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LA REDACTION ADMINISTRATIVE - ENSEIGNANTE : Mlle AKA Alloué Hélène

CHAPITRE 3 : LA LETTRE ADMINISTRATIVE

La complexité croissante des problèmes auxquels les administrations ont à faire face, la
multiplication des rapports entre les administrés et les services publics entraîne un
accroissement de la correspondance dont l’élément prépondérant est la lettre. En effet, la lettre
est le moyen de communication le plus couramment utilisé dans l’Administration.
L’Administration utilise deux types de lettres :
- Les lettres échangées entre un service public et une personne privée physique ou morale,
appelées lettres administratives à forme personnelle ou lettres personnelles ;
- Les lettres échangées entre services publics d’un même pays, appelées lettres entre
services ou lettres à forme administrative ou encore lettres administratives.
Etant l’une et l’autre des documents de la correspondance administrative, ces deux formes
de lettres présentent de nombreuses ressemblances en ce qui concerne la plupart des mentions
d’identification.

1- Les types de lettres administratives


A- La lettre administrative à forme personnelle

Elle est utilisée par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour
un motif personnel (demande de congé, autorisation d’absence, etc.) et par les supérieurs
hiérarchiques répondant à un subordonné ou lui écrivant pour un motif également personnel
(félicitations adressées à un membre du personnel changement, d’affectation, demande
d’explications, mise en garde d’un agent...).
Mais généralement, c’est la lettre que l’Administration adresse à :
- une personne privée ;
- aux représentants d’un organisme privé ;
- aux représentants d’une administration étrangère ou internationale ;
- aux représentants d’une organisation non gouvernementale (ONG) ;
- à un établissement public à caractère industriel ou commercial (société d’Etat, Société
d’économie mixte) ;
- au Président d’une institution (Assemblée Nationale, Cour Suprême, etc.).
En somme, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre ne sont pas des services publics
appartenant à un même pays, il s’agit d’une lettre administrative à forme personnelle.

1- Le choix du papier et la mise en page

Dans la correspondance privée, le format, la couleur, la qualité du papier dépendent du goût


de chacun. Dans la correspondance officielle, on doit respecter les règles suivantes :
- le papier utilisé est de format A4 (210 mmX297 mm) correspondant à la norme
internationale ;
- l’original et les copies sont sur du papier blanc de bonne qualité et suffisamment épais
pour ne pas laisser apparaître par transparence au verso le texte écrit au recto. Il ne sera
ni froissé, ni déchiré ;
- des marges sont laissées autour du texte.

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2- L’écriture

L’envoi de lettres saisies à des supérieurs hiérarchiques est parfaitement admise et offre
aux destinataires une lecture plus facile et donc plus rapide que des textes manuscrits parfois
difficiles à lire.
Cependant, parce que la lettre manuscrite exige du rédacteur un effort personnel
supplémentaire, elle est considérée comme plus déférente. Il faut l’employer chaque fois que
l’on désire marquer sa gratitude à un supérieur ou sa sympathie (condoléances, félicitations,
etc.). Dans ce cas, il faut soigner particulièrement son écriture pour qu’elle soit lisible. Il est
très discourtois d’obliger un correspondant à des efforts de déchiffrement.
La courtoisie la plus élémentaire exige que la présentation de la lettre soit soignée (éviter
les ratures et les tâches). En effet, la présentation crée une impression – bonne ou mauvaise –
auprès du destinataire du document, impression qui peut avoir des conséquences importantes.

3- Les éléments caractéristiques ou spécifiques de la lettre administrative à forme


personnelle

Sur le plan formel, la lettre à forme personnelle est caractérisée par :


- la formule d’appel ;
- le traitement ;
- la formule de courtoisie.

3.1- La formule d’appel

La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre. Elle est
constituée de l’appellation « Monsieur, Madame ou Mademoiselle » en toutes lettres suivie de
l’indication de leur titre s’il y a lieu.
Exemples :
▪ Monsieur le Directeur général,
▪ Madame la Directrice,
▪ Monsieur le Préfet,
▪ Monsieur le Ministre,

NB : En français, on ne met pas de majuscule aux titres et fonctions sauf pour le Président de
la République ou lorsqu’on s’adresse aux personnes qui en sont titulaires : un préfet, le ministre
de l’intérieur, mais Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre.

C’est une marque de considération de laisser un espace assez grand entre le haut de la
feuille et la formule d’appel. On placera donc celle-ci un peu au-dessus de la moitié de la feuille
à 110 mm environ du bord supérieur.
La formule d’appel et la formule de politesse vont toujours de pair. Il n’y a jamais l’une
sans l’autre.

3.2- Le traitement

C’est la manière dont on traite, dans le corps de la lettre à forme personnelle ou d’un
discours, la personne à qui l’on s’adresse.
Les formules de traitement varient selon la qualité de la personne à qui l’on s’adresse.
Exemples :
▪ Votre majesté pour un souverain ;

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▪ Votre Altesse pour un prince ;


▪ Votre sainteté pour le pape ;
▪ Votre éminence pour un cardinal ;
▪ Votre Excellence pour un chef d’Etat, un ministre, un ambassadeur, un évêque.

La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou
du discours et non en formule d’appel.

3.3- La formule de courtoisie ou de politesse

C’est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime ses sentiments au destinataire.
Elle doit correspondre à la formule d’appel. L’une et l’autre sont fonction de l’affection, de
l’attention, de l’amitié, de la considération, du dévouement, de la déférence ou du respect que
le rédacteur de la lettre éprouve à l’égard de son correspondant et commence le plus souvent
par « Je vous prie de croire.. », « Je vous prie d’agréer … », …
Ces sentiments sont, bien entendu, à nuancer selon la situation, les rapports
hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’intimité des correspondants.
Les formules de politesse peuvent varier à l’infini, cependant, un certain nombre de règles
doivent être respectées.
Elles contiennent le plus souvent soit « l’expression de », soit « l’assurance ». Les deux
formules ne sont pas équivalentes. Le premier terme est obligatoire lorsqu’on s’adresse à une
autorité d’un rang supérieur pour qui la considération, le dévouement, le respect doivent être
tenus pour acquis et que l’on n’a donc pas à « assurer de ses sentiments ».
Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des personnes d’un rang égal ou
inférieur au signataire de la lettre.
Sur le fond, la lettre à forme personnelle répond généralement à une demande de
renseignements, à des remerciements, à l’acceptation d’une proposition, à des interrogations,
permettant la création d’un dossier, la notification d’une décision.

4- Les éléments rappelant la lettre à forme administrative

La plupart des mentions contenues dans la lettre à forme administrative se retrouvent dans
la lettre à forme personnelle. Ce sont :
- l’appellation de l’Etat et la devise ;
- le numéro d’enregistrement ;
- la référence ;
- l’objet ;
- les pièces jointes ;
- les lieux et dates ;
- la signature.

En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de l’origine de la lettre.
Il s’agit :
- des initiales du rédacteur-dactylographe ;
- la mention : objet ;
- la suscription ;
- la mention : ampliation ;
- le timbre.

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B- La lettre entre services ou lettre à forme administrative


Elle est, comme son nom l’indique, la lettre adressée par un service administratif à un
autre service administratif relevant d’un même Etat et d’une même structure gouvernementale.
Certains l’appellent aussi « lettre administrative ».
La lettre entre services comprend les lettres échangées soit entre les services publics
relevant de départements ministériels distincts, soit entre services relevant d’une même
administration, entre services centraux et services départementaux.
Elle est adressée pour les besoins de service.
D’une manière plus simple, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre sont des services
publics appartenant à un même pays, on dit qu’il s’agit d’une lettre entre services.

I- Les mentions de la lettre entre services

La lettre entre services ou à forme administrative a une présentation particulière qui est
pratiquement toujours la même. Elle comporte un certain nombre de mentions spécifiques
obligatoires, facultatives et circonstancielles.

1- Les mentions obligatoires

1.1- L’appellation de l’Etat

C’est l’appellation officielle de l’Etat mise sur une ligne en majuscule suivie en dessous
de la devise nationale. Elle figure sur la plupart des documents administratifs. C’est surtout le
cas pour les documents, et notamment les lettres, émanant des autorités administratives, dont
elle renforce le caractère officiel.
Elle est au-dessus de toutes les autres mentions. En Côte d‘Ivoire, elle figure en haut, à
droite de la page. Mais elle peut être au milieu de la page.

1.2- Le timbre

Il figure toujours dans l’angle supérieur gauche du document. C’est l’ensemble des
mentions qui indiquent la provenance d’un document administratif (Ministère, Direction, etc.).
Le timbre doit indiquer cette origine avec précision, et en respectant la hiérarchie des services.
On part de la structure la plus élevée, pour s’arrêter à la structure de l’expéditeur qui est en
même temps le signataire du document. Il sera donc plus ou moins complexe selon la position
dans la hiérarchie du service émetteur.
- très bref si le document émane des plus hautes instances hiérarchiques et s’il est signé
par la plus haute autorité responsable ;
- plus complexe si le document émane d’un service subordonné, le timbre comprendra
généralement trois parties :
✓ le nom du ministère ou de la préfecture ;
✓ l’appellation de la direction ou du service principal ;
✓ l’appellation du service ou du bureau subordonné émetteur du document.
- plus complexe encore si l’origine se situe à un niveau encore plus bas, le timbre est alors
le reflet de l’organigramme de l’administration émettrice.

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1.3- Le lieu et la date

C’est la mention qui indique le lieu d’émission et la date de rédaction de la lettre. Inscrits
en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en haut à droite, sous l’appellation de l’Etat et
sa devise.
Exemple : Abidjan, le 24 avril 2017

On peut aussi indiquer le jour.


Exemple : Abidjan, lundi 24 avril 2017

NB : En français, le nom des mois et des jours ne prend pas de majuscule.

1.4- La suscription (ou réclame)

C’est la formule d’envoi au destinataire. Elle est composée de deux parties reliées par la
préposition « à » :
- la première partie indique la qualité de l’expéditeur ;
- la seconde partie indique la qualité du destinataire.
Toutefois, la première partie sera supprimée car elle serait une répétition inutile, lorsque
l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre.
La suscription se trouve en haut, à droite, sous le lieu et la date.
Les mots « Monsieur » ou « Madame » sont écrits en toute lettre. Ils ne s’utilisent que
pour désigner le destinataire et non l’expéditeur (on ne se dit pas Monsieur soi-même).
C’est la formule d’envoi au destinataire, manifestant le respect des principes de
hiérarchie et d’autorité, éventuellement complétée par l’indication de la transmission
hiérarchique intermédiaire (sous couvert de ou sous le couvert de …).
La suscription c’est le nom donné également à l’adresse du destinataire d’une lettre,
portée sur la lettre elle-même et sur l’enveloppe.

1.5- le numéro d’enregistrement

Il comprend le numéro inscrit au registre du courrier « Départ » dans le service émetteur


(Le service destinataire apposera, lui, un numéro supplémentaire enregistré au courrier
« Arrivée »), suivi des sigles des mentions formant le timbre, chaque élément étant séparé des
suivants par une barre oblique.
Le numéro d’enregistrement est placé sous le timbre.
L’enregistrement du document se fait après sa signature.

1.6- L’objet

C'est la mention très succincte du problème central, de la question traitée dans la lettre.
Il a pour but, de permettre au destinataire de vite avoir une idée du texte, de faciliter l’attribution
puis le classement.
L’objet se place à gauche, sous le numéro d’enregistrement, avant le corps de la lettre.
NB :
- Le mot « Objet » est toujours souligné et écrit en gras (Objet :) ;
- Une lettre ne traite que d'un objet.

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1.7- Les initiales (rédacteur-dactylographe)

Il s’agit d’inscrire au-dessus du timbre les initiales respectives de celui (ou celle) qui a
rédigé le projet du document et de celui (ou celle) qui l’a dactylographié. Elles figurent, centrées
au-dessus du timbre.
Les initiales permettent au signataire de savoir à qui faire des remarques éventuelles.

1.8- La signature

C’est l’apposition manuscrite du nom de celui qui assure la responsabilité de la lettre.


La signature est l’élément fondamental d’un document, en ce sens qu’un document non
signé n’a aucune valeur juridique. En effet, c’est la signature qui authentifie tout document et
le rend juridiquement valable.
C’est la condition de validité des actes administratifs. Encore faut-il que cette signature
soit bien celle de l’autorité compétente ou de la personne habilitée par elle (par délégation,
intérim …).
Elle comprend trois parties :
- le titre ou la qualité du signataire (c’est-à-dire de l’indication de sa qualité et
éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer lorsque le signataire n’est pas l’autorité
compétente elle-même ;
- le signe propre à chaque individu ;
- le prénom (en minuscule) et nom (en majuscule) du signataire.

NB : Lorsque la qualité de l’expéditeur figure déjà en haut du document et que c’est exactement
la même qualité qui doit être reprise au niveau de la signature, on s’en passe et dans ce cas, la
signature ne comprendra que deux parties, à savoir le signe propre à chaque individu et le
prénom et nom du signataire.

La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page, quelques lignes
en dessous du texte, immédiatement après la formule de courtoisie ou de politesse

On distingue :
- la signature par l’autorité compétente : c’est la signature du titulaire d’un poste.

En dehors de la signature du titulaire d’un poste, il existe trois autres possibilités de


signature :
- La signature par ordre
Certains documents peuvent être signés par ordre. Selon l’importance du dossier
et tenant compte de la qualité du destinataire, l’agent qualifié pour signer un document
peut donner un ordre verbal à l’un de ses collaborateurs de signer ce document qui sera
alors soumis à la signature de ce dernier : c’est la signature par ordre.
Elle ne peut porter que sur des correspondances courantes, lorsque le titulaire
(autorité compétente) est momentanément empêché. Elle est limitée à un objet précis et
dans un temps très court.
L’Ordre est verbal et ponctuel, c’est-à-dire que l’ordre n’est pas consigné par
écrit dans un document donné et que celui qui a reçu l’Ordre ne peut signer que ce seul
document. Par ailleurs, cette signature engage la responsabilité de celui qui a donné
l’ordre.

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Exemple : l’Agent qualifié pour signer un document est le Directeur des Ecoles de
l’ISTC Polytechnique. Il peut donner l’ordre à son Chef du service des Formations de
le signer.
Il sera mentionné :
Pour le Directeur des Ecoles et par ordre
Le Chef du service des Formations
Signature
Nom et prénom(s)

Remarque : l’on ne doit pas donner l’ordre à l’un de ses collaborateurs, de


signer un document d’une grande importance, d’une certaine sensibilité ou un
document à envoyer à son supérieur hiérarchique.
C’est donc l’importance du document qui vous amène à le signer vous-même ou
à le faire signer par ordre, par quelqu’un d’autre.

- la signature par délégation


On parle de délégation au sens large du terme lorsqu’un chef (le délégant)
transfère une partie de ses pouvoirs dans le domaine de compétence de l’un de ses
collaborateurs (le délégataire).
Au sein d’un service administratif, il peut être utilisé le procédé de la délégation
de signature. C’est un acte par lequel un Responsable de structure, une Autorité
compétente délègue à l’un de ses collaborateurs, la faculté de signer à sa place, et au
nom de la structure, certains documents et actes énumérés strictement dans la
délégation.
Cette délégation qui doit toujours être publiée, fera l’objet d’un texte officiel (arrêté ou
décision) qui en fixe le cadre et les imites.
Dans ce cas, la signature se présentera comme suit :
Exemple : Pour le Directeur des Ecoles et par délégation
Le Chef du service des Formations
Signature
Nom et prénom(s)

- la signature par intérim :


C’est une application du principe de la continuité du Service public. En effet, en
absence du titulaire d’un poste donné, les activités ne doivent pas être bloquées du fait
de cette absence. Alors, l’Autorité qualifiée prend un acte pour désigner un autre agent
qui sera chargé d’assurer le déroulement normal des activités pendant toute la durée
d’absence du titulaire : c’est l’intérim.
Cet agent est appelé Intérimaire.
L’Autorité compétente pour désigner un intérimaire est généralement l’Autorité qui
a compétence à nommer le titulaire de ce poste.
La signature par intérim intervient en cas d’absence du titulaire ou de vacance de
poste. Deux (02) mécanismes sont prévus :
✓ soit un texte a réglé la question en désignant par avance une personne pour
remplacer l’autorité en cas d’absence ou d’empêchement, le texte s’applique
automatiquement : c’est la suppléance. La formule à utiliser pour traduire la
suppléance sera la suivante :
Exemple 1 : Pour le Directeur absent,
Le Sous-Directeur par intérim
Signature

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Nom et prénom(s)

Exemple 2 : Le Sous-Directeur par intérim,


Signature
Nom et prénom(s)
✓ Soit les textes n’ont rien prévu et l’autorité compétente prend un acte (arrêté,
décision, note de service) pour désigner quelqu’un devant assurer la continuité
de la fonction : c’est l’intérim.
Dans cette hypothèse, deux (02) formules sont utilisées pour traduire l’intérim
de la tâche.
En cas d’absence ou d’empêchement, on écrira :
Exemple 1 : Pour le Directeur empêché,
Le Sous-Directeur chargé de l’intérim
Signature
Nom et prénom(s)

Exemple 2 : Pour le Directeur empêché,


Le Sous-Directeur intérimaire
Signature
Nom et prénom(s)

En cas de vacance de poste, la personne qui sera désignée signera selon la


formule suivante :
Exemple : Le Directeur par intérim,
Signature
Nom et prénom(s)

2- Les mentions facultatives et circonstancielles

2.1- Les mentions facultatives

a- La référence

La référence (en abrégé Réf.) se place sous l'objet. C'est un rappel des documents
antérieurs ou précédents qui ont une certaine relation avec la lettre (lettres, message, texte
législatif ou règlementaire, etc.) auxquels le rédacteur se réfère. Autrement dit, s’il n’existe
aucun document précédent en relation avec la lettre qu’on est en train de rédiger, celle-ci ne
portera pas cette mention « Référence ».
Elle comprend le numéro d’enregistrement suivi des sigles des différentes structures.
NB: Ne pas multiplier les références.

b- La pièce jointe

Cette mention sert à énumérer, en cas de besoin, le nombre et la nature des différentes pièces
accompagnant la lettre (ou tout autre document), s’il y en a. C’est une mention qui attire
l’attention du destinataire sur les documents annexes transmis avec la lettre. Elle est placée :
- soit en toutes lettres sous la référence ;
- soit en bas de la page en utilisant les initiales « PJ ».

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c- L’ampliation

C’est une mention qui permet d’adresser des copies de la lettre à des personnes
physiques ou morales autres que le destinataire principal, mais que l’on juge utile d’informer,
en précisant le nombre d’exemplaires à adresser à chacun.
Elle se place en bas à gauche de la page, légèrement sous la ligne de la signature.

d- Le sous-couvert

Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre la voie
hiérarchique. Elle peut être montante ou descendante :
- Montante, lorsque le document part de la base au sommet ;
- Descendante, lorsque le document provient de l’autorité supérieur vers le subordonné ;
Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, on utilise la formule générale de
« sous le couvert de la voie hiérarchique ».

2.2- Les mentions circonstancielles

On peut les classer en trois (03) groupes.

a- Les mentions destinées à attirer l’attention du destinataire. Ce sont :

- « URGENT » (signale au destinataire que l’affaire doit être traitée sans retard);
- « RAPPEL » (rappelle au destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une
lettre précédente);
- « Vu et transmis le … » (indique que l’autorité ou les autorités concernée(s) par la
transmission hiérarchique ont pris connaissance du document transitant sous leur
couvert) ;
- « VISE le … » ou « VISA » (mention apposée dans la marge de la lettre ; elle est utilisée
lorsque le document doit obtenir l’approbation d’une autorité extérieure avant son
expédition) : visa du ministre des finances pour les mesures à incidence budgétaire ;

b- Les mentions relatives au caractère confidentiel de la correspondance. Ce sont :

- « PERSONNEL » (remettre la lettre au destinataire sans ouvrir l’enveloppe) ;


- « CONFIDENTIEL » (cette mention s’applique sur tous les documents administratifs
dont le contenu pourrait causer un préjudice ou provoquer des embarras administratifs
s’il était divulgué.) ;
- « DIFFUSION RESTREINTE » (s’applique sur tous les documents administratifs
contenant des informations qui ne doivent être communiquées qu’aux personnes
particulièrement qualifiées pour en connaître.);
- « SECRET » (figure sur tout document administratif dont la teneur pourrait, en cas de
divulgation, compromettre la sécurité nationale, le prestige, les intérêts ou l’activité du
gouvernement).

c- Les mentions relatives à l’acheminement postal. Ce sont :

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- « RECOMMANDE » (lorsqu’on veut que la lettre soit remise au destinataire en main


propre);
- « RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECEPTION » (lorsqu’on veut que la lettre
soit remise au destinataire en main propre avec une décharge attestant qu’il l’a reçue);
- « EXPRESS » ou « par porteur » (lorsqu’il y a urgence particulière dans
l’acheminement de la lettre).

3- Le corps de la lettre

Malgré sa spécificité, la rédaction administrative ne demeure pas moins une


composition française. Par conséquent, elle doit en respecter les règles de présentation. Aussi
convient-il d’établir un plan qui comporte généralement une introduction, un développement et
une conclusion.

3.1- L’introduction

Elle sera très brève. Elle a pour but de prévenir le lecteur pour ce qui va suivre. (une ou
deux phrases).

3.2- Le développement

C’est le corps du sujet. Il se divise en deux (02) ou trois (03) parties équilibrées alliant
clarté, précision et concision. Une lettre ne traitera que d’un seul problème. Il convient donc de
rédiger autant de lettres distinctes que de problèmes distincts.
Le rédacteur doit tenir compte de l’équilibre entre les parties et de la loi de l’intérêt
croissant qui consiste à présenter d’abord les faits et les arguments les moins importants et
parvenir à ceux les plus décisifs. Chaque idée différente fera l’objet d’un paragraphe distinct.
Le texte doit être suffisamment aéré pour aider à la clarté de son argumentation.

3.3- La conclusion

La conclusion doit être claire, précise et amenée sans brutalité. Comme l’introduction, elle
doit être brève et tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps du sujet. Elle comprend
l'énoncé de la décision, de la demande ou de la proposition. Elle consiste à :
- demander des instructions si on est subordonné ;
- ordonner ou demander des éclaircissements lorsqu’on est supérieur hiérarchique.
Elle ne doit pas se confondre avec la formule de politesse qui constitue un paragraphe
séparé.

NB : Une seule particularité à souligner : la lettre à forme administrative ne comporte :


- ni formule d’appel ;
- ni formule de courtoisie ou de politesse.
Par contre, le respect de la règle de la courtoisie fait que l’on compense l’absence de ces
formules par l’emploi de l’expression « J’ai l’honneur de … », qui doit figurer dans le corps de
la lettre et placé en tête du 1er paragraphe. Cette expression facilite en effet par la même occasion
l’introduction du problème traité.
Elle peut être remplacée, lorsque l’on veut atténuer une réponse défavorable, par
l’expression « J’ai le regret de … ».

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4- Les différents types de lettres à forme administrative

Les lettres à forme administrative peuvent être classées en fonction de leur objectif et des
circonstances qui les ont motivées. On distingue :
- la lettre d’accusé de réception ;
- la lettre de transmission ;
- la lettre de rappel ;
- la lettre d’intervention ;
- la lettre d’accompagnement.

EXERCICES PRATIQUES

1- Vous êtes un fonctionnaire et vous sollicitez de votre supérieur hiérarchique une


autorisation d’absence en vue d’un concours. Rédigez le document.

2- Face à des notes qu’il juge erronées, un étudiant de l’ISTC Polytechnique adresse une
réclamation au Directeur des Ecoles.
Vous êtes l’assistant(e) du Directeur des Ecoles qui vous charge d’élaborer un projet de
courrier dans lequel vous expliquez à l’étudiant sa situation. Rédigez le document.

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