Universidad Nacional de Trujillo

SERVICIO:

Diseño de los diagramas de jerarquía de procesos

Ingeniero : xxxxxxx

TRUJILLO – PERÚ

2015
Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

INDICE
Presentación:

1. Mapa de procesos de la Universidad Nacional de Trujillo 04

2. Mapa de procesos y los sub procesos considerados en el

presente trabajo 05

3. El proceso de acreditación en la UNT 00

4. Cronograma de trabajo 00

5. Proceso para solicitar exoneracion de matricula de deportista

calificado 00

6. Proceso proceso para solicitar exoneracion de matricula

execto para deportista 00

7. Proceso proceso para recepción de las actas de notas

por los docentes

8. Proceso de inscripción al concurso de admisión por modalidad

de examen ordinario 00

9. Proceso obtener una constancia de estar o haber estado

matriculado 00

10. Proceso de convalidación de cursos 00

11. Proceso inscripción al concurso de admisión por modalidad,

examen del CEPUNT 00

12. Proceso de expedicion de solvencias y emision de constancias

de no adeudo de material bibliográfico 00

13. Proceso de elaboración de cuadro de méritos 00

14. Proceso exoneracion de pago de matricula para alumnos

integrantes de grupos artisticos y deportivos oficiales de la

Universidad Nacional de Trujillo 00

15. Proceso emisión de control de asistencia de curso 00

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

16. Proceso actualización de revisión de inventario en la

biblioteca de ingeniería 00

17. Proceso de registro de bienes patrimoniales 00

18. Proceso elaboracion y emision de constancias de quinto

tercio superior para egresado 00

19. Proceso tramitación de proyecto de tesis 00

20. Proceso cambio de docentes por quejas de los alumnos 00

21. kfkfkf

22. flff

23. llflf

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

PRESENTACIÓN

El presente trabajo es un estudio de campo que recoje una muestra de 30

procesos, que se han considerado son los que más aportarán al desarollo del
proyecto “Sistema universitario virtual y su impacto en la gestión académico-
administrativo de la UNT”; algunos de estos procesos figuran en el antiguo
“Manual de procedimientos administrativos UNT 2005” que considera un total
de 240 procesos.

Con la finalidad de tener una clara apreciación de los procesos académicos y

administrativos de la UNT, se ha analiza en mapa de procesos considerados
en el “Plan Bicentenario UNT 2024”. Los macroprocesos de la UNT tienen por
propósito permitir un mejor conocimiento y dominio de la universidad y la
búsqueda continua de la excelencia y plena integración de los procesos
académicos y administrativos. Estos explicitan cómo la Universidad opera en
el cumplimiento de su misión, direccionamiento de su estrategia, evaluación
y mejora de su gestión; así como la promoción de su perfeccionamiento en
beneficio de la sociedad.

Se dedico mucho esfuerzo a diagramar los principales procesos misionales

de la UNT cuya finalidad es gestionar la realización del producto o prestación
del servicio educativo, es decir, permiten ejecutar la estrategia universitaria
buscando alcanzar los propósitos y expectativas institucionales en función a
la demanda social.

El esquema que se ha aplicado a la mayoría de procesos que aparecen en

este trabajo esta basado en describir los puntos siguientes: próposito,
alcance, definición, referencias cruzadas, proceso, cuadro resumen y gráfico
de procesos.

Se destaca el aporte de él Dr. Elías Gutierrez, coautor del proyecto “Sistema

universitario virtual y su impacto en la gestión académico-administrativo de la
UNT”, por facilitar material documental sobre los procesos de la UNT.

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

Figura N° 01: Macro procesos de la UNT

Los macroprocesos de la UNT permiten una visión lógica y sistémica del

funcionamiento interno de la Universidad. Estos fueron establecidos bajo la óptica
de las competencias y funciones estatutarias y legales asignadas a la Universidad,
y de los resultados esperados según las necesidades de la demanda de la
sociedad, acorde con las tendencias del desarrollo tecnológico y basada en las
normas de calidad del CONEAU y el modelo de calidad ISO.

Los macroprocesos de la UNT tienen por propósito permitir un mejor conocimiento

y dominio de la universidad y la búsqueda continua de la excelencia y plena
integración de los procesos académicos y administrativos. Estos explicitan cómo la
Universidad opera en el cumplimiento de su misión, direccionamiento de su
estrategia, evaluación y mejora de su gestión; así como la promoción de su
perfeccionamiento en beneficio de la sociedad.

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

A partir de la comprensión y caracterización de las atribuciones y funciones de la

UNT y de las demandas y necesidades de sus clientes, se describen los servicios
a ser entregados, así como los procesos que los producen. Este abordaje favorece
el establecimiento de indicadores de desempeño y la adopción de mejoras en los
procesos e instrumentos de control, de forma que se atienda las necesidades de
los clientes y se maximice el desempeño institucional.
Los macroprocesos definidos para la Universidad Nacional de Trujillo son:

 MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS. Conformados por los siguientes

macroprocesos: Dirección Estratégica, Desarrollo Organizacional, Relaciones
Interinstitucionales, Información y Comunicación, Gestión de Calidad,
Evaluación y Control. Su finalidad es garantizar el adecuado direccionamiento
de la Universidad, a través de gestión efectiva de la estrategia universitaria.

 MACROPROCESOS MISIONALES O DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.

Están compuesto por los siguientes procesos: formación integral; investigación,
innovación y desarrollo sostenible; y extensión, proyección y responsabilidad
social. Son la razón para la cual la Universidad fue creada. Su finalidad es
gestionar la realización del producto o prestación del servicio educativo, es
decir, permiten ejecutar la estrategia universitaria, buscando alcanzar los
propósitos y expectativas institucionales en función a la demanda social.

 MACROPROCESOS DE APOYO INSTITUCIONAL. Están compuesto por los

siguientes procesos: Gestión económica y financiera, Gestión de tecnología de
la información y comunicación, Gestión del talento humano, Gestión de la
infraestructura, equipamiento y mantenimiento, Gestión de asuntos jurídicos y
legales, Gestión logística y Gestión del bienestar universitario. Su finalidad es
gestionar los recursos necesarios y capacidades para la realización del
producto o prestación del servicio educativo; es decir, garantizar el efectivo
funcionamiento de los procesos estratégicos y misionales, lo cual significa que
contribuyen también a la ejecución de la estrategia universitaria

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

MAPA DE PROCESOS Y LOS SUB PROCESOS CONSIDERADOS EN

EL PRESENTE TRABAJO

PROCESOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
ACADÉMICOS

Figura N° 02: Macro procesos de la UNT y los sub procesos académicos y

administrativos.

Se considera que a partir de hacer explotar los procesos misionales se obtienen los
sub procesos académicos de la UNT, de igual modo al hacer explotar los sub
procesos administrativos; ambos sub procesos para el caso de estudio se
denominan simplemente procesos.

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

EL PROCESO DE ACREDITACIÓN EN LA UNT

El proceso de Acreditación universitaria de la UNT, tendrá como uno de sus

requisitos el cumplimiento de los estándares básicos, verificado por la entidad
evaluadora y la CONEAU, lo que significará el ingreso al programa de acreditación
de la CONEAU, etapa del proceso que estará definido por el plan de mejora
correspondiente planteado por la unidad académica. El diseño del modelo de
calidad para la acreditación propuesta para las carreras universitarias del Perú,
se basa en el enfoque de procesos. Aplicando la metodología conocida como
“planificar - hacer- verificar-actuar”

La gestión de los servicios académicos y administrativos en la Universidad Nacional

de Trujillo actualmente se encuentran deficientes, debido a que cuenta con un
sistema tradicional de gestión originando que los servicios a los alumnos, docentes
y administrativos no permita una gestión orientada a la calidad universitaria para la
acreditación de las carreras profesionales.

Así también, actualmente las técnicas más avanzadas en la implementación de un

Sistema de Control Interno de las entidades del Estado, y por consiguiente en el
control de su gestión, reservan un lugar muy importante a los conceptos de
actividad y de proceso. El éxito de la gestión en toda organización depende, cada
vez más, primeramente, de que sus procesos estén alineados con sus estrategias,
misión y objetivos.

Es por eso, que el principal punto de análisis en la organización lo constituye,

precisamente, la gestión basada en los procesos que la integran. De ahí que el
enfoque de procesos, incluido en el Balanced Scorecard y en el Planeamiento
Estratégico Prospectivo, sea hoy una herramienta tan poderosa por su capacidad
de contribuir de forma sostenida a los resultados esperados y de la calidad, siempre
que la organización diseñe y estructure sus procesos pensando principalmente en
sus usuarios o clientes.

Como nos indica el Plan Estratégico de una Organización, detrás del cumplimiento
de un objetivo estratégico y operativo, se encuentra la realización de un conjunto
de actividades (compuesta por tareas), las cuales, a su vez, forman parte de un
proceso.

La gestión por procesos es el conjunto de actividades secuenciales que realizan

una transformación de una serie de inputs en los outputs deseados añadiendo
“valor”. Es el conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se
encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que
satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido, el mismo que
sirve para:

- Para la Mejora continua de las actividades desarrolladas

- Para Reducir la variabilidad innecesaria

- Para eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

CRONOGRAMA
DE
TRABAJO

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

FECHA HORARIO ACTIVIDADES

02/02/2015 7.30 am./2.00 pm. Establecer la relación y dependencia de

los procesos académicos, acreditación y
A
calidad de la Universidad Nacional de
06/02/2015 Trujillo.

09/02/2015 7.30 am./2.00 pm. Modelar la jerarquía de los procesos

académicos, acreditación y calidad de la
A
Universidad Nacional de Trujillo.
27/02/2015

02/03/2015 7.30 am./2.00 pm. Modelar la descomposición en

procesos/subprocesos de los procesos
A
académicos, acreditación y calidad de la
04/03/2015 Universidad Nacional de Trujillo.

02/03/2015 7.30 am./2.00 pm. Refinar los diagramas de jerarquía de los

procesos académicos, acreditación y
A
calidad de la Universidad Nacional de
04/03/2015 Trujillo.

05/03/2015 7.30 am./2.00 pm. Elaborar y entregar el informe del diseño

de los diagramas de jerarquía de los
A
procesos académicos, acreditación y
13/03/2015 calidad de la Universidad Nacional de
Trujillo.

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE JERARQUIA DE LOS

PROCESOS

Ingeniero:
xxxxxxxxxxx

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Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

2015
1.- PROCESO PARA SOLICITAR EXONERACION DE MATRICULA
DEPORTISTAS CALIFICADO
1. PROPOSITO:

Dar a conocer los procesos para exoneración de matricula en nuestra

universidad, mostrar el procedimiento para futuras comparaciones con
procesos de años anteriores, y facilitar los pasos a seguir a los ingresantes que
puedan solicitarlo.

2. ALCANCE:

Documentos solicitados de constancia de deportista calificado y resolución para

exoneración de matricula.

3. DEFINICIONES:

FUT: Formato único de tramite.

Constancia de deportista calificao: Documento que sertifica pertener a la

selección de karate de la Universidad Nacional de Trujillo.

Resolucion de Decanato: Documento que certifica la exoneración de pagos por

derecho de matricula, entre otros pagos.

Solicitante: Alumno de la Universidad Nacional de Trujillo

4. REFERENCIA CRUZADAS:

No aplicable

5. PROCESO

 Pasos a seguir en el trámite:

 Comprar recibo para solicitar constancia de deportistas calificado en la

Tesorería de la Universidad, ubicado en el local central, calle Almagro, costo
diez nuevos soles (s/10.00).

 Solicita constancia de deportista calificado de la universidad mediante un

FUT en la Oficina de Deporte, y entrega de recibo comprado en el primer
paso del proceso.

 Oficina de Deporte verifica los datos del solicitante y extiende informe a la

Oficina General de Bienestar Universitario para la constancia respectiva.

 Oficina General de Bienestar Universitario emite la constancia, sellada y

firmada por el Jefe de la Oficina General de Bienestar Universitario, que es
derivado a la Oficina de Deporte.

 El Jefe de la Oficina de Deporte, firma y sella la constancia.

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 Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

 Entrega de constancia firmada al solicitante.

 Solicitante compra un recibo por derecho de trámite en la Tesorería de la

Universidad, ubicado en el local central, calle Almagro, costo cinco nuevos
soles (s/5.00).

 El solicitante adjunta un nuevo FUT, el recibo por derecho de trámite y la

constancia de exonerado; dichos documentos son presentados a la mesa
de partes del Decanato; (en el plazo de 7 días hábiles respuesta de dicho
trámite).

 Mesa de partes de decanato se encarga de la veracidad de los documentos,

si no es conforme se pone fin al proceso; caso contrario emite una
resolución.

 Envía copia de resolución a la Oficina de Registro Técnico para verificación

si presenta cursos por segunda matricula; si presenta se pone fin al proceso,
caso contrario actualización en la base de datos del costos de matrícula para
el beneficiario.

 La Oficina de Registro Técnico emitirá una constancia de Exoneración de

Matricula a me sa de partes del decano.

 Una vez aceptado el trámite, el decanato entrega la Resolución de

exoneración de matrícula al solicitante que será presentada al momento de
realizar su matrícula correspondiente.

6. CUADRO RESUMEN

Nº de PROCESOS ¿Quiénes
Intervienen?
Proceso

P.1 Comprar recibo para solicitar constancia Solicitante –

Tesorería de la
universidad

P.2 Solicita constancia de deportista comprado en el Solicitante –

primer paso del proceso. Oficina de deporte

P.3 Verificación los datos del solicitante y extiende

informe a la Oficina General de Bienestar
Oficina de deporte
Universitario
– Oficina General
Bienestar
P.4 Oficina General de Bienestar Universitario emite la
constancia, y lo derivado a la Oficina de Deporte.

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 Diseño de los diagramas de jerarquía de los procesos

P.5 El Jefe de la Oficina de Deporte, firma y sella la Oficina de deporte

constancia.

P.6 Entrega de constancia Solicitante –

Oficina de deporte

P.7 Solicitante compra un recibo por derecho de Solicitante –

trámite. Tesorería de la
universidad

P.8 El solicitante presenta documentación en mesa de Solicitante – Mesa

partes del Decanato. de partes
Decanato.

P.9 Verificación de documentos, si no es conforme se Mesa de partes

pone fin al proceso; caso contrario emite una Decanato – Of.
resolución. Registro Tècnico

P.10 Envía resolución a la Of. de Registro Técnico, Of. Registro

verifica cursos; finaliza el proceso o actualiza base Tècnico
de datos para costos de matrícula.

P.11 Emisión y envio de constancia de Exoneración de Of. Registro

Matricula a la o mesa de partes del decano. Tècnico - Mesa de
partes Decanato

P.12 Entrega la Resolución de exoneración de matrícula Mesa de partes

al solicitante. Decanato-
Solicitante

7. GRAFICO DEL PROCESO

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