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CHAPITRE 5 : LE PROCES-VERBAL

I- Définition
Malgré son nom, le procès-verbal, en abrégé PV, est un document écrit.

A l’origine, le procès-verbal était élaboré exclusivement par les agents assermentés qui
relatent objectivement des faits constatés ou réalisés dans l’exercice de leurs fonctions.
Cette relation était autrefois orale, d’où son nom. Mais maintenant elle est toujours écrite.

Cependant le terme « procès-verbal » a été repris par l’Administration qui a estimé


que, lorsqu’il y a des événements très importants, que l’on veut consigner par écrit, dans
un document en vue d’éviter des contestations ultérieures des parties concernées, au lieu
de rédiger un compte rendu ordinaire qui n’a aucune valeur sur le plan juridique, on
rédigera un procès-verbal. C’est donc une variété particulière de compte rendu qui est
destinée à servir de preuve. Ici les rédacteurs ne sont plus des agents assermentés, mais
des personnes désignées et investies d’une mission spéciale par l’autorité administrative.

En raison de son caractère authentique, le procès-verbal fait foi, juridiquement, jusqu’à


preuve du contraire.

II- Les différents types de procès-verbaux


On distingue généralement trois types de procès-verbaux :
- Le procès-verbal judiciaire ;
- Le procès-verbal administratif ;
- Le procès-verbal de réunion (ou de séance).

III- Construction et présentation


Les termes « compte rendu » et procès-verbal s’emploient parfois l’un pour l’autre.
Pourtant, ils sont distincts :
- D’une part, le procès-verbal est un document authentifié par la signature des
participants à l’activité qui en fait l’objet ou tout au moins leurs représentants ;

- D’autre part, il répond à des obligations légales ou conventionnelles : la loi impose


leur existence et des disposition précises aux procès-verbaux d’assemblées de
certaines sociétés. (Ex. Assemblée annuelle des actionnaires d’une S.A., les statuts
des associations ...)

Le rédacteur risque de rédiger un procès-verbal irrégulier s’il ignore les textes correspondants ou
s’il n’en tient pas compte. A défaut d’obligation légale formelle, les statuts des groupements, une
convention … peuvent réglementer les modalités d’établissement du procès-verbal.

Les procès-verbaux concernant des actes de même nature se reproduisant périodiquement selon
une réglementation, un processus bien défini se prêtent à une normalisation de leur présentation et de
leur contenu. Aussi certains procès-verbaux sont-ils présentés sous la forme d’imprimés.

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1- Le procès-verbal judiciaire

Le procès-verbal judiciaire est la relation, par une autorité spécialement habileté à cet
effet, de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.

Acte authentique destiné à servir de preuve, ce procès-verbal ne peut être établi que par un
agent commissionné par les autorités judiciaires, à la demande de ces autorités ou des
autorités administratives : magistrat instructeurs, commissaires de police et officiers de police
judiciaire en général, gendarmes, ingénieurs de voirie et autres fonctionnaires assermentés
appartenant à certains corps particuliers (Eaux et Forêt, Douanes) ...

L’agent verbalisateur ne peut relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui
sont directement rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de l’information devra être
précisée. C’est un acte authentique destiné à servir de preuve.

Le procès-verbal judiciaire peut être établi sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il
doit comporter toutes les mentions d’identification utiles et le titre « PROCES-VERBAL », en
majuscule en milieu de page, suivi de sa qualification.
Exemple : PROCES-VERBAL D’AUDITION

Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivies de l’heure.


Exemple :
« L’an mil neuf cent quatre-vingt-dix-neuf et vingt-quatre décembre à quinze heures
trente, ...)
Cette présentation, archaïsante et solennelle, de la date est suivie du texte du procès-verbal
rédigé à la première personne du pluriel (pluriel de modestie). L’agent verbalisateur énoncera
d’abord ses nom et qualité, puis la nature, l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il
agit, le cadre de son intervention et le lieu où s’accomplit cette mission.
(Date), nous KOUASSI Yao, gendarme à la brigade de… agissant en vertu d’une
réquisition de M. le Sous-Préfet de ..., nous nous sommes rendus au village de ... pour y
entendre M. ... planteur domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui suit ...

Suit donc la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations
accomplies, avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause et des
témoins cités. La relation sera précise, claire, complète et objective, sans aucune appréciation
ou interprétation personnelle.

La formule finale revêt aussi un certain formalisme.


Exemple :
En foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les témoins après en
avoir donné lecture à ceux-ci.

La date sera reprise avant les signatures qui comportent la signature de l’agent
verbalisateur, celles des personnes mises en cause et celles des témoins cités. On devra
mentionner au niveau de chaque signature, la qualité en vertu de laquelle chaque signataire
intervient dans l’affaire objet du procès-verbal.
Remarques :
• Lorsque le déclarant ou le témoin ne sait pas signer ou refuse de signer, cette
mention sera portée dans la formule finale ;
• Les procès-verbaux ne doivent pas comporter de surcharge.

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Exemple :
Lecture faite, persiste et déclare ne pas savoir signer ou refuse de signer.

2- Le procès-verbal administratif

Le procès-verbal administratif est celui que dresse un agent de l’Administration à


l’occasion de certains événements relatifs à l’exercice de ses fonctions. Ce sera notamment le
cas lorsqu’il y a lieu de :
- rendre compte de l’exécution d’une mission mettant en cause des particuliers et
accomplie selon certaines règles précises ;
- établir (contradictoirement) un partage de responsabilités, de constater des droits
ou des infractions à des règles administratives ;
- etc.

Généralement, les procès-verbaux administratifs émanent des services financiers, des


services de l’inspection, du contrôle de prix ... Ces agents sont généralement dûment
commissionnés à l’effet d’établir des procès-verbaux (procès-verbal de tentative de saisie,
procès-verbal de vente, d’inspection …).

Il existe également d’autres procès-verbaux qui ne concernent que la vie interne des
services, c’est le cas du procès-verbal de passation de service.

Le procès-verbal de passation de service devrait être systématiquement établi chaque fois


qu’il y a changement de titulaire à un poste donné, entre l’agent qui passe le service et son
successeur. Ce procès-verbal, simple compte rendu, mais dressé et signé par les deux agents,
sous la supervision de leur supérieur hiérarchique, constate que le service et les documents s’y
rapportant ont été remis et expliqués au nouveau titulaire du poste, de même que les dossiers
en instance.

Cette procédure assure la continuité du service en évitant à l’entrant des erreurs


administratives et des tâtonnements. Elle permet également de décharger le sortant et
d’engager la responsabilité de l’entrant.

Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et au même
formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire.

Si l’agent qui établit le procès-verbal agit seul, il écrira à la première personne du


singulier (Je soussigné …).

Si le procès-verbal est contradictoire entre deux agents, le style sera impersonnel : on


utilisera la troisième personne (Il).

Les procès-verbaux administratifs correspondant à des missions définies sont


généralement établis sur des formulaires imprimés, qui permettent d’éviter les oublis de
mentions indispensables.

Mais les procès-verbaux ordinaires sont le plus souvent établis sur papier libre et dans ce
cas, on reprendra toutes les mentions d’identification utiles :
- le timbre du service ;
- la mention de l’Etat et sa devise ;

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-le titre « PROCES-VERBAL », en majuscule en milieu de page, auquel on
incorporera l’objet (ou la qualification) ;
Exemples :
✓ PROCES-VERBAL DE VENTE,
✓ PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

- La date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit sous la forme
solennelle (« L’an mil neuf cent … ») en toutes lettres avec, si c’est utile,
indication de l’heure, soit sous la forme courante et beaucoup plus simple (« le 25
novembre 201… ») pour un procès-verbal administratif qui n’est pas destiné à être
opposé à un tiers extérieur à l’administration.
- L’exposé des faits doit être objectif, exact et précis, sans commentaires
personnels ;
- La ou les signature(s) seront (sera) portée(s) à la suite de la date présentée comme
pour le procès-verbal judiciaire (Fait à …………, le …………) ;
- La formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du procès-verbal (En foi de
quoi … etc.), ou simplifiée et portée à la suite de la date (Fait à …………, le
…………. pour servir et valoir ce que de droit) formule préférable pour ce genre de
procès-verbal ;
- Les signatures seront précédées de la qualité des signataires en tant qu’intervenant
au procès-verbal et leur fonction en tant qu’agent dans l’administration.

3- Le procès-verbal de réunion
Au cours d’une réunion, il peut avoir autant de comptes rendus que de participants
(chacun rendant compte à son supérieur hiérarchique). Cependant, il n’y aura de cette réunion
qu’un seul procès-verbal qui en sera la relation officielle.

C’est la volonté d’en faire la relation officielle qui peut justifier l’appellation « PROCES-
VERBAL DE REUNION », lorsqu’elle est assortie de conditions de forme et de procédure
particulières propres à renforcer son autorité.

On dresse le procès-verbal d’une réunion lorsque d’importantes décisions sont à prendre


au cours de celle-ci afin de leur donner une forme définitive. C’est principalement le cas de
ces réunions que tiennent les assemblées générales sur le plan national, régional ou local. Pour
ces réunions qui, ont un caractère statutaire, on dresse toujours un procès-verbal et non un
simple compte rendu.

Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par
tous les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante et
mentionnée dans le nouveau procès-verbal. Dans ce cas, le procès-verbal est dit adopté. Il ne
peut plus être contesté par les participants.

La forme générale du procès-verbal de réunion est celle du compte rendu. Comme lui, il
peut être intégral ou analytique. A l’instar, du compte rendu, il comportera les mentions
suivantes avec quelques variantes :
- le timbre de la collectivité ou du service ;
- le tire « PROCES-VERBAL », en majuscule en milieu de page, suivi de la
désignation de l’objet

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Exemple :
PROCES-VERBAL DE LA REUNION DE L’ASSOCIATION DES …
- la date de la réunion présentée de la façon plus solennelle propre aux procès-
verbaux (L’an mil neuf cent …) et celle de convocation des membres ;
- l’identité et la qualité du président, celle des personnalités éventuellement
présentes ;
- l’identité du secrétaire de séance ;
- la liste des participants, présents et absents, avec toutes les précisions utiles sur la
nature de leur participation (voix délibérative ou consultative) ;
- l’ordre du jour détaillé ;
- la mention du caractère public ou à huis clos (motivé) de la séance ;
- la mention du quorum requis (qui n’est généralement plus exigé s’il s’agit de la
reprise d’une séance remise une première fois faute d’avoir atteint le quorum) ;
- la mention de la lecture et de l’approbation du procès-verbal de la séance
précédente, avec indications des rectifications éventuelles à y apporter ;
- la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec
indication de l’heure ;
- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition
des voix pour, contre et des abstentions ; mention également du caractère secret ou
non du scrutin ;
- la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de séance.

A la différence du compte rendu, qui n’est signé que de son rédacteur, le procès-verbal
doit obligatoirement être signé également par le président de la séance. La signature du
président est plus importante que celle du secrétaire, qui n’est pas indispensable bien qu’utile.

Parfois même est requise la signature de tous les membres de l’assemblée ou tout au
moins de ceux d’entre eux qui sont chargés de fonctions particulière (vice-président,
rapporteur, trésorier, etc.). La signature ainsi pondérée renforce le caractère officiel et
l’autorité du procès-verbal.

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