :

 Evaluer l’organisation des archives et leur niveau de conformité aux normes archivistiques ;
 Etudier l’état de conservation des archives ;
 Définir la volumétrie du fonds documentaire (en mètre linéaire (ml)).

Ci-après les sites rattachés à la ville de Tétouan (Statut : Visité/Non visité) :

 Archivage permanent :
Responsable Direction à laquelle correspondent les
Nom du site Localisation du site documents
Bâtiment Azhar Centre
Azhar Ville A. Houssaini Toutes directions
Parc Rio Martil Korrat
Rio Sbaa non défini DET - DEA - DEL

 Archivage provisoire :
Responsable du Direction (s) à laquelle
Nom du site Localisation site correspondent les documents
RH
Siège Amendis Aviation -  DRH
Garage Siège Siège Amendis Aviation  - Toutes directions
Mandri Agence Mandri  - DCF
Mdiq Bouzaghlal Site Poste BASE SMIR  - DCL
Agence Matar Siège Amendis Aviation  - DCL
Agence Mandri Agence Mandri  - DCL
Agence Qods Agence Qods  - DCL
Agence Azhar Agence Azhar  - DCL
Agence Martil
Ville Agence Martil Ville  - DCL
Agence Martil
Chbar Agence Martil Chbar  - DCL
Agence Mdiq Ville Agecne Mdiq Ville  - DCL
Agence Mdiq
Youmn Agecne Mdiq Youmn  - DCL
Agence Fnideq
Ville Agence Fnideq Ville  - DCL
Agence Fnideq
Massira Agence Fnideq Massira  - DCL
Agence Azla Agence Azla  - DCL
Agence Oued Agence Oued laou  - DCL

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Responsable du Direction (s) à laquelle


Nom du site Localisation site correspondent les documents
laou
Agence Grands
Comptes Siège Amendis Aviation  - DCL

2.2 SIEGE AMENDIS AVIATION (RH)


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Natures des documents stockés Archive provisoire
Date de démarrage de l’activité d’archivage Depuis 2002 à date d’aujourd’hui
Flux entrants des documents Non applicable
Fréquence de versement Non applicable

2.1.2 ILLUSTRATIONS

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2.1.3 CONSTATS

2.1.3.1 VOLET 1 : PERSONNEL EN POSTE

- Volume : selon notre entretien avec M. EL HOUSSAINI, le découpage des dossiers en


poste se présente comme suit :
 1119 dossiers personnel actifs dont :
o 127 Cadres,
o 14 Hors cadre
o 358 Agents d’exécution
o 505 Agents de maitrise
o 92 personnes en contrat CDI
o Un en CDD et 20 personnes contrat ANAPEC.

- Etat : les dossiers du personnel en poste sont classés par matricule dans des dossiers
suspendus et rangés dans des armoires coulissantes.
 Le format des documents : A4/A3
 La période d’archivage : depuis la création d’AMENDIS (2002)
 L’état du document est jugé satisfaisante ;
 Le local de conservation est un petit magasin de dimension de 3,5 m de largeur
et 4,5 m de longueur ;
 L’épaisseur des dossiers, varie entre 1,5 et 2,5 cm.

- Contenu :
Chaque dossier du personnel est organisé de la manière suivante :
 Note d’informations : (Matricule, Nom, prénom, CIN, date et lieu de naissance,
situation familiale, adresse, N0 de téléphone, N° de CNSS, date de recrutement,
direction, service, nature du contrat, poste occupé, motif de cessation, date de
cessation).
 Sous dossiers : (recrutement, état civil, les arrêtées, mesure disciplinaires,
mobilité, maladie, médecine travail, habilitation et TST, départ et divers).

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Ci-après la synthèse du volume estimatif du site RH/Personnel en poste :

 1  119 dossiers  : 22,38 Mètres linéaires, équivalent à 111 900 pages.


Il s’agit uniquement d’une synthèse provisoire à réestimer après la tenue des ateliers
avec les responsables et évaluer une moyenne des pages relatives aux dossiers destinés
à la dématérialisation.

L’étude de la volumétrie relevée durant notre visite était basée sur le mètre linéaire (Unité de
mesure des archives).
Définition du mètre linéaire : Il correspond à l’ensemble des documents placés côte à côte sur une
tablette d’un mètre de longueur - 1m3 ~= 12 mètres linéaires :
- Selon le standard, 1 mètre linéaire varie entre 4 000 et 6 000 pages

Nous allons en effet réévaluer les résultats de l’analyse faite sur la cartographie de la digitalisation
des directions et décider par rapport à la typologie des documents à intégrer au niveau de l’archivage
et de la dématérialisation.

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2.1.3.2 VOLET 2 : PERSONNEL RETRAITE

- Volume :
 500 dossiers du personnel retraité.
- Etat :
 Données non disponibles (salle non visitée).
- Contenu :
 Données non disponibles (salle non visitée).

Une visite des lieux sera planifiée lors de notre prochaine intervention sur site pour compléter
l’étude. A noter que l’estimation proposée ci-après a été formulée sur la base de notre entretien
avec la personne qui nous accompagnait lors de la visite du site RH (M. Houssaini).

Synthèse du volume estimatif du site RH/Personnel retraité :

 500 dossiers  : 10 Mètres linéaires, équivalent à 50 000 pages.


*Ce volume peut être revu suite à notre prochain atelier

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2.3 AZHAR
2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Nombre de salles d’archives sur site 3 salles
Natures des documents stockés Archivage permanent
Date de démarrage de l’activité d’archivage Avant la création d’AMENDIS
Flux entrants des documents Depuis le siège et les autres agences
Fréquence de versement Non défini

2.1.2 ILLUSTRATIONS

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2.1.3 CONSTATS

- Volume : ci-après la volumétrie quantifiée suite à l’inventaire effectué sur site :

 1438 boxes d’une dimension de :


o 0,33 m de largeur ;
o 0,4 m de longueur ;
o Et 0,24 d’hauteur.
 14 boites d’archives de 0,16 m d’épaisseur.
 41 boites d’archives de 0,12 m d’épaisseur.
 550 boites d’archives de 0,08 m d’épaisseur.
 140 mètre linéaire des contrats police non classés dans des boites.

- Etat : les dossiers sont archivés dans des boxes et classés par région, année et numéro de
contrat. Les boxes sont étalés au niveau de 134 travées dont le nombre de tablettes varie
entre (5, 6, 7, 8 et 9) d’une longueur de 1 m chacune.
 Le local de conservation est composé de 3 salles dont les dimensions respectives
sont de :
 Salle 1 : 8 m de largeur et 13 de longueur.
 Salle 2 : 3,58 m de largeur et 6,10 de longueur.
 Salle 3 : 2,68 m de largeur et 5,70 de longueur.
 Les boites qui contiennent les polices d’abonnement sont numérotées par
numéro de contrat ;
 L’état des documents est jugé médiocre ;
 La salle ne répond pas aux normes archivistiques :
o La capacité de la salle est saturée (certains documents sont déposés
niveau de salles/bureaux sans le respect de normes d’archivage) ;
o Pénurie des boites/boxes d’archive ;
o Une fuite d’eau a été constatée dans la salle ;
o Les travées contiennent quelques tablettes abimées et rouillées.

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- Contenu : la majorité des boxes/boites d’archive contiennent les catégories suivantes :


 Les contrats d’abonnement « Police d’abonnement » : (Contrat, CIN, Reçu de
paiement, l’attestation de paiement, police d’abonnement, acte de location ou
acte d’achat…).
 Les devis : (Devis d’étude, CIN, Autorisation, Reçu, Plan, demande d’électricité,
devis estimatif, schéma d’exécution, l’arrêté, fiche d’instruction…).
 Les Factures : (Facture, Ordre de service, PV de réception, les attachements…).
 Les dossiers du juridique : (Divers types de documents selon la nature du
contentieux).
 Les dossiers de comptabilité : (Divers types de documents).

Synthèse du volume estimatif du site AZHAR :

 1 005,82 Mètres linéaires, Equivalent à 5 029 100 pages.


Il s’agit uniquement d’une synthèse provisoire à réestimer après la tenue des ateliers
avec les responsables et évaluer une moyenne des pages relatives aux dossiers destinés
à la dématérialisation.

L’étude de la volumétrie relevée durant notre visite était basée sur le mètre linéaire (Unité de
mesure des archives).
Définition du mètre linéaire : Il correspond à l’ensemble des documents placés côte à côte sur une
tablette d’un mètre de longueur - 1m3 ~= 12 mètres linéaires :
- Selon le standard, 1 mètre linéaire varie entre 4 000 et 6 000 pages

Nous allons en effet réévaluer les résultats de l’analyse faite sur la cartographie de la digitalisation
des directions et décider par rapport à la typologie des documents à intégrer au niveau de l’archivage
et de la dématérialisation.

Par rapport au matériel à utiliser pour dématérialiser, nous allons préciser les prérequis techniques
au niveau du CPS.

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2.4 SITE MANDRI


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Natures des documents stockés Archivage provisoire
Date de démarrage de l’activité d’archivage Non applicable
Flux entrants des documents Non applicable
Fréquence de versement Non applicable
Photos disponibles Non disponibles

2.1.2 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée au niveau du site est de :


 92 boites d’archives de 0,12 m d’épaisseur.
 57 boites d’archives de 0,08 m d’épaisseur.

- Etat : les dossiers sont classés dans des boites d’archive :


 L’état du document est jugé satisfaisant (période entre 2017 et 2018).

- Contenu : chaque dossier est organisé de la manière suivante :


 Fiches projet.
 Attachements.
 Factures.
 Bon de réception
 Bon de livraison.

Synthèse du volume estimatif du site MANDRI :

 15,6 Mètres linéaires qui est l’équivalent à 78 000 pages

Il s’agit uniquement d’une synthèse provisoire à réestimer après la tenue des ateliers
avec les responsables et évaluer une moyenne des pages relatives aux dossiers destinés
à la dématérialisation.

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2.5 RIO MARTIL


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Natures des documents stockés Archives permanents
Date de démarrage de l’activité d’archivage Avant la création d’AMENDIS
Flux entrants des documents Depuis le siège et les autres agences
Fréquence de versement Non défini

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2.1.3 CONSTATS

- Volume : le site RIO MARTIL est un dépôt d’archivage composé de 46 armoires d’une
dimension de 1,20 m de longueur, 0,7 m de largeur et 1,9 m de hauteur. Ce site est dédié
généralement aux archives dont la fréquence d’utilisation est très rare.

- Etat : la majorité des documents sont placés en vrac dans des cartons ou des boites de
différentes dimensions.
 L’état du document est jugé insatisfaisant et nécessite un archivage physique.
 Le local de conservation est un magasin non aménagé.

- Contenu : impossible de définir le contenu des différents dossiers et documents car ces
derniers sont versés en vrac dans le site.

Synthèse du volume estimatif du site RIO MARTIL :

 276 Mètres linéaires qui est l’équivalent à 1 380 000 pages.

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2.6 SYNTHESE DE LA VISITE DE TETOUAN

Ci-après une première synthèse des estimations sur la base des sites visitées de Tétouan :

Volumétrie en mètre
Nombre de pages
Archivage Nom du site linéaire
Permanent AZHAR 1 005,82 5 029 100,00
RIO MARTIL 276,00 1 380 000,00
Siège (RH) 32,38 161 900,00
MANDRI 15,60 78 000,00
Garage Siège
Provisoire Mdiq Bouzaghlal
Agence Matar
Agence Mandri
Agence Qods
Agence Azhar
Agence Martil Ville
Agence Martil Chbar
Agence Mdiq Ville
Agence Mdiq Youmn
Agence Fnideq Ville
Agence Fnideq Massira
Agence Azla
Agence Oued laou
Agence Grands Comptes
Total 1 329,80 6 649 000,00
* les estimations liées au siège RH n’incluent pas le volet retraité.

Remarque  : Une comparaison sera faite entre ces volumes et ceux transmis par AMENDIS dans leur état de
cartographie des documents. Les résultats de cette étude seront présentés lors de nos prochains ateliers sur
site.

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3 VISITE II : TANGER


3.1 Introduction
La visite des sites et endroits d’archivage de la ville de Tanger a pour but de :

 Evaluer l’organisation des archives et leur niveau de conformité aux normes archivistiques ;
 Etudier l’état de conservation des archives ;
 Définir la volumétrie du fonds documentaire (en mètre linéaire (ml).

Ci-après les sites visités au niveau de la ville de Tanger (Statut : Visité/Non visité) :

Archivage permanent :

Direction à laquelle
Nom du site Localisation Responsable du site correspondent les
documents
45 Avenue des FAR
Local archive SADEPOL Complexe Andalous à Aziz RABI : SADEPOL Tous : gérer par la DAAI
Tanger
Local archive DRH Garage DOP Amendis
Tanger : 5, Rue Okba Responsable RH DRH
Ibn Naffi
Local archive DCF Garage DOP Amendis
Tanger : 5, Rue Okba Directeur DCF DCF
Ibn Naffi
Local archive Grand compte Garage DOP Amendis Responsable agence grand
Tanger : 5, Rue Okba compte DCL
Ibn Naffi

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Archivage provisoire :

Nom du site Localisation Responsable du site Direction (s) à laquelle


correspondent les
documents
Garage DOP Amendis
Bureaux travaux
Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DEA
remboursable et fraude DEA
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureaux DEL Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DEL
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureaux Parc auto DAAI Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DAAI
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureau Valorisation DAAI Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DAAI
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureaux Etude DET Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DET
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureaux travaux DET Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DET
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureaux travaux DET-EL Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DET-EL
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Bureaux d'ordre DOP Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DOP
Ibn Naffi
Garage DOP Amendis
Local assistantes DOP Tanger : 5, Rue Okba Responsable des documents DOP
Ibn Naffi
Bureau siège Siège Responsable des documents DCF/DAM
Lotissement Ard
Ard Bouhsein Chef d'agence DCL
Bouhsein
Rue Allal Ben Abdellah
Assilah Chef d'agence DCL
et Mansour Eddahbi
En face du dispensaire
Boukhalef Chef d'agence DCL
Gzenaya
72 Bis, Rue Imam
Dradeb Chef d'agence DCL
Mouslim Ain Hayani
Place 9 Avril Grand
Grand Socco Chef d'agence DCL
Socco
Imam Ghazali 30, Imam El Ghazali Chef d'agence DCL
Angle Av, Moulay
Moulay Youssef Chef d'agence DCL
Youssef et la paix

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Nom du site Localisation Responsable du site Direction (s) à laquelle


correspondent les
documents
Place de suède Rue Abi Jarir Tabarani Chef d'agence DCL
73, Rue Moulay
Rouida Slimane à coté FAR Chef d'agence DCL
Beni Makada
105, Rue Haroun
Souani Chef d'agence DCL
Errachid
Lotissement Al Majd,
El Majd lot 63, Av Al Qods n° Chef d'agence DCL
99
Branes Zankat Sanaoubar Chef d'agence DCL
Lotis El Khair 3, Rue
principale Bir Chifa ,à
Bir Chifa Chef d'agence DCL
côté du réservoir eau
(Beni Makada).
Quartier Mesnana
Mesnana Chef d'agence DCL
Branes
Grand compte 5, Rue Okba Ibn Naffi Chef d'agence DCL
Agence mobile 30, Imam El Ghazali Chef d'agence DCL
Lotissement DHAR
Agence EL MERS Chef d'agence DCL
KANFOUD Aouama
Lot Ennakhil 2 Tanja
Agence Tanja EL BALIA Chef d'agence DCL
EL BALIA

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3.2 SIEGE (RH)


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Natures des documents stockés Archives permanents
Date de démarrage de l’activité d’archivage Depuis la création
Flux entrants des documents Non applicable
Fréquence de versement Non applicable

2.1.2 Illustrations

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2.1.3 CONSTATS

2.1.3.1 VOLET 1 : PERSONNEL EN POSTE

- Volume : Selon notre entretien avec M. TAMSAMANI, la volumétrie des dossiers du


personnel en poste est estimée à :
 1200 dossiers

- Etat : les dossiers du personnel en poste sont classés par matricule dans des dossiers
suspendus et rangés dans 8 travées de 5 tablettes chacune d’une épaisseur de 0,9 m.

 L’état du document est jugé satisfaisant.


 Le local de conservation est un petit magasin de dimension de 1,6 m de largeur
et 7,5 m de longueur.
 Epaisseurs des dossiers, varie entre 1,5 et 2,5 cm.

- Contenu : chaque dossier du personnel est organisé de la manière suivante :


 Note d’informations : (Matricule, Nom, prénom, CIN, date et lieu de naissance,
situation familiale, adresse, date de recrutement, direction, service, date de
titularisation, qualification, régime de prévoyance, régime individuel de retraite,
motif de cessation, date de cessation).
 Sous dossiers : (recrutement, état civil, congé, attestation, dossier médical,
nomination et décision, historique, gestion de carrière, formation, absence,
accident de travail, avantage en nature, sanction).

L’étude de la volumétrie relevée durant notre visite était basée sur le mètre linéaire (Unité de
mesure des archives).
Définition du mètre linéaire : Il correspond à l’ensemble des documents placés côte à côte sur une
tablette d’un mètre de longueur - 1m3 ~= 12 mètres linéaires :
- Selon le standard, 1 mètre linéaire varie entre 4 000 et 6 000 pages

Nous allons en effet réévaluer les résultats de l’analyse faite sur la cartographie de la digitalisation
des directions et décider par rapport à la typologie des documents à intégrer au niveau de l’archivage
et de la dématérialisation.

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Synthèse du volume estimatif du siège RH de Tanger :

 24 Mètres linéaires qui est l’équivalent à 120 000 pages.

Il s’agit uniquement d’une synthèse provisoire à réestimer après la tenue des ateliers
avec les responsables et évaluer une moyenne des pages relatives aux dossiers destinés
à la dématérialisation

2.1.2.2 VOLET 1 : PERSONNEL RETRAITE

- Volume :
 Non défini (salle non visitée)

- Etat :
 Données non disponibles (salle non visitée)

- Contenu :
 Données non disponibles 

Une visite des lieux sera planifiée lors de notre prochaine visite sur site pour compléter l’étude.
A noter que l’estimation proposée ci-après a été formulée sur la base de notre entretien avec la
personne qui nous accompagnait lors de la visite du site RH.

 Nous n’avons pas pu estimer le volume car la personne responsable


n’était pas disponible.

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3.3 BUREAUX « DET »


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Nombre de salles d’archives sur site 1 salle
Natures des documents stockés Archives provisoires
Date de démarrage de l’activité d’archivage 2017/2018
Flux entrants des documents Non applicable
Fréquence de versement Non applicable

2.1.2 ILLUSTRATIONS

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2.1.3 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée au sein du bureau est de 6 armoires dont les
dimensions sont réparties comme suit :
 Une armoire qui contient 5 tablettes de 0,9 m linéaire.
 Une armoire qui contient 5 tablettes de 1 m linéaire.
 4 armoires qui contiennent 5 tablettes de 1,2 m linéaire.

- Etat : les dossiers sont classés par ordre chronologique selon l’année d’exécution dans
des boites d’archive en plastique de différentes dimensions.
 L’état des documents est jugé satisfaisant.
 Il y a différents formats des documents (A4, A3 et A0).

=> L’étude de la volumétrie concernant les documents de format A 0 sera quantifiée lors de
nos prochains ateliers avec les entités productrices.

- Contenu : les boites contiennent les catégories des documents suivants :


 Plan de masse.
 Plan d’étude.
 Devis
 Paiement
 Cahier de charge.
 …

L’étude de la volumétrie relevée durant notre visite était basée sur le mètre linéaire (Unité de
mesure des archives).
Définition du mètre linéaire : Il correspond à l’ensemble des documents placés côte à côte sur une
tablette d’un mètre de longueur - 1m3 ~= 12 mètres linéaires :
- Selon le standard, 1 mètre linéaire varie entre 4 000 et 6 000 pages

Nous allons en effet réévaluer les résultats de l’analyse faite sur la cartographie de la digitalisation
des directions et décider par rapport à la typologie des documents à intégrer au niveau de l’archivage
et de la dématérialisation.

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 Le volume estimatif du bureau de la DET est de 33,5 Mètres linéaires,


Equivalent à 167 500 pages.

Il s’agit uniquement d’une synthèse provisoire à réestimer après la tenue des ateliers
avec les responsables et évaluer une moyenne des pages relatives aux dossiers destinés
à la dématérialisation

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3.4 BUREAUX « VALORISATION »


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Nombre de salles d’archives sur site 1 salle
Natures des documents stockés Archives provisoires
Date de démarrage de l’activité d’archivage Depuis 2002
Flux entrants des documents Non applicable
Fréquence de versement Non applicable

2.1.2 CONSTATS

31
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2.1.3 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée au sein du bureau est de :


 145 boites d’archives de 0,12 m d’épaisseur.
Cette estimation a été effectuée sur la base de notre visite.

- Etat : les dossiers sont classés par code projet dans des boites d’archive.
 L’état des documents est jugé satisfaisant.
 Le classement de ces boites est enregistré dans un fichier Excel.

- Contenu : les boites contiennent les catégories des documents suivants :


 Facture.
 Bon de sortie.
 Devis
 …

Le volume estimatif du bureau de valorisation est de 17,4 Mètres


linéaires, Equivalent à 87 000 pages.

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3.5 BUREAUX « CLIENTELE » - IMAM GHAZALI


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Nombre de salles d’archives sur site 1 salle
Natures des documents stockés Archives provisoires
Date de démarrage de l’activité d’archivage 2017/2018
Fréquence de versement 23 boites par année

2.1.2 CONSTATS

33
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2.1.3 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée de 25 boites de 0,12 en moyenne, sachant qu’il y a 12


agences sur Tanger.
Cette estimation a été effectuée sur la base de notre visite.

- Etat : les dossiers sont classés par ordre dans les boites d’archive.
 L’état des documents est jugé satisfaisant (période entre 2017 et 2018).

- Contenu : les boites contiennent les catégories des documents suivants qui sont répartis
comme suit :
Abonnement personnes physiques :
 CIN.
 Acte de propriété.
 Demande d’abonnement
 Copie de facture de l’ancien locataire
 Reçu de paiement de branchement
 Permis d’habité ou certificat administratif

Abonnement personnes morales


 CIN.
 Acte de propriété.
 Demande d’abonnement
 Statut de la société légalisé
 Registre de commerce légalisé
 Reçu du paiement de branchement

Le volume estimatif du site clientèle est de 36 Mètres linéaires, Equivalent


à 180  000 pages (ce volume correspond à la volumétrie des 12 Agences
sur Tanger).

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3.6 BUREAUX « DEA »


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Nombre de salles d’archives sur site 1 salle
Natures des documents stockés Archives provisoires
Date de démarrage de l’activité d’archivage Avant la création d’AMENDIS
Fréquence de versement Moyenne de 3 600 contrats par an

2.1.2 CONSTATS

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2.1.3 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée au sein du bureau est de :


 89 boites d’archives de 0,12 m d’épaisseur.
 445 boites d’archives de 0,08 m d’épaisseur.

- Etat : les dossiers sont classés par code du projet dans les boites d’archive.
 L’état des documents est jugé satisfaisant.
 Les dossiers sont classés par code projet avec une identification alphanumérique
sur les boites.

- Contenu : les boites contiennent les catégories des documents suivants :


 Devis.
 Factures.
 CIN.
 Acte de vente ou de location.
 Certificat de propriété.
 Fiche de réception.

Le volume estimatif du site DEA est de 46,28 Mètres linéaires, Equivalent à


231  400 pages.

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3.7 BUREAUX « DEL »


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Nombre de salles d’archives sur site 1 salle
Natures des documents stockés Archives provisoires
Date de démarrage de l’activité d’archivage Avant la création d’AMENDIS
Fréquence de versement Moyenne de 5 200 contrats par an

2.1.2 ILLUSTRATIONS

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2.1.3 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée au sein du bureau est de :


 373 boites d’archives de 0,12 m d’épaisseur.
Cette estimation a été effectuée sur la base de notre visite.

- Etat : les dossiers sont classés par exercice dans les boites d’archive.
 L’état des documents est jugé satisfaisant.
 Les boites sont rangées dans un magasin qui contient 11 travées de 5 tablettes
chacune d’une dimension de 0,90 m.
 L’ensemble des documents sont classés dans des enveloppes d’une dimension de
36 cm * 26 cm.

- Contenu : les boites contiennent les catégories des documents suivants :


 Fiche de vérification de l’installation.
 Certificat de garantie.
 Facture.
 Devis.
 Bon d’intervention.
 Plan (Pour les lotissements).
 Photocopie de la CIN.
 Certificat administratif.
 Déclaration d’installation.
 Ordre de service.
 Acte de vente.
 Statut (Pour les sociétés).

Le volume estimatif du site DEL est de 44,76 Mètres linéaires, Equivalent à


223  800 pages.

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3.8 SITE D’ARCHIVAGE DU PRESTATAIRE (SADEPOL)


2.1.1 FICHE DU SITE

Libellé Descriptif
Natures des documents stockés Archivage permanent
Date de démarrage de l’activité d’archivage Non défini
Flux entrants des documents Depuis le siège et les autres agences 
Fréquence de versement Non défini

Il faut noter que le prestataire n’a pas voulu collaborer avec l’équipe projet. Nous n’avons pas pu
répondre à un certain nombre de questions liées au classement des documents.

2.1.2 ILLUSTRATIONS

Le prestataire ne nous a pas autorisés à prendre en photo le site d’archivage.

2.1.3 CONSTATS

- Volume : la volumétrie quantifiée au sein de la salle d’archive est de :


 820 boites d’archives de 0,12 m d’épaisseur.
 103 boites d’archives de 0,08 m d’épaisseur.
 141 travées de 6 tablettes chacune de 0,9 m.
 121 travées de 7 tablettes chacune de 0,9 m.
Cette estimation a été effectuée sur la base de notre visite.

- Etat : les dossiers sont classés par exercice dans les boites d’archive.
 L’état des documents est jugé médiocre.
 La salle ne répond pas aux normes.
 Il n’y a aucune politique de classement.

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- Contenu : les boites contiennent différents types de documents des différentes


directions et agences.

Le volume estimatif du site PRESTATAIRE est de 1 630,34 Mètres linéaires,


Equivalent à 8  151  700 pages.

L’étude de la volumétrie relevée durant notre visite était basée sur le mètre linéaire (Unité de
mesure des archives).
Définition du mètre linéaire : Il correspond à l’ensemble des documents placés côte à côte sur une
tablette d’un mètre de longueur - 1m3 ~= 12 mètres linéaires :
- Selon le standard, 1 mètre linéaire varie entre 4 000 et 6 000 pages

Nous allons en effet réévaluer les résultats de l’analyse faite sur la cartographie de la digitalisation
des directions et décider par rapport à la typologie des documents à intégrer au niveau de l’archivage
et de la dématérialisation.

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3.9 SYNTHESE DE LA VISITE DE TANGER


Ci-après une première synthèse des estimations sur la base des sites visitées de Tanger :

Volumétrie en mètre
Nombre de pages
Archivage Nom du site linéaire
Local archive SADEPOL 1 630,34 8 151 700,00
Permanent Local archive DRH
24,00 120 000,00
Local archive DCF
Local archive Grand compte
Bureaux travaux remboursable
et fraude DEA 46,28 231 400,00
Bureaux DEL 44,76 223 800,00
Bureaux Parc auto DAAI
Bureau Valorisation DAAI
17,40 87 000,00
Bureaux Etude DET
Bureaux travaux DET
Bureaux travaux DET-EL 33,50 167 500,00
Bureaux d'ordre DOP
Local assistantes DOP
Bureau siège
Ard Bouhsein
Assilah
Boukhalef
Dradeb
Grand Socco
Provisoire Imam Ghazali 36,00 180 000,00
Moulay Youssef
Place de suède
Rouida
Souani
El Majd
Branes
Bir Chifa
Mesnana
Grand compte
Agence mobile
Agence EL MERS
Agence Tanja EL BALIA

Total 1 832,28 9 161 400,00


* les estimations liées au siège RH n’incluent pas le volet retraité.

Remarque  : Une comparaison sera faite entre ces volumes et ceux transmis par AMENDIS dans leur état de
cartographie des documents. Les résultats de cette étude seront présentés lors de nos prochains ateliers sur
site.

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4 PREMIERE ESTIMATION DE LA VOLUMETRIE DES


ARCHIVES

Le fonds d’archives accumulé s’élève à :

Site Format Volumétrie en mètre linéaire Nombre de pages


Tétouan A3/A4 3 162,08 6 649 000,00
A0 A compléter A compléter
Tanger A3/A4 1 832,28 9 161 400,00
A0 A compléter A compléter
Total 4 994,36 15 810 400,00

Ci-après les principaux points à noter par rapport à la lecture du bilan ci-dessus :

- Estimation A O :
o La volumétrie sera quantifiée lors de nos prochains ateliers de travail

- Réestimation de la volumétrie :
o La synthèse reprend de façon globale les estimations détaillées par direction.
o Une comparaison sera faite entre ces volumes et ceux transmis par AMENDIS dans
leur état de cartographie des documents. Les résultats de cette étude seront
présentés lors de nos prochains ateliers sur site.

- Plan de classement :
o Durant les prochains ateliers prévus sur site, une analyse sera faire sur la base d’un
questionnaire pour identifier :
 Les différentes activités de chaque direction ;
 La typologie des différents documents ;
 Le besoin en termes de classement provisoire & définitif ;
 La durée d’utilité administrative du document.

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5 RECOMMANDATIONS
Les investigations que nous avons menées grâce aux interviews, le recensement des documents,
l’observation et l’exploration des sites d’archivage, nous ont permis de disposer des informations et
données nécessaires à l’analyse de l’état des lieux en ce qui concerne les aspects suivants :

 Etat des salles d’archives : Les locaux, les équipements et les conditions de conservation ;
 La volumétrie et la typologie des archives produites ;
 Les procédures de gestion, de classement et d’utilisation des archives.

Il s'agit lors de cette étape du rapport de dresser un bilan à partir de la situation actuelle des sites de
stockage qu’au niveau fonctionnel et organisationnel. Ce bilan servira de base pour l’identification
des axes de développement qui aboutiront à la conception des scénarii technico-organisationnels
pour la gestion des archives de AMENDIS.

5.1 ETAT DES SALLES D’ARCHIVES

Les locaux où sont déposées actuellement les archives n’ont subi aucun aménagement préalable
pour les adapter à recevoir les archives (à l’exception du site AZHAR à Tétouan et au site du
prestataire SADEPOL à Tanger où l’on remarque l’existence de rayonnage artisanal).

Les dépôts ne sont pas sécurisés ni contre le vol ni contre l’incendie. Les différents sites visités sont
inappropriés à la conservation des archives, leur situation géographique au milieu des habitants
constitue un danger à la fois pour les habitants et pour le patrimoine archivistique censé y être
conservé (à l’exception du magasin RIO MARTIL).

Cependant, il y a lieu de noter les insuffisances auxquelles il est urgent de remédier :

 Dispersion des salles de dépôts, des aménagements doivent être réalisés pour transformer
ces dépôts en un seul magasin de conservation des archives (si applicable) ;
 Absence de tout dispositif anti-feu ;
 Présence de rayonnages en bois inadaptés aux archives (le bois attire les insectes) ;
 Les locaux ne sont pas sécurisés ;
 Saturation des certains sites d’archivage ;
 Cette situation conduit à l’encombrement des bureaux avec des archives qui ne sont plus
nécessaires à la gestion des affaires.
 Le nettoyage des rayonnages et du sol n’est pas régulièrement effectué ;
 Les salles de conservation ne sont pas équipées d’une signalétique.

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 Les boites d’archives sont rangées dans les rayonnages sans aucune indication pour guider
les chercheurs ;
 Absence d’un plan de classement clair et détaillé pour informer sur les catégories des
archives déposées ;
 Absence d’inventaire ni de bordereaux de versement des archives déposées dans les locaux.
La volumétrie, la nature et le contenu des dossiers restent inconnus.

Par rapport au fonctionnement des archives, ci-après les constats :

Le diagnostic des locaux d’archives actuels qu’ils soient au niveau des sites Tanger ou ceux Tétouan,
fait apparaître les insuffisances et risques suivants :
 Les magasins actuellement en usage pour stocker les archives ne respectent pas les normes
établies dans ce domaine ;
 Matériel de stockage saturé, insuffisant, vétuste ou aux dimensions non conformes (hauteur
et largeur des rayonnages) ;
 Insalubrité et manque d’hygiène ;
 Prévention des risques : incendie, inondation, poussière, rongeurs, etc. non conforme ;
 Problème d’accessibilité des informations ;
 Problème de localisations multiples ; AMENDIS dispose de plusieurs petits locaux de
conservation des archives dépendant des villes de Tanger et Tétouan ;
 Absence de salle de travail pour la consultation ;
 Absence de formation du personnel à la gestion des archives chargé de ces locaux : avec des
risques d’erreurs et de pertes d’informations. En effet, au niveau de l’ensemble des dépôts
enquêtés à la gestion des archives ;

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5.2 RECOMMANDATIONS GENERALE D’ARCHIVAGE :


La situation des archives chez AMENDIS nécessite la mise en place d’un plan d’actions pour la
sauvegarde des archives existantes et la mise en place d’un Programme de gestion des archives
conforme aux normes en usage, à la réglementation marocaine en vigueur.

Cette politique doit permettre une gestion efficace des documents produits et reçus par les
différentes entités (Siège & agences) au niveau des deux villes respectives de Tanger et Tétouan.
Dans le même ordre d’idées, elle doit également permettre d’assurer aux documents un accès rapide
et efficace durant leur cycle de vie d’archives intermédiaires, régler et contrôler le tri, l’élimination et
le versement ou conservation des archives historiques.

5.1.1 POURQUOI ARCHIVER  ?

L’article huit du titre premier de la loi 69-99 sur les archives au Maroc, stipule : « la conservation et la
gestion des archives intermédiaires doivent être assurées par les organismes qui les ont constituées
dans des locaux aménagés à cette fin et qui doivent en assurer la protection et les conserver
progressivement sous forme d’archives électroniques ».

Dans ce sens, AMENDIS devra engager les actions suivantes  (ces points seront repris au niveau du
CPS après validation du comité projet) :
 Programmer la mise en place de locaux conformes aux normes d’archivage. Ces espaces de
stockage seront conçus de manière :
o À protéger les archives ;
o À assurer la pérennité des archives.

 Traiter les archives intermédiaires d’âge historique, c'est-à-dire réaliser :


o Lot I :
 Le dépoussiérage et la désinsectisation des documents, les trier, les
inventorier, les conditionner dans des boites d’archives en carton et les
classer en attente d’effectuer l’opération de numérisation (cette activité est
l’objet du lot 2).
o Lot II :
 Numérisation et indexation des données

o Lot III :
 Mise en place d’une solution GED

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5.1.2 PROGRAMME DE GESTION DES ARCHIVES

Face aux disfonctionnements relevés au niveau de la gestion des documents au sein des différents
dépôts d’archives objet de l’étude, un programme de réorganisation et de mise à niveau de la
fonction de gestion d’archive doit être mis en place ainsi que les structures de sa mise en œuvre.

 Aspects humains :

Dans la mesure de réussir la mission de gestion des archives et d’en assurer sa pérennité, il est
préconisé de faire appel à un personnel qualifié (lauréat de l’Ecole des Sciences de l’Information, ESI)
ou ayant une formation archivistique.

Ci-après l’organisation cible à mettre en place dans l’objectif de piloter le programme de gestion des
archives :
 Un responsable des archives intermédiaires :
 Dont le périmètre sera bien défini à l’avance pour mettre en œuvre la
stratégie de gestion des archives et assurer le respect des normes
déontologiques en matière d’archivage.
 Un correspondant archives nommé au niveau de chaque direction (Tanger/Tétouan) ;

Ladite équipe aura pour attributions ce qui suit :


 Mettre en œuvre la stratégie de gestion des archives ;
 Assister le personnel dans l’application des règles et des procédures relatives à la gestion
des documents ;
 Assister le personnel dans le transfert des archives ayant cessé d’être courantes vers les
locaux réservés à la conservation des archives intermédiaires ;
 Gérer les archives intermédiaires ;
 Procéder à l’élimination des archives non destinées à la conservation permanente en
application du calendrier de conservation ;

Le programme mettra en œuvre de façon urgente, La mise en application du calendrier de


conservation et de plan de classements produits dans le cadre de la présente prestation.

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 Aspects logistiques :

1. Local :

Pour le local, AMENDIS devra préparer des sites d’archivage conformes aux normes et
caractéristiques suivantes :

 Il s’agit de prérequis indispensables pour permettre au futur prestataire de dématérialiser le


fonds documentaire dans des meilleures conditions   ;
 Reconditionner les salles d’archives et revoir le classement permettra aussi de gérer le
paramétrage de la GED conformément au classement physique qui sera mis en place dans le
cadre du programme de gestion des archives.

Caractéristiques physiques Revêtement du local Conseils pratiques

- Surface : entre 50 et 200 m² Sols : revêtement anti- Privilégier un local en rez-de-


maximum par magasin. poussière lessivable (peinture, chaussée.
- Hauteur sous plafond : entre vernis, résine ou dalle - Eviter d'installer le local à
220 et 250 cm. thermoplastique). proximité de zones à risques
- Largeur minimale de la porte : - Murs : peinture ou vernis anti- (chaufferie, canalisation d’eaux,
100 cm, idéalement une poussière. …)
double-porte. - Plafonds : peinture ou vernis - Etre vigilant sur la question de
anti-poussière. la résistance au sol pour les
aménagements dans les
greniers (surpoids des archives,
cf. partie III, charge au sol)

2. Environnement :

Caractéristiques thermiques & Luminosité /Air Conseils pratiques


hygrométriques
- Température : entre 16 et 20° C - Eviter un éclairage naturel du - Eviter les variations brutales de
avec une variation de +/- 2° C par local. Sinon, aménager les températures et d'humidité qui
semaine (idéalement 17-18° C). rayonnages perpendiculairement favorisent le développement des
- Humidité relative : entre 40 et aux sources de lumière. moisissures.
60% maximum avec une variation - Prévoir un éclairage électrique - Installer un chauffage
de +/- 5% par semaine. du local de 200 lux. d'ambiance pour la saison froide
- Assurer un renouvellement d’air et des déshumidificateurs en cas
naturel de 0,10 volume / heure ou d'humidité relative trop élevée.
un brassage homogène de l’air - Utiliser des verres filtrés ou des
par ventilation mécanique (3 pare-soleil sur les fenêtres pour
volumes / heure). éviter que la lumière n’altère les
documents.

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3. Aménagement et mobilier :

Rayonnages Charge Conseils pratiques


- Eviter de positionner les - Charge d’exploitation pour des - Prévoir un espace de travail avec
rayonnages contre les murs afin étagères de 220 cm de hauteur : prises pour un ordinateur et un
que l’air circule.  Rayonnages métalliques fixes : téléphone.
- Installer des épis double-face 900 kg/m² - Prévoir entre 15 et 20 ml
d’une longueur de 10 m  Rayonnages métalliques d'accroissement des archives par
maximum. mobiles : 1300 kg/m² tranche de 10 000 habitants par
- Créer des allées de circulation de an (entre un tiers et la moitié de
80 cm minimum. - Les tablettes métalliques de ces dossiers sont éliminables dans
- Créer une allée principale de 120 rayonnage de 1 ml de long un délai de 10 ans).
cm minimum pour la circulation doivent pouvoir supporter au
des chariots. moins 100 kg de charge répartie.

4. Sécurité

Incendie Intrusion Conseils pratiques


Prévoir un système de détection - Prévoir la pose d'une alarme - Effectuer régulièrement des
incendie relié à une centrale anti-intrusion. visites d’inspection du local.
d’alarme et de signalisation. - Limiter la diffusion des clés du - Prévoir un plan d’évacuation des
- Equiper le local d'un extincteur local. archives en cas de sinistre.
mobile à eau sans additif ou à Pour plus de renseignements,
poudre sèche (1 pour 100 m²). vous pouvez consulter notre fiche
- Installer des portes coupe-feu. pratique « Les conduites en cas de
sinistres ».

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 Outils indispensables

1. Calendrier de conservation :

Le calendrier de conservation, appelé également tableau de gestion, est un outil réglementaire de


gestion des archives. Il en détermine la durée de conservation en tant qu’archives courantes et
archives intermédiaires, ainsi que le sort final qui est soit le versement aux Archives du Maroc en tant
qu’archives définitives, soit l’élimination.

L’élaboration du calendrier de conservation permet non seulement de se conformer aux exigences


de la loi n° 69.99 relatives aux archives et du décret n° 2.14.267, mais également la rationalisation de
la gestion des archives, et ce à travers :

• L’uniformisation des règles de conservation ;


• La réglementation des éliminations ;
• La rationalisation de la gestion des espaces et des équipements de conservation ;
• La réduction des coûts de conservation.

Ci-après un aperçu du calendrier de conservation :

Illustration

 Le calendrier de conservation relatif au programme de gestion des


archives AMENDIS sera proposé lors des ateliers prévus avec les directions
de chacune des directions  : Tanger et Tétouan.

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2. Plan de classement :

Un plan de classement ou de classification est un système qui fixe l’organisation des archives
courantes et intermédiaires de façon hiérarchique, du général au particulier, et qui reflète les
fonctions et les activités d’un organisme.
Le plan de classement contribue à accroître l’efficacité de l’organisme dans l’exercice de ses activités,
car il permet de :
• Uniformiser la classification des dossiers ;
• Favoriser le classement des dossiers selon un ordre logique ;
• Faciliter l’accès à l’information ;
• Assurer la continuité des opérations administratives en cas de mobilité du personnel.

Ci-après un aperçu du plan de classement :

Illustration

 Le plan de classement relatif à chacune des directions  : Tanger et Tétouan


sera discuté lors de nos prochains ateliers sur site.

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3. Index de recherche & arborescence

Tout document numérisé doit être indexé afin d’y accéder par une recherche. Ainsi, à l'ajout d'un
document à la base documentaire, une fenêtre d'indexation doit apparaître et demander à
l’utilisateur producteur de remplir les critères d'indexation.

Ci-après une illustration d’un guide d’indexation en plus de l’arborescence proposée par groupe de
type :

Illustration

Il est à préciser que parmi ces index figure la côte de la boîte d’archives où se trouve le document
papier. Cet index permettra de détecter où se trouve le document sur support papier à travers
l’application GED.

Points de vigilance :
Durant notre atelier lié au cadrage de l’aspect applicatif et fonctionnel, nous aurons l’occasion de
discuter les aspects à intégrer au niveau du CPS :
 Exigences techniques de la GED avec ses différentes modalités d’administration ;
 Procédures d’archivage des différentes activités d’AMENDIS.

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6 PROCHAINES ETAPES
Tenant compte des résultats et recommandations formulés au niveau du présent rapport, nous proposons d’organiser nos prochaines interventions comme suit :

Prochaines étapes Interlocuteurs Calendrier Objectifs Livrables


Ateliers de travail au Coordinateurs de chaque Cf, calendrier des ateliers Partage autour des constats & recommandations liés à Note de cadrage
niveau des sites site en plus de leurs de travail en annexe chaque site visité (15 min) ; Plan de classement
AMENDIS : Tanger & correspondants Guide d’indexation
Tétouan Partage des résultats de la revue critique de la Arborescence
cartographie documentaire (1h). documentaire

Etude basée sur un questionnaire (séance tenante)


pour définir avec les responsables du métier les
exigences en termes de classement.

Présentation d’un DRAFT du plan de classement


proposé par VISIATIV AFRICA

Présentation des résultats de l’étude des documents


partagés entre les entités (gestion des doublons)

Partage autour de l’arborescence documentaire


(Architecture cible)

Cadrage de l’aspect M. TOUMSI Le 21/02 Présentation de nos recommandations par rapport au Note de cadrage
applicatif & fonctionnel périmètre fonctionnel & technique :
- Architecture logicielle et base de données
- Contraintes générales (d’évolutivité, performance,…)
- Fonctionnement
- Revue des modalités
Points de vigilance :

 Moyens logistiques :
o Les prérequis techniques (Ressources, Matériels, Démarche de travail…) seront proposés au
niveau du premier Draft du CPS.
o Nous allons discuter également suite à notre prochain COPIL l’appartenance du matériel
réservé à la réalisation de la prestation (ressources matérielles AMENDIS ou prestataire).

 Gestion des doublons & TRI (Etude des documents partagés)


o Nous avons étudié le listing des dossiers partagés. Nous avons certaines remarques que nous
devons revoir avec les responsables concernés lors de nos prochains ateliers.
o La démarche du TRI sera également détaillée au niveau du CPS.

 Période de traitement des données (TRI des documents)


o Ci-après la période de traitement retenu pour la prestation de dématérialisation :
 Type 1 : Contrats & devis
 Période de traitement : le prestataire sera tenu de traiter l’ensemble des
documents de ce type (aucun TRI ne sera prévu pour ce type de
documents) ;

 Type 2 : Autres


 Les autres documents (hors le type 1) qui appartiennent à la période de
démarrage de l’activité de AMENDIS (Depuis le début de la Gestion
Déléguée : 2002 jusqu’à 2018, seront dématérialisés).
 Le prestataire doit se fier au plan de classement livré en phase d’étude pour
le TRI et la numérisation des documents.